檔案規(guī)章制度精選(九篇)
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第1篇：檔案規(guī)章制度范文
第一條為規(guī)范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，制定本辦法。
第二條本辦法所稱的高等學校檔案(以下簡稱高校檔案)，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
第三條高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃。
第四條國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。
國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內(nèi)負責對高校檔案工作的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。
第五條高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是：
(一)貫徹執(zhí)行國家關于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準學校檔案工作規(guī)章制度；
(二)將檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發(fā)展；
(三)建立健全與辦學規(guī)模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設備以及經(jīng)費；
(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。
分管檔案工作的校領導協(xié)助校長負責檔案工作。
第二章機構設置與人員配備
第六條高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。
具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：
(一)建校歷史在50年以上；
(二)全日制在校生規(guī)模在1萬人以上；
(三)已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上。
未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。
第七條高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。
需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據(jù)實際需要設立分室單獨保管。分室是高校檔案機構的分支機構。
第八條高校檔案機構的管理職責是：
(一)貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學校檔案工作；
(二)擬訂學校檔案工作規(guī)章制度，并負責貫徹落實；
(三)負責接收(征集)、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學校的各類檔案及有關資料；
(四)編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源；
(五)組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；
(六)開展檔案的開放和利用工作；
(七)開展學校檔案工作人員的業(yè)務培訓；
(八)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；
(九)開展國內(nèi)外檔案學術研究和交流活動。
有條件的高校檔案機構，可以申請創(chuàng)設愛國主義教育基地。
第九條高校檔案館設館長一名，根據(jù)需要可以設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名，根據(jù)需要可以設副主任一至二名。
館長、副館長和綜合檔案室主任(館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機構負責人)，應當具備以下條件：
(一)熱心檔案事業(yè)，具有高級以上專業(yè)技術職務任職經(jīng)歷；
(二)有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神；
(三)年富力強，身體健康。
第十條高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員。
高校專職檔案工作人員列入學校事業(yè)編制。其編制人數(shù)由學校根據(jù)本校檔案機構的檔案數(shù)量和工作任務確定。
第十一條高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務知識和相應的科學文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。
第十二條高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業(yè)技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。
第十三條高等學校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應當按照法律法規(guī)的有關規(guī)定采取有效的防護措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并可以按照有關規(guī)定予以補助。
第三章檔案管理
第十四條高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。
第十五條高等學校應當對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：
(一)黨群類：主要包括高等學校黨委、工會、團委、派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。
(二)行政類：主要包括高等學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。
(三)學生類：主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。
(四)教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》((87)教辦字016號)的相關規(guī)定執(zhí)行。
(五)科研類：按原國家科委、國家檔案局的《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)[1987]6號)執(zhí)行。
(六)基本建設類：按國家檔案局、原國家計委的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)[1988]4號)執(zhí)行。
(七)儀器設備類：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備(價值在10萬元以上)的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產(chǎn)生的文件材料。
(八)產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括高等學校在產(chǎn)學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。
(九)出版物類：主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。
(十)外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。
(十一)財會類：按財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)執(zhí)行。
高等學校可以根據(jù)學校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。
第十六條高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。
學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構移交。
第十七條歸檔的檔案材料應當質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規(guī)范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T18894-2002)執(zhí)行。
第十八條高校檔案材料歸檔時間為：
(一)學校各部門應當在次學年6月底前歸檔；
(二)各院系等應當在次學年寒假前歸檔；
(三)科研類檔案應當在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔，基建類檔案應當在項目完成后三個月內(nèi)歸檔。
第十九條高校檔案機構應當對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。
第二十條高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經(jīng)有關部門鑒定并登記造冊報校長批準后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
第二十一條高校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數(shù)字化，加工成電子檔案保管。
第二十二條高校檔案由高校檔案機構保管。在國家需要時，高等學校應當提供所需的檔案原件或者復制件。
第二十三條高等學校與其他單位分工協(xié)作完成的項目，高校檔案機構應當至少保存一整套檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應當將復制件送交高校檔案機構保存。
第二十四條高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規(guī)定及時歸檔，任何個人不得據(jù)為己有。
對于個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，高校檔案機構可以通過征集、代管等形式進行管理。
高校檔案機構對于與學校有關的各種檔案史料的征集，應當制定專門的制度和辦法。
第二十五條高校檔案機構應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向校長報告，及時處理。
檔案庫房的技術管理工作，應當建立、健全有關規(guī)章制度，由專人負責。
第二十六條高校檔案機構應當認真執(zhí)行檔案統(tǒng)計年報制度，并按照國家有關規(guī)定報送檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。
第四章檔案的利用與公布
第二十七條高校檔案機構應當按照國家有關規(guī)定公布檔案。未經(jīng)高等學校授權，其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。
屬下列情況之一者，不對外公布：
(一)涉及國家秘密的；
(二)涉及專利或者技術秘密的；
(三)涉及個人隱私的；
(四)檔案形成單位規(guī)定限制利用的。
第二十八條凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。
境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關規(guī)定辦理。
第二十九條查閱、摘錄、復制未開放的檔案，應當經(jīng)檔案機構負責人批準。涉及未公開的技術問題，應當經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應當經(jīng)學校保密工作部門批準。
第三十條高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應當經(jīng)檔案機構負責人批準。
加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。
第三十一條高校檔案開放應當設立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具(著錄標準按《檔案著錄規(guī)則》(DA／T18-1999)執(zhí)行)，提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統(tǒng)等，為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件。
第三十二條高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。
高校檔案機構應當為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用；用于個人或者商業(yè)目的的，可以按照有關規(guī)定合理收取費用。
社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機構應當無償和優(yōu)先提供。
第三十三條寄存在高校檔案機構的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機構如果需要向社會提供利用，應當征得寄存者同意。
第三十四條高校檔案機構應當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應當經(jīng)檔案形成單位同意，并報請校長批準。
第三十五條高校檔案機構應當采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網(wǎng)站等)，積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應當在相關專業(yè)的高年級開設有關檔案管理的選修課。
第五章條件保障
第三十六條高等學校應當將高校檔案工作所需經(jīng)費列入學校預算，保證檔案工作的需求。
第三十七條高等學校應當為檔案機構提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》(建標103-2008)的要求及時進行改擴建或者新建。
存放檔案應當設有專門庫房。
存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。
第三十八條高等學校應當設立專項經(jīng)費，為檔案機構配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數(shù)字檔案館(室)建設，保障檔案信息化建設與學校數(shù)字化校園建設同步進行。
第六章獎勵與處罰
第三十九條高等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：
(一)在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；
(二)在檔案的保護和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績的；
(三)在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；
(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構的；
(五)同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。
第四十條有下列行為之一的，高等學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。
(一)，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；
(二)違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；
(三)涂改、偽造檔案的；
(四)擅自出賣、贈送、交換檔案的；
第2篇：檔案規(guī)章制度范文
企業(yè)檔案部門要更好地迎接新技術革命的挑戰(zhàn)，就必須從現(xiàn)在開始盡快認清形勢，順應時展的潮流，采取得力措施，盡快掌握現(xiàn)代化管理的有關知識和技術，加強對企業(yè)電子檔案的管理，以適應企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的要求。在這種形勢下，企業(yè)電子檔案如何管理也就成了企業(yè)檔案部門面臨的新任務、新課題。
一、企業(yè)電子檔案管理存在的問題
（一）對企業(yè)電子檔案管理重視不夠。
少數(shù)企業(yè)領導錯誤地認為企業(yè)電子檔案管理就是收收管管的事務性工作，和企業(yè)安全生產(chǎn)以及發(fā)展建設比較來說是微不足道的，也不理解電子檔案管理的重要作用和意義。與此同時，一些基層的檔案管理人員也存在思維方式和觀念陳舊的問題，對企業(yè)電子檔案管理沒有足夠的認識，對電子檔案管理存在不少誤解，有些人習慣上認為紙質(zhì)文件材料才是檔案，而將電子檔案拒之門外，或者只作為資料或副本保管。正是由于一些領導的不重視和部分企業(yè)的檔案管理人員自身就對電子檔案管理不夠重視，導致企業(yè)電子檔案會出現(xiàn)歸檔不及時、遺漏等現(xiàn)象的發(fā)生。
（二）企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度不健全。
一些企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度不健全，企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度相對滯后，對企業(yè)電子檔案管理的要求不夠明確，使企業(yè)電子檔案管理往往無規(guī)可蹈、無章可循，不能滿足企業(yè)電子檔案管理的需要。由于缺乏企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度，現(xiàn)有規(guī)章制度對電子檔案的管理問題沒有針對性的規(guī)定，一旦電子檔案出現(xiàn)受損情況時，往往無法通過相應的法律法規(guī)進行有效的界定。有些企業(yè)雖然已經(jīng)建立了一些管理規(guī)章制度，但是在實際的執(zhí)行方面力度不夠，效果自然也不夠好。
（三）企業(yè)電子檔案存在一定的安全隱患。
隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡化時代的到來，企業(yè)電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時面臨著病毒的入侵，同時也存在被竊聽、泄密、篡改和偽造的可能性。尤其是對于企業(yè)檔案部門來說，由于電子檔案的修改、復制相對容易，并且能夠在極短的時間就將原電子檔案材料進行變更而不留處理痕跡；另外，互聯(lián)網(wǎng)病毒也會侵入到企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，并在網(wǎng)絡中不斷擴散，一旦造成到病毒侵犯，電子檔案將會出現(xiàn)丟失、打不開、無法正常使用等情況。
（四）企業(yè)電子檔案管理人員素質(zhì)有待提高。
很多企業(yè)電子檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，缺乏較強的專業(yè)知識和技能，對電子檔案管理也是相當?shù)哪吧M而在實際工作過程中經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的問題。從目前來看，許多企業(yè)檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，企業(yè)電子檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術，又精通檔案業(yè)務的復合型人才，無法對電子檔案進行有效管理，企業(yè)檔案隊伍的素質(zhì)與企業(yè)電子檔案管理的發(fā)展還不相適應。
二、加強企業(yè)電子檔案管理的對策
（一）提高對企業(yè)電子檔案管理的重視程度。
電子檔案的出現(xiàn)也就是近些年的事情，對許多人來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳，才能提高人們的認識。尤其是提高檔案管理人員，還包括企業(yè)的領導及文件工作者、計算機技術人員等的檔案意識。通過增強檔案意識，使企業(yè)從上到下擺脫傳統(tǒng)管理理念的束縛，真正認清電子檔案管理的重要意義。因此，我們要想將企業(yè)電子檔案管理做好，就必須說服企業(yè)領導及有關人員，讓他們能真正地意識到電子檔案管理的重要性，進而支持電子檔案管理。只有不斷地提高企業(yè)領導及有關人員對電子檔案管理的重視程度，才能使電子檔案管理快速、健康地發(fā)展。
（二）健全企業(yè)電子檔案管理的規(guī)章制度。
企業(yè)電子檔案管理僅有理念引導和技術支持是不夠的，還需要有完備的管理制度作保障，做到有法可依、有法必依。企業(yè)電子檔案管理，首先必須遵循國家已有的電子文件標準與規(guī)范，還必須制定符合自身實際的電子檔案管理規(guī)章制度。這些規(guī)章制度的制定必須體現(xiàn)技術的前瞻性、包容性和可操作性，立足當前，著眼未來，反映企業(yè)檔案信息化的應用水平。對于企業(yè)來說，必須不斷健全現(xiàn)有的電子檔案管理相關規(guī)章制度，將責任明確到部門和個人，對電子檔案在生成到利用進行嚴格和全過程的管理和控制。要通過完善規(guī)章制度，探索企業(yè)電子檔案管理規(guī)范化的道路。
（三）確保企業(yè)電子檔案的絕對安全。
對電子檔案面臨的信息安全問題，企業(yè)必須給予足夠的重視，及時采取有效的措施，不斷加強對電子檔案的安全管理。首先，可以在系統(tǒng)內(nèi)部設置專門的訪問控制技術，即要求必須輸入密碼才可進入，此外，還應該構建文件的備份和恢復系統(tǒng)，一旦發(fā)生信息的丟失，只需?_啟這個系統(tǒng)就能將丟失的信息恢復。對各種網(wǎng)絡病毒進行預防，要建立防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等措施，進而能夠在一定程度上避免其受到外來侵犯。在電子檔案接收、鑒定、存儲、應用等環(huán)節(jié)，也要提前做好各種準備工作，科學防范人為破壞、病毒侵擾、傳遞丟失等風險。
（四）強化企業(yè)電子檔案管理人員的素質(zhì)。
企業(yè)電子檔案管理是一項需要多學科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的工作，要求企業(yè)電子檔案管理人員不僅具有檔案學基礎理論知識及專業(yè)知識，還必須掌握現(xiàn)代信息技術，熟練運用計算機及現(xiàn)代通信設備來操作網(wǎng)絡化管理信息系統(tǒng)。為此企業(yè)要以檔案專業(yè)人才、計算機專業(yè)人才為基礎，以復合型人才為重點，加強企業(yè)電子檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的專業(yè)知識和技能，使他們掌握最新的管理技術，進而能夠做好電子檔案管理。
第3篇：檔案規(guī)章制度范文
1、實現(xiàn)實質(zhì)合并，統(tǒng)一辦公、統(tǒng)一管理。
去年X月檔案館成立時是東、西校區(qū)兩地辦公，為了整合資源、形成合力、提高工作效率，按照學校要求，上半年先后將東校區(qū)人事檔案、研究生檔案和綜合檔案全部搬進館內(nèi)，人員也集中統(tǒng)一辦公。為做好這一工作，重新調(diào)整改造了庫房、增加了**多平方米的庫房面積，安裝了**立方米的密集架。
2、統(tǒng)一規(guī)章制度，建立起檔案管理基本組織架構
檔案館成立以前，檔案管理分兩校區(qū)運作，規(guī)章制度也不統(tǒng)一。建館以后實現(xiàn)統(tǒng)一管理的關鍵是不僅從組織形式上、更要從規(guī)章制度上統(tǒng)一。因此，我們今年的重要工作是制定檔案管理辦法、各門類檔案管理實施細則及有關規(guī)章制度。在全館人員的共同努力下，截止到**月中旬，學校已經(jīng)批準下發(fā)了《中國農(nóng)業(yè)大學檔案管理辦法》、《中國農(nóng)業(yè)大學人事管理暫行規(guī)定》以及黨群行政等各門類檔案管理實施細則、《中國農(nóng)業(yè)大學人物檔案征集管理辦法》、《中國農(nóng)業(yè)大學立卷部門檔案工作考核辦法》等**項規(guī)章制度，已下發(fā)各單位貫徹執(zhí)行。同時，為了建立有效機制，我們還明確了內(nèi)部管理機構及負責人，討論制定了各室任務分工及工作人員崗位職責等規(guī)章制度，使檔案館管理組織架構基本建立起來，對充分發(fā)揮和調(diào)動檔案工作人員積極性起到了促進作用。中國教育查字典語文網(wǎng) chazidian.com
3、舉辦兼職檔案員培訓班，加強業(yè)務指導，調(diào)動各立檔單位積極性。
檔案是學校基礎工作，要做好這一工作必須充分發(fā)揮各立檔單位積極性。要真正從原分校區(qū)管理到集中統(tǒng)一管理，必須在統(tǒng)一檔案管理規(guī)章制度基礎上，各單位兼職檔案員掌握具體的歸檔方法，否則統(tǒng)一管理就是空的。因此，我們舉辦了兩期兼職檔案員培訓班。就檔案的地位、作用及歸檔方法、要求向**名兼職員作了講解。通過培訓，使兼職檔案員檔案意識增強了，明確了自己的職責，掌握了具體的歸檔要求。
4齊心協(xié)力抗非典，堅守崗位不停工。
非典疫情給全北京乃至全國人民造成了嚴重危害。檔案館在學校領導下，積極抗擊非典的同時，堅守崗位，做好搬家準備工作、歸檔及檔案利用、制定檔案管理辦法、建章立制工作。就是在非典特別嚴重的時候，也沒閉館，工作人員始終堅守崗位。另外，工作人員積極參加機關分黨委安排的門衛(wèi)值班及向非典患者家屬獻愛心活動。
5購置計算機等辦公設備、家具，為做好檔案工作創(chuàng)造物質(zhì)條件。
學校支持檔案工作，撥**萬元設備?？钭鳛闄n案館成立啟動費。為了能盡快使辦公設備到位，解決辦公基本條件問題，我們在非典期間，積極與廠家聯(lián)系，購置了六臺計算機、三臺打印機及其板臺、沙發(fā)、文件柜等辦公家俱，為實現(xiàn)統(tǒng)一辦公提供了物質(zhì)條件。
6、配合百年校慶，開展名人志編寫、百年畫冊編輯有關工作。
學校為迎百年校慶，決定編寫校慶叢書，其中名人志和百年畫冊主要任務由檔案館承擔，如名人志共收錄名人**X余名，其中**X人由檔案館承擔，現(xiàn)已初步完成**余人的撰稿工作。百年畫冊編輯方案目前已經(jīng)學校批準，基礎工作正在準備之中。
第4篇：檔案規(guī)章制度范文
關鍵詞：高職院校 畢業(yè)生 檔案管理 問題 對策
高職院校畢業(yè)生檔案管理工作也是高職院校畢業(yè)生就業(yè)工作的一個重要環(huán)節(jié)。一所學校畢業(yè)生檔案管理工作是否制度化、規(guī)范化，不但事關高職畢業(yè)生的切身利益，也衡量著學校畢業(yè)生就業(yè)工作的整體管理水平。
一、高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問題
1.缺乏畢業(yè)生檔案管理的相關規(guī)章制度。健全的規(guī)章制度是衡量一所高職院校管理水平的重要標志，是學校規(guī)范化管理的基礎，也是開展工作的政策基礎。與學校其它工作相比，高職院校普遍缺乏畢業(yè)生檔案管理制度。以為例，全區(qū)37所高職院校中，目前僅有3所學校制定了畢業(yè)生檔案管理相關規(guī)章制度，其它學校在這方面基本處于空白。
2.畢業(yè)生檔案管理部門混亂。許多高職院校并沒有高度重視畢業(yè)生檔案管理工作，多將其作為年度畢業(yè)生就業(yè)工作的掃尾工作去做。由于僅將畢業(yè)生檔案管理看作是畢業(yè)生就業(yè)工作的邊緣化工作，在畢業(yè)生檔案管理部門的設定方面存在諸多問題?，F(xiàn)在許多高職院校畢業(yè)生檔案管理部門多為就業(yè)工作部門和各系部兩級管理；也有的是由就業(yè)工作部門或由系部單獨管理；個別院校甚至沒有固定管理部門，由校領導臨時指定部門管理。由于政出多門，給畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理造成了障礙。
3.畢業(yè)生檔案整理不規(guī)范。由于高職院校畢業(yè)生檔案管理部門非學校專職檔案管理部門，又多缺乏完整的畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度和專業(yè)檔案管理人員，致使許多高職院校的畢業(yè)生檔案整理不規(guī)范，突出問題在畢業(yè)生檔案資料歸檔方面。由于對檔案管理業(yè)務不熟，缺乏統(tǒng)一的標準，檔案管理人員在檔案材料歸檔方面業(yè)務不熟悉，導致畢業(yè)生檔案資料歸檔不完整。許多用人單位反映，同一院校的畢業(yè)生，其檔案資料標準不一，相差甚遠，給用人單位選用、任用畢業(yè)生造成了一定障礙。
4.畢業(yè)生檔案保管不規(guī)范。畢業(yè)生檔案保管是畢業(yè)生檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，卻也是高職院校畢業(yè)生檔案管理的一個弊端。由于學校每年都有未就業(yè)畢業(yè)生，也有一些用人單位不接收畢業(yè)生檔案的情況，致使一部分畢業(yè)生檔案留在了學校由學校保管。為解除未就業(yè)畢業(yè)生的后顧之憂，讓他們安心地繼續(xù)尋找工作，教育部規(guī)定，未就業(yè)畢業(yè)生檔案其學校應免費為其保管兩年。這是學校為畢業(yè)生做好后繼服務的重要舉措，但這項便生措施并未得到很好的落實。一些畢業(yè)生因多方面原因，沒有如期來校辦理自己檔案的轉(zhuǎn)遞事宜，由于一些高職院校畢業(yè)生檔案管理部門的多頭化，管理制度不健全，致使許多畢業(yè)生檔案成為“死檔”，失去了檔案應有的功能，甚至一些畢業(yè)生的檔案由于年頭較長，出現(xiàn)了檔案丟失的情況。
二、規(guī)范高職院校畢業(yè)生檔案管理的措施
1.制定畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。高職院校必須將畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度建設作為規(guī)范畢業(yè)生檔案管理的首要問題去抓。要適應新時期高校畢業(yè)生就業(yè)體制改革的需要，適時制定學校畢業(yè)生檔案管理相關制度，對諸如畢業(yè)生檔案管理職能部門、檔案資料歸檔、檔案移交接收、檔案轉(zhuǎn)遞、留校檔案管理等問題在規(guī)章制度中予以明確規(guī)定，用制度去規(guī)范學校畢業(yè)生檔案管理存在的問題，摒棄人為隨意的落后檔案管理模式。
2.加強畢業(yè)生檔案管理人員的培養(yǎng)。畢業(yè)生檔案管理工作是一項認真細致的工作，不但要求檔案管理人員具備一定檔案管理知識和工作經(jīng)驗，還必須熟悉高校畢業(yè)生就業(yè)工作流程且認真負責，細致耐心。由于目前多數(shù)高職院校都沒有設置檔案館，專職檔案管理人員相對較少，如果將畢業(yè)生檔案工作整體移交檔案部門管理，也存在諸多問題?；谶@種情況，高職院校應立足現(xiàn)實，以學生管理人員及畢業(yè)生就業(yè)指導人員為根基，通過校內(nèi)外多種途徑，加強他們的檔案知識及業(yè)務培訓，使他們能夠掌握一定的檔案管理知識，成為合格的畢業(yè)生檔案管理人員。
3.積極探索畢業(yè)生檔案管理的新模式。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的確立，我國高校畢業(yè)生就業(yè)體制發(fā)生了根本性的變革，畢業(yè)生就業(yè)渠道呈現(xiàn)出多元化模式，這給高職院校畢業(yè)生檔案管理造成了新的問題，傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理模式已無法適應現(xiàn)行的畢業(yè)生就業(yè)體制，亟待創(chuàng)新。
高職院校要牢固樹立“一切為了學生”的人本理念，以服務學校畢業(yè)生就業(yè)工作大局，服務學生為根本目標，以盤活畢業(yè)生檔案效用為目的，積極探索畢業(yè)生檔案管理模式。對于畢業(yè)生檔案管理機構、檔案材料歸檔、轉(zhuǎn)遞、留校檔案的保管等易發(fā)問題，進行創(chuàng)新改革，構建起符合高職院校校情的畢業(yè)生檔案管理新模式，使畢業(yè)生檔案管理制度化，規(guī)范化，能夠促進高職院校畢業(yè)生就業(yè)服務體系更加完善，更好地為學校畢業(yè)生就業(yè)工作及畢業(yè)生服務。
第5篇：檔案規(guī)章制度范文
關鍵詞：檔案管理；私營企業(yè)；經(jīng)濟效益
中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）07-0183-03
私營企業(yè)和國營企業(yè)是國家經(jīng)濟的重要組成部分，國營企業(yè)的檔案采取集中統(tǒng)一管理的模式，具體表述為：在企業(yè)內(nèi)設置檔案室或是檔案中心，有相應的機構領導將所有檔案放入檔案室，統(tǒng)一管理和調(diào)配促進國營企業(yè)的工作順利開展。國營企業(yè)的檔案受到上級機構的監(jiān)督和審查，使得國營企業(yè)的檔案管理有序化、透明化。但私營企業(yè)因為并不受上級機構的監(jiān)督和審查，私營企業(yè)主并沒有引起足夠的重視，使得私營企業(yè)的檔案管理出現(xiàn)了混亂狀態(tài)，私營企業(yè)的檔案管理中存在“死檔”“棄檔”的現(xiàn)象。由于電子檔案的出現(xiàn)，一些私營企業(yè)開始利用電子檔案對企業(yè)進行管理，但如何合理利用電子檔案，如何開發(fā)電子檔案的利用價值，如何使電子檔案和紙質(zhì)檔案更好地結合，依舊是一個需要解決的問題。
一、私營企業(yè)檔案管理與經(jīng)濟效益之間的關系
1.科學的私營企業(yè)檔案管理能夠促進經(jīng)濟效益的提高。首先，需要明確什么是企業(yè)檔案這個概念。企業(yè)檔案是指借助文字、表格、數(shù)據(jù)、報告、論文等形式記錄企業(yè)的過去和現(xiàn)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等方面的成果。企業(yè)檔案不僅是對過去和現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展的總結，更主要的是通過檔案企業(yè)可以安排生產(chǎn)，總結經(jīng)驗促進企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)檔案作為企業(yè)的重要知識產(chǎn)權，在發(fā)揮企業(yè)的發(fā)展和預測企業(yè)的發(fā)展動力等方面，發(fā)揮著不可替代的作用。現(xiàn)有的企業(yè)檔案的類型分為人事檔案、科技檔案和會計檔案等類型[1]。私營企業(yè)的發(fā)展中企業(yè)檔案通過對社會和企業(yè)的相關方面，對各類信息進行再加工，解釋企業(yè)出現(xiàn)的問題，進而對企業(yè)進行合理規(guī)劃，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。其中，企業(yè)檔案中的人事檔案是指在某一時期，企業(yè)所任免的員工的基本信息、職位、履歷勞動合同、績效考核、人員調(diào)動以及員工所具有的能力的信息。人事檔案是一個無形的資產(chǎn)，可以很清楚地搜索員工的信息，并且能夠形成具體職位的員工應該具有怎樣的素質(zhì)。為員工的升遷提供重要的參考項目，能夠做到真正的任人唯賢。人力資本的正確使用能夠促進企業(yè)人力資本的開發(fā)，評估企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Α？萍紮n案是指企業(yè)在發(fā)展時記錄企業(yè)科技人員的科技成果和智慧。在科技檔案的記錄中，企業(yè)的科技成果和智慧代表著企業(yè)的創(chuàng)新和創(chuàng)造能力，宣示了企業(yè)的發(fā)展動力。一個企業(yè)的科技檔案越豐富，證明企業(yè)人員的積極性和創(chuàng)造力得到了很大程度的開發(fā)，提高企業(yè)的發(fā)展水平。會計檔案是指企業(yè)在一個時期收支情況的明細。一個企業(yè)是盈利還是虧空，在會計檔案中能夠很清楚地顯示。會計檔案是一個企業(yè)檔案的重要組成部分，代表了企業(yè)生存和發(fā)展的結果。會計檔案中含有企業(yè)的保密信息，在檔案管理中藥明確檔案的性質(zhì)和檔案的重要性。只有合理的檔案管理，才能促進企業(yè)工作的更新和發(fā)展，促進企業(yè)發(fā)展的正規(guī)化和品牌化。
2.客觀的私營企業(yè)檔案管理，能夠評估企業(yè)的發(fā)展動力。私營企業(yè)的檔案的管理不僅包括企業(yè)檔案的管理，而且還包括檔案的保存。只有合理地保存，才能開展下一步的管理。企業(yè)的檔案管理要做到不能有“死檔”“棄檔”，所有檔案的資料齊全，才能進行檔案的管理。在企業(yè)的人事管理檔案方面，通過對員工的評估和員工的晉升能夠很容易地判斷員工的發(fā)展?jié)摿?，人力資本的開發(fā)能夠更好地促進企業(yè)的發(fā)展動力。當然，對員工等人力資本的評估要做到公正客觀。一個企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Τ巳肆Y本外，還需要財力和物力的支持。人、財、物的充分開發(fā)，才能評估到企業(yè)的發(fā)展動力。會計檔案和科技檔案有著不可替代的作用，會計檔案能夠為私營企業(yè)理清企業(yè)的財務，為企業(yè)正常的運轉(zhuǎn)提供保障；科技檔案是一個企業(yè)人力資本得到最大程度的開發(fā)的依據(jù)能夠為企業(yè)和員工個人的發(fā)展提供更多的無形資產(chǎn)。對各個方面檔案的評估能夠評估私營企業(yè)的發(fā)展?jié)摿?。但現(xiàn)存的私營企業(yè)的檔案存在流動性大、規(guī)范性不足等問題，所以私營企業(yè)需要建立一個統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范。
3.規(guī)范的私營企業(yè)的檔案管理能夠有理有據(jù)地解決糾紛。在法治社會中，在企業(yè)界有經(jīng)濟往來的私營企業(yè)免不了會發(fā)生經(jīng)濟糾紛。對待經(jīng)濟糾紛，最好的方式是能夠達成某種經(jīng)濟利益的一致，如果達不成一致的意見，只能尋求法律途徑解決。在尋求法律途徑時，要想打贏官司，必須有相應的證據(jù)，證明企業(yè)在整個經(jīng)濟往來中的合法地位。在經(jīng)濟糾紛中，規(guī)范合理的企業(yè)管理為解決糾紛提供相當有分量的證據(jù)。如果一個企業(yè)陷入到經(jīng)濟糾紛中，卻沒有足夠的材料證明自己的合法地位，對整個企業(yè)來說會是致命的打擊。此外，在私營企業(yè)的內(nèi)部，合伙人或是員工之間也會存在利益的糾紛，檔案的合理管理，為解決這些利益糾紛提供了依據(jù)。在處理糾紛時，應秉承公正公開的原則。規(guī)范的私營企業(yè)的檔案管理在檔案的采集、檔案的保存、檔案的管理、檔案的提取等方面都有明確的規(guī)定，在各個環(huán)節(jié)都做到了公正和客觀的原則，能夠促進檔案管理的正常發(fā)展。如果在檔案管理的某個方面出現(xiàn)了遺漏或是出現(xiàn)了紕漏，在整個檔案的發(fā)展方面都是不利的。如果做不到在檔案的管理方面正規(guī)，企業(yè)所面臨將是重大的困難。無論哪個層面的糾紛，都無法正常的處理。糾紛無法正常處理，就會出現(xiàn)影響企業(yè)正常發(fā)展的現(xiàn)象。
二、私營企業(yè)檔案管理的原則
1.靈活性原則。私營企業(yè)檔案管理存在管理意識淡薄、內(nèi)容單一、手段落后、靈活性較差等問題。檔案的管理是為了服務于私營企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，而不是為了保存檔案而保存檔案的問題。在檔案的體制和規(guī)章制度上，要體現(xiàn)靈活性原則。特別是在規(guī)章制度的建立時，要把握哪些問題是可以視情況而定，不需要大領導的審批的，哪些是必須經(jīng)過大領導的審批后才能調(diào)動檔案的。如果所有涉及到企業(yè)檔案的都屬于保密工作，勢必會使具體的操作更加煩瑣。足夠重視檔案的管理是為了促進檔案的公正公平，同時檔案也需要有公開的信息，例如某一個員工升職是因為員工的履v和他的能力，這些都是可以公開的，這樣的公開效果能夠促進企業(yè)的人員的積極性。在檔案管理方面，靈活不只是一個詞，要具體落實到行動中。在規(guī)章制度上體現(xiàn)靈活，在審查方面體現(xiàn)靈活等等，各方面都體現(xiàn)靈活，才能將靈活的原則貫徹到實際中。同時，靈活性原則也使私營企業(yè)的規(guī)章制度能夠有序可循，整理斷層的檔案和管理陳舊的企業(yè)檔案。
2.方便實用原則。在檔案的管理模式上存在著集中統(tǒng)一管理模式、分散式管理模式和協(xié)作式管理模式。在具體選擇某一管理模式時，要根據(jù)企業(yè)的具體發(fā)展情況具體選擇。分散式管理模式是在各個部門進行檔案的儲存和保管；集中管理模式是指在企業(yè)內(nèi)設置檔案中心，檔案中心專門負責檔案的管理和保存；協(xié)作式的管理模式是指將管理網(wǎng)絡化、將管理層次呈現(xiàn)多樣化的特點，協(xié)作式管理是堅持檔案的集中統(tǒng)一管理和分散管理相結合的原則。在具體選擇不同的檔案管理方式時要秉承方便和實用的原則，方便檔案的管理、有利于檔案管理工作的原則。方便管理原則是指對于企業(yè)的現(xiàn)在發(fā)展和未來發(fā)展都有利的情況下，秉承為企業(yè)的員工和企業(yè)的長遠發(fā)展，在檔案的使用和提取等方面呈現(xiàn)方便的特點。實用性原則是指在企業(yè)的檔案的模式選擇方面，一定要貼近企業(yè)的發(fā)展前景和發(fā)展近況，能夠用最少的成本促進企業(yè)效益的最大化，使企業(yè)獲得更好的發(fā)展。
3.效益性原則。靈活性和方便實用的原則是更好的服務于企業(yè)，私營企業(yè)是盈利性企業(yè)，其最終的目的就是追求利潤。靈活性和方便實用性能夠促進企業(yè)各個機構的協(xié)調(diào)，提高企業(yè)的工作效率。效益型性原則突出了私營企業(yè)的性質(zhì)，私營企業(yè)在合法的范圍內(nèi)最求效益的最大化，除了能夠促進自身的發(fā)展外，更能夠促進私營企業(yè)之間的發(fā)展，活躍我國的市場經(jīng)濟。效益性原則并不只是追求效益，更是要在合法的范圍下。只有在合法的范圍內(nèi)的合法經(jīng)營取得的效益，才能更好地為私營企業(yè)的發(fā)展提供動力。規(guī)范的私營企業(yè)的檔案能夠協(xié)調(diào)各個部門，提高企業(yè)的工作效率，在人力資本的使用上，規(guī)范的私營企業(yè)檔案能夠使人力資本得到最大程度的開發(fā)和利用，在這個方面，檔案的功勞功不可沒。企業(yè)需要多少人員和企業(yè)需要多少技術員工、多少領導階層的員工，分析檔案能夠促進企業(yè)人員的合理配置。在會計的檔案中顯示企業(yè)的收支明細，會計檔案的明細能夠更多地體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，會計資源的合理分配能夠減少不必要的開支，增加必要開支的金額數(shù)目，這些都體現(xiàn)規(guī)范的私營企業(yè)檔案管理能促進企業(yè)的發(fā)展。同時，在制定和執(zhí)行企業(yè)檔案的規(guī)則時，要遵守企業(yè)的效益最優(yōu)化的原則。
4.自主性原則。私營企業(yè)和國營企業(yè)的區(qū)別是私營企業(yè)擁有更多的管理權和自。國營企業(yè)的檔案管理要受到上級或是本企業(yè)的監(jiān)督和審查，而私營企業(yè)的檔案管理更多的是只受自己本企業(yè)的監(jiān)督并不受上級機構的審查和監(jiān)督，私營企業(yè)的檔案管理只對自己負責，不對上級機構負責，所以在發(fā)展中有更多的自主性。私營企業(yè)具有更多的自主性的原則，但相應的也存在一定的問題，例如因為不受上級機構的檢查和監(jiān)督，一些企業(yè)在檔案管理上隨意性較強，使得檔案管理參差不齊，規(guī)范性差。在給予一定的自由但是并沒有將自由合理地利用，這樣的自由是沒有意義的。私營企業(yè)檔案管理時要秉承自由和規(guī)范的原則，將自由和規(guī)范的規(guī)章制度相結合，充分發(fā)揮自由的作用。自身檔案部門的發(fā)展要有充分的監(jiān)督和審查制度，將檔案這種無形的企業(yè)資產(chǎn)充分得到開發(fā)和利用。
三、現(xiàn)有私營企業(yè)檔案管理的模式
1.集中式管理模式。集中式的管理模式是私營企業(yè)學習國營企業(yè)的檔案模式，在企業(yè)的內(nèi)部設置檔案中心和檔案室，各部門的檔案都放進到檔案室中，這樣集中的檔案管理，使得檔案的利用和開發(fā)能夠有了更規(guī)范的發(fā)展。集中式管理模式是指將檔案管理的權力進行集中，檔案的調(diào)配和開發(fā)利用等的權力歸檔案室的領導階層。權力的集中，使得檔案的管理規(guī)范化和系統(tǒng)化[2]。規(guī)范化和系統(tǒng)化是指檔案的存儲、管理、開發(fā)和利用有了相應的規(guī)章制度的制約的規(guī)定。集中式的管理模式的管理促進權力的集中，促進企業(yè)檔案發(fā)展的系統(tǒng)化和規(guī)范化。但與國營企業(yè)相比，私營企業(yè)的檔案管理呈現(xiàn)出更多的自主性，沒有了上級機構的監(jiān)督，私營企業(yè)的集中式管理模式也會呈現(xiàn)出管理混亂，權力的過分集中也會使得企業(yè)中滋生腐敗。在采用集中式管理模式時，不僅要注意到集中式管理的優(yōu)點，還要明確私營企業(yè)的缺點。取長補短，促進私營企業(yè)的長足發(fā)展。
2.分散式管理模式。分散式管理模式是指將檔案的使用權和管理權交給各個直屬的部門。各個部門的檔案歸到各個部門的門下，使得該部門的檔案的提取和儲存工作能夠及時地更新和使用[3]。在分散式的管理中呈現(xiàn)出管理的機制靈活和職責分明的特點。各個部門有權力對自己所屬的機構進行審查和管理，呈現(xiàn)出靈活性的特點。各個部門只對自己部門的檔案進行管理又呈現(xiàn)出職責明確的特征。職責明確、靈活性高的特點能夠促進檔案管理的有序發(fā)展，同時也能夠在一定程度上提高工作的效率。同樣，分散性的管理方式有優(yōu)點，也有缺點。分散式的管理模式如果在檔案管理上沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度，則會出現(xiàn)各個部門各自為政，不能有效的利用檔案的資源。對待這個問題，分散式管理在企業(yè)統(tǒng)一的規(guī)章制度的管理上，還要根據(jù)部門實際情況，在統(tǒng)一規(guī)章制度的基礎上，設置服務自己部門的檔案管理方法。這樣能夠更加有效的利用檔案資料，促進檔案的合理開發(fā)利用。
3.協(xié)作式管理模式。協(xié)作管理模式是指將統(tǒng)一管理和分散管理相結合，促進管理的層次化和網(wǎng)絡化。協(xié)作式管理堅持管理的集中統(tǒng)一，同時也下放檔案管理的權力。這樣的管理適合大中型的私營企業(yè)，大中型的私營企業(yè)有自己比較完善的規(guī)章制度，有專業(yè)化水平比較高的檔案的從業(yè)人員，有相應的配套設施，成熟的軟件和硬件設施。網(wǎng)絡化的協(xié)作式的管理更能夠使檔案工作高效、有序地運行。協(xié)作式的檔案管理能夠突出檔案管理的重點，針對重點的檔案管理有區(qū)別對待檔案，分類的管理促進檔案管理的健康有序的開發(fā)和利用。協(xié)作式的管理因為網(wǎng)絡化和多樣化，在具體的檔案管理中需要消耗較多的人力和物力還有財力去維持，成本較高，對于小企業(yè)來說，并不能達到效益最優(yōu)化的原則。綜上，對于選擇哪種具體的模式，要分析具體的檔案管理的運營成本和企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)模和發(fā)展現(xiàn)狀。
四、通過檔案管理提高經(jīng)濟效益的措施
1.完善檔案管理的規(guī)章制度。規(guī)章制度的建立是為了促進機構或部門的運轉(zhuǎn)有章可循，促進機構或部門的正常的運轉(zhuǎn)。規(guī)則制度能夠促進檔案管理的正規(guī)化、正?；?。規(guī)章制度的內(nèi)容應包括采取什么樣的檔案管理模式和設置什么樣的機構，機構具有哪些權利和義務，有哪個機構對檔案的管理進行監(jiān)督和審查等等。如果沒有思路清楚的規(guī)章制度，檔案管理也就會出現(xiàn)各式各樣的糊涂賬和相互推諉的現(xiàn)象。同樣，對相關的工作人員的責任要通過具體的規(guī)定進行相應的規(guī)范，使得檔案的入庫和提取有章可循。將規(guī)章制度進行完善，建立高效合理的規(guī)章制度，為企業(yè)的長足發(fā)展提供保障，從另一方面也能夠提高經(jīng)濟效益。規(guī)章制度的完善是企業(yè)的軟件，是無形資產(chǎn)，促進企業(yè)軟件資產(chǎn)的發(fā)展。
2.推動檔案管理的信息化建設。傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)為載體呈現(xiàn)檔案的信息，紙質(zhì)化檔案的存儲需要進行合理的整理，在提取和儲存方面對檔案的工作人員提出較高的要求。檔案的工作人員要熟悉檔案的分類和整理，要理清檔案管理的思路。但到了現(xiàn)在的信息化時代，檔案管理也呈現(xiàn)出信息化的趨勢，各式的電子檔案在各個企業(yè)中發(fā)展起來。電子檔案因為本身的輕便、快捷等特征，在檔案管理中占據(jù)著重要地位。私營企業(yè)要將電子檔案和紙質(zhì)的檔案管理相結合。此外，電子檔案的管理對工作人員的素質(zhì)有了更高的要求，工作人員除了熟悉紙質(zhì)檔案的分類整理等，還要熟悉各類軟件的使用和操作，信息化的檔案建設能夠使檔案管理更加快捷化。
3.重視檔案管理的保密工作。檔案資料是一個企業(yè)內(nèi)部的重要資產(chǎn)，理應受到嚴格的保密?，F(xiàn)今信息化的社會，信息的傳播速度加快了，同樣也容易出現(xiàn)了信息的泄露。黑客的攻擊能夠使得整個公司的系統(tǒng)崩潰，數(shù)字化的資料在短短幾分鐘就能復制和泄露。在數(shù)字化的時代，應將保密工作做到位。此外，除了建立強大的系統(tǒng)和開發(fā)防攻擊的軟件，還要在員工的任免上，提高防范意識，盡量將一份保密的資料分為幾個員工管理，這樣能夠起到制衡的作用。在一些企業(yè)，一個員工的離職就很容易將企業(yè)的機密泄露出去。企業(yè)從事檔案管理的工作人員要有基本的保密意識，分明別類的對保密信息進行儲存。加強炔亢屯獠康姆婪叮給企業(yè)檔案的管理營造一個和諧的環(huán)境。
參考文獻：
[1] 劉曉晨.檔案管理和經(jīng)濟效益相關性[J].管理世界，2015，（11）.
第6篇：檔案規(guī)章制度范文
【關鍵詞】水利工程;檔案;管理
水利工程檔案如實反映了水利工程建設管理的全過程，是水利工程全生命周期中各項計劃、決策的重要憑證和依據(jù)，對于水利工程的安全運行和充分發(fā)揮效益至關重要。水利工程檔案的管理是一項系統(tǒng)化的長期工作，在水利工程管理中占有重要的地位。
1 水利工程檔案管理的重要性
水利工程檔案是工程建設、管理的真實記錄，具有憑證和依據(jù)作用。工程檔案資料對于工程的建設、管理、維護、改造等具有不可替代的作用。
一項水利工程從立項、設計、施工、竣工驗收，到運行、養(yǎng)護、維修、改造，一直到拆除，要經(jīng)過若干不同階段、跨越漫長的時間。在這一過程中會由不同的專業(yè)人員不斷形成各類檔案資料。無論是資料的形成環(huán)節(jié)，還是形成后的長期管理過程中，任何紕漏都會給工程帶來隱患，甚至引發(fā)重大責任事故。所以必須加強這項管理工作。同時，檔案資料是工程正常運行的基本保障。完善的檔案資料對于管理單位及其相關人員熟悉工程狀況、搞好養(yǎng)護維修和改造，不斷提高管理水平具有重要的作用。管理不善將會影響工程的安全運行和效益的正常發(fā)揮。
2 水利工程檔案管理工作中存在的問題
2.1 檔案管理制度滯后于與水利工程項目管理體制改革:隨著國家對建設管理體制改革逐漸深入，水利工程建設項目管理體制發(fā)生了重大變化，招投標制度、監(jiān)理制度、竣工驗收備案制度和市場稽查制度逐步完善;政府轉(zhuǎn)變職能，行政審批進行改革，系統(tǒng)清理、修訂了部分規(guī)章和規(guī)范性文件，使工程建設項目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應變化。但與之相對應的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時做相應調(diào)整和修改，工程檔案管理還沒有納入新的管理機制。
2.2 對檔案管理的重視不足:水利工程檔案管理是一項服務性、專業(yè)性很強的工作，需要給予高度重視。但現(xiàn)實中一些水利工程項目的建設單位和水管單位忽視了檔案資料管理的重要性，或不舍專職檔案工作人員，或雖有專職人員但管理責任制流于形式。這種管理方式影響檔案工作的質(zhì)量，給工程檔案造成很大的危害，使相隔時間較長的資料零散，無法完整無誤地歸檔，由此給工程建設、管理造成重大負面影響。
2.3 檔案管理制度不健全，管理水平普遍較差:有些單位檔案管理規(guī)章制度不健全，或雖然建立了相關的規(guī)章制度，但沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制，，檔案規(guī)章制度形同虛設，在項目檔案管理工作上難以達到標準化、制度化和規(guī)范化。工作中隨意性大，導致部分檔案不能及時歸檔，使得水利技術檔案得不到豐富和發(fā)展，影響了技術檔案質(zhì)量的進一步提高，也導致了水利管理人員對工程情況缺乏了解，增加了工程安全調(diào)度和消除險情的難度。
2.4 管理人員素質(zhì)偏低，檔案專業(yè)人才缺乏:在水利工程建設中，檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術人員多，缺乏檔案專業(yè)知識，對工程檔案比較陌生，檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規(guī)和制度，熟練掌握網(wǎng)絡技術、軟件應用，用電腦進行操作并對檔案進行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。
基層檔案人員多為兼職，多數(shù)檔案人員整日忙于文件收發(fā)和日常事務的處理，無暇顧及技術檔案管理工作的研究和檔案管理現(xiàn)代化的開發(fā)利用。部分檔案管理人員對水利工程建設、管理等業(yè)務知識了解較少，有的甚至不了解技術檔案整理標準，對技術檔案管理缺乏及時、有效、準確的指導，從而導致了管理人員對水利技術檔案管理工作的興趣不大，工作中存在被動性和盲目性。
3 加強水利工程檔案管理的對策
3.1 構建科學適用的檔案管理體制:做好檔案工作要把檔案工作納入水利工程總體格局之中，實行統(tǒng)一領導，專人負責，部門分級配合、協(xié)調(diào)的原則。
建設單位在工程建設初期根據(jù)檔案管理的有關法規(guī)、規(guī)定和技術要求，制定本工程的檔案管理辦法、實施細則，對檔案機構及其職責，材料歸檔要求、檔案的案卷質(zhì)量、檔案的利用與管理等做出具體規(guī)定，使整個檔案工作從工程建設一開始就納入正常管理軌道，真正做到檔案工作的各個環(huán)節(jié)有章可循，有法可依。在工程準備與建設階段，檔案業(yè)務指導人員應及時了解工程建設項目的計劃、規(guī)模、性質(zhì)、進度等，并且經(jīng)常與工程資料員保持聯(lián)系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行。提高水利工程檔案報送的質(zhì)量，以及成套性和完整性。在工程建設后階段，加強對檔案的預驗收工作，以確保資料齊全、完整和準確。
管理單位要建全檔案工作規(guī)章制度，按照“統(tǒng)一領導、分級管理”的原則，將水利技術檔案資料的收集、立卷、歸檔任務層層分解，具體落實到基層單位有關領導和人員，納入相關的管理工作程序和職責范圍。檔案管理工作要切實做到有組織領導，有專職檔案員，有檔案管理制度，技術檔案整理歸檔應當規(guī)范統(tǒng)一。還應結合單位實際情況，不斷完善水利技術檔案管理工作的各項規(guī)章制度，提高可操作性。
3.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì):水利工程檔案的科學性、服務性和技術性都很強，其管理工作更是一項復雜、細致而瑣碎的工作，這就要求檔案管理工作者具備較高的綜合素質(zhì)。檔案人員不但要學習檔案理論知識和專業(yè)技能，精通檔案業(yè)務，同時，要提高思想素質(zhì)，提倡愛崗敬業(yè)，增強服務意識，當好使用者的參謀;培養(yǎng)良好的職業(yè)道德和心理素質(zhì);提高法律意識，做到依法治檔;塑造復合型人才，既要有較高的檔案管理專業(yè)能力，又要精通計算機應用和網(wǎng)絡信息管理，還應熟悉水利工程知識。使檔案管理人員切實擔負起水利檔案的管理的重任。
3.3 推進檔案管理現(xiàn)代化，提高水利工程檔案的利用效率:
第7篇：檔案規(guī)章制度范文
一、主要工作內(nèi)容
2010年1月1日至2010年4月30日，負責公司行政及后勤管理工作，其工作重點是進行公司規(guī)章制度的建設；2010年5月1日至2010年8月31日，全面負責總經(jīng)理辦公室的行政、后勤及人力資源管理工作，該階段的工作重點是人力資源工作規(guī)范性建設；2010年9月1日至2010年10月31日，全面負責總經(jīng)理辦公室的行政、后勤及人力資源管理工作，同時負責項目部的全面管理工作，該階段的工作重點是項目部規(guī)范管理的建設；2010年11月1日至今，負責公司行政及后勤管理工作。本人實際上是從事了12個月的行政、后勤管理工作，6個月的人力資源管理工作，2個月的項目部管理工作。
二、主要工作業(yè)績
(一)行政管理工作
1.完成了公司規(guī)章制度建設工作。主持制定了17套規(guī)章制度，其中親自主筆編寫11套，這些制度基本上滿足了公司目前的管理需求，從而使公司的各項管理有章可循，員工有“法”可依，為公司實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化規(guī)范管理奠定了良好的基礎。
2.公文管理工作實現(xiàn)了制度化、規(guī)范化。建立了各種內(nèi)、外公共文書的管理流程，使公文的收、發(fā)、送、閱、審、存、借有了嚴格的管理程序，確保了公文傳送的及時性、公文執(zhí)行的有效性及公文使用的安全性，從而對提高公司的工作效率起到了促進作用。
3.檔案管理工作實現(xiàn)了規(guī)范化。建立了公司專業(yè)的檔案室，并實行了專人管理，對公司檔案進行了分級、分類、編號登記管理，對檔案的歸檔、保管、調(diào)閱、借用實行了嚴格的審批管理，并實行了紙質(zhì)版和電子版同時保存的管理方式，確保了檔案管理的安全性及延續(xù)性。
4.完成了前臺接待的標準化管理。公司現(xiàn)有三個前臺，均進行了統(tǒng)一的形象布置，并對前臺接待員的崗位進行了全面培訓，統(tǒng)一了公司的接待流程及工作要求，為樹立公司良好的企業(yè)形象起到了積極作用，為公司各部門的業(yè)務接待起到了模范作用。
5.會議管理基本上實現(xiàn)了標準化。公司對內(nèi)、對外的會議，從會前準備到會中服務及會后跟蹤，都能全面完成，無論是會議接待、資料制作、會場布置都能較好地完成，保證了各項會議的成功召開。
6、印章管理工作基本規(guī)范。嚴格按照《印信管理辦法》執(zhí)行印章使用審批制度，對印章的啟用、保管、使用均進行詳細的登記管理，確保了印章使用的合法性和安全性。
總之，公司的行政管理工作，在海南企業(yè)中已達到了上等水平，我們的公司也跨入了現(xiàn)代化規(guī)范管理的企業(yè)行列。
(二)信息管理工作
1.加強了網(wǎng)站的管理工作，對網(wǎng)站內(nèi)容進行了嚴格審核，并不斷充實網(wǎng)站內(nèi)容、更新網(wǎng)頁，及時上傳新信息、搜集外來信息，為企業(yè)建立了一個良好的宣傳窗口，并對網(wǎng)站后臺進行了分析、匯總，及時掌握網(wǎng)站使用動態(tài)。
2.建立了企業(yè)信息庫，完成了公司信息的統(tǒng)一管理，規(guī)范了公司信息的使用流程。目前已建立客戶信息、通訊信息、項目信息、新聞信息、資訊信息五個子庫，并完成了通訊信息、客戶信息及資訊信息三個子庫的信息收集，共收集信息515條。
3.加強了信息收集與信息傳遞工作，增大了公司的信息量及信息流，按照公司領導要求進行了《資訊周報》編制，并提供給公司中、高層領導學習與運用，方便了領導的工作，同時也提高了工作效率。
(三)人力資源管理工作
1.制定并實施了《人力資源管理細則》，規(guī)范了招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、離職等人事工作流程，明確了人才選聘標準。
2.完善了人事檔案管理工作。制定了人事檔案規(guī)范內(nèi)容，健全了人事檔案，規(guī)范了人事檔案管理流程。
3.企業(yè)文化建設初具規(guī)模，先后組織了項目開工典禮、周年慶典、抗震救災捐款、新年聯(lián)歡晚會等大型活動，組織了大、小六場培訓活動，并組建了籃球隊，開展了多場籃球比賽，以及印發(fā)《項目簡報》41期、參展冬交會、參展海洋漁業(yè)博覽會等多種宣傳活動，不斷地提高了企業(yè)知名度，有效地塑造了企業(yè)文化。
(四)后勤管理工作
1.資產(chǎn)管理工作規(guī)范化。對公司資產(chǎn)在進行徹底清查的基礎上，依據(jù)公司《資產(chǎn)管理辦法》分別按部門對資產(chǎn)進行了分類、編號登記，并將管理責任落實到具體的使用人或保管人，規(guī)范了資產(chǎn)采購、驗收、入庫、領用、回收、調(diào)撥等管理流程。
2.車輛管理工作得到了加強。對公司車輛的調(diào)度審批、調(diào)配使用、維修維保、行車安全、違章處理、費用控制、車輛保管等方面進行了嚴格管理，并嚴格執(zhí)行了派車審批制度，達到了有效地使用車輛和有力地控制費用的雙重效果。
3.辦公用品管理工作規(guī)范化。實行了辦公用品月計劃制度，并結合以舊換新的節(jié)約措施，既保證了工作需要，又避免了不必要的浪費，有效地控制了辦公成本。
(五)總經(jīng)理辦公室管理工作
1.以創(chuàng)建先進集體為目標，加強本部門的團隊建設與管理，使本部門具有較強的凝聚力和榮譽感，且具有很好的團隊精神。本部門在公司的重大活動中均取得了最好的成績。
2.本著嚴要求、勤指導的方式，以樹立模范、培養(yǎng)骨干為目的，加強本部門員工的教育和培養(yǎng)。
三、主要工作經(jīng)驗
1.做人原則：做員工表率，為下屬老師，當同事朋友。
2.做事原則：原則堅定，獎罰分明；身先士卒，帶頭實干。
3.管理原則：理論上高度，實踐到深度；分工要明確，責任必到人。
四、工作中的不足
1.行政管理力度欠佳，行政監(jiān)督職能不強。
2.規(guī)章制度執(zhí)行不嚴，執(zhí)行制度時有寬松之短、仁慈之弊。
3.考核制度還待進一步完善。
五、新年工作愿景
1.為總經(jīng)理分憂解難，與員工一道艱苦創(chuàng)業(yè)，為實現(xiàn)公司的宏偉目標而奮力拼搏。
2.不斷學習、不斷創(chuàng)新、不斷提高，努力成為一名優(yōu)秀的職業(yè)經(jīng)理人。
3.務實敬業(yè)、勇?lián)厝?，希望有機會為企業(yè)做出更大的貢獻。
六、新年工作設想
(一)行政管理工作
1.在對現(xiàn)行規(guī)章制度執(zhí)行進行調(diào)查研究的基礎上，進一步修正和完善現(xiàn)行規(guī)章制度，并加大各項規(guī)章制度的執(zhí)行力度；
2.新建《合同管理辦法》、《保密管理制度》、《會議管理制度》、《辦公場所管理規(guī)定》、《員工行為規(guī)范》、《工服管理規(guī)定》等規(guī)章制度，以滿足公司發(fā)展的需要；
3.建立企業(yè)危機管理機制，有效預防或應對企業(yè)經(jīng)營危機；
4.建立規(guī)范的行政監(jiān)督機制，加強行政管理力度。
(二)后勤管理工作
第8篇：檔案規(guī)章制度范文
關鍵詞：檔案管理；問題；對策
Pick to: the current file management exists some problems, to solve these problems, to enhance the consciousness of the archives management, file management procedures strictly; File transfer should be in strict accordance with the procedures; We will improve the system of archival management, make records management work systematic, standardized operation.
Key words: file management; The problem; countermeasures
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)
隨著時代的進步和人類辦公技術日新月異的發(fā)展，檔案工作的改革也日益加深。面對各種信息量越來越復雜龐大的今天，檔案管理工作的改革顯得尤為迫切。檔案管理工作如何改革，在哪些方面改革，向哪個方向改革，才能更加適應新形勢下檔案管理工作的要求，已經(jīng)成為每一位檔案管理工作者面對的首要問題。
一、檔案管理工作存在的問題
（一）對檔案管理工作的重視不夠許多人認為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導致了檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢，改革工作無從下手。其實檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。他們認為搞好檔案工作并不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，更不會實現(xiàn)任何社會效益，所以從不重視檔案管理工作，以至于出現(xiàn)了諸多檔案管理方面的問題。
（二）檔案交接制度不嚴謹檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時?，F(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多檔案在交接時出現(xiàn)錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。
（三）許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務很多人由于缺乏對檔案的重要性認識，在面對檔案工作時只是應付而已，甚至對本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應用性，等到真正需要檔案時，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務。
（四）當前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化多年以來，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預知的事件很容易導致信息的丟失，比如檔案室失火和漏水，都有可能導致大量重要的檔案丟失，造成嚴重的后果。
二、檔案管理工作的對策
（一）強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設施上完善檔案管理設備，每個單位都應配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內(nèi)加裝空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件。為加強檔案信息化發(fā)展，應在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發(fā)揮計算機技術的應用，比如建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。與此同時，應提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動其工作主動性，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。
（二）檔案交接嚴格按程序進行檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導致檔案丟失或失真，所以交接時應嚴格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。
第9篇：檔案規(guī)章制度范文
1.1領導認識不夠，規(guī)章制度有待完善
由于許多高校的領導并沒有認識到電子檔案管理工作的重要性，使得他們忽視了對電子檔案的管理，相關的規(guī)章制度也殘缺不全。正所謂上行下效，再加上各部門兼職檔案，導致他們對電子檔案有較差的歸檔意識，相應的的工作積極性也不高，總是以敷衍了事的態(tài)度對待電子檔案工作，使得其不規(guī)范、不完整，管理水平低下。殘缺不全的規(guī)章制度無法約束和規(guī)范管理工作人員的工作程序和工作行為，也不能很好的為管理人員開展工作提供良好的制度依據(jù)，從而導致從院校各部門移交來的電子檔案大多不規(guī)范、不完整，加大了電子檔案管理工作的難度，也對后續(xù)相關工作的順利進行造成了一定程度的影響，形成一個惡性循環(huán)，極大地影響著電子檔案管理工作的效率。
1.2安全性和實用性存在很大的威脅
作為電子文件的一種，電子檔案主要是在計算機的基礎上被形成和利用的，因此它都是在網(wǎng)絡環(huán)境下傳輸?shù)?，非常的方便和快捷。但是它存在著比較大的安全隱患，因為它對計算機技術有很高的要求，否則極易遭受黑客攻擊和感染病毒，從而使文件信息無法被正常讀取。而且，電子文件中的數(shù)據(jù)信息也極易受到被非法刪除和更改而不留痕跡的威脅。同時，電子檔案的儲存載體都是一些化學磁性材料，如磁盤、磁帶和光盤，一旦管理上有疏忽，這些載體很容易發(fā)霉、變形等，而且很難恢復。如果電子檔案的儲存載體出現(xiàn)了問題，那么其中的文件信息也就很難再現(xiàn)和再次被利用。電子檔案在為人們提供便利以及提高工作效率的同時，其實用性削弱的問題也越來越突出。如今，信息技術發(fā)展迅速，各種軟件、硬件和編碼形式可以稱得上是日新月異，正是這種情況使得計算機系統(tǒng)運行之間的矛盾逐漸加深，從而導致很多電子文件信息不可讀。其次，有的院校領導重視電子檔案的管理，自然就會往其中投入經(jīng)費和技術支持，那么它們就可以直接與合作的企業(yè)進行技術簽約并共同開發(fā)；而有的院校領導忽視電子檔案的管理，那么就會直接導致相關技術低下。這種技術水平之間的差異加大了各個院校電子檔案整合管理的難度，無法實現(xiàn)校際間檔案信息資源的共享。再加上各個院校之間大多缺乏溝通、交流以及共享的管理觀念，導致電子檔案的優(yōu)勢受到限制。這種封閉式的管理方式不但造成嚴重的信息資源流失現(xiàn)象，而且還會出現(xiàn)信息資源重復存檔的現(xiàn)象。同時這種獨立、分散以及割據(jù)式的檔案管理已不能滿足使用者的社會需求，因為高職院校的同學們在參加各種社會活動時，如就業(yè)、考研、出國留學等，都需要其母校提供檔案資料，其使用率極高。
二、改善高職院校電子檔案工作的措施
2.1加強認識，完善規(guī)章制度
加大對電子檔案管理工作重要性的宣傳教育，使院校上至領導、下至員工都對電子檔案管理有一個正確的認識，從而根據(jù)自身的實際情況以及發(fā)展需求完善相關的規(guī)章制度，并把電子檔案管理納入到學校日常管理工作中，以規(guī)范電子檔案管理工作。其中領導要起到帶頭作用，嚴肅對待電子檔案管理工作，保證其權威性，讓管理人眼嚴格按照相關程序來進行電子檔案管理工作。同時可建立一些合適的激勵機制，以激發(fā)工作人員的興趣和積極性。完善的規(guī)章制度可以使工作人員在工作時有據(jù)可依，有條不紊的開展電子檔案管理工作。如果院校規(guī)模比較大、電子檔案比較多，可以找專人管理電子檔案，以提高其管理質(zhì)量和管理水平。
2.2提高電子檔案管理水平，加大其安全性和實用性
對電子檔案的儲存載體要做好防潮、防霉以及防擠壓等措施，避免他們遭到損壞，同時做好備份和轉(zhuǎn)載工作，經(jīng)常對這些載體進行抽查和檢驗，做到早發(fā)現(xiàn)、早處理。管理人員要緊跟時代潮流，不斷更新儲存技術，同時建立計算機安全防護系統(tǒng)，嚴密管理工作人員對密碼和口令的設置與權限，從而提高電子檔案的真實和安全指數(shù)。各大院校應樹立溝通、交流和資源共享的觀念，對封閉式的管理模式進行改革創(chuàng)新。在計算機網(wǎng)絡與校園網(wǎng)連接的基礎上，架設高職院校電子檔案局域網(wǎng)，從而使內(nèi)部和外部的數(shù)據(jù)庫全程處于管理人員監(jiān)控和管理的狀態(tài)下。同時加強技術軟件的開發(fā)，以便構建電子檔案管理系統(tǒng)，其中包括數(shù)據(jù)儲存技術、加密技術以及安全技術等。教育部門也應重視各高職院校電子檔案整合管理的發(fā)展，向各大高職院校下達指示，讓他們組建能制定政策、調(diào)配資源并協(xié)調(diào)院校的管理機構，從而促進高校間電子檔案的整合管理，同時讓具有檔案專業(yè)的高職院校在進行檔案培訓的同時，還具有召開和承辦院校檔案會議的權利，讓他成為調(diào)配和協(xié)調(diào)各院校電子檔案管理的中心，從而加強院校之間的溝通和交流，實現(xiàn)資源共享，為電子檔案使用者提供更好的服務。
三、結語
