檔案與合同管理精選(九篇)

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第1篇：檔案與合同管理范文

【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.

【關(guān)鍵詞】合同檔案管理；風(fēng)險；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國市場經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，讓以企業(yè)為主體的市場化經(jīng)營成為了中國經(jīng)濟(jì)活動的新常態(tài)。而在市場化經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各類合同和檔案，是保護(hù)和證明這些經(jīng)營活動合法性的依據(jù)，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制和經(jīng)營習(xí)慣的影響，使許多企業(yè)經(jīng)營者對于合同檔案管理工作采取了漠視的態(tài)度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風(fēng)險等級。越來越多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)表明：只有研究和制定出切實(shí)有效的檔案管理辦法，才能從根本上規(guī)避這些風(fēng)險，保證企業(yè)的健康發(fā)展和有序經(jīng)營。

2 合同檔案管理風(fēng)險的主要類型

根據(jù)對多個企業(yè)合同檔案管理工作進(jìn)行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風(fēng)險已經(jīng)越來越多，這些風(fēng)險基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導(dǎo)致的風(fēng)險

上文講過，長期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)思維和傳統(tǒng)經(jīng)I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴(yán)重漏洞和缺位，這一類的風(fēng)險是目前為止最多的。具體而言，一般表現(xiàn)為以下幾條：

①合同格式錯誤與內(nèi)容缺失

雖然說中國的市場化進(jìn)程已經(jīng)進(jìn)行多年，但是相關(guān)的法制意識還沒有跟上。許多企業(yè)的合同經(jīng)手人沒有相關(guān)的法制觀念，對《合同法》的內(nèi)容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現(xiàn)合同格式的錯誤或者必要合同內(nèi)容的漏填，從而使合同在使用時常常處于被動地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業(yè)領(lǐng)域之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同已經(jīng)逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對于企業(yè)來說十分重要，但很多企業(yè)檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復(fù)印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業(yè)經(jīng)營者眼中都有著一個固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業(yè)經(jīng)營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的混亂，例如遺失，調(diào)包等等。這樣不僅會影響使用，還會產(chǎn)生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國社會講究人情世故，在商業(yè)活動中更是如此，這就讓許多企業(yè)管理者在與別人訂立契約關(guān)系時一味依賴口頭或者人情關(guān)系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風(fēng)險

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時間內(nèi)經(jīng)營活動存在的憑證，只要在規(guī)定的時間內(nèi)都會具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業(yè)經(jīng)營活動中遇到的情況是隨時在變化的，因此違約風(fēng)險在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風(fēng)險類型，必須引起足夠的重視。然而現(xiàn)在很多企業(yè)經(jīng)營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經(jīng)營過程中經(jīng)常出現(xiàn)隨意毀約、違約的現(xiàn)象。再加上上文提到的幾條風(fēng)險的共同作用，往往使得企業(yè)在違約之后面臨嚴(yán)重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。

2.3 保存過程中的安全風(fēng)險

合同檔案的妥善保存，對于其被正常使用并在關(guān)鍵時刻發(fā)揮法律效力是十分重要的，然而，現(xiàn)在很多企業(yè)的檔案管理者對這一塊的責(zé)任落實(shí)情況令人堪憂。不管是以往的紙質(zhì)合同檔案還是現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統(tǒng)紙質(zhì)合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時代，網(wǎng)絡(luò)被攻擊、電腦被侵入造成的安全風(fēng)險也是十分嚴(yán)重的，所以，不論何種條件下做好、做細(xì)合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規(guī)避風(fēng)險的具體措施

上文對企業(yè)合同檔案管理過程中容易產(chǎn)生的風(fēng)險的類型和主要表現(xiàn)做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風(fēng)險，其產(chǎn)生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責(zé)不到位和具體措施不規(guī)范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規(guī)避風(fēng)險的措施。

第2篇：檔案與合同管理范文

關(guān)鍵詞：組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)；組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理系統(tǒng)；整合.

1.組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)及信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢

組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)是對上萬條代碼進(jìn)行信息化管理，易于實(shí)現(xiàn)資源共享。多少年來政府各部門及各企業(yè)都非常重視信息收集和整理工作，同時有相關(guān)的信息收集和整理制度，從而保證了機(jī)構(gòu)信息的準(zhǔn)確、全面。將這些信息輸入組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)管理功能的系統(tǒng)化，其優(yōu)點(diǎn)也就充分體現(xiàn)。信息化時代的到來以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的快速發(fā)展，為組織機(jī)構(gòu)代碼管理水平提供了機(jī)遇。不斷提高組織機(jī)構(gòu)代碼管理及服務(wù)水平，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，組織機(jī)構(gòu)管理信息化勢在必行。

1.1組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)

組織機(jī)構(gòu)代碼數(shù)據(jù)庫是以機(jī)構(gòu)代碼為索引，由上萬條代碼數(shù)據(jù)組成的一個數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)量比較大，為了在政府管理企業(yè)應(yīng)用中更好的發(fā)揮作用，數(shù)據(jù)質(zhì)量一定要得到保證，錄入和查詢都要真實(shí)、快速、有效。全國有各種組織機(jī)構(gòu)幾百萬，每個機(jī)構(gòu)都需要辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證，而且政府對代碼證都要進(jìn)行定期審驗(yàn)。我們已經(jīng)清楚，組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)是典型的管理信息系統(tǒng)。目前我國大中型城市已全面覆蓋和實(shí)現(xiàn)代碼網(wǎng)絡(luò)化管理，具有先進(jìn)性、實(shí)用性、穩(wěn)定性、可擴(kuò)展性的代碼管理系統(tǒng)已成為當(dāng)前代碼管理工作中不可或缺的重要的基礎(chǔ)內(nèi)容。

1.2信息管理系統(tǒng)在組織機(jī)構(gòu)代碼管理上的優(yōu)越性

1.2.1在管理模式上采用先進(jìn)的客戶機(jī)/服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)通信方式進(jìn)行各級代碼管理機(jī)構(gòu)之間的數(shù)據(jù)交換，構(gòu)建代碼信息網(wǎng)絡(luò)，交流數(shù)據(jù)簡潔方便。

1.2.2功能完備。包括組織機(jī)構(gòu)代碼管理機(jī)構(gòu)的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的建立、網(wǎng)絡(luò)管理、組織機(jī)構(gòu)代碼的管理業(yè)務(wù)、組織機(jī)構(gòu)代碼IC卡的管理業(yè)務(wù)。

1.2.3在數(shù)據(jù)庫方面對數(shù)據(jù)庫用戶的訪問、使用權(quán)及數(shù)據(jù)對象的訪問和使用權(quán)，進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，對數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)采用了先進(jìn)可靠的措施，使系統(tǒng)的安全性能有了保證。

1.2.4保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)對代碼數(shù)據(jù)采集進(jìn)行監(jiān)控，提供了、查錯的功能，杜絕了重碼、重名和錯碼的產(chǎn)生，保證了代碼數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

1.2.5有效加強(qiáng)對代碼證書的管理，杜絕了重證、多證的情況。

2.組織機(jī)構(gòu)代碼信息管理系統(tǒng)特征分析

2.1組織機(jī)構(gòu)代碼信息管理系統(tǒng)需求分析

2.1.1管理模式上采用先進(jìn)的客戶機(jī)/服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)通信方式，進(jìn)行各級代碼管理機(jī)構(gòu)之間的數(shù)據(jù)交換，構(gòu)建代碼信息網(wǎng)絡(luò)，交流數(shù)據(jù)簡潔方便。

2.1.2功能完備，包括組織機(jī)構(gòu)代碼管理機(jī)構(gòu)的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的建立、網(wǎng)絡(luò)管理、組織機(jī)構(gòu)代碼的管理業(yè)務(wù)、組織機(jī)構(gòu)代碼IC卡的管理業(yè)務(wù)。

2.1.3在數(shù)據(jù)庫方面對數(shù)據(jù)庫用戶的訪問、使用權(quán)及數(shù)據(jù)對象的訪問和使用權(quán)：進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，對數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)采用了先進(jìn)可靠的措施，使系統(tǒng)的安全有了保障。

2.1.4保證了數(shù)據(jù)質(zhì)量。系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)對代碼數(shù)據(jù)采集進(jìn)行監(jiān)控，提供了、查錯的功能，杜絕了重碼、重名和錯碼的產(chǎn)生，保證了代碼數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

2.1.5加強(qiáng)了對代碼證書的管理，杜絕了重證、多證的情況。

2.1.6采用window界面，集菜單、控制條、工具欄、圖形顯示于一體，加強(qiáng)用戶界面可操作性和一致性，開發(fā)運(yùn)用數(shù)據(jù)管理界面自動生成技術(shù)，簡化數(shù)據(jù)庫維護(hù)操作。

2.1.7提供多樣和豐富的報表輸出功能。

2.2安全性設(shè)計(jì)要求

2.2.1不同級別的資源和數(shù)據(jù)訪問，用來防止偶然性的破壞。

2.2.2訪問規(guī)則。定義網(wǎng)絡(luò)的口令保護(hù)策略和規(guī)則，把對服務(wù)器上文件的訪問權(quán)限按不同口令分為：不可讀寫執(zhí)行、可讀可執(zhí)行、只能讀或執(zhí)行等。

2.2.3網(wǎng)絡(luò)聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的訪問。考慮哪些設(shè)備應(yīng)該鎖在集線室內(nèi)，只允許哪些人員管理和使用這些設(shè)備。

2.2.4網(wǎng)絡(luò)互連的需求和訪問級別。在不同的子網(wǎng)中使用哪些路徑選擇路由器和網(wǎng)橋過濾器。在路由器和網(wǎng)橋內(nèi)用硬件和軟件定義不同的訪問級別。

2.2.5軟件升級、審計(jì)和安裝策略。某些病毒是通過商用軟件傳播到網(wǎng)絡(luò)上的，因此由專門人員集中進(jìn)行軟件升級和安裝，任何人不能擅自安裝或升級網(wǎng)絡(luò)上的通用應(yīng)用軟件。

2.3組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)的流程分析

代碼業(yè)務(wù)豐要是面向企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)和社會團(tuán)體組織機(jī)構(gòu)的，每個組織機(jī)構(gòu)都必須辦理代碼證，代碼證是唯一表征各個單位及社會團(tuán)體的“身份證”。我們國家要求代碼信息要真實(shí)、準(zhǔn)確，并且要求每個單位和團(tuán)體都要進(jìn)行定期的檢驗(yàn)。根據(jù)代碼業(yè)務(wù)特點(diǎn)而開發(fā)的組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)，既要做到信息采集準(zhǔn)確無誤，又要按照企業(yè)要求隨時變更，并且將變更信息數(shù)據(jù)及時更換存儲到數(shù)據(jù)庫中，同時還要方便、檢索、查詢。

2.4可行性分析

目前我國有各種組織機(jī)構(gòu)幾百萬，國家要求每個機(jī)構(gòu)都需要辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證，而且每年代碼證都要定期審驗(yàn)。我們原有代碼系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫龐大，代碼查詢很慢，在代碼辦理高峰期時很難適用于窗口的行政審批和各個機(jī)構(gòu)進(jìn)行年檢，這樣不可避免的會使部分機(jī)構(gòu)出現(xiàn)重碼、錯碼，甚至是逃避機(jī)構(gòu)年審，讓政府的行政審批捕獲不到準(zhǔn)確無誤的機(jī)構(gòu)信息?，F(xiàn)在國家對代碼數(shù)據(jù)信息逐漸重視起來，原來的系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的數(shù)據(jù)處理量。新的系統(tǒng)會大幅提高窗口的工作效率，既方便企業(yè)辦理代碼業(yè)務(wù)，也讓工作人員辦公流暢、準(zhǔn)確、迅速，更重要是有利于政府捕獲到準(zhǔn)確無誤的組織機(jī)構(gòu)信息。近幾年不斷更新和研發(fā)的新系統(tǒng)不斷被應(yīng)用與代碼管理的日常工作中，且優(yōu)勢越來越明顯，不斷解決了舊有系統(tǒng)存在的遺憾。

3.組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)及其電子檔案管理系統(tǒng)流程改進(jìn)

目前技術(shù)條件下，代碼管理系統(tǒng)和組織代碼的電子文件系統(tǒng)進(jìn)行集成的工作并不難。第一，需要重新設(shè)計(jì)組織機(jī)構(gòu)代碼的業(yè)務(wù)流程、協(xié)調(diào)和執(zhí)行代碼業(yè)務(wù)和代碼電子檔案業(yè)務(wù)的同步進(jìn)行確保滿足整合后的系統(tǒng)進(jìn)程。第二，要確定新系統(tǒng)的軟件體系結(jié)構(gòu)，特別是要注意選擇的軟件體系結(jié)構(gòu)在軟件開發(fā)中的重要性，而軟件體系結(jié)構(gòu)主要取決于功能的系統(tǒng)和應(yīng)用程序環(huán)境和客戶的需求。

組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)和組織代碼電子檔案管理系統(tǒng)，具有不同的業(yè)務(wù)流程體系，因此在對兩者進(jìn)行整合前，必須對其業(yè)務(wù)流程進(jìn)行必要的優(yōu)化和改進(jìn)。整體業(yè)務(wù)組織機(jī)構(gòu)代碼可以被視為信息采集終端和中心的數(shù)據(jù)庫之間的交互流數(shù)據(jù)流。在采集基本數(shù)據(jù)后進(jìn)行處理上，再傳到數(shù)據(jù)庫進(jìn)行處理。事實(shí)上。電子檔案的記錄管理過程應(yīng)最終融化的代碼管理系統(tǒng)組織的業(yè)務(wù)流程。改進(jìn)的過程中，電子檔案工作和不作為代碼的先決條件證書印刷工作，即進(jìn)行響應(yīng)數(shù)據(jù)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)采集終端在中心，進(jìn)行電子檔案商業(yè)組織，當(dāng)信號的電子檔案服務(wù)返回的商業(yè)交易，代碼開始邁出的下一步即進(jìn)行代碼證書打印。這一過程不僅保證同步代碼業(yè)務(wù)代碼電子檔案的服務(wù)組織，并可以對其進(jìn)行有效保護(hù)，對于代碼總體業(yè)務(wù)而言具有積極作用和意義。

4.組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)及其電子檔案管理系統(tǒng)整合效能展望

組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)和組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理系統(tǒng)的集成和整合，整體提升了代碼業(yè)務(wù)流程的更高效。代碼電子檔案業(yè)務(wù)融合進(jìn)入代碼整體業(yè)務(wù)流程，進(jìn)一步規(guī)范了代碼電子檔案。實(shí)現(xiàn)代碼業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)程的高效、統(tǒng)一和有序。

組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)和組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理系統(tǒng)的集成和整合效能，在 BS模式下運(yùn)行更方便，系統(tǒng)維修也更簡單。代碼管理系統(tǒng)和代碼電子檔案管理系統(tǒng)的組織、 資源利用也使得代碼業(yè)務(wù)流程更合理、 充分達(dá)到代碼業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享的一體化。兩者的有效融合和整合也使得組織機(jī)構(gòu)代碼工作將更高效、 有序、 快速發(fā)展助力我國經(jīng)濟(jì)，從而提供積極作用。

參考文獻(xiàn)：

第3篇：檔案與合同管理范文

一、交通工程合同檔案管理的基本情況和存在的問題

隨著交通公路工程建設(shè)的發(fā)展，相應(yīng)的合同管理工作也猶為重要。近兩年，我局對此也非常重視，特制定了《交通重點(diǎn)工程合同管理辦法》，以加強(qiáng)合同的管理。但合同檔案管理作為合同管理的組成部分，還存在著諸多問題。

（一）合同附件的流失

業(yè)務(wù)部門沒有把合同檔案工作納入部門職責(zé)范圍內(nèi)，導(dǎo)致部分合同附件信息的流失，比如，有些土方運(yùn)輸合同的后續(xù)管理因?yàn)闆]有責(zé)任到人而出現(xiàn)斷簽或漏簽，因而合同在實(shí)際履行過程中因?yàn)闆]有制度的約束而重復(fù)付款，造成了不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）合同原始資料不全

在日?；顒又行纬傻拇罅亢贤郊n案均分散保存，散失情況比較多。主要表現(xiàn)在，業(yè)務(wù)部門合同檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。這些問題直接導(dǎo)致了合同檔案信息的部分流失。

（三）管理比較混亂。雖然建立了相關(guān)的合同管理制度，但只著重于合同的簽署過程中的管理，而疏忽了對合同檔案的管理，也沒有建立合同檔案的借閱制度。

（四）管理人員職責(zé)不明確。今年我們共整理出各類工程合同資料780份，其合同資料的年度跨越之大令人瞠目，最早的簽屬日期為1988年，顯而易見，資料管理員把自已只看作了一個大倉庫，合同來一份接一份，而并沒有把它們分門別類進(jìn)行妥善管理，就一個年度產(chǎn)生了多少份合同，管理人員也說不清楚。

二、解決交通工程合同檔案管理存在問題的具體辦法

為進(jìn)一步加強(qiáng)工程合同及工程檔案管理工作，提高合同的科學(xué)化、高效化，確保施工工程和基他項(xiàng)目的資料齊全、完善、正確，我們的具體做法是建立健全合同檔案管理制度。根據(jù)《交通重點(diǎn)工程合同管理辦法》，結(jié)合交通工程實(shí)際情況和工程合同檔案的管理現(xiàn)狀，今年年初，我局特制定并印發(fā)了《合同管理補(bǔ)充規(guī)定》，建立了一套合同管理體系。整個合同管理的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和流轉(zhuǎn)程度一目了然，所涉及到的對象、職能科室、參與人員環(huán)環(huán)相扣，職責(zé)明確。

（一）合同管理科室及人員

合同管理科室：項(xiàng)目牽頭科室、工程科、監(jiān)察室、法規(guī)科、安全科、財(cái)審科、辦公室、局綜合檔案室。工程合同由工程科扎口管理，其他合同由辦公室扎口管理，監(jiān)察室參與所有合同的全過程。

合同管理小組：黨組副書記、紀(jì)檢組長、總工、項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目牽頭科室負(fù)責(zé)人、工程科長、監(jiān)察室主任、法規(guī)科長、工程安全管理人員、財(cái)審科長?？偣た傌?fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)正式合同簽訂工作。

（二）合同流轉(zhuǎn)職責(zé)

1、“工程談判”由黨組副書記牽頭，紀(jì)檢組長、總工、項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)配合，項(xiàng)目牽頭科室、工程科、監(jiān)察室人員參與。

2、“工程意向協(xié)議”由黨組副書記牽頭，項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)、牽頭科室人參與。

3、“申請立項(xiàng)”由總工牽頭，項(xiàng)目牽頭科室人員辦理手續(xù)，辦公定規(guī)定起草申請文稿。

4、“工程招標(biāo)”由紀(jì)檢組長牽頭，項(xiàng)目牽頭科室、工程科、監(jiān)察室人員參與。

5、“起草合同草案”由項(xiàng)目牽頭科室人員負(fù)責(zé)，經(jīng)項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。

6、“合同草案征求對方意見”由項(xiàng)目牽頭科室人員負(fù)責(zé)，經(jīng)項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。

7、合同草案開始流轉(zhuǎn)后，分別由項(xiàng)目牽頭科室負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)、工程科科長、工程安全管理人員、法規(guī)科科長、財(cái)審科科長、監(jiān)察室主任、紀(jì)檢組長、總工、局主要審閱、簽署意見。要寫明“同意”或“不同意”。若不同意，要寫明理由；若修改的，寫修改條款和內(nèi)容，并簽上審閱人姓名、審閱日期。

8、審閱人的“不同意”或修改意見，由項(xiàng)目牽頭科室人員匯總后再從流轉(zhuǎn)程序第一道，即“項(xiàng)目牽頭科室負(fù)責(zé)人’開始流轉(zhuǎn)。

9、如果合同草案流轉(zhuǎn)過程中意見不統(tǒng)一，由總工牽頭，流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)各審閱人參與，集中商定。

10、”簽訂正式合同“由總工負(fù)責(zé)、辦公室配合。合同正式簽訂時，要向?qū)Ψ街v清合同草案是否修改、修改了哪些內(nèi)容。若合同雙方意見不一致，由總工召集相關(guān)人員共同閱覽室。

11、正式合同一式8份，由辦公室負(fù)責(zé)分別送達(dá)合同對方4份，工程科、財(cái)審科各1份，局綜合檔案室2份。工程科、財(cái)審科、資料檔案要妥善保管好正式合同。同時綜合檔案室要及時分類、歸檔。

12、合同草案流轉(zhuǎn)程序中，流轉(zhuǎn)到哪一個環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)審閱人原則上立即審閱批示，特殊情況不超過一個工作日。

13、辦公室指定專人對合同草案和正式合同進(jìn)行傳遞、收繳、登記。登記的內(nèi)容為流轉(zhuǎn)到審閱人時的時間、審閱時間，同時審閱人要在登記薄上簽字。

14、項(xiàng)目牽頭科室指定專人負(fù)責(zé)合同草案的起草、修改意見匯總工作。

15、監(jiān)察室要全程監(jiān)督合同的管理，特別對合同草案流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行經(jīng)常性的監(jiān)督檢查，確保合同高質(zhì)量、快速度簽訂完成。

（四）合同管理失職處理

涉及合同管理的所有科室和人員，要按《交通重點(diǎn)工程合同管理辦法》和補(bǔ)充規(guī)定，認(rèn)真做好相關(guān)工作。如因工作不負(fù)責(zé)任、粗心大意而造成合同錯誤、合同缺失、合同延誤，將按照責(zé)任追究制度進(jìn)行責(zé)任追究。

（五）合同檔案的整理

局綜合檔案室做為合同資料流轉(zhuǎn)的最后一道環(huán)節(jié)，如何把它們及時整理、分類、歸檔好，也是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。具體做法是：

1、工程合同檔案的分類。根據(jù)工程合同檔案的特點(diǎn)，結(jié)合工程項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類，具體分為：勘察設(shè)計(jì)合同、技術(shù)合同、重點(diǎn)工程道路、橋梁施工合同、道路養(yǎng)護(hù)改善合同、農(nóng)路農(nóng)橋施工合同、監(jiān)理合同、綠化合同、拆遷合同、土地租用合同、土方合同合同、交通標(biāo)志標(biāo)線合同、路燈合同、供貨合同、招標(biāo)合同等。

2、工程合同檔案的編號。以時間結(jié)合項(xiàng)目名稱進(jìn)行排序編號。

3、工程合同檔案的存放。根據(jù)合同檔案的分類編號，分別把它們裝盒，專柜存放，以確保合同檔案的安全。

第4篇：檔案與合同管理范文

鐵路工程項(xiàng)目在合同管理標(biāo)準(zhǔn)化過程中應(yīng)嚴(yán)格按照合同管理制度動態(tài)化、合同分類清晰化、合同成本目標(biāo)化、合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化、合同檔案管理部門化、過程化、常態(tài)化、合同管理相關(guān)崗位互控化的原則進(jìn)行管理。

一、合同管理制度動態(tài)化

沒有規(guī)矩不成方圓。任何一個機(jī)構(gòu)都要有自己的管理制度。制度的建立是基礎(chǔ)，制度的執(zhí)行是關(guān)鍵。制度的建立不是一件一勞永逸的事情，項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)建立之初的制度隨著管理工作的推進(jìn)，管理范圍和形勢的變化，很多制度已經(jīng)成為工作的制約和瓶頸。所謂不破不立，對原有制度的修訂和改進(jìn)是一個永遠(yuǎn)都沒有止境的工作。比如項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)建立之初的合同內(nèi)審制度一般是比較粗糙的，審核部門少，在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)很多人不知情，對合同的順利履行有一定的影響，于是內(nèi)部審批制度就改成所有部門負(fù)責(zé)人都參與的人人皆知的制度，但在這一制度的執(zhí)行過程中又發(fā)現(xiàn)這樣的內(nèi)審制度有著主次不清的毛病。目前內(nèi)審制度經(jīng)過調(diào)整已經(jīng)變得主次分明、合理有效了。舉這樣一個例子，只是說明合同管理制度化，不只是包含對既有制度的執(zhí)行，還應(yīng)該包含對制度的修正。即合同管理制度動態(tài)化。

二、合同分類清晰化

項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)管理的項(xiàng)目種類多，既有地方項(xiàng)目，又有更新改造項(xiàng)目又有國家鐵路建設(shè)項(xiàng)目，還有保密項(xiàng)目。這給合同管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)。經(jīng)手的各類合同既要符合國家的法律、地方法規(guī)、行業(yè)的規(guī)章，又要符合鐵道部和鐵路局相關(guān)規(guī)定，這就需要吃透大量法規(guī)和路局文件，才能做到拿到一個合同就知道從哪里下手辦理。項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)須針對本項(xiàng)目常見的合同整理出一套細(xì)化的合同辦理思路，拿到任何一個合同，就把它放到這個框架中，也就是對合同進(jìn)行分類，按類辦理。

對合同的清晰分類看似是合同管理中不值得一提的小事，但卻直接關(guān)系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同審計(jì)等工作帶來壞的影響，必須引起足夠重視。

三、合同成本目標(biāo)化

項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)投資控制的任務(wù)很重。由于工期長、經(jīng)濟(jì)形勢變化快，鑒修概算批復(fù)期的物價指數(shù)、人工成本等影響合同成本的因素在項(xiàng)目中相關(guān)合同實(shí)際簽訂時會有較大的變化，當(dāng)然這種變化有時是對成本控制有利的，但大多數(shù)時候是不利的。這就對合同簽訂的成本控制提出了較高的要求：不超概算為基本目標(biāo)，能有所降造、合同成本最小化是最終目標(biāo)。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)在合同管理中以合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化為原則，為這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了很好的保證。

四、合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化

項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)須形成較為合理的合同簽訂過程管理程序。由于項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)簽訂的合同大多數(shù)具有較多的專業(yè)元素，這就決定了專業(yè)工程師（包括物資）在合同簽訂中的主導(dǎo)地位，這并不是說專業(yè)工程師就是萬能的，由于合同主管和財(cái)務(wù)主管部門人員位于合同簽訂過程的下游，在多年的工作中積累了大量經(jīng)驗(yàn)，因此，合同簽訂前的合同洽商，由承辦人與合同相對方進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、溝通、洽商，計(jì)財(cái)部等其他部門在概預(yù)算情況、類似合同文本提供等方面配合合同承辦部門的工作。如需要組織洽商會議的，由經(jīng)辦人組織。洽商前由合同經(jīng)辦人將合同概況、合同談判進(jìn)展、談判難點(diǎn)、擬談判內(nèi)容、談判原則等告知主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)參加洽商人員，洽商后由合同經(jīng)辦人將合同談判內(nèi)容和進(jìn)展、結(jié)果形成合同談判登記記錄，作為合同檔案的一部分。

這樣的機(jī)制保證了合同一直處于有人主管的狀態(tài)中，因?yàn)楹贤笃诘穆男泻捅O(jiān)管主要是由主管工程師負(fù)責(zé)的，由于各相關(guān)部門人員都參與了合同的簽訂洽商，熟知合同的技術(shù)要求、驗(yàn)工、付款等條款，從而使合同執(zhí)行過程各部門之間的磨合和協(xié)調(diào)過程提前，從而最大程度減少了合同執(zhí)行成本。

這樣的機(jī)制又保證了合同成本的可控。所謂三個臭皮匠頂一個諸葛亮。主管工程師在技術(shù)上是有優(yōu)勢的，對合同涉及的工作量有很好的把握，也能吃透相關(guān)價格依據(jù)，但在價格談判上可能缺少相應(yīng)技巧，因此項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的價格談判就分為三個層次：主管工程師層次；合同洽商會議層次；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人層次。一個合同經(jīng)過這樣三個層次的把控，經(jīng)過多幾個人的慧眼識別，就能很好發(fā)現(xiàn)對方報價中隱藏的陷阱，才能從根本上降低成本，最大限度實(shí)現(xiàn)合同成本控制目標(biāo)。

五、合同檔案管理部門化、過程化、常態(tài)化

毫無疑問，合同簽訂過程至關(guān)重要，但中國人常說蓋棺定論，可見結(jié)局也同樣不可小視。法律工作尤其重視證據(jù)，而合同管理中的檔案管理工作就是一個收集證據(jù)的過程。項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)要非常重視合同檔案的歸集、整理工作。合同承辦人按項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)合同管理部門要求跟蹤合同履行結(jié)束前相關(guān)情況，并圍繞合同收集、管理和保管合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同結(jié)束各個環(huán)節(jié)形成的合同相關(guān)資料。原則上在合同履行結(jié)束后十日內(nèi)將上述資料歸檔、裝訂成冊并形成資料清單送交合同管理員；合同管理員在合同簽訂履行過程中也及時收集合同審查、簽訂過程中散落在各處的相關(guān)資料、如果參加合同洽商，也要及時協(xié)助經(jīng)辦人做好會議記錄登記整理工作，一邊形成完備的合同檔案。

合同檔案管理不能等到合同履行完畢了再去收集資料，那時已經(jīng)為時過晚，所以檔案管理的過程化、常態(tài)化非常重要，洽商記錄不過夜，合同簽訂登記表填制不過夜。

另外，項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)還要對已經(jīng)簽訂的合同建立合同檔案路徑管理目錄。在檔案路徑管理目錄的指引下，就能順藤摸瓜，找到存放在綜合部、物資、工程、安質(zhì)、財(cái)務(wù)部門的批準(zhǔn)文件、相關(guān)招投標(biāo)資料、圖紙、驗(yàn)工計(jì)價、財(cái)務(wù)付款憑證等資料。

對于比較重要的合同文件資料，可建立掃描版的電子檔案，以便于使用。

六、合同管理相關(guān)崗位互控化

第5篇：檔案與合同管理范文

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)；建設(shè)合同；合同管理

中圖分類號：TU723.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、工程合同的作用

（一）工程合同是安排項(xiàng)目施工的指導(dǎo)性文件

項(xiàng)目負(fù)責(zé)班子要根據(jù)工程規(guī)模和難易程度來進(jìn)行施工組織、設(shè)計(jì)、計(jì)劃、報表、竣工結(jié)算等。而這些內(nèi)容則全部詳細(xì)的表明在合同中。在簽訂合同后，合同管理人員要對各級項(xiàng)目管理人員和各工作組負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底，對合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明，形成合同交底制度。

（二）工程合同是進(jìn)行索賠的依據(jù)

合同索賠主要包括以下內(nèi)容：一是由于業(yè)主違約引起，主要指業(yè)主未按《示范文本》規(guī)定完成應(yīng)該完成的工作，以及未能按時撥付預(yù)付款、工程款，拖延圖紙審批，拖延對承包方提出變更、索賠的答復(fù)等；二是由于工程項(xiàng)目本身變更引起，如工程量的變化、材料價格變化、現(xiàn)場簽證等；三是由施工條件和環(huán)境變化引起，如一周內(nèi)連續(xù)停水，停電超過8h，連續(xù)大雨不能進(jìn)行室外作業(yè)等。

（三）工程合同是控制工程成本和進(jìn)行竣工結(jié)算的依據(jù)

合同簽訂后，該工程的預(yù)算成本就可確定下來。組建項(xiàng)目班子時，根據(jù)預(yù)算成本按照市場法則確定責(zé)任成本，確定工程的人工費(fèi)、材料費(fèi)、機(jī)械臺班費(fèi)，及其它直接費(fèi)和間接費(fèi)等。項(xiàng)目經(jīng)理組織施工時，首先可將以上費(fèi)用分解到各分部、分項(xiàng)中去，其次可確定各崗位成本，一旦成本確定，就應(yīng)合理用工、用料、控制人工費(fèi)用、管理費(fèi)用等，為節(jié)約工程開支、辦理工程結(jié)算打下基礎(chǔ)。

（四） 工程合同為轉(zhuǎn)移風(fēng)險提供可能

《示范文本》中已有違約、索賠、爭議、保險、擔(dān)保等轉(zhuǎn)移風(fēng)險條款，如能將這些內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商并寫進(jìn)合同，那么就可將違約、變更以及自身在過程中發(fā)生的一些意外傷害向第三方轉(zhuǎn)移。

二、工程合同履行中的管理對工程造價的影響

工程合同履行主要指工程施工過程中的合同管理，該階段的合同管理對工程投資造價控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有重要的意義。合同一旦訂立生效就產(chǎn)生法律效力，雙方必須嚴(yán)格執(zhí)行條款約定的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)合同管理，避免違約產(chǎn)生糾紛和索賠導(dǎo)致突破投資造價目標(biāo)。

（一）變更的管理問題

從大量的工程實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，合同履行中的造價控制主要應(yīng)嚴(yán)格控制施工中出現(xiàn)的有關(guān)變更，即應(yīng)盡可能的壓縮施工過程中的工程變更。這其中有兩方面的問題，一是業(yè)主在設(shè)計(jì)初期工作不到位，應(yīng)在設(shè)計(jì)階段解決的問題直到開工后才發(fā)現(xiàn)，使得設(shè)計(jì)發(fā)生變更，造價大幅調(diào)整。二是設(shè)計(jì)圖紙的質(zhì)量問題，設(shè)計(jì)圖紙粗糙、錯誤、前后矛盾等也是造成工程變更的直接原因。三是應(yīng)健全有關(guān)變更的審批制度，在施工過程中如必須變更時，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理變更手續(xù)，進(jìn)行工程量及造價增減分析，有效控制工程造價。

（二）履行中工程款支付的管理

合同支付管理也是一項(xiàng)非常敏感而難度較高的工作，付款不及時或未按規(guī)定數(shù)額付款，將可能導(dǎo)致承包人的索賠。如果多付、超付，則可能造成難以挽回的被動局面，還會引發(fā)其它很多問題。因此必須加強(qiáng)合同的支付管理，為此應(yīng)做好以下幾方面的工作：首先合同簽訂好后應(yīng)建立工程款支付計(jì)劃臺賬，并與工程的形象進(jìn)度計(jì)劃相結(jié)合；其次應(yīng)按照合同支付計(jì)劃確保資金落實(shí)到位；第三應(yīng)按合同的規(guī)定支付工程備料款和形象工程進(jìn)度款以及屆時扣減備料款等。

三、加強(qiáng)工程合同管理的措施

（一）增強(qiáng)管理人員的檔案意識

做好工程合同的管理工作，意識是關(guān)鍵。首先要爭取項(xiàng)目經(jīng)理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進(jìn)度、質(zhì)量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強(qiáng)合同管理人員的檔案意識，使他們知道自己承擔(dān)著歸檔的法律義務(wù)，以及依法利用合同檔案的權(quán)利。

（二） 建立完善的管理制度

企業(yè)必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進(jìn)行。從項(xiàng)目的立項(xiàng)階段開始，工程建設(shè)就應(yīng)該把竣工驗(yàn)收的檔案管理工作與五大目標(biāo)等同視之，設(shè)置相關(guān)的機(jī)構(gòu)部門與管理人員，并構(gòu)建一個完整的管理體系，專門負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。

（三） 加強(qiáng)合同信息化建設(shè)

伴隨現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新型載體的應(yīng)用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術(shù)建立合同管理系統(tǒng)，如合同檔案庫、合同分析系統(tǒng)等。

（四） 加強(qiáng)專業(yè)知識的培訓(xùn)

要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質(zhì)、能力的培養(yǎng)不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業(yè)知識，全面了解合同的內(nèi)容、特點(diǎn)、規(guī)律和方法，又要學(xué)習(xí)了解相關(guān)的管理法規(guī)，增強(qiáng)對工作崗位的責(zé)任心和使命感。

（五） 嚴(yán)格控制竣工驗(yàn)收關(guān)

一般而言，工程在竣工驗(yàn)收前，都會對工程合同進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，一旦出現(xiàn)合同驗(yàn)收不合格的情況，是不可以進(jìn)行竣工驗(yàn)收的。所以在工程竣工驗(yàn)收過程中，工程合同的各級管理部門與相關(guān)工作人員一定要嚴(yán)格控制竣工驗(yàn)收關(guān)，要仔細(xì)審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實(shí)性與可靠性，盡可能地將工程合同應(yīng)有的作用發(fā)揮出來。

第6篇：檔案與合同管理范文

一、引言

隨著大數(shù)據(jù)、云會計(jì)[ 1 ]、移動互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，從2012年開始，重慶海事局持續(xù)建設(shè)以財(cái)務(wù)集中核算為核心業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)云平臺。2013年制定了《重慶海事局經(jīng)濟(jì)合同管理辦法（試行）》，并根據(jù)財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（以下簡稱《內(nèi)控規(guī)范》），開發(fā)了“經(jīng)濟(jì)合同管理子系統(tǒng)”，初步實(shí)現(xiàn)了合同管理內(nèi)部控制信息化，為實(shí)現(xiàn)單位合同控制目標(biāo)、降低合同風(fēng)險、提升管理效率和效果提供了合理、有效的保證。

在合同從傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變到信息化管理的過程中，信息網(wǎng)絡(luò)化對信息質(zhì)量提出了更高的要求[ 2 ]，因此近年來學(xué)者們一直關(guān)注信息技術(shù)如何影響合同管理的問題。閆秀杰[ 3 ]認(rèn)為合同款收付進(jìn)度是判斷合同履行風(fēng)險的重要參考證據(jù)，可以從會計(jì)核算角度，增設(shè)“合同”輔助核算方式對合同款收付涉及的會計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行獨(dú)立歸集，實(shí)現(xiàn)合同款收付過程明細(xì)管理。劉華等[ 4 ]認(rèn)為可以應(yīng)用知識管理的理論與方法構(gòu)建合同管理信息平臺，其原理是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，在總的合同管理信息平臺下構(gòu)建合同庫、知識庫、專家?guī)旌椭R交流中心四個模塊。馬穎[ 5 ]認(rèn)為建立合同內(nèi)部控制系統(tǒng)的過程是以控制為導(dǎo)向，使其在制度安排上更注重在合同準(zhǔn)備、簽訂、履行及履行后的過程中，安排有效“?w制”、“制度”、“人”以及“途徑”，使得合同的動態(tài)風(fēng)險在每個過程中都有相應(yīng)的控制手段發(fā)揮作用，成為一個適時的動態(tài)過程控制系統(tǒng)。

綜觀現(xiàn)有研究，這些文獻(xiàn)主要是從合同管理的信息化手段、系統(tǒng)構(gòu)建、控制方法等方面進(jìn)行研究，很少涉及從信息化的角度去探討行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制問題。鑒于此，本文以重慶海事局基于財(cái)務(wù)云平臺的合同管理系統(tǒng)為研究對象，通過實(shí)地調(diào)研重慶海事局的合同管理內(nèi)部控制情況，然后從信息系統(tǒng)的角度去研究探討合同管理存在的內(nèi)部控制問題，并提出基于信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制改進(jìn)及優(yōu)化措施。

二、重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及問題分析

（一）合同管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀及業(yè)務(wù)流程

重慶海事局是交通運(yùn)輸部設(shè)置在長江干線負(fù)責(zé)重慶段水上安全監(jiān)督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政執(zhí)法機(jī)關(guān)，下設(shè)12個海事處及26個海事執(zhí)法大隊(duì)。該單位于2013年7月1日起實(shí)施《重慶海事局經(jīng)濟(jì)合同管理辦法（試行）》，對合同的類型及合同簽訂主體、合同的管理、合同的簽訂、合同的履行、合同的變更與解除、合同的保管及法律責(zé)任等作出了詳細(xì)規(guī)定，基本形成了合同管理的內(nèi)部控制體系。

重慶海事局將合同管理主要分為合同訂立、合同履行和合同檔案管理三個階段。目前，合同訂立階段仍使用傳統(tǒng)的以紙質(zhì)媒介流轉(zhuǎn)的方式進(jìn)行，合同履行和合同檔案管理兩個階段已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化管理?；谪?cái)務(wù)云平臺的合同管理，結(jié)合智能終端APP應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了合同的移動審批、實(shí)時查詢和執(zhí)行分析等功能，解決了因?yàn)橄聦贆C(jī)構(gòu)眾多、地理位置分散而導(dǎo)致合同無法集中管理所帶來的風(fēng)險。通過線下的經(jīng)濟(jì)合同調(diào)查、談判和在財(cái)務(wù)云平臺線上執(zhí)行合同錄入、審批、歸檔及查詢等，基本達(dá)到了重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)。重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的具體流程如圖1所示。

目前，重慶海事局的合同訂立階段在線下進(jìn)行，由合同承辦部門具體負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同的前期準(zhǔn)備、調(diào)查、談判及文本的起草。合同起草完成后，以《重慶海事局經(jīng)濟(jì)合同審查表》為流轉(zhuǎn)媒介進(jìn)入審批流程，相關(guān)職能審查部門負(fù)責(zé)人審查后再由復(fù)核小組進(jìn)行審核，之后簽訂經(jīng)濟(jì)合同。合同履行階段流程由基于財(cái)務(wù)云平臺的合同管理系統(tǒng)進(jìn)行，由合同承辦人通過“合同錄入”功能在合同簽訂完畢后錄入合同簽約對象的信息、金額、編號、日期等基本數(shù)據(jù)，并將合同文本及相關(guān)資料通過掃描的方式上傳到云平臺上以附件的形式保存，同時填寫合同的收支計(jì)劃并設(shè)置到期提醒功能。在計(jì)劃收支時間的前十日，系統(tǒng)會自動提示財(cái)務(wù)會計(jì)處的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行合同款項(xiàng)收付操作，根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批復(fù)核完成之后由財(cái)務(wù)人員向簽約對象收付款。履行完合同中明確的各項(xiàng)義務(wù)之后，財(cái)務(wù)會計(jì)處進(jìn)行項(xiàng)目結(jié)算，由合同承辦部門進(jìn)行歸檔操作。

經(jīng)濟(jì)合同相關(guān)職能審查部門及合同復(fù)核小組成員可以借助智能手機(jī)或平板電腦等移動智能終端通過APP應(yīng)用隨時完成合同的審核，合同經(jīng)辦人員及財(cái)務(wù)人員也能夠隨時接入云平臺，實(shí)時查詢合同執(zhí)行進(jìn)度，借助臺賬圖表等多維度分析合同履行情況，獲取合同信息，極大地提高了合同管理內(nèi)部控制的水平和效率。

（二）合同管理內(nèi)部控制存在的問題分析

合同的履行階段和檔案管理階段已經(jīng)通過云平臺初步實(shí)現(xiàn)對合同的信息化管理，但是合同管理內(nèi)部控制仍然存在下面的問題。

1.云平臺未實(shí)現(xiàn)合同調(diào)查信息化，存在無法有效分析簽約對象資信的風(fēng)險

簽約對象的資信調(diào)查是簽約前一項(xiàng)非常重要的工作，該工作的落實(shí)可確認(rèn)簽約對象是否有能力履行合同，從而降低交易風(fēng)險。在進(jìn)行合同前期調(diào)查時，基本上都是以傳統(tǒng)的方式在網(wǎng)上收集調(diào)查對象的資料或進(jìn)行實(shí)地考察訪問，再進(jìn)行主觀判斷其財(cái)產(chǎn)狀況、生產(chǎn)能力、經(jīng)營能力等。使用這種方式進(jìn)行合同調(diào)查，比較主觀，容易受個人偏好影響而導(dǎo)致判斷失誤，最終可能使單位面臨較大的合同風(fēng)險。重慶海事局雖然構(gòu)建了云平臺，卻沒有充分利用云平臺的數(shù)據(jù)資源及大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)來構(gòu)建合同調(diào)查對象的資信主題數(shù)據(jù)庫，以數(shù)據(jù)為依據(jù)客觀、全面地分析簽約對象的資質(zhì)、誠信度、業(yè)務(wù)能力和履約能力等資信情況。雖然重慶海事局的業(yè)務(wù)和合同類型都相對比較單一，并且有較穩(wěn)定的合作對象，但是一旦面臨新的合作對象，若未對簽約對象的資信情況進(jìn)行全面分析，就會給合同的簽訂、履行埋下隱患，增大可能承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失的風(fēng)險。

2.云平臺不能及時反映項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度，風(fēng)險預(yù)警能力較弱

目前，重慶海事局的合同履行階段基于云平臺進(jìn)行，利用合同管理系統(tǒng)可以實(shí)時查詢所有合同的執(zhí)行進(jìn)度，在很大程度上解決了未實(shí)現(xiàn)信息化管理之前無法隨時了解每個合同執(zhí)行進(jìn)度的問題。但是，由于風(fēng)險的發(fā)生可能存在于合同管理的各個階段，訂立階段可能面臨合同條款存在漏洞、履行階段面臨逾期支付款項(xiàng)、檔案管理階段面臨合同或相關(guān)資料丟失的風(fēng)險等，這就需要云平臺有一套較完備的評價機(jī)制對合同進(jìn)行全生命周期的風(fēng)險管理。在合同履行階段系統(tǒng)設(shè)計(jì)了“到期提醒”的風(fēng)險防控功能，雖然利用該功能可以根據(jù)計(jì)劃收付款時間自動判斷并于十日前提示工作人員收付款項(xiàng)，但是由于系統(tǒng)無法主動監(jiān)控項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度，存在項(xiàng)目進(jìn)度和計(jì)劃收付款項(xiàng)進(jìn)度不符的情況，使得到期提醒功能無法發(fā)揮其價值。因此，合同款項(xiàng)收付時間仍然由人為控制，逾期支付的現(xiàn)象還是可能出現(xiàn)，風(fēng)險得不到控制時就會導(dǎo)致單位經(jīng)濟(jì)利益受損或面臨訴訟的風(fēng)險。

3.云平臺上合同管理相關(guān)數(shù)據(jù)資源價值挖掘不夠，風(fēng)險防控水平較差

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)被視為新的生產(chǎn)要素會反饋到合同業(yè)務(wù)活動中，是進(jìn)行合同管理決策、風(fēng)險預(yù)測與規(guī)避的重要依據(jù)。重慶海事局合同管理涉及政府采購、建設(shè)項(xiàng)目、國有資產(chǎn)等多個業(yè)務(wù)板塊，這些業(yè)務(wù)過程都在云平臺上運(yùn)行，形成了大量有價值的數(shù)據(jù)。盡管在重慶海事局利用云平臺對合同進(jìn)行管理后，臺賬中的分析圖表功能可以很方便、直觀地為管理者提供多維分析，合同管理的效率和決策水平得到了一定程度的提高，但由于云平臺中合同管理只是圍繞其業(yè)務(wù)過程進(jìn)行，對掃描版合同文檔中的文本、圖片、圖表等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的利用不足，并沒有從大數(shù)據(jù)分析的角度去實(shí)施合同的電子檔案管理，因此對數(shù)據(jù)價值的挖掘還不夠，致使合同管理風(fēng)險防控能力較弱。

三、基于財(cái)務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化與改進(jìn)

重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)合同管理的合規(guī)性與風(fēng)險管控。根據(jù)合同管理的生命周期，結(jié)合財(cái)務(wù)云平臺設(shè)計(jì)，簡單地將重慶海事局合同管理系統(tǒng)分為合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同履行后四個階段，分別?τ?合同的信息管理、合同范本的管理、相關(guān)票據(jù)文件管理、風(fēng)險預(yù)警、消息提示、合同檔案管理、統(tǒng)計(jì)與評估、合同查詢等功能，如圖2所示。

下面，針對重慶海事局合同管理內(nèi)部控制中存在的問題，結(jié)合財(cái)政部頒布的《內(nèi)控規(guī)范》中的合同控制內(nèi)容和合同全生命周期管理過程，基于現(xiàn)有云平臺中的合同管理系統(tǒng)功能應(yīng)用，財(cái)務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化與改進(jìn)流程如圖3所示。

主要從簽約對象資信的調(diào)查、合同草稿的擬定與初審、合同風(fēng)險預(yù)警及風(fēng)險防范等方面重點(diǎn)闡述基于財(cái)務(wù)云平臺對合同管理內(nèi)部控制的優(yōu)化與改進(jìn)措施。

（一）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建資信主題數(shù)據(jù)庫，全面分析簽約對象的資信情況

在合同簽訂前的合同調(diào)查階段，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)拓寬數(shù)據(jù)采集來源，從云平臺和互聯(lián)網(wǎng)上采集到不局限于傳統(tǒng)的合同調(diào)查對象資信數(shù)據(jù)，包括云平臺上記錄的簽約對象的基本信息、相關(guān)項(xiàng)目、相關(guān)合同和資金統(tǒng)計(jì)、合同執(zhí)行進(jìn)度、款項(xiàng)收付計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度、合同狀態(tài)、金額分布統(tǒng)計(jì)等數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)上關(guān)于合同調(diào)查對象的財(cái)務(wù)報表、納稅信息、業(yè)務(wù)活動等半結(jié)構(gòu)或非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。所有關(guān)于合同調(diào)查對象的數(shù)據(jù)被系統(tǒng)地收集、存儲，利用大數(shù)據(jù)對海量的數(shù)據(jù)源做分類處理，整合構(gòu)建資信主題數(shù)據(jù)庫，為大數(shù)據(jù)資信分析做基礎(chǔ)，使對簽約對象的資信調(diào)查更加科學(xué)、全面、準(zhǔn)確。

同時，通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對簽約對象的資質(zhì)、信譽(yù)和能力進(jìn)行綜合評估，可以分析合同調(diào)查對象的競爭力和潛在風(fēng)險，以此規(guī)范對合同調(diào)查對象的管理，在合同訂立階段為簽訂合同提供決策支持，規(guī)避合同風(fēng)險。但是，對簽約對象的評級不能固化，可以根據(jù)其合同履行情況進(jìn)行動態(tài)評價；對簽約對象的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等做采集、存儲、處理與分析，用信用等級來綜合評定簽約對象。

（二）增加及規(guī)范合同起草及初審功能，建立合同風(fēng)險數(shù)據(jù)庫

在云平臺合同管理系統(tǒng)中增加合同起草功能，采用兩種方式實(shí)現(xiàn)合同信息的錄入。一是標(biāo)準(zhǔn)合同方式，使用者只需要在選擇合同類型之后填寫有關(guān)合同的關(guān)鍵性要素即可自動生成合同文檔；二是框架合同方式，將使用得比較頻繁的合同條款存入數(shù)據(jù)庫中，在起草時可將合同文檔按照通用框架列出，從數(shù)據(jù)庫中提取備選條款，即可通過選擇框架和合同條款后快速完成自定義合同的生成。為了防止合同內(nèi)容填寫不完整和不規(guī)范，增加了對合同草稿的初次審批流程。系統(tǒng)可以自動檢索數(shù)據(jù)庫及合同樣本，通過預(yù)先設(shè)定的規(guī)范條例等初審合同文本，輔助合同起草人補(bǔ)充完善文本內(nèi)容，避免提交審核后被退回，從而節(jié)省時間成本。例如，合同起草人完成合同錄入后，系統(tǒng)將文本內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)化模板進(jìn)行對比，對于存在規(guī)定但未填寫或者填寫有錯誤的地方給出提醒消息。

由于不同類型的合同風(fēng)險點(diǎn)不一致，利用信息技術(shù)可以使系統(tǒng)基于合同分類來梳理不同環(huán)節(jié)的風(fēng)險點(diǎn)和初審要素。在合同管理系統(tǒng)中，對重慶海事局涉及的收入合同、支出合同、基建合同及征收合同進(jìn)行風(fēng)險梳理，然后形成風(fēng)險數(shù)據(jù)庫，并存儲在云平臺中。這樣，系統(tǒng)進(jìn)行初審后可以在合同審核流程的每個環(huán)節(jié)提醒相關(guān)職能部門的審核人員及復(fù)核小組成員在該環(huán)節(jié)需要重點(diǎn)防范的風(fēng)險，這個過程需要界定審核過程中不同部門的審核職責(zé)，以降低合同訂立過程中的風(fēng)險。例如，在合同管理系統(tǒng)中通過對合同類別進(jìn)行區(qū)分后，按重慶海事局“三重一大”所界定的一定金額，系統(tǒng)會將此類合同自動傳輸?shù)接嘘P(guān)職能部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。合同審批過程中流經(jīng)的具體審批部門會根據(jù)合同的類型及金額限定而有所不同，其流經(jīng)的具體審批步驟要求也會根據(jù)合同的類型有所差異。此外，系統(tǒng)存在審批流程而審批人未執(zhí)行該操作時，就會以待辦事項(xiàng)做出自動提示。

（三）建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，設(shè)計(jì)差異化的系統(tǒng)風(fēng)險提示與預(yù)警功能

在云平臺的合同管理系統(tǒng)中增加合同實(shí)施進(jìn)度階段信息錄入，建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，在合同管理各個階段的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)設(shè)置提醒來防控風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)對合同的全生命周期動態(tài)監(jiān)管。系統(tǒng)在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)推送消息提醒，借助智能手機(jī)或平板電腦等移動智能終端以郵件、短信或者消息的形式提醒相關(guān)人員及時跟進(jìn)履行進(jìn)度，規(guī)避合同履行風(fēng)險。根據(jù)合同類型的差異，可以采用預(yù)警逐漸升級的方法對超期的合同做不同程度的提醒，使相關(guān)人員知曉合同的執(zhí)行情況，防范合同違約的風(fēng)險。

合同履行過程中，根據(jù)合同中的具體條款會生成收付計(jì)劃，并通過系統(tǒng)對合同中界定的責(zé)權(quán)利及完成情況進(jìn)行監(jiān)控，具體包括合同款項(xiàng)收付提醒、實(shí)際收付執(zhí)行情況記錄和項(xiàng)目執(zhí)行情況。對合同款項(xiàng)收付時間和收付金額需要進(jìn)行嚴(yán)格控制，及時提醒按照合同計(jì)劃進(jìn)行收付。通過對合同起草階段的信息化，將《內(nèi)控規(guī)劃》嵌入合同管理過程，實(shí)現(xiàn)從合同的錄入登記、審批、履行管理、監(jiān)控執(zhí)行、評估、查詢、統(tǒng)計(jì)等全生命周期的信息化作業(yè)模式，可以幫助實(shí)現(xiàn)合同的全流程規(guī)范化管理控制目標(biāo)。

（四）強(qiáng)化合同管理全過程的數(shù)據(jù)分析與利用，提高合同管理風(fēng)險防控水平

重慶海事局可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)合同的電子檔案管理，將合同文本及相關(guān)資料以文字、圖像等電子文件儲存在云上，為大數(shù)據(jù)分析提供海量的結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。對合同管理數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析時，可以利用網(wǎng)絡(luò)爬蟲、Web信息采集和ETL等信息采集處理技術(shù)從互聯(lián)網(wǎng)和云平臺上獲取不同維度的目標(biāo)數(shù)據(jù)集，再應(yīng)用數(shù)據(jù)清洗、自動分類的方法把數(shù)據(jù)分別劃成不同的類別，然后對這些數(shù)據(jù)按采購人合同管理水平分析、合同執(zhí)行效率分析和簽約對象資信分析等主題劃分。例如，重慶海事局需要對合同管理風(fēng)險進(jìn)行分析，根據(jù)合同全過程管理的要求，針對采購合同的主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域展開數(shù)據(jù)分析，分析合同在簽約對象調(diào)查、審核簽約、履行及歸檔各個階段所涉及的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息，通過統(tǒng)計(jì)分析合作對象資信情況、審查復(fù)核簽署管理、變更管理、合同執(zhí)行進(jìn)度、合同款收付進(jìn)度、合同檔案管理、資金統(tǒng)計(jì)等不同?h節(jié)的具體指標(biāo)，對合同風(fēng)險進(jìn)行全面分析評價，并為合同風(fēng)險管控提供輔助決策支持。

第7篇：檔案與合同管理范文

關(guān)鍵詞：合同管理 考核 體系

合同是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動，取得經(jīng)濟(jì)效益的橋梁和紐帶，同時也是產(chǎn)生糾紛的根源。合同管理工作作為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要一環(huán)，越來越受到重視。建立一套適合我局自身需要又能反映合同管理工作水平的考核體系愈發(fā)重要。

一、建立合同管理考核體系的意義

（一）評價單位管理水平

企業(yè)業(yè)務(wù)開展就是合同準(zhǔn)備、合同簽訂、合同履行的全過程，因此，合同管理就成為現(xiàn)代企業(yè)管理制度的重要組成部分，是單位領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)有效管理的重要著力點(diǎn)和落腳點(diǎn)。對一個單位管理水平高低的評價中，合同管理內(nèi)容的評價應(yīng)該是一個重要指標(biāo)。因此建立一套有效的合同管理考核評價體系對評價一個單位管理水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（二）法務(wù)機(jī)構(gòu)的考核依據(jù)

合同管理機(jī)構(gòu)是從事合同管理的核心部門，它的有效運(yùn)行對降低企業(yè)法律風(fēng)險，提高運(yùn)行效率具有重要意義。合同管理考核體系是對該機(jī)構(gòu)及其工作人員，如企業(yè)法律顧問、合同管理員等工作業(yè)績考核的依據(jù)。

（三）指導(dǎo)工作查缺補(bǔ)漏

評價不是目的，只是手段。有效的合同管理考核體系既能夠用于指定合同管理日常工作，又能及時有效的發(fā)現(xiàn)合同管理工作中出現(xiàn)的問題，提醒相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改，為今后的工作順利開展提供保障。

二、我局原有合同管理考核體系存在的問題

原有合同管理考核作為年終經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核的一項(xiàng)內(nèi)容，在年底組織實(shí)施?？己藘?nèi)容涉及臺賬是否完整；合同是否按規(guī)定及時上交等七個方面，每項(xiàng)如未完成扣除2%-10%分?jǐn)?shù)。但隨著我局合同管理制度的不斷完善，尤其是OA系統(tǒng)和合同履行跟蹤制度的建立，原有的合同管理考核體系已經(jīng)不能完全適應(yīng)目前合同管理的需求，主要存在以下幾方面問題：

（一）考核內(nèi)容不夠全面

原有考核對合同管理除了上述七個方面工作外，對制度建設(shè)、OA系統(tǒng)建設(shè)、合同用章等方面均未有涉及，不能覆蓋合同管理工作的全部內(nèi)容。

（二）考核指標(biāo)不夠細(xì)化

如“合同跟蹤是否到位”，這項(xiàng)指標(biāo)沒有客觀的評價標(biāo)準(zhǔn)；“合同簽訂是否存在明顯不規(guī)范的情況”，這項(xiàng)指標(biāo)包括合同文本質(zhì)量、合同是否按合同管理機(jī)構(gòu)審核意見進(jìn)行修改、是否及時簽訂書面合同等多項(xiàng)內(nèi)容，這些指標(biāo)如不細(xì)化，實(shí)際考核過程中不易操作。

（三）扣分標(biāo)準(zhǔn)不能夠體現(xiàn)各項(xiàng)具體工作的重要程度

原有考核指標(biāo)除“合同管理工作是否存在由于工作失誤造成較大損失的問題”扣5%-10%外，其余各項(xiàng)均扣2%。但各項(xiàng)指標(biāo)在實(shí)際執(zhí)行過程中重要程度和完成的難易程度等是不同的，應(yīng)根據(jù)具體情況在制定扣分標(biāo)準(zhǔn)時予以區(qū)別。

（四）考核組織不夠完善

原有考核僅在年終組織一次，時間間隔過長。此外，原有考核僅針對各單位進(jìn)行考核，沒有很好地體現(xiàn)合同管理機(jī)構(gòu)，尤其是合同管理的中心人物——合同管理員的勞動成果。

三、合同管理考核體系建立的建議

（一）完善考核內(nèi)容

合同管理考核體系可根據(jù)合同管理工作內(nèi)容，從機(jī)構(gòu)制度、資信調(diào)查、合同送審、文本質(zhì)量、履行跟蹤、電子系統(tǒng)、檔案資料、合同報表、合同用章、特殊加分十個方面組織開展。

具體考核內(nèi)容如下：

1、合同管理機(jī)構(gòu)、制度是否完善

（1）是否能夠結(jié)合本單位實(shí)際制定合同管理辦法。有適合單位自身特點(diǎn)的合同管理辦法是進(jìn)行合同管理的前提條件，否則接下來的工作將無章可循。

（2）當(dāng)年是否在合同管理制度上出臺新制度。鼓勵制度創(chuàng)新，結(jié)合自身具體問題，提出有針對性的制度對策，對完善企業(yè)合同管理制度有重要意義。

（3）是否有合同管理員，以及合同管理員發(fā)生變更后能否及時向局合同管理機(jī)構(gòu)通報。合同管理員是合同管理的中心人物，單位必須設(shè)立專職或兼職合同管理員，負(fù)責(zé)合同管理事宜。

（4）是否有文件明確合同管理員職責(zé)。只有明確了職責(zé)，才能讓他們明白該做什么，怎么做，有的放矢的做好管理工作。

（5）合同管理員是否取得企業(yè)法律顧問資格。國家設(shè)置了企業(yè)法律顧問制度，并規(guī)定大型國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的法律事務(wù)機(jī)構(gòu)；中小型國有及國有控股企業(yè)可以設(shè)置專門的法律事務(wù)機(jī)構(gòu)，也可以由某一業(yè)務(wù)部門同事承擔(dān)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)的職責(zé)，或者由企業(yè)法律顧問來履行期職責(zé)；非國有或國有控股企業(yè)根據(jù)經(jīng)營管理和企業(yè)法律事務(wù)工作的需要設(shè)置法律事務(wù)機(jī)構(gòu)或者配備企業(yè)法律顧問。

2、合同資信調(diào)查材料是否詳實(shí)

合同資信調(diào)查材料是否詳實(shí)、可靠，并能及時更新。資信調(diào)查是對合同相對人從事經(jīng)營事務(wù)的主體資格、履行能力和履行信用情況的動態(tài)調(diào)查。它除了能為合同順利履行提供保障外，還能起到收集企業(yè)業(yè)務(wù)來源信息，并保證信息延續(xù)的功能，避免出現(xiàn)業(yè)務(wù)人員離職或流動導(dǎo)致業(yè)務(wù)無法接續(xù)的問題。

3、合同是否及時送審

（1）合同是否能夠及時送審或備案。合同送審和備案是合同日常工作的內(nèi)容，它能保證單位領(lǐng)導(dǎo)和合同涉及的職能部門了解單位經(jīng)營情況，并結(jié)合各自觀點(diǎn)就合同文本提出修改意見。

（2）對合同管理機(jī)構(gòu)實(shí)質(zhì)性審查意見未予采納的是否予以解釋、反饋。對管理機(jī)構(gòu)的意見執(zhí)行情況要及時反饋，這樣才能避免合同審核流于形式，走過場。

（3）因特殊情況并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后未簽訂合同先進(jìn)場施工的，能否盡快補(bǔ)簽合同。

（4）是否存在未簽訂合同并未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意而進(jìn)場施工的情形。

4、合同文本質(zhì)量情況

（1）合同內(nèi)容是否合法、合理，條款完整，不會產(chǎn)生歧義。本項(xiàng)主要是要督促合同起草人員提升法律知識和合同寫作水平，盡可能避免因文本表述不清、不完善引起的合同糾紛。

（2）合同是否均有與對方名稱相對應(yīng)的簽字、蓋章、簽訂日期、工期等。細(xì)節(jié)決定成敗，一些很簡單的問題如果不注意也有可能導(dǎo)致重大的損失。

5、合同履行跟蹤情況

合同管理不能僅就文本和檔案進(jìn)行管理，而應(yīng)該是以合同為中心，簽訂前、簽訂時、簽訂后三個時間段的立體管理。合同管理機(jī)構(gòu)不能簽了合同放到一邊，要深入跟蹤合同的履行情況。因此我局建立了重點(diǎn)合同的履行跟蹤制度，要求各單位每月至少就2個合同進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤，深入工地，了解合同履行情況，提醒相關(guān)單位或人員注意催收相應(yīng)款項(xiàng)，并及時參與合同履行過程中糾紛、矛盾的化解工作。這樣合同管理工作才能“接地氣”，才能真正為企業(yè)經(jīng)營保駕護(hù)航。

（1）是否及時上報重點(diǎn)合同履行跟蹤情況。

（2）每月重點(diǎn)跟蹤的合同是否達(dá)到2個或2個以上。

（3）能否及時提醒相關(guān)款項(xiàng)的催收。

（4）對履行過程中出現(xiàn)的糾紛能否妥善處理。

（5）是否到工地現(xiàn)場跟蹤合同履行情況。

6、合同管理電子系統(tǒng)是否完善

目前，我局合同主要內(nèi)容的登記、送審等工作均已通過合同管理OA系統(tǒng)進(jìn)行。該系統(tǒng)的建立對縮短的合同審核時間，提高工作效率都有重要意義。下面兩項(xiàng)指標(biāo)就是針對該系統(tǒng)管理情況評價而設(shè)定的。

（1）是否實(shí)現(xiàn)全部合同均納入合同管理電子系統(tǒng)進(jìn)行管理。

（2）合同管理電子系統(tǒng)中應(yīng)填內(nèi)容是否完整。

7、合同檔案資料是否齊全

與合同相關(guān)的合同文本、資信調(diào)查資料、履行資料、變更解除合同資料、糾紛處理資料等是否齊全，并歸檔管理。合同檔案的管理十分重要，因?yàn)橐坏┌l(fā)生糾紛沒有這些材料，訴訟甚至協(xié)商就將變成無源之水。這里要提醒的是，檔案資料除了包含合同文本外，合同履行過程中產(chǎn)生的結(jié)算、對賬、說明、會議紀(jì)要等函件、文本也應(yīng)納入合同檔案管理的內(nèi)容。

8、上報合同報表是否及時、準(zhǔn)確

合同管理報表是合同統(tǒng)計(jì)工作的重要內(nèi)容，它能夠讓合同管理機(jī)構(gòu)和單位領(lǐng)導(dǎo)動態(tài)了解單位合同的整體情況。因此完整、規(guī)范的填寫報表，并及時上報也應(yīng)列入合同管理的評價體系。

（1）能否上報合同月報表。

（2）能否及時上報紙質(zhì)半年報、年報。

（3）上報的合同報表填寫是否完整、規(guī)范。

9、合同用章的管理是否規(guī)范

隨著各單位經(jīng)營交往的日益頻繁，合同簽訂數(shù)量也逐漸增多，如果均使用單位公章將有諸多不便。因此單位應(yīng)根據(jù)具體情況刻制合同專用章，并建立管理制度，指定專人進(jìn)行管理。

（1）是否制作合同專用章并指定人員進(jìn)行管理。

（2）是否出臺合同用章管理制度。

10、特殊加分

（1）在制度創(chuàng)新、追討欠款、挽回?fù)p失等方面有突出表現(xiàn)的可適當(dāng)加分。對理論創(chuàng)新或合同管理中取得直接經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行獎勵是十分有必要的。

（2）當(dāng)年撰寫合同管理相關(guān)論文獲得獎項(xiàng)或在刊物上發(fā)表可適當(dāng)加分。鼓勵合同管理人員將心得體會以論文的形式進(jìn)行交流，借以提升各單位合同管理人員的理論水平和解決實(shí)際問題的能力。

（3）能夠組織合同管理培訓(xùn)活動或參加合同管理培訓(xùn)活動的可適當(dāng)加分。普法是合同管理機(jī)構(gòu)和合同管理人員的工作職責(zé)之一，在全局營造學(xué)法、用法的環(huán)境對合同管理機(jī)構(gòu)順利開展工作是十分有益的。政策法規(guī)的不斷更新，對合同管理人員的繼續(xù)教育工作提出了很高的要求。除了合同管理人員自學(xué)外，單位也應(yīng)積極組織參加各類培訓(xùn)交流活動，提升管理人員的各項(xiàng)能力。

（4） 份數(shù)和金額加分。結(jié)合各單位考核期間內(nèi)管理的合同份數(shù)和金額予以加分。

（二）科學(xué)確定指標(biāo)評分

結(jié)合合同管理工作具體情況科學(xué)確定各考核內(nèi)容的分值，并予以動態(tài)調(diào)整，具體應(yīng)遵循以下原則：

1、區(qū)分主次

根據(jù)各指標(biāo)的重要程度確定具體分值。如合同是否及時送審和備案、合同檔案資料是否齊全等關(guān)系合同質(zhì)量及糾紛發(fā)生時是否持有相關(guān)證據(jù)的指標(biāo)應(yīng)加大分值。

2、區(qū)分難易

有些指標(biāo)雖然很重要，但各單位已基本完成或比較容易完成，可適當(dāng)降低分值。如制定合同管理辦法、出臺制度等。

3、區(qū)分工作量

如份數(shù)和金額加分，就應(yīng)按各單位合同管理工作量的大小確定。我局有些單位一個季度可能只有幾份合同，有些單位則可能有幾百份合同；有些單位一個季度的合同幾十萬元，有些單位則會達(dá)到幾千萬甚至上億元，管理難度差別巨大，應(yīng)區(qū)別對待。

4、體現(xiàn)工作重點(diǎn)

評分標(biāo)準(zhǔn)可依據(jù)考核周期內(nèi)合同管理工作重點(diǎn)予以動態(tài)調(diào)整，如某個時期需要重點(diǎn)督促OA系統(tǒng)的完善，該部分就可加大分值比例；另一時間段，需要重點(diǎn)進(jìn)行合同履行跟蹤，就可調(diào)整這部分指標(biāo)分值。

5、嚴(yán)格懲罰

如施工后補(bǔ)簽合同或無書面合同的，應(yīng)加大扣分分值，并不設(shè)扣分上限，對無視合同風(fēng)險的行為進(jìn)行嚴(yán)格懲罰。只有嚴(yán)厲的懲罰才能從制度上提高單位及相關(guān)人員的法律意識，切實(shí)降低經(jīng)營風(fēng)險。

6、提供加分依據(jù)

有些指標(biāo)如是否現(xiàn)場跟蹤，應(yīng)要求提供進(jìn)行跟蹤的照片等證明材料。特殊加分的應(yīng)要求提供加分的具體書面材料等。

（三）優(yōu)化考核組織

1、考核組成員

由局合同管理機(jī)構(gòu)牽頭成立考核組，有條件的可隨機(jī)抽取部分被考核單位合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或合同管理員參與考核。最終評分結(jié)果由考核組成員得分的算術(shù)平均數(shù)為準(zhǔn)，其中抽取到的被考核單位合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或合同管理員應(yīng)回避對本單位的考核。

2、考核周期

可結(jié)合實(shí)際情況每季度組織評價一次，可采用日常抽查和定期檢查相結(jié)合的方式組織實(shí)施。

3、考核結(jié)果反饋

考核結(jié)果除了上報領(lǐng)導(dǎo)外還應(yīng)通報各單位。考核結(jié)果應(yīng)包含各單位最終得分及排名情況、存在的主要不足、下一階段合同管理工作的重點(diǎn)及可能出現(xiàn)的分?jǐn)?shù)調(diào)整事項(xiàng)等。

4、明確獎懲

要各單位明確列出一名合同管理員作為考核對象，依據(jù)考核結(jié)果對考核對象予以獎懲。同時，考核結(jié)果作為局年終對各單位合同管理考核的依據(jù)。

第8篇：檔案與合同管理范文

【關(guān)鍵詞】 合同管理;組織制度;管理措施 ;監(jiān)督體系;檔案管理

長期以來,高等院校的主要任務(wù)是傳授知識、培養(yǎng)人才、科學(xué)研究,較少地參與社會經(jīng)濟(jì)活動,涉及的經(jīng)濟(jì)行為也相對單一。但隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和深入,高等教育事業(yè)也發(fā)生了根本的變化。辦學(xué)的模式由單一的公辦高校變?yōu)楣k、公辦民助、民辦、中外合作辦等多種方式,資金的籌措方式也由單一的國家撥款變?yōu)檎畵芸?、市場籌措、校辦產(chǎn)業(yè)、科技研究等多種來源形式。因此,高等學(xué)校與社會各行各業(yè)的聯(lián)系也日益緊密,從而與市場經(jīng)濟(jì)的融合度也日益加深,高校的發(fā)展已無法脫離市場,獨(dú)善其身。由于市場經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì)、合同經(jīng)濟(jì),而高校對這套市場經(jīng)濟(jì)的游戲規(guī)則,認(rèn)識不足,重視不夠,因此在參與市場經(jīng)濟(jì)活動中,往往會引發(fā)一些合同糾紛,給學(xué)校造成了不良的社會影響和一定的經(jīng)濟(jì)損失。因此,高校必須將合同管理擺在學(xué)校管理的重要位置。

一、高校合同管理內(nèi)涵及其特點(diǎn)

高校合同是指以高校法人主體的名義,與其他平等主體的自然人、法人和其它組織之間,在遵循平等、自愿、公平、誠信的基礎(chǔ)上簽訂、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的一種協(xié)議。合同一經(jīng)簽訂,便具有法律效力,當(dāng)事雙方必須嚴(yán)格按合同約定的條款執(zhí)行,若一方違約必須負(fù)擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。高校的合同管理就是指高校依據(jù)法律和法規(guī),采取法律的、行政的手段,對合同關(guān)系進(jìn)行組織、控制、協(xié)調(diào)與監(jiān)督,以保護(hù)合同當(dāng)事人的合法權(quán)益,妥善處理合同糾紛,防止和制裁違法行為,保證合同順利實(shí)施等一系列管理活動的總稱。因此,高校合同管理水平的高低直接關(guān)系到高校各項(xiàng)事業(yè)能否在合情、合理、合法、健康、有序地軌道中運(yùn)行,切不可等閑視之。目前,高校所簽訂的合同大致可分為商品買賣合同、建設(shè)工程合同、修繕工程合同、聯(lián)合辦學(xué)合同、委托加工合同、科技服務(wù)合同、資產(chǎn)租賃合同、債權(quán)債務(wù)合同、物業(yè)管理合同、捐贈合同、投資合同等各類涉及經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的合同,除經(jīng)濟(jì)合同外,還有少數(shù)非經(jīng)濟(jì)合同,如人事管理合同、知識產(chǎn)權(quán)合同等,充分體現(xiàn)了高校的三大職能,即教學(xué)、科研、服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會。與一般公司、企業(yè)相比,它具有合同種類繁多、金額相對較小、經(jīng)辦部門較多等特點(diǎn),因此,高校在合同管理上也具有特殊性和復(fù)雜性。

二、高校合同管理的現(xiàn)狀分析

(一)合同觀念淡薄、知識欠缺

由于受傳統(tǒng)思維觀念的影響,管理者對學(xué)校合同管理的重要性認(rèn)識不足、重視不夠、法律意識淡薄、風(fēng)險意識不強(qiáng)。認(rèn)為訂立合同僅僅是“走形式”和“跑過場”,或是認(rèn)為雙方是長期合作伙伴,礙于情面搞口頭的“君子協(xié)議”,不簽訂書面合同;或是不仔細(xì)推敲合同的主要條款,不認(rèn)真審核對方預(yù)先擬定好的合同文本,隨意草率地簽訂合同,致使合同在履行過程中糾紛和違約現(xiàn)象時有發(fā)生,給學(xué)校造成了不良的社會影響和不必要的經(jīng)濟(jì)損失。并且部分高校管理人員缺乏合同法律的相關(guān)知識,許多合同的訂立是未經(jīng)學(xué)校法人授權(quán),未使用學(xué)校合同專用章,是由高校下屬非法人單位、部門、學(xué)院等擅自使用部門公章對外簽訂的,根本不符合《中華人民共和國合同法》之規(guī)定,合同簽訂的主體必須是具有民事權(quán)利能力和民事行為能力,依法獨(dú)立享受民事權(quán)利和承擔(dān)民事義務(wù)的自然人、法人和其它組織。由于高校許多合同的主體不具有獨(dú)立的民事主體資格,因此合同的權(quán)利義務(wù)最終還是要由學(xué)校這一合同主體來承擔(dān)。 這些問題的存在,表明高校管理者對市場經(jīng)濟(jì)中合同的管理重視不夠、認(rèn)識不清,更對簽訂合同存在的風(fēng)險缺乏足夠的認(rèn)識。

(二)合同多頭簽訂,管理缺位

高校是由教學(xué)、科研、管理、后勤保障等許多部門組成,有人把它比喻成一個“小社會”,各部門平時都是相對獨(dú)立地開展對內(nèi)對外的各項(xiàng)社會活動。由于許多學(xué)校沒有設(shè)置專門的合同管理機(jī)構(gòu),因此各部門在對外交往簽訂合同中便各自為政,如:基本建設(shè)項(xiàng)目合同由基建部門負(fù)責(zé)簽訂、房屋租賃合同由產(chǎn)業(yè)部門(或后勤部門)負(fù)責(zé)簽訂,維修維護(hù)合同由后勤部門簽訂、設(shè)備材料采購合同由資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)簽訂、國內(nèi)合作辦學(xué)由教務(wù)部門負(fù)責(zé)簽訂,國外合作辦學(xué)由學(xué)校外事部門負(fù)責(zé)簽訂,各類辦班、培訓(xùn)由相關(guān)學(xué)院負(fù)責(zé)簽訂,實(shí)行目標(biāo)管理不具有法人資格的單位也獨(dú)立對外簽訂合同,凡此種種,不勝枚舉。造成合同誰都能以部門名義對外簽訂,一旦合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題,誰都不負(fù)責(zé)任,誰也負(fù)不起責(zé)任的局面,最終是學(xué)校作為法人收拾殘局。同時合同的多部門簽訂還會造成合同資料散落在學(xué)校不同的管理部門,如管理不當(dāng),往往造成合同資料遺失,不能及時歸檔和保存,以至于學(xué)校在上級部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)、資產(chǎn)清查及其它相關(guān)檢查中到處查找合同資料,同時也不便于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門全面了解學(xué)校對外簽訂合同狀況,學(xué)校的權(quán)益是否得到實(shí)現(xiàn),會不會給學(xué)校帶來潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險、稅務(wù)風(fēng)險以及法律糾紛等。

三、高校合同管理的路徑探尋

(一)思想意識上要高度重視

高校合同管理對規(guī)范學(xué)校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)行為,保障和維護(hù)高校的合法權(quán)益不受侵犯,有效防范潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險,預(yù)防合同糾紛,控制和降低成本費(fèi)用,提高資金的使用效益,推進(jìn)依法治校,實(shí)現(xiàn)陽光財(cái)務(wù),避免“暗箱操作”,預(yù)防和減少腐敗,促進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè),促進(jìn)學(xué)校的各項(xiàng)事業(yè)平穩(wěn)、健康、有序發(fā)展,具有十分重要的意義,因此高校要充分認(rèn)識加強(qiáng)合同管理的必要性,要主動適應(yīng)新時期市場經(jīng)濟(jì)的要求,樹立法律意識、風(fēng)險意識,認(rèn)真學(xué)習(xí)合同法、公司法、物權(quán)、稅法、價格法、商標(biāo)法、專利法、招投標(biāo)法、建筑法等相關(guān)法律知識,掌握合同訂立和管理的技巧和方法,不斷提高合同管理的質(zhì)量水平,同時將對合同管理的要求,列入對高校領(lǐng)導(dǎo)干部的年終考核內(nèi)容,并實(shí)行一票否決制,這是做好合同管理工作的思想保證。

(二)組織制度上要集中統(tǒng)一

為實(shí)現(xiàn)合同的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,高校要從組織制度上采取措施,加強(qiáng)合同管理建設(shè),規(guī)范學(xué)校的合同管理行為。為此,高校應(yīng)制定一套合理的合同管理工作制度,建立“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級負(fù)責(zé)”的管理體制。高校要對合同管理的組織以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、檢查、管理等每一個工作環(huán)節(jié)均作出明確規(guī)定。因此,學(xué)校應(yīng)成立合同管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,由一名校領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥,校辦、財(cái)務(wù)、審計(jì)、招投標(biāo)辦、承辦單位等相關(guān)職能部門參與,同時要明確各部門的職責(zé)權(quán)限。學(xué)校財(cái)務(wù)部門是合同的管理部門,負(fù)責(zé)對承辦單位送審的合同進(jìn)行初審,并報請校辦、審計(jì)、招投標(biāo)辦、校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審,對終審?fù)ㄟ^的合同進(jìn)行歸檔管理,同時對合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。合同承辦單位是合同的履行單位,在訂立合同前,必須嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力、資信情況、委托權(quán)限等。同時起草、擬定、送審、報批相關(guān)合同草案。對重大合同,還要聘請專門的法律顧問對合同的內(nèi)容、條款進(jìn)行全面審查,并簽署意見,以確保學(xué)校的合法權(quán)益得到法律保護(hù)。審計(jì)部門負(fù)責(zé)對合同的可行性、必要性、合同內(nèi)容、合同條款是否維護(hù)學(xué)校利益,是否符合學(xué)校有關(guān)財(cái)經(jīng)政策和財(cái)務(wù)管理規(guī)定,款項(xiàng)支付是否有經(jīng)費(fèi)來源保障,資金結(jié)算方式是否合理等進(jìn)行監(jiān)督。招投標(biāo)辦負(fù)責(zé)審查合同標(biāo)的物的買賣是否符合招投標(biāo)的管理規(guī)定,應(yīng)納入政府采購范圍的是否納入,是否存在規(guī)避招投標(biāo)的行為等。校長辦公室負(fù)責(zé)合同的授權(quán)委托等手續(xù)的辦理及合同專用章的管理。合同的文本形式,原則上凡國家規(guī)定采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本的必須采用標(biāo)準(zhǔn)文本。沒有統(tǒng)一文本的學(xué)?？筛鶕?jù)具體情況分別自行擬定或與對方單位協(xié)商共同擬定。這是做好合同管理的強(qiáng)有力的體制保障。

(三)管理措施上要切實(shí)可行

有鑒于高校合同品種繁多,且合同金額從幾千元到幾百萬元幾千萬元,財(cái)務(wù)的工作任務(wù)特別繁重,因此高校合同宜區(qū)分不同情況分類進(jìn)行管理,在合同的訂立和簽署上采取靈活多樣的管理辦法,既不能一放就亂,又不能一統(tǒng)就死。

1.合同訂立方式的設(shè)定

筆者認(rèn)為應(yīng)根據(jù)合同的金額、性質(zhì),分別采取會簽批準(zhǔn)、會審批準(zhǔn)、校務(wù)會批準(zhǔn)三種合同訂立方式。

(1)會簽:金額在5萬元以下(含5萬元)的合同,采取會簽辦法,會簽部門主要包括:業(yè)務(wù)主管部門、審計(jì)處、招投標(biāo)辦、計(jì)財(cái)處、校辦。會簽結(jié)果報分管業(yè)務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)審批。辦理會簽程序由計(jì)財(cái)處專人負(fù)責(zé),原則上一周內(nèi)辦結(jié),將會簽意見作為簽訂合同的依據(jù)。

(2)會審:金額在5萬元以上的合同,由合同管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組召開專門會議集中會審。對會審過程中存在的不確定事項(xiàng)或有爭議的合同應(yīng)發(fā)回合同經(jīng)辦部門重新與對方單位進(jìn)行洽商。將商談結(jié)果再次提交合同管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行重新會審,然后將會審結(jié)果報分管業(yè)務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)審批。將會審的意見作為簽訂正式合同的依據(jù),會審一般每兩周一次,如有緊急事項(xiàng)可隨時召集。

(3)校務(wù)會審批:事項(xiàng)特別重要、金額特別巨大的合同(具體金額可根據(jù)學(xué)校的不同情況自行制定),由合同管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組會審后,并征詢學(xué)校法律顧問的意見,報校務(wù)會進(jìn)行審批,將校務(wù)會議的審批意見作為簽訂正式合同的依據(jù)。

2.合同簽署權(quán)限的設(shè)定

筆者認(rèn)為對通過會鑒、會審、校務(wù)會審批通過的合同,由承辦單位憑《合同審批表》送交校辦轉(zhuǎn)呈法人校長簽署,或由法人校長授權(quán)委托相關(guān)負(fù)責(zé)人簽署,并由校辦加蓋合同專用章。為了減少合同簽署的時間,簡化合同簽署的過程,提高合同工作效率,筆者認(rèn)為簽署權(quán)限應(yīng)作相應(yīng)的授權(quán)和下放,不必事無大小都有法人校長親力親為。

(1)金額在5萬元以下(含5萬元)的合同,可由學(xué)校法人授權(quán)由承辦部門、單位負(fù)責(zé)人簽署。

(2)金額在5萬元以上、100萬元以下(含100萬元)的合同,可由法人授權(quán)分管業(yè)務(wù)的校領(lǐng)導(dǎo)簽署。

(3)金額在100萬元以上的合同,必須由法人校長親自簽署。

3.合同變更權(quán)限的設(shè)定

合同在執(zhí)行過程中,往往會因?yàn)楫?dāng)時考慮不周,或因客觀形勢發(fā)生了變化,雙方在協(xié)商一致的情況下可以對原合同的部分條款進(jìn)行變更,但必須慎重處理。特別是對方提出的變更請求,必須要慎之又慎,以防止個別單位別有用心,在采取低價中標(biāo)后,通過不斷變更合同要求從中套取利潤,因此對合同的變更的簽字權(quán)限需加以限定,一般來講變更金額不得超過原合同金額的15%左右,且必須經(jīng)過校合同領(lǐng)導(dǎo)小組會簽或會審,變更金額較大時要經(jīng)過校務(wù)會議研究通過,以防個別人說了算。若變更金額超過原合同金額20%以上時原則上必須重新進(jìn)行招投標(biāo),重新簽訂新的合同。

總之,合同的管理措施和手段即要滿足合同管理的需要,又要方便易行,便于經(jīng)辦人員操作,這樣一方面可以簡化一些工作程序,另一方面可以提高合同的簽訂效率,這是做好合同管理的根本措施。

(四)監(jiān)督體系上要完善到位

合同監(jiān)督體系是一種系統(tǒng)的、全過程的、動態(tài)的跟蹤監(jiān)督管理體系。因此高校要建立和完善合同的財(cái)務(wù)監(jiān)督和審計(jì)監(jiān)督體系,財(cái)務(wù)部門不僅要加強(qiáng)對合同的事前監(jiān)督,既重視對合同簽訂過程的監(jiān)督,同時還要加強(qiáng)對合同的事中、事后監(jiān)督,即合同是否按約定的條款執(zhí)行,執(zhí)行的結(jié)果如何。審計(jì)部門要重點(diǎn)審查合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、合理性、嚴(yán)密性、可行性,審查其條款和內(nèi)容是否完備、意思表達(dá)是否嚴(yán)謹(jǐn)清楚、措詞有無模棱兩可、前后有無沖突矛盾。如當(dāng)事人的名稱和住所、合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、收款或付款的具體時間方式、質(zhì)保金收取與退付、尾款的支付、免費(fèi)維保的期限,質(zhì)保期后維保、升級收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、解決爭議的方法等都是否在合同中具體載明清楚,合同實(shí)施過程中的變更、調(diào)整、補(bǔ)充等程序和依據(jù)是否合理充分,合同變更、調(diào)整、補(bǔ)充金額是否超出規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)等。同時建立合同的責(zé)任追究制度,對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來不簽訂合同,或先斬后奏,事先簽訂合同,再進(jìn)行會簽、會審的行為,要根據(jù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部責(zé)任制的管理要求追究其責(zé)任,這是做好合同管理工作的內(nèi)控機(jī)制。

(五)資料保管上要及時完整

高校要建立和完善合同檔案管理制度。學(xué)校財(cái)務(wù)要安排專人對合同的檔案進(jìn)行整理、加工,將合同會簽、會審過程中提出的修改意見、每一份合同包括合同正本、副本及與之有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及相關(guān)單證等附件,合同文本的簽收記錄,合同分批履行的情況記錄,變更、解除合同的協(xié)議(包括文書、電傳等),均應(yīng)妥善保管,按照學(xué)校經(jīng)濟(jì)合同的類別,全部登記造冊,建立合同登記臺賬,分類進(jìn)行整理編號,并注明學(xué)校收款或付款會計(jì)憑證號。同時按合同檔案的內(nèi)容、時間、檔案價值等方面,確定各類合同檔案的保管期限,編制成表,對確因工作需要調(diào)閱合同檔案,須填寫“合同檔案查閱單”,經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽批后方能查閱,建立合同資料年度歸檔制度,對當(dāng)年形成的合同文本及附件、合同臺賬、合同糾紛處理等資料等及時整理歸檔,為以后各方查閱使用提供方便。

總之,高校的合同管理涉及學(xué)校管理工作的方方面面,決不能單純依靠一個部門或幾個部門就能把該項(xiàng)工作做好,必須全校上下統(tǒng)一認(rèn)識,領(lǐng)導(dǎo)高度重視,部門共同努力,形成齊抓共管的良好的工作局面。只有這樣,高校才可以在激烈的市場競爭中,提高自身參與經(jīng)濟(jì)社會生活的能力和水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 冉福松.淺析新時期高校合同管理存在的問題與對策[J].經(jīng)濟(jì)師,2008(8).

第9篇：檔案與合同管理范文

關(guān)鍵詞：高速公路；項(xiàng)目管理

1、 高速公路建設(shè)項(xiàng)目管理簡介

1、1項(xiàng)目管理概述

項(xiàng)目是指在一定資源（投資、材料、施工機(jī)械等）約束下，為實(shí)現(xiàn)特定目的而進(jìn)行的一次性任務(wù)，它具有整體性、一次性、目標(biāo)性、生命期屬性、資源約束性、漸進(jìn)明細(xì)性等特征。

項(xiàng)目管理與項(xiàng)目的概念相對應(yīng)，是在一個確定的時間范圍內(nèi)，為了完成一個既定的目標(biāo)，通過特殊形式的臨時性組織運(yùn)行機(jī)制和有效的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)與控制，充分利用既定有限資源的一種系統(tǒng)管理方法。

1、 2業(yè)主在合同管理中的作用

我國的高速公路建設(shè)市場，正在全面推行“項(xiàng)目法人責(zé)任制”、“招標(biāo)投標(biāo)制”、“工程監(jiān)理制”和“合同管理制”，按照市場經(jīng)濟(jì)原則和現(xiàn)代化企業(yè)制度進(jìn)行工程管理。作為投資主體的建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主，既是資金的持有者又是建設(shè)項(xiàng)目的所有者，按照項(xiàng)目法人責(zé)任制原則、不僅要對項(xiàng)目建設(shè)的過程負(fù)責(zé)，還要對項(xiàng)目建設(shè)的成敗和項(xiàng)目運(yùn)行的好壞發(fā)展；既要負(fù)責(zé)籌措項(xiàng)目的建設(shè)資金，還要對建設(shè)過程、生產(chǎn)經(jīng)營及還款付息，直至發(fā)揮投資效益承擔(dān)責(zé)任。俗話說，一個事業(yè)的好的開始是成功的一半，項(xiàng)目建設(shè)的成敗在很大程度上影響著工程投入運(yùn)營后效益的好壞。項(xiàng)目采用招投標(biāo)選擇承包單位，用經(jīng)濟(jì)合同約束雙方的實(shí)施行為，聘用可靠的監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)合同履行過程中的監(jiān)督、管理、協(xié)調(diào)工作，這些都是建設(shè)過程中有效的保證措施。

1、 3業(yè)主合同管理的任務(wù)

業(yè)主必須依法確定與承包商這間的經(jīng)濟(jì)權(quán)利和經(jīng)濟(jì)義務(wù)關(guān)系，并通過簽訂工程建設(shè)合同的形式將這種關(guān)系進(jìn)一步的確立。有關(guān)法律、法規(guī)是簽訂合同的重要依據(jù)和保障，嚴(yán)格履行與科學(xué)管理工程建設(shè)合同，是業(yè)主控制工程投資、確保工程質(zhì)量的重要手續(xù)。業(yè)主對于合同管理的另一項(xiàng)任務(wù)就是通過加強(qiáng)合同管理，防范和減少合同糾紛。合同條款是公路建設(shè)當(dāng)事人實(shí)施合同管理的法定依據(jù)。這就要求甲乙雙方在簽訂有關(guān)合同時，應(yīng)該就合同條款內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真研究、推敲，力求條款內(nèi)容完善、詞句嚴(yán)密、簽訂合同程序合法，雙方的權(quán)利和義務(wù)明確。合同上認(rèn)真地按照有效合同履行其職責(zé)，達(dá)到預(yù)防和減少合同糾紛的目的。

2、實(shí)施高速公路建設(shè)業(yè)主方合同管理體系的意義

2、1高速公路合同管理規(guī)范全面性的要求，現(xiàn)階段合同管理的研究還處于合同履行情況的管理，項(xiàng)目前期管理與施工合同管理聯(lián)系還不夠緊密，還缺乏全過程管理，全過程參與，全過程控制。

2、2嚴(yán)格加強(qiáng)合同管理，以合同作為以確參與方權(quán)利和義務(wù)，能防范減少合同糾紛，能提高合同管理的深度，是加強(qiáng)投資控制的需要。2、3也是有利于提高高速公路建設(shè)參與方素質(zhì)，增加各方競爭力的需要。

3、現(xiàn)階段業(yè)主合同管理系統(tǒng)建立的必要性分析

3、1規(guī)范的合同管理的需要：業(yè)主專業(yè)人員需要對招標(biāo)合同相關(guān)條例的審核：建立專門系統(tǒng)的合同管理班子，如合同的簽訂嚴(yán)謹(jǐn)性不大，易為合同的順利履行留下隱患，使業(yè)主陷入被動境地，甚至給項(xiàng)目造成很大的損失。

3、2現(xiàn)階段合同管理停留在“重簽訂輕履行”階段的情況了；合同的簽訂具備了完善的順序，但合同的履行缺乏必要數(shù)量的管理人員按照合同的條款對項(xiàng)目履行情況進(jìn)行檢查，形成對合同管理工作不夠重視局面，致使業(yè)主直到出現(xiàn)問題才發(fā)現(xiàn)原來合同早有上述規(guī)定，工程的損失卻無法彌補(bǔ)。

3、3業(yè)主合同管理職責(zé)落實(shí)到位要求，檔案管理部門與合同管理人員之間的工作關(guān)系必須調(diào)整好，檔案管理人員若干沒有及時向合同管理人員提供合同文件，合同管理人員也不主動向檔案管理人員及時移交合同文件資料，往往容易造成合同管理工作的被動和不到位。

3、4業(yè)主對合同管理全面控制，動態(tài)管理的要求，對于實(shí)際情況的變化，原先簽訂的合同條款不適合新發(fā)展的情況，這就需要業(yè)主合同管理人員具備全面控制，動態(tài)管理的意識，全面的對合同進(jìn)行管理，包括業(yè)主與中標(biāo)人簽約后合同管理人員根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況的變化就項(xiàng)目出現(xiàn)的新情況對原合同條款進(jìn)行補(bǔ)充與修正以適應(yīng)新情況。

4、合同管理體系建立的內(nèi)容分析

根據(jù)高速公路項(xiàng)目管理的實(shí)踐，其合同管理體系的主要工作歸納以下幾點(diǎn)：（1）制定訂立合同的策略，包括確定合同方式，設(shè)計(jì)合同體系，選擇合同條件，準(zhǔn)備合同草本。（2）組織招標(biāo)文件的編制，組織招標(biāo)，組織合同談判和訂立合同。（3）建立、健全合同管理制度和管理程序。（4）跟蹤合同執(zhí)行情況，審核支付申請。（5）分析和處理合同變更，對照預(yù)算進(jìn)行控制對各種合同條件和技術(shù)要求變化引起的爭議進(jìn)行商務(wù)處理。（6）分析和處理索賠，預(yù)見潛在問題盡量減少索賠事件。（7）建立合同檔案和信息系統(tǒng)，負(fù)責(zé)合同信息處理和檔案管理。

5、合同管理需要先進(jìn)的合同信息系統(tǒng)

為加強(qiáng)和規(guī)范高速公路工程項(xiàng)目合同管理與投資控制的工作，便于各層次管理及時、準(zhǔn)確、動態(tài)的掌握工程各階段進(jìn)度和投資狀況，應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的標(biāo)書管理、合同管理、變更管理、計(jì)量支付、投資分析和通信管理六個模塊，實(shí)現(xiàn)標(biāo)書生成、設(shè)計(jì)變更、計(jì)量支付、投資分析數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)處理并在網(wǎng)上共享，提高工程管理水平和工作效率。

5、 1規(guī)范清單及變更管理：該系統(tǒng)可為用戶提供了動態(tài)化、全面化的清單管理功能，通過此功能，業(yè)主可以更全面、更清晰的掌握整個工程的實(shí)際情況。對中標(biāo)清單“暫定金額”計(jì)算進(jìn)行了改進(jìn)，可設(shè)定不參與計(jì)算暫定金額的清單項(xiàng)目，并可對暫定金額比例進(jìn)行調(diào)整，同時，用戶可以在清單項(xiàng)目選擇的時候方便地選取需要加入的項(xiàng)目。在變更管理中實(shí)現(xiàn)了一般、重大變更均可做數(shù)量、單價、新增合同項(xiàng)目變更。

5、 2加強(qiáng)計(jì)量支付管理：鑒于以往工程施工過程中，計(jì)量支付業(yè)務(wù)不規(guī)范，給業(yè)主計(jì)量支付帶來很大困難，包括報表格式不統(tǒng)一、監(jiān)理審批過程繁瑣、業(yè)主監(jiān)控手段不完善等。在系統(tǒng)中，清單項(xiàng)目計(jì)量從每個憑證開始輸入，熱后匯總成中期支付證書；提供現(xiàn)清單中沒有的項(xiàng)目的暫計(jì)量功能（指已按照變更通知要求做，但設(shè)計(jì)變更手續(xù)未批復(fù)的項(xiàng)目，按暫定單價和數(shù)量計(jì)量）；暫定金額中列支項(xiàng)目：補(bǔ)貼、材差、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價，僅在計(jì)量支付模塊中輸入，不需在變更管理中輸入；同時提供了預(yù)付項(xiàng)目中的動員預(yù)付款與材料設(shè)備預(yù)付款支付與扣回功能；手工輸入保留金，當(dāng)金額達(dá)到保留金的限額時用對話框提醒用戶注意，在輸入計(jì)量項(xiàng)目準(zhǔn)確性和及時性，使歷史數(shù)據(jù)的查詢變得快速、有效，同時，利用系統(tǒng)適時糾正了審核中存在的疏漏問題，當(dāng)計(jì)量數(shù)據(jù)大于合同數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會自動報警，及時發(fā)現(xiàn)工程計(jì)量支付中的錯誤與疏忽，使對工程的計(jì)量支付更有效準(zhǔn)確。

5、 3實(shí)現(xiàn)上下級部門的通信管理：系統(tǒng)設(shè)置固定網(wǎng)頁上，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)省市高指信息的正確快速傳輸和共享，提高了數(shù)據(jù)的利用率和數(shù)據(jù)的使用效率，有效地保證數(shù)據(jù)的正確和可靠，保證數(shù)據(jù)的完整性和一致性，提供省市兩級高速公路建設(shè)指揮部及監(jiān)理單位之間的數(shù)據(jù)通信功能，包括數(shù)據(jù)發(fā)送、數(shù)據(jù)接收和文件傳遞等功能，可發(fā)送的數(shù)據(jù)有：編碼庫、標(biāo)書、合同、變更、其他費(fèi)用、計(jì)量支付、合同刪除等；文件傳遞功能可以用來傳遞通知、報告、材料等文件信息；同時還提供數(shù)據(jù)打包、文件收發(fā)準(zhǔn)備、信箱管理等功能。