檔案系統(tǒng)管理精選(九篇)

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第1篇：檔案系統(tǒng)管理范文

檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運(yùn)用多種學(xué)科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段，研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和科學(xué)決策，是十分必要的。

加強(qiáng)對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。加強(qiáng)管理的指導(dǎo)思想，一是要積極進(jìn)取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進(jìn)技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，循序漸進(jìn)。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。

一、推進(jìn)自動化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個檔案信息管理。這一認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

二、自動化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

三、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅持計算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

四、慎重選定技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。檔案部門對先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實(shí)的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別，因此不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項具體的決策。

五、實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益

檔案自動化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項目管理，進(jìn)行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設(shè)發(fā)展計劃中立項，檔案信息自動化項目資金大多通過領(lǐng)導(dǎo)特批解決，為此耗費(fèi)了各級檔案部門領(lǐng)導(dǎo)很大精力?！熬盼濉苯ㄔO(shè)規(guī)劃被國家經(jīng)濟(jì)信息化聯(lián)席會議作為國家經(jīng)濟(jì)信息化優(yōu)先發(fā)展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動化系統(tǒng)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃打下了良好基礎(chǔ)，但要落到實(shí)處，還有許多工作要做，各地也應(yīng)及早積極爭取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學(xué)合理，有分散和浪費(fèi)現(xiàn)象。如有的項目因各種原因不能充分發(fā)揮應(yīng)有作用，這都有待于今后注意改進(jìn)。

七、重視人才管理

推進(jìn)檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機(jī)技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強(qiáng)計算機(jī)機(jī)構(gòu)和人員的活力，例如

引入競爭機(jī)制，對某些項目實(shí)行項目管理，在保證完成檔案建設(shè)的前提下，開展對社會有償服務(wù)等等。

第2篇：檔案系統(tǒng)管理范文

[關(guān)鍵詞]檔案信息；自動化；管理

我國檔案部門應(yīng)用電子計算機(jī)可追溯到70年代，但真正有計劃地建立自己的系統(tǒng)是1985年。經(jīng)過艱苦創(chuàng)業(yè)，初步建成了文書檔案處理系統(tǒng)，使系統(tǒng)不斷向信息管理的目標(biāo)推進(jìn)，其裝備水平和應(yīng)用水平逐步提高。

加強(qiáng)對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開放應(yīng)用，離開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。加強(qiáng)管理的指導(dǎo)思想。一是要積極進(jìn)取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進(jìn)技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動各方面的積極性；三是要從實(shí)際出發(fā)，循序漸進(jìn)。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。

一、推動自動化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多而且亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個檔案信息管理。這一認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

二、自動化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

三、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：一是領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅持計算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；二是面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；三是突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開發(fā)的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

四、慎重選定技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適用的先進(jìn)技術(shù)。使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。

五、實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，最主要的是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反到有可能退回到分散式。

六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益

檔案自動化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項目，在資金籌備和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項目管理，進(jìn)行項目論證并跟蹤考核。

七、重視人才管理

推進(jìn)檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機(jī)技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。

八、檔案職業(yè)的發(fā)展趨勢

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和電子文件的大量出現(xiàn)，使檔案職業(yè)出現(xiàn)分化趨勢，即原有的檔案職業(yè)高度融合被技術(shù)化、勞務(wù)化逐步分離所取代，檔案職業(yè)走向技術(shù)依賴型和勞務(wù)密集型。目前，檔案館電子文件管理模式比較有代表性的就是加拿大哥倫比亞大學(xué)提出的集中保管模式和美國匹茲堡大學(xué)提出的分布式模式。這兩大模式最根本的分歧在于前者認(rèn)為有價值的非現(xiàn)行電子文件應(yīng)該交由檔案館進(jìn)整理、編目和長期保管，而后者主張文件形成機(jī)構(gòu)應(yīng)該自始至終保管自己的電子文件，檔案館對于非現(xiàn)行電子文件的保管進(jìn)行指導(dǎo)和幫助，并具有一定的控制權(quán)。無論是采取何種模式，電子文件的有效管理都無法脫離電子文件管理系統(tǒng)，對系統(tǒng)和技術(shù)的依賴性問題更加突出；許多傳統(tǒng)的檔案工作將由系統(tǒng)或計算機(jī)來完成；檔案管理不可或缺的背景信息或數(shù)據(jù)更多地關(guān)注業(yè)務(wù)活動，突出檔案的憑證作用，而弱化情報價值。高度的技術(shù)依賴性、從關(guān)注后端檔案去留轉(zhuǎn)向關(guān)注前端業(yè)務(wù)活動可以被看作兩大電子文件管理模式的共性。尤其需要注意的是，在分布式管理模式下，檔案館并不實(shí)體保管電子文件，而是通過所謂的智能控制發(fā)揮其應(yīng)有的作用。歸根結(jié)底，檔案館實(shí)現(xiàn)對電子文件的控制，最根本的還是通過技術(shù)手段，如依賴于檔案保管系統(tǒng)、遠(yuǎn)程存取及識別技術(shù)等。

第3篇：檔案系統(tǒng)管理范文

關(guān)鍵詞高校檔案信息系統(tǒng)安全防護(hù)優(yōu)化管理

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案館資源朝著多方位趨勢發(fā)展，且數(shù)據(jù)量越來越大，具備了大數(shù)據(jù)的特征。面對著種類繁多、結(jié)構(gòu)各異的海量數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)的不確定性，檔案信息管理系統(tǒng)面臨著安全和超負(fù)荷的困境。為此，2016年1月4日，國家檔案局辦公室印發(fā)了《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》，其中《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)的管理要求》及《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)的技術(shù)要求》分別從管理及技術(shù)上提出了信息系統(tǒng)安全保護(hù)的要求[1]1。如何在實(shí)際工作中對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)及優(yōu)化管理，成為目前高校檔案館信息化建設(shè)中的亟待解決的問題。

一、高校檔案館信息系統(tǒng)管理過程中存在的問題

1.館內(nèi)信息化設(shè)備陳舊與存儲設(shè)備的不足使得信息管理系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境得不到保障。隨著高校檔案館信息化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案數(shù)字化資源增加，檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)量及并發(fā)用戶數(shù)量也隨之增多。一臺性能先進(jìn)的信息化設(shè)備在信息化建設(shè)中必不可少，但是據(jù)筆者在一些高校調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，不少高校檔案館在信息化建設(shè)過程中由于缺少相關(guān)部門的支持及配套資金，致使檔案館信息化設(shè)備陳舊。陳舊設(shè)備和有限的存儲空間使得信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行困難且無法兼容和升級，其結(jié)果常常出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器無法正常運(yùn)行、運(yùn)行錯誤或利用響應(yīng)時間長、死機(jī)等問題。甚至有些高校為節(jié)省資金，將檔案數(shù)據(jù)資源與圖書館數(shù)據(jù)資源共同分享同一存儲設(shè)備，使得圖書與檔案大量數(shù)據(jù)資源堆積導(dǎo)致存儲設(shè)備常常陷于癱瘓狀態(tài)，嚴(yán)重滯礙了檔案館與用戶之間的交互體驗(yàn)及檔案館的信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.數(shù)字化工作的監(jiān)管力度不夠，致使管理系統(tǒng)中數(shù)字資源質(zhì)量得不到保證。對于高校檔案館來說，信息化建設(shè)的首要工作就是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化。但是目前，大多數(shù)高校檔案工作人員缺乏相關(guān)數(shù)字化技術(shù)操作培訓(xùn)，且人手有限，所以除了少數(shù)高校自己開展數(shù)字化掃描外，大多數(shù)高校檔案館采用數(shù)字化掃描業(yè)務(wù)外包模式。這樣雖然能夠加速檔案館數(shù)字化建設(shè)速度，但由于缺乏相關(guān)規(guī)范性監(jiān)管制度及嚴(yán)格的數(shù)據(jù)驗(yàn)收把關(guān)手段，使得外包公司數(shù)字化工作人員一些不規(guī)范及失誤操作，產(chǎn)生錯誤數(shù)據(jù)、丟失數(shù)據(jù)及泄密等現(xiàn)象。同時，對于掃描后數(shù)據(jù)的質(zhì)量難以保障。這些現(xiàn)象若得不到及時處理，會對后期原文掛接和數(shù)字資源安全管理帶來很大障礙。

3.信息系統(tǒng)管理人員缺乏有效管理方法，致使檔案信息管理系統(tǒng)成為簡單查詢、數(shù)據(jù)堆砌的工具，無法發(fā)揮其管理價值。在大數(shù)據(jù)、大網(wǎng)絡(luò)時代，數(shù)據(jù)資源形式出現(xiàn)了多樣化發(fā)展趨勢，而檔案信息管理系統(tǒng)也相應(yīng)朝著更廣泛的網(wǎng)絡(luò)型B/S結(jié)構(gòu)發(fā)展，隨著其功能的完善，將成為網(wǎng)絡(luò)時展的主流，這就需要工作人員具有更高的信息化技術(shù)與檔案管理能力。而目前大多數(shù)高校檔案館由于條件限制，缺乏相關(guān)技術(shù)人員，無法對信息管理系統(tǒng)性能進(jìn)行優(yōu)化及數(shù)據(jù)防護(hù)，無法對數(shù)字資源有效管理，故而檔案信息管理系統(tǒng)成為簡單的數(shù)據(jù)堆砌與查詢工具，數(shù)字化成果成為“死”檔案。

4.工作人員對檔案數(shù)字資源管理缺乏責(zé)任心，使得檔案信息管理系統(tǒng)安全保密性得不到保障。諸如，對在數(shù)據(jù)錄入過程中出現(xiàn)的不完整數(shù)據(jù)、重復(fù)數(shù)據(jù)、不規(guī)范數(shù)據(jù)、無用數(shù)據(jù)等不予及時處理，導(dǎo)致管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲空間不堪重負(fù)；數(shù)字資源存放不規(guī)范，每當(dāng)利用時經(jīng)常找不到相關(guān)資源；信息管理系統(tǒng)管理權(quán)責(zé)不明，使得人人可以登錄系統(tǒng)隨便擅改數(shù)據(jù)，且出現(xiàn)問題時相互推卸責(zé)任；用戶使用數(shù)字資源后沒有嚴(yán)格事后審查制度，可以隨意將之帶出檔案館；元數(shù)據(jù)備份不及時，每當(dāng)出現(xiàn)問題時無法及時恢復(fù)，對檔案數(shù)據(jù)的安全性、保密性造成嚴(yán)重威脅。5.信息管理系統(tǒng)選擇不當(dāng)導(dǎo)致管理系統(tǒng)平臺前端兼容性差，無法實(shí)現(xiàn)信息管理功能。當(dāng)前市面上檔案管理系統(tǒng)種類多而雜，且良莠不齊，既有單機(jī)版又有網(wǎng)絡(luò)版，還有B/S版等，功能不同且價格千差萬別，一些高校檔案館在選擇系統(tǒng)時缺少必要的提前調(diào)研及充分了解自身館的特點(diǎn)，購置回來的系統(tǒng)前端瀏覽器及系統(tǒng)兼容性差，二次開發(fā)功能差，檢索準(zhǔn)確率低，管理起來費(fèi)時費(fèi)力，嚴(yán)重滯礙資源利用效率。

二、高校檔案館信息管理系統(tǒng)安全防護(hù)及優(yōu)化管理的必要性

1.通過對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)及優(yōu)化管理，不但保障信息管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行環(huán)境，而且減少不必要的資源與服務(wù)時間浪費(fèi)，將員工從煩瑣重復(fù)的利用工作中解脫出來，為員工提供更多時間去提升個人素養(yǎng)及進(jìn)行資源開發(fā)創(chuàng)新等工作，為檔案館的發(fā)展提供有效保障。

2.通過對信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)及優(yōu)化管理，使數(shù)字資源在收集、存儲、管理和應(yīng)用過程中更加安全化與規(guī)范化，存儲空間更加合理化，而且可以使用戶方便、順暢、快捷地享受到檔案館的數(shù)字資源，對以后整合各類資源及跨平臺對接起到有效的推進(jìn)作用。

3.通過對信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)及優(yōu)化管理，能夠轉(zhuǎn)變檔案工作者傳統(tǒng)思維模式，使他們享受到信息技術(shù)帶來的便利，看到信息技術(shù)強(qiáng)大的功能，有了開發(fā)信息化建設(shè)的愿景，加強(qiáng)了參與信息化建設(shè)的積極性。

三、高校檔案館信息管理系統(tǒng)安全防護(hù)及優(yōu)化管理方法

1.轉(zhuǎn)變檔案工作人員的傳統(tǒng)思維，提高工作人員的管理意識和責(zé)任。檔案管理人員是檔案信息化工作開展的基礎(chǔ)，其信息化思維觀念的強(qiáng)弱直接關(guān)系到信息化建設(shè)的成敗、信息管理能否有效。為此，加大信息化宣傳力度，對檔案工作人員不定期進(jìn)行信息化業(yè)務(wù)和知識培訓(xùn)，學(xué)習(xí)其他院校信息化管理經(jīng)驗(yàn)，讓每個人參與到信息化建設(shè)當(dāng)中，讓他們充分意識到信息化的優(yōu)越性；同時大力培養(yǎng)信息化管理素養(yǎng)，使工作人員多方位、多才能發(fā)展；增強(qiáng)工作人員創(chuàng)新性思維及責(zé)任心，使得他們在資源管理和存儲上能夠群策群力、集思廣益，為信息管理系統(tǒng)的防護(hù)和管理的可行性打下基礎(chǔ)。

2.利用信息技術(shù)對數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進(jìn)行優(yōu)化，建立信息系統(tǒng)外部環(huán)境防護(hù)壁壘。（1）服務(wù)器系統(tǒng)與性能優(yōu)化。服務(wù)器是數(shù)據(jù)資源存儲與管理的核心，其服務(wù)器性能與操作系統(tǒng)的選擇關(guān)系到信息系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的第一道屏障是否安全有效。通常服務(wù)器操作系統(tǒng)要比普通操作系統(tǒng)更加穩(wěn)定及安全，為此選擇一款相適應(yīng)的服務(wù)器操作系統(tǒng)對信息系統(tǒng)安全保障是極其有利的。例如，目前比較熱門的操作系統(tǒng)windows2012r2服務(wù)器版，它具有強(qiáng)大的安全性、保障性及獨(dú)樹一幟的虛擬存儲管理特性，且操作相對簡單，對于高校檔案館來說起到一箭雙雕的作用。另外，通過采取一些技術(shù)方法對服務(wù)器性能進(jìn)行優(yōu)化。如通過設(shè)立二級身份認(rèn)證來用以封堵隱私漏洞及特權(quán)賬號、系統(tǒng)轉(zhuǎn)存等漏洞；安裝防惡意代碼軟件，并及時更新防惡意代碼軟件版本和惡意代碼庫；操作系統(tǒng)遵循最小安裝的原則，系統(tǒng)補(bǔ)丁及時更新；隨時在網(wǎng)絡(luò)邊界處監(jiān)視端口掃描、留意木馬攻擊、IP碎片攻擊和網(wǎng)絡(luò)蠕蟲攻擊等攻擊行為，使得數(shù)據(jù)資源安全性最大化。（2）檔案數(shù)據(jù)庫自身性能優(yōu)化。在檔案館信息管理系統(tǒng)中，通常都有一個用以存放數(shù)據(jù)資源的數(shù)據(jù)庫，不同管理系統(tǒng)用不同的數(shù)據(jù)庫，無論使用哪種數(shù)據(jù)庫，對數(shù)據(jù)庫自身性能的設(shè)置與優(yōu)化，對于檔案信息管理系統(tǒng)的順利運(yùn)行與檢索利用都起著關(guān)鍵性作用。為此，首先在數(shù)據(jù)庫版本的選擇上應(yīng)盡可能選擇較新版本，因?yàn)槊總€軟件的新版本性能及兼容性都要比舊版本有所提高，更易于管理。像SQLService數(shù)據(jù)庫，其2008年之前的版本對于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理不是很占優(yōu)勢，而2008年后的版本則對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)有了相應(yīng)的解決方案，為不同結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)存儲打開了便捷之門。其次，在數(shù)據(jù)庫性能方面，可以通過對數(shù)據(jù)庫實(shí)例配置或用SQL語句優(yōu)化來提高數(shù)據(jù)庫吞吐量、相應(yīng)時間、容錯能力等性能[2]3。最后，采取一些技術(shù)方法來優(yōu)化數(shù)據(jù)庫安全性能，如對數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限及數(shù)據(jù)庫對象安全性進(jìn)行核查；設(shè)立數(shù)據(jù)有效性檢驗(yàn)功能，保證通過人機(jī)接口輸入或通過通信接口輸入的數(shù)據(jù)格式或長度符合系統(tǒng)設(shè)定要求；監(jiān)控數(shù)據(jù)庫狀態(tài)，尋找數(shù)據(jù)庫性能瓶頸；定期對數(shù)據(jù)庫存儲檢查，對數(shù)據(jù)庫碎片進(jìn)行重組、數(shù)據(jù)分析及容量規(guī)劃；定期對數(shù)據(jù)采取多樣備份以應(yīng)對在非正常狀態(tài)下的數(shù)據(jù)恢復(fù)等，盡可能保證數(shù)據(jù)庫性能最優(yōu)化。

3.優(yōu)化信息管理系統(tǒng)配置，實(shí)現(xiàn)信息資源內(nèi)部管理最優(yōu)化。檔案信息管理系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)中數(shù)據(jù)管理的倉庫，它管理資源的好壞直接關(guān)系到信息化后期建設(shè)的發(fā)展。當(dāng)前市場上檔案信息管理系統(tǒng)種類繁多，功能強(qiáng)大，適合高校的品種很多，但大多數(shù)管理系統(tǒng)只能滿足檔案信息資源管理共性而不能滿足個性需求，為此首先在認(rèn)真調(diào)研基礎(chǔ)上選擇一款適合自己院校的信息管理軟件來滿足基本功能需求，最重要的是具有可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)二次開發(fā)性能及能與校級OA系統(tǒng)對接[3]9。其次，根據(jù)高校自身數(shù)字資源特點(diǎn)來開發(fā)檔案資源管理系統(tǒng)的各項功能，巧妙地將各類功能結(jié)合起來進(jìn)行優(yōu)化配置，最大程度實(shí)現(xiàn)自身個性需求。如通過配置系統(tǒng)內(nèi)各門類數(shù)字資源錄入規(guī)則，剔除錯誤數(shù)據(jù)、不規(guī)范數(shù)據(jù)和無用數(shù)據(jù)，來釋放數(shù)據(jù)庫存儲空間；通過啟用訪問控制功能，依據(jù)安全策略控制用戶對資源的訪問；根據(jù)權(quán)限需求下放各個端口給用戶，來保證每個用戶權(quán)限獨(dú)立，杜絕幾個人共同使用一個權(quán)限的現(xiàn)象出現(xiàn)；通過及時刪除多余的、過期的賬戶，來避免共享賬戶的存在；通過提供用戶身份標(biāo)識唯一和鑒別信息復(fù)雜度檢查功能，來保證應(yīng)用系統(tǒng)中不存在重復(fù)用戶身份標(biāo)識，身份鑒別信息不易被冒用；通過實(shí)行個人對個人數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)的方式，杜絕非相關(guān)人員對數(shù)據(jù)的操作，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保密性，盡可能做到數(shù)據(jù)管理最優(yōu)化。

4.利用信息系統(tǒng)全文檢索與信息化挖掘技術(shù)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)人性化檢索服務(wù)。借助信息挖掘技術(shù)與信息管理系統(tǒng)全文檢索技術(shù)相結(jié)合方式，對數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中數(shù)字資源進(jìn)行深層整理、分析、篩選，挖掘出更有利用價值的數(shù)據(jù)，將這些數(shù)據(jù)結(jié)合系統(tǒng)全文檢索功能，提供操作簡單、響應(yīng)在秒級以內(nèi)的關(guān)鍵詞常規(guī)檢索服務(wù)，同時還提供各種智能化搜索服務(wù)分析，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)利用，實(shí)現(xiàn)辦公效率最優(yōu)化、資源利用價值最大化。

5.建立完善數(shù)字化外包監(jiān)督審查制度，保障信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量體系。數(shù)字化建設(shè)中對數(shù)字外包工作實(shí)行全程監(jiān)管，保障檔案實(shí)體安全，利用信息技術(shù)對USB端口及外網(wǎng)進(jìn)行控制，同時將IP地址的限定結(jié)合信息管理系統(tǒng)用戶權(quán)限密級設(shè)置，令信息管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)資源安全性及保密性實(shí)現(xiàn)最大化[4]86?？傊行У臋n案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)與優(yōu)化管理是高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵性一步，如果能很好地開發(fā)利用各類信息化技術(shù)來優(yōu)化信息系統(tǒng)的防護(hù)與管理，不僅會使得各類數(shù)字資源管理變得更加規(guī)范，存儲空間更加合理，而且對于整合各類資源進(jìn)行跨平臺對接起到了有效的推進(jìn)作用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化工作的“信息化”真正意義，充分發(fā)揮檔案的利用價值。

參考文獻(xiàn)

[1]國家檔案局.檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求[EB]，2016（1）.

[2]布合力其木艾爾.SQLServer2008數(shù)據(jù)庫設(shè)計與優(yōu)化[J].電腦知識與技術(shù)，2015（12）.

第4篇：檔案系統(tǒng)管理范文

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理系統(tǒng)；基本操作

1檔案查閱者的實(shí)踐操作

1.1選擇模擬對象。

用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，選中“檔案查閱者”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點(diǎn)擊“進(jìn)入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。

1.2檔案申請歸檔。

點(diǎn)擊菜單樹的一級節(jié)點(diǎn)“檔案申請歸檔，里面有兩個子節(jié)點(diǎn)‘：申請歸檔’和申請記錄查看”。

1.2.1歸檔申請。

點(diǎn)擊“申請歸檔”后，進(jìn)入到歸檔申請頁面。用戶要先上傳要?dú)w檔的文件，點(diǎn)擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁面(規(guī)定最多只能上傳三個文件)，上傳成功后，填入相關(guān)信息(申請時間、文檔名稱、文件格式、文件密級等)，然后點(diǎn)擊“提交”按鈕，即完成申請歸檔操作。

1.2.2查看申請記錄。

點(diǎn)擊“申請記錄查看”，進(jìn)入查看自己所有申請歸檔的記錄信息的頁面，檔案查詢者可以在“申請檔案名稱”欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進(jìn)行查詢。同時，也可以在頁面下部的選項中選擇合適的條件進(jìn)行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。

1.3檔案申請查詢

1.3.1申請查詢。

點(diǎn)擊“申請查詢”，進(jìn)入查詢頁面。查詢者在查詢申請詳細(xì)表單中填入相關(guān)申請信息(如申請人、查詢方式、申請組織等)，然后點(diǎn)擊“提交申請”按鈕完成申請查詢的操作。

1.3.2申請記

錄查看。點(diǎn)擊“申請記錄查看”節(jié)點(diǎn)，進(jìn)入查看所有自己的申請查看檔案的記錄。也可以根據(jù)檔案名稱、檔案密級、文件格式、審核狀態(tài)等不同的查詢方式進(jìn)行查詢。

2檔案管理員和領(lǐng)導(dǎo)者(主管)的實(shí)踐操作

2.1選擇模擬對象。

用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，選中“檔案管理員”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點(diǎn)擊“進(jìn)入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。

2.2檔案申請歸檔。

點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點(diǎn)“檔案申請歸檔”，里面有兩個子節(jié)點(diǎn)：“審核歸檔”和“申請記錄查看”。

2.2.1審核歸檔。

點(diǎn)擊左邊樹節(jié)點(diǎn)“檔案申請歸檔”，進(jìn)入審核中請歸檔記錄頁面。此時，頁面加載的是所有申請記錄的詳細(xì)信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱，是否通過審核來查詢申請記錄，并進(jìn)行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點(diǎn)擊“審核歸檔”鏈接，進(jìn)入到審核頁面，如檔案管理員可以看到申請記錄的相關(guān)信息，如申請人、申請時間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結(jié)束后，可以通過點(diǎn)擊“同意”或“拒絕”按鈕進(jìn)行“通過申請”、“拒絕申請”的審核操作。

2.2.2申請記錄查看。

點(diǎn)擊樹狀菜單中的“申請記錄查看”節(jié)點(diǎn)，頁面顯示的是所有申請歸檔記錄，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱進(jìn)行模糊查詢，也可以根據(jù)檔案審核情況進(jìn)行查詢。點(diǎn)擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細(xì)信息。

2.3檔案申請查詢。

點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點(diǎn)“檔案申請查詢”，里面有兩個子節(jié)點(diǎn)：“審核查詢”和“申請記錄查看”。

2.3.1審核查詢。

點(diǎn)擊“審核查詢”菜單，頁面顯示的是所有在審核的申請查詢信息。用戶可以根據(jù)檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進(jìn)行查詢。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點(diǎn)擊“審核”鏈接進(jìn)入審核查詢頁面。在審核頁面中，顯示的是當(dāng)前要審核的查詢申請的詳細(xì)信息，檔案管理員可以根據(jù)情況，選擇“通過申請”或者足“拒絕中請”進(jìn)行處理。

2.3.2申請記錄查看。

具體操作與上述“申請記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請查閱檔案申請記錄。

2.4檔案申請銷毀。

該菜單的主要功能是檔案管理員對相關(guān)檔案進(jìn)行管理，經(jīng)過檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后予以銷毀。點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點(diǎn)“檔案申請銷毀”，里面有兩個子節(jié)點(diǎn)“：銷毀申請”和“申請記錄查看”。

2.4.1銷毀申請。

選擇“銷毀申請”菜單，點(diǎn)擊進(jìn)入有關(guān)信息申請銷毀頁面。進(jìn)入頁面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱查詢，也可以根據(jù)是否通過申請歸檔審核進(jìn)行查詢。點(diǎn)擊“申請銷毀”，進(jìn)入到申請銷毀頁面，檔案管理員填寫申請銷毀理由以后，點(diǎn)擊“剖自銷毀”按鈕即可完成申請銷毀。

2.4.2申請記錄查看。

點(diǎn)擊“申請記錄查看”菜單，進(jìn)入“申請記錄查看”頁面，該頁面顯示的是檔案管理員所有的申請銷毀記錄。

3系統(tǒng)管理員的實(shí)踐操作

首先以管理員的身份登陸電子政務(wù)實(shí)踐平臺系統(tǒng)，用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，點(diǎn)擊“管理員入口”鏈接。出現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理的功能菜單。

3.1檔案信息管理。

此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹上的“檔案信息管理”菜單，進(jìn)入“檔案信息查詢”頁面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據(jù)檔案名稱和檔案類別進(jìn)行查詢。

3.1.1查看。

點(diǎn)系統(tǒng)管理員可以查看、刪除所有檔案信息。

3.1.2查詢。

點(diǎn)擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接，將會在負(fù)面的下分顯示一個顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統(tǒng)管理員可以點(diǎn)擊下載文件，查看檔案的相關(guān)內(nèi)容。

3.1.3刪除：

管理員根據(jù)實(shí)際需求，刪除檔案文件?？梢远鄺l刪除文檔，首先把要刪除的檔案前的復(fù)選框選中，然后再點(diǎn)擊“刪除”按鈕，即完成檔案刪除操作。

3.2檔案申請歸檔記錄管理。

此菜單的功能是檔案系統(tǒng)管理員可以查看所有申請歸檔記錄，可以根據(jù)檔案名稱和審核狀態(tài)進(jìn)行查詢，并且可以根據(jù)需要刪除記錄。

3.2.1查看檔案申請歸檔記錄。

點(diǎn)擊左邊的菜單樹上的“檔案申請歸檔”菜單，然后再點(diǎn)擊“申請記錄管理”進(jìn)入申請記錄管理頁面，頁面顯示的是所有檔案信息。

3.2.2刪除檔案申請歸檔記錄。

選擇要刪除記錄的行起碼復(fù)選框，然后點(diǎn)擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時被刪除掉。

3.3基礎(chǔ)信息維護(hù)。

此菜單的功能是系統(tǒng)管理員對檔案文件的基礎(chǔ)信息進(jìn)行維護(hù)，包括文件類型、檔案重要等級、檔案密級、文件格式等。也可以進(jìn)行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。

3.3.1文件類型管理。

點(diǎn)擊頁面左邊的菜單樹“基礎(chǔ)信息維護(hù)”下的“文件類型管理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對檔案文件的格式類型進(jìn)行添加、編輯和刪除等操作。

3.3.2檔案文件等級管理。

點(diǎn)擊頁面左邊菜單樹“基礎(chǔ)信息維護(hù)”下的“檔案重要等級哲理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對檔案文件的等級進(jìn)行添加和刪除操作。

參考文獻(xiàn)

[1]張原瑞.高中學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)[J].天津：天津大學(xué),2012.

第5篇：檔案系統(tǒng)管理范文

電子檔案管理系統(tǒng)已成為目前最流行的一種檔案管理系統(tǒng)，它結(jié)構(gòu)簡單、操作方便，適合各層管理人士使用，受到各級管理層人士的青睞。檔案管理由電子管理模式替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式.ASP是一個Web服務(wù)器端的開發(fā)環(huán)境,它可以產(chǎn)生和運(yùn)行動態(tài)的、交互的、高性能的應(yīng)用程序。本系統(tǒng)對檔案管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、模塊功能進(jìn)行了分析與設(shè)計，系統(tǒng)在ASP的開發(fā)環(huán)境下,使用Access數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)職員檔案信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統(tǒng)從需求分析、系統(tǒng)的設(shè)計、具體功能的實(shí)現(xiàn)都嚴(yán)格遵循了軟件設(shè)計工程的思想。

關(guān)鍵詞：檔案管理；ASP；Web技術(shù)；管理系統(tǒng)

1引言

作為計算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計算機(jī)對人事檔案進(jìn)行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高人事檔案信息的管理效率。檔案是人類從事各種社會活動而形成的具有一定價值的材料或?qū)嵨?，是人類的共同財富。檔案管理是一項必不可少的重要工作，如何科學(xué)地保管和有效利用檔案，是我們必須認(rèn)真思考的問題。隨著社會發(fā)展，科技進(jìn)步，檔案的載體發(fā)生了變化，出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案不同于傳統(tǒng)的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業(yè)、部門都采用了電子檔案管理系統(tǒng)，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對各類檔案館對檔案管理現(xiàn)代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統(tǒng)軟件，并贏得了市場的認(rèn)同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領(lǐng)域的進(jìn)一步拓展。這主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

(1)價格昂貴。動輒幾萬元的一套管理系統(tǒng)對于大多數(shù)中小型檔案館來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的中小型檔案館和基層部門推廣。

(2)技術(shù)復(fù)雜、安裝維護(hù)困難。目前常見的檔案管理系統(tǒng)的安裝配置與系統(tǒng)管理都需要有較高的專業(yè)知識，用戶遇到問題很難自行解決，對開發(fā)商的依賴性很大。

(3)片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價格，采用了“以大充好”辦法。不顧及客戶的實(shí)際需求而本著多模塊也就高價格的“策略”。而在實(shí)際工作當(dāng)中，一般檔案部門在應(yīng)用中只需要幾個常用的模塊。在目前的實(shí)際運(yùn)用中還鮮見一種價格便宜、性能穩(wěn)定、安裝維護(hù)簡單、切實(shí)適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。

2檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)分析

2.1系統(tǒng)需求分析

目前為了提高檔案管理的水平，檔案管理員需要對檔案信息的錄入、修改、查詢、刪除、還原的功能一體的管理系統(tǒng)；檔案管理系統(tǒng)的主要目的就是利用軟件實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使工作人員對檔案的管理更加容易，提高工作效率、降低管理成本。管理員對錄入員工信息要求準(zhǔn)確、完全；管理員和員工能夠?qū)︿浫氲幕拘畔㈦S時作更新修改，使管理員能夠得到員工的最新信息；為了確保信息安全和準(zhǔn)確，為系統(tǒng)管理員和一般用戶建立完善管理權(quán)限和身份級別，而一般用戶不能對信息進(jìn)行添加、刪除。本系統(tǒng)的目的是為了讓檔案信息管理員通過電子檔案系統(tǒng)快捷、方便的了解企業(yè)的人事信息，和收集最新的人事信息以便公司檔案的存取。

2.1.1用戶身份級別要求

根據(jù)用戶身份的不同從而對系統(tǒng)的使用權(quán)限有所不同，從權(quán)限大小大致可以分為：高級管理員和一般用戶。系統(tǒng)提供靈活的角色設(shè)定和權(quán)限的分配功能。

系統(tǒng)管理員：使用本系統(tǒng)的檔案管理員，是權(quán)限最大的用戶，擁有管理系統(tǒng)的所有權(quán)限。主要負(fù)責(zé)對檔案信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。

一般用戶：本系統(tǒng)的一般用戶，能夠?qū)n案信息進(jìn)行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除檔案信息的權(quán)限。2.1.2系統(tǒng)功能模塊設(shè)置

具體操作：對檔案信息進(jìn)行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設(shè)置。

檔案信息的錄入：管理員對人事信息的添加

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：檔案管理員可以在檔案庫里新加檔案信息，需按員工實(shí)際信息錄入；

檔案信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員在檔案信息發(fā)生變化的時候可以對其變化信息進(jìn)行更改，使員工信息隨時更新，便于管理員的管理，能及時得到最新的員工信息；

檔案信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的檔案信息，系統(tǒng)提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規(guī)查詢，如按姓名、性別、專業(yè)、工作單位等信息可以直接查詢；

檔案信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退員工檔案信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；

檔案信息的打?。汗芾韱T和一般用戶打印錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導(dǎo)出查詢出來的員工信息，便可以直接通過Word文檔對員工信息進(jìn)行打印。為方便管理統(tǒng)計員工信息，也可以通過Word文檔導(dǎo)出查詢出來的某一類型所有員工列表，對其員工列表進(jìn)行打印。

管理用戶的設(shè)置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權(quán)限的設(shè)置

操作對象：管理員

第6篇：檔案系統(tǒng)管理范文

而隨著國家檔案局對于檔案相關(guān)法規(guī)的推出，檔案存儲也越來越正規(guī)化，具有規(guī)模的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)團(tuán)隊越來越被企事業(yè)單位所重視。隨著現(xiàn)在計算機(jī)辦公的普及，在長期的業(yè)務(wù)處理工作中，會積累大量的電子文件和資料，如果沒有專業(yè)人員對這些電子文檔進(jìn)行系統(tǒng)化管理，那么長期積累下來的這些財富會因分散管理而變得雜亂無章，利用起來則十分困難，難以發(fā)揮其實(shí)際作用。因此，為了解決這個問題，我們利用網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)科技化的檔案管理，利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源為打造出一套實(shí)用、合理的檔案管理系統(tǒng)。

檔案管理系統(tǒng)是用來高效處理檔案的工具。利用這樣一套檔案管理系統(tǒng)，可以以較小的代價迅速的處理大批量的信息檔案（如普通文檔，流文件，圖片文件等等）。利用檔案管理系統(tǒng)，檔案管理員可以快速和安全的對檔案進(jìn)行保存和利用。這不僅解決了長久以來，檔案存儲管理的問題;也充分利用了網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，讓檔案的檢索和使用變得簡單;同時，因?yàn)橄到y(tǒng)的便利性，大大降低了檔案管理人員的工作量，這也間接減少了的人事成本和運(yùn)營成本。

隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的逐漸普及，對辦公自動化系統(tǒng)的不斷關(guān)注以及我們辦公計算機(jī)的性能逐步增強(qiáng)，這使得大型管理系統(tǒng)逐步成熟，越來越多的軟件供應(yīng)商從過去的小規(guī)模開發(fā)逐漸轉(zhuǎn)型面向大型、特定類型的進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)。對于現(xiàn)今文檔的復(fù)雜程度，系統(tǒng)需要采取合適的存儲結(jié)構(gòu)來對文檔進(jìn)行組織管理。檔案管理系統(tǒng)要求對海量檔案進(jìn)行合理的規(guī)劃，對于網(wǎng)絡(luò)要求快速、準(zhǔn)確的返回用戶的搜索結(jié)果。隨著如今我們所利用的操作系統(tǒng)越來越先進(jìn)，我們身邊可利用的文檔種類也越來越多，同樣的文檔，不同的版本也會導(dǎo)致文件無法讀取，如03版本的office就無法打開07或10版本下的office文檔。因此，檔案管理系統(tǒng)不可避免的要考慮到文檔兼容性的問題。對于以后出現(xiàn)更加高級的文檔版本，本系統(tǒng)也要利用系統(tǒng)升級的方式向下兼容所有文檔。

檔案管理系統(tǒng)可以將電子化的文檔和檔案通過信息收集、批量加工、分類保存、快速檢索瀏覽等方式被進(jìn)行利用。其主要作用為利用計算機(jī)系統(tǒng)將紙質(zhì)化的文檔利用掃描上傳等工作進(jìn)行處理，并通過系統(tǒng)中的檔案管理員進(jìn)行批量的維護(hù)管理;可以通過簡單易用的檢索功能進(jìn)行文檔的檢索同時快速找到自己需要的文檔，實(shí)現(xiàn)了以下作用：簡化了檔案管理員以人工維護(hù)的方式尋找紙質(zhì)檔案，大大縮減檔案尋找的時間，充分利用檔案的價值;通過發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)路徑，即使不在檔案保存的總部，也可以快速查找到自己需要的檔案，優(yōu)化了的工作效率。降低了檔案管理員的工作量，大大降低紙質(zhì)檔案的維護(hù)成本，使得檔案管理員在工作時間內(nèi)通過文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案編研，省去尋找紙質(zhì)檔案的時間，有效的降低檔案管理作中所犯的錯誤。通過系統(tǒng)人員權(quán)限的設(shè)置，增加了檔案控制力度，使得有權(quán)限的才可以查看自己所需要的檔案，減少檔案被盜竊，利用到非法途徑的風(fēng)險。有效充分的利用的有限空間，同時也規(guī)避了紙質(zhì)檔案受潮的缺點(diǎn)。通過有效的備份手段，防止非人為性的災(zāi)難發(fā)生的時候（如火災(zāi)、地震）造成無法挽回的損失，同時也能有效防止如蟲害、鼠害造成的損失。

檔案管理系統(tǒng)特性：檔案管理系統(tǒng)擁有如下特性，讓檔案維護(hù)變得簡單。集中式的存儲管理可以簡單的讀取系統(tǒng)中的數(shù)據(jù);操作人員權(quán)限分配技術(shù)，操作人員的權(quán)限可以根據(jù)的需要自行分配，讓系統(tǒng)的安全性有充分的保證;可以自定義數(shù)據(jù)的存儲，強(qiáng)大的搜索引擎保證了使用人員可以快速的定位自己需要的檔案，快捷的操作方式，能夠在線文檔編輯，在線文檔預(yù)覽，提供版本控制，通過審批流的方式控制檔案的編輯下載，以保證各種文檔修改的唯一性，系統(tǒng)完整的報表和口志功能讓系統(tǒng)管理員更加簡便快捷的對系統(tǒng)進(jìn)行管理。

第7篇：檔案系統(tǒng)管理范文

1．高校教師是完成高校教學(xué)的主體。高等教育的目的是培養(yǎng)高層次人才，高校教師的職責(zé)就是傳播知識，為學(xué)生答疑解惑。一名稱職的教師不僅要為人師表、知識淵博，而且在向?qū)W生傳播知識的同時，還要固化已儲備的知識、繼而不斷積累知識、更新知識，才能保持教學(xué)的活力。高校教師作為高校的主力軍，培養(yǎng)高素質(zhì)、能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的創(chuàng)造性人才的使命是通過教師直接完成的。

2．高校教師是高校戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變的實(shí)施者。國家教育部明確提出了高等教育要實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變：即從重視規(guī)模的發(fā)展向重視教學(xué)質(zhì)量的轉(zhuǎn)變。新的戰(zhàn)略的核心就是教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)質(zhì)量關(guān)系到培養(yǎng)的人才，人才的質(zhì)量又關(guān)系到高校的可持續(xù)發(fā)展、關(guān)系到國家的強(qiáng)盛、發(fā)達(dá)。高等教育的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變同樣是靠教師直接實(shí)施。

3．高校的教學(xué)輔助應(yīng)服務(wù)于教師。高校的檔案管理部門作為教學(xué)輔助部門，不僅要服務(wù)于學(xué)校的黨政管理、教學(xué)管理、科研管理，還應(yīng)主動服務(wù)于教師。尊重教師的知識、尊重教師的艱辛付出。因?yàn)榻處煹闹R積累、科研成果的獲得并不是一蹴而就的。教學(xué)輔助部門有責(zé)任讓專業(yè)性強(qiáng)、科研價值高的信息資源為學(xué)校所利用、為社會所利用；讓教師有良好、更大的教學(xué)空間，發(fā)揮其教學(xué)的作用。使教師于教方面能專心設(shè)計教學(xué)、向?qū)W生傳授知識、與學(xué)生交流思想、建立真摯樸素的師生感情；于學(xué)方面能創(chuàng)新工作、潛心科研、真正達(dá)到理論與實(shí)際相結(jié)合、遐想與現(xiàn)實(shí)相結(jié)合、科研與成果相結(jié)合、思想與能力相結(jié)合并得到學(xué)生的認(rèn)同。

二、教師個人業(yè)務(wù)檔案的整理方法

教師個人業(yè)務(wù)檔案是存在于高校檔案體系中，又有別于其它類目的專門檔案。它所包含的內(nèi)容綜合了文書檔案、教學(xué)檔案、科研檔案的部分內(nèi)容。

1．收集的歸檔材料有教師年度考核總結(jié)、教師工作量登記表、典型教案、教學(xué)業(yè)務(wù)獲表彰材料、外出進(jìn)修訪學(xué)的鑒定及期間、公開發(fā)表的論文、出版的專著與參編教材、已結(jié)題的科研課題簡介、教學(xué)競賽與創(chuàng)意教學(xué)的音像資料及備份光盤等。教師個人業(yè)務(wù)檔案的歸檔材料由教師個人報送。

2．案卷無需裝訂，按歸檔材料順序填寫卷內(nèi)目錄，加編頁碼，保持活頁狀態(tài)，以便隨時增補(bǔ)、利用。案卷編目：教師姓名用漢字優(yōu)于拼音，拼音處理不當(dāng)時會造成歧義。教師任課的院系名稱取漢語拼音字母的聲母代替如：中文系為ZW、數(shù)學(xué)系為SX；卷號以教師任課院系為單位，排序由小號到大號。學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)整理、增補(bǔ)、編目、保管、提供利用。

三、教師個人業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)

1．教師個人業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容雖包含了文書、教學(xué)、科研檔案的部分內(nèi)容，但不完全等同這幾類檔案。首先，它是教師個人的業(yè)務(wù)專卷，其次，它可以隨時利用，而人事檔案個人是不可以隨便利用的；再次，它是集分散于各管理部門的資料信息為一體的實(shí)體，即專業(yè)保管、保管安全、又可一站式準(zhǔn)確利用。

2．教師個人業(yè)務(wù)檔案也不同于名人檔案。名人檔案僅局限于在單位或社會上有一定的聲望和名譽(yù)的個人，教師個人業(yè)務(wù)檔案則是教師每人一卷，歸檔的材料與教師平日的教學(xué)、科研密切聯(lián)系，教師在利用個人業(yè)務(wù)檔案的同時又會形成、積累新的信息。

3．通過實(shí)踐可以掌握教師個人業(yè)務(wù)檔案的利用規(guī)律，即：針對性和階段性。通常在教師進(jìn)行年度業(yè)務(wù)工作總結(jié)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘、科研課題立項申報、與教學(xué)質(zhì)量相關(guān)的評估等階段具有針對性的利用。根據(jù)利用規(guī)律，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)在幾個利用階段前完成新建及歸檔材料的增補(bǔ)整理。教師個人業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔也應(yīng)與教學(xué)檔案的立卷歸檔同步進(jìn)行。

四、建立教師業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

教師業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)用于存儲和管理教師個人業(yè)務(wù)檔案的詳細(xì)信息。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)應(yīng)該具有：備份數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)信息采集功能、FTP文件上傳和下載的功能、信息的功能、查詢及顯示的功能、對數(shù)據(jù)進(jìn)行管理及備份的功能。其中：

1．系統(tǒng)數(shù)據(jù)資料采集功能可面向教師提供直接輸入關(guān)于教學(xué)研究方面的總結(jié)、教學(xué)質(zhì)量的情況、教學(xué)綱要、教學(xué)改革經(jīng)驗(yàn)等相關(guān)信息。教學(xué)業(yè)務(wù)管理主要包含：教師工作量登記、履職任務(wù)、履職考核總結(jié)；教學(xué)組織主要包含：教學(xué)進(jìn)度、課堂質(zhì)量檢查、典型教案、期末考試試題、教學(xué)實(shí)習(xí)計劃及總結(jié)、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)的報告；已結(jié)題的科研課題項目的成果名稱及簡介；出版的專著、參編教材簡介；家庭檔案的目錄；需要向?qū)W校職能部門報送的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息；系統(tǒng)應(yīng)該具備可上傳和下載外出進(jìn)修訪學(xué)的證書、獲獎證書、專利證書等文件的功能。

2．系統(tǒng)的后臺支撐管理建立在整個數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)架構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)資源和應(yīng)用基礎(chǔ)上，方便實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息資源的統(tǒng)一管理，可根據(jù)不同的用戶角色對數(shù)據(jù)信息資源設(shè)置訪問權(quán)限。教師可設(shè)置為直接用戶，每位教師應(yīng)該具有個人帳戶及密碼，確保采集的信息真實(shí)、安全。系統(tǒng)應(yīng)該可以提供系統(tǒng)管理員實(shí)施授權(quán)使用者相應(yīng)的管理權(quán)限，如：教務(wù)處、科學(xué)技術(shù)處等部門，上級主管部門可通過系統(tǒng)直接相關(guān)的通知和通告等信息。學(xué)校的檔案管理部門可設(shè)定相應(yīng)的系統(tǒng)管理員。在后臺系統(tǒng)管理中，系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)管理用戶（包含用戶的添加、刪除和修改），負(fù)責(zé)上傳下載相關(guān)的文件、多媒體文件、課件、文本信息及其它文件的管理，系統(tǒng)管理員還需要完成數(shù)據(jù)庫備份操作等。

3．?dāng)?shù)據(jù)的管理主要包含對數(shù)據(jù)庫中信息的添加、刪除和修改操作，系統(tǒng)可以根據(jù)不同的用戶權(quán)限對所包含的數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的訪問和管理。對于文件的管理主要基于文件系統(tǒng)提供的相應(yīng)功能。數(shù)據(jù)管理方面需要充分考慮系統(tǒng)安全相關(guān)的策略，并要滿足靈活使用的特點(diǎn)。

4．為充分利用數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)，系統(tǒng)需要提供批量數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，相關(guān)數(shù)據(jù)信息和統(tǒng)計信息的顯示，對于統(tǒng)計信息可以支持多格式報表輸出，如：Word、PDF或其他格式的報表。數(shù)據(jù)查詢功能基于字段模糊查詢或字段精確查詢，對于文本文件所包含的信息，需要建立全文索引，方便用戶使用系統(tǒng)所包含各類數(shù)據(jù)。

第8篇：檔案系統(tǒng)管理范文

Abstract： The health level of the digital archives ecosystem determines the level of sustainable development of digital archives. Based on the basic model of health management， this article improves the health status of the digital archives ecosystem from health risk assessment， health intervention and health prevention to ensure the healthy operation of digital archives ecosystem.

Key Words： Digital archives ecosystem Health assessment Health management

數(shù)字檔案館作為一種新型的數(shù)字檔案資源管理組織，是由數(shù)字檔案館空間范圍內(nèi)的人與其生存環(huán)境相互作用而形成的信息生態(tài)系統(tǒng)，謀求該信息生態(tài)系統(tǒng)的平衡健康發(fā)展是我國數(shù)字檔案館建設(shè)事業(yè)的核心目標(biāo)。因此，分析、研究當(dāng)前數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康狀況，運(yùn)用健康學(xué)理論改善管理方式對推動數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的平衡發(fā)展有著重要意義。

1 當(dāng)前我國數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康狀況

1.1數(shù)字檔案館生態(tài)主體信息能力的缺失。一方面，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國檔案教育難以跟上技術(shù)潮流，導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)字檔案館工作人員信息素養(yǎng)總體偏低、信息處理能力和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用能力不足，無法有序高效地管理數(shù)字檔案館；另一方面，某些檔案形成者難以正確認(rèn)識到數(shù)字檔案信息資源在國家信息資源中的重要地位，歸檔意識差，造成大量重要數(shù)字檔案信息資源的丟失。同時，我國檔案利用者的檔案意識普遍偏低，未能充分認(rèn)識到數(shù)字檔案信息資源的多元價值，數(shù)字檔案信息資源無法被廣大用戶所使用。檔案形成者、檔案管理者與檔案利用者占據(jù)著不同的主體生態(tài)位，三者各自所承擔(dān)的生態(tài)功能也無法有效匹配與整合，必然導(dǎo)致數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)效率低下。

1.2數(shù)字檔案館核心生態(tài)因子分布不均。檔案信息資源作為數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)最重要的生態(tài)因子，其分布的均衡程度決定著生態(tài)系統(tǒng)的均衡與穩(wěn)定。首先，我國數(shù)字檔案信息資源分布有著明顯的區(qū)域性特征，主要分布在東部沿海的發(fā)達(dá)地區(qū)，中部地區(qū)及中小城市檔案館所擁有的數(shù)字檔案信息資源相對較少，且因技術(shù)不成熟等問題導(dǎo)致數(shù)字檔案質(zhì)量不高，不利于區(qū)域內(nèi)部的檔案資源整合[1]。其次，數(shù)字檔案信息資源結(jié)構(gòu)不均衡。一方面，由于我國民生檔案建設(shè)事業(yè)起步較晚，館藏民生檔案資源有限，所以目前我國數(shù)字檔案館中檔案信息資源仍以黨政機(jī)關(guān)的公務(wù)檔案為主，館藏檔案資源內(nèi)容較單一；另一方面，隨著社會信息化的深入，多媒體檔案資源因其技術(shù)優(yōu)勢在社會發(fā)展中的作用越來越大，但根據(jù)《中國統(tǒng)計年鑒（2016）》顯示，截止到2015年我國綜合檔案館館藏檔案共計58641.7萬卷，其中照片檔案僅有2102.4萬張，占比相當(dāng)之低?？梢?，我國數(shù)字檔案資源仍以文本為主，類型不夠豐富，不利于數(shù)字時代下數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)公共服務(wù)能力的實(shí)現(xiàn)。

1.3數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的成長缺乏肥沃的“信息環(huán)境土壤”。數(shù)字檔案館的生存與發(fā)展離不開客觀環(huán)境尤其是信息環(huán)境的支撐，但當(dāng)前我國的檔案信息環(huán)境難以為數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的成長提供肥沃的“土壤”。第一，由于我國數(shù)字檔案館建設(shè)起步較晚，東西部地區(qū)數(shù)字檔案館數(shù)量差異大，同時數(shù)字檔案館建設(shè)缺乏整體協(xié)調(diào)，導(dǎo)致各數(shù)字檔案館中的信息資源無法得到有效的整合，各數(shù)字檔案館信息服務(wù)平臺相對分散和狹小，難以形成國家層面統(tǒng)一的檔案信息服務(wù)平臺，影響數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)服務(wù)功能的全面發(fā)揮。第二，數(shù)字檔案館信息安全問題非常嚴(yán)峻。信息時代下受限于技術(shù)的不成熟，完美無缺的信息系統(tǒng)尚未形成。目前各數(shù)字檔案館必然存在一些安全漏洞和缺陷，這就為館藏機(jī)密檔案埋下了安全隱患[2]。

2數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)健康管理原則

2.1多樣性原則。生態(tài)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性和生物多樣性決定生態(tài)系統(tǒng)的面貌，它是生態(tài)系統(tǒng)適應(yīng)環(huán)境變化的基礎(chǔ)，也是生態(tài)系統(tǒng)穩(wěn)定和功能優(yōu)化的基礎(chǔ)。維護(hù)生物多樣性是生態(tài)系統(tǒng)發(fā)展與演進(jìn)過程中必不可缺的準(zhǔn)則。在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中，保證信息資源的多樣性就是保證物種的多樣性，這是系統(tǒng)健康成長的必要前提。

2.2動態(tài)性原則。生態(tài)系統(tǒng)總是隨著時間而變化，并與周圍環(huán)境及生態(tài)過程相聯(lián)系。生態(tài)系統(tǒng)動態(tài)，在自然條件下，總是自動向物種多樣性、結(jié)構(gòu)復(fù)雜化和功能完善化的方向演替。因此，要用發(fā)展的眼光分析、研究數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)與功能，不僅要針對當(dāng)前數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康狀況采取相應(yīng)的管理措施，更應(yīng)該運(yùn)用前瞻性、戰(zhàn)略性的舉措指導(dǎo)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的成長與成熟，做到未病先防、已病早治[3]。

2.3人類是生態(tài)系統(tǒng)的組分原則。管理作為一種社會行為，是靠人去推動和執(zhí)行的，其原理和過程各個環(huán)節(jié)的主體是人，人與人的行為是管理過程的核心。人的悟性和素質(zhì)是決定管理質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案形成者、檔案管理者與檔案利用者三者共同構(gòu)成數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的主體，直接影響數(shù)字檔案館的發(fā)展方向。所以，在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)健康管理的過程中，要高度重視生態(tài)主體的地位與作用，積極培養(yǎng)、增強(qiáng)生態(tài)主體的悟性與素質(zhì)，提高他們的健康意識[4]。

3數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)健康管理規(guī)劃

3.1數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)健康狀況評估。構(gòu)建評價體系首先要確定評價指標(biāo)。筆者在對數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)各生態(tài)因子以及反映系統(tǒng)健康的因素進(jìn)行分析之后，將數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)健康評價指標(biāo)分為系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)環(huán)境以及系統(tǒng)服務(wù)力三部分，并建立以“結(jié)構(gòu)―環(huán)境―服務(wù)力”為準(zhǔn)則層的評價指標(biāo)體系，其中系統(tǒng)結(jié)構(gòu)主要通過人員結(jié)構(gòu)和館藏結(jié)構(gòu)來衡量，系統(tǒng)環(huán)境主要分為直接環(huán)境和間接環(huán)境，系統(tǒng)服務(wù)力則用服務(wù)和管理兩個指標(biāo)來衡量[5]。其次，通過對評價指標(biāo)體系的科學(xué)分析，在6個一級指標(biāo)之下設(shè)置12個二級評價指標(biāo)，并依據(jù)各評價指標(biāo)在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中的重要性賦予相應(yīng)的量化分值，所有指標(biāo)分值累計相加為100分。然后具體說明各項二級指標(biāo)的評價內(nèi)容，如，檔案管理者指標(biāo)，主要分析管理者的知識結(jié)構(gòu)、管理能力、服務(wù)水平、信息素養(yǎng)、研究能力等；信息資源指標(biāo)，重點(diǎn)考察數(shù)字檔案資源的廣度、深度、比重以及檔案數(shù)字化程度；基礎(chǔ)設(shè)施方面，全方位評價數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)、計算機(jī)和服務(wù)器、數(shù)字化設(shè)備、電子文件管理系統(tǒng)以及多媒體設(shè)備等的齊全程度、安全等級和運(yùn)行狀態(tài)；服務(wù)方式及質(zhì)量評價，具體是從數(shù)字檔案資源利用技術(shù)手段、新技術(shù)的推廣、數(shù)字檔案館網(wǎng)站應(yīng)用情況以及利用數(shù)字檔案資源所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益等方面出發(fā)，綜合反映數(shù)字檔案館服務(wù)的方式、便捷程度與整體效益[6]。最后，根據(jù)綜合評價的分?jǐn)?shù)從高到低依次明確數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康等級：90

3.2數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)健康干預(yù)。

3.2.1優(yōu)化生態(tài)主體因子。管理問題的癥結(jié)在于人的悟性、人的素質(zhì)，既包括所有社會成員，更重要的是領(lǐng)導(dǎo)層、決策層成員[7]。所以對數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)來說，優(yōu)化生態(tài)主體因子是生態(tài)系統(tǒng)健康管理的關(guān)鍵手段。

檔案管理者作為數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中極其重要的生態(tài)主體，加強(qiáng)檔案管理者的綜合素養(yǎng)是優(yōu)化生態(tài)主體因子的重中之重。首先，應(yīng)對在職檔案管理者進(jìn)行專業(yè)知識、信息管理理論、技術(shù)與方法的再教育，鼓勵工作人員運(yùn)用新型信息技術(shù)有針對性地解決數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)運(yùn)行和發(fā)展過程中的一系列問題，提高檔案管理者的創(chuàng)新能力。其次，檔案專業(yè)高等教育進(jìn)行升級換代。檔案學(xué)專業(yè)教育者應(yīng)結(jié)合時代背景和技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r，實(shí)時更新教學(xué)內(nèi)容，逐步完善課程體系，積極推動檔案學(xué)與其他學(xué)科的交叉融合，以便為數(shù)字檔案館建設(shè)儲蓄優(yōu)秀、充足的后備力量。最后，管理數(shù)字檔案館是一項技術(shù)含量高、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，必須通過計算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的組織、加工和開發(fā)，所以數(shù)字檔案館領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)改變?nèi)藛T需求，集聚多方面人才，尤其是管理人才、技術(shù)人才，豐富管理層的人員構(gòu)成，從而加強(qiáng)檔案管理者的專業(yè)技能和信息素養(yǎng)[8]。

檔案形成者是數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中的生產(chǎn)者，檔案利用者則是數(shù)字檔案館存在和發(fā)展的基石，兩者的受教育水平、職業(yè)道德、文化素養(yǎng)等決定著他們對數(shù)字檔案館及其地位、作用的認(rèn)知程度，直接影響整個數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展。因此，培育社會檔案意識、增強(qiáng)數(shù)字檔案地位是優(yōu)化數(shù)字檔案館生態(tài)主體的重要舉措。一方面，檔案部門設(shè)立專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)檔案形成機(jī)構(gòu)的歸檔工作，增強(qiáng)檔案形成者的責(zé)任意識，減少有價值的電子文件、影像、資料等的流失。另一方面，檔案部門應(yīng)利用多媒體渠道及時向社會公布檔案信息、宣傳檔案匯編成果、舉辦數(shù)字檔案專題展覽，加深檔案事業(yè)在社會各領(lǐng)域的滲透，提高社會各界對檔案信息資源價值的認(rèn)知，逐步增強(qiáng)檔案及檔案事業(yè)的社會存在感，為數(shù)字檔案館服務(wù)功能的發(fā)揮提供相對良好的社會環(huán)境[9]。

3.2.2培育核心生態(tài)因子。數(shù)字檔案資源類型、內(nèi)容的多樣化決定著數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的整體面貌，培育數(shù)字檔案資源、維護(hù)檔案的多樣性是數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)發(fā)展與演進(jìn)的必然要求。第一，加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)。按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的建設(shè)路線，各數(shù)字檔案館有計劃、有目的地加快傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作，規(guī)范外包流程，保證數(shù)字化檔案的數(shù)量與質(zhì)量；建立電子文件管理中心，積極與政府網(wǎng)站、各專業(yè)數(shù)據(jù)庫等進(jìn)行合作，實(shí)時捕獲網(wǎng)絡(luò)信息資源，豐富數(shù)字檔案內(nèi)容，并及時對本單位內(nèi)的電子文件進(jìn)行歸檔、移交。第二，豐富多媒體檔案資源。長期以來，我國檔案館館藏的主要成分是文字單媒體檔案，多媒體檔案所占比例相對較少。各數(shù)字檔案館應(yīng)制定多媒體檔案收集計劃，加強(qiáng)對多媒體、互聯(lián)網(wǎng)信息的采集與捕獲，并建立區(qū)域多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，集中整合區(qū)域內(nèi)的照片檔案、音像檔案等數(shù)字檔案，進(jìn)行專門整理、保管與利用。第三，全面開展民生檔案資源建設(shè)。各地檔案館應(yīng)依循“三個體系”的建設(shè)要求，積極開展前端控制管理，指導(dǎo)、監(jiān)督公共服務(wù)機(jī)構(gòu)以及企事業(yè)單位重點(diǎn)部門民生檔案資源的歸檔。同時，改良民生檔案收集范圍，加大?c公民生活密切相關(guān)的社會保障、房屋產(chǎn)權(quán)、婚姻狀況等方面檔案資源的收集力度，并不斷豐富民生檔案的內(nèi)容，優(yōu)化館藏資源結(jié)構(gòu)[10]。

第9篇：檔案系統(tǒng)管理范文

【摘要】檔案管理是否完善是衡量一個企業(yè)管理水平高低的評價標(biāo)準(zhǔn)之一，特別是檔案的信息化管理程度高低更是衡量企業(yè)管理水平是否先進(jìn)的一個關(guān)鍵指標(biāo)。因而本文對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了可行性分析和設(shè)計。

關(guān)鍵詞 檔案；立卷管理；檔案管理

在當(dāng)前己進(jìn)入云計算信息處理時代，計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用已滲入到工作、生活的每一個角落，信息化早己不再是虛無飄渺的詞匯了，而是成為一種實(shí)實(shí)在在地應(yīng)用到工作中的管理方式和手段。計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，使得檔案的信息化管理功能變得越來越強(qiáng)大，越來越易于實(shí)現(xiàn)。

一、系統(tǒng)目標(biāo)

這一系統(tǒng)的研發(fā)主要為了解決某單位檔案管理高新技術(shù)應(yīng)用和信息化處理方面存在的主要問題，依據(jù)本單位檔案管理工作現(xiàn)狀，主要目的就是為了提高系統(tǒng)部層級的二級機(jī)構(gòu)檔案管理工作信息化程度，在保證檔案資料安全的基礎(chǔ)上，提高檔案管理工作效率和檔案利用率，進(jìn)一步減輕檔案管理工作人員的工作。當(dāng)前嚴(yán)重缺少專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)一部分一級檔案管理部門的檔案管理工作，承擔(dān)必要的一級檔案管理部門的檔案流通利用壓力，對一級檔案管理部門當(dāng)前缺少的電子檔案數(shù)據(jù)給予有效的補(bǔ)充，使檔案管理工作與當(dāng)前檔案資料載體多樣性變化相適應(yīng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科技化、網(wǎng)絡(luò)化和高效化。

二、系統(tǒng)可行性分析

（一）管理層面的可行性分析。檔案管理工作長期以來沒有得到有關(guān)人員的重視，在管理改革中沒有對其給予充分的關(guān)注。幾十年來，隨著單位的不斷發(fā)展，規(guī)模越來越大，業(yè)務(wù)逐步增多，檔案的數(shù)量和種類也越來越繁瑣，但設(shè)置的專業(yè)管理人員并沒有增多，仍然應(yīng)用過去的檔案管理工作模式和管理手段，檔案管理工作沒有實(shí)現(xiàn)改革。在此期間雖然也增添了計算機(jī)等專用設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，但由于應(yīng)用的系統(tǒng)過于陳舊，操作過于繁瑣，存在大量的虛設(shè)功能，不能滿足單位管理政策與檔案管理工作的要求，導(dǎo)致本單位的檔案管理科技化程度沒有得到明顯提高。所以，為了迅速提高本單位檔案管理工作質(zhì)量，使檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，提高檔案利用處理效率，隨著當(dāng)前信息化程度的快速發(fā)展，實(shí)行檔案管理信息化得到了人們的普遍關(guān)注，同時也是實(shí)現(xiàn)檔案載體電子化的必要手段。

（二）技術(shù)層面的可行性分析。硬件設(shè)施方面，單位的網(wǎng)絡(luò)體系在多年運(yùn)行的基礎(chǔ)上已經(jīng)發(fā)展完善，具有較高的安全性能，單位對此也進(jìn)行了嚴(yán)格管理及維護(hù)，達(dá)到了較高的計算機(jī)終端普及率和聯(lián)網(wǎng)率，單位二級機(jī)構(gòu)兼職檔案員全部配備有計算機(jī)，在設(shè)施方面保障了檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。人員素質(zhì)方面，在過去較長時期內(nèi)，人們都認(rèn)為檔案管理工作沒有技術(shù)含量，因此人員素質(zhì)沒有得到有關(guān)方面的重視。當(dāng)前存在的主要問題就是人員年齡結(jié)構(gòu)過大，素質(zhì)不高，但隨著引進(jìn)大量的兼職檔案員，有力改善了這一現(xiàn)狀。由于單位多年實(shí)行信息化管理，當(dāng)前應(yīng)用的OA 系統(tǒng)得到了迅速普及，人們普遍具備辦公所需的計算機(jī)操作技能，兼職檔案員本身所具備的計算機(jī)操作能力完全可以勝任當(dāng)前的檔案管理工作，并且實(shí)現(xiàn)了短時間內(nèi)的推廣應(yīng)用，不用再對這些人員進(jìn)行計算機(jī)操作技能培訓(xùn)，在操作技術(shù)上保證了檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）系統(tǒng)功能需求。本系統(tǒng)主要提供二級檔案管理機(jī)構(gòu)兼職檔案員在完成檔案管理工作各項職能要求時所需要的操作功能，是針對提升基層檔案管理工作質(zhì)量和效率而進(jìn)行的設(shè)計，從安全性、實(shí)用性、高效性和可操作性等方面著手，進(jìn)行各項功能設(shè)計，主要包括了用戶登入登出、系統(tǒng)管理、檔案立卷、檔案查閱、檔案打印、檔案備份等各項功能模塊。按照檔案管理工作的實(shí)際要求，細(xì)化為用戶登入、安全登出、用戶管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、檔案錄入、檔案修改、立卷標(biāo)準(zhǔn)錄入、立卷審核、多種形式檔案查閱管理、外借及歸還管理、各種檔案管理資料的打印輸出及檔案的備份和還原等功能。

本系統(tǒng)在單位辦公網(wǎng)絡(luò)平臺下運(yùn)行，采用B/S( 瀏覽器/ 服務(wù)器) 模式架構(gòu)，在二級機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。并采用多種安全加密處理方式，確保系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠。系統(tǒng)使用者利用個人辦公終端使用瀏覽器實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的使用和各項操作。系統(tǒng)工作時，首先由檔案管理員輸入用戶信息和部門信息，確定可使用系統(tǒng)的人員及用戶的初始登錄密碼;然后兼職檔案員按照檔案歸檔時限的要求和立卷規(guī)范輸入檔案信息內(nèi)容，并根據(jù)各類檔案的公開性要求確定檔案是否對借閱人網(wǎng)上開放，在立卷過程中通過系統(tǒng)進(jìn)行檔案的分類、案卷的形成、檔案目錄、卷內(nèi)目錄等各項檔案資料的生成。立卷完成后由檔案管理員進(jìn)行立卷審核，審核完畢即可進(jìn)行網(wǎng)上查閱并進(jìn)行實(shí)物案卷移交；借閱人此時可進(jìn)行檔案資料的查閱，系統(tǒng)生成各種查閱記錄; 最后檔案管理員可通過系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能對檔案的數(shù)量、分類及利用記錄等進(jìn)行匯總統(tǒng)計，可通過系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行多格式兼容性備份( 如WORD、EXCEL 等格式) 和還原，有效地提高了檔案資料的利用價值，保障了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性，在系統(tǒng)工作的某些環(huán)節(jié)中，按照功能所需提供對應(yīng)的打印、下載等操作。

參考文獻(xiàn)：