智能化檔案管理精選(九篇)

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第1篇：智能化檔案管理范文

關鍵詞：檔案管理；智能化管理；發(fā)展趨勢

中圖分類號：F49文獻標識碼：A文章編號：1672-3198（2013）08-0164-01

1計算機時代下的智能化管理

隨著信息時代的到來，計算機技術已經運用到檔案管理之中，使得檔案管理具備了硬軟件基礎，如打印機、掃描儀、數碼相機、計算機等硬件設備被應用到檔案管理部門，而在查詢、利用、存儲等一系列的應用中，都建立了軟件支持，如聯(lián)機數據庫、網上信息咨詢平臺等，這就為現代檔案管理智能化提供了有效支持。而在統(tǒng)一性的管理標準制度的保障下，如檔案整理標準、統(tǒng)計標準、技術指標等被嚴格規(guī)定下來，這為實現統(tǒng)一性的智能化管理提供了有效條件，刺激了檔案數據庫中信息資源的建立。

從檔案管理自身發(fā)展來看，其一，隨著信息化時代的到來，檔案管理的數量、種類不斷增加，其形式不斷發(fā)生變化，如現代的電子檔案、數字檔案、快照檔案等，這就刺激了原來的檔案管理方式的改變；在人類知識化的今天，檔案容量不斷增加，其內部信息量的增加，必定要求具備高儲存、高輸出性能的技術為保證，而要實現對新形式、新內容檔案的管理，必須借助于信息化、智能化的管理方式；在大容量信息的刺激下，人們的知識容量提升，對知識的要求量遠遠超過以前，這就要求具備大容量的共享信息，而智能化管理為實現資源共享提供了開放性的平臺，這就利于實現檔案價值。其二，現存檔案自然老化、人為損失的現象嚴重，而采用智能化檔案管理方式，可有效保護檔案原件、延長檔案壽命，同時可充分利用信息化、智能化管理降低原檔案的損失和丟失風險，并針對于損失文件采用數字拷貝等方式進行復原處理，這對保護原檔案起到了積極作用。

2檔案管理智能化發(fā)展趨勢

2.1智能化存儲

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，智能存儲是計算機系統(tǒng)本身最重要的智能特征，其改變了傳統(tǒng)的紙張、書本檔案庫形式，依靠智能系統(tǒng)運行智能存儲管理軟件，來支持多種文件和操作系統(tǒng)，以實現存儲資源的虛擬化。計算機智能化存儲其最重要的特征就是信息容量性，在現代檔案信息大容量的環(huán)境下，計算機以數字化、程序化的存儲方式，縮小信息空間，以數據庫、內存等形式，將信息進行存儲，這就提升了信息的存儲空間。其二，提升存儲設備之間的信息聯(lián)系，并有效實現備份、容錯、改錯、安全管理等職能，有效提升了檔案管理的安全性，實現了檔案保存的完整性和信息的全面性，利于實現檔案使用價值。

2.2智能化檢索

隨著計算機技術的發(fā)展，文獻檢索的智能化特征越來越明顯。在現代檔案管理中，答案存在的形式越來也多，既有文字、數字，也有圖文、聲像，有加密文件，也有非加密文件，有本地存儲信息，也有異地存儲信息，而要獲得相關性的信息，僅僅依靠書本查找并不能實現文獻資源的享用，而在智能化管理條件下，計算機將檔案信息進行歸類后進行整體性存儲，在檢索過程中，以文獻、檢索詞等信息為基礎，對文獻進行分類排列，這就提升了文獻檢索的準確性和范圍性，使人們能夠以最快的速度找到想要的相關文獻，而且各類文獻也以“期刊”、“碩士文獻”、“博士文獻”等方式進行分類，突出了文獻的重要性和性能，進而提升了文獻選用率。

2.3智能化應用

檔案管理智能化將檔案進行信息化、數字化、智能化處理后，以程序的形式存在，這就刺激人們在進行檔案采用時，以網址、程序的形式進行搜索，同時，網絡提供的大規(guī)?？臻g，提升了檔案的利用空間，尤其是一些專業(yè)性、科研型共享資源，在很大程度上實現了資源共同利用價值，進而以檔案使用的反作用，實現了檔案的豐富與發(fā)展。當然，不同的檔案形式具有不同的利用途徑以及價值，如電子檔案智能化管理，可提升企業(yè)與客戶之間的交流，加強兩者之間的了解度與合作度，可以進行商情預測，提升企業(yè)市場預測力，可以進行智能化營銷等，總之，其信息提供范圍和途徑的拓展，有效提升了檔案管理的價值。

3提升檔案管理職能化的措施

3.1完善管理機制

各種檔案信息資源都存在一定的邏輯性，在信息錄入后，就會成為數據庫之間、數據字段以及運行程序之間的聯(lián)系，在進行計算機網絡化管理中，一定要將其進行統(tǒng)一化規(guī)定，從而提升數據庫的完整性和安全性；制定統(tǒng)一性標準，管理標準的完整性與一致性是衡量管理的重要指標，這就要求進行規(guī)范性的制度約束，強調各個管理部門與管理信息的鏈接性，以實現檔案信息網絡暢通無阻。

3.2鞏固保障因素

在進行硬軟件建設中，要加強專業(yè)數字化設備的設置，實現配備的統(tǒng)一性，實現硬件設備的型號統(tǒng)一、購置統(tǒng)一、內部系統(tǒng)統(tǒng)一；充分利用設備功能，實現自動轉化、編制、檢索、存儲、上傳等功能，為智能化檔案管理提供有效保障。

3.3提升人員素質

加強檔案管理人員的專業(yè)技能培訓，面向檔案管理的基本技能與計算機技能，尤其是計算機系統(tǒng)和網絡安全防護知識，保障管理工作的信息安全性和工作的科學性；注重基礎性工作管理，加強收集、整理、保存等環(huán)節(jié)的協(xié)調性，保證檔案管理質量化；加強素質教育與培訓，促使工作人員樹立良好的崗位意識、職責意識和服務意識，提升檔案管理智能化的質量。

參考文獻

[1]王秋霞，徐忠勇.檔案信息數據庫建設原則研究[J].檔案學研究，2011，（02）.

[2]鄒吉輝.論檔案信息檢索智能化趨勢[J].浙江檔案，2010，（04）.

第2篇：智能化檔案管理范文

關鍵詞：國土資源；電子檔案；管理；智能化

中圖分類號：F301.2；G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-0432（2013）-04-0054-1

0 引言

近些年來，電子信息技術的發(fā)展為人類的生活帶來了極大方便，豐富了人們的商務活動。目前，利用網絡開展交易已經成為人們購物交易的重要組成部分。在傳統(tǒng)的交易管理中，所產生的各種合同檔案等手續(xù)，將逐漸被電子文本所取代，這就給傳統(tǒng)的交易檔案管理思想帶來了挑戰(zhàn)。電子檔案的逐漸增多，為檔案的管理帶來了極大不便，采用現代化的電子檔案智能化管理，逐漸成為電子檔案管理的新趨勢。

1 電子檔案管理的特點和現狀

電子檔案管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理，紙質的文件逐漸被電子文件所取代，而電子文檔具有虛擬性、復雜性和集成性的特點。首先，電子檔案主要發(fā)生在虛擬的網絡空間中，并且電子檔案的各個環(huán)節(jié)產生的交易記錄和交易信息具有虛擬性。在進行電子交易時，會產生很多虛擬的電子檔案，其檔案管理數量多，虛擬性強，在管理上存在著一定難度。其次，電子檔案具有復雜性，電子商務檔案通過數字信息直接存儲在存儲介質上，人們無法用肉眼識別文件信息，只能借助于計算機才能進行閱讀和記錄。同時，存儲在介質上的信息不盡相同，這在客觀上就造成了電子商務檔案信息的復雜性。最后，相對于單一的紙質檔案，電子檔案信息具有集成性，很多復雜的電子信息可以存儲在同一份存儲介質上。因此，在管理電子商務檔案時，要針對其檔案特點進行合理的管理。目前，隨著計算機系統(tǒng)的發(fā)展，電子檔案管理正在朝著智能化管理方向上發(fā)展。

2 國土資源電子檔案管理智能化趨勢

2.1 電子檔案信息存儲的智能化

電子檔案的存儲和查詢以及改寫都需要依賴于計算機和網絡系統(tǒng)。電子檔案的智能化存儲主要是通過計算機的運算和控制功能存儲到相應的存儲設備之中。智能化的電子檔案信息存儲系統(tǒng)，通常能夠實現存儲資源的透明式管理和訪問，同時還要能夠完成存儲資源的虛擬化和統(tǒng)一管理，分級存儲管理，存儲安全控制和存儲設備安全預警等一系列功能。在未來，智能化的電子檔案信息存儲可以集存儲與管理與一體，能夠保證存儲的數據能夠被應用系統(tǒng)安全訪問，并確保數據在系統(tǒng)出現故障時可以迅速恢復。對電子檔案而言，電子檔案信息存儲智能化可以有效提高存儲系統(tǒng)的實用性和可靠性，能夠及時發(fā)現存儲系統(tǒng)的運行故障，及時保護數據不受損壞。總之，智能化的電子檔案信息存儲功能，將會提高整個電子檔案的管理。

2.2 國土資源電子檔案信息檢索的智能化

電子檔案信息管理智能化不僅包括電子商務信息存儲智能化，還包括電子信息檔案檢索智能化。電子檔案信息的檢索在電子商務信息智能存儲的基礎上，以文獻和檢索詞的相關度為基礎，按照相關度進行匹配排序，在結果排序的同時考慮相關性和重要性，使相關性分析更為準確，更能將與用戶愿望最相關的文獻排在前面，提高電子檔案信息檢索的效率。隨著科學技術的進步，電子商務檔案智能化信息檢索將會更加人性化，利用人工智能開展電子檔案信息檢索會提高電子檔案的管理，為電子檔案管理提供更為智能化的、人性化的管理。

2.3 國土資源電子檔案應用的智能化

電子檔案的智能化存儲和智能化查詢?yōu)殡娮拥捻樌M行提供了重要的作用。借助于電子檔案信息，智能化的存儲和查詢系統(tǒng)可以為企業(yè)提供較為便利的數據分析和信息整合。首先，智能化的管理可以有效的將相關資源進行整合，建立相應的數據庫，為企業(yè)的營銷策劃提供數據支持。其次，在進行企業(yè)客戶資源管理同時，智能化的電子檔案信息管理可以提供智能化的客戶關系管理系統(tǒng)，通過智能化的客戶管理系統(tǒng)來加強對客戶的服務質量，提高客戶的滿意度。最后，電子檔案智能化管理中，智能化的數據分析和資料查詢將會大大節(jié)省國土資源檔案管理員工的工作量，提高的工作效率。

參考文獻

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[4] 沈江勝.關于電子商務檔案管理的兩個問題[J].黑龍江史志，2012（12）.

第3篇：智能化檔案管理范文

城建檔案工作是城市規(guī)劃、建設和管理過程中一項重要的基礎工作，是建設行政主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監(jiān)管和執(zhí)法檢查的重要依據。城建檔案是城市建設的歷史記錄，是城市可持續(xù)發(fā)展的重要生產要素、無形資產和社會財富。城建檔案在進行社會管理、提供公共服務、保障城市生產生活秩序、維護城市安全、應對城市突發(fā)事件等工作中具有非常重要的作用。新時期城建檔案管理工作要做到“為事業(yè)而為”，“有為才有位”，才能充分展示城建檔案管理工作在公共事務管理中的位置和作用。

堅持“依法治檔”

城建檔案管理工作只有在法律法規(guī)保證下才能實現可持續(xù)發(fā)展。以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《工程質量管理條例》等國家層面的法律法規(guī)以及各省市出臺相關的政策法規(guī)，為我們做好城建檔案管理工作提供了強有力的法律支撐。在實際工作中，一是要加強法律法規(guī)的宣傳，使建設、施工、監(jiān)理部門明了向城建檔案管理機構按質按量及時移交城建檔案是應盡的法定義務，改變建設單位“一重、一輕”（即重視抓工程項目的建設，輕城建檔案歸檔報送）的現象。二是要推行檔案管理從業(yè)人員資格培訓考試、資質認證制度，不斷提高基礎檔案人員綜合業(yè)務素質，糾正建設單位對檔案人員安排的隨意性，確保從業(yè)人員相對穩(wěn)定。三是積極推進城建檔案的執(zhí)法檢查。城建檔案執(zhí)法工作不僅是貫徹執(zhí)行城建檔案法律法規(guī)的有效手段，而且是城建檔案行政管理部門依法行政的重要形式，同時又是促進各單位依法管檔、確保檔案安全與完整，為國家積累檔案信息資源，提高檔案管理水平的重要環(huán)節(jié)、因此，各單位要充分認識城建檔案執(zhí)法工作的重要性，把城建檔案執(zhí)法工作落到實處，常抓不懈。

明確“身份”，確定性質

城建檔案館是各級建設、規(guī)劃行政主管部門所屬的事業(yè)單位。2000年我館經市人民政府批準成立“天津市城建檔案管理處”，與城建檔案館合署辦公，實行“兩塊牌子，一套人馬”。從形式上賦予了城建檔案事業(yè)機構以管理職能，履行市政府管理城建檔案工作專門機構的職能，但由于“身份”問題，其行政管理職能在實際工作中難以得到很好的體現。當前國家正在啟動新一輪的事業(yè)單位分類改革，其中具有行政管理職能的事業(yè)單位可按“參公”管理，城建檔案館雖歸口城市建設、規(guī)劃行政部門管理，但并不是一個部門的檔案館，而是國家專業(yè)館。城建檔案工作是面向全市的，城建檔案不僅產生于某一個系統(tǒng)，而且涉及到許多系統(tǒng)的專業(yè)領域，這就使得城建檔案的范圍極為廣泛。隨著城市建設的發(fā)展，新的公共市政事業(yè)的興起，其范圍也在不斷擴大，城市建設內容有政治、經濟、軍事文化，有物質文明建設，還有精神文明建設等，而且這些內容都是互相關聯(lián)的，城市建設各方面的問題關系到各行各業(yè)，而各行各業(yè)的問題反過來又影響到城市建設的不同方面。這就決定了它具有綜合性的特點，決定了城市建設具有內容龐雜，廣泛性強的特點，管理的是城市規(guī)劃、建設、勘察、設計、地下管線等重要工程檔案，如果沒有其賦予城建檔案行政管理職能，必然會影響到城建檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，在這一輪事業(yè)單位分類改革中，國家層面，省市層面建設、規(guī)劃行政主管部門應積極主動向各級編制部門反映城建檔案館的工作職能，力爭納入“參公”管理。這樣，一是有利于職工隊伍的穩(wěn)定，解決職工的后顧之憂，二是有利于吸引人才，三是解決了單位的經費列支渠道，四是有利于有效實施行政管理職能。

充分發(fā)揮城建檔案信息資源作用

城建檔案作為社會共享的信息資源，是社會發(fā)展和城市建設過程中不可缺少的寶貴資源，城建檔案工作不僅是收集管理，關鍵在于利用，把“死檔”變成“活檔”，更好地發(fā)揮城建檔案信息服務城市建設發(fā)展，服務于政府決策，服務工程建設項目，服務廣大人民，這樣才能不斷提升城建檔案管理工作在社會公共管理的地位。

要充分利用行政措施和法律法規(guī)手段加大接收力度，由于城建檔案產生于不同的行業(yè)各部門，特別是地下管線檔案，涉及單位多，執(zhí)行標準也不盡相同，資料保管各自為政，很難形成共享的社會資源。僅憑城建檔案館工作人員為建設單位提供業(yè)務指導服務來取得建設單位理解和支持是不夠的，要輔以相應的措施配套，把工程建檔服務放在首位，采用提前介入，現場指導，跟蹤管理等多種方式，從工程建設的源頭抓起，做到工程建檔與工程開工同步，檔案整編與工程進展同步，檔案驗收與工程竣工驗收同步，使建檔的指導、檢查、監(jiān)督貫穿于工程建設的全過程，才能扭轉城建檔案接收難的局面，確保城建檔案最大限度地接收進館。同時，廣泛征集、收集具有保存價值和地方特色的檔案資料進館，不斷豐富優(yōu)化館藏，提高其利用價值。

1、合理制定歸檔范圍，精簡接收內容

全國的城建檔案館在開展城建檔案特別是工程檔案管理工作時，都根據本地實際情況制定了進館范圍和歸檔內容，作為工作的依據和標準。建設部2002年頒發(fā)的《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》也對建設工程的歸檔內容作出詳細的規(guī)定，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件六個部分共計200多項，信息量巨大。但是通過工作實踐證明了一點，有些歸檔文件中包含的信息大量重復，比如，天津城建檔案館接收的工程檔案里，大多數工程準備階段文件和規(guī)劃審批管理檔案中的文件重復；通過對檔案利用情況的統(tǒng)計對比分析，相當數量的施工文件，比如混凝土抗壓強度實驗報告、隱蔽工程驗收記錄等文件的利用率幾乎為零。這其中很大的原因是重復歸檔，多套保管。另外，施工文件里包含的各類信息的結果在監(jiān)理、竣工驗收等文件和竣工圖中有所反映，產生了信息交叉。

針對這些情況，我們認為：隨著城鄉(xiāng)建設的不斷發(fā)展，城建檔案工作者們有必要重新審視和制定新的建設工程進館范圍和建設工程文件的歸檔內容，提高工程進館的標準，大量減少接收進館工程的數量；精簡建設工程文件的歸檔內容，減少接收檔案的數量。雙管齊下，并且形成一個長效機制，長期堅持下來，就有助于改變庫房容量緊張的局面和現象，讓城建檔案館成為真正意義上的永久保管城建檔案的基地。

2、檔案接收工作與利用工作接軌

豐富館藏是利用工作的基礎，而檔案的接收是豐富和優(yōu)化館藏的唯一途徑。所以要注重強化檔案接收，抓住重點，超前控制，圍繞館藏檔案的利用熱點來指導和進行檔案接收工作，才能逐步完善館藏檔案的結構。城建檔案館作為一個地方檔案事業(yè)的重要組成部分，其歷史使命在于服務這個地區(qū)、這座城市，通過服務來發(fā)展、壯大自身，所以其發(fā)展動力也來源該地區(qū)、該城市。為此，要優(yōu)化館藏,就必須面對和置身于能豐富自身的這座城市,吸收其能全面、生動反映地方現代化城市建設的各種信息資源。因此，為了更好地服務社會進步和城市發(fā)展，城建檔案館在摸清自身家底的同時，必須著手制定接收規(guī)劃，強化接收工作，抓住館藏檔案的服務熱點來制定接收城建檔案的重點，并確定超前控制的工作思路，嚴格把好進館關。

3、加快城建檔案信息化建設市利用手段

城市建設的不斷發(fā)展使城建檔案呈幾何數增長，其擁有的信息量急劇膨脹。而計算機技術、網絡技術、通訊傳播技術以及多媒體技術的互相滲透和融合，為城建檔案數字化建設提供了可能。城建檔案只有通過這一現代化手段，促進城建檔案資源的開發(fā)利用、保存和傳遞，使社會更廣泛的了解城建檔案，更方便的使用城建檔案，更加深刻認識城建檔案的作用，使城建檔案工作從“默默無聞”中走出來，使城建檔案信息從“靜態(tài)”、“封閉半封閉”的狀態(tài)下“動”起來，我們的工作只有在社會上有了知名度，才能有地位、有價值。

第4篇：智能化檔案管理范文

關鍵詞:檔案管理;技術;文件

中圖分類號:G27文獻標識碼:A

文章編號:1009-0118(2012)09-0248-01

一、摩爾定律下的硬件發(fā)展

摩爾定律,是由因特爾創(chuàng)始人之一的戈登摩爾提出來的。其內容為:當價格不變時,集成電路上可容納的晶體管數量,約每隔18個月就增加一倍,性能也將提升一倍。換言之,每一美元所能買到的電腦性能,每隔18個月就要翻兩倍以上。這一定律雖然沒有那么精確,但是卻深刻地揭示了現今電子科技發(fā)展的驚人速度。作為全球最大的處理器研發(fā)廠商,因特爾在2012年了22納米的處理器,使得計算機的性能再次得以大幅度提升。而CPU的研發(fā)只是硬件的一個標志,實際上目前的硬盤技術、顯卡技術等都得以了長足的進步。

在現代化的檔案管理工作中,從文件生命初始產生,到文件歸檔和檔案的保存和利用,都難以離開計算機軟硬件系統(tǒng)。因此我們必須充分重視硬件發(fā)展給檔案管理事業(yè)帶來的便利和進步。但是面對市場上龐大的軟硬件供應商,很多單位的采購人員都無從選擇。在此有必要討論一下在檔案管理現代化中對硬件采購的要求:

(一)前瞻性。在摩爾定律之下,計算機硬件發(fā)展迅速,而我們在使用中也不可能經常性更換機器,因此在采購硬件時必須要有前瞻性,以滿足在未來時期的硬件需求,但同時也必須注重成本的控制,這樣就要求我們購買的是性價比較高的產品。

(二)適用性。每一個不同級別的檔案館、企事業(yè)單位的檔案管理機構,規(guī)模與功能都各不相同,對配套軟硬件的需求也就各不相同。其在采購軟硬件時要考慮到自身的情況而進行定奪,適用于自身即可,以避免出現性能浪費和性能緊張的情況。

(三)穩(wěn)定性。在采購系統(tǒng)時還要考慮到系統(tǒng)平臺之間的兼容性,這些都影響了整套檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性。新上市的系統(tǒng)往往會有BUG或者兼容問題,我們在管理工作中,要盡量避免出現問題,所以要從源頭上就考慮系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

(四)易用性。我們的檔案管理工作人員雖然大多具有很高的專業(yè)素養(yǎng),但是并不都是計算機專業(yè)型人才,在采購系統(tǒng)時要考慮到系統(tǒng)對于大部分人都易用,這一點很重要,否則后期的維護和使用將遇到很大的困難。

二、檔案管理技術的現代化趨勢

(一)檔案管理的數字化。目前檔案管理的數字化可以分為兩部分,一部分是其原始形態(tài)為非數字化,我們要對其進行數字轉換;另一部分就是其從產生伊始就依托于計算機平臺,直接以數字形式記錄在案的。由于紙質文檔在查閱和保存方面具有很多局限性,我們對紙質文檔進行數字轉換具有很強的現實意義。隨著計算機的普及,對檔案的管理已經逐步實現了數字化,這也是現代化檔案管理的首要特征。數字檔案管理具有易保存、易查詢、容量大等優(yōu)點,是傳統(tǒng)檔案管理的重要進步。計算機和網絡是數字化技術的核心構成,隨著其普及,目前我國各個檔案管理部門都能實現基本的數字化。

(二)檔案管理的自動化。在文檔生命周期的三個階段,可以由三個不同的信息管理系統(tǒng)完成其該階段的任務,從而實現了檔案管理的自動化過程。在電子辦公環(huán)境(OA)下,可以將檔案管理模塊化,為每一個模塊設計管理系統(tǒng)。如在檔案產生初期,即文件階段,應用電子文件管理系統(tǒng),在文件的初始就對其進行自動記錄保存,每一個模塊無縫鏈接,自動記錄文檔的全部生命周期。在完成記錄后,還要自動生成目錄索引,以方便后期的查找,這是檔案管理自動化的理想模型。例如上海通用汽車有限公司,在08年就完成了檔案信息自動化管理,躋身中國信息化500強之列。

(三)檔案管理的智能化。數字檔案具有虛擬性、復雜性、繼承性等特征,所謂智能化就是在數字檔案管理過程中,利用計算機軟硬件的配套系統(tǒng),對檔案對象進行可以代替某些人工服務的智能化存儲、歸類、分析等業(yè)務。從計算機硬件要求來看,智能化需求高兼容性的設備端口,以便與各類輸出輸入設備連接;其次還需要高擴展性的硬件平臺,以適應智能化處理設備的添加;然后還要有很強的網絡傳輸能力和存儲能力。從計算機軟件要求來看,貫穿于數字文件的生命周期,可以分為智能化的存儲、訪問、檢索、數據分析、安全保護等幾個模塊。智能化的數字檔案管理將節(jié)約大量人力物力,同時有效地提高辦公效率。

三、檔案管理技術現代化的要求

在21世紀的今天,我們處在一個科技迅速發(fā)展的新時期,我們在工作時要充分應用科技給我們帶來的便利與進步,這是一個思想觀念上的轉變。這一轉變,意味著檔案管理的工作人員要接受先進技術與思想,學習現代化的檔案管理技術。同時還要結合我國國情,堅持科學發(fā)展觀,要有為我國檔案管理事業(yè)的現代化奉獻的精神,投入到社會主義現代化建設的大潮中。

另一點,檔案管理還有研發(fā)和更新設備,學習國內外先進管理技術和經驗,熟悉檔案管理的硬件平臺和軟件系統(tǒng),熟練掌握數字化檔案管理的每一個程序,能夠為其他部門的工作提供良好穩(wěn)定的支持,實現檔案管理人員的最大價值。

除此之外,還要進行定期的集中培訓學習,并且與先進的檔案管理部門要有溝通交流。

社會愈向前發(fā)展,所產生的檔案資料就會無限增多,但如果我們能以現代化技術對檔案進行數字化管理,相信定能化繁為簡,使我國檔案管理事業(yè)向前邁進一大步。

參考文獻:

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第5篇：智能化檔案管理范文

【摘要】檔案管理歸根結底是信息資源的管理，如何對信息資源進行合理的管理受到越來越多企事業(yè)單位的重視，智慧檔案管理就是在信息化的基礎上產生的，并且成為新的發(fā)展趨勢。

關鍵詞 檔案管理；智慧；信息化

互聯(lián)網的飛速發(fā)展，使得信息的透明程度越來越大，智能化程度越來越高。檔案管理顯得越來越重要，智慧技術和智慧管理已經成為新的發(fā)展趨勢。

一、新技術發(fā)展與數字檔案館的局限性

數字檔案館的產生，解決了傳統(tǒng)檔案存儲的很多問題，比如存儲的數量限度，傳播的途徑及安全性等等都有了很大的提高。給檔案的管理工作帶來了革命性改變。但是數字檔案館受很多因素的制約，有一定的局限性。在理念上，數字圖書館只是改變了外在的條件，但沒有在管理方面實現真正的革命，只是依托信息化實現了檔案本身的改革，并沒有在管理檔案實體上有革命性的進展。在技術上，數字檔案館相比傳統(tǒng)檔案館，建立了多元化的享用中心，達到了信息鏡像化，使大眾利用起來更便捷，但是不能幫助管理人員對檔案開展業(yè)務工作和信息篩選，無法按照檔案信息用戶的思維進行檔案的管理。在資源上，數字檔案館信息資源受到傳統(tǒng)檔案館檔案信息基礎的限制。它的核心資源是數字化的檔案信息，還有原生態(tài)的電子檔案。難以突破傳統(tǒng)檔案館既有的局限性。

解決這個問題需要新思路，還需要研發(fā)新技術。檔案部門在鞏固數字檔案館的同時，還需要提升它的建設成果。采用云計算、物聯(lián)網等新技術，建立智慧檔案館，并探討如何實現檔案管理的智能化。將檔案信息化建設推向新階段。

二、智慧檔案的服務方向

智慧檔案館是在互聯(lián)網、云計算等新技術的基礎上構建的一個智能模塊，這個模塊可以實現管理的多元化，豐富檔案資源，還具有自動感知和處置檔案信息能力的功能，是一個提供檔案信息泛在服務的新型虛擬檔案館。

智慧檔案館能夠在數字檔案館的基礎上，利用現代化的各種高科技，如采集終端和各類有線、無線寬帶網絡技術，把物聯(lián)網、互聯(lián)網和移動互聯(lián)網等網絡都聯(lián)通起來，并時時采集檔案的環(huán)境信息、檔案變化的動態(tài)信息。使智慧檔案館在信息提取方面擁有絕對的智能化，并能隨時對檔案的資源進行反饋，對客戶實現智能服務。

這里能最大化地發(fā)掘數字檔案的資源和傳播優(yōu)勢，在數字檔案館信息化的基礎上，運用更發(fā)達的通信技術和科技手段，對檔案的資源進行分析整合，并感知動態(tài)的檔案信息。在對檔案進行收集整理的時候，對用戶的需求做出智能響應和智能支持。為檔案館中人與人之間的交流和溝通提供了更便捷和人性化的基礎條件。

三、智慧檔案管理的特點

智慧檔案館的智能化，不僅要在數字檔案館的基礎上進行技術革新，還要在管理方面樹立智能管理的理念，建立更方便的管理模式，讓檔案的使用范圍更加廣泛。建立資源多元化，感知更全面，綜合處置能力更強的檔案室，建立更先進的檔案管理體系。使檔案的處理工作在一個綜合處理平臺就能完成。

（一）資源多元化，檔案資源作為智慧檔案館的基礎。決定著智慧檔案館智能化程度的高低，資源越多，涉及的信息越廣，各個媒體和網站的信息都可以成為智能檔案館的信息構成。智慧檔案館的資源多元化，還體現在它的管理模式上，由于資源面廣，不同的檔案有時需要不同的管理方式，所以資源多元化又造成了管理多元化。

（二）感知更全面，感知是一種預測能力，是智慧管理第一要求。在智慧檔案管理方面，既需要高科技的手段進行自動化管理，也需要管理人員擁有高端的管理策略。在將互聯(lián)網和檔案實體聯(lián)系起來的同時，也需要對檔案內容和檔案管理信息進行交互式的信息交換和通訊。通過RFID 技術，可以實現對檔案實體的感知、檔案內容信息的感知、檔案管理信息的感知。對檔案內容的感知，通過識別數據，整合檔案資源信息來抽取和挖掘檔案的內容信息。對檔案管理狀況的感知，這主要是人為因素，通過管理人員的管理能力，管理技巧來智能化檢測和評價檔案的管理狀態(tài)。

（三）綜合處置能力更強。智慧檔案的管理先進之處在于它具有完善的處理應對和反饋機制。將檔案信息的需求特征通過解析和識別，對應相應的管理策略，利用管理人員的管理經驗，對感知到的檔案信息進行評價，進一步獲得對檔案信息的處置能力。提高了檔案信息的保障機制和查全率。對檔案管理業(yè)務工作需求的應對與處置，在檔案實體和管理信息上得到了綜合的分析。

建設智慧檔案館是一個長期的過程，更是一項復雜的工作。在技術方面，管理方面的軟件方面都會遇到諸多問題。技術的發(fā)展和推進，讓智慧檔案館的建設有了一定的基礎保障，但在管理方面還缺乏很多政策支持和理論支持，法律規(guī)范也不是很完善，沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)范，在很多方面都不是很完善。

參考文獻：

[1] 許德斌. 智慧城市新環(huán)境下的智慧檔案[J]. 山西檔案,2014（05）:72-74.

[2] 方雪. 智慧城市背景下的檔案信息化[J]. 管理觀察,2014（13）:51-52.

第6篇：智能化檔案管理范文

【關鍵詞】電子信息 工程建設 特點

1 前言

信息技術的應用主要包括有計算機硬件、軟件、網絡、通訊等技術。隨著科學技術的不斷發(fā)展，各種電子商品以及技術被廣泛的應用在人們的生活、工作中，尤其是在工程建設方面，電子信息應用在工程建設中，對社會的發(fā)展有著非常重要的作用和意義。然而，電子信息作為一項長期的工程，其在發(fā)展過程中，對技術的要求非常高，需要的資金較多，操作的系統(tǒng)較為復雜等，所以，在實際操作過程中，相關管理人員應該建立科學的操作系統(tǒng)，進一步實現信息化的工程建設。

2 電子信息在工程檔案管理中的作用及其特點

檔案管理在工程建設中是一個非常重要的環(huán)節(jié)，具有獨特的、不可或缺的地位，而電子信息能夠作用于檔案管理中涉及的設計圖紙、工程文字敘述等重要的資料，對工程的建設起著推動作用。所以，在實際操作過程中，加強對電子信息管理，是提升工程建筑企業(yè)市場競爭力度的核心內容。電子信息在檔案管理中主要是指電子文件、電子圖表以及電子圖書等，與常規(guī)的檔案管理相比，電子信息檔案管理的特點有以下幾點內容：

（1）電子信息在計算機設備中才能夠使用，所以，電子信息的儲備是一個全方位、數字化的管理模式，其通過計算機的相關處理，實現工程建設中信息資源的共享。

（2）電子信息在工程建設中，不受時間、空間的限制，為人們提供便利的使用條件。

（3）在使用過程中，人們能夠依據自己的需求對電子信息進行調整，其在使用的過程中隨意性較強，通過電腦獲取信息更加便捷、快速，為人們節(jié)省更多的時間。

（4）電子信息在使用的過程中，具有智能化、集約性等特征，電腦為信息的儲存以及使用提供智能化操作的平臺，電子信息的智能化是建立在先進科學技術的基礎上。智能化操作是電腦技術發(fā)展的不然趨勢，電子信息在使用過程中，能夠實現對施工現場的真實模擬，使信息化處理更加科學、合理。

3 加強電子信息管理的有效措施

在工程建設的過程中，電子信息管理是非常重要且不可或缺的一部分。所以在實際操作中，應該及時儲備好相關信息、合理使用以及科學處理等，為工程建設的順利進行提供有力的保障[1]。

3.1 加強電子信息的存儲

移動硬盤以及U盤是人們儲存電子信息常用的工具，其在使用的過程中具有便于攜帶、移動等特點，適宜長期儲存，且不受外界環(huán)境（空氣、水、霧霾等）影響。但是，電子信息在工程建設中使用的時間還處于起步階段，經驗不足，所以，在使用過程中，相關人員應該考慮如何做好電子信息存儲工作是非常必要的，對其進行復制、粘貼、云存儲等，能夠有效的預防信息的丟失，為電子信息的儲存提供便利的條件。

3.2 健全電子信息管理體系

隨著科學技術的不斷發(fā)展，工程檔案管理模式不斷由直線發(fā)展成為平面結構，而電子信息的出現，使工程建設中的檔案管理模式豐富多彩[2]。所以，在實際操作中，單一的平面管理模式已經不能滿足人們的需求，人們應該不斷建立健全的電子信息管理體系，實現工程信息的有效、科學管理。

3.3 合理規(guī)劃電子信息歸檔

電子信息在歸檔儲存的過程中發(fā)揮著非常重要的作用，相關人員應該認識到電子信息管理的內容以及必要性，對電子信息進行管理的過程中，應該專業(yè)化的對其進行儲存和分類，確保電子信息的原始性，保證其正確、可靠性。

3.4 加強電子信息智能化管理

實現電子信息智能化管理是確保信息準確的有效途徑，在工程建設過程中，電子信息智能化主要體現在信息的開發(fā)利用，結合施工現場的實際情況，不斷吸收科學的管理措施，完善電子信息運行體系，進而實現電子信息管理的智能化，推進工程建設的現代化發(fā)展。

4 電子信息在工程建設中的發(fā)展前景

電子信息在工程建設中具有快捷、方便、容量大等優(yōu)勢，所以成為工程建設中非常重要的環(huán)節(jié)。電子信息的不斷發(fā)展，推動國家經濟建設的前進，使國家的電子信息不斷面向全球的方向進軍，電子信息的規(guī)?；约熬W絡普及化，決定著工程建設的發(fā)展前景。同時，電子信息還具有國際化的優(yōu)勢，被廣泛的應用在各大工程建設中，并推其向國際化發(fā)展，使其成為電子行業(yè)發(fā)展的龍頭。隨著社會經濟的不斷發(fā)展，網絡化的信息時代成為電子信息發(fā)展的必然模式，進一步推進信息化向工程建設中發(fā)展，推動工程建設的發(fā)展步伐，加快工程建設的進度，提高工程建設的效率，創(chuàng)造更多的經濟效益。

5 結束語

電子信息在工程建設中主要的作用對于工程的檔案管理，是工程建設中的核心內容，不可缺少。在工程建設中為人們提供有利條件的同時，其存在的問題也不斷凸顯，影響著電子信息在工程建設中作用的正常發(fā)揮。所以，在實際生活中，應該不斷加強電子信息建設以及管理，實現工程建設的信息化以及現代化，充分發(fā)揮其作用，提高工程建設的效率，創(chuàng)造更多的社會經濟效益。

參考文獻

[1]許起寧.淺析電子信息在工程建設中的特點[J].電子信息與計算機科學，2013，04（07）：11-12.

[2]Camp.Analyzing about the characteristic of electronic information engineering construction [J].Journal of information science and technology，2013 and practices（56）：149-150.

[3]梁景雙，王鈞.淺析電子信息在工程造價管理中的應用[J].科技致富向導，2014，06（23）：77-78.

[4]Pennie.Electronic information in the application of construction project management analysis [J].Science and technology，BBS，2014，11（12）：95-98.

第7篇：智能化檔案管理范文

關鍵詞:檔案管理; 信息化

Abstract: file refers to various forms of value state organs, social organizations or individuals directly formed in social activities, is put down phenomenon continuously reciprocating authentic records, become people repeated observation and study of historical phenomenon, the reliable basis to find the law of development of things. So for the healthy development of the archives management work of the modern enterprise system in our country plays a vital role in the. With the continuous development of economy, people increasingly interlinked, information has gradually become the main trend of the world economic and social development. The rapid development of computer technology makes people enter an era of information technology, whether it is from a number of areas of politics, economy, culture, science and technology, military or into every corner of human life, information technology has become the modern society and the modern people life indispensable tools. So the archives management informationization construction work related to the enterprise's progress, is to adapt to the development requirements of the times.

Keywords: file management; information

中圖分類號：文獻標識碼：A文章編號：2095-2104（2013）

一、檔案管理的內涵

檔案管理也稱之為檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理的對象是檔案,服務對象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。二者處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發(fā)展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統(tǒng)到獨立系統(tǒng)、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發(fā)展。所以對于檔案的管理工作無論是對國家還是對于現代企業(yè)制度的健康發(fā)展都起著至關重要的作用。

二、新形勢下信息化的發(fā)展的必然趨勢

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，并使之造福于社會的歷史過程。（智能化工具又稱信息化的生產工具。它一般必須具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的功能。）與智能化工具相適應的生產力，稱為信息化生產力。智能化生產工具與過去生產力中的生產工具不一樣的是，它不是一件孤立分散的東西，而是一個具有龐大規(guī)模的、自上而下的、有組織的信息網絡體系。這種網絡性生產工具將改變人們的生產方式、工作方式、學習方式、交往方式、生活方式、思維方式等，將使人類社會發(fā)生極其深刻的變化。隨著中國經濟的高速增長，中國信息化有了顯著的發(fā)展和進步，縮小了與發(fā)達國家的距離。在我國，“十一五”期間，我國信息化應用逐步深入，經濟和社會效益明顯提高。數據顯示，我國醫(yī)療信息化、政務信息化和物流信息化市場規(guī)模持續(xù)擴大。此外，電力信息化、金融信息化、酒店信息化等也取得了顯著進展。信息化對人們的工作、生活、學習和文化傳播方式產生了深刻影響，促進了國民素質的提高和人的全面發(fā)展。在行業(yè)快速發(fā)展的同時，仍存在著突出的問題。在社會信息化、政務信息化與信息安全建設領域仍有不同程度的不足。相信隨著我國政策的支持和產業(yè)問題的解決，我國信息化將進一步向著縱深方向發(fā)展?？梢娦畔⒒粌H代表了一種信息技術被高度應用，信息資源被高度共享，從而使得人的智能潛力以及社會物質資源潛力被充分發(fā)揮，個人行為、組織決策和社會運行趨于合理化的理想狀態(tài)。同時信息化也代表著一個國家的科學技術水平和人民的生活水平。

三、做好檔案管理的信息化工作勢在必行

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一組織下，在檔案管理活動中全面的應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供相應的利用服務。一方面，因為檔案需要長久保存，為提高其存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、腐蝕以及火災等災害，無論是國家還是企業(yè)，每年大量投入文檔的保管經費是在所難免的，而且因其無備份而又為每年不得不有的文檔損失而擔憂。另一方面，因為檔案需反復被查閱，所以不可避免的存在原件受損或遺漏、丟失，從而給文檔的保管與利用帶來管理上的憂慮?？梢姡瑢n案管理進行信息化的建設工作，是一種既節(jié)省人力，又減少紙張的浪費保護環(huán)境，避免不必要的困憂的現代信息管理的手段。

要做好檔案管理的信息化工作首先要：加強基礎設施建設，比如計算機的配備，在檔案管理上，運用計算機可以進行檔案的整理、收集、編制、檢索內容、相關介紹等工作。也同時可以用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統(tǒng)計等工作。所以，首先要從硬件上配備電子計算機，提高檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。第二，要建設和完善局域網。使各項工作都形成網絡化的工作模式，從而加強對檔案的管理和利用。第三，加強檔案的目錄數據庫的相關建設：形成檔案信息系統(tǒng)和網絡建設形式的統(tǒng)一，逐步適應檔案信息資源共享的要求，加強檔案目錄數據庫建設，開發(fā)標準化的檔案管理系統(tǒng)，加強檔案目錄的輸入與保存，便于有需要的工作人員隨時查、取。最后，加強檔案信息化人才的培養(yǎng)，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新出更科學、更先進的管理方法，所以，要通過各種途徑加強檔案業(yè)務人員培訓工作。從多方面提高檔案業(yè)務人員的管理水平。

科學規(guī)范的檔案管理做好檔案的開發(fā)和利用工作，做好檔案管理的信息化工作是時代的要求，可以為經濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。

【參考文獻】

[1]張峰，姜興美.《信息化對檔案工作的挑戰(zhàn)及對策》.[J].《山東檔案》.2000

第8篇：智能化檔案管理范文

關鍵詞：檔案；管理；現代化；趨向

1 檔案管理將實現無紙化、虛擬化

隨著計算機技術的普及和網絡的不斷延伸，無紙化辦公將變?yōu)楝F實，傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當今的發(fā)展趨勢。文件可以通過網上收發(fā)，報告可以通過網上傳輸，這樣既簡化了文件收發(fā)過程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動化帶來的變革，同時也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網絡互聯(lián)和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴大，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點。

2 檔案管理將實現縮微化、數字化

縮微攝影技術和數碼影像技術的應用，為檔案管理實現數字化提供了有力支持。所謂檔案信息數字化，就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件。縮微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數碼技術與計算機的結合應用，對檔案管理中的照片、圖片出現的退色、滲化和消褪，能有效地進行技術處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準確復制，有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

3 檔案管理將實現信息化、網絡化

當今社會是一個信息社會，計算機技術和網絡技術的普及應用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現實。這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也密切了整個社會的聯(lián)系。這就為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。

目前，從中央到地方，從機關到企業(yè)已普遍建立了計算機局域網，其中，為了加強文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準接入互聯(lián)網，有的甚至是單機操作，與網絡實行物理隔離。但隨著計算機技術和網絡技術的發(fā)展，如密碼技術的深化、語音識別、指紋識別技術的應用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真?zhèn)蔚淖R別，也隨著電子文件簽署技術的應用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術的發(fā)展應用，為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術保證。

網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著這一技術的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實現信息化、網絡化的目標已為期不遠。

4 檔案管理將實現多元化、智能化

隨著新技術的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現多樣化，除傳統(tǒng)的紙質、圖片、膠卷等載體外，已出現了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發(fā)展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實現現代化。

計算機技術特別是未來語音識別技術的開發(fā)與應用，將使檔案的管理模式實現自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務社會的功能，展現檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。

5 檔案管理將實現社會化、市場化

其一，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實現。檔案資料是社會發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務當代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理，能有效地增強人們保護檔案的意識，完善檔案共享機制，實現檔案的真正價值。

其二，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案的開發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。

第9篇：智能化檔案管理范文

[關鍵詞]檔案管理軟件；業(yè)務流程；組合檢索；分項統(tǒng)計；特性需求

[中圖分類號]G640

[文獻標識碼]A

[文章編號]1671-5918（2015）24-0032-02

檔案管理軟件被廣泛應用，大大便利了檔案業(yè)務工作。在數據錄入和檢索利用方面，系統(tǒng)起到了巨大的作用，方便了目錄的生成和信息的檢索，提高了工作效率。但是隨著業(yè)務工作的增加，系統(tǒng)在功能上漸漸跟不上需求，而用戶對這些功能的需求日益迫切。檔案管理軟件的設計開發(fā)和優(yōu)化升級，應當更加靈活、人性化、智能化。

一、檔案業(yè)務流程

檔案業(yè)務流程包括收集、整理歸檔、著錄、上傳數據、檢索利用、統(tǒng)計分析等環(huán)節(jié)。業(yè)務流程中需要使用到檔案管理系統(tǒng)的，是著錄、上傳數據、檢索利用和統(tǒng)計分析這些環(huán)節(jié)。

（一）著錄

著錄，就是將檔案實體整理編號以后，根據著錄標準，將檔案目錄輸入到系統(tǒng)中，包括一級、二級甚至三級目錄；實體分類號；保管期限；標題、副標題；責任者；文種；頁數；日期；文號；載體；型號；主題詞；存址；全文等多個著錄項。著錄得越詳細，在檢索利用時，越能夠查全、查準。蘇州健雄職業(yè)技術學院所使用的檔案管理系統(tǒng)，包括了以上所有著錄項，可以基本滿足常規(guī)業(yè)務工作需求。

（二）上傳數據

上傳數據，有三種類型：①把word、excel等可以直接獲取內容的電子文件復制粘貼到全文，相當于一個著錄項；②將紙質檔案掃描、實物檔案拍照，形成電子文件掛接到對應的目錄下；③將各部門移交的圖片文件、音視頻文件掛接到對應的目錄下。其中，全文可以被系統(tǒng)識別，和著錄項一樣，一旦與檢索字段相匹配，則被列入檢索結果，提高檔案信息的查全率。

蘇州健雄職業(yè)技術學院所使用的案管理系統(tǒng)數據內容包含了這三種，在檔案表中將這些數據具體劃分為全文、電子文件、音視頻文件。

（三）檢索利用

為用戶提供便捷的檢索和全文查閱服務，是檔案工作的重要環(huán)節(jié)。在檢索界面輸入關鍵字段，系統(tǒng)會根據關鍵字段遍覽檔案表中的信息。檢索結果按照一定的順序排列，用戶可以在眾多條目中找到所需檔案。

蘇州健雄職業(yè)技術學院所使用的檔案管理軟件具備檢索功能，但不能實現組合檢索。系統(tǒng)只能接受一個檢索詞，符合一個條件的檔案數量眾多，在檢索結果中找到所需檔案比較費時。而且該系統(tǒng)不能實現模糊檢索，檢索字段必須小于或等于著錄項所錄入的信息，否則就顯示0條檢索結果，不利于檢索工作的開展。

（四）統(tǒng)計分析

檔案統(tǒng)計是對檔案管理所開展的一項工作。一個單位可能接收到來自不同條線、不同要求的檔案統(tǒng)計任務。以學校為例，每年開展一次年終檔案工作情況總結匯報；每一學期也需要開展總結匯報；地方檔案業(yè)務指導部門每年開展一次數據統(tǒng)計；教育主管部門不定期開展檔案數據統(tǒng)計。每年總共開展4至5次不同類型的檔案統(tǒng)計分析，如果沒有檔案管理系統(tǒng)，管理員必須根據不同的要求，手工清點、統(tǒng)計出這些數據，需要耗費大量時間和精力。而手工操作所獲得的數據，不能保證其精確性。

蘇州健雄職業(yè)技術學院所使用的檔案管理系統(tǒng)可以實現每個大類檔案總數的統(tǒng)計，也可以顯示每個一級目錄下檔案條目的數量，但是不能進行分項統(tǒng)計，每次都要結合手工操作來完成任務。

二、檔案管理軟件功能需求

在全面著錄信息和上傳相關數據的基礎上，檔案管理軟件還應當具備組合檢索和分項統(tǒng)計功能。

（一）組合檢索

組合檢索是相對于單個檢索詞而言的，運用單個檢索詞往往能夠檢索到所有包含該詞的檔案記錄，而同時運用多個檢索詞，可以準確地查詢到所需的檔案記錄，大大減少檢索結果，保證查準率，提高檢索效率。檔案管理系統(tǒng)的組合檢索功能，是指同時運用兩個及以上的檢索詞，檢索符合條件的檔案記錄。

組合檢索在搜索引擎上有著廣泛運用，搜索結果按照與檢索字段的相關度排列，排除廣告因素，用戶可以選取排列靠前的搜索結果，從中提取所需信息。檔案管理系統(tǒng)也可以借鑒這一檢索方法，基于檔案數據庫開發(fā)組合檢索功能，用戶可以使用多個檢索詞，快速查找到符合這些條件的檔案。隨著時間的推移，單一檢索所獲得的信息量，也會越來越龐大，要從大量的檢索結果中找到所需信息，將越來越困難，組合檢索正好可以解決這一問題。

隨著時間的推移和人動，搜索詞也將越來不精確，檔案管理系統(tǒng)可以進一步開發(fā)模糊檢索功能，系統(tǒng)自動匹配相近詞匯，將檢索結果按照相關度進行排列，極大減少甄別信息的時間，還可以解決0條檢索結果的問題。

（二）分項統(tǒng)計

分項統(tǒng)計常見于excel表格，是指根據若干項目中的某一項目進行數據整理與統(tǒng)計。而檔案管理系統(tǒng)的分項統(tǒng)計，是根據用戶需求，按照檔案記錄中的某些特征，對檔案數據進行整理與統(tǒng)計，并輸出統(tǒng)計結果。

這些“特征”，在檔案著錄環(huán)節(jié)已經輸入到檔案管理系統(tǒng)中，包含所有著錄項的內容。用戶可以根據需要，選取其中的一個或多個特征，利用檔案管理系統(tǒng)實現智能化統(tǒng)計。

單項統(tǒng)計結果，往往只能統(tǒng)計出具備某一種特征的檔案的總數。比如按照年度統(tǒng)計，則顯示該年度各類檔案的總數；按照大類統(tǒng)計，則顯示某一大類的檔案總數。業(yè)務工作中，用戶往往不只需要統(tǒng)計年度或者大類，更多的是需要統(tǒng)計出某一年度、某一保管期限的檔案總數或者某一年度、某一大類、某一保管期限的檔案總數。比如需要統(tǒng)計2012年保管期限為永久的檔案數量，需要檔案管理員將2012年各大類中保管期限為永久的檔案數目一一相加，才能得出數據。

分項統(tǒng)計功能可以根據用戶需求，選取相應特征，對檔案數據進行統(tǒng)計，輸出結果，可以避免遺漏和重復，獲得精準的數據。

三、檔案管理軟件特性需求

檔案管理軟件還應當具備一些優(yōu)良的特性，使其更加容易適應不斷應變化的需求。

（一）靈活性需求

靈活性就是對功能模塊的可操作性，是指可以對系統(tǒng)進行升級、優(yōu)化、改良，根據用戶需求，開發(fā)、設置不同的功能模塊，將這些模塊進行科學組合，或留有一定的余地，由用戶自行選擇并安裝運用。

蘇州健雄職業(yè)技術學院所使用的檔案管理軟件，在應用之初，由于業(yè)務工作的有限性，軟件功能顯得比較充足。隨著業(yè)務工作的增加和校園信息化建設的普及，該檔案管理軟件的某些功能已經不能滿足用戶需求，迫切需要對其進行優(yōu)化升級，而系統(tǒng)本身的某些設置，限制了一些功能的運用，漸漸不能凸顯檔案管理軟件的優(yōu)越性。

（二）智能化需求

智能化依附于軟件功能模塊的預設，又高于靈活性的要求。智能化檔案管理軟件，應當可以根據用戶的操作習慣和經常使用的功能，建立快捷方式和便捷通道，實現便捷化操作。還可以接收用戶功能訴求模塊，系統(tǒng)接收后，可進行模塊的增加和運行。