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關鍵詞:科研經(jīng)費 現(xiàn)狀 未來發(fā)展
科研經(jīng)費的管理要從資金的來源講起??蒲薪?jīng)費包括企業(yè)自籌經(jīng)費和申請資助經(jīng)費兩部分。申請資助經(jīng)費就是所謂的國家撥付科研專項經(jīng)費。廣義的科研經(jīng)費管理,是指對專項經(jīng)費和自籌經(jīng)費這兩部分經(jīng)費的管控,以確保其有效使用。當然,管理的重點是科研專項經(jīng)費。
一、企業(yè)科研經(jīng)費管理的現(xiàn)狀
2006年以來,國務院辦公廳、國家發(fā)改委、財政部及各級地方政府下發(fā)了一系列文件作為企業(yè)管理和使用科研經(jīng)費的指導。本著政策相符性、目標相關性和經(jīng)濟合理性原則,按照科研項目任務書中科研經(jīng)費預算的要求,正確管理和使用科研經(jīng)費是企業(yè)的責任。而現(xiàn)實中,因為企業(yè)的歷史背景不同,所處環(huán)境和行業(yè)不同,企業(yè)文化不同,在政策的執(zhí)行中存在著各種各樣的問題和偏差:
(一)在項目預算的編制階段
由于科研項目歸口不同,企業(yè)存在重復立項,共用卡號的現(xiàn)象。相同或相近的項目,企業(yè)可以從市里申請財政資金資助,同時還可以作為部委的專項項目再取得一次專項經(jīng)費的支持。
業(yè)務費的預算存在偏差。項目預算大多由科研部門憑經(jīng)驗填寫,企業(yè)為爭取項目虛填亂填預算,或小支出大預算的情況時有發(fā)生。例如:燃動費、設備使用費的計算依據(jù)不足,且與財務上的核算方法不一致,違背政策相符性原則;虛報材料費和加工測試費,夸大差旅費、會議費、專家咨詢費等費用需求,違背經(jīng)濟合理性原則。
勞務費的預算不夠真實。勞務費是按照項目組人員的全時工作時間計算到每人每月,同時參加幾個項目研究的人員要嚴格區(qū)分在各個項目中的實際工作時間。而科研部門在申請項目時,會有一個科研人員同時參與幾個項目,各個項目的工時合計大于全時工作時間的現(xiàn)象出現(xiàn)。
設備購置中存在資源浪費現(xiàn)象。只顧爭取科研經(jīng)費,不考慮成本效益原則,不顧單位有可以替代的設備或通過租借更加經(jīng)濟實惠,而申請專項經(jīng)費購置,這樣的購置后果就是浪費?;蛘呤窍嗤脑O備,不同的項目共用,套取科研經(jīng)費。
(二)在科研專項經(jīng)費的核算階段
“專賬管理,單獨核算”實際操作不規(guī)范、不統(tǒng)一。首先是單獨設置會計科目不準確,科研經(jīng)費的歸集,有的企業(yè)在“主營業(yè)務成本”,有的在“管理費用”中,新會計科目“在研支出”似乎并不被企業(yè)接受,二級明細科目的設置更是五花八門。其次是沒有在會計系統(tǒng)中設置輔助明細賬,以便對科研專項經(jīng)費和自籌經(jīng)費分別核算。
科研經(jīng)費支出加計扣除的范圍被擴大,造成國家稅收流失。按照我國現(xiàn)行所得稅法的規(guī)定,企業(yè)為進行科技開發(fā)形成的費用性支出的50%可以在所得稅前加計扣除,這部分支出指的是企業(yè)自籌資金支出,但企業(yè)往往是自籌和專項經(jīng)費不做區(qū)分,統(tǒng)統(tǒng)在稅前做加計扣除。
實際報銷中存在生產(chǎn)成本沖抵專項經(jīng)費的問題。主要是針對“材料費”和“加工測試費”,科研項目所需要的材料往往和生產(chǎn)用材料一起采購,一起進行庫存管理,加工測試費更是難以與日常生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)生的加工測試費區(qū)分,用生產(chǎn)成本沖抵專項經(jīng)費的現(xiàn)象時有發(fā)生并且難判斷。
(三)在科研項目結題階段
多數(shù)企業(yè)內控制度不健全,尤其是科研經(jīng)費內部監(jiān)督機制缺失。我國目前通常只依靠中介機構來完成對科研經(jīng)費管理和使用的外部監(jiān)督,在科研項目結題前,由會計師事務所出具審計報告。這樣以來,企業(yè)就把通過審計,拿到審計報告作為目標,而忽視了內部監(jiān)督的必要性。
企業(yè)往往都是把主要精力放在生產(chǎn)經(jīng)營上,科研并不是企業(yè)的主項,所以企業(yè)注意的是怎么拿到科研經(jīng)費,怎么做好項目,更多的關注結果,很少關注科研經(jīng)費的使用過程。
二、企業(yè)科研經(jīng)費管理未來發(fā)展
針對科研專項經(jīng)費管理中出現(xiàn)的以上問題,,在未來的發(fā)展進程中,國家應該充分發(fā)揮其導向性作用,通過政策的制定進行宏觀調控,再配合以基礎平臺建設,引領企業(yè)加強和完善科研經(jīng)費管理;企業(yè)則應該在具體工作中不斷總結經(jīng)驗,逐步進行整改,使科研經(jīng)費的管理水平不斷得到提升。
(一)國家的宏觀調控
把科研經(jīng)費預算的審批作為科研項目立項審批工作的重點??蒲许椖恳?jīng)過:申請―審批―立項―實施―審計―驗收等過程才能完成,在此過程中,審批是所有工作的重要環(huán)節(jié),它的工作重點,一是審核企業(yè)申請的科研項目是否具有可行性、有用性,二是審核企業(yè)申請的科研經(jīng)費是否合理。通常是組織專家評審,實踐證明,即便是通過專家評審的項目預算,也常常會有確認偏差。因此可以嘗試:通過公開招聘的方式更有機會找到真正的專家作評委,提高評審工作的有效性。在科研經(jīng)費預算中提高“間接費用”的比例,讓企業(yè)多些可以靈活運用的資金,多些自我協(xié)調的余地,不要絞盡腦汁地去做“大預算”,可以相對提高科研經(jīng)費預算編制的準確性。根據(jù)合理性原則,提高績效支出的比例,更能夠調動本企業(yè)科研人員的積極性,而勞務費的預算比例可以減少。
(二)出臺有關企業(yè)科研經(jīng)費的會計準則和內部控制應用指引
根據(jù)我國現(xiàn)行的會計準則,有關科研經(jīng)費的會計處理,一般是參照會計準則第16號――政府補助收入,與科研經(jīng)費的核算要求并不貼合,有生搬硬套之嫌,企業(yè)需要更詳細更明確的具體準則作為科研經(jīng)費“專賬管理,單獨核算”的工作指南。同樣,在我國內部控制基本規(guī)范和18項應用指引中,也沒有對科研經(jīng)費的管理和使用做出具體要求,企業(yè)需要有配套的內控應用指引來完善企業(yè)科研經(jīng)費內部控制制度,這樣企業(yè)對科研經(jīng)費的管理和使用才能有據(jù)可依。
(三)完善科研經(jīng)費事后監(jiān)督檢查機制,落實企業(yè)法人責任,加大處罰力度
在對科研經(jīng)費管理和使用的監(jiān)管上,我們可以借鑒德國的做法,以國家和州立法的形式對科研經(jīng)費的管理和使用過程進行全方位監(jiān)管,而財政部也就是科研項目主管單位并不安排專門的機構和人員,對科研經(jīng)費預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。在我國以法制來管理科研經(jīng)費只是開了個頭,2012年國科發(fā)86號《關于進一步加強國家科技計劃項目(課題)承擔單位法人責任的若干意見》中第一次提到,對在承擔科研項目中存在違約、違規(guī)的法人單位進行處罰的規(guī)定。
(四)進行科研項目平臺建設,利用網(wǎng)絡技術,實現(xiàn)信息共享
無論科研項目歸口于哪個部門,所有項目的申請情況,參與人員信息,進展程度,以及結題項目的績效評價,都可以在網(wǎng)上查詢,一方面可以避免重復申請科研經(jīng)費,造成資源浪費,另一方面可以建立企業(yè)誠信檔案,作為科研項目申批的參考。
(五)企業(yè)的自身改進
學習和把握有關科研政策,建立健全企業(yè)科研經(jīng)費管理制度。以科研項目實施過程為線索,以企業(yè)實際情況為基礎,以國家政策為準繩,循序漸進地建立一系列科研經(jīng)費管理制度,包括:科研經(jīng)費預算管理制度,科研經(jīng)費會計核算管理制度,科研經(jīng)費結題審計管理制度等等。通過細化的制度建設,一是理順科研、財務等相關部門的關系,提高工作效率;二是在工作中有章可循,使科研經(jīng)費管理工作順利進行。
設立科研財務崗位,明確工作職責??蒲胸攧諐徫灰筘攧杖藛T即要有企業(yè)會計人員的財務基礎,又要熟悉科研項目的立項流程,熟悉科研經(jīng)費的日常核算要求。從科研項目的預算編制開始,就要參與進去,對科研項目經(jīng)費預算的合理性和準確性進行把關,并在此基礎上進行項目經(jīng)濟效益分析;在科研項目實施階段,建立健全項目臺帳,對照項目預算書,審核日常報銷憑證,進行科研經(jīng)費總體控制;在項目結題審計階段,負責與科研部門溝通,配合會計師事務所完成審計工作??蒲胸攧盏膮⑴c,會使企業(yè)科研經(jīng)費管理工作提升到新的高度。
監(jiān)督財務預算的管理與執(zhí)行,促進財務預算有效進行
大多數(shù)高校目前財務預算編制采用的是基數(shù)增長法,這種編制方法還是不夠科學,缺乏必要的論證和調研,容易造成預算目標與實際不符。有的高校對預算執(zhí)行把關不嚴,不合規(guī)的預算調整、經(jīng)費追加時有發(fā)生,加之預算執(zhí)行監(jiān)控機制不完善,對預算執(zhí)行情況、進度不能進行實時動態(tài)跟蹤、分析并制定相應的改進措施,往往導致預算實際執(zhí)行情況與預算編制出現(xiàn)脫離現(xiàn)象。高校內部審計通過全過程參與到財務預算管理中,對財務預算的執(zhí)行進行全方位監(jiān)督,對財務預算的合理性、科學性做出系統(tǒng)的全面的審計評價。這既有利于財務工作透明度的增加,也有利于保證預算管理進行的有效性。審計部門首先要從預算的編制入手,檢查預算編制的程序是否合法,預算編制的范圍是否全面,檢查預算是否逐層逐級編制,審計預算編制內容有無充分依據(jù),預算項目合理與否,有無重復與遺漏,預算數(shù)據(jù)的測算是否合理可靠。對預算執(zhí)行情況的審計,可以通過對財務系統(tǒng)中各項預算指標的控制,跟蹤檢查具體項目的執(zhí)行情況。對超預算的項目要進行重點檢查,審查是否有完備合規(guī)的審批手續(xù),分析超支的必要性以及超支的真實原因。對遠低于預算數(shù)的支出項目,檢查其預算編制的合理性與科學性。
規(guī)范科研經(jīng)費的管理,提高科研經(jīng)費的使用效益
科研課題的數(shù)量與經(jīng)費額度是高校科研實力和學術水平的重要標志,是高校對科研人員或者教師工作業(yè)績評價的重要指標,也是高校收入來源的重要組成部分。各高校為了提高教學質量,促進學科建設與人才培養(yǎng),提升綜合競爭能力,越來越重視科研活動的開展。近幾年高校承擔的科研項目數(shù)量和籌集的科研經(jīng)費總額較以往均有大幅度的增長。但許多高校只重視資金的來源,而忽略了對科研經(jīng)費使用規(guī)范性的管理。在科研經(jīng)費的使用上,有的高校沒有嚴格遵守國家和高校的財務制度和規(guī)定,出現(xiàn)一些違規(guī)現(xiàn)象。比如,有些科研人員將個人或家庭生活開支列為科研費用,用與科研項目無關的票據(jù)報銷套取科研經(jīng)費,虛列領款清單開支大量勞務費,科研課題雖然已經(jīng)結題,但沒有及時結賬等等。內部審計部門要發(fā)揮應有的監(jiān)督和評價職能,對科研項目資金的使用情況進行全面審計,結合本校實際情況,有選擇、有重點地組織科研經(jīng)費的結題審計,特別對國家投入較大的專項資金項目、國家自然科學基金等進行重點跟蹤審計。高校內部審計主要審查科研經(jīng)費內部管理制度是否健全,科研項目的合同管理是否規(guī)范,學校科研、財務等部門及科研項目負責人在經(jīng)費管理使用中的權限是否明確,是否把科研經(jīng)費納入學校財務部門統(tǒng)一管理、單獨核算、??顚S?,是否違反規(guī)定轉撥、轉移科研經(jīng)費等情況;審查項目管理費、人員經(jīng)費、業(yè)務費等有關支出是否超出規(guī)定比例或合理水平,是否存在截留、擠占、挪用科研經(jīng)費等情況;審查是否存在自籌經(jīng)費或配套經(jīng)費不到位、科研項目結題不結賬等其他有關情況。審計報告要如實揭示科研項目在資金管理使用方面存在的問題,并向相關部門提出解決方案,關注改進情況,確??蒲薪?jīng)費使用的合理合規(guī)性,實現(xiàn)預期的效果,不斷提高資金使用效益,促進高校廉政建設。
提高校領導風險防范意識,加強風險管理水平
近年來高校辦學規(guī)模不斷擴大,許多高校都面臨資金緊張的局面。面對資金的缺口,高校僅靠財政撥款往往難以滿足需要,開始依賴于銀行信貸。作為高校資金重要來源之一的銀行貸款,其性質大大不同于財政撥款和事業(yè)收入。銀行貸款所取得的債務資本具有使用上的時間性和有償性,需要到期償還本金和支付利息,還本付息必然成為高校的一項債務負擔。從這個角度分析,銀行貸款雖然短期內緩解了經(jīng)費緊張的局面,拓寬了資金籌資渠道,但高校也因此背上較大的財務負擔,財務風險凸顯。隨著的理財環(huán)境的不斷變化,經(jīng)濟風險有所增加,高校管理者面臨的財務風險加大,如何加強風險管理客觀上已成為高校管理者必須正視的問題。高校應建立健全有效的風險管理體系,分析各種風險因素,確保高校具有較好的風險管理過程并能有效發(fā)揮作用。內審人員應明確自己相關的作用與職責,確定風險領域,評價風險管控程序的有效性,檢查風險管理過程的效果,幫助校領導提高風險防范意識和風險管理水平。內部審計部門可通過對學校整體負債承受程度、貸款的償還能力進行分析性審計,提出合理化審計建議,以幫助學校規(guī)避風險,保障學校經(jīng)濟正常運行。
關鍵詞:內部審計;高等學校;科研項目
一、前言
高校是我國開展科學研究的重要陣地。近年來,高??蒲畜w制改革和科研資金管理制度的不斷變化,使高校科研經(jīng)費來源出現(xiàn)了多元化的新趨勢,而這也在某種程度上為科研經(jīng)費管理帶來了新的考驗。如在立項階段,投標立項時的預算不能全面真實地反映獲得預期成果所必需的直接成本和間接成本,納入經(jīng)費預算的支出條款與項目實際執(zhí)行過程中的花費往往不符。某省2006年公布的對轄區(qū)高??蒲薪?jīng)費使用情況的審計報告顯示,直接用于課題研究的費用開支僅占經(jīng)費的40.5%,而管理費用、人員經(jīng)費等開支占近六成。調查還發(fā)現(xiàn),由于各高校普遍存在科研項目“結題不結賬”的情況,以及受各高校經(jīng)費管理制度的制約,大量科研經(jīng)費長期閑置。在這樣的形勢下,高校如何利用自身的優(yōu)勢,充分調動自身的資源,采取有效措施,加強對科研項目的審計,對于保護好國有資金,提高有限資金的使用效率,以及反腐倡廉,都有很大的意義。
二、我國高校科研項目內部審計的現(xiàn)狀
(一)內部審計機構的獨立性有待提高
這是由內部審計本身的性質和特點決定,目前我國高校內部審計機構是屬內部機構,且與其他科室是平行的。這種內審組織體制往往因利益關系的制約和人際關系的影響,使內審機構及其人員工作的獨立性不強,不能客觀、真實、公正、深入地開展工作,做出的審計處理決定也因管理體制上的制約而得不到有效的貫徹、執(zhí)行。而且,企業(yè)內部審計機構大多設置于管理層之下,在高層管理人員的授權范圍內開展工作。許多企業(yè)的領導者認為審計就是查賬,作用不大,因而有意或無意地削弱或淡化內審機構,使之缺乏獨立性和客觀性,影響了內審職能的有效發(fā)揮。
(二)內部審計人員的綜合素質有待提高
我國科研單位的內部審計最近幾年才開始啟動,審計人員的數(shù)量明顯不足,高水平的審計人員更為稀少,跟不上國家日新月異的社會建設和科技發(fā)展的步伐;審計人員的知識結構也比較單一,專業(yè)知識不夠廣泛,無法適應越來越復雜多樣的財務工作的評價和監(jiān)督。特別是近年來審計內容多、任務重,外出培訓不僅經(jīng)費缺乏,而且也擠不出時間,致使很多科研單位內部審計人員沒有機會參加審計系統(tǒng)的繼續(xù)教育培訓,專業(yè)知識得不到及時更新,素質得不到得高。現(xiàn)在企業(yè)的多數(shù)內審人員來自財會隊伍,專業(yè)比較單一,知識結構的覆蓋面不廣,審計手段也不夠豐富。特別是許多交通企業(yè)的內審人員被單一地培養(yǎng)成僅僅關注財務控制和其他硬控制(如具體而又易于測量的管理信息系統(tǒng))的職業(yè)素養(yǎng),僅關注一些數(shù)字和具體結果,往往忽視了一些重要的、可能給組織帶來災難性影響的風險和因素。
(三)內部審計的范圍有待擴大
目前,我國高校內審機構將大部分精力投入到財務數(shù)據(jù)的真實性、合法性的查證及生產(chǎn)經(jīng)營的監(jiān)督上,審計的對象主要是會計報表、賬本、憑證及相關資料,其工作主要集中在財務領域,而未深入到管理和經(jīng)濟責任領域。這與西方國家成熟的內部審計模式有一定差距。西方國家的內部審計已進入風險導向審計階段,其內部審計類型豐富,主要以管理審計為主、財務審計為輔的審計模式。因此,建立在財務報表基礎上的、旨在審查財務狀況、科研成果和現(xiàn)金流量情況是否真實、是否合法的財務審計將不再是現(xiàn)代內部審計的主要內容,取而代之以內部控制審計、管理審計。這種審計的目標是促進高校不斷改善科研項目管理、加強法制觀念、確保科研項目經(jīng)費有效利用,符合現(xiàn)代內部審計特征的要求。
三、我國高??蒲许椖績炔繉徲嫷母倪M措施
(一)合理設置內審機構,認真履行審計職責
調整、理順內部審計機構的隸屬關系,合理設置獨立的內部審計機構。內部審計機構的設置應獨立于各職能部門??梢越⒂蓪徲嬑瘑T會直接領導的內部審計體制,其在業(yè)務上向審計委員會負責并報告業(yè)績,在行政上向最高管理層負責并報告工作,使內部審計不受管理層的制約,能獨立、客觀地開展工作,并能卓有成效地履行其職責。內部審計機構負責人的任免應由審計委員會確定。在此基礎上,審計機構要認真履行職責,在做好“三個服務”中更好地發(fā)揮內部審計的積極作用。
(二)拓展多種學習渠道,提升內審人員業(yè)務素質
內審人員需要具有全面的財務管理知識、系統(tǒng)的組織管理知識、物資采購和管理知識、工程管理知識、必要的法律知識和公共關系知識,同時有較高的學習能力、綜合分析和邏輯推理能力等。此外,伴隨著“知識爆炸”時代,內部審計理論和實務方法都在不斷地發(fā)展。因此,審計部門應統(tǒng)籌安排全年項目計劃,合理安排必要的條件對審計人員進行崗位培訓和后續(xù)教育。如創(chuàng)造條件,采取外派干部到相關部門實地鍛煉,組織審計人員到其他高校學習先進經(jīng)驗等措施,以拓寬審計干部的思維和視野,做到專業(yè)知識、審計技能和學歷教育“三管齊下”,鼓勵審計人員通過各種途徑的學習,逐步改變單一知識結構,提高綜合應變能力。
(三)引進現(xiàn)代化手段,提高審計工作效率
高校內部審計開展電算化,可以提高審計效率和工作質量。在電算化之前,必須進行大量審計證據(jù)的調查和收集,只有充分的審計調查,才能保證計算機審計的質量;要建立計算機審計的標準化的作業(yè)流程,建議有關單位加快開發(fā)適于高校標準化操作的內部審計軟件,要求其功能不僅可以把不同財務軟件的會計數(shù)據(jù)轉化為審計軟件可識別處理的數(shù)據(jù),而且對采取的數(shù)據(jù)可以分析、核對和評價,并形成審計決定,以推動高校內部審計更上一層;還要重視計算機審計結果的復核工作,可以通過內審前期和后期出現(xiàn)的線索及底稿資料進行復核,確保計算機審計的高質量水平。
(四)拓展內審范圍,豐富審計工作類型
長期以來,我國內部審計職能單一,審計范圍過于狹窄。我國高??蒲许椖績炔繉徲嫅m時地調整其工作重點,并將審計范圍從財務審計擴展到內部控制審計、風險管理審計、經(jīng)濟責任審計等各個領域,把內部審計定位于服務導向型審計。
四、結束語
高??蒲薪?jīng)費數(shù)量逐年上升,科研經(jīng)費使用過程中出現(xiàn)的問題引起關注。作為內部監(jiān)督體系的組成部分,高校內審應重點開展科研經(jīng)費審計。文章分析研究高校內審機構如何做好科研經(jīng)費審計。
關鍵詞:
高校;內部審計;科研經(jīng)費
隨著國家科研經(jīng)費投入力度的加大,高校科研經(jīng)費數(shù)量逐年上升,科研經(jīng)費使用過程中出現(xiàn)了較多的問題,引起人們的廣泛關注。為進一步加強高??蒲薪?jīng)費的管理,教育部、財政部和科技部等科研管理部門相繼出臺了一系列文件,要求高校健全科研制度,規(guī)范科研經(jīng)費的使用,加強科研經(jīng)費的監(jiān)督管理。作為內部監(jiān)督體系的組成部分,高校內部審計部門也逐步將科研經(jīng)費審計作為審計重點工作之一。
一、科研經(jīng)費內部審計的定義、定位和內容
科研管理是指高校對其承擔的全部科研活動的管理,包括上級科技主管部門批準的科研項目(縱向科研項目)的管理和企事業(yè)單位等委托的各類科研項目(橫向科研項目)的管理??蒲薪?jīng)費內部審計是指高校內部審計部門依據(jù)有關法規(guī),對科研管理業(yè)務活動合法性、適當性和內部控制的有效性進行的監(jiān)督和評價活動?!秲炔繉徲媽崉罩改系?號———高校內部審計》第28條指出,高校內審的目標是促進完善管理,控制和防范風險、提高效益,促進高校實現(xiàn)辦學目標。科研經(jīng)費審計的定位就是通過審計,促進科研管理的完善,控制和防范風險,提升科研水平。內審部門作為高??蒲兄胁豢扇鄙俚慕巧?,起著強化風險管理,提高科研經(jīng)費使用效益的作用??蒲薪?jīng)費內部審計的主要內容是對科研預算執(zhí)行情況進行審計,同時對合法性、合規(guī)性進行評價。目前科研經(jīng)費預算編制機制、預算標準都不是很合理,如果我們生硬地去追求與預算一致,側重預算執(zhí)行效率,不但不會提高科研管理效益,還會引導科研支出的虛列,造成負面影響。預算不是我們的定性標準,它本身也是我們審計的對象。審計人員應該通過正面引導,科學預算、科學執(zhí)行,而不是生硬地追求一致性??蒲蓄A算執(zhí)行審計重點是對合法性和效益性審核??蒲薪?jīng)費每一分錢都是納稅人的錢,不是科研項目個人的。所以,不管是在什么情況下,科研經(jīng)費使用都須合法合規(guī)。
二、科研經(jīng)費審計的特征
1.政策依據(jù)的專業(yè)針對性
科研經(jīng)費屬于專項經(jīng)費管理審計的范疇,審計依據(jù)除了國家相關的財經(jīng)制度外,縱向和橫向科研經(jīng)費的審計政策依據(jù)也不同。縱向科研經(jīng)費有相應的專項資金管理制度,如國家自然基金管理辦法、社科基金管理辦法等,橫向科研經(jīng)費更多地是依據(jù)合同(任務書)或委托方要求。
2.審計內容的特定性
科研經(jīng)費審計內容根據(jù)科研經(jīng)費管理部門的要求和項目經(jīng)費來源確定,主要是審計相關項目內容及制度的遵循性,目的是查錯防弊,查處與科研不相關的費用支出,提高資金使用效益。
3.審計報告使用范圍的指向性
目前所做的科研經(jīng)費審計主要是課題結項驗收或中期檢查,報告的使用人主要是科研項目主管部門。
4.審計結論比較單一
審計結論主要側重于經(jīng)費管理的規(guī)范性,預算支出的準確性,以及支出的相關性、合理性和合法性,目前關注績效部分較少。
三、科研經(jīng)費管理和使用存在的常見問題
科研經(jīng)費管理的主體責任和監(jiān)督責任落實不到位,科研經(jīng)費的使用往往被看成是科研人員的個人行為。項目管控方面,內控不完善,尤其是對橫向科研項目管理疏松??蒲泄芾砣蝿罩?、科研經(jīng)費規(guī)模大的學校,未按教財【2012】7號文件要求在財務部門或科研部內部統(tǒng)一設置科研管理服務機構。科研人員認識不夠,意識不強,未嚴格執(zhí)行預算。具體表現(xiàn)有:項目管控方面,尤其是對橫向科研項目管理,學校相關的管理制度不完善;規(guī)模大的學校未設立專門的科研管理服務崗位或機構;橫向科研經(jīng)費未完全實現(xiàn)分項目核算;科研經(jīng)費尚未完全實現(xiàn)輔助賬登記;因異地轉賬技術上存在一定難度,部分外地專家咨詢費發(fā)放未使用銀行卡;少量科研勞務費發(fā)放存在無人員身份信息、無銀行卡號、代領代簽等現(xiàn)象;縱向科研經(jīng)費報銷煙酒、餐費;報銷與科研活動無關的費用,如:衣服、包、藥品、食品、蔬菜等日常生活用品;報銷汽修費、保險費;部分辦公耗材大量從商場、超市購入,存在報銷個人生活用品的可能;個別旅游景點住宿、往返車票,與科研活動關聯(lián)度不高;發(fā)票無抬頭或發(fā)票開具單位與開票內容不符,存在極個別虛假發(fā)票問題等。
四、科研經(jīng)費管理常見問題產(chǎn)生的原因
1.認識上存在誤區(qū)
部分教師對科研經(jīng)費存在認識誤區(qū),認為科研項目是自己憑個人能力向有關部門申請來的,是個人的經(jīng)費,從而導致科研經(jīng)費使用隨意。
2.科研管理內控不健全
三級內控失效,項目級內控沒有,院系級內控虛設,校級內控乏力。內部審計一般停留在核查單據(jù)層面,對內控關注不夠,整體把握不夠,重點突出不夠。
3.審計資源有限
科研項目數(shù)量多,經(jīng)費金額大,許多高??蒲薪?jīng)費突破億元,內審人員一般不超過教工人數(shù)的2‰,還要從事工程造價審計、經(jīng)濟責任審計、財務收支審計等,將科研項目全部納入內審范圍,對內審來說,顯然力不從心。如果委托會計師事務所來審計,由于注冊會計師主要擅長公司、企業(yè)審計,對事業(yè)單位財務制度不夠熟悉,對學校業(yè)務比較陌生,審計效果不佳。
4.難以界定支出合理性
科研項目涉獵廣泛,專業(yè)性強,由于審計人員的專業(yè)局限性和自身的能力,對一些支出特別是對一些專用設備、材料是否真正用于科研無法界定,部分支出合理性不能做出正確的判斷??蒲械恼鎸嵭院拖嚓P性,有時很難認定。你沒有辦法去認定一個科研人員是坐出租車,還是開車,或者租車與科研成果更有關,你也沒有辦法去確定科研過程中是用200個試劑比用300個更應該。
5.審計時效滯后
由于目前多為事后審計,發(fā)現(xiàn)的問題往往出現(xiàn)在立項、預算編制等事前和經(jīng)費使用、核算等過程中,很多問題都既成事實,有些問題整改難度較大,在順利結項和存在問題之間容易引發(fā)矛盾。
五、內部審計機構如何搞好科研經(jīng)費管理審計
1.建設良好的內部審計環(huán)境
內部審計環(huán)境可以影響審計風險的高低,也是高校內部審計的基礎。《河北省省屬高??蒲薪?jīng)費管理辦法》第35條規(guī)定,學校應將科研經(jīng)費審計納入內部審計部門的重點審計范圍,對重大、重點科研項目開展全過程跟蹤審計。應通過各種渠道提高高??蒲腥藛T對科研經(jīng)費的認識,增加科研經(jīng)費使用的合規(guī)合理性,同時積極主動地配合學校的審計工作。高校應建立規(guī)范高效的科研項目和經(jīng)費管理制度,健全科研經(jīng)費內部控制制度,配備專業(yè)勝任的審計人員,購置必要的審計軟件,建立良好的內部審計環(huán)境。
2.發(fā)揮內部審計的建設性、服務性作用,對非故意違規(guī)行為予以規(guī)范,對惡意行為予以糾正
內部審計不僅需要準確地查出問題,還需要找到解決問題的辦法。國際內部審計師協(xié)會認為,內部審計的宗旨在于為本單位增加價值、改善業(yè)務流程,提高控制與治理過程的有效性,促進風險管理。內部審計應發(fā)揮建設性和服務性作用,通過糾正科研經(jīng)費使用的不當行為,對非故意違規(guī)行為予以規(guī)范,對惡意行為予以糾正,必要時責令清退違規(guī)資金,促進學??蒲泄芾硐嚓P部門建立內部控制(包括建立科研經(jīng)費管理辦法、財務報銷工作規(guī)范等),科研管理任務重、經(jīng)費規(guī)模大的學校,在財務部門或科研部內部設置科研管理服務機構,確??蒲泄芾韮炔靠刂朴行?zhí)行。高??蒲泄芾淼膬炔靠刂瓢<墶⒃合导?、項目級三個層級,應完善三級內控。高校內審部門通過內部控制審計,促進三級內控落實。
3.把握重要項目和重要業(yè)務環(huán)節(jié)
重要項目指項目到位資金總額較大,社會影響較大的、關注度高的項目;或者是金額雖不大,存在問題性質嚴重的項目;來自財政撥款的縱向科研項目,也應作為重點。目前科研經(jīng)費領域出現(xiàn)的問題按照性質與嚴重程度,可以分為四種情況:
(1)在預算與執(zhí)行過程中,擅自擴大開支標準、未經(jīng)批準調整項目預算等問題;
(2)科研經(jīng)費使用過程中,未按照規(guī)定進行招標、重復采購、造成資源閑置與浪費;
(3)應該用于某類型的開支被通過某種方式挪作他用,比如以購買辦公用品的名義購買其他物品,以購買辦公家具的名義購買自用家具等;
(4)不僅將科研經(jīng)費挪作他用,有些完全用于一些無中生有的項目,比如虛列項目支出、虛列勞務人員名單套取科研經(jīng)費等。重要業(yè)務環(huán)節(jié),是管理控制中的薄弱部位、銜接部位。主要有經(jīng)費轉撥、材料采購、勞務費開支三個環(huán)節(jié),這三個環(huán)節(jié)應作為內部審計重點,進行有效地管控。
4.綜合運用審計調查、跟蹤審計、事后審計等方式
科研項目數(shù)量多,金額大,在開展審計時,可采取下列方式:
(1)為了全面了解科研管理的業(yè)務、控制和風險,內審部門定期對學??蒲泄芾頎顩r進行審計調查,從而發(fā)現(xiàn)內部控制缺陷。
(2)對重大、重點科研項目開展全過程跟蹤審計。跟蹤審計能更好地在過程中發(fā)現(xiàn)問題并解決,控制潛在風險,起到防患于未然的作用。
(3)事后審計可以集中在較短時間內完成科研項目審計,并從中發(fā)現(xiàn)問題督促項目組整改(包括違規(guī)資金的清退)。內審部門擴大事后審計的覆蓋面,加強事后審計。如:審計科研經(jīng)費轉撥時,審計人員應在“企業(yè)信用網(wǎng)”查詢收款單位有關信息(法人代表、高管、股東等信息),查閱項目任務書、預算評審書、項目合作協(xié)議等項目資料,審查經(jīng)費使用的相關性。從科研項目結果入手,發(fā)揮審計的監(jiān)督和威懾作用。
5.充分運用信息化手段實施全程審計
高校科研項目細分預算復雜,數(shù)量多,涉及人員廣,內部審計不僅要做事后審計,還要將加強事前、事中審計。《內部審計具體準則第28號———信息系統(tǒng)審計》提出,內部審計人員在審計中要單獨或綜合應用計算機輔助審計工具和技術等信息技術。內部審計人員在審計中應該綜合運用各類信息化技術,適時掌握、評價審計結果,提高審計效率,識別、評估科研經(jīng)費管理風險將變得更加便捷。
6.推行科研經(jīng)費審計結果公示
高校內審部門可以參照審計署《審計結果公告辦理規(guī)定》《審計機關公布審計結果準則》等規(guī)章,結合學校實際,在校領導批準的情況下進行公示。一定程度上推進校務公開。審計結果公示由發(fā)起審計項目的機構對審計結果進行公示。公示時,充分考慮學校保密規(guī)定,對于項目不能公開。審計公示有利于將審計監(jiān)督與民主監(jiān)督有效結合起來,形成廣泛的監(jiān)督力量??蒲薪?jīng)費審計結束后,公示內容應包括項目基本信息、過程管理信息、結題驗收信息和審計結果信息等。綜上所述,科研項目經(jīng)費審計應通過查處科研經(jīng)費管理和使用的不當行為,堵塞漏洞、完善內部控制,充分發(fā)揮內部審計為學??蒲斜q{護航的作用,促進學??蒲薪】蛋l(fā)展。
參考文獻:
[1]李蕓.高??蒲薪?jīng)費財務管理研究.安徽大學碩士學位論文
關鍵詞:科研系統(tǒng);系統(tǒng)設計;開發(fā);Java
1引言
近年來,隨著信息技術的不斷發(fā)展,數(shù)據(jù)的存儲與管理成為了一個重要課題。在高校和很多企事業(yè)單位里,科研項目相關信息量的積累越來越多,科研項目管理軟件和信息管理平臺開始進入了一個全面改善和應用的階段。本文闡述了一個功能齊全、簡單易用的科研綜合管理系統(tǒng)分析與設計的過程,它能有效的幫助管理人員減少繁重瑣碎的工作量,并做到數(shù)據(jù)更準確,大大提高工作效率。
2系統(tǒng)需求分析
在我國有眾多的科研院所及科研企業(yè)以及高等院校等單位,他們一方面承擔著國家與地方科技計劃等科研課題,另一方面也自主研發(fā)新技術、新產(chǎn)品、專利、論文、產(chǎn)生新成果等,這些工作任務繁重,但科研項目的研發(fā)管理工作目前大多停留在紙質辦公階段。那么,研發(fā)出科研綜合管理系統(tǒng)就能大力推進精細的科研管理,強化對科研項目的全過程控制,把精細管理全面落實到不同研究層次、不同研究單元,并貫穿于研究工作全過程,實現(xiàn)項目管理信息化和無紙化辦公。
3系統(tǒng)設計
3.1系統(tǒng)開發(fā)技術
本系統(tǒng)采用JAVA語言開發(fā),遵循J2EE標準,可跨WINDOWS系列、UNIX、LINUX等多種平臺運行,真正的B/S三層架構,支持遠程辦公和異地操作,數(shù)據(jù)集中存放管理,支持SQLSERVER、ORACLE、DB2、SYBASE、MYSQL等多種主流數(shù)據(jù)庫,基于面向對象動態(tài)建模技術,可使用戶進行流程、功能、界面、權限、審批等自定義操作。三級緩存技術及數(shù)據(jù)壓縮技術的運用,大大提高系統(tǒng)的運行效率。
3.2系統(tǒng)功能模塊詳細設計
科研綜合管理系統(tǒng)核心是對科研課題進行生命周期的管理,科研項目的生命周期劃分為“孕育”“申請”“立項”“執(zhí)行”“結題”等幾個階段,根據(jù)這幾個不同階段,系統(tǒng)為領導提供項目審批與統(tǒng)計功能,為研發(fā)部提供項目全程管理與監(jiān)控功能,為項目負責人提供項目計劃與調度管理,為任務負責人提供課題執(zhí)行與成果管理,為財務人員提供經(jīng)費與合同管理,為檔案人員提供專利與成果庫管理。以下對系統(tǒng)的各個功能模塊進行闡述。
(1)立項管理。立項是學術研究時針對具體研究課題進行項目、資金、人員、研究方法、操作過程、完成標準等進行設置,是論證的第一道程序,一般都是有以下的步驟:闡述自己需要申請的項目、科研方向、技術方法、成果預測、項目預算、科研組成員等。此模塊功能包括課題上報、瀏覽課題、形式審查、課題審核、外部課題導入、立項信息查詢。
(2)合同管理。科研項目合同書一般包含以下內容:課題技術要求及成果形式、履行合同的計劃、進度、期限、地點與方式、項目驗收的標準、方式與期限、委托(或合作甲)方與承擔(或合作乙)方的權利與義務等。此模塊功能包括合同生成、合同管理、合同瀏覽。
(3)經(jīng)費管理??蒲薪?jīng)費泛指各種用于發(fā)展科學技術事業(yè)而支出的費用。科研經(jīng)費通常由政府,企業(yè),民間組織,基金會等通過委托方式或者對申請報告的篩選來分配,用于解決特定的科學和技術問題。此模塊功能包括撥款計劃、經(jīng)費撥付、課題經(jīng)費劃撥查詢、撥款情況查詢。
(4)過程管理。此模塊是整個系統(tǒng)最主要的功能模塊,從課題的申報開始管理,申報課題,也就是設計研究方案,是如何進行課題研究的具體設想,是開始進行課題研究的工作框架,是如何進行研究的基本思路,是保證研究順利進行的必要措施,是研究具體化的中心環(huán)節(jié),是研究成果質量的重要保證,有利于檢查和自我檢查,有利于協(xié)作研究。一般上級部門開展的課題研究都附有課題申報表。課題申報人可以登錄系統(tǒng)進行瀏覽申報的結果,上傳材料,申請在課題開發(fā)的過程中產(chǎn)生的費用等。此模塊功能包括課題執(zhí)行申報、執(zhí)行申報瀏覽、過程文檔上傳、經(jīng)費申報、經(jīng)費申報瀏覽、課題執(zhí)行管理、院經(jīng)費上報管理、合同狀態(tài)控制。
(5)變更管理。在課題的研究過程中,可能會因為各種因素需要對課題進行變更,課題可變更事項有:變換課題負責人、變更課題承擔單位、改變預期成果形式、變更課題名稱、調整研究內容、延期一年、延期兩年、申請撤項、調整經(jīng)費預算、變更課題組成員、其他。課題變更需要填寫“課題重要變更申請審批表”。此模塊功能包括合同變更申報、合同變更瀏覽、合同變更管理、合同計劃經(jīng)費修改。
(6)驗收管理。課題驗收首先要填寫“課題驗收申請表”還要提交相應的材料,比如:“課題經(jīng)費決算表”“課題經(jīng)費財務審計報告”“取得專利、軟件等知識產(chǎn)權證書或受理文件”“技術標準備案文件”“材料、產(chǎn)品檢驗或測試報告”“成果評價證書、科技成果登記表”“發(fā)表專著、論文清單”“技術轉讓證明文件”“用戶意見書”“課題任務書”等,此模塊功能包括課題驗收申報、課題驗收申報瀏覽、課題驗收管理。
(7)成果管理。成果管理在科研管理中占有很重要的地位,它包括制訂科研成果管理條例和有關的規(guī)章制度,并組織實施。組織對科研成果的評價鑒定,對成果的科學價值、經(jīng)濟價值、社會價值、應用可能性等進行審查評議,作出恰當?shù)脑u價或鑒定意見。組織科研成果的交流,促進推廣應用,使應用性的科技成果盡快地發(fā)揮作用。組織科研成果的考核,對優(yōu)秀成果進行鼓勵和獎勵。登記、匯總和上報科研成果材料,并協(xié)助有關部門建立科研成果檔案。貫徹執(zhí)行科學技術保密規(guī)定,保護國家科技財富等。此模塊功能包括標準管理、專利管理、論文管理、專著文獻管理。
(8)基礎維護。此模塊功能主要由系統(tǒng)管理人員進行操作,需要有一定的計算機專業(yè)基礎。此模塊功能包括系統(tǒng)配置、項目類別字典、角色管理、組織機構管理、用戶維護、文檔定義、項目性質字典、經(jīng)費科目字典、定制審批流、操作日志、密匙管理。