前言:一篇好文章的誕生,需要你不斷地搜集資料、整理思路,本站小編為你收集了豐富的檔案管理的規(guī)定主題范文,僅供參考,歡迎閱讀并收藏。
1.1不重視檔案管理工作
在廣播電視系統(tǒng)內(nèi)部,并沒有將檔案管理工作納入具體的工作中。我國(guó)相關(guān)法律已經(jīng)明確指出,在實(shí)際工作中,要加大檔案管理工作的力度,但是,在實(shí)際工作中,總會(huì)出現(xiàn)前后觀念不一的情況,而且工作人員的法制意識(shí)不夠強(qiáng)烈,行業(yè)內(nèi)部的檔案管理只限制在文件處理內(nèi)容中,并沒有按照國(guó)家的要求形成檔案管理,導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范。
1.2檔案管理制度不健全
從我國(guó)廣電檔案管理的角度來看,管理制度不健全是目前檔案管理工作中存在的最大問題。在正常的工作中,一個(gè)單位不僅要形成各種檔案管理,而且內(nèi)容也是需要集中管理的,這是檔案管理最基本的原則。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,廣播電視行業(yè)受各種因素的影響,檔案管理缺乏有效的約束制度,與實(shí)際要求相差很遠(yuǎn),而有的部門并沒有任何制度可以遵照?qǐng)?zhí)行,檔案管理流程也沒有按照相關(guān)的規(guī)章制度制訂,各自為政的現(xiàn)象比較普遍。
2.提升廣播電視檔案管理的辦法
2.1確定工作重心,加強(qiáng)信息化建設(shè)
廣播電視檔案管理與文書檔案相比,具有一定的鮮活性,與現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)的結(jié)合比較緊密,常被利用的內(nèi)容也比較多。鑒于此,要將廣播電視檔案管理納入到重要的管理內(nèi)容中,堅(jiān)持貫徹國(guó)家的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一集中管理。同時(shí),還要加快檔案信息化建設(shè)的步伐,收集和整理原生電子文件,加強(qiáng)單位內(nèi)部業(yè)務(wù)技術(shù)的整合,做好檔案信息化的規(guī)劃管理工作,不斷分封媒體資源,加強(qiáng)資源整合,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享,加大服務(wù)力度,為檔案的高效利用提供一定的幫助。
2.2重視檔案管理人才的培養(yǎng)
檔案管理作為廣播電視系統(tǒng)的核心部分,要想提升其管理效率,就要從根本上加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。按照國(guó)家的相關(guān)要求,努力配備相關(guān)的專職檔案管理人員,從根本上保證管理人員的穩(wěn)定性。另外,要結(jié)合文件的數(shù)量,確定專職管理和兼職管理人員。檔案的種類復(fù)雜,廣播電視行業(yè)的檔案管理不能按照傳統(tǒng)檔案的管理方式執(zhí)行,它需要與數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的內(nèi)容聯(lián)合在一起,加大對(duì)人員的培養(yǎng)力度,建立一支高效的檔案管理隊(duì)伍,這對(duì)廣播電視檔案管理行業(yè)的發(fā)展有非常重要的作用。
2.3落實(shí)有關(guān)檔案管理的全部規(guī)定
廣播電視相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理方面的工作,設(shè)立專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作,同時(shí),各個(gè)管理部門也要承擔(dān)相關(guān)文件、材料的歸檔工作,負(fù)責(zé)本部門的檔案管理。另外,根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定,檔案管理部門要加強(qiáng)收集、整理資料,明確管理原則和管理體制,按照要求管理檔案,明確分管領(lǐng)導(dǎo),健全組織機(jī)構(gòu),為檔案管理工作提供更多的保證。
3.廣播電視檔案管理的創(chuàng)新舉措
3.1體制建設(shè)的創(chuàng)新
從整體情況出發(fā),要不斷完善廣播電視檔案管理體制,明確檔案管理各個(gè)部門的規(guī)章制度,健全檔案管理體系,制訂檔案管理的期限表,定期檢查檔案管理工作,嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定,規(guī)范檔案管理的要求,嚴(yán)肅處理不按規(guī)定移交檔案的人員。另外,還要加強(qiáng)檔案管理內(nèi)部人員對(duì)職責(zé)和義務(wù)的認(rèn)識(shí),加強(qiáng)檔案管理自身的運(yùn)行規(guī)范,定期開辦研討會(huì),增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)、干部和職工的檔案管理意識(shí)。在這個(gè)大前提下,要努力落實(shí)檔案管理工作,為廣電檔案管理開發(fā)工作提供必要的條件。
3.2服務(wù)宗旨的創(chuàng)新
對(duì)于廣播電視檔案管理工作,要堅(jiān)持“服務(wù)群眾”的宗旨,增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)意識(shí),不斷發(fā)展廣播電視事業(yè),做出優(yōu)質(zhì)的節(jié)目。如果在工作過程中稍有不慎,就會(huì)導(dǎo)致巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此,當(dāng)廣播電視檔案管理借出時(shí),需要填寫借用資料的編號(hào),確認(rèn)送回時(shí)間,避免出現(xiàn)丟失或誤用的情況。鑒于此,可以采用電子掃碼技術(shù),實(shí)現(xiàn)對(duì)素材的全方位管理。另外,要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的宣傳,提高其宣傳力度,采用形式多樣、內(nèi)容新穎的宣傳方式,努力提升工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí),實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全面發(fā)展。
3.3人員素質(zhì)提升的創(chuàng)新
在廣播電視檔案管理工作中,要不斷提升檔案管理人員的素質(zhì),以便其能更好地適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)的發(fā)展要求。同時(shí),要摒棄過去檔案管理中的不科學(xué)觀念,將科學(xué)發(fā)展觀作為重要的指導(dǎo)思想,努力做好檔案管理工作,切實(shí)解決工作中存在的問題。另外,還要樹立嚴(yán)格的檔案管理工作意識(shí),增強(qiáng)管理人員的職能意識(shí),使管理過程能夠與時(shí)俱進(jìn),以創(chuàng)新的思維應(yīng)對(duì)創(chuàng)新的知識(shí)面,實(shí)現(xiàn)管理過程的全面發(fā)展。同時(shí),還需要堅(jiān)持以人為本的理念,加強(qiáng)新觀念、新意識(shí)的應(yīng)用,采用創(chuàng)新的思維,全面發(fā)展檔案管理,建立完善的學(xué)習(xí)和考核機(jī)制,并嚴(yán)格落實(shí)持證上崗制度。檔案管理工作人員還需要具備一定的業(yè)務(wù)技能,不斷提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不斷吸收年輕的工作人員,給檔案管理工作注入新的生命力,而檔案管理工作人員要加強(qiáng)對(duì)文化、技能的學(xué)習(xí),認(rèn)清檔案管理的工作內(nèi)容,不斷提升服務(wù)品質(zhì)。
4.發(fā)展趨勢(shì)
1.1完整性要求維護(hù)醫(yī)院檔案的完整,可以說是檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性要求,一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全,成分多樣,使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏,維護(hù)全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系,不能人為地割裂、分散。
1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄,往往只有一份孤本,而且年代越久遠(yuǎn)的檔案,其價(jià)值往往越大。但由于社會(huì)的和自然的原因,檔案材料不免遭到損毀。因此,盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命,保護(hù)其安全,避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露,就成為檔案管的基本任務(wù)之一。
1.3科學(xué)性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作,不再是對(duì)醫(yī)院檔案的簡(jiǎn)單出納和保管,而要采用科學(xué)的理論和方法,遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律,把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來進(jìn)行科學(xué)管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進(jìn)。
1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求,也就是醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng),各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間,檔案管理系統(tǒng)和其它文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系,并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào),實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,使得檔案信息資源得以共享。要達(dá)到規(guī)范性要求,除了要制訂各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施外,還可通過法規(guī)手段來實(shí)現(xiàn)。
1.5經(jīng)濟(jì)性要求在醫(yī)院檔案管理過程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益,無論采用哪種管理手段,都要考慮它是否經(jīng)濟(jì)實(shí)用,能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。由于我國(guó)大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限,經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中起決定作用。
1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢(shì),將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中,可大大提高檔案管理工作的效率,提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。
2醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)
醫(yī)院檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣,包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過程,是一種信息控制系統(tǒng),主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面:
2.1醫(yī)院檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益,所以,檔案一般自形成之日起,對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期,然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾,這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過程,并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
2.2醫(yī)院檔案管理過程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院,檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同,具有不同的價(jià)值,服務(wù)對(duì)象不同,醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段,檔案具有憑證價(jià)值,主要為其形成單位控制和使用,為本單位日常工作經(jīng)常查考,具有過渡性;在檔案館階段,檔案對(duì)其形成單位的作用降低,具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值,進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù),而是要有意識(shí)地開發(fā)檔案信息資源,主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。
2.3醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動(dòng)過程中產(chǎn)生的,反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果,包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此,檔案歷來為形成者所有與控制,其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點(diǎn)。
3醫(yī)院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí),檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍,并使他們充分意識(shí)到檔案的價(jià)值及檔案帶來的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益,自覺參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急。
3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨(dú)立的機(jī)構(gòu),造成檔案管理沒有自,工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過認(rèn)真地調(diào)查研究,制定相應(yīng)的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作,醫(yī)院各級(jí)部門要嚴(yán)格把關(guān),責(zé)任到人,建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書之中,與科室主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤,明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。
3.3實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置,還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號(hào)及案卷目錄,各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化,符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依,在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟,從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī),都要做到條理清晰、目的明確,保證檔案完整,避免漏失檔案的內(nèi)容。
4結(jié)論
檔案從幾千年來的紙質(zhì)載體到21世紀(jì)的電子載體,從理論到實(shí)踐,從思想意識(shí)到管理模式,從工作手段到工作方法,從工作規(guī)范到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等都面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn),針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求,探索知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策,提出具體的、針對(duì)性的措施,對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理水平,強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理,豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容,促進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè),具有重要的理論意義和應(yīng)用價(jià)值。
參考文獻(xiàn)
[1]宋東亮,顧宏革.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館的發(fā)展策略[J].檔案學(xué)通訊,2001.3
[2]潘習(xí)龍,徐莉,趙茜倩等.醫(yī)院改革——醫(yī)改的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[J].國(guó)醫(yī)院管理,2008,28(5)
[3]張新芳.醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策[J].中國(guó)科技信息,2005,(21)
[4]郭祥麗,嚴(yán)曉春.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策[J].中國(guó)醫(yī)院管理,2006,26(7)
三、建設(shè)大檔案管理體制在實(shí)踐中亟待解決的問題及對(duì)策
海南大學(xué)實(shí)行大檔案管理后,全校的檔案資源得到有效整合,檔案工作為學(xué)校改革與發(fā)展和社會(huì)建設(shè)提供服務(wù)的功能得到充分保證,同時(shí)也為今后學(xué)校檔案的現(xiàn)代化建設(shè)提供了廣闊的發(fā)展空間。但是大檔案管理模式在現(xiàn)行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問題。
1.機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué),弱化了檔案部門依法管理行為。《檔案法》第七條規(guī)定,機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)是:“監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作?!钡诎藯l第一款規(guī)定:高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是“貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律和方針政策,綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作。”目前,全國(guó)各高校檔案管理機(jī)構(gòu)在設(shè)置上,一是設(shè)立獨(dú)立檔案館,一般列為學(xué)校直屬業(yè)務(wù)單位或與圖書館、學(xué)報(bào)等單位一并定為教輔單位;二是設(shè)立非獨(dú)立檔案館(室),掛靠校辦或其他相關(guān)部門。兩種設(shè)置的檔案機(jī)構(gòu),都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機(jī)構(gòu),也沒有改變這種現(xiàn)狀。準(zhǔn)確地講,檔案館沒有行政管理權(quán)。有關(guān)檔案工作文件要通過校辦轉(zhuǎn)發(fā),檔案工作會(huì)議也需要學(xué)校出面組織。由此可見,在現(xiàn)行高校檔案管理體制下,檔案館本應(yīng)依法承擔(dān)的行政管理職能,被不科學(xué)的“定位”完全弱化了。
2.職責(zé)與權(quán)力相分離所帶來的困惑。實(shí)行大檔案管理后,檔案館的業(yè)務(wù)職責(zé)與任務(wù)加大數(shù)倍,但相應(yīng)的管理職權(quán)卻沒有發(fā)生根本性變化,管理權(quán)限仍僅限于對(duì)本單位的內(nèi)部管理。只有職責(zé),沒有職權(quán)的檔案館,在對(duì)學(xué)校各立卷部門歸檔管理及其他文獻(xiàn)檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。
3.沒有相關(guān)配套政策而引發(fā)出“山寨”收費(fèi)現(xiàn)象?!掇k法》首次賦予高校檔案服務(wù)社會(huì)的新功能,同時(shí)也明確“用于個(gè)人或者商業(yè)目的的,可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用”;《辦法》還規(guī)定“高等學(xué)校對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員,可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。”但是,《辦法》已經(jīng)頒布實(shí)施近一年,各地方政府還沒有出臺(tái)針對(duì)高校檔案管理的相關(guān)收費(fèi)政策和檔案人員的補(bǔ)助政策。而建立大檔案后,隨著高校檔案的有效整合,極大擴(kuò)充和豐富了的信息資源,吸引了眾多的利用者。于是,收費(fèi)問題在沒有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的情況下,各高校根據(jù)各自的政策采取了不同的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。類似現(xiàn)象同樣反映在對(duì)檔案人員的工作補(bǔ)助上。
4.檔案重要性被忽視的現(xiàn)象仍較普遍。主要反映在二級(jí)學(xué)院的一些領(lǐng)導(dǎo)干部身上。由于高校的特殊性,二級(jí)學(xué)院的主要負(fù)責(zé)人大多是單位教學(xué)、科研骨干,主要精力放在業(yè)務(wù)上。檔案法制觀念淡漠,視檔案工作可有可無,對(duì)本單位的檔案工作很少關(guān)心過問,檔案工作被邊緣化。
對(duì)策1:機(jī)構(gòu)職能設(shè)置不科學(xué)和職責(zé)與權(quán)力相分離的問題,是一個(gè)問題的兩個(gè)方面,只要賦予檔案管理機(jī)構(gòu)依法治檔的職能,管理權(quán)的問題也就落到了實(shí)處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法,在校機(jī)關(guān)設(shè)置檔案處(館)。這樣,檔案管理機(jī)構(gòu)就能夠承擔(dān)起對(duì)全校檔案工作的行政管理職責(zé)了。
對(duì)策2:行業(yè)收費(fèi)是一個(gè)敏感且嚴(yán)肅的問題,必須認(rèn)真對(duì)待。建議由省一級(jí)教育行政管理部門牽頭,通過調(diào)研提出一個(gè)收費(fèi)與補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn),報(bào)送物價(jià)部門審批,從根本上解決檔案利用收費(fèi)和檔案工作人員補(bǔ)助不統(tǒng)一,不規(guī)范問題。
對(duì)策3:?jiǎn)挝活I(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)對(duì)檔案部門的影響至關(guān)重要,要加大檔案宣傳力度,加強(qiáng)法制教育,提高他們的檔案意識(shí)。
大檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期、系統(tǒng)、艱巨的工程,除了需要高校自身的努力,還需要政府有關(guān)部門和社會(huì)的支持與關(guān)注。只要堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀,從實(shí)際出發(fā),把《辦法》的各項(xiàng)規(guī)定落到實(shí)處,才能實(shí)現(xiàn)大檔案管理目標(biāo),把高校檔案管理工作推向新的發(fā)展階段。
關(guān)鍵詞:檔案管理工作;問題;策略
近幾年來檔案管理被應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中,這就充分證明檔案管理工作能夠一定的社會(huì)價(jià)值,主要的價(jià)值體現(xiàn)在檔案中包含了個(gè)人非常重要信息內(nèi)容,是一個(gè)人的在社會(huì)上生存的一種體現(xiàn)。
一、檔案管理工作的重要性
在檔案管理中進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理工作是衡量企事業(yè)單位管理水平的一個(gè)重要指標(biāo),企事業(yè)單位在發(fā)展的過程中都會(huì)用檔案的形式記載發(fā)展歷程,這些重要的檔案資料對(duì)企事業(yè)單位來說非常的重要。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中,檔案管理工作的重要性體現(xiàn)在各個(gè)方面,在對(duì)文檔進(jìn)行整理歸納時(shí),還包含著豐富和廣泛的科學(xué)內(nèi)容,在遇到疑難需要參考的問題時(shí),可以查閱相關(guān)資料。
二、檔案管理工作中存在的問題
(一)管理體制不健全
由于檔案管理體制存在一定缺陷,導(dǎo)致相關(guān)的工作在管理過程中對(duì)工作的內(nèi)容模糊不清,包括在文件歸檔整理中、分類以及保管期限劃分等問題中認(rèn)識(shí)不足,沒有及時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行歸納整理,延誤檔案管理工作。同時(shí)也存在著一些工作人員責(zé)任心不強(qiáng),以及保密工作的力度不夠。造成這種現(xiàn)象的主要原因是,相關(guān)單位對(duì)檔案管理工作重視度不夠,領(lǐng)導(dǎo)忽視,致使監(jiān)督力度不夠,沒有制定合理的管理體制,對(duì)員工的行為進(jìn)行約束和獎(jiǎng)勵(lì)[1]。
(二)管理人員素質(zhì)水平不高
在很多的企事業(yè)單位中由于檔案管理工作沒有收到重視,在管理中的沒有專業(yè)的管理人員,導(dǎo)致管理工作的整體水平不高;同時(shí)工作人員缺乏工作的積極性和主動(dòng)性,對(duì)檔案管理工作沒有科學(xué)、正確的理解,在管理中眼高手低,對(duì)一些細(xì)節(jié)問題容易忽略,導(dǎo)致檔案管理水平不高。造成這種現(xiàn)象的主要原因是,企事業(yè)單位沒有專門的檔案管理的文秘人員,大多數(shù)工作人員屬于兼職,沒有更多的精力投入到檔案管理工作中;同時(shí)業(yè)務(wù)水平也不高,再加上缺乏相應(yīng)的系統(tǒng)培訓(xùn),最后嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量[2]。
(三)在檢查中發(fā)現(xiàn)更多的問題
由于在平時(shí)檔案管理工作中存在很多的問題,但是相關(guān)的工作人員沒有引起足夠的重視,把很多問題都放置不去處理。導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)在檢查的過程中漏洞百出,一些很嚴(yán)重的問題在檢查中都凸顯出現(xiàn),像配套設(shè)施不健全、文件歸檔不正確、使用登記不規(guī)范等。出現(xiàn)這種現(xiàn)象最主要的原因是檔案保管的條件太差,很多的企事業(yè)單位為了節(jié)省經(jīng)費(fèi)的開支,并沒有設(shè)立專門的檔案管理室,與國(guó)家規(guī)定的檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn),在管理上達(dá)不到要求,與整齊劃一、規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)差距很大。還有不少的企事業(yè)單位由于房屋不夠,把檔案管理室變成了雜物室,導(dǎo)致檔案管理工作保密性存在一定問題,并且管理體質(zhì)不到位,在管理過程中容易造成檔案文件受損。
三、提高檔案管理的工作策略
為了提高檔案管理的整體水平,必須要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的監(jiān)督力度,經(jīng)過系統(tǒng)科學(xué)的培訓(xùn),提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及工作的積極主動(dòng)性,同時(shí)需要不斷完善相關(guān)的體制,提高相關(guān)工作人員管理的水平。以下是具體的實(shí)施策略。
(一)加強(qiáng)對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)
提高對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)主要是從三個(gè)方面進(jìn)行論述,首先,需要健全檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度,利用嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制定來約束員工的行為,對(duì)積極的行為進(jìn)行物質(zhì)表?yè)P(yáng)和精神表?yè)P(yáng),對(duì)不合格的行為規(guī)范根據(jù)輕重必須予以懲罰。其次,相關(guān)組織領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案管理工作重視起來,相關(guān)部門需要加強(qiáng)宣傳力度,使檔案工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,同時(shí)需要加大對(duì)檔案管理工作的資金投入力度,需要設(shè)立專門的檔案管理室,對(duì)管理中所需的器材嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行選購(gòu),不斷的完善檔案管理室的環(huán)境以及相應(yīng)保管的條件,使檔案管理室統(tǒng)一整齊規(guī)范。最后,提高文秘人員的綜合素質(zhì),對(duì)檔案管理工作人員必須要經(jīng)過系統(tǒng)嚴(yán)格的培訓(xùn),對(duì)政治思想以及業(yè)務(wù)水平不達(dá)標(biāo)的人員一律不允許錄用[3]。
(二)加強(qiáng)檔案管理中的保密性
對(duì)于加強(qiáng)檔案管理中的保密性主要體現(xiàn)在三個(gè)方面,首先,需要提高檔案管理人員的保密意識(shí),在工作人員入職前,需要進(jìn)行安全保密工作的培訓(xùn),引導(dǎo)員工提高自身素質(zhì),做好本職工作。工作人員在實(shí)際的檔案管理中需要保持清醒的頭腦,對(duì)保密的相關(guān)規(guī)定必須熟知,要嚴(yán)守保密紀(jì)律。其次,需要加強(qiáng)檔案管理室的保密工作,要把檔案管理室進(jìn)行獨(dú)立設(shè)置,與雜物室區(qū)分開來,規(guī)定保密區(qū)和非保密區(qū);需要在檔案管理室中安裝警報(bào)系統(tǒng),做到設(shè)施安全,防范得當(dāng);同時(shí)值班人員需要做好執(zhí)勤工作,需要派專門的人員進(jìn)行監(jiān)督。最后,需要建立系統(tǒng)的文檔管理的規(guī)章制定,包括閱覽制定、外借制定、復(fù)制制度等;同時(shí)需要根據(jù)實(shí)際情況制定合理的使用范圍以及相關(guān)的手續(xù)制度[4]。
(三)加強(qiáng)檔案管理的信息化
檔案管理工作也需要緊跟時(shí)展的步伐,在管理的過程中需要引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)來提高檔案管理的水平。為了使管理人員提高信息技術(shù)操作水平,企事業(yè)單位需要對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn),多途徑多層次的培養(yǎng)信息化人才。同時(shí)也需要引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備,健全檔案管理的管理系統(tǒng);利用現(xiàn)代化手段使檔案管理資源共享;管理人員可以利用現(xiàn)代化信息技術(shù),擴(kuò)大自身的知識(shí)范圍,提高管理水平[5]。
四、結(jié)語
社會(huì)在不斷的發(fā)展,社會(huì)大眾對(duì)維護(hù)自身權(quán)益越來越重視,對(duì)檔案的需求也非常的急迫,在檔案管理中檔案人才非常的關(guān)鍵,關(guān)系到檔案管理工作是否合理、合法性,特別是在信息化檔案管理系統(tǒng)中,檔案人才更為重要,是保證信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性的前提。因此,相關(guān)部門需要重視對(duì)檔案人才的培訓(xùn),在上崗前必須要經(jīng)過嚴(yán)格系統(tǒng)的選拔,同時(shí)相關(guān)工作人員在實(shí)際工作中也需要不斷學(xué)習(xí)積累經(jīng)驗(yàn),保證對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理、有效的管理。
參考文獻(xiàn):
[1]何繼先.談中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)工作[J].黑龍江檔案,2014,04:100.
[2]夏鵬.企業(yè)檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案,2015,03:27-29.
[3]賈秋.淺談檔案管理工作的重要性[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2013,07:209.
1公共管理思維的檔案管理意涵
“公共管理”一詞對(duì)檔案管理的涵義,主要體現(xiàn)它是一種管理實(shí)踐。管理活動(dòng)具有一種基本模式,這種基本模式主要包括與組織發(fā)展目標(biāo)相應(yīng)的制度和機(jī)制,符合規(guī)范的工作流程,績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)和評(píng)價(jià)體系。同樣地,醫(yī)院檔案管理活動(dòng)也應(yīng)遵循這種一般模式。值得重視的是,與時(shí)俱進(jìn)的開放性思維,對(duì)于應(yīng)對(duì)時(shí)代變革給檔案管理帶來的挑戰(zhàn),積極根據(jù)環(huán)境變化調(diào)整檔案管理目標(biāo)和策略,和提高醫(yī)院檔案管理的服務(wù)水平是至關(guān)重要的。公共管理思維下的檔案管理意涵還體現(xiàn)在“公共性”這一概念當(dāng)中。行為目標(biāo)的公共價(jià)值和公共責(zé)任問題是“公共性”概念所關(guān)注的內(nèi)容。所謂“公共”,涵蓋了最廣大的人民和最廣泛的社會(huì)組織,對(duì)于一項(xiàng)與社會(huì)大眾關(guān)系密切的事業(yè)來說,它所承擔(dān)的公共職責(zé)即為它的公共產(chǎn)品,也就是這一事業(yè)“公共性”的直接體現(xiàn)。對(duì)于醫(yī)院檔案管理的公共性,主要是指為公民或社會(huì)組織的醫(yī)療實(shí)踐提供可靠的信息和有利于公民維護(hù)其切身利益的醫(yī)療檔案、醫(yī)學(xué)參考信息和醫(yī)療咨詢服務(wù)等。公共管理的思維體現(xiàn)于醫(yī)院檔案管理工作中,就是解決醫(yī)院檔案資源的全面性問題。這就需要以更開放和寬廣的視野擴(kuò)建醫(yī)院檔案資源,“把體現(xiàn)了文明價(jià)值變遷、社會(huì)結(jié)構(gòu)和功能變化和人民自身各方面建設(shè)等成果的檔案資源囊括到醫(yī)院檔案管理中來,以滿足社會(huì)全面發(fā)展對(duì)儲(chǔ)備檔案信息資源的需要[1];”轉(zhuǎn)變醫(yī)療檔案管理理念,從醫(yī)療檔案管理擴(kuò)大至醫(yī)療檔案服務(wù),開通更多醫(yī)療檔案信息和資源獲取的通道和途徑,豐富醫(yī)院檔案管理功能的多元性,提升服務(wù)水平和管理效率。另外,應(yīng)該從“公共性”這一概念出發(fā)去設(shè)計(jì)醫(yī)院檔案管理的理念和機(jī)制這些核心內(nèi)容。這是因?yàn)?,公共管理思維的模式?jīng)Q定了檔案管理活動(dòng)最基本的特性和使命是追求“公共性”,根據(jù)公眾的需求決定檔案管理的一系列活動(dòng),以實(shí)現(xiàn)公共組織檔案管理應(yīng)有的價(jià)值。作為最典型的一類公共組織,醫(yī)院檔案管理的機(jī)制選擇也應(yīng)遵循“公共性”這一出發(fā)點(diǎn)。
2公共管理范式下的醫(yī)院檔案管理理念
2.1公共責(zé)任理念
醫(yī)院這類的公共組織是指被賦予了公共責(zé)任的組織。而公共責(zé)任被許多學(xué)者認(rèn)為是政府善治的關(guān)鍵所在。例如,有學(xué)者認(rèn)為,“公共責(zé)任”是公共管理者的公共形象和其管理合法性的前提,從某種角度上來說對(duì)公共責(zé)任的承擔(dān)是一種對(duì)公共管理者的保護(hù),如果公共管理者對(duì)公共責(zé)任置若罔聞,就會(huì)陷入自我逐利的危險(xiǎn)。作為一種典型的公共組織,履行公共責(zé)任是醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提,是促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平提高的內(nèi)生力量,是醫(yī)院檔案管理具有合法性的前提?,F(xiàn)代醫(yī)院檔案管理中的公共責(zé)任,與醫(yī)院傳統(tǒng)上的檔案管理相比存在著明顯的不同?!斑@主要體現(xiàn)在履行責(zé)任的范圍上,現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理履行的是包括社會(huì)和人民發(fā)展在內(nèi)的全面的公共責(zé)任,主要是為社會(huì)和人民服務(wù),而傳統(tǒng)檔案管理主要履行的是政治責(zé)任,主要為政治和行政管理服務(wù)[2]?!?/p>
2.2全面發(fā)展理念
全面發(fā)展的理念是指醫(yī)院的檔案管理事業(yè)涵蓋的方面應(yīng)該盡可能廣泛,應(yīng)以社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的全面發(fā)展作為出發(fā)點(diǎn),摒棄傳統(tǒng)上服務(wù)于編撰史料、存檔研究和行政管理的檔案信息建設(shè)和檔案服務(wù)工作,而是從社會(huì)全面發(fā)展的角度出發(fā)進(jìn)行檔案資源建設(shè)。在檔案管理服務(wù)的對(duì)象上,除了傳統(tǒng)檔案管理意義上的行政管理人員或其他檔案信息研究者之外,還應(yīng)面向最大的人民群眾。因此,現(xiàn)代醫(yī)院公共管理范式下的檔案管理工作應(yīng)將服務(wù)范圍延伸至社會(huì)全面發(fā)展的各項(xiàng)事業(yè)和最廣大的人民群眾,這也反映了社會(huì)主義社會(huì)的本質(zhì)訴求,即以最廣大人民群眾的根本利益為根本出發(fā)點(diǎn)和最終目標(biāo)。
2.3公平服務(wù)理念
公平服務(wù)理念對(duì)應(yīng)著社會(huì)主義核心價(jià)值觀中的公正與正義。這兩個(gè)詞語,是政治學(xué)和社會(huì)學(xué)等學(xué)科研究所追求的核心價(jià)值觀點(diǎn)之一,被認(rèn)為是衡量文明發(fā)展進(jìn)步的重要標(biāo)志,是人類社會(huì)的共同目標(biāo)。這一理念所代表的價(jià)值是公平正義,這一價(jià)值的本質(zhì)是公共服務(wù)均等化。當(dāng)醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息資源開放過程中,應(yīng)遵循嚴(yán)格的時(shí)間規(guī)定按時(shí)開放,并在最大程度上允許各類社會(huì)組織和公眾按規(guī)定利用醫(yī)療檔案資源。相同的政策、原則和標(biāo)準(zhǔn)是醫(yī)院在提供檔案管理資源時(shí)應(yīng)遵循的規(guī)則,切不可差異化對(duì)待服務(wù)對(duì)象,“不允許出現(xiàn)可以優(yōu)先利用醫(yī)療檔案信息的特權(quán)群體,即便是政府部門也應(yīng)與普通大眾按相同的規(guī)則共享資源。檔案管理者對(duì)各類服務(wù)對(duì)象的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和限制規(guī)定等方面也必須是相同的,這樣才能真正體現(xiàn)服務(wù)均等化的理念[3]?!睂?duì)于特殊的檔案資源且因國(guó)家規(guī)定暫時(shí)不能開放的檔案資源,除國(guó)家和政府管理等特殊需求外,對(duì)其他各類組織包括中外的組織或個(gè)人應(yīng)當(dāng)同樣采取拒絕提供服務(wù)的規(guī)定,絕不可以差異化對(duì)待中外對(duì)醫(yī)療檔案資源有需求的任何組織或個(gè)人。
3醫(yī)院檔案管理的機(jī)制選擇
3.1開放機(jī)制
所謂開放,是指醫(yī)院出于某種公共性的目的對(duì)檔案管理工作和檔案資源的開放,“即檔案管理認(rèn)識(shí)與實(shí)踐的開放[4]。”總之,也就是檔案管理思維的開放,實(shí)踐的開放即檔案管理活動(dòng)的開放。這種機(jī)制對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作具有重要的實(shí)踐意義,是促使醫(yī)院檔案管理理念和實(shí)踐活動(dòng)社會(huì)化的重要途徑,可以在整個(gè)社會(huì)發(fā)展的框架之中審視醫(yī)院的檔案管理工作,將醫(yī)院檔案管理納入到社會(huì)發(fā)展和人的發(fā)展過程之中。這樣一來,醫(yī)院檔案管理工作就可以貼近社會(huì)變遷的線索,向更遠(yuǎn)的方向和更深的層次開拓醫(yī)院檔案管理的視域和落腳點(diǎn),摒棄傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的僵化體制和思維理念,為醫(yī)院檔案管理工作實(shí)踐開拓更廣闊的天地,促進(jìn)調(diào)整檔案管理活動(dòng)的方法和方式,確立醫(yī)院檔案管理合法化基點(diǎn)。醫(yī)院的檔案管理實(shí)踐長(zhǎng)期以來得不到突破發(fā)展的限制因素是它的封閉性,因?yàn)榉忾]性的特征,“在檔案信息資源集成建設(shè)、檔案資源信息輸送與傳播和檔案服務(wù)方式和方法等方面取得的進(jìn)步甚微,這主要源于醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的自我封鎖,直接導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理與社會(huì)環(huán)境變遷脫節(jié),也無法充分利用社會(huì)資源和社會(huì)發(fā)展的成果來解決檔案管理實(shí)踐中的問題[5]。”
3.2互動(dòng)機(jī)制
所謂醫(yī)院檔案管理的互動(dòng)機(jī)制,是指醫(yī)院檔案管理社會(huì)化過程中通過與其他協(xié)作部門和檔案資源使用者進(jìn)行經(jīng)常性的互動(dòng)交流,以促進(jìn)醫(yī)院形成社會(huì)化的檔案管理方式。從醫(yī)院檔案管理部門與外部相關(guān)者的關(guān)系來看,“始終處于傳統(tǒng)的檔案形成、發(fā)送和接收的原始階段,這不符合醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需要。與其他社會(huì)實(shí)踐部門保持良好互動(dòng)和共同進(jìn)步的關(guān)系才是真正符合社會(huì)事業(yè)全面發(fā)展的要求[6]?!痹趯?duì)互動(dòng)機(jī)制的研究方面,有學(xué)者認(rèn)為,在人類文明發(fā)展進(jìn)步的進(jìn)程中,具有“共同愿景”的社會(huì)共同價(jià)值促使人類互動(dòng)協(xié)作去實(shí)現(xiàn)他們共同的價(jià)值目標(biāo)。當(dāng)前我國(guó),社會(huì)主義核心價(jià)值觀所代表的“共同愿景”為我們互動(dòng)協(xié)作提供了共同的價(jià)值目標(biāo)。作為公共組織中的檔案管理人員,我們應(yīng)該根據(jù)我國(guó)社會(huì)發(fā)展的共同價(jià)值觀和共同愿景,科學(xué)地將醫(yī)院檔案管理工作與社會(huì)愿景相結(jié)合,確定醫(yī)院檔案管理的戰(zhàn)略目標(biāo)、價(jià)值追求和應(yīng)當(dāng)履行的社會(huì)義務(wù)。同時(shí),建立與其他社會(huì)實(shí)踐主體良性的互動(dòng)關(guān)系,梳理醫(yī)院檔案管理在這些關(guān)系中的責(zé)任與價(jià)值定位,摒棄傳統(tǒng)檔案管理封閉性的運(yùn)作模式和封閉思維,立足社會(huì)全面發(fā)展的共同目標(biāo)和需要,重新審視醫(yī)院檔案管理在社會(huì)上存在的價(jià)值和意義,促進(jìn)醫(yī)院依據(jù)現(xiàn)實(shí)需要履行社會(huì)責(zé)任。這一機(jī)制,可以使醫(yī)院這一類型的公共服務(wù)組織掙脫傳統(tǒng)管理機(jī)制所帶來的負(fù)面影響,調(diào)整醫(yī)院檔案資源建設(shè)的目標(biāo)和各個(gè)環(huán)節(jié),補(bǔ)足在檔案資源服務(wù)過程中的缺陷和不足,對(duì)檔案資源管理和服務(wù)的重點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整,整合各類服務(wù)資源和提供服務(wù)的方式,促進(jìn)醫(yī)院檔案管理為社會(huì)全面發(fā)展服務(wù)。
3.3公眾參與機(jī)制
與互動(dòng)機(jī)制相比,公眾參與機(jī)制是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理公共管理范式的具體措施。傳統(tǒng)的檔案管理是沒有公眾參與的,這一機(jī)制之所以應(yīng)當(dāng)存在,是因?yàn)楣妳⑴c是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理公共性和社會(huì)性的本質(zhì)需要。這主要包括公眾對(duì)檔案管理機(jī)制的選擇、對(duì)檔案管理水平的評(píng)價(jià)和參與檔案管理問題的解決等。公眾參與對(duì)公共組織的工作過程和結(jié)果評(píng)價(jià),是推動(dòng)公共服務(wù)事業(yè)向前發(fā)展所必需的手段。醫(yī)院的公共性,使對(duì)其工作的評(píng)價(jià)必須是開放的且面向最廣大人民群眾的。醫(yī)院檔案管理在建立評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)時(shí),不僅要包括檔案資源的豐富性、服務(wù)的及時(shí)性和充分性以及管理的系統(tǒng)性,還必須包含和體現(xiàn)公眾對(duì)醫(yī)院檔案管理實(shí)踐活動(dòng)的建設(shè)性的意志。另外,醫(yī)院檔案管理活動(dòng)的評(píng)價(jià)主體,必須包含具有充分代表性和最充分的社會(huì)公眾,為醫(yī)院檔案管理實(shí)踐提供合法性基礎(chǔ)和社會(huì)動(dòng)力?!八?,醫(yī)院檔案管理應(yīng)當(dāng)從社會(huì)全面發(fā)展的角度出發(fā),依靠社會(huì)力量大力進(jìn)行全社會(huì)醫(yī)療檔案信息建設(shè)和檔案信息化管理建設(shè),以建立適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的醫(yī)院檔案資源管理體系[7]。”另外,醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)與信息建設(shè)部門、其他相關(guān)機(jī)構(gòu)和組織合作,更廣闊地開發(fā)資源,實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案資源信息的網(wǎng)絡(luò)獲得、利用和傳播,進(jìn)一步提高檔案資源服務(wù)的水平。
參考文獻(xiàn)
[1]馬茂盛.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究[J].黑河學(xué)刊,2016(5):12-13.
[2]浦曉雯,夏開建,張軍朝.基于大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)分析方法與應(yīng)用決策[J].山西檔案,2016(5):59-60.
[3]劉國(guó)能.檔案管理上的一次革命——從檔案管理到檔案信息管理[J].中國(guó)檔案,2016(11):58-59.
[4]任璐.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].管理觀察,2017(32):63-64.
[5]王曉萍.醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的思考[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2011(4):148-149.
【關(guān)鍵詞】疾控機(jī)構(gòu) 檔案管理 問題 策略
1. 疾控機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀和問題
1.1疾控機(jī)構(gòu)檔案管理的設(shè)備不全,現(xiàn)代化管理程度不夠
疾控機(jī)構(gòu)的一線工作在不斷的發(fā)展和進(jìn)步中,疾控機(jī)構(gòu)的規(guī)模也發(fā)展的越來越大,隨之疾控檔案的數(shù)量和種類也就越來越多,疾控機(jī)構(gòu)的這些變化和發(fā)展無疑都為疾控機(jī)構(gòu)的檔案管理帶來了諸多問題,如檔案數(shù)量和種類的增加,給檔案管理帶來了更重的負(fù)擔(dān)。在現(xiàn)代化的今天,現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)日新月異,一些老一批的檔案管理人員不能及時(shí)高效的學(xué)習(xí)信息技術(shù),不能對(duì)疾控檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理,以致在突發(fā)疾病疫情的時(shí)候不能快速而準(zhǔn)確的提供有關(guān)的檔案資料。
1.2檔案的收集和整理工作不到位,布局和局勢(shì)十分混亂
疾控的檔案資料是進(jìn)行檔案管理的必要前提,如果沒有檔案資料的存在,檔案管理也就無從談起。經(jīng)過有關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn),目前疾控機(jī)構(gòu)的檔案資料的收集和整理工作普遍都比較欠缺,做得還不夠到位,疾控機(jī)構(gòu)的檔案管理都沒有一個(gè)詳細(xì)明確的規(guī)定或制度,只規(guī)定了少部分資料必須進(jìn)行的歸檔,疾控機(jī)構(gòu)各科室的檔案納入都相對(duì)比較自由,沒有太多的約束,以致在需要使用某些材料的時(shí)候,才發(fā)現(xiàn)并沒有歸檔,或者由于檔案管理的布局缺失,導(dǎo)致檔案丟失等情況的發(fā)生。
1.3疾控工作人員缺乏全面的檔案管理意識(shí),專業(yè)素質(zhì)低
從社會(huì)實(shí)踐中可以看出,工作人員專業(yè)素質(zhì)的高低是做好各項(xiàng)工作的關(guān)鍵所在。疾控機(jī)構(gòu)的某些高層管理者和決策者認(rèn)為檔案管理不能幫助機(jī)構(gòu)獲得可觀的經(jīng)濟(jì)效益,沒有必要花太多的人力、物力、財(cái)力去進(jìn)行這方面的建設(shè),這是工作人員專業(yè)素質(zhì)低的一個(gè)表現(xiàn);另外,疾控機(jī)構(gòu)的基層工作人員的檔案管理意識(shí)也明顯不夠,通常只把機(jī)構(gòu)制度明確規(guī)定的資料或者自己認(rèn)為相當(dāng)重要的一些資料進(jìn)行歸檔,采取管理和保護(hù)措施,而把一些在他看來不是那么重要但是又是直接影響疾控工作的資料忽視了,沒有進(jìn)行必要的檔案管理,這是工作人員專業(yè)素質(zhì)低的又一表現(xiàn)。
2. 具體應(yīng)對(duì)策略
2.1引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備,進(jìn)行現(xiàn)代化管理
基于疾控機(jī)構(gòu)檔案管理的重要性,必須加強(qiáng)對(duì)疾控機(jī)構(gòu)檔案管理的基礎(chǔ)性設(shè)備的建設(shè),如設(shè)置專門的檔案管理辦公室;建立可以存放大量檔案的庫(kù)房;采用特殊的檔案柜對(duì)檔案進(jìn)行分門別類;安裝可以測(cè)量溫度和濕度的科技設(shè)備等,對(duì)疾控機(jī)構(gòu)的檔案進(jìn)行科學(xué)的保護(hù)。要派檔案管理的專業(yè)人才進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)和深造,及時(shí)引進(jìn)各種新型的檔案管理設(shè)備,以更加有效的開展疾控機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。檔案管理者應(yīng)該積極學(xué)習(xí)信息時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),充分利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),對(duì)疾控機(jī)構(gòu)的檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化的管理,通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)疾控資料的管理一體化,便于對(duì)有關(guān)檔案進(jìn)行最大限度的使用。
2.2更新疾控機(jī)構(gòu)檔案管理的格局,做好檔案的收集和整理
改變?cè)部貦C(jī)構(gòu)檔案管理的不規(guī)范格局,創(chuàng)建一個(gè)嶄新的檔案管理體系,對(duì)疾控機(jī)構(gòu)的規(guī)章制度中有關(guān)檔案管理的部分進(jìn)行進(jìn)一步的強(qiáng)化和完善。在疾控機(jī)構(gòu)成立之初就得首先完成規(guī)章制度的制定工作,一次來約束工作人員的言行舉止。隨著時(shí)間的演進(jìn),社會(huì)的發(fā)展,最初的規(guī)章制度已經(jīng)不能起到必要的約束作用了,這是就應(yīng)該進(jìn)行進(jìn)一步的制度建設(shè),以此來約束工作人員的管理行為。安排專門的人員進(jìn)行檔案的收集和整理,以免管理工作太過分散而引起檔案的丟失。
2.3加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳力度,培養(yǎng)和提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)
可以在疾控機(jī)構(gòu)的日常工作中加強(qiáng)對(duì)有關(guān)檔案管理的重要性的分析和宣傳,讓更多的人都注意到檔案管理的有效作用,如在公告欄中有關(guān)檔案管理的信息;把檔案管理劃入議程當(dāng)中,定期召開檔案管理的報(bào)告會(huì)議等,爭(zhēng)取在每個(gè)工作人員的心中都樹立起強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí),使其積極的參加和配合檔案管理工作。提高他們的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能,鼓勵(lì)創(chuàng)新,讓檔案管理工作者找到更多可以有效管理檔案的方式方法,提高疾控機(jī)構(gòu)檔案管理的有效性。檔案管理者應(yīng)該對(duì)有關(guān)檔案管理的新知識(shí)進(jìn)行及時(shí)的學(xué)習(xí)和把握,以適應(yīng)疾控機(jī)構(gòu)在新時(shí)期的檔案管理需求,加強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任心,這樣才能做好檔案管理工作。
3.總結(jié)
總而言之,疾控機(jī)構(gòu)的檔案管理對(duì)疾控機(jī)構(gòu)來說是至關(guān)重要的,對(duì)疾病的有效預(yù)防和控制起著決定性的作用。在疾控機(jī)構(gòu)的日常工作中,不僅不能沒有檔案管理,而且應(yīng)該盡可能的把檔案管理工作做到最好,這樣才能對(duì)疾控檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理。這就要求有關(guān)人員必須針對(duì)疾控機(jī)構(gòu)檔案管理中所存在的問題,采取相應(yīng)的有效措施加以解決,以提高疾控機(jī)構(gòu)檔案管理的工作效率。
參考文獻(xiàn):
[1]莊麗玲.疾控機(jī)構(gòu)檔案信息管理電子化初探[D].科技信息,2010.12.05
[2]王紅霓等.新形勢(shì)下疾控機(jī)構(gòu)檔案管理的實(shí)踐與體會(huì)[D].中國(guó)現(xiàn)代醫(yī)生,2011.06.18
項(xiàng)目檔案管理體制的發(fā)展過程
項(xiàng)目檔案專指列入國(guó)家科技計(jì)劃并由中央財(cái)政投入為主的科技項(xiàng)目,在其管理、實(shí)施的全過程中形成的,具有保存價(jià)值的各種類型和載體的歷史記錄。項(xiàng)目檔案管理體制的發(fā)展大致經(jīng)過了兩個(gè)階段:
(一)遵循統(tǒng)一的科技檔案管理體制時(shí)期(1954-1986)
計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下,計(jì)劃項(xiàng)目的任務(wù)由國(guó)家直接分配,項(xiàng)目研究是科研院所的日常工作。因此,這一時(shí)期,既沒有項(xiàng)目檔案的概念,也沒有建立單獨(dú)的管理體制。項(xiàng)目檔案依托著專業(yè)管理體系,與基建、設(shè)備、產(chǎn)品等檔案一起共同遵循科技檔案的管理體制。
1.科技檔案管理體制的確立
從“一五”時(shí)期起,為解決大量科技文件材料與其他科技資料混同管理的問題,更好地發(fā)揮科技檔案作用,在科技檔案工作中提出按專業(yè)統(tǒng)一管理的思想。1980年12月9日經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》,以法規(guī)文件的形式確立了科技檔案工作按專業(yè)統(tǒng)一管理的體制,即“各級(jí)檔案行政管理部門對(duì)全國(guó)科技檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,國(guó)務(wù)院所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)和省、自治區(qū),直轄市人民政府所屬的專業(yè)主管機(jī)關(guān)建立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu),加強(qiáng)對(duì)所屬企業(yè)、事業(yè)單位科技檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。”這就是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展史上著名的以“條”為主、“條塊”結(jié)合的科技檔案管理體制(下稱“條塊”體制)。
2.“條塊”體制對(duì)項(xiàng)目檔案管理的影響
“條塊”體制突出強(qiáng)調(diào)了項(xiàng)目檔案工作的專業(yè)性,對(duì)項(xiàng)目檔案的形成單位構(gòu)成了較嚴(yán)密的組織和領(lǐng)導(dǎo)體系?!皸l塊”體制使項(xiàng)目檔案管理的責(zé)任主體明確,尤其適合計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期項(xiàng)目檔案工作的特點(diǎn),項(xiàng)目檔案的流向和歸屬明確,一定程度上實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案的集中統(tǒng)一管理,有效防止了項(xiàng)目檔案的散失。正是在這種管理體制下,我國(guó)出臺(tái)了科技文件材料的“三納入”管理制度,順利地實(shí)現(xiàn)了將科研檔案工作納入到各單位的科研管理系統(tǒng)之中。
(二)細(xì)分科技檔案,建立科研檔案管理體制時(shí)期(1987-2000)
20世紀(jì)80年代中期以后,我國(guó)開始實(shí)行體制改革,面對(duì)專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)體制被削弱,對(duì)科技檔案管理失去有效監(jiān)督的現(xiàn)實(shí),檔案部門開始探索新的管理體制。
1.科研檔案管理體制的建立
1987年3月,國(guó)家科委、國(guó)家檔案局聯(lián)合《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》(下稱《暫行規(guī)定》)中明確了科研檔案管理體制,即科研檔案工作是科研管理的重要組成部分,各級(jí)檔案管理部門和科技行政管理部門要對(duì)科研檔案工作進(jìn)行定期的檢查。
2.科研檔案管理體制對(duì)項(xiàng)目檔案工作的影響
科研檔案管理體制抓住了項(xiàng)目檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié),由于科技管理部門是科研管理的歸口單位,由其管理項(xiàng)目檔案工作為項(xiàng)目檔案的規(guī)范管理提供了可能性;可言檔案管理體制中提出項(xiàng)目負(fù)責(zé)人責(zé)任制,使項(xiàng)目檔案管理更符合科研工作的特點(diǎn)和要求;從這一管理體制出發(fā)創(chuàng)立的“四同步”的管理辦法為項(xiàng)目檔案管理提供了根本的保證。
因此,科研檔案管理體制是針對(duì)科研活動(dòng)的特點(diǎn)確定的,觸及到了科研檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié),同傳統(tǒng)的“條塊”體制相比無疑是一個(gè)進(jìn)步,也更加適合于項(xiàng)目檔案的管理。
現(xiàn)有管理體制對(duì)項(xiàng)目檔案管理的制約
由于社會(huì)的動(dòng)態(tài)發(fā)展,任何事物都要經(jīng)過由建立、興盛、衰敗到最終消失的歷程,即人們常說的“周期律”。隨著社會(huì)環(huán)境的變化,現(xiàn)有管理體制已開始制約項(xiàng)目檔案管理工作的有序發(fā)展。
1.無實(shí)際主管部門
管理體制的核心就是確定領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系及組織體系,但從項(xiàng)目檔案工作的現(xiàn)狀看,恰恰是這個(gè)最重要的因素在兩個(gè)體制當(dāng)中都出現(xiàn)了“虛位”。
從“條塊”體制看,項(xiàng)目檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)主體是專業(yè)主管機(jī)關(guān),其完全建立在行政隸屬關(guān)系的基礎(chǔ)上,經(jīng)濟(jì)體制改革后,“條塊”體制賴以生存的行政領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系逐步被削弱甚至消除,專業(yè)“領(lǐng)導(dǎo)”的作用范圍已十分有限了。
從科研檔案管理體制看,其中僅規(guī)定了各級(jí)檔案管理部門和科技行政管理部門對(duì)科研檔案工作負(fù)有檢查職責(zé),其管理力度同“條塊”體制的規(guī)定相比被弱化了許多,特別是1998年機(jī)構(gòu)改革中,原管理科技檔案工作的國(guó)家科技信息司被撤銷,造成檔案管理部門“孤掌難鳴”,“科研檔案管理”體制也已名存實(shí)亡。
2.缺乏科學(xué)的運(yùn)行機(jī)制,導(dǎo)致管理體制先天不足
運(yùn)行機(jī)制是指管理體制的實(shí)現(xiàn)方式。如果說體制決定“誰”“做什么”的話,那么機(jī)制則是進(jìn)一步?jīng)Q定“如何做”。就項(xiàng)目檔案的管理而言,兩種體制都沒有建立起有效的運(yùn)行機(jī)制。
從“條塊”體制看,其發(fā)揮作用的大小,完全取決于專業(yè)主管機(jī)關(guān)的“領(lǐng)導(dǎo)”與檔案行政管理部門的“指導(dǎo)”結(jié)合的緊密程度如何。但這一體制并沒有提出和解決如何“結(jié)合”的問題?!敖Y(jié)合”的程度,主要取決于專業(yè)主管機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。隨著計(jì)劃體制逐步被市場(chǎng)體制所替代,一些專業(yè)主管機(jī)關(guān)既拋棄了“結(jié)合”,也放棄了對(duì)科技檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),整個(gè)系統(tǒng)的科技檔案工作就成了死水一潭,喪失了生機(jī)和活力。
從科研檔案管理體制來看,其關(guān)鍵內(nèi)容有兩個(gè),一是“四同步”管理,二是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人歸檔責(zé)任制,而其保障措施在《暫行規(guī)定》中并未體現(xiàn)。對(duì)于前者,它的實(shí)現(xiàn)仍然取決于項(xiàng)目承擔(dān)單位領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí)。因?yàn)闊o論是科技行政管理部門還是檔案行政管理部門,作為行政管理部門都不可能有如此多的時(shí)間和精力去檢查和落實(shí)具體單位的項(xiàng)目檔案工作的貫徹情況。對(duì)于后者,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)履行的檔案義務(wù),在作為科技項(xiàng)目委托合同的《課題任務(wù)書》中并沒有得到體現(xiàn)。合同是當(dāng)事雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的依據(jù),沒有合同的約定,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的檔案義務(wù)就是一紙空文,沒有約束力。
建立新型項(xiàng)目檔案管理體制的思考
筆者認(rèn)為,項(xiàng)目檔案是國(guó)家科技信息資源的重要構(gòu)成,在現(xiàn)階段應(yīng)考慮建立專門的項(xiàng)目檔案管理體制。
(一) 項(xiàng)目檔案管理體制的內(nèi)容
根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)施特點(diǎn),“在集中統(tǒng)一管理基本原則的指導(dǎo)下,項(xiàng)目檔案工作實(shí)行科技行政管理部門歸口管理,各級(jí)檔案行政管理部門積極配合、依靠社會(huì)力量實(shí)施項(xiàng)目檔案質(zhì)量監(jiān)管”應(yīng)成為項(xiàng)目檔案新的管理體制(以下簡(jiǎn)稱新體制)。
同傳統(tǒng)的管理體制相比,新體制中增加了新的構(gòu)成要素,各要素之間的關(guān)系也發(fā)生了明顯的變化。
1.國(guó)家科技行政管理部門對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)行歸口管理。國(guó)家科技行政管理部門的主要職責(zé)是對(duì)項(xiàng)目檔案工作的總目標(biāo)和
質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),項(xiàng)目承擔(dān)單位的檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、經(jīng)費(fèi)開支等方面提出指導(dǎo)性意見;制定項(xiàng)目檔案管理制度,并將其納入科技項(xiàng)目管理的規(guī)程當(dāng)中;委托社會(huì)中介監(jiān)管項(xiàng)目檔案工作情況并負(fù)責(zé)成果的確認(rèn);負(fù)責(zé)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案管理人員等。歸口管理形成了類似“條塊”體制的縱向領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系,各行各業(yè)、各種所有制類型和隸屬關(guān)系的項(xiàng)目承擔(dān)者都必須接受科技行政管理部門的歸口領(lǐng)導(dǎo)。
2.檔案行政管理部門的職靛解決項(xiàng)目檔案工作中具有普遍性的問題(包括實(shí)際問題和理論問題),協(xié)助科技行政管理部門制定項(xiàng)目檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范檔案中介機(jī)構(gòu)的管理、組織經(jīng)驗(yàn)交流,落實(shí)管理體制,并從宏觀上進(jìn)行項(xiàng)目檔案資源及國(guó)家科枝檔案資源的整體規(guī)劃。
檔案行政管理部門的職責(zé)依然是一種“塊塊”管理的表現(xiàn)形式,但它的管理職能已很少觸及微觀層面的檔案業(yè)務(wù),而更加注重宏觀的管理職能。
3.項(xiàng)目監(jiān)管部門接受國(guó)家科技行政管理部門的委托,實(shí)施項(xiàng)目檔案的監(jiān)管。隨著政府職能的轉(zhuǎn)變,科技行政管理部門的工作將主要體現(xiàn)在項(xiàng)目檔案的宏觀管理層面,而微觀層面的管理活動(dòng)則要依靠社會(huì)力量,即由第三方中介機(jī)構(gòu)來完成。應(yīng)當(dāng)注意的是,項(xiàng)目監(jiān)管部門的性質(zhì)雖然是中介機(jī)構(gòu),但由于它是科技行政管理部門具體工作職能的承擔(dān)者,因此,必須接受科技行政管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督;而作為檔案中介機(jī)構(gòu),它也應(yīng)當(dāng)接受檔案行政管理機(jī)構(gòu)的管理。
4.項(xiàng)目承擔(dān)單位的職責(zé)是形成并保存完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案,根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定移交或報(bào)送檔案。
(二)新體制的特點(diǎn)分析
1.領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系明晰,主體明確。新體制明確了,科技行政管理部門在項(xiàng)目檔案工作中的絕對(duì)權(quán)力地位,賦予了其明確的領(lǐng)導(dǎo)職能,使得科技行政管理部門的管理有了依據(jù),可以在履行項(xiàng)目管理職能的同時(shí),將項(xiàng)目檔案管理作為一個(gè)必要的管理環(huán)節(jié),強(qiáng)化了管理力度。
2.落實(shí)具體措施,可操作性強(qiáng)。實(shí)施中介監(jiān)管是項(xiàng)目檔案管理體制新模式具備可操作性的具體表現(xiàn),科研檔案管理體制中就是由于沒有落實(shí)監(jiān)管措施而使其形同虛設(shè)。將政府的某些管理職能外包,實(shí)施更專業(yè)化的監(jiān)督管理,是政府管理職能轉(zhuǎn)變的大勢(shì)所趨,也是項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化、法制化的必然要求。
關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)檔案 責(zé)任 素質(zhì) 規(guī)范
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案有形成范圍廣泛、檔案類別穩(wěn)定、外在形式多樣等特點(diǎn),在企業(yè)管理中發(fā)揮著無可替代的作用,是解決糾紛、打擊犯罪的重要依據(jù),是企業(yè)前景預(yù)測(cè)的重要史料,是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)工作方法的指南針。近年來國(guó)家各級(jí)企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體日益重視會(huì)計(jì)檔案管理工作,隨著會(huì)計(jì)電算化的逐步推行,會(huì)計(jì)檔案管理外延逐步延伸,會(huì)計(jì)檔案管理模式,已由單一的紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案和磁性介質(zhì)檔案共存模式。
盡管越來越多的企業(yè)重視檔案管理,但是仍然存在許多問題,與企業(yè)的發(fā)展不協(xié)調(diào),無法充分發(fā)揮應(yīng)有的作用,成為企業(yè)發(fā)展過程中亟待解決的課題。
一、目前企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題
隨著社會(huì)的發(fā)展,企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問題日益顯現(xiàn),成為制約企業(yè)基礎(chǔ)管理工作發(fā)展的瓶頸。一是認(rèn)識(shí)不足、重視不夠。許多企業(yè)認(rèn)為作為企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門的工作就是要按規(guī)定設(shè)置賬簿,進(jìn)行核算,出具財(cái)務(wù)報(bào)告,整理檔案是可有可無的,以致不設(shè)置專兼職檔案管理人員,忽視會(huì)計(jì)材料的收集、整理和歸檔,財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)。二是定義不清、管理缺失。有些企業(yè)認(rèn)識(shí)到了會(huì)計(jì)檔案管理的重要性,也設(shè)置了專兼職檔案管理人員,但是對(duì)會(huì)計(jì)檔案的定義不是十分清楚,造成歸檔不全面。由于對(duì)檔案管理知識(shí)和信息化管理知識(shí)的缺乏和重視,以及專業(yè)人才的嚴(yán)重不足,造成在事件回溯和證據(jù)采集過程中丟失有力的依據(jù)和資料,嚴(yán)重影響了檔案的完整性。三是人員素質(zhì)不高、管理不到位。一方面,會(huì)計(jì)從業(yè)人員的檔案管理素質(zhì)不高。會(huì)計(jì)檔案的收集和整理直接與會(huì)計(jì)從業(yè)人員打交道,會(huì)計(jì)從業(yè)人員的資料收集和整理直接關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案整理的質(zhì)量。另一方面,會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)不高。會(huì)計(jì)檔案管理崗位屬于專業(yè)技術(shù)崗位,作為專業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員熟悉檔案管理流程和管理要求,熟練掌握管理技能是最基本的技術(shù)要求。多數(shù)企業(yè)對(duì)所屬人員的專業(yè)、相關(guān)培訓(xùn)和教育均未給予應(yīng)有的重視,以致企業(yè)會(huì)計(jì)檔案收集不完整,檔案管理混亂,查詢不方便,甚至遺失等。四是制度不完善、管理不規(guī)范。據(jù)相關(guān)部門調(diào)查顯示目前多數(shù)企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理方面沒有建立一整套立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度,會(huì)計(jì)檔案管理、檔案信息化管理工作無章可循。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化管理制度缺乏,造成紙質(zhì)檔案和電子檔案嚴(yán)重脫節(jié),數(shù)據(jù)不一致,管理不同步,給檔案管理工作帶來了很大麻煩。
二、加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策
針對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題,筆者認(rèn)為應(yīng)該在以下方面加強(qiáng)管理。首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),明確責(zé)任、提高認(rèn)識(shí)。會(huì)計(jì)檔案管理不僅是檔案管理的組成部分,更是財(cái)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié),各企業(yè)應(yīng)依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作,明確責(zé)任,確定職責(zé)。其次要明確定義、細(xì)化管理。為全面系統(tǒng)的做好企業(yè)檔案管理工作,企業(yè)培訓(xùn)部門需適時(shí)組織培訓(xùn)或者引進(jìn)專業(yè)人才積極配合檔案管理部門對(duì)本企業(yè)檔案管理工作準(zhǔn)確定位。檔案管理部門要明確會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容,通過“6s”管理、“精細(xì)化管理”、“貫標(biāo)體系建設(shè)”等方式加強(qiáng)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)管理,可以通過課題的形式進(jìn)行攻關(guān),實(shí)現(xiàn)檔案管理的深層次探索,從而形成適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展要求的管理模式。再次要加強(qiáng)培訓(xùn),提高素質(zhì)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門各崗位是企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案整理的第一崗位,財(cái)務(wù)人員是會(huì)計(jì)檔案資料整理的第一人,直接關(guān)系到檔案整理的質(zhì)量。各企業(yè)單位應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)本企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn),不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能,招聘、吸收具有計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息資源管理專業(yè)方面知識(shí)的員工從事企業(yè)檔案管理工作,熟悉會(huì)計(jì)工作的基本流程、基本規(guī)律和要求,熟練掌握
計(jì)檔案信息資源管理技能,監(jiān)督指導(dǎo)本企業(yè)財(cái)務(wù)部門做好會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度,規(guī)范管理。會(huì)計(jì)檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分,制度體系建設(shè)是檔案管理最基礎(chǔ)的工作,必須按照《會(huì)計(jì)法》和《檔案管理辦法》等法律法規(guī)的要求并結(jié)合自身實(shí)際建立健全本單位的檔案管理制度,明確檔案立卷、歸檔、移交、借閱、保管、安全、銷毀等一系列手續(xù),保證有章可循。如對(duì)檔案的立卷、歸檔和移交要嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間、規(guī)定的格式和規(guī)定的要求進(jìn)行。保管期滿銷毀的時(shí)候,必須由檔案管理機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)部門共同提出銷毀意見,報(bào)請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人審批,編制銷毀清冊(cè)并詳細(xì)列明檔案項(xiàng)目等等。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化和實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的企業(yè)要同步建立健全檔案信息化管理制度,進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化、辦公自動(dòng)化和檔案信息化的融合,明確流程,規(guī)范管理。
三、總論
會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分,是企業(yè)的重要檔案,是對(duì)一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。通過會(huì)計(jì)檔案可以了解企業(yè)業(yè)務(wù)信息,可以檢查企業(yè)的遵紀(jì)守法行為,還可以為上級(jí)乃至國(guó)家制定決策提供參考等。會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作,需要企業(yè)在發(fā)展中不斷更新、不斷完善,只有充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用,加強(qiáng)監(jiān)管,規(guī)范管理,提高從業(yè)人員的素質(zhì),才能保證為信息使用者提供高質(zhì)量的資料。
參考文獻(xiàn):
[關(guān)鍵詞] 高校; 檔案管理; 精細(xì)化
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 060
[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194(2013)15- 0092- 01
精細(xì)化管理,是指在開展管理工作時(shí),將工作任務(wù)以及工作質(zhì)量目標(biāo)細(xì)化分解后進(jìn)行管理,從而在減少人力或物力資源投入的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)管理的深化以及管理效率的提高。高校檔案管理工作是高校教學(xué)管理的重要內(nèi)容,對(duì)高校檔案管理工作開展精細(xì)化管理,可以確保將高校教學(xué)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的各種檔案資料規(guī)范完善地整理保存,同時(shí)對(duì)于實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資料管理的秩序化與標(biāo)準(zhǔn)化,提高檔案資料的利用價(jià)值與檔案管理工作的服務(wù)水平也具有重要的意義。
1 高校檔案精細(xì)化管理概述
(1) 精細(xì)化管理是一種現(xiàn)代化的檔案管理理念。高校檔案管理作為一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)的管理工作,同樣也需要結(jié)合新形勢(shì)的發(fā)展革新管理理念。而精細(xì)化管理則是一種以精細(xì)、準(zhǔn)確作為目標(biāo)的管理理念,其內(nèi)涵與實(shí)質(zhì)便是將工作分解、細(xì)化、貫徹、執(zhí)行的過程。
(2) 高校檔案精細(xì)化管理對(duì)于細(xì)節(jié)管理要求嚴(yán)格。高校檔案精細(xì)化管理主要是注重細(xì)節(jié)的管理,重點(diǎn)在于各項(xiàng)管理細(xì)節(jié)以及管理措施的落實(shí)與執(zhí)行,同時(shí)追求檔案管理工作的質(zhì)量與管理效果,通過完善細(xì)節(jié)的管理實(shí)現(xiàn)檔案管理工作整體水平的提高。
(3) 精細(xì)化管理革新了檔案管理工作方式。 在管理方法上,精細(xì)化管理主要借助于流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和規(guī)范化的管理手段,并通過全新的管理方式實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的高效、協(xié)調(diào)與可持續(xù)開展。
2 高校檔案精細(xì)化管理問題分析
(1) 檔案管理規(guī)章制度不完善?,F(xiàn)階段,部分高校由于對(duì)檔案管理工作重視程度不足,因而忽略了高校檔案管理制度建設(shè),導(dǎo)致高校檔案管理工作在開展過程中缺乏基礎(chǔ)的依據(jù),導(dǎo)致實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理困難。
(2) 高校檔案管理工作信息化程度較低。部分高校檔案管理部門因?yàn)橘Y金經(jīng)費(fèi)投入不足,導(dǎo)致檔案管理缺乏各種信息化設(shè)備,信息化的檔案管理體系建設(shè)難以開展,造成高校檔案管理工作效率較低,制約了高校檔案精細(xì)化管理工作的順利進(jìn)行。
(3) 高校檔案管理資料的利用水平較低。當(dāng)前由于部分高校管理觀念落后,未能將服務(wù)理念滲透到檔案管理工作中,高校管理部門和師生無法方便快捷地利用檔案資料,導(dǎo)致高校檔案資料得不到充分的利用。
3 高校檔案精細(xì)化管理完善措施研究
(1) 完善高校檔案管理規(guī)章,形成制度化的檔案管理體系。形成制度化的管理體系,也是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理精細(xì)化的有效手段。首先高校檔案管理部門應(yīng)該按照相關(guān)法律、政策以及高校管理規(guī)定,結(jié)合高校的檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)際情況,制定完善的管理規(guī)章制度,對(duì)于檔案管理工作中的具體細(xì)節(jié)任務(wù)及控制目標(biāo)給予明確的規(guī)定。高校檔案管理規(guī)章制度應(yīng)該涵蓋檔案室管理職責(zé)規(guī)定、檔案管理制度、信息資料歸檔保存制度、檔案室安全管理制度和高校檔案資料借閱使用制度,通過完善的管理制度實(shí)現(xiàn)高校檔案資料管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。
(2) 實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作流程的精細(xì)化。高校檔案管理工作的主要內(nèi)容便是對(duì)各種教學(xué)活動(dòng)記錄或者是師生的信息資料集中地進(jìn)行匯總、分類、編碼、整理以及歸檔保存工作。通過將檔案資料進(jìn)行整理匯編并歸檔保存,為高校的管理部門或者是師生提供便捷的檔案利用服務(wù)。因此,在管理流程的精細(xì)化管理上,應(yīng)該遵循細(xì)化分解、量化控制、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、信息化管理的原則,將精細(xì)化管理理念滲透到高校檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié),并嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定,采取切實(shí)可行的落實(shí)措施,確保高校檔案管理工作的順利開展。
(3) 強(qiáng)化檔案信息化管理,提高高校檔案管理基礎(chǔ)條件。對(duì)高校檔案室開展信息化管理也是高校檔案精細(xì)化管理工作的基本要求,因此為了推進(jìn)檔案精細(xì)化管理工作的順利開展,必須構(gòu)建完善的信息化檔案管理體系。首先應(yīng)該確保高校檔案管理工作的資金投入,確保計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、復(fù)印掃描設(shè)備以及存儲(chǔ)設(shè)備等基本的信息化設(shè)備齊全。同時(shí)借助于功能齊全、安全性高的軟件開展檔案管理工作,提高檔案管理工作效率。其次應(yīng)該為檔案室配備齊全的安全設(shè)備,確保文本檔案資料以及電子檔案資料的安全可靠。總之,通過這些措施來提高高校檔案管理工作的基礎(chǔ)條件,為高校檔案精細(xì)化管理打下良好的基礎(chǔ)。
(4) 強(qiáng)化服務(wù)功能,提高高校檔案資料的利用效率。在高校內(nèi)開展檔案管理工作的目的之一便是為管理部門和師生提供利用服務(wù),因此應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資料的服務(wù)性。首先高校檔案管理部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變管理理念,將服務(wù)理念置于檔案管理工作的首位,以為師生提供便利的服務(wù)作為工作的目標(biāo)和出發(fā)點(diǎn),通過這些措施為高校師生利用檔案提供便利的渠道,充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。
關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)檔案問題對(duì)策
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分。然而,會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié),往往容易被忽視,形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié),直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問,需要會(huì)計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此,加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高,可以使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。
一、會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題
1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠,缺乏充分的認(rèn)識(shí),意識(shí)淡薄,導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),輕會(huì)計(jì)檔案管理,沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員。會(huì)計(jì)人員上崗前,很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案基本知識(shí)與操作技能的培訓(xùn),大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管,缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn),不懂得檔案的基本操作規(guī)程,對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚,導(dǎo)致整理出來的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求,更談不上科學(xué)管理。
2.會(huì)計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料的歸檔,卻忽視了會(huì)計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作,嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。
3.會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財(cái)會(huì)檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德,不堅(jiān)持原則,不認(rèn)真執(zhí)行制度,不按規(guī)定去做,甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證;開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會(huì)計(jì)核算工作的不規(guī)范,導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真,進(jìn)而影響了國(guó)家宏觀決策、危害極大。
4.財(cái)務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。設(shè)置財(cái)會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)是工作的需要,也是法律規(guī)章的需求,但實(shí)際工作中財(cái)務(wù)檔案工作均不完善,不規(guī)范,都未設(shè)置此機(jī)構(gòu),檔案工作由會(huì)計(jì)人員兼職。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視,許多單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等,多年來只歸檔不鑒定,更不銷毀,由于種種原因?qū)е聲?huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作難以開展,從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
5.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。有的單位將會(huì)計(jì)信息存人磁性介質(zhì)后,對(duì)磁盤、光盤中的會(huì)計(jì)信息疏于管理,造成會(huì)計(jì)信息的丟失;由于會(huì)計(jì)電算化軟件的升級(jí)換代很快,許多單位沒有把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無法調(diào)閱。
二、完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
1.統(tǒng)一思想,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),提高檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí),規(guī)范管理?!稒n案法實(shí)施辦法》第五條指出:“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),保障檔案工作依法開展?!薄稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定:“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。”由此可見,是否重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理,是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí),從法律的高度來依法加強(qiáng)管理,切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程,使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn),提高管理人員的綜合素質(zhì)。會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量,會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度,決定了.會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。《檔案法實(shí)施辦法》第八條則將“組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓(xùn)”,作為縣級(jí)以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責(zé)之一?!稒n案法》第九條規(guī)定:“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識(shí)?!币虼?,各單位應(yīng)該依法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn),把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能,作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容,除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外,還要搞好后續(xù)教育,在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中,如果能夠統(tǒng)一思想,堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心,則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題,使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高,對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力,適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到重要的作用。
3.建立健全財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。要使財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化,必須將檔案管理工作納入日常工作的總體,制定檔案工作管理目標(biāo),明確責(zé)任,并建立健全一套檔案管理制度,如《財(cái)務(wù)檔案工作人員職責(zé)》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、、《財(cái)務(wù)檔案保密制度》、《財(cái)務(wù)檔案移交、銷毀制度》等,規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循。
4.要定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料鑒定銷毀。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案人員會(huì)同財(cái)會(huì)部門,積極搞好會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作,有價(jià)值的妥善保管,無價(jià)值的大膽銷毀,對(duì)于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀,應(yīng)單獨(dú)抽出重新立卷,并在銷毀清冊(cè)的備注欄內(nèi)及保管清冊(cè)的相關(guān)欄內(nèi)注明。
級(jí)別:省級(jí)期刊
榮譽(yù):中國(guó)優(yōu)秀期刊遴選數(shù)據(jù)庫(kù)
級(jí)別:省級(jí)期刊
榮譽(yù):中國(guó)優(yōu)秀期刊遴選數(shù)據(jù)庫(kù)
級(jí)別:CSSCI南大期刊
榮譽(yù):中國(guó)優(yōu)秀期刊遴選數(shù)據(jù)庫(kù)
級(jí)別:省級(jí)期刊
榮譽(yù):中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)(CJFD)
級(jí)別:北大期刊
榮譽(yù):Caj-cd規(guī)范獲獎(jiǎng)期刊