檔案管理優(yōu)化精選(九篇)

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第1篇：檔案管理優(yōu)化范文

 

公司領導：

現(xiàn)有檔案管理工作已遠超公司現(xiàn)有人員及檔案室存儲空間的負荷。為提升業(yè)務處理效率，緩解檔案管理壓力，配合公司2008年業(yè)務目標，風險控制部對公司現(xiàn)有檔案管理情況進行了梳理，并提出相應的優(yōu)化方案。

一、紙質檔案管理現(xiàn)狀

目前，公司的業(yè)務檔案仍是以紙質為主。截至2018年01月05日，公司在保項目 筆，按照目前的檔案管理要求，也就意味著已有 筆項目的紙質檔案需逐筆進行歸檔。

（一）人員問題。區(qū)域辦事處人員尚未完全到位，風險控制部檔案管理人員目前僅有一人，目前的檔案管理工作已超現(xiàn)有人員負荷。前期盧氏金融扶貧等資料尚未歸檔到位，小額綠色通道業(yè)務、糧食收購貸業(yè)務等也未能完全歸檔到位。由于缺乏專業(yè)檔案管理設備、系統(tǒng)及人員，未來即便相應檔案全部歸檔到位，后續(xù)查閱單筆項目的紙質檔案也無異于大海撈針。

（二）存儲空間問題。

（三）未來業(yè)務量壓力

二、電子檔案進展情況

2017年10月1日，公司擔保業(yè)務系統(tǒng)正式啟用，所有業(yè)務基本實現(xiàn)了線上處理。但紙質檔案向電子檔案轉變的現(xiàn)實條件尚不具備，主要受限于四個方面：

（一）擔保業(yè)務系統(tǒng)電子印章尚未啟用，審批流程類的資料仍需從系統(tǒng)打印紙質資料、加蓋印章，并保留紙質檔案；

（二）擔保業(yè)務系統(tǒng)中的檔案管理模塊尚未開發(fā)，無法實現(xiàn)審批流程類電子文檔的歸檔、查閱等功能；

三、業(yè)務檔案管理優(yōu)化建議

（一）盡快在業(yè)務系統(tǒng)中開發(fā)檔案管理模塊，實現(xiàn)電子文檔的歸檔、查閱等功能。目前，擔保業(yè)務系統(tǒng)中缺乏檔案管理模塊，導致審批流程類資料（如提請放款通知書）僅存儲在服務器中，無法在系統(tǒng)中查閱，僅當前任務處理人員可見，一旦任務處理完畢，經辦人員無法查閱已出具文件；

（二）配備專業(yè)的存儲設備，提升擔保業(yè)務系統(tǒng)運行效率，確保電子文檔的存儲空間，進行災難備份，確保電子文檔的存儲安全。依照目前的業(yè)務發(fā)展速度，擔保業(yè)務系統(tǒng)很快就將出現(xiàn)超負荷運轉的情況，擔保業(yè)務系統(tǒng)不時也會出現(xiàn)卡頓情況，運行效率有待進一步提高；

（三）適時逐步啟用擔保業(yè)務系統(tǒng)的電子印章。1.優(yōu)先啟用審批流程類資料（如提請放款通知書）的電子印章，并授權審批流程類的資料均以電子檔案形式存儲，在提升業(yè)務處理效率的同時，減輕審批類紙質檔案的存儲壓力；2.為各區(qū)域辦事處配備專業(yè)掃描設備，提升電子檔案的成像質量，減輕相關人員的掃描和審查壓力；3.梳理客戶核保類合同簽署環(huán)節(jié)的流程，逐步啟用客戶核保類合同的電子印章，實現(xiàn)客戶核保類合同以電子檔案存儲為主，紙質檔案存儲為輔，以解決區(qū)域辦事處人員與省公司的距離問題，并減輕合同類紙質檔案的存儲壓力；

（四）適當調整業(yè)務檔案管理方式，梳理完善擔保業(yè)務系統(tǒng)相關流程。1.小額批量類業(yè)務，合作機構之間正式往來函件（含推薦確認表、待核保貸款客戶表、待核保借款客戶確認函、已放款客戶明細表、解除擔保責任通知書、履行擔保責任通知書、代償證明等）以紙質檔案方式存儲，借款人基礎資料（如身份證、營業(yè)執(zhí)照、審批單頁、繳費憑證、借款合同、放款憑證、保險單、貸后檢查報告）、公司審批流程類資料均以電子檔案形式存儲于系統(tǒng)各個審批、收費、放款、保后等流程中，方便隨時調閱；2.獨立調查審批類業(yè)務，基礎資料中除了必要證件，其他基礎資料均已電子檔案方式存儲，審批類資料均以電子檔案方式存儲，客戶核保類合同逐步以電子檔案方式存儲，合作機構類合同及往來函件等均以紙質檔案方式存儲。

第2篇：檔案管理優(yōu)化范文

關鍵詞：電力；工程建設；檔案管理

中圖分類號： F407.61 文獻標識碼：A 文章編號：

電力工程檔案管理，由于受工程項目投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內外協(xié)作關系復雜等因素的影響，雖然投入大量人力、物力，卻往往不能滿足檔案管理的及時性、完整性和準確性“三性”要求。通過對供電系統(tǒng)有關單位工程檔案管理現(xiàn)狀的調研，發(fā)現(xiàn)并分析存在的問題，提出改進措施，不斷提高電力檔案管理水平。

一、電力建設工程檔案管理的重要價值

隨著科技化與信息化的發(fā)展，對于大規(guī)模的電力建設項目來說，加強其檔案管理工作非常必要，它可為施工建設過程中的各種工作流程提供極為方便的指導，也可為今后的工程項目的預決算提供可靠資料保存，有很重要的參考價值。把電力工程項目管理作為重點對象，為其中的多種專業(yè)性、技術性、服務性工作程序提供了有效保障，使電力建設逐步趨向科學化管理發(fā)展目標。做好電力工程建筑的檔案管理也是一項不可或缺的重要內容，由于零星的存在工期長短不統(tǒng)一、施工項目有差別，施工地點較分散等特點，為確保有效的集中管理，根據實時記載和反映工程建設詳細情況的檔案，必須重點關注，及時整理材料，對有問題的地方及時提出應對策略。對于較大的電力基本建設項目，則因為工程建設周期長，參與的施工單位多，技術性要求高和專業(yè)性強等特點，導致管理的精細和繁雜，更離不開實時有效的檔案管理。

二、電力工程檔案管理中存在的問題及其原因

1、主要問題。(1)工程檔案不能及時歸檔。按工程項目管理要求，檔案應隨工程項目竣工而及時歸檔，但在實際工作中，由于檔案管理人員不能及時整理，往往造成工程檔案遲遲不能建賬立冊。特別是基建與技改項目的竣工圖紙，電力部門通常要求在三個月內完成，更加劇了檔案歸檔及時性不能滿足要求。(2)檔案資料經常缺失。工程檔案涉及面廣、數量巨大，任何一個環(huán)節(jié)疏忽都有可能造成資料丟失，且經過多層環(huán)節(jié)傳遞、移交，最終到達檔案人員手上就已缺乏。特別是對于工程中的一些細節(jié)資料，普遍不被人們重視，所以在實際工作中的遺失幾率較高。(3)歸檔信息與實際不相符。該類問題主要體現(xiàn)在設計與實際產品的不一致或替代性信息資料方面。一些設計單位不了解設備廠家產品信息，而設備廠家定型產品沒能按典型設計生產產品; 一些集成廠商只提供設備總裝資料，而沒能提供單元設備資料或提供的是通用替代性資料。

2、原因探究。

(1) 各級人員對工程檔案重要性的認識不足。不少工程項目建設與施工單位有“重工程建設、輕檔案管理”的現(xiàn)象，尤其是工程檔案資料的收集、報送、利用的意識比較淡薄。有的認為工程檔案是單位檔案主管部門的事，與已無關; 有的認為建設工程“一份合同、一張圖紙”足以說明問題，沒有必要搞得太復雜; 還有的甚至把檔案作為“私人財產”，不愿移交歸檔。顯而易見，認識不到位是造成工程檔案不到位的首要原因。

(2) 工程檔案管理責任制落實不力。電力工程檔案缺乏有效的管理制度，部門責任未明確，造成“推諉扯皮”的現(xiàn)象。工程檔案往往全部由檔案室人員一抓到底，沒有落實專人具體負責，即使有也只是兼職。檔案網絡沒有延伸到各個具體工程，未能形成一個覆蓋設計、施工、監(jiān)理等各個方面的立體化的檔案工作網絡。檔案主管部門下現(xiàn)場少，對下監(jiān)督指導不夠。制度缺少、管理失職，是造成工程檔案不到位的主要原因。

(3) 工作量加大而各類工作人員匱乏?；鶎庸╇娖髽I(yè)每年都有大量的工程建設與改造項目，而隨著企業(yè)定編、定員工作的推進，各環(huán)節(jié)的人力資源都在優(yōu)化減少。設計人員不足影響設計質量，極易造成準確性偏差; 施工人員不足直接影響了檔案收集中的完整性要求; 建設單位檔案專業(yè)人員不足致使大量完工檔案遲遲不能整理歸檔。

（4）對檔案管理的創(chuàng)新意識不夠。在信息化迅猛發(fā)展的今天，很多電力企業(yè)還沒有使用數字化檔案管理，導致電力工程的檔案不能得到有效和長久的保存，造成重要的檔案遺失，無法查找，造成很大的損失。

三、改進電力工程檔案管理的主要措施

1、提高各級人員對工程檔案重要性認識

電力工程檔案是電力工程建設的真實記錄，也是整個電力檔案的重要組成部分，要切實提高各級領導的認識。無論是規(guī)劃、設計還是施工、建設單位的領導，都應從推動電力經濟可持續(xù)發(fā)展的高度對待電力工程檔案管理工作。提高工程全過程參與人員的認識。電力工程檔案涉及規(guī)劃、設計、施工、監(jiān)理、建設等多個單位多個環(huán)節(jié)，工程項目管理過程形成不同的過程管理檔案資料，這要靠工程參與者精心收集與整理，否則極易發(fā)生檔案資料流失。

2、建立健全工程檔案管理與考核制度

(1) 建立健全工程檔案收集工作制度，將歸檔制度的有關規(guī)定細化到每項工作的標準程序中去。建立檔案目標管理考核機制，把檔案工作納入綜合考核的范疇。實行標準化、規(guī)范化管理，即要求檔案管理的收集、整理、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行，做到檔案管理與工程建設同步進行，實現(xiàn)全過程管理。

（2）全面做好檔案管理人員教育與培訓。加強檔案管理人員職業(yè)道德教育，培養(yǎng)檔案人員吃苦耐勞、樂于為基層服務的精神，增強其工作責任感和使命感。加強各級檔案工作的相關法律、法規(guī)學習，以及電力系統(tǒng)內關于檔案工作的文件規(guī)定學習，增強檔案管理人員法律意識，提高其遵守國家法律、法規(guī)和行業(yè)規(guī)定的能力，做到規(guī)范管理，依法治檔。

（3）進一步加強電力建設工程檔案信息化管理。當前，很多企業(yè)已經完成了檔案工作的數字化管理，也就是在檔案管理中應用數字化技術和網絡技術，實現(xiàn)紙質載體向數字栽體的轉化，并能夠在網絡中傳輸，完成檔案的信息化建設與管理。但是在實施檔案工作數字化的同時，應該對檔案進行好類別規(guī)整，進一步完善檔案數字化管理中的各類體系索引，使檔案的數字化實現(xiàn)質的飛躍。

（4）建立良性的檔案人員激勵機制。目前，在縣級的各級部門檔案工作中，由于檔案工作的嚴謹性和保密性，通常是一人負責，工作比較繁重，同時又不能出現(xiàn)差錯。因此，在各級企事業(yè)單位應該推行完善的激勵機制，對檔案工作人員的繁重工作予以肯定，并對工作優(yōu)秀的檔案人員進行適當獎勵，實現(xiàn)檔案工作的良性運轉。

四、結語

電力工程檔案管理是一項長期性與復雜性共存的工作，需要以工程建設單位為主導、電力系統(tǒng)各相關單位通力配合才能達到滿意效果。有效的、科學化、信息化完備的工程檔案是一個工程全過程的真實反映，是一種能夠長久利用的信息化與科技化完美結合的寶貴財富，是建筑工程史上的重要參考資料與文化資源。相信在今后不斷實踐的基礎上，針對電力工程檔案管理中不斷出現(xiàn)的新問題，不斷改進管理的方式方法，從而使電力工程檔案管理水平邁上一個新臺階。

參考文獻:

[1]楊建英．加強電力工程檔案管理［J］．華北電業(yè)，2006，(4).

第3篇：檔案管理優(yōu)化范文

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；優(yōu)化

1 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的必要性

機關檔案工作是檔案事業(yè)的基礎，我國的機關檔案管理工作是以機關檔案室為主要模式開展的。當前的機關檔案管理工作始建于上世紀50年代，主要是依據1983年頒布的《機關檔案管理工作條例》（以下簡稱《條例》）建立起來的。隨著我國國民經濟、民主政治、社會文化快速發(fā)展，檔案事業(yè)也得到長足發(fā)展。但從現(xiàn)實來看，檔案管理水平還遠遠落后于經濟發(fā)展水平，這是因為固有的管理方式自身存在著難以適應時展的局限性，使檔案管理水平難以持續(xù)提高。事實也證明，時代快速發(fā)展的今天，《條例》在指導機關檔案工作方面已顯示出一定的局限性。當前，事業(yè)單位的改革在不斷深入進行，事業(yè)單位通過轉型、重組、重構及轉制等獲得了新的發(fā)展。在保證事業(yè)單位高效、協(xié)調、有序運行過程中，檔案管理發(fā)揮了巨大的作用。因此，進一步規(guī)范事業(yè)單位檔案管理對當前事業(yè)單位的建設發(fā)展具有重要意義。

2 當前事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析

（1）檔案工作的重視程度不平衡

行政事業(yè)單位檔案工作的重視很不平衡，個別單位對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓等方面還存在缺陷。

（2）檔案管理模式有待提高

多數單位還達不到檔案管理要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數單位綜合檔案室變成了雜物室，設施設備老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統(tǒng)一，比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。

（3）檔案人員業(yè)務素質還相對薄弱

檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業(yè)性技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業(yè)務素質欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，檔案人員因業(yè)務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發(fā)生。個別檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠，存在隨意應付了事思想，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監(jiān)督指導力度不夠，思想上存在著為難情緒。

（4）檔案管理基礎設施建設滯后

當前，我國的現(xiàn)代化的辦公設備相對落后，檔案管理的硬件設備并沒有隨經濟的增長而有及時的更新。事業(yè)單位不能充分發(fā)揮檔案的作用，且不談利用高科技設備進行檔案的科學化和規(guī)范化。既不重視信息資源的開發(fā)，也忽視對現(xiàn)代檔案資源的利用與管理，不善加利用當代的網絡與計算機技術?？傊?，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式和管理設備對檔案的信息保護作用甚微，收效甚小。

（5）檔案資源的開發(fā)利用工作不夠完善

許多事業(yè)單位只注重檔案的收集、整理、保管工作，認為只要保證檔案不破損、不丟失就算盡到了責任，而忽視了對檔案資源的開發(fā)利用。檔案是國家寶貴的歷史文化財富，檔案部門應該想方設法的開發(fā)利用這些資源，最大限度地發(fā)揮檔案應有的作用。

3 優(yōu)化途徑探討

（1）加強人事檔案管理宣傳工作

提高人們對人事檔案管理整體，加快人事檔案管理制度改革的速度，首先就要結合人事檔案管理工作實際，通過各種途徑擴大對人事檔案管理重要性的宣傳工作。通過教育和宣傳工作的開展，使大眾清晰地認識到，在市場競爭日益激烈的大背景下，無論是區(qū)域之間還是企業(yè)之間的競爭，從根本上來說都是圍繞人才進行的競爭。

（2）促進事業(yè)單位檔案管理的深化發(fā)展

對于我國而言，現(xiàn)階段各類型事業(yè)單位均需要借助于規(guī)范的組織學習以及定期的思想宣傳方式強化有關單位內部檔案管理的重要性認知。從這一角度上來說，要想在事業(yè)單位經營管理過程當中落實檔案管理的重要地位，其前期在于構建一支優(yōu)秀的領導團隊，發(fā)揮領導團隊的引導及榜樣職能，以定期或是不定期的方式針對事業(yè)單位檔案管理工作的執(zhí)行情況進行嚴格的監(jiān)督與檢查。在此基礎之上，各類型事業(yè)單位還應當結合自身經營管理的實際情況，構建一套與本單位經營管理實際情況相結合的檔案管理工作考核達標機制，以事業(yè)單位檔案管理工作的落實程度作為考核達標機制的關鍵衡量指標，通過級別或是薪資升降的方式實現(xiàn)對整個檔案管理工作考核達標機制的動態(tài)化管理。更為關鍵的一點在于：事業(yè)單位還應當依托于單位自身發(fā)展使勁，構建有關檔案管理工作質量的評價標準，通過評價標準的落實明確事業(yè)單位檔案管理在工作過程中存在的問題與應采取應對措施，從而規(guī)范檔案管理發(fā)展。

（3）事業(yè)單位檔案管理應當著眼于對檔案管理工作人員綜合素質的提升

在知識經濟時展進程不斷推進的背景作用之下，檔案管理工作人員作為檔案管理的工作主體，其自身素質狀況直接關系著檔案管理工作質量的高低，這對于事業(yè)單位檔案管理而言同樣如此。考慮到事業(yè)單位檔案管理工作有著較強的實踐性與專業(yè)性，若從事檔案管理作業(yè)的工作人員缺乏豐富的工作經驗，勢必會導致檔案管理工作無法有效開展，事業(yè)單位有關檔案管理的收集與整合需求也就無法得到充分實現(xiàn)。從這一角度上來說，事業(yè)單位一方面需要強化對職業(yè)道德的完善，引導檔案管理工作人員明確與樹立科學化的職業(yè)道德基本觀念，一方面需要借助于對現(xiàn)代化信息技術的綜合應用，重點關注對事業(yè)單位檔案管理工作人員文字駕馭能力以及綜合分析能力等專業(yè)水平的有效提升，通過對復合型事業(yè)單位檔案管理人才的培養(yǎng)確?，F(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理工作綜合需求能夠得到有效滿足。

（4）引進先進設備，加快其現(xiàn)代化進程

伴隨信息時代的來到，加快檔案管理的現(xiàn)代化刻不容緩，目前事業(yè)單位檔案管理引進計算機，充分利用信息技術的優(yōu)越性，結合檔案管理和信息技術對檔案進行統(tǒng)一的管理。從而極大地提高檔案的利用水平與管理水平。同時，引進先進的管理方式，利用高科技加強管理效率與其現(xiàn)代化進程。

（5）提高檔案作為信息資源的服務能力

機關單位檔案管理工作不僅僅是對材料的保管，更加重要的是提高檔案服務能力。盡管機關檔案的服務能力是隱蔽的，看似無足輕重。實際上，檔案為機關各項工作提供利用所發(fā)揮的作用不可估量。而且政務公開的逐步推進，機關檔案管理部門要改變傳統(tǒng)工作模式，提高服務能力。機關可以建立檔案館網頁，開展網上利用服務，要進一步加快檔案信息資源數據庫建設，實現(xiàn)檔案信息和數據的高效使用。

第4篇：檔案管理優(yōu)化范文

關鍵詞：農業(yè)科技檔案管理；檔案價值

農業(yè)科技檔案是在農業(yè)科技研究過程中形成的重要信息資料，它不僅是農業(yè)技術發(fā)展進步的重要見證，同時也是農業(yè)科技發(fā)展的主要依據，能夠為農業(yè)科研單位的技術創(chuàng)新和競爭力提升提供智力支持。

一、農業(yè)科技檔案的作用

（一）促進農村經濟的發(fā)展農業(yè)科技研發(fā)的過程由農業(yè)科技檔案真實、完整的記錄下來，通過農業(yè)科技檔案，可以有效地促進農民生產技術水平的提高，為生產技術的進步創(chuàng)造良好的條件。特別是農民通過有效地利用農業(yè)科技檔案，還能夠為其提供更廣闊的農業(yè)生產途徑，促進農業(yè)生產水平的提升，為農業(yè)經濟的健康、有序發(fā)展打下堅實的基礎。

（二）提高農業(yè)科技的發(fā)展水平農業(yè)科技檔案中含有較多有價值的科學數據及經驗資料，能夠幫助農民對農業(yè)生產中存在的問題有一個正確的認識。由于農業(yè)科技檔案具有成長性和發(fā)展性的特點，農民在利用檔案中科技信息過程中，還需要與當地的自然情況相結合，針對檔案中的農業(yè)技術進行完善，進一步促進農業(yè)科技的發(fā)展創(chuàng)新。農業(yè)科技檔案在幫助農民樹立正確的農業(yè)科技認識的基礎上，還能夠使農民在實踐中對農業(yè)科技進行補充，以此來推動農業(yè)科技的創(chuàng)新發(fā)展。

二、農業(yè)科技檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱一直以來農業(yè)科研單位都將主要精力放在技術研發(fā)方面，對于科技檔案管理工作缺乏重視，這就導致部分科技檔案信息無法及時歸檔，農業(yè)科技檔案信息無法有效共享。同時，部分科研人員對于自己的研究成果不愿公開，這就導致檔案無法持續(xù)更新。而且在農業(yè)科技檔案管理工作中，還存在部分檔案管理人員管理意識淡薄的問題，在實際工作中只是針對檔案信息進行簡單的收集的存取，檔案管理工作技術含量較低。另外，檔案管理人員很多都是兼職人員，這就導致沒有更多的精力放在檔案工作上來，缺乏主動服務意識，這對于農業(yè)科技檔案管理工作的提升帶來了較大的影響。

（二）檔案的管理制度不完善農業(yè)科技檔案管理制度欠缺完善性，制度執(zhí)行不到位，實際檔案管理工作中并沒有嚴格按照具體的制度進行，檔案管理人員的行為存在較強的隨意性，這就導致檔案歸檔不及時、檔案信息不完整及檔案丟失等問題時有發(fā)生，嚴重影響了檔案信息的使用。

（三）檔案材料不完整由于各地區(qū)在現(xiàn)代化農業(yè)發(fā)展過程中受制于較多因素的影響，對于現(xiàn)代農業(yè)技術的運用能力也存在差異性，這就需要檔案管理工作要根據各地的實際需要來為其提供有價值的農業(yè)科技檔案信息。但當前農業(yè)科技檔案管理工作中存在分散性和不完整性的特點，這就導致材料不完整及數據的真實性和準確性得不到保障，影響了農業(yè)科技檔案信息的利用。

（四）檔案信息利用率低農業(yè)科技檔案管理人員工作中缺乏積極性和主動性，對于檔案信息收集渠道缺乏主動發(fā)掘的意識，而且信息獲取時也缺乏暢通的渠道，對于檔案信息沒有進行深入挖掘。在實際工作中存在檔案信息更新速度慢的問題，能夠應用的農業(yè)科技檔案信息缺失，檔案管理系統(tǒng)不完善，這不僅影響了農業(yè)科技檔案信息的時效性，而且農業(yè)科技檔案信息資源也無法實現(xiàn)有效的共享。

（五）檔案管理工作人員素質較低檔案管理人員需要具備先進的檔案管理理念和專業(yè)技能，能夠運用計算機設備熟練進行數據處理和相應信息的查詢。但在當前農業(yè)科技研究單位不僅檔案管理人員素質水平不高，而且存在檔案管理專業(yè)人員缺乏的問題，這對檔案管理工作的質量和水平帶來了較大的影響，同時也不利于農業(yè)科技檔案信息化建設進程的推進。再加之沒有完善的培訓、獎懲和考核制度，檔案管理人員工作積極性不高，這也對檔案管理水平的提升帶來了一定的制約。

三、優(yōu)化農業(yè)科技檔案管理的策略

（一）加強農業(yè)科技檔案管理意識單位領導、科研人員和檔案管理人員需要對農業(yè)科技檔案管理工作的重要性有一個深入的認識，給予檔案管理工作充足的經費，同時，科研人員還需要及時將研究成果進行反饋。檔案管理人員要具有較強責任感和職業(yè)道德，樹立良好的服務意識，能夠熟悉運用先進的技術和設備，以此來提升檔案工作的科學化和自動化水平，實現(xiàn)農業(yè)科技檔案的高效利用。

（二）完善農業(yè)科技檔案管理機制對于農業(yè)科技檔案管理工作的開展，需要制定完善的檔案管理制度為其提供重要的指導和保障。在實際工作中，針對現(xiàn)有檔案管理制度進行不斷完善，構建更為高效和先進的檔案管理機制，并落實好責任制，將檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)的工作都具體落實到個人，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都能夠直接追究到責任人。還需要進一步規(guī)范化檔案工作內容，通過優(yōu)化檔案管理流程，明確具體的操作步驟，促進檔案管理工作效率的提高。另外，農業(yè)科研單位還需要建立完善的培訓機制，為檔案管理人員提供培訓和學習的機會，以此來激勵員工努力工作，并重視自身專業(yè)技能的提升，從而促進檔案管理工作整體質量和水平的提高。

（三）加快促進農業(yè)科技檔案信息化進程利用信息化技術來對農業(yè)科技檔案信息進行管理，通過建立農業(yè)科技檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息的統(tǒng)一和集中管理，自動對檔案信息進行分類和整理，能夠有效地降低檔案管理人員的工作量，提高檔案管理工作效率和質量，為農業(yè)檔案信息的高效利用打下堅實的基礎。

（四）提高農業(yè)科技檔案信息利用率為了能夠進一步提高農業(yè)科技檔案的利用率，需要加大宣傳力度，使民眾對農業(yè)科技檔案有一個深入的了解，并明確農業(yè)科技檔案在農業(yè)生產及科研活動中的作用。在實際農業(yè)科技檔案管理工作中，重視查詢程序的開發(fā)，從而為用戶提供更為高效和便捷的農業(yè)科技檔案信息，提升檔案的利用率。另外，構建農業(yè)科技檔案數據庫，將農業(yè)科技檔案集中在一起，為檔案信息的利用起到積極的促進作用。

第5篇：檔案管理優(yōu)化范文

一、醫(yī)院中的檔案管理

醫(yī)療衛(wèi)生機構在日常的工作中涉及到的工作包括日常的醫(yī)療、衛(wèi)生的防疫、醫(yī)療的科研教學以及醫(yī)療器具的購進與使用等等為了維持醫(yī)療工作正常進行所必須的輔工作，這些工作的產生與進行過程中會產生大量的數據資料以及影像資料等記錄或是證明性質的文件，無論是對醫(yī)院還是國家來說這些檔案文件都是一種財富，其存在不僅可為醫(yī)院的領導提供相關的決策參考，還能夠為國家評估行業(yè)發(fā)展以及制度行業(yè)政策提供依據，而醫(yī)院的檔案管理工作主要負責的便是這類文件的保存與管理工作。

檔案管理工作不僅關系著當前的資金流動以及醫(yī)療能力的記錄，更關系著今后的檔案調閱與審核的順利實現(xiàn)，在醫(yī)院的發(fā)展與運作過程中具有承上啟下的銜接作用，這就為研究檔案管理現(xiàn)狀的問題與解決方法提供了現(xiàn)實的條件與必要性。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與問題

1.醫(yī)院檔案管理工作得不到重視

當期的醫(yī)療機構對于檔案管理的重要性都沒有一個正確的認識以及端正的態(tài)度，這就使得檔案的管理工作缺乏必要的資金支持以及專業(yè)的管理隊伍，這種不重視的態(tài)度自然就導致了檔案管理人員工作態(tài)度的消極以及工總過程中的應付以及敷衍，影響了檔案管理的效果。

2.管理人員業(yè)務水平不高

當前醫(yī)院中的檔案管理人員多數都不是專業(yè)人員，檔案管理的知識體系不夠完善，專業(yè)技能也達不到要求，基本都是在實踐中現(xiàn)學現(xiàn)賣，具有較大的臨時性以及較明顯的應付性，對于檔案資料的分類以及處理辦法都不夠專業(yè)，缺乏科學性，造成了檔案管理工作的混亂。

3.管理資料內容不全

醫(yī)院內部的檔案管理工作中效果最好的便是對于病患檔案的管理與保管工作，不僅可以滿足隨時的調閱，還是檔案管理中最具有條理性的檔案文件。但是對于采購、建設以及科研類的文件檔案便沒能做到類似的負責與認真，即便是那些財務資料、業(yè)務資料或者是相應的文書以及人事資料，都不具有條理性，分類管理的工作十分的不到位，很難發(fā)揮資料的作用與價值。

4.管理工作不規(guī)范

大部分的醫(yī)院都沒有對于檔案管理工作系統(tǒng)化以及規(guī)范化的規(guī)定以及管理，致使檔案管理人員只能夠依據自己的經驗以及理解來進行，致使重要的文丟失或者歸類錯誤，為日后的調取以及審閱工作帶來了一定的困難。

5.管理工作現(xiàn)代化水平不高

由于醫(yī)院對檔案管理工作的不重視，檔案管理工作中便很容易出現(xiàn)懶惰以及應對的思想與行為，檔案管理人員難以自主的提高自身的業(yè)務能力水平，致使檔案管理工作中的問題難以解決，檔案管理的方法陳舊落后，管理水平難以提升。

在當前的醫(yī)院檔案管理過程中由于硬件設備不足，難以實現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的現(xiàn)代化，限制了檔案管理工作的發(fā)展。即便是個別的醫(yī)院引進了先進的設備以及現(xiàn)代管理的技術，檔案管理人員也難以適應其要求，操作水平不高的管理人員難以提高檔案管理工作的水平，提高其現(xiàn)代化水平。

三、優(yōu)化檔案管理的策略建議

1.制定與完善醫(yī)院的檔案管理制度

檔案管理工作需要相關的制度指導以及規(guī)章約束，為檔案的管理工作提供指導與約束，規(guī)范檔案管理的進行。

而制度的制定以及施行，首先便需要領導層改變對于檔案管理的重視度，認識到檔案管理工作對于醫(yī)院運行與改革的重要性。檔案管理工作作為醫(yī)院管理中一部分，不僅可以保證醫(yī)院工作的正確運行，保證醫(yī)院的正常運轉，還可以保證上級領導對檔案資料的隨時調閱，以便管理層對醫(yī)院運轉做出科學的安排，提高醫(yī)院的效益。

其次，還需要明確檔案管理工作的激勵制度以及獎懲原則，即便是考察以及試用期的人員都要有嚴格的考核以及懲罰制度，體現(xiàn)出醫(yī)院對于檔案管理工作的重視的同時也能夠激勵檔案管理人員工作熱情，進而為檔案管理工作提供明確的依據，提高檔案管理工作的水平。

2.培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務能力

鑒于檔案管理隊伍素質的參差不齊，需要在實踐的過程中對檔案管理人員進行業(yè)務能力培訓以及專業(yè)知識深化教育，進而提高檔案管理人員的業(yè)務能力以及綜合素質。

培訓的內容不僅要包含檔案管理的專業(yè)知識，還要包含對于檔案管理工作重要性的講解，進而提高了工作人員責任意識、培養(yǎng)了工作人員的從業(yè)道德同時也端正了工作人員的態(tài)度，不僅能夠培養(yǎng)出檔案管理人員的愛崗敬業(yè)精神，還能夠強化檔案管理人員的吃苦耐勞精神以及服務意識，有效的減少檔案分類歸檔中的錯誤，減少珍貴文件的損壞或者丟失現(xiàn)象的發(fā)生，從而切實的提高了檔案管理工作的質量與效率。

3.鼓勵檔案管理人員進行創(chuàng)新

檔案的管理工作對于醫(yī)院的正常運轉以及效益的實現(xiàn)都有著關鍵性的作用，這就要求檔案管理工作能夠隨著經濟形勢以及醫(yī)療改革的深化而不斷的進行創(chuàng)新與做出相應的改變，適應新形勢與新要求。

醫(yī)院可以鼓勵檔案管理工作采取計算機技術進行現(xiàn)代化的管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平的同時，也能夠顯著的提高管理的效率；同時也可以鼓勵檔案管理人員對檔案管理的方式進行自主研究與開發(fā)，創(chuàng)新檔案管理的方法，豐富檔案管理的理論，表揚與宣傳醫(yī)院內部的檔案管理創(chuàng)新方法，促進醫(yī)院檔案管理的超市形式，促進檔案管理的發(fā)展。

第6篇：檔案管理優(yōu)化范文

關鍵詞：城市地下管線；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

中圖分類號：F291.1文獻標識碼：A 文章編號：

近幾年來，伴隨著我國城市化建設進程的不斷推進，地下管線對城市發(fā)展和人們工作生活的重要意義和作用也日益的突顯出來。城市的地下管線主要指的是鋪設在地下的各類管線及其相應的工程項目，包括電力、電信、燃氣、排水等。它們就像城市社會生活中的“神經”和“血管”一樣，為城市的建設發(fā)展提供著各種信息流、能源流和物質流的重要保障，是城市基礎設施建設中十分重要的組成部分，被譽為城市社會中的“生命線”。而城市地下管線的檔案管理工作是確保地下管線有效管理的重要手段之一，它能夠為城市未來的規(guī)劃、管理、建設等工作提供重要、可靠的基礎信息，也是城市管理中的一項重要環(huán)節(jié)。本文就目前我國城市地下管線的檔案管理工作現(xiàn)狀進行分析和討論，并提出相應的優(yōu)化對策，以期提高我國城市地下管線檔案管理的質量和水平。

一、城市地下管線檔案管理的現(xiàn)狀

目前，我國的城市地下管線檔案管理工作中主要存在以下幾個方面的問題：

1、難以收集全面、完整的檔案材料。我國的城市建設長期以來都是偏重于建設的速度，而忽視了對基礎資料的管理，城市基礎建設項目的檔案更是存在不完整、不全面、不準確等問題。同時，地下管線的建設單位缺乏相應的城市基礎設施的管理經營理念，普遍存在輕管理重建設的思想理念。這就造成了對城市地下管線的檔案管理工作更加的不重視。再加上地下管線項目的施工單位也沒有樹立檔案管理的意識，在施工過程中隨意變更設計方案、施工行為不規(guī)范、拼湊施工檔案等現(xiàn)象常有發(fā)生。這些都造成了在收集城市地下管線相關檔案資料時的困難。

2、檔案管理缺乏統(tǒng)一性。城市地下管線工程涉及到的范圍較廣、內容復雜，這就使得其檔案涉及到許多不同的管理部門，在管理時出現(xiàn)多頭分散保管的現(xiàn)象。地下管線的檔案分散保管在規(guī)劃部門、測繪部門、城建部門、建設單位、電信單位、天然氣公司、電力公司、自來水公司等多個單位部門之中，使得地下管線的檔案管理工作出現(xiàn)了產權單位分散、各自為政的現(xiàn)象，難以實現(xiàn)檔案的資源共享和統(tǒng)一集中管理。

3、竣工圖不準確。由于城市的地下管線工程屬于隱蔽工程，因此在竣工驗收上不同于通常的市政建設工程，而是沒有竣工測量直接進行地下管線工程的竣工圖編制。這就造成了其竣工圖不符合管線工程的實際施工情況，為城市管線工程投產之后的運行、維護、管理以及新建管線的規(guī)劃、設計、施工等工作留下了隱患。

4、檔案管理部門對地下管線工程的施工、養(yǎng)護項目缺乏有效的指導、跟蹤和監(jiān)督管理。在城市地下管線工程中，只有供水、排水項目實行施工工程的招投標，而大部分如有線電視、天燃氣、電信、供電等項目沒有實行招投標制度，也沒有簽訂相應的檔案報送合同。這就使得城建檔案部門不能及時、全面、有效的獲得關于管線工程施工建設各個環(huán)節(jié)、方面的信息情況，從而無法對其進行管理和監(jiān)督。

5、缺乏專業(yè)性高素質人才。城市地下管線的檔案管理工作是一項技術性、專業(yè)性非常強的工作，它需要專業(yè)性的高素質人才來進行管理。然而，目前我國的城市地下管線的檔案管理中缺乏專業(yè)知識豐富、技術能力強、綜合處理力高的高素質人才，使得城市的低下管線的檔案管理工作達不到預期的目的。

二、城市地下管線檔案管理的優(yōu)化對策

針對上述提出的在城市地下管線的檔案管理中存在的問題，在實際的管理過程中，可以采取以下幾個方面的措施，來提高地下管線的管理水平。

1、 建立和完善城市地下管線檔案管理的政策制度

政府要不斷的建立和完善城市地下管線檔案管理的政策和制度，遵照國家統(tǒng)一實行的城市基礎建設和地下管線施工建設的相關法律法規(guī)，根據本地區(qū)實際的管線建設施工情況，制定科學、合理、切實、有效，符合當地發(fā)展的管線檔案管理制度和政策，規(guī)范城市地下管線的檔案管理過程中的工作行為，完善檔案管理制度體系，使管線檔案管理的意義和作用得到充分的發(fā)揮。

2、 積極建立地下管線檔案管理的信息化平臺

二十一世紀是信息網絡化時代，因此，政府有關主管部門要通過運用計算機網絡信息技術，在信息科學和系統(tǒng)工程的相關理論指導下，以地理信息系統(tǒng)為數據庫基礎，建立能夠自動收集、綜合分析、科學管理、有效決策的檔案管理信息網絡系統(tǒng)。使地下管線的信息數據能夠快速的錄入、高容量儲存、準確的查詢等，實現(xiàn)地下管線檔案管理的智能化、網絡化、數字化。

3、 加強城建檔案館對地下管線檔案的管理

政府要加強城建檔案館在地下管線檔案管理中的作用，積極的參與和深入到地下管線檔案在立項、設計、施工、竣工、運行、養(yǎng)護等各個環(huán)節(jié)的管理工作過程中去。明確各個備權屬單位應上報遞交的各項工程建設的數據資料，做到數據信息收集的全面、準確、完整。同時，還要對低下管線工程的施工過程進行積極的監(jiān)理和控制，保證其資料檔案能夠完整、真實、有效，并進行嚴格的竣工驗收工作，保證地下管線工程的檔案編制同實際施工情況的一致性。此外，還要及時的更新地下管線的檔案，及時的跟進管線養(yǎng)護維修的工程進度，確保檔案與工程實際保持同步性。

4、 加強地下管線檔案的普查、補測工作

由于政策、歷史等多個方面的原因，使得現(xiàn)有的城市地下管線的檔案數據存在標準不統(tǒng)一、不完整、不系統(tǒng)、不準確等問題。因此，政府各有關主管部門和單位要積極的配合城建檔案館的工作，對現(xiàn)存的地下管線的工程情況和資料數據進行全面的普查，補測那些缺失、遺漏、模糊的地下管線工程數據，制定統(tǒng)一的標準，并根據它進行工程數據的重新計算和整理，以便提高和強化城市地下管線檔案的準確性和權威性。

5、 加強高素質檔案管理人才的培養(yǎng)

政府有關部門要大力加強對高素質檔案人才的吸收和引進，提高人員聘用的門檻，積極打造一支專業(yè)素質高、綜合能力強的地下管線檔案管理的高素質人才隊伍。同時，還有加強對現(xiàn)有在職檔案管理人員的業(yè)務能力和職業(yè)素質的教育和培訓。通過定期的職業(yè)培訓，使員工對當前有關城市地下管線檔案管理的先進的新理念、新知識、新方法、新模式等進行了解、學習和掌握，同時加強他們的職業(yè)道德素質的培養(yǎng)，從而加強在職檔案人員的職業(yè)道德和檔案管理意識，更新地下管線的檔案管理理念和方法，提高管理的質量和水平。

結語：

綜上所述，城市地下管線的檔案管理對城市的建設發(fā)展和人民生活水平有著十分重要的意義和作用，是一項能夠造福子孫后代、利在千秋的利民工程。因此，各有關政府主管部門要深入的了解當前城市地下管線檔案管理工作的現(xiàn)狀，及時的發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，積極實行優(yōu)化措施和方法，做好管線檔案的管理工作，以便更好的促進和推動我國城市的現(xiàn)代化進程。

參考文獻：

[1] 陳丹娜.城市地下管線檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].城建檔案,2008(08)

[2] 林志瓊.城市地下管線檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].中小企業(yè)管理與科技,2009(31)

[3] 鄭金水.漳州市城市建設規(guī)劃基礎地理信息系統(tǒng)簡介[J].城市勘測,2009(03)

第7篇：檔案管理優(yōu)化范文

【關鍵詞】 電力企業(yè)；檔案管理；存在問題；優(yōu)化策略

電力企業(yè)與人們的日常生活有著不可分割的關系。電力企業(yè)只有做好自己的工作，提高發(fā)電效率，才能夠為人民生活提供便利。而電力企業(yè)的檔案管理工作在電力企業(yè)的工作中又屬于基礎性工作，檔案管理工作為電力企業(yè)提供了實施管理工作的平臺。電力企業(yè)的檔案管理工作做得好，管理機制健全，就能夠有助于電力企業(yè)的資源調配工作，讓各項事務井井有條，使企業(yè)的人財物都能夠用到最需要的地方。如果電力企業(yè)的檔案管理制度明確合理，它就能詳細的記錄企業(yè)的各項活動。然而，由于電力企業(yè)的檔案管理工作涉及到方方面面，信息量非常大，并且與之有工作往來的企業(yè)也數量龐大，這就導致了電力企業(yè)的檔案管理工作開展起來非常困難。但是我們必須要意識到電力企業(yè)管理工作的重要性，檔案管理工作雖然艱難，但它能夠為電力企業(yè)的發(fā)展提供信息，促進電力企業(yè)不斷發(fā)展。本文根據電力企業(yè)檔案管理工作存在的問題，對如何提高電力企業(yè)檔案管理工作的對策進行探討。

一、目前電力企業(yè)檔案管理存在的問題

目前，電力企業(yè)檔案管理所面臨的問題主要有以下幾個方面――電力企業(yè)無法即時、全面的收集到客戶信息，檔案管理工作沒有完善的系統(tǒng)，并且檔案管理人員對工作缺乏重視。這些問題導致了電力企業(yè)的檔案管理工作難以有效開展，無法發(fā)揮自身所具有的價值與作用。

1、檔案信息的收集不全面和保存不完整

就目前的電力企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀來看，其最普遍的問題就是無法及時、全面、有效的收集信息。在電力企業(yè)的檔案管理工作中，從信息采集，到信息入庫，再到信息的保存，都是由相應的人員負責。但是，根據調查發(fā)現(xiàn)，電力企業(yè)的檔案管理人員并沒有對自己的工作予以重視，對信息的采集工作不及時、不主動。并且，當下還有一些電力企業(yè)沒有完全采用電子方式進行信息收集，這些企業(yè)有的還在采用原始的紙質采集方式，有的將兩者相結合。使用紙質方式記錄檔案信息會引發(fā)一系列問題，比如，如果有人來企業(yè)調取信息，就可能會發(fā)生在紙質檔案上涂改的現(xiàn)象。電力企業(yè)對檔案管理的疏忽也就導致了檔案信息不全，并且信息保存不完整。

2、專業(yè)的檔案管理體系不完善

對于電力企業(yè)而言，建立系統(tǒng)完善、管理制度健全的檔案管理工作才能夠提升自身的競爭力。但是，就目前的狀況來看，大部分的電力企業(yè)檔案管理工作中都存在著大量的問題，管理制度不健全，缺乏檔案管理方面的人才，沒有使用電子方式采集信息，沒有完善的檔案管理室，并且，有的企業(yè)壓根就沒有進行檔案管理工作。根據調查發(fā)現(xiàn)，有的企業(yè)對檔案管理極其不重視，檔案管理工作人員不僅身兼多職，而且還在企業(yè)內根據需要聽從調動。企業(yè)的這種行為違反了《中華人民共和國檔案法》，同時也給自身的發(fā)展設置了阻礙，導致了企業(yè)檔案信息缺失、泄露。

3、缺乏完善、專業(yè)的管理制度

當下的電力企業(yè)檔案管理工作難以有效開展，還有一個重要原因就是電力企業(yè)的高層管理人員對該項工作的忽視。由于領導的不重視，企業(yè)的檔案管理工作就被遺忘，沒有人去建立和完善檔案管理制度。如今，電力企業(yè)面臨的一個非常棘手的問題就是檔案管理人員不能夠積極的落實和推進檔案管理制度。但是，對于電力企業(yè)而言，管理制度是否完善，是否能夠落實，將對企業(yè)的發(fā)展起到不可估量的影響。如今，我國的經濟飛速發(fā)展，企業(yè)的機遇與挑戰(zhàn)并存。如果企業(yè)能夠建立完善的檔案管理制度，就能夠根據信息預測未來的發(fā)展形勢，發(fā)現(xiàn)企業(yè)中存在的問題，從而在激烈的競爭中獲得優(yōu)勢。反之，如果電力企業(yè)的檔案信息管理不完善，電力企業(yè)就無法準確的知道自己的發(fā)展方向，從而在競爭中失去優(yōu)勢。

二、電力企業(yè)檔案管理的優(yōu)化策略

1、強化管理體系，完善管理制度

只有建立健全企業(yè)的檔案管理工作體系，電力企業(yè)才能在社會競爭中彰顯優(yōu)勢，取得發(fā)展。因此，電力企業(yè)應該跟隨社會的發(fā)展不斷進步。首先，電力企業(yè)要改變原有的管理體系，努力的根據時代狀況建立適合當下發(fā)展的管理制度。其次，電力企業(yè)應該對信息采集和管理工作制定標準，要求員工必須要按照標準開展工作。如此一來，電力企業(yè)的信息管理工作就能夠實現(xiàn)統(tǒng)一，員工們統(tǒng)一按照標準采集管理信息，這樣不僅能夠確保信息的準確性，還能夠提高信息采集的效率。最后，電力企業(yè)應該對檔案管理人員進行法律教育，增強其法律意識，要求員工在工作交接時，必須對信息進行嚴格保密，嚴禁泄露信息，這樣才能夠保證電力企業(yè)的信息安全。與此同時，電力企業(yè)自身也要依法行事，建立健全檔案信息管理制度，以確保企業(yè)的檔案信息真實完整。如今，隨著時代的發(fā)展，很多專門的檔案管理公司順勢而生，很多企業(yè)由于偷懶省事，于是找這樣的機構管理檔案信息。但是，這些公司的信息保密工作很差，無法保證企業(yè)檔案信息的安全性。結果，很多企業(yè)由于信息外泄而遭受到重大損失。

2、全面收集檔案信息并及時保存、充分利用

全球實現(xiàn)了信息化，信息的海量促使著電力企業(yè)對檔案信息管理的改革必須大力推進。國網重慶市電力公司辦公室文檔處和重慶市檔案局一行人對公司檔案管理進行了預驗收，驗收組人員現(xiàn)場查看了公司的檔案信息并進行一系列的檢驗，給予了肯定。這個事件表明了，如果企業(yè)能夠積極的做好檔案信息管理工作，保證電力企業(yè)檔案信息的真實性和完整性，這將對企業(yè)在未來的發(fā)展大有裨益。電力企業(yè)在進行信息管理的過程中，應該努力實現(xiàn)檔案信息保存管理的現(xiàn)代化，用電子檔案代替原始的紙質檔案，實現(xiàn)檔案信息管理的信息化。電力企業(yè)要讓檔案管理室不再是簡單的一間房間，而是通過網絡把它變成多媒體的形式，這不僅能夠讓電力企業(yè)在信息采集和保存過程中更加方便快捷，還能夠使電力企業(yè)的檔案信息更加安全。電力企業(yè)在進行信息采集時，不能夠只關注于單純的信息收集和保存，而是要讓信息發(fā)揮其最大的效用。電力企業(yè)要學會利用信息，對信息進行分析。部分企業(yè)只單純的記錄檔案信息，然后就一直讓它“沉睡”，沒有達到預期的效果。在電力企業(yè)的管理過程中充分利用檔案信息，這樣更能促進電力企業(yè)的持續(xù)發(fā)展和處于領先地位。

三、結語

隨著信息化建設的飛速發(fā)展，電力企業(yè)不能再固步自封，而是要緊跟時代的步伐，努力尋求發(fā)展。電力企業(yè)在人們的日常生活中扮演者不可或缺的角色，承擔著對國家和人民的責任，必須努力改善自身缺陷，在競爭中掌握有利的主動權，這樣就要求電力企業(yè)認識到檔案信息的重要性。檔案信息在電力企業(yè)的整個成長過程中發(fā)揮著舉足輕重的作用，根據以往的檔案信息分析可以讓電力企業(yè)立足于時代的前端，對電力企業(yè)各方面發(fā)展都起著很大的基礎作用。

【參考文獻】

[1] 段虹.淺談電力企業(yè)檔案管理如何與時俱進[J].科技情報開發(fā)與經濟，2010（06）.

第8篇：檔案管理優(yōu)化范文

關鍵詞：高職院校　人事檔案　人力資源　管理優(yōu)化　服務育人

中圖分類號：G64　文獻標識碼：A　文章編號：1007-3973(2011)007-176-02

國運興衰系于教育，教育興衰系于教師。合并高職院校能否在理順、整合內部教育和人力資源的基礎上，培養(yǎng)出符合時展要求和以社會主義核心價值體系為人生理想追求的高素質應用型專業(yè)技術人才，順利實現(xiàn)新時期高職人才培養(yǎng)目標。其影響因素是多方面的，但最為關鍵的因素則是能否在教育人力資源的配置和學校內部各工作崗位的人員安排上，做到統(tǒng)籌規(guī)劃、合理用人、達到人盡其才、才盡其用，并形成強大教育活力，為高職教育的創(chuàng)新發(fā)展奠定好人力資源基礎的有力支撐。這就要求高職院校人事檔案管理部門要為選人、用人，提供準確及真實可信的人才資源配備信息支持。因此，探討新時期合并高職院校人事檔案管理的優(yōu)化及具體操作實踐和應注意的問題，對于促進合并高職院校人事檔案管理水平的提高及科學化管理與發(fā)展，有著極其重要的意義。

1　合并高職院校人事檔案管理優(yōu)化的意義

合并高職院校是近年來，適應我國新時期社會發(fā)展對技能型專業(yè)人才需要而出現(xiàn)的獨具中國特色的高職人才培養(yǎng)形式。它是在我國原有以培養(yǎng)中等專業(yè)技術人才及應用型中等專業(yè)技能人才為主要目標的中專、技校的基礎上，以行政命令的方式，集體直線升格而成的。因而，升格后的合并高職院校有許多方面在短期內還不能真正達到正規(guī)高職院校教育教學及合格高職人才培養(yǎng)應有的質量標準要求。所以，理順合并高職院校的管理體制，協(xié)調制約影響其逐步走向成熟的各種關系，并在此基礎上整合有利于合并高職院校辦學質量水平不斷提高和快速發(fā)展的內外資源。對于全面提升合并高職院校的總體綜合素質，適應當前社會發(fā)展對高職人才培養(yǎng)的高標準、嚴要求，促進自身社會競爭意識的增強和社會競爭力的全面積聚，有著極為重大而積極的現(xiàn)實意義。

目前，從合并高職院校在職人員的構成來看，無論是高就于對院校的正常運行和發(fā)展起決定性作用的決策層領導干部，還是處在直接影響高職教育人才培養(yǎng)質量水平的第一線教師及負責協(xié)調具體部門工作的中下層干部和普通后勤服務工作人員，也大都是從原中專、技校一并升格而來，雖然合并后也逐年按照高職的用人要求，對一些緊缺專業(yè)和崗位進行了引進和充實，但人員隊伍總體結構的有生力量仍以合并前為主。干部檔案管理實現(xiàn)了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，沒有配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質、業(yè)務能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的受到限制。合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經經過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規(guī)模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術加工就有相當大的工作量。眾所周知，人是生產力中最活躍的因素，合并高職院校要擺脫和超越，原來中專、中技教育教學和管理服務的固有模式對高職教育發(fā)展的影響，以大手筆開拓高職教育的新天地，就必須對現(xiàn)有的人力資源進行合理配置和科學優(yōu)化，否則，即使合并后的高職院校和原來中專、中技教育教學只是名稱的改變罷了，沒有本質的區(qū)別。所以，要想達到高職院校人事檔案管理質的飛躍，就要充分發(fā)揮和調動現(xiàn)有各崗位、職能部門及關系高職教育的積極性，不斷提升在職在崗人員的積極性和創(chuàng)造性，理順辦學模式，提高綜合素質與實力的，處理好各種關系，整合、優(yōu)化出具有強大綜合實力的合并高職院校人力資源運行新體系，這對大力推進高職教育在新時期實現(xiàn)人才培養(yǎng)的跨越式發(fā)展和騰飛，具有特別重要的意義。

2　合并高職院校人事檔案管理優(yōu)化的實施

由于合并高職院校在合并升格前，各專業(yè)學校在人事檔案的管理上都有適合自己行業(yè)和專業(yè)特點的管理機制和運行模式，也不乏豐富的管理經驗。但合并升格后出現(xiàn)的層次繁多而復雜的大融合現(xiàn)象，使得在人事檔案的管理上沒有現(xiàn)成的經驗可資借鑒。許多新情況、新問題會隨之出現(xiàn)，面對新情況就必須尋求符合和適應合并高職院校人事檔案管理實際的方式方法，并在實踐中使其發(fā)展成為較為成熟的新模式。所以，對原有運行模式、管理經驗、人力、物力、財力等有效資源，在借鑒和充分利用的基礎上達到優(yōu)化管理，形成具有高等院校人事檔案管的理模式，并積極探索具有創(chuàng)新性合并高職院校人事檔案管理的新理念、新方法，使之更加科學化、規(guī)范化、合理化，形成獨具特色的管理模式就成為優(yōu)化實施追求的終極目標。

合并高職院校人事檔案管理的優(yōu)化，是一個關系院校內外方方面面的復雜系統(tǒng)工程。它涉及了內外管理體制、組織領導、運行模式、管理手段、專業(yè)人員構成及檔案管理運行過程中必須的設施設備、房舍場地、環(huán)境建設等一系列具體問題。但最核心和最根本的問題則是領導高度重視，提高檔案管理人員素質，加強規(guī)章制度建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，建立信息網絡，充分發(fā)揮服務效能管充實干部檔案管理隊伍。如果這些問題能得到圓滿解決，其它與管理有關的硬件設施配備及調配、使用、經費等具體問題也就會隨之得到解決，這是當代社會心理學關于情感智商的理論所揭示的社會發(fā)展規(guī)律。即：在問題解決過程中，人際關系的理順、協(xié)調和與社會環(huán)境的積極適應水平的高低，占據了問題成功解決的80％的份額。而合并高職院校人事檔案管理目前所面臨的這種頭緒較為繁雜的客觀現(xiàn)實，其主要矛盾也在于把涉及與人事檔案管

理的各種內外關系處理到最有利于建立新型管理運行模式的狀態(tài)，使管理過程的運行與當前的高職教育發(fā)展現(xiàn)實相適應，進而達到管理的最優(yōu)化。所以，優(yōu)化實施的重點應放在與人和內外組織機構有關的軟實力的增強和良好管理環(huán)境氛圍的營造上。在此基礎上，再對原有人事檔案管理的資源，如：設施、設備、場地、用房、辦公環(huán)境及管理規(guī)章制度等，進行取舍、修訂和完善及對人員在專業(yè)崗位調整、能力水平培訓和提高等方面進行全面優(yōu)化。以創(chuàng)建符合時展要求和能為高職教育發(fā)展，做好人力資源配置后盾的創(chuàng)新型合并高職院校人事檔案科學化管理新模式。

3　合并高職院校人事檔案管理優(yōu)化的“短板”

社會心理學揭示的“木桶效應”現(xiàn)象告訴我們：在某一事件的發(fā)展中，影響其發(fā)展速度和總體水平提高及目標達成的因素，總是發(fā)展最慢和水平最低的那一個。由于這一因素的影響，使整體發(fā)展水平和目標的實現(xiàn)也停留在與此同樣的高度和水平，這個影響全局發(fā)展和提高的因素就是“短板”。

合并高職院校能不能在短期內達到正規(guī)高職院校的人才質量培養(yǎng)水平，其制約因素是多方面的。但最重要的是能不能在人才資源的配置上建立科學合理的用人機制，并使這些人才資源在各自的崗位上發(fā)揮最大效能。所以，如果人事檔案管理工作處于無章可循的混亂狀態(tài)，不能為用人單位和決策部門及時提供真實、可靠、有效的人才資源信息，就會使為合并高職院校發(fā)展提供人才動力之源的核心處于影響整體全面發(fā)展的“短板”尷尬境地。而人事檔案科學化管理優(yōu)化目標的實現(xiàn)，也是由人的因素決定的。它既包括了院校領導對這一關系高職教育全局發(fā)展興衰的部門工作的重視與關注程度，也包括了具體參與管理與操作的一般人員的工作態(tài)度和專業(yè)能力水平能否適應高職教育發(fā)展新形勢的問題，他們共同構成了影響高職教育人才培養(yǎng)和人事檔案管理優(yōu)化目標順利實現(xiàn)的“短板”。

所以，合并高職院校人事檔案科學化管理優(yōu)化目標實現(xiàn)的關鍵，就是要提高院校領導，尤其是主管此方面工作的領導對實現(xiàn)人事檔案科學化優(yōu)化管理目標的認識，高度重視這一工作的全面開展。以有利于和促進高職教育發(fā)展的戰(zhàn)略眼光，根據當前合并高職院校人事檔案管理存在的現(xiàn)實問題，在科學創(chuàng)新思維思想的指導下，做好人事檔案科學化管理優(yōu)化目標的頂層設計，為優(yōu)化工作的順利開展和最終目標的實現(xiàn)開好頭、奠好基、鋪好路；一般工作人員也要摒棄靠老經驗、老習慣、吃老本的落后思想意識，樹立與時俱進終身學習，不斷進步的良好工作態(tài)度和作風，根據自己工作崗位的特點制定出行之有效的操作方案。這樣，使上下形成為科學化管理優(yōu)化目標實現(xiàn)的強大合力，以促進合并高職院校人事檔案管理優(yōu)化成為現(xiàn)實。

綜上所述，合并高職院校人事檔案管理的優(yōu)化，對提升當前合并高職院校的人才質量培養(yǎng)水平有著重要的影響作用，而實現(xiàn)其優(yōu)化目標的“短板”主要是人的因素。所以，提高領導和與人事檔案管理工作有關人員的認識和素質，以確保優(yōu)化目標的實現(xiàn)，應成為合并高職院校人事檔案管理優(yōu)化的關鍵。

參考文獻：

第9篇：檔案管理優(yōu)化范文

一、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理面臨的主要問題及其后果

（一）檔案管理受關注度較低。事業(yè)單位經費來源較復雜，有財政全額撥款、差額撥款也有?撾蛔允兆災АN蘼凼悄囊恢志?費來源，與行政機關相比，事業(yè)單位行政經費都是相對緊張的，因此給予檔案經費支持較弱。與此同時，檔案工作在事業(yè)單位中普遍受關注度相對較低，在管理運用上也更簡單。以人事檔案為例，由于工作人員受專業(yè)技術限制，流動性較小，一般在新進人員建檔后，除了升職等較少的場合需要一些檔案變動之外，基本上都處于檔案保存的靜止狀態(tài)。因此，主要的精力都放在專業(yè)職能的落實上的事業(yè)單位在對待檔案管理時表現(xiàn)出可有可無的態(tài)度較為普遍。由于檔案管理沒有得到應有的重視，一是該項管理工作被輕視的后果還會造成檔案信息的不完整，例如，有的事業(yè)單位不按照正常周期完成檔案更新任務，甚至只要上級不檢查就不開展檔案完善工作，造成了相關資料不但雜亂而且缺少重要的信息，一旦面對檔案查詢或調用等工作要求時，手忙腳亂或不能給予充分滿足的情況就常常發(fā)生。二是會削弱檔案工作人員的管理意識和工作積極性，不但會降低檔案工作的日常效率，而且會在面對事業(yè)單位的機制變革時，因為缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力而難以適應新的環(huán)境，對事業(yè)單位的健康成長帶來不利影響。

（二）檔案管理專業(yè)力量較弱。目前，除了如人才中心等少數設置專門檔案室的事業(yè)單位外，多數的事業(yè)單位的檔案工作由兼職檔案員完成。這種現(xiàn)象較為普遍。檔案員身兼數職，在檔案工作中投入的時間和精力都嚴重不足，檔案收集的完整程度和齊全程度得不到保障，檔案丟失，應歸未歸的現(xiàn)象時有發(fā)生。此外，多數檔案員僅接受了簡易的任職培訓，業(yè)務能力弱，以致多數事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平低。特別是與行政機關單位不同，事業(yè)單位除文書檔案、人事檔案、會計檔案外，還有科技檔案和專業(yè)檔案?？萍紮n案和專業(yè)檔案是反映專門領域活動的檔案，對檔案員的業(yè)務能力要求更高。檔案員專業(yè)技術水平較弱，流動性強，已成為了事業(yè)單位提升檔案管理水平的直接制約因素。

（三）基礎設施設備建設不完善。檔案工作在需要升級發(fā)展的今天，尤其需要在更加先進的基礎設施支持下才能達到更高的高度。例如，要使得檔案管理脫離“信息孤島”的困境，實現(xiàn)信息的廣泛共享和交流來加大檔案信息的價值體現(xiàn)，就需要在硬件設施設備上升級，增加計算機硬軟件等提供必要的處理能力和信息流通渠道。而當前的狀況顯示，事業(yè)單位在這一領域的工作中對設施、設備的配備都不是很好。其中，在設施上，事業(yè)單位將舊有的辦公室直接用作檔案管理室的情況很常見，基本的防火安全工作要求都難以保證；在設備上，最多會配備一兩部電腦作為基本的錄入保存工具，而防止一些紙質材料變異的除潮除濕裝備等非常少見。另外，在面對信息化時展環(huán)境時，事業(yè)單位在檔案工作上也逐漸開始進行了一定的信息化改造，但主要是進行了計算機數據儲存和聯(lián)網信息傳遞，很少采用專業(yè)檔案管理軟件來替代原有的人工管理，因此，難以提升管理效率，在檔案服務上落后于當前事業(yè)單位發(fā)展的需要。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的重點措施

（一）營造重視檔案管理的氛圍。事業(yè)單位要更好地服務社會經濟的發(fā)展，加強檔案管理等基礎性工作是基本前提。為了將檔案工作放在應有的位置上，需要事業(yè)單位的各級領導率先深化對這項工作的認識，只有清楚地認識到其中存在的重要價值，利用行政組織的力量直接推動對檔案管理的重視就會順理成章，容易實現(xiàn)成效。同時，要在工作安排和工作計劃中，明確檔案管理的內容，并對該項工作制定可行的考核和業(yè)務指標，將該項工作納入健康發(fā)展的軌道。在上述基礎上，逐步形成專門適用于事業(yè)單位的檔案管理制度，并且制定相應的落實保障措施，從而利用制度化建設來保證檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中占據合適的位置，使得檔案管理走上持續(xù)升級進步的優(yōu)化道路。