檔案一體化管理精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案一體化管理主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：檔案一體化管理范文

圖書(shū)、檔案、文物集中式管理（以下簡(jiǎn)稱集中式管理，加引號(hào)的除外）是圖書(shū)、檔案、文物信息資源共享的實(shí)現(xiàn)途徑之一，意在通過(guò)信息載體的地域集中，實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)容的共享。要真正實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就要從實(shí)現(xiàn)我國(guó)的信息化戰(zhàn)略高度，推進(jìn)"圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化"進(jìn)程；加快管理體制改革，解除體制制約瓶頸；加快現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，建立和完善相關(guān)的法律法規(guī)。隨著社會(huì)生產(chǎn)力和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，紙張的出現(xiàn)，“圖書(shū)”逐步從檔案中分化出來(lái)?！皺n案”專指各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位和某些個(gè)人，在社會(huì)活動(dòng)中形成并作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文獻(xiàn)材料包括技術(shù)圖紙、影片、照片、錄音帶等。

關(guān)鍵詞：檔案圖書(shū)一體化；信息資源整合；現(xiàn)狀問(wèn)題

中圖分類號(hào)：G25

1 引言

我國(guó)圖書(shū)情報(bào)檔案實(shí)施一體化管理不僅具有理論上的依據(jù)，而且具有現(xiàn)實(shí)的客觀需求和可供借鑒的管理模式。我們必須從戰(zhàn)略高度看圖書(shū)、情報(bào)、檔案的一體化管理。圖書(shū)、檔案一體化管理是把圖書(shū)與檔案、圖書(shū)處理工作與檔案工作從管理體制到工作程序視為一個(gè)有機(jī)整體，以確定實(shí)施辦法的最優(yōu)化，求得最高效率。由檔案、圖書(shū)在學(xué)科和專業(yè)上的相近內(nèi)核，提出實(shí)現(xiàn)檔案、圖書(shū)新型管理的必要性和必然性，并對(duì)構(gòu)建檔案、圖書(shū)一體化管理模式進(jìn)行新的探索。當(dāng)前階段我們應(yīng)當(dāng)建立和完善圖、情、檔一體化用戶監(jiān)督、一體化政策法規(guī)以及一體化評(píng)估等動(dòng)力機(jī)制。通過(guò)對(duì)他們的一體化管理，可以使其形成綜合性信息網(wǎng)絡(luò)，為我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)以及祖國(guó)的建設(shè)服務(wù)。

有鑒于此，如何為充分利用既有科研檔案的信息，增加技術(shù)發(fā)展的機(jī)會(huì)，探索圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化，加快科學(xué)研究過(guò)程中的科研檔案信息的集成化管理已經(jīng)成為我國(guó)理論界和實(shí)務(wù)界必須面對(duì)的一個(gè)新課題和新挑戰(zhàn)。實(shí)行統(tǒng)一管理保證文獻(xiàn)信息獲取、加工、儲(chǔ)存、傳遞等渠道的暢通合理控制信息流量，對(duì)文獻(xiàn)信息進(jìn)行科學(xué)的分類和處理要將重點(diǎn)放在研究文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的有效管理問(wèn)題上，控制管理所必需的信息數(shù)量，提高文獻(xiàn)信息傳遞效率、吸收能力和利用率深化文獻(xiàn)信息開(kāi)發(fā)層次，，圖書(shū)檔案信息員制度代表著圖書(shū)檔案服務(wù)理念由資源主導(dǎo)向用戶主導(dǎo)轉(zhuǎn)變的發(fā)展方向。

2 圖書(shū)管理的基本內(nèi)容

目前所通用的圖書(shū)管理系統(tǒng)，主要包括以下幾個(gè)方面：第一是圖書(shū)管理；第二是信息查詢；第三是流通作業(yè)；第四是系統(tǒng)維護(hù)。這四大模塊是圖書(shū)管理系統(tǒng)的構(gòu)成部分。其中圖書(shū)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了圖書(shū)的征訂工作、新書(shū)的登記、圖書(shū)的編目等功能，把圖書(shū)進(jìn)庫(kù)工作合理的建造成一個(gè)系統(tǒng)；流通作業(yè)包括預(yù)借、借書(shū)、還書(shū)作業(yè)，從根本上減少了三種工作的工作量；信息查詢實(shí)現(xiàn)在各種條件下，對(duì)于館藏書(shū)查詢、統(tǒng)計(jì)等工作；系統(tǒng)維護(hù)實(shí)現(xiàn)了對(duì)于本系統(tǒng)的合理運(yùn)用，并針對(duì)隨時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行快速、有效的解決。系統(tǒng)支持條型碼掃描，在實(shí)際的使用過(guò)程中，掃描槍對(duì)圖書(shū)ISBN編碼掃描時(shí)，就會(huì)自動(dòng)從Internet上下載圖書(shū)相關(guān)信息，如作者、書(shū)名、出版社、簡(jiǎn)介等信息，把錄入人員的工作量降到了最低，成為信息化建設(shè)強(qiáng)有力的幫手。建立完善的管理體系是實(shí)現(xiàn)檔案、圖書(shū)、情報(bào)資料管理一體化的基本，雖然圖書(shū)情報(bào)資料檔案在工作內(nèi)容和管理模式上存在諸多共性，但畢竟分屬各個(gè)行業(yè)，這就需要建立統(tǒng)一的信息管理機(jī)構(gòu)，從整體構(gòu)想宏觀調(diào)控上，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)制訂出一整套合理、全面、長(zhǎng)期的發(fā)展規(guī)劃。

3 信息化管理有利于圖書(shū)資源的整合和共享

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新和進(jìn)步，信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，無(wú)論是一個(gè)人還是一個(gè)社會(huì)要想發(fā)展都離不開(kāi)知識(shí)。通過(guò)進(jìn)行系統(tǒng)的信息化管理，使得圖書(shū)資料檔案的信息具備了有效性和共享性，進(jìn)一步擴(kuò)大了這些檔案資源的使用范圍可擴(kuò)大原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍保持隨機(jī)存取。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的檔案電子文件比原件更易于導(dǎo)航有利于工作人員按需瀏覽也方便了使用者快速瀏覽所需要的信息極大的提高了檔案原件的利用率，最大限度地實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料檔案信息的資源整合和共享。檔案人員要管好檔案，就要提前介入到電子文件和管理工作中，提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。

4 圖書(shū)、檔案一體化管理的可行性

在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的信息社會(huì)中，檔案、圖書(shū)實(shí)行一體化管理，建立“二位一體”的文獻(xiàn)、信息中心，現(xiàn)代圖書(shū)已承擔(dān)一部分情報(bào)工作實(shí)現(xiàn)部門之間的橫向聯(lián)系和協(xié)作，最大限度、最大范圍地發(fā)揮信息資源的作用，是檔案、圖書(shū)事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)檔案的公開(kāi)化、社會(huì)化方向發(fā)展，從而走向檔案、圖書(shū)、情報(bào)三者一體化管理。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)更廣泛、更迫切的需求，對(duì)圖書(shū)、情報(bào)、檔案的利用越來(lái)越要求公開(kāi)化、社會(huì)化信息資源體系事實(shí)上也無(wú)法使圖書(shū)館與情報(bào)所、檔案館相區(qū)別各種情報(bào)技術(shù)，如縮微、復(fù)制、機(jī)檢等技術(shù)生產(chǎn)廣泛應(yīng)用于圖書(shū)館，圖書(shū)館學(xué)、檔案學(xué)是知識(shí)信息管理的二大學(xué)科，它們之間有著共同的認(rèn)識(shí)論、基礎(chǔ)理論和方法論有些地區(qū)實(shí)際上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了二者機(jī)構(gòu)的完全統(tǒng)一。圖書(shū)、情報(bào)管理以特定對(duì)象的服務(wù)內(nèi)容，主要是對(duì)部門機(jī)構(gòu)內(nèi)部服務(wù)二者在現(xiàn)代社會(huì)本身沒(méi)有太大區(qū)別使得圖書(shū)與情報(bào)的界限已變得模糊，圖書(shū)、檔案的同源性決定了檔案機(jī)構(gòu)與圖書(shū)館、情報(bào)所服務(wù)對(duì)象的相似性，所不同的是檔案機(jī)構(gòu)公眾服務(wù)性不如圖書(shū)館、情報(bào)部門強(qiáng)。

5 職業(yè)道德素質(zhì)

圖書(shū)檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)道德和高尚的情操，要忠于本職工作，對(duì)工作極端負(fù)責(zé)，要勇于探索，不斷創(chuàng)新，作風(fēng)正派，清正廉潔，處事公道。要胸懷寬廣，謙虛謹(jǐn)慎，團(tuán)結(jié)同志，互相尊重，愛(ài)崗敬業(yè)，牢固樹(shù)立為圖書(shū)檔案工作無(wú)私奉獻(xiàn)、奮斗終身的思想。圖書(shū)檔案工作是一項(xiàng)承載著知識(shí)寶庫(kù)收藏和記錄使命的工作，要求其管理人員必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感。特別在新時(shí)期、在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，應(yīng)從情感的角度培養(yǎng)自己敬業(yè)、樂(lè)業(yè)、創(chuàng)業(yè)精神，從而樹(shù)立起圖書(shū)檔案管理人員的職業(yè)使命感和榮譽(yù)感，自覺(jué)向社會(huì)奉獻(xiàn)、為人民服務(wù)，把工作當(dāng)作實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的需要，要全身心地投入自己為之奮斗的事業(yè)中。

信息時(shí)代的圖書(shū)館管理人員，不能埋在資料堆里，必須要有宏觀思維，做到從積累資料入手，從大處著眼，收集積累細(xì)小的信息；注意信息的旁系性，善于從某些信息資料中分析推斷出有用的微觀信息，開(kāi)展立體思考，通過(guò)點(diǎn)滴資料的積累去揭示未來(lái)的發(fā)展。

只有全面優(yōu)化不斷提升圖書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平真正發(fā)揮圖書(shū)檔案在現(xiàn)代圖書(shū)情報(bào)檔案發(fā)展中的支柱作用，強(qiáng)化積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)為可持續(xù)發(fā)展提供永不干涸的動(dòng)力之源。

6 結(jié)束語(yǔ)

圖書(shū)館服務(wù)是為了使讀者獲得文化知識(shí)，提高公民的自身修養(yǎng)，滿足讀者的需求，實(shí)現(xiàn)讀者人生的價(jià)值。圖書(shū)館服務(wù)賦予圖書(shū)館人員以崇高的職責(zé)、奉獻(xiàn)的欣慰和清苦的價(jià)值。圖書(shū)與檔案雖然屬于不同的文獻(xiàn)資源，有自身的特點(diǎn)，有各自的理論體系，呈現(xiàn)出不同的價(jià)值形態(tài)，但是作為客觀存在，它們不僅載體相同、相似，而且服務(wù)性質(zhì)、管理方法、管理手段都是高度一致的。檔案服務(wù)層次的需要，是信息社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。作為圖書(shū)管理將如何充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，發(fā)揮檔案、圖書(shū)、情報(bào)資料在信息領(lǐng)域中的綜合效能，提高信息報(bào)業(yè)服務(wù)的能力和水平，是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)和實(shí)現(xiàn)報(bào)業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有效途徑。信息技術(shù)的發(fā)展為一體化提供了良好的條件，一體化建設(shè)是長(zhǎng)期、艱巨、復(fù)雜的任務(wù)，需要政府及相關(guān)部門共同的努力，包括培養(yǎng)專業(yè)的人才，才可能實(shí)現(xiàn)一體化的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

第2篇：檔案一體化管理范文

一、文檔一體化管理的重要性

眾所周知，文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書(shū)工作的延伸和發(fā)展，兩者有機(jī)地結(jié)為一體，才能實(shí)現(xiàn)文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。由于文檔一體化有共同之特點(diǎn)，一是信息上的連續(xù)性，二是公文上的相關(guān)性。無(wú)論是現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件，他們的源頭、戶頭都是一致性，都可以用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，做到即輸進(jìn)庫(kù)?；诙咧g的關(guān)系，開(kāi)展文檔一體化將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書(shū)處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)，使文書(shū)工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理和提供利用形成一個(gè)有序的整體，為檔案工作與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)打下良好的基礎(chǔ)。通過(guò)文檔一體化管理完全可以統(tǒng)一公文登記內(nèi)容和檔案著錄項(xiàng)目使著錄目錄涵蓋公文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、收發(fā)文日期等(見(jiàn)下圖)。這就為檔案部門今后管理不再重復(fù)進(jìn)行著錄奠定了基礎(chǔ)。

二、文檔一體化管理的必要性

近幾年來(lái)，隨著辦公自動(dòng)化程度的提高，出現(xiàn)了大量各種形式的信息文件，紙質(zhì)文件逐步被電子文件所替代，紙制檔案逐步向電子檔案過(guò)渡，這給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。文件作為人們進(jìn)行信息交流和貯存的一種工具，有其相對(duì)穩(wěn)定的物質(zhì)載體。文件包含有信息、意識(shí)、知識(shí)內(nèi)容的一種物質(zhì)形態(tài)，它與其他物質(zhì)一樣是運(yùn)動(dòng)的。文件從其形成后的運(yùn)轉(zhuǎn)，承辦和現(xiàn)行、半現(xiàn)行直到轉(zhuǎn)為檔案后的管理和利用，經(jīng)歷了一個(gè)完整的過(guò)程，檔案管理理論界稱之為文件的生命階段或文件周期，它將文件形成和存在過(guò)程劃分為四個(gè)階段，即制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段、永久保存階段。通常后兩個(gè)階段的文件即是檔案。企業(yè)單位檔案室主要保存第三個(gè)階段的文件，其特點(diǎn)是：1文件形成部門剛剛使用完畢，留待以后繼續(xù)存查和利用，所以說(shuō)在一段時(shí)間內(nèi)，仍離不開(kāi)這些文件，具有檔案的第一價(jià)值；2保密性較強(qiáng)，處于封閉狀態(tài)；3文件對(duì)形成單位依附性大；4有相當(dāng)部門文件只有一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值；5具有永久保存價(jià)值的文件，一般必須通過(guò)這一階段的保存和利用。

三、文檔一體化管理的可行性

為適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展的需要，機(jī)構(gòu)整合，就意味著管理體系、管理模式的整合，就要重新建立新的管理結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度、利益保障體系，并盡快使各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)?！拔臋n一體化管理”工作模式隨著新機(jī)構(gòu)的成立而開(kāi)始了，原文書(shū)管理和檔案管理這兩個(gè)程序綜合為一人管理。打破了以往文書(shū)工作和檔案工作使用兩套人馬的工作模式，文件的收發(fā)、登記、傳閱、收集、整理、分類、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)均由文檔管理專職統(tǒng)一跟蹤管理，中間過(guò)程量大而雜，要真正做到有條不紊可真不容易。為了防止文書(shū)管理和檔案管理脫節(jié)，充分發(fā)揮“文檔一體化”管理的職能，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，通過(guò)競(jìng)聘考核聘用了經(jīng)驗(yàn)豐富、綜合素質(zhì)高的文檔管理專職來(lái)?yè)?dān)任此項(xiàng)工作。文檔管理專職上崗后，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)文書(shū)管理與檔案管理的特點(diǎn)，從企業(yè)自身特點(diǎn)出發(fā)，制訂有效的工作方法，制訂出文書(shū)、檔案管理的各種管理制度、辦法，充分利用這些規(guī)章制度、文件辦理程序來(lái)制定管理框架，規(guī)范檔案管理，明確管理職責(zé)；同時(shí)充分地利用現(xiàn)代化管理手段，利用電子文件收發(fā)處理，對(duì)歸檔文件進(jìn)行著錄管理，使文書(shū)處理和檔案管理這兩個(gè)工作流程很好地整合起來(lái)完成。文檔管理專職對(duì)文件的收發(fā)、公文處理、文件歸檔等過(guò)程清清楚楚，利用文書(shū)與檔案共同的著錄信息，既減少交叉登記、重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象，更不會(huì)再像以往那樣出現(xiàn)“兩個(gè)和尚挑水喝”甚至于“三個(gè)和尚沒(méi)水喝”尷尬現(xiàn)象，大大提高了企業(yè)的辦公效率。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在辦公自動(dòng)化的條件下，實(shí)行文檔一體化管理體制的好處有三：一是提高效率，信息共享；二是規(guī)范管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；三是科學(xué)合理利用人力、物力等寶貴資源，減少浪費(fèi)。

目前企業(yè)文檔一體化管理仍處于一種初期階段，還有很多地方仍需要我們不斷地完善、規(guī)范。作為企業(yè)文檔專職管理人員，要做的工作還很多，關(guān)鍵是不斷地提高自身的修養(yǎng)，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)的進(jìn)步，對(duì)信息化管理要求越來(lái)越高，這項(xiàng)工作對(duì)我們來(lái)說(shuō)，任重而道遠(yuǎn)。

第3篇：檔案一體化管理范文

一、實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、檔案、情報(bào)工作一體化管理的必要性

圖書(shū)、檔案、情報(bào)三者之間相互交叉，相互滲透，在一定條件下可以相互轉(zhuǎn)化。檔案與圖書(shū)、情報(bào)之間的轉(zhuǎn)化具有“單向性”的特點(diǎn)，即檔案可以直接轉(zhuǎn)化為圖書(shū)、情報(bào)等文獻(xiàn)信息，而這些文獻(xiàn)信息卻不能直接轉(zhuǎn)化為檔案。如：檔案文件匯編成書(shū)出版可直接轉(zhuǎn)化為圖書(shū)，而圖書(shū)卻無(wú)法轉(zhuǎn)化為檔案。圖書(shū)、檔案、情報(bào)工作，在社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中經(jīng)過(guò)獨(dú)立發(fā)展階段形成了各自不同的特點(diǎn)。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大潮中，由于社會(huì)對(duì)各種信息的需求日益增大，如果它們各自獨(dú)立地縱向發(fā)展，缺乏橫向聯(lián)系，不但束縛其自身的發(fā)展，而且也不能適應(yīng)未來(lái)社會(huì)的需求，其結(jié)果勢(shì)必造成圖書(shū)、檔案、情報(bào)的信息資源渠道不暢。當(dāng)前三者存在的共同問(wèn)題：一是服務(wù)方式墨守成規(guī)。圖書(shū)、檔案、情報(bào)工作本質(zhì)上是一項(xiàng)服務(wù)性工作，因而在提供服務(wù)時(shí)，應(yīng)體現(xiàn)主動(dòng)性和多樣性，以滿足利用者的各類需求。二是投入不足，手段落后。以一些單位為例，圖書(shū)經(jīng)費(fèi)僅限于工具書(shū)，參考書(shū)多年來(lái)沒(méi)購(gòu)進(jìn)幾冊(cè)。檔案、情報(bào)設(shè)備陳舊，空間擁擠，管理手段落后。這樣的工作環(huán)境限制了圖書(shū)、檔案、情報(bào)工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

二、圖書(shū)、檔案、情報(bào)一體化管理的可行性

第一，一體化知識(shí)流動(dòng)與共享的本質(zhì)是整體性知識(shí)轉(zhuǎn)化。

知識(shí)轉(zhuǎn)化，指不同形態(tài)的知識(shí)之間的演變和轉(zhuǎn)換，其過(guò)程形式主要有知識(shí)的擴(kuò)散、分配、傳遞、融合、吸收與利用?；陲@性知識(shí)和隱性知識(shí)的劃分，知識(shí)轉(zhuǎn)化具有四種形式：隱性知識(shí)向隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化的社會(huì)；隱性知識(shí)向顯性知識(shí)轉(zhuǎn)化的外部化，顯性知識(shí)與顯性知識(shí)之間綜合的聯(lián)合化，顯性知識(shí)過(guò)渡為隱性知識(shí)的內(nèi)在化。一體化基于三者整合性的知識(shí)資源基礎(chǔ)，以超越三者原先分立狀態(tài)的更強(qiáng)功能和更好優(yōu)勢(shì)，為員工用戶提供嶄新而出色的知識(shí)服務(wù)。這種服務(wù)是一種知識(shí)集成范疇內(nèi)的綜合，即圖書(shū)、情報(bào)、檔案知識(shí)以一體化的形式，在員工用戶的合理性范圍內(nèi)進(jìn)行最大化、最優(yōu)化的流動(dòng)與共享。一體化知識(shí)流動(dòng)與共享便是將圖書(shū)、情報(bào)、檔案這三者的知識(shí)，集中、統(tǒng)一式地配置、轉(zhuǎn)移給各用戶，從而釋放出它們最強(qiáng)大的信息能量與知識(shí)價(jià)值。由此看出，這種知識(shí)流動(dòng)與共享實(shí)質(zhì)上是一種整體性知識(shí)轉(zhuǎn)化，三者資源連鎖互動(dòng)、共同轉(zhuǎn)移。

第二，圖書(shū)、檔案、情報(bào)工作的標(biāo)準(zhǔn)化是一體化管理的基礎(chǔ)。

計(jì)算機(jī)、縮微和光盤(pán)等現(xiàn)代技術(shù)的高度發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使人們對(duì)科技信息工作有了新的認(rèn)識(shí)，使信息一體化管理的實(shí)現(xiàn)成為可能。由于圖書(shū)、檔案、情報(bào)都是以承載和傳遞知識(shí)信息為基本職能，都含有收集、加工、存儲(chǔ)和輸出信息工作的內(nèi)容，管理方法和手段又基本相似，所以采用現(xiàn)代化技術(shù)亦趨于一致，使用的現(xiàn)代化設(shè)備也大致相同。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善，為圖書(shū)、檔案、情報(bào)一體化管理提供了時(shí)機(jī)。在事業(yè)單位轉(zhuǎn)為企業(yè)逐步走向市場(chǎng)的過(guò)程中，在一定程度上要求圖書(shū)、檔案、情報(bào)部門不斷地收集本行業(yè)及相關(guān)行業(yè)的最新成果，提供給企業(yè)的工程技術(shù)人員，而這正是企業(yè)資料室工作發(fā)展的需要。

三、怎樣實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、檔案、情報(bào)一體化管理

實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、檔案、情報(bào)一體化管理，意味著把三者串聯(lián)起來(lái)，將三者的管理建成一個(gè)綜合型的一體化管理信息中心，統(tǒng)一開(kāi)發(fā)、統(tǒng)一管理，讓企業(yè)各類信息直接有效地、及時(shí)地為企業(yè)生產(chǎn)、科學(xué)研究服務(wù)。所以圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化這樣一個(gè)企業(yè)的主要知識(shí)服務(wù)部門，其知識(shí)管理系統(tǒng)直接歸屬企業(yè)整體知識(shí)管理系統(tǒng)的核心管理與集中控制，強(qiáng)調(diào)與其他子知識(shí)管理系統(tǒng)橫向協(xié)作、相互兼容、共同維持企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的整體運(yùn)行。

建立企業(yè)圖書(shū)、檔案、情報(bào)一體化管理信息中心，使三者融為一體，探索出一套更加先進(jìn)的管理方法，有利于圖書(shū)、檔案、情報(bào)工作在服務(wù)方式、功能、效益等方面的協(xié)調(diào)。一體化管理也給檔案工作帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇，它可以借助“一體化”管理的優(yōu)勢(shì)，吸收?qǐng)D書(shū)、情報(bào)的長(zhǎng)處，借鑒圖書(shū)、情報(bào)工作趨于成熟的、先進(jìn)的管理理論和方法，促進(jìn)檔案工作的快速發(fā)展和日趨完善。實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、檔案、情報(bào)信息管理網(wǎng)絡(luò)化。一體化管理是一種信息系統(tǒng)工程，是一種管理科學(xué)。

第4篇：檔案一體化管理范文

關(guān)鍵詞：一體化管理；圖書(shū)；情報(bào)檔案

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2013）07-0-01

隨著一體化管理在圖書(shū)情報(bào)檔案中的不斷應(yīng)用，通過(guò)一體化管理體系建立的集圖書(shū)、情報(bào)、檔案信息開(kāi)發(fā)等服務(wù)于一體的圖書(shū)情報(bào)服務(wù)體系，為用戶提供了標(biāo)準(zhǔn)化、系列化、網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)。而在這個(gè)過(guò)程中，不可避免地出現(xiàn)了一些問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，管理者要立足實(shí)際，拓寬一體化管理應(yīng)用新路，確保一體化管理更好地為圖書(shū)情報(bào)檔案服務(wù)。

一、一體化管理在圖書(shū)情報(bào)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.一體化管理在圖書(shū)情報(bào)檔案管理中要解決圖書(shū)、情報(bào)、檔案各自為政的問(wèn)題

在一體化管理中，盡管隨著一體化管理的概念的提出逐步被應(yīng)用到圖書(shū)情報(bào)檔案管理中，但是一體化管理難免出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象。此時(shí)，大批圖書(shū)、情報(bào)以及檔案信息處于封閉的狀態(tài)，不但不能有效地得到二次利用，而且隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新，有的檔案資料逐步失去利用價(jià)值，形成了巨大的浪費(fèi)。

2.一體化管理還沒(méi)能真正進(jìn)入實(shí)踐

盡管一體化理論如果切實(shí)運(yùn)用到圖書(shū)、情報(bào)、檔案管理中會(huì)使這些部門直接受益，但是一體化管理模式在很多地區(qū)還處于理論層面，尚無(wú)實(shí)踐應(yīng)用的先例。另外，檔案、圖書(shū)、情報(bào)單位的管理者還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到一體化管理的優(yōu)勢(shì)，根本不愿意進(jìn)行一體化管理，這就使得一體化管理還沒(méi)有真正進(jìn)行實(shí)踐當(dāng)中。

3.一體化管理技術(shù)水平以及硬件設(shè)施還需整合優(yōu)化

受經(jīng)費(fèi)的限制，圖書(shū)、情報(bào)、檔案信息管理各部門的技術(shù)水平和設(shè)備遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到一體化管理的整體要求，這也加大了將一體化管理應(yīng)用于圖書(shū)、情報(bào)、檔案信息管理的技術(shù)壁壘。另外，相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)水平不高，業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待加強(qiáng)。在圖書(shū)、情報(bào)、檔案部門應(yīng)用一體化管理需要的操作人員的能力和培訓(xùn)善待加強(qiáng)，整體素質(zhì)也有待提高。

二、一體化管理在圖書(shū)情報(bào)檔案中應(yīng)用的理論基礎(chǔ)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

1.一體化管理在圖書(shū)、情報(bào)、檔案管理中應(yīng)用的可行性

一體化管理融合了圖書(shū)、情報(bào)、檔案的管理體系標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)綜合性管理，提出三者相互遵循的共同的管理標(biāo)準(zhǔn)，并通用同一套管理體系實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、情報(bào)、檔案各項(xiàng)活動(dòng)的有序進(jìn)行，避免重復(fù)操作給各個(gè)部門帶來(lái)的無(wú)序管理以及重復(fù)勞作。在這個(gè)過(guò)程中，相同功能的事物或者活動(dòng)的類型化繁為簡(jiǎn)，實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一化、簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)、優(yōu)化，確保各個(gè)部門能夠最佳運(yùn)行。在一體化管理的設(shè)計(jì)中，要遵循動(dòng)態(tài)化原則、強(qiáng)制性原則以及人性化原則，促使每一個(gè)部門都能充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，使員工都能夠自覺(jué)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，最大程度維護(hù)圖書(shū)、情報(bào)、檔案各部門的利益。因此，在我國(guó)實(shí)現(xiàn)圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理具有一定的理論基礎(chǔ)，是非?？尚械?。

2.一體化管理應(yīng)用在圖書(shū)情報(bào)檔案管理中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

1977年，聯(lián)合國(guó)教科文組織將原先的“文件、圖書(shū)和檔案處”、“國(guó)際情報(bào)系統(tǒng)”和“國(guó)際科技情報(bào)系統(tǒng)”合并，合并后的部門被稱為“綜合情報(bào)計(jì)劃處”。“綜合情報(bào)計(jì)劃處”的主要職能就是促進(jìn)圖書(shū)、情報(bào)、檔案等信息系統(tǒng)之間的聯(lián)系和合作。美國(guó)所建立的“文件、檔案、情報(bào)、圖書(shū)一體化”的管理模式，是美國(guó)企業(yè)信息管理的重要組成部分。通過(guò)上述一體化管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)子系統(tǒng)的信息溝通和查詢，從而為企業(yè)提供快捷準(zhǔn)確的信息。其他一些西方發(fā)達(dá)國(guó)家，也都利用先進(jìn)的一體化信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)使國(guó)家文獻(xiàn)信息資源的管理達(dá)到了很高的水平。隨后，以中國(guó)社會(huì)科學(xué)院、農(nóng)業(yè)科學(xué)院為代表的相關(guān)部門也紛紛成立了各自的“圖書(shū)情報(bào)中心”。

三、建立良好的協(xié)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)情報(bào)檔案的一體化管理

1.一體化管理可以更好地實(shí)現(xiàn)資源共享

社會(huì)信息的劇增，圖書(shū)、情報(bào)、檔案管理共同具備的屬性使得三者之間的知識(shí)、社會(huì)化的信息互相轉(zhuǎn)化、互相交叉。在這種情況下，一體化管理使檔案、圖書(shū)以及情報(bào)之間不但得到了縱向、橫向的發(fā)展，而且更便于統(tǒng)籌管理，形成現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)。因此，圖書(shū)、情報(bào)以及檔案的管理人員開(kāi)始關(guān)注一體化管理，并通過(guò)一體化管理的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)隨時(shí)實(shí)現(xiàn)異地查詢，實(shí)現(xiàn)檔案、圖書(shū)以及情報(bào)資源的共享。對(duì)于一體化管理在圖書(shū)情報(bào)檔案中的應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行客觀的分析和認(rèn)識(shí)，逐步落實(shí)。

2.將網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)用于一體化管理

網(wǎng)絡(luò)化管理是實(shí)現(xiàn)一體化管理的有效途徑。通過(guò)現(xiàn)代電子信息技術(shù)進(jìn)行圖書(shū)、情報(bào)、檔案信息的輸入以及統(tǒng)計(jì)等管理，實(shí)現(xiàn)檔案、情報(bào)、信息資料的電子化，同時(shí)采用檔案資料的視聽(tīng)化，使檔案、情報(bào)、信息資料的利用率得到提升，并實(shí)現(xiàn)多層次、多方位地獲取信息。網(wǎng)絡(luò)化管理下的一體化管理，方便多個(gè)部門隨時(shí)調(diào)用相關(guān)信息，促使圖書(shū)情報(bào)以及檔案的相關(guān)資料被其他部門實(shí)時(shí)調(diào)取，并能夠補(bǔ)充利用到本部門當(dāng)中。此時(shí)，三者之間相互協(xié)調(diào)，整合后的信息可以滿足讀者對(duì)信息資源的不同需要。

3.以信息服務(wù)能力作為一體化管理的核心和目標(biāo)

圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理將獨(dú)立的部門整合管理，首先需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視一體化管理的進(jìn)程，從各個(gè)方面給予投入和支持；另外，要加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，使工作人員能夠熟練掌握?qǐng)D書(shū)情報(bào)以及檔案部門都通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)連接下的一體化管理程序，并為此提供技術(shù)支持。同時(shí)，工作人員要能夠隨著專業(yè)技能的不斷更新，不斷提高自身的業(yè)務(wù)知識(shí)，具備精湛的檢索技術(shù)以及相關(guān)軟件的使用技能，能夠使自身的素質(zhì)符合一體化管理的需要。其次，圖書(shū)情報(bào)檔案管理人員要相互溝通，多向交流，使一體化管理真正落到實(shí)處，真正做到網(wǎng)絡(luò)共建、資源合理共享、遠(yuǎn)程存取。在這個(gè)過(guò)程中，要采用信息網(wǎng)絡(luò)搭建信息服務(wù)平臺(tái)，使情報(bào)、信息以及檔案能夠通過(guò)這個(gè)平臺(tái)建立統(tǒng)一的服務(wù)系統(tǒng)。

總之，只有加強(qiáng)對(duì)相關(guān)圖書(shū)、情報(bào)、檔案部門一體化管理思想的宣傳和教育，才能真正整合圖書(shū)、情報(bào)、檔案的資源，并通過(guò)優(yōu)化實(shí)現(xiàn)資源共享，為用戶提供標(biāo)準(zhǔn)化、系列化、網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]易美.高校圖書(shū)館檔案管理工作探究[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011（18）.

[2]饒如明.試論圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理[J].中國(guó)醫(yī)藥指南，2008（06）.

第5篇：檔案一體化管理范文

關(guān)鍵詞：高校；檔案；圖書(shū)；一體化管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2013）06-0-01

21世紀(jì)是信息化社會(huì)，科學(xué)技術(shù)更新發(fā)展迅速，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，人們對(duì)信息的需求方式和內(nèi)容也發(fā)生了巨大變革，傳統(tǒng)的圖書(shū)館儲(chǔ)藏信息的方式已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代社會(huì)以及人們發(fā)展需求，將大量時(shí)間浪費(fèi)在對(duì)信息資源的查找方面是不可取的。在這種大背景下，不受時(shí)間、地點(diǎn)、空間、借閱等條件限制的一體化個(gè)性信息服務(wù)，由于具有信息內(nèi)容豐富，形式多樣的特點(diǎn)，可以極大的節(jié)省人們查找信息資源的時(shí)間，方便人們隨時(shí)隨地都可以查詢到需要的信息，被人們所期待。這是傳統(tǒng)的圖書(shū)館所不及的，也是單純檔案部門的工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。所以，將信息資源有效整合，是快速實(shí)現(xiàn)信息共享的有效手段。圖書(shū)館和檔案館作為高校獲取信息的最主要渠道，也要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求，走一體化發(fā)展之路，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效整合。

一、高校檔案、圖書(shū)實(shí)現(xiàn)一體化管理的重要性

（一）全面滿足讀者的信息需求

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步和發(fā)展，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)查詢所需要的信息已經(jīng)成為很多人的選擇，到檔案館或者圖書(shū)館查詢信息要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代人快節(jié)奏的生活、學(xué)習(xí)和工作需要，對(duì)于原始檔案信息、系統(tǒng)理論方面的知識(shí)以及參考資料的查詢非常不便。然而，從宏觀角度來(lái)說(shuō)，圖書(shū)和檔案管理工作從本質(zhì)上說(shuō)都具有專業(yè)性和服務(wù)性的特點(diǎn)，都具有為國(guó)家經(jīng)濟(jì)、政治、文化、教育、科技發(fā)展提供理論依據(jù)和信息保障的職能。從微觀的角度來(lái)說(shuō)，圖書(shū)和檔案信息都具有為不同讀者和用戶提供信息服務(wù)的職能，信息在利用的過(guò)程中才能發(fā)揮其價(jià)值，讀者對(duì)信息的需求會(huì)反過(guò)來(lái)促進(jìn)圖書(shū)和檔案發(fā)展的一體化。

（二）實(shí)現(xiàn)資源共享，節(jié)約成本

數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的，需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力的工程，為充分發(fā)揮高校圖書(shū)和檔案的價(jià)值，將圖書(shū)和檔案納入高校的數(shù)據(jù)庫(kù)是重要舉措。第一，將兩者有機(jī)結(jié)合建立數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源與文獻(xiàn)資料的共享、方便管理，為高校的科研工作更好的服務(wù)；第二，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息資源的整合有利于建立一個(gè)完善的檢索體系和檢索平臺(tái)，將圖書(shū)信息、檔案信息電子化，用戶可以不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，隨時(shí)使用網(wǎng)絡(luò)鏈接所需要的信息資源，另外，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立有利于信息資源的實(shí)時(shí)更新，為早日實(shí)現(xiàn)圖書(shū)檔案的一體化提供條件；第三，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為載體，積極使用網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、信息處理技術(shù)以及多媒體技術(shù)，將圖書(shū)、檔案有機(jī)聯(lián)系，加快圖書(shū)信息與檔案信息的電子化和專題化建設(shè)，加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，盡可能的滿足學(xué)生、學(xué)校以及社會(huì)的發(fā)展和科研需要。

二、高校圖書(shū)管理工作中存在的問(wèn)題

高校圖書(shū)、檔案管理工作主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，圖書(shū)檔案管理人員普遍存在著信息意識(shí)缺乏、計(jì)算技術(shù)水平較低的問(wèn)題，缺乏對(duì)專業(yè)信息技術(shù)人才的引入，限制了圖書(shū)、檔案管理一體化步伐；第二，硬件條件不足且更新緩慢，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到圖書(shū)、檔案管理一體化的要求；第三，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到圖書(shū)、檔案管理一體化的重要意義，缺乏長(zhǎng)期的規(guī)劃和管理。

三、實(shí)現(xiàn)檔案、圖書(shū)管理一體化的有效依據(jù)

圖書(shū)、檔案的共通之處是建立圖書(shū)、檔案信息一體化的有效依據(jù)，兩者的共通點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：圖書(shū)和檔案在檢索方法、組織方式、加工處理、保護(hù)與管理以及新技術(shù)、新材料的利用方面的共通點(diǎn)為實(shí)現(xiàn)信息的一體化管理創(chuàng)造了條件。從本質(zhì)上說(shuō)圖書(shū)、檔案都是通過(guò)為用戶提供信息和材料的方式服務(wù)的。除了共通性之外，圖書(shū)和檔案又具有各自的優(yōu)點(diǎn)和特性。比方說(shuō)圖書(shū)是對(duì)文獻(xiàn)資料的總結(jié)、歸納、整理和編撰，所含信息量豐富、內(nèi)容齊全，包含所有學(xué)科，系統(tǒng)性強(qiáng)、理論性高，一般情況下是對(duì)客觀事物或者客觀世界中客觀規(guī)律的描述，探討了事物的發(fā)展規(guī)律和發(fā)展方向。檔案具有原始性、真實(shí)性、可靠性的特點(diǎn)，一般就是對(duì)人類信息活動(dòng)的客觀記錄，因此，圖書(shū)和檔案具有很多共通之處，這為檔案、信息一體化的建立提供了條件，兩者各自的特性又有利于優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)充，將圖書(shū)、檔案信息的作用和效果得到最大化的發(fā)揮。

四、高校圖書(shū)檔案一體化管理的措施

高校圖書(shū)館的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是信息資源建設(shè)的重要組成部分，其中自建數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展較快，自建數(shù)據(jù)庫(kù)通常都是以高校自身圖書(shū)檔案管理的特殊性為依據(jù)建立起來(lái)的。很多高校的自建數(shù)據(jù)庫(kù)包括自行開(kāi)發(fā)的報(bào)刊、文摘、書(shū)本、學(xué)位論文、教師論文等；部分高校將檔案管理的工作劃分到圖書(shū)管理名下，雖然與一體化的管理還有很大差距，但是在具體做法上已經(jīng)開(kāi)始融入數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，統(tǒng)一化檢索、統(tǒng)一化管理、統(tǒng)一化服務(wù)；還有一些高校利用圖書(shū)和檔案優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的特點(diǎn)，將連著的特點(diǎn)結(jié)合起來(lái)，努力挖掘本校優(yōu)勢(shì)和特色，將特色資源的開(kāi)發(fā)范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，比如說(shuō)建立學(xué)士學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫(kù)、歷史發(fā)展資料和圖書(shū)數(shù)據(jù)庫(kù)、教師論文數(shù)據(jù)庫(kù)等，客觀上促進(jìn)了高校圖書(shū)檔案管理的一體化。

綜上所述，受主客觀條件的限制，目前要實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、檔案管理的一體化還具有很大難度，圖書(shū)、檔案管理的一體化仍然有很長(zhǎng)的路要走，但是數(shù)據(jù)庫(kù)的建立在一定程度上為圖書(shū)、檔案一體化的建立提供了條件和基礎(chǔ)，相信不遠(yuǎn)的將來(lái)，在社會(huì)各界的共同支持和努力下，高校圖書(shū)和檔案的一體化管理最終會(huì)實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]蘇雪梅.新形勢(shì)下鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書(shū)檔案一體化管理新論[J].蘭臺(tái)世界（中旬版），2013（10）.

[2]金娟.信息時(shí)代高校檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化管理構(gòu)想[J].鄭州大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2011（5）.

[3]鐘均志，李鳳蓮.高校檔案、圖書(shū)、情報(bào)不能一體化管理――與王芊同志商榷[J].機(jī)電兵船檔案，2012（14）.

第6篇：檔案一體化管理范文

關(guān)鍵詞：文秘；檔案管理；一體化

中圖分類號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1672-3198(2009)08-0037-01

1　檔案管理與文秘工作的關(guān)系

文書(shū)工作與檔案工作有著各自不同的內(nèi)容和特點(diǎn)，文書(shū)處理工作是接著機(jī)關(guān)工作活動(dòng)規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，再根據(jù)它們的連鎖反映來(lái)區(qū)分價(jià)值，反映歷史真實(shí)面貌，為檔案的保管和查考提供便利。檔案工作同文書(shū)處理工作是魚(yú)水關(guān)系，檔案同檔案工作不僅伴隨著文書(shū)與文書(shū)處理工作出現(xiàn)而出現(xiàn)，而且是伴隨著文書(shū)與文件處理工作的發(fā)展而發(fā)展。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；從檔案形成的客觀規(guī)律中可以看到檔案工作與文書(shū)檔案工作之間的關(guān)系，它們是一個(gè)社會(huì)分工不同的兩個(gè)專業(yè)，它們?cè)诠ぷ髦屑认嗷ブ萍s又相互聯(lián)系。

2　文秘工作與檔案管理工作銜接的重要性

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行。極為關(guān)鍵。首先，文檔工作離不開(kāi)檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)單位的工作效率；能夠使單位更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息。使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f(shuō)，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來(lái)源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增。是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開(kāi)展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

3　做好檔案工作對(duì)文書(shū)處理工作的影響

(1)檔案的利用推動(dòng)了文書(shū)處理的再生工作。

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的學(xué)科，它是解決處理問(wèn)題的依據(jù)，具有指導(dǎo)考查、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)展生產(chǎn)、積累知識(shí)、提供信息等固有特點(diǎn)。而在實(shí)踐工作中文書(shū)處理部門利用檔案起草公文、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定規(guī)章制度、為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀、準(zhǔn)備講稿、處理糾紛、落實(shí)政策等都是相互制約、相互依賴的。因此，搞好檔案管理不但有推進(jìn)文書(shū)處理作用，而且還能直接為其提供信息，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)改革發(fā)展發(fā)揮特有的作用。

(2)在文件立卷歸檔過(guò)程中能發(fā)現(xiàn)文書(shū)工作質(zhì)量的高低。

立卷歸檔是銜接文書(shū)處理和檔案管理的橋梁，也是文件轉(zhuǎn)化為檔案的必經(jīng)之路，所以說(shuō)搞好檔案管理的重要意義即是為給檔案工作本身打基礎(chǔ)，而且通過(guò)它可以進(jìn)一步檢查發(fā)現(xiàn)文書(shū)工作的水平，文件格式是否合格、名稱是否貼切、文件在閱辦中有無(wú)丟失泄密，這對(duì)改進(jìn)文書(shū)處理和檔案管理工作有極大促進(jìn)作用。

(3)通過(guò)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)能促進(jìn)文書(shū)處理工作的完善。

健全的歸檔制度是保證文件收集齊全完整，堵塞丟失文件和防止失泄密漏洞的關(guān)鍵。實(shí)踐證明，在文書(shū)處理文件立卷歸檔過(guò)程中，如若忽視檔案工作對(duì)他們的監(jiān)督指導(dǎo)作用，不僅會(huì)降低對(duì)文件立卷歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，而且對(duì)文件鑒定價(jià)值和文件之間內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系等都是非常不利的。因?yàn)槲覀兾臋n人員對(duì)每份文件都要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的篩選去審定，不能有文必檔。要找出文件的六個(gè)特征，即問(wèn)題、作者、名稱、時(shí)間、發(fā)文機(jī)關(guān)地區(qū)和文件形成規(guī)律等找到文件的歸宿。這個(gè)關(guān)口把握不好勢(shì)必要影響案卷的質(zhì)量，最好能將文、檔兩者之間的兩項(xiàng)不同專業(yè)的工作能有機(jī)結(jié)合起來(lái)，健全兩者之間統(tǒng)一的立卷歸檔制度。共同負(fù)責(zé)。使之規(guī)范化，這對(duì)檔案的管理有著深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。

4　如何實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書(shū)檔案管理工作的一體化

(1)強(qiáng)化“文檔一體化”意識(shí)。

雖然文書(shū)處理與檔案管理工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)獨(dú)立性，但由于文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立“文書(shū)處理工作與檔案管理工作一體化”的指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書(shū)處理規(guī)范化的人口關(guān)，切實(shí)做好實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的基礎(chǔ)工作。頭腦中要有“今天的文件就是明天的檔案”的觀念，要深刻理解文秘工作不僅僅為當(dāng)前工作服務(wù)，更要對(duì)歷史負(fù)責(zé)，要了解文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作，按“文檔一體化”的要求，規(guī)范辦理好每一份公文。

(2)做好文件整理工作。

按照機(jī)關(guān)事業(yè)單位公文處理程序，文件在閱辦前首先要進(jìn)行登記，登記內(nèi)容一般包括文件責(zé)任者、文號(hào)、標(biāo)題、形成時(shí)間等內(nèi)容，這與以“卷”為單位整理時(shí)抄寫(xiě)卷內(nèi)目錄的工作非常相似。我們可以把一個(gè)年度內(nèi)的檔案視為“一卷”。把文件登錄作為這“一卷”的內(nèi)目抄寫(xiě)工作。在保管期限屬于永久或長(zhǎng)期(保管期限屬短期的單獨(dú)處理)的文件左上角編號(hào)。從當(dāng)年的第一份文件編起。考慮到隨后要移交給綜合檔案室，件號(hào)應(yīng)包括全宗號(hào)、文件所屬年度和文件順序號(hào)，順序號(hào)應(yīng)一年編一個(gè)流水號(hào)，編號(hào)后，按所編順序號(hào)將文件正文掃描入計(jì)算機(jī)。這樣，文件原件與計(jì)算機(jī)內(nèi)保存的文件在內(nèi)容上是相同的，并且是一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，然后將文件發(fā)出供部門閱辦。每隔一段時(shí)間，將閱辦完畢的文件全部收集起來(lái)，按件號(hào)先后順序裝人卷盒。在不改變?cè)屑?hào)的前提下，利用計(jì)算機(jī)對(duì)機(jī)內(nèi)文件進(jìn)行分類，模擬人工立卷，然后按類別將屬于目錄條的內(nèi)容打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位的案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成時(shí)間先后順序排列后進(jìn)行打印。這樣，整理工作就在平時(shí)的文件登錄和次年年初的裝訂、裝盒工作中完成了。

第7篇：檔案一體化管理范文

關(guān)鍵詞：圖書(shū)檔案；新時(shí)期；管理一體化；高校

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的全球化發(fā)展，我國(guó)教育與科技不僅得到了量的飛躍，也得到了質(zhì)的飛躍，科技化與數(shù)字化的生活方式與工作模式開(kāi)始在社會(huì)上流行起來(lái)，因此，高校圖書(shū)檔案管理也得到了科技化與數(shù)字化的發(fā)展，形成一體化管理模式。新時(shí)期的到來(lái)不僅使得人們對(duì)于信息量掌握的欲望愈發(fā)強(qiáng)烈，使得人們改變了其信息需求方式，還創(chuàng)新了信息存儲(chǔ)工作的模式與內(nèi)容。因此，我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理工作在這一新時(shí)期發(fā)展的背景下，應(yīng)該對(duì)其傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新改革，建立不受時(shí)間與空間限制的一體化管理工作模式，為高校學(xué)生提供更為全面、更為多樣的信息服務(wù)，豐富并滿足高校學(xué)生的現(xiàn)代化信息需求。高校圖書(shū)檔案管理是收集信息、處理信息的主要工作場(chǎng)所，是高校學(xué)生和教師在校園內(nèi)獲得知識(shí)與信息的重要渠道，更是滿足新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，因此，促進(jìn)高校圖書(shū)檔案管理一體化是高校提高其整體管理工作效率與水平的一大重點(diǎn)。

一、新時(shí)期高校圖書(shū)檔案管理一體化的意義

新時(shí)期發(fā)展背景下，社會(huì)對(duì)于圖書(shū)檔案管理工作的要求越來(lái)越高，我國(guó)高校傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作逐漸不能夠適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，進(jìn)而延緩了學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，因此，高校圖書(shū)檔案管理一體化不僅是適應(yīng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，更是推動(dòng)我國(guó)及整體教育事業(yè)向前發(fā)展的重要?jiǎng)恿χ弧?/p>

（一）新時(shí)期高校圖書(shū)檔案管理

1.高校圖書(shū)管理定義

高校圖書(shū)管理是指高校對(duì)學(xué)校所具有的文獻(xiàn)信息、人力資源、資金儲(chǔ)備以及其他資源進(jìn)行有計(jì)劃、有組織的協(xié)調(diào)控制行為來(lái)達(dá)到理想管理目標(biāo)的工作過(guò)程。高校圖書(shū)管理工作能夠?yàn)槿熒峁┦钟行У奈墨I(xiàn)書(shū)籍、資料期刊等信息資源，有利于教師提供自身教學(xué)素質(zhì)，優(yōu)化其教學(xué)模式；輔助學(xué)生進(jìn)行論文寫(xiě)作、豐富學(xué)識(shí)視野以及提升學(xué)術(shù)涵養(yǎng)等一系列素質(zhì)培養(yǎng)工作。

2.高校檔案管理定義

高校檔案管理是指高校檔案管理部門對(duì)學(xué)校檔案信息進(jìn)行收集與整理，為高校將檔案信息科學(xué)、合理應(yīng)用于其他各項(xiàng)管理工作中提供有效、堅(jiān)實(shí)的保障。高校檔案管理是高校完善整體檔案工作的重要基礎(chǔ)，是服務(wù)于學(xué)生、教師以及社會(huì)的工作。

（二）圖書(shū)檔案管理一體化

一體化指的是企業(yè)或是單位對(duì)某一項(xiàng)工作實(shí)施綜合模式的管理，而高校圖書(shū)檔案管理一體化則是指高校將圖書(shū)管理與檔案管理之間進(jìn)行相互融合，對(duì)其圖書(shū)檔案管理進(jìn)行綜合統(tǒng)一的管理，促進(jìn)高校圖書(shū)管理和檔案管理的共同繁榮與發(fā)展。

（三）新時(shí)期高校圖書(shū)檔案管理一體化的意義

1.一體化的圖書(shū)檔案管理有助于高校減少人力與資金成本

我國(guó)高校對(duì)圖書(shū)與檔案的分散管理模式雖然在一定程度上形成了小范圍管理方面的有效性，但這種小范圍內(nèi)的有效性管理對(duì)于高校整體圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)所需的管理要求卻是微乎其微。分散管理模式下的圖書(shū)管理與檔案管理在收集、整理信息過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生人力勞動(dòng)資源、資金成本、時(shí)間成本以及其他資源的浪費(fèi)現(xiàn)象，使高校損失人力勞動(dòng)資源與財(cái)政投入等管理成本。而高校圖書(shū)檔案管理一體化則是將圖書(shū)管理與檔案管理進(jìn)行融合、統(tǒng)一的管理，相較于圖書(shū)與檔案的分散管理模式來(lái)說(shuō)，一體化的圖書(shū)檔案管理模式在收集文獻(xiàn)、資料信息過(guò)程中僅用二分之一的人力資源就可以收集相應(yīng)信息，實(shí)現(xiàn)人才資源共同使用，有助于高?？s減人力資源的使用成本，并在處理信息過(guò)程中達(dá)到事半功倍的效果；高校圖書(shū)與檔案管理的一體化有利于高校規(guī)范其圖書(shū)與檔案工作制度，統(tǒng)一圖書(shū)信息與檔案信息的檢索模式等工作，促進(jìn)有效信息的共同開(kāi)發(fā)與使用，為高校節(jié)約管理過(guò)程所需要的時(shí)間成本與資金成本；網(wǎng)絡(luò)信息化促進(jìn)管理一體化的主要?jiǎng)恿?，而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)打破了信息傳遞的時(shí)間與空間限制，因此，高校圖書(shū)檔案管理一體化利于其減少圖書(shū)檔案管理的空間管理成本。

2.高校圖書(shū)檔案管理一體化實(shí)現(xiàn)了信息資源的科學(xué)、有效整合

高校的圖書(shū)管理與檔案管理工作雖然有著不同的工作概念與工作要求，但是這兩項(xiàng)管理工作模式都是為了對(duì)高?，F(xiàn)有信息資源進(jìn)行科學(xué)、合理、有效的整合與開(kāi)發(fā)，為全校師生與社會(huì)提供信息服務(wù)工作。高校圖書(shū)管理與檔案管理工作都有著共同的工作環(huán)節(jié)——信息資源的收集、整理、保管以及可供利用四個(gè)環(huán)節(jié)，而我國(guó)高校圖書(shū)管理與檔案管理工作的展開(kāi)離不開(kāi)信息資源的收集與整理，即信息資源的收集與整理是保障高校圖書(shū)管理工作與檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，所以，高校圖書(shū)檔案管理的一體化可以提高信息資源收集與整理的工作效率，進(jìn)而提高圖書(shū)檔案管理工作效率。除此之外，高校圖書(shū)管理與檔案管理工作在工作目的、工作內(nèi)容與工作形式上還有許多相似的點(diǎn)，這些相似點(diǎn)在高校執(zhí)行信息資源整合過(guò)程中發(fā)揮重要作用，因此，高校圖書(shū)檔案管理一體化幫助高校實(shí)現(xiàn)了科學(xué)合理、有效的信息資源整合。

3.高校圖書(shū)檔案管理一體化有利于信息資源的流通

新時(shí)期背景下，發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)使全世界的信息傳遞速度變快，因?yàn)楦咝Ｋ哂械男畔①Y源十分有限，所以多方合作已經(jīng)成為信息資源共享、增加信息資源的主要方式，高校以檔案管理亦是如此。高校圖書(shū)檔案管理的一體化將分散式管理的圖書(shū)工作與檔案工作進(jìn)行了有機(jī)融合，形成統(tǒng)一管理系統(tǒng)，將分散的圖書(shū)、檔案信息資源都聚集在一起，以便于開(kāi)發(fā)出新型信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)還加深了信息資源的流通性，因此，高校圖書(shū)檔案管理一體化有利于信息資源的流通。

二、新時(shí)期高校圖書(shū)檔案管理一體化所存在問(wèn)題

新時(shí)期發(fā)展背景下，我國(guó)高校傳統(tǒng)的圖書(shū)檔案管理工作模式逐漸滿足不了現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展需求。隨著社會(huì)發(fā)展的日新月異，高科技電子產(chǎn)品開(kāi)始出現(xiàn)在人們的日常生活與工作當(dāng)中，如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的出現(xiàn)為高校圖書(shū)檔案管理工作提供了數(shù)字化、智能化的功能與作用，可以及時(shí)將圖書(shū)檔案信息反饋于全校師生，但高校在發(fā)展圖書(shū)檔案管理一體化期間還是存在一些問(wèn)題，致使管理一體化發(fā)展進(jìn)程緩慢：首先，高校圖書(shū)檔案管理工作人員對(duì)于一體化管理沒(méi)有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。正確認(rèn)識(shí)管理一體化的工作概念與工作機(jī)制是有效執(zhí)行圖書(shū)檔案管理一體化的重要基礎(chǔ)，而我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理工作還在實(shí)行的是傳統(tǒng)管理工作模式，相關(guān)工作人員仍然持有傳統(tǒng)管理思維，對(duì)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的管理一體化工作模式認(rèn)識(shí)不夠透徹，只考慮當(dāng)下情況，缺乏資源整合、綜合執(zhí)行管理工作的意識(shí)；其次，高校圖書(shū)檔案管理工作人員欠缺熟練操作計(jì)算機(jī)技術(shù)的技能。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了快速發(fā)展，新時(shí)期圖書(shū)檔案管理一體化要求圖書(shū)檔案管理工作人員具備操作計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，而我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理人員雖然具有一定的相關(guān)管理知識(shí)理論，但對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這一新興技術(shù)掌握力度尚未熟練，就目前情況來(lái)看，我國(guó)高校同時(shí)具備專業(yè)圖書(shū)檔案管理知識(shí)與熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)能力的工作人員屈指可數(shù)，所以我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理工作水平較低；最后，高校不重視圖書(shū)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。我國(guó)多數(shù)高校在發(fā)展過(guò)程中很少將注意力放在圖書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新改革這一方面，更不用說(shuō)為圖書(shū)檔案管理一體化發(fā)展置辦相應(yīng)硬件設(shè)施，因此，圖書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新改革意識(shí)在高校發(fā)展中的極低存在感影響了我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理一體化的發(fā)展。

三、新時(shí)期高校有效實(shí)施圖書(shū)檔案管理一體化的途徑

傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作模式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于高校圖書(shū)檔案管理的發(fā)展需求，只有對(duì)傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理進(jìn)行相應(yīng)創(chuàng)新改革，建立健全管理一體化的工作機(jī)制，才能使我國(guó)高校圖書(shū)檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，共同促進(jìn)新時(shí)期的可持續(xù)發(fā)展。

（一）正確認(rèn)識(shí)管理一體化概念，加強(qiáng)工作人員創(chuàng)新意識(shí)。

正確認(rèn)識(shí)管理一體化概念、改變傳統(tǒng)管理思想是高校將圖書(shū)管理與檔案管理有機(jī)結(jié)合在一起的關(guān)鍵所在，是建設(shè)管理一體化機(jī)制的基礎(chǔ)，因此，高校需充分理解圖書(shū)管理與檔案管理的優(yōu)勢(shì)所在，主動(dòng)反思傳統(tǒng)管理工作中的不足之處，積極開(kāi)發(fā)出有利于圖書(shū)管理與檔案管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合的創(chuàng)新思維，為高校圖書(shū)檔案管理提供思想依據(jù)以及創(chuàng)新方案，并將這些思想依據(jù)與創(chuàng)新方案觀察落實(shí)到高校實(shí)際圖書(shū)檔案管理工作中去，以此來(lái)保證圖書(shū)檔案管理一體化的長(zhǎng)遠(yuǎn)性發(fā)展。此外，高校還應(yīng)促進(jìn)圖書(shū)管理部門與檔案管理部門之間的相互交流與合作，進(jìn)而共同推動(dòng)圖書(shū)檔案管理一體化發(fā)展。

（二）加強(qiáng)圖書(shū)檔案管理一體化的硬件設(shè)施建設(shè)。

新時(shí)期發(fā)展所帶來(lái)的新型電子技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)為高校圖書(shū)檔案管理一體化發(fā)展提供了技術(shù)方面的支持，推動(dòng)著管理一體化的發(fā)展。因此，高校應(yīng)積極引進(jìn)有利于圖書(shū)檔案管理一體化發(fā)展的硬件設(shè)施與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建設(shè)多個(gè)管理平臺(tái)，健全網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理機(jī)制，增加圖書(shū)檔案管理工作渠道的同時(shí)統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制，保障圖書(shū)檔案管理的一體化發(fā)展。

（三）加強(qiáng)圖書(shū)檔案管理工作人員綜合管理素質(zhì)與計(jì)算機(jī)操作能力。

我國(guó)高校傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作人員只需具備專業(yè)管理知識(shí)就可勝任圖書(shū)檔案管理這一工作，而現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展則要求圖書(shū)檔案管理人員既要具備高水平的綜合管理素質(zhì)，又要具有熟練的計(jì)算機(jī)操作能力。因此，高校要加強(qiáng)對(duì)管理工作人員的管理水平培訓(xùn)與計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，建設(shè)一支符合現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的圖書(shū)檔案管理隊(duì)伍，做好實(shí)施圖書(shū)檔案管理一體化的執(zhí)行者，極力推動(dòng)圖書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。此外，高校在整合圖書(shū)檔案信息資源過(guò)程中需注重其配置的科學(xué)合理性，在不受任何因素影響前提下提高圖書(shū)檔案資源的可利用效率。新時(shí)期的發(fā)展要求高校必須對(duì)傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新改革，建立健全圖書(shū)檔案管理一體化模式，但由于我國(guó)大多數(shù)高校在創(chuàng)新圖書(shū)檔案管理模式方面的發(fā)展尚未成熟，所以高校圖書(shū)檔案管理一體化是一項(xiàng)長(zhǎng)久而艱難的任務(wù)，因此，我國(guó)高校應(yīng)不畏挑戰(zhàn)，積極解決圖書(shū)檔案管理一體化發(fā)展中遇到的難題，提高現(xiàn)代化圖書(shū)檔案管理的水平與效率，為全校師生提供更加全面、及時(shí)的圖書(shū)文獻(xiàn)資源與檔案信息。

參考文獻(xiàn)

[1]金娟.信息時(shí)代高校檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化管理構(gòu)想[J].鄭州大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2011，（5）.

[2]孫玉嵐.高校圖書(shū)檔案信息安全管理的影響因素的實(shí)證研究[J].成功（教育版），2011，（19）.

第8篇：檔案一體化管理范文

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；醫(yī)院；檔案管理

檔案是組織內(nèi)部的核心資料，檔案管理是現(xiàn)代化企事業(yè)單位或政府服務(wù)部門的重要工作之一。良好的落實(shí)檔案管理工作，不僅能夠提高檔案的利用價(jià)值，還能使更好的輔助企事業(yè)單位各部門更好的工作，為促進(jìn)企事業(yè)單位良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。但就當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院檔案管理實(shí)際情況來(lái)看，檔案管理整體效果不佳。究其原因，與檔案信息細(xì)化建設(shè)不佳有很大關(guān)系。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并且良好的收集、整理、分、保存檔案，提高檔案的利用價(jià)值，并且可以方便工作人員準(zhǔn)確、快速地獲取檔案，使用檔案。所以，良好的建設(shè)檔案信息化，利于提高醫(yī)院檔案管理水平。

一、檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值

從傳統(tǒng)意義上來(lái)看，檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)和單位未做到準(zhǔn)確了解和掌握單位內(nèi)部人事、管理、財(cái)務(wù)及員工等方面情況的重要基礎(chǔ)。而對(duì)于醫(yī)院來(lái)講，檔案管理是醫(yī)院管理的重要部分，其有效的實(shí)施，可以提高檔案的利用價(jià)值，這對(duì)于醫(yī)療研究、臨床治療、人員調(diào)配等工作的良好開(kāi)展有很大幫助。所以，在信息化建設(shè)已經(jīng)在社會(huì)各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中迅速鋪開(kāi)的今天，應(yīng)當(dāng)高度重視檔案信息細(xì)化建設(shè)，輔助檔案管理，促進(jìn)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，滿足現(xiàn)代行業(yè)發(fā)展的客觀要求及醫(yī)院檔案應(yīng)用要求，為推動(dòng)醫(yī)院持續(xù)健康的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。所以，檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值較高。

二、加快檔案信息化建設(shè)提升醫(yī)院檔案管理實(shí)效的有效措施

基于以上內(nèi)容的分析，確定加快檔案信息化建設(shè)是非常重要的，利于提高醫(yī)院檔案管理的實(shí)效性。當(dāng)然，要想加快檔案信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)采取有效的措施。筆者參考相關(guān)文獻(xiàn)及自身工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，提出以下建議：

（一）增強(qiáng)檔案信息的管理水平。隨著計(jì)算機(jī)管理軟件越來(lái)越多地運(yùn)用到現(xiàn)代檔案管理工作中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)注意到這一點(diǎn)，積極增強(qiáng)檔案信息的管理水平。也就是結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，為檔案部門單獨(dú)建立局域網(wǎng)絡(luò)，購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、管理軟件等，以便這些設(shè)備或軟件為檔案管理工作人員所用，使管理人員通過(guò)對(duì)其應(yīng)用，可以有效處理各種檔案管理工作，如檔案信息的收集、檔案信息利用價(jià)值的分析、電子檔案的錄入等等。所以，在加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的今天，應(yīng)當(dāng)高度重視增強(qiáng)檔案信息的管理水平

（二）加快檔案信息資源的建設(shè)。檔案信息化建設(shè)工作的核心應(yīng)該是檔案信息資源的建設(shè)。因?yàn)橹挥薪n案信息資源，才能更好地支持檔案管理工作。當(dāng)然，要想更好的建設(shè)檔案信息資源，需要合理地進(jìn)行計(jì)算機(jī)軟件和硬件的配置，也就是結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際情況，從而選擇適合的、有效的技術(shù)手段來(lái)設(shè)置檔案管理軟件，以便其能夠靈活、有效地應(yīng)用，方便檔案管理人員快速、有效地開(kāi)展各項(xiàng)管理工作，如業(yè)務(wù)管理、事務(wù)管理、檔案資源利用等等。另外，還要注意科學(xué)、合理地應(yīng)用信息技術(shù)，構(gòu)建檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，以便存儲(chǔ)和共享檔案資源，方便醫(yī)院各部門人員應(yīng)用檔案。

（三）做好基礎(chǔ)工作推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。透過(guò)表面，看檔案管理的本質(zhì)，確定其是服務(wù)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)活動(dòng)，因此檔案部門對(duì)單位的各項(xiàng)活動(dòng)的記錄文件與相關(guān)材料的收集、規(guī)劃、存檔是非常必要的。而通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案部門以往工作情況的了解，確定檔案部門工作或多或少會(huì)存在一些問(wèn)題，如檔案資料收集不佳、檔案資料整理存在缺陷、檔案資料分類不合理等等，這給后續(xù)檔案管理帶來(lái)諸多不便，并且造成檔案管理效果不佳。為了避免此種情況的持續(xù)發(fā)生，給檔案管理信息化、現(xiàn)代化、高效化推進(jìn)帶來(lái)負(fù)面影響，在積極進(jìn)行的醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注意整治檔案基礎(chǔ)工作問(wèn)題，確保檔案資源的完整性和準(zhǔn)確性，特別是在電子檔案資料歸檔方面，為保證電子檔案資料完整、有效、準(zhǔn)確，要制定部門人員工作準(zhǔn)則，以便檔案工作人員嚴(yán)格按照準(zhǔn)則執(zhí)行工作，并且遵守國(guó)家相關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一進(jìn)行電子檔案資料的錄入。另外，對(duì)于過(guò)去的一些紙質(zhì)檔案，我們不能隨意的堆放，在其數(shù)字化之后要及時(shí)處理。

三、結(jié)束語(yǔ)

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并且較好地收集、整理、分類、保存檔案，提高檔案的利用價(jià)值，并且可以方便工作人員準(zhǔn)確、快速地獲取檔案，使用檔案。所以，在醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展的今天，積極構(gòu)建檔案信息化來(lái)提高醫(yī)院檔案管理水平是非常必要的，利于提高檔案的使用價(jià)值，使之在醫(yī)院醫(yī)療研究、人事任命、臨床治療等方面充分發(fā)揮作用，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)健康地發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]尉紅.現(xiàn)代化醫(yī)院管理須加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界，2013（z4）：139-139.

第9篇：檔案一體化管理范文

摘要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院里一個(gè)重要的信息源，它直接記錄醫(yī)院活動(dòng)大事，擔(dān)負(fù)著存儲(chǔ)管理醫(yī)院黨務(wù)政務(wù)信息系統(tǒng)以及數(shù)字化醫(yī)院產(chǎn)生的電子文件、檔案信息的職能。隨著社會(huì)的發(fā)展，人類的進(jìn)步，作為信息資源的醫(yī)院檔案工作地位日趨重要，但突出的矛盾也日趨明顯，針對(duì)這些問(wèn)題，本文首先闡述了醫(yī)院檔案管理中存在的一些突出問(wèn)題，同時(shí)給出了一些具體的應(yīng)對(duì)對(duì)策和發(fā)展前景。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；問(wèn)題；信息化

0引言

檔案是重要的本源性信息源，是國(guó)家信息資源不可或缺的重要組成部分[1]。因此，要加快檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，滿足信息社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需求，對(duì)于檔案工作更有效的服務(wù)于政務(wù)信息公開(kāi)和物質(zhì)文明、政治文明和精神文明建設(shè)具有重要的意義。

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院建設(shè)的重要組成部分[2]，擔(dān)負(fù)著存儲(chǔ)、管理并提供利用醫(yī)院黨務(wù)、政務(wù)信息系統(tǒng)及數(shù)字化醫(yī)院產(chǎn)生的電子文件、檔案信息的職能。它是醫(yī)院發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，是醫(yī)院生命的年輪，它鐫刻著醫(yī)院成長(zhǎng)的每一個(gè)足跡。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量醫(yī)院管理水平高低的重要標(biāo)志之一[3]。近幾年來(lái)，全國(guó)醫(yī)院加快了改革步伐，檔案管理工作得到了一定的加強(qiáng)。但是隨著人類社會(huì)發(fā)展的日趨現(xiàn)代化、科學(xué)化和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的不斷發(fā)展，作為信息資源的醫(yī)院檔案顯得更加重要，由此顯現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作在許多方面還需要進(jìn)一步的提高和改善來(lái)適應(yīng)發(fā)展。本文主要論述了目前醫(yī)院檔案管理中存在的若干問(wèn)題，同時(shí)針對(duì)這些問(wèn)題給出了具體的應(yīng)對(duì)對(duì)策。

1醫(yī)院檔案管理存在的若干問(wèn)題探討

隨著各醫(yī)院各種管理制度的出臺(tái)，醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)始逐步進(jìn)入規(guī)范化管理的軌道。但從整體情況看，由于部分管理者對(duì)檔案管理的重視度不高，加上相關(guān)的規(guī)章制度很少，對(duì)于信息化的管理制度不是很嚴(yán)，由此衍生出的檔案電子化工作效率不高。

1.1 配套的硬件配置并不齊全一般檔案利用主要是為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策、為機(jī)關(guān)各部門工作參考服務(wù)，個(gè)體之類的很少能接觸到這些檔案，受到某些陳舊的思想觀念影響，與之不完善的檔案制度的規(guī)定對(duì)于其硬件設(shè)置之類的配置很少重視，因而有些設(shè)備還是很陳舊的，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)配置不高，使用的程序版本很低，所涉及的功能很少，對(duì)于實(shí)時(shí)及時(shí)更新速度很慢。

1.2 檔案管理工作者慣用手工過(guò)去檔案的收集、整理、歸類、編目、查閱等工作全部完全依靠手工，有致在推行信息化的今天，由于時(shí)間的累積，檔案工作者慣性的去使用手工，即使書(shū)寫(xiě)速度很慢，但目前仍舊有多數(shù)醫(yī)院檔案利用方式基本上仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上，游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外。

1.3 檔案工作無(wú)法完全脫離手工很多的檔案工作者即使配備了計(jì)算機(jī)，但使用范圍仍局限于文檔目錄著入，檔案利用的無(wú)紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度并不高，效果差強(qiáng)人意。即使在強(qiáng)烈要求電子化辦公的今天，但是我們經(jīng)常能見(jiàn)到這樣一個(gè)現(xiàn)象，就是計(jì)算機(jī)在那邊卻是一個(gè)硬件，一個(gè)配件，并沒(méi)有真正落實(shí)在實(shí)處。檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。其結(jié)果是非但沒(méi)代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入。

1.4 信息化的安全措施低，防范意識(shí)不強(qiáng)隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可見(jiàn)性等問(wèn)題會(huì)日益突出。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。一般規(guī)律是當(dāng)網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)量按算術(shù)級(jí)數(shù)增加時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的效益和網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)性均以幾何級(jí)數(shù)增加。對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全造成威脅主要有：①黑客入侵、計(jì)算機(jī)病毒的侵入、來(lái)自內(nèi)部的攻擊、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等；②內(nèi)部人員的故意泄密，進(jìn)出口看管不嚴(yán)等。

2醫(yī)院檔案管理對(duì)策分析

2.1 做好檔案信息化建設(shè)的宣傳工作 就想當(dāng)今社會(huì)流行的一種現(xiàn)象，想要打響一個(gè)企業(yè)或者一個(gè)品牌的知名度，首先就是做廣告，廣而告之，讓大家有個(gè)具體的認(rèn)識(shí)。相信檔案信息化也應(yīng)該從這一步做起，主動(dòng)做好電子文件歸檔意義、歸檔范圍和歸檔辦法的宣傳工作。醫(yī)院檔案館還要深入到各科室進(jìn)行電子文件形成與歸檔情況調(diào)研工作，廣泛聽(tīng)取各科室對(duì)這項(xiàng)工作的意見(jiàn)和建議，取其精華去其糟粕，讓大家一起參與到這項(xiàng)工作中來(lái)。

2.2 加快數(shù)字化檔案館與電子文檔中心建設(shè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)是當(dāng)前和今后一段時(shí)期全校檔案部門的重點(diǎn)工作。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都要充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)在電子政務(wù)建設(shè)中的重要地位和作用，要把醫(yī)院文檔數(shù)據(jù)中心和數(shù)字檔案館建設(shè)資金以及日常運(yùn)行、維護(hù)所需費(fèi)用納入醫(yī)院信息資源庫(kù)的運(yùn)行、維護(hù)經(jīng)費(fèi)之中[4]，統(tǒng)一安排，專項(xiàng)管理，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃，穩(wěn)步推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，把檔案信息化工作與黨委、行政的辦公自動(dòng)化結(jié)合起來(lái)，即將檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)納入到醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行的集OA[5]于一體的醫(yī)院管理信息系統(tǒng)中，使之成為其中的一個(gè)子系統(tǒng)。建立室藏檔案信息化的規(guī)范化管理和利用平臺(tái)，把原本手工的檔案管理工作全部由電腦來(lái)實(shí)現(xiàn)，全面真的實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”[6]。

2.3 落實(shí)各科室電子文件及檔案管理人員，加強(qiáng)人員培訓(xùn)首先檔案館信息化建設(shè)中應(yīng)有一批專業(yè)人才，是既懂管理又懂計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的復(fù)合型人才，來(lái)具體負(fù)責(zé)各科室歸檔的電子文件的收集整理、統(tǒng)計(jì)、備份、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)和信息咨詢服務(wù)工作。同時(shí)各科室、各科室要指定一名責(zé)任心強(qiáng)、有一定計(jì)算機(jī)管理水平的工作人員，具體負(fù)責(zé)各科室電子文件及檔案管理工作。

2.4 加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作指導(dǎo)、檢查與督促工作醫(yī)院檔案館要在醫(yī)院成立監(jiān)督小組以便更好的開(kāi)展負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作。可以像每年指定一定的指標(biāo)。加強(qiáng)與各個(gè)科室電子文件管理員的信息交流與溝通，及時(shí)將各科室電子文件歸檔情況向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員通報(bào)，讓大家做到胸中有數(shù)。同時(shí)，要將各科室歸檔的紙質(zhì)文件及電子文件目錄信息上網(wǎng)公布，以便大家及時(shí)了解本科室形成的紙質(zhì)文件和電子文件歸檔齊全、完整情況。對(duì)尚未歸檔的要及時(shí)督促補(bǔ)充歸檔齊全。

2.5 做好檔案工作的安全保障檔案館和各科室檔案室要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；檔案館內(nèi)部的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)和電子文件的局域網(wǎng)要切實(shí)與一切外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，加強(qiáng)身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?。檔案館在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生。非公開(kāi)的檔案信息一律不得上檔案館以外的網(wǎng)；在因特網(wǎng)上提供已公開(kāi)檔案目錄查詢服務(wù)的，要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息和系統(tǒng)安全。

3檔案管理的發(fā)展前景

根據(jù)國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》要求，檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)是：以檔案信息資源建設(shè)為核心，以電子信息管理為重點(diǎn)，確保具有保存價(jià)值的電子文件信息，真實(shí)、完整、安全地保存在檔案管理部門，并為醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)、廣大醫(yī)務(wù)工作者和社會(huì)提供方便、快捷的利用服務(wù)。進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。

繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量，各部門向檔案館移交檔案時(shí)，要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄。積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢。最終能實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。

4結(jié)論

在以“信息時(shí)代”和“知識(shí)經(jīng)濟(jì)”為特征的21世紀(jì)，我國(guó)檔案現(xiàn)代化工作有很好的外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境，面臨一次發(fā)展的大好機(jī)遇，與機(jī)遇同在的是更新的挑戰(zhàn)，我們必須不斷地學(xué)習(xí)和吸收新技術(shù)，要在建立網(wǎng)絡(luò)化管理、信息化管理、現(xiàn)行文件管理上開(kāi)辟一條新路子來(lái)達(dá)到“質(zhì)”和“量”的共同飛躍使檔案現(xiàn)代化不斷邁上新的臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳小紅.信息化視野下的醫(yī)院人事檔案管理對(duì)策[J].北京檔案,2010,10.

[2]李麗，周丹.信息化背景下醫(yī)院檔案工作的思考[J].考試周刊,2009，32.

[3]賈敏從.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)相關(guān)問(wèn)題的思考[J].管理觀察，2009，9.

[4]王樂(lè),張浩.略論人事檔案管理信用化改革[J].檔案學(xué)研究，2010，3.