檔案處理方式精選(九篇)

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第1篇：檔案處理方式范文

目前，我國(guó)人事檔案管理的工作中存在很多的不足之處，人事材料的不齊全，缺乏一定的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，參加工作的時(shí)間存在隨意填寫的情況。因?yàn)槠渖婕傲酸t(yī)院?jiǎn)T工的薪水、評(píng)職稱與晉升問(wèn)題，特別是醫(yī)院人事檔案管理工作，很多醫(yī)院?jiǎn)T工在醫(yī)院工作多年沒(méi)有得到晉升的機(jī)會(huì)，對(duì)薪水的漲幅也不滿意，轉(zhuǎn)而怪罪是醫(yī)院的問(wèn)題。其實(shí)不然，現(xiàn)在很多的醫(yī)院采取的是聘任與合同制，這部分員工對(duì)于其在醫(yī)院的職位相對(duì)缺乏安全感，總希望能在這家醫(yī)院工作積累了經(jīng)驗(yàn)后去別的醫(yī)院就能夠得到轉(zhuǎn)正的機(jī)會(huì)，于是將自己個(gè)人的檔案放在身邊，這樣做的目的就是可以在使用方面要方便很多，從而導(dǎo)致了其個(gè)人的人事資料信息缺失，銜接不上。還有就是一些醫(yī)院覺(jué)得人事檔案管理比較容易，一般都是其他崗位上的人員來(lái)從事，身兼數(shù)職就無(wú)法做到將工作做到最好，于是就有了個(gè)人信息失真的情況出現(xiàn)。因此，本文基于這一點(diǎn)，將就醫(yī)院人事檔案管理的方式進(jìn)行分析與研究。

1 全面提高人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

隨著時(shí)代的不斷變化，社會(huì)的進(jìn)步、科學(xué)的快速發(fā)展，人事檔案的管理工作方式也在跟著變化。但是人事檔案管理工作的本質(zhì)內(nèi)容是沒(méi)有變化的，熟練掌握人事工作、檔案工作是人事檔案管理人員最基本的工作。而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，如今已經(jīng)是信息數(shù)字化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)加計(jì)算機(jī)的工作模式已經(jīng)滲入到了每一個(gè)行業(yè)中，人事檔案管理工作不再是一檔案袋的形式保存，取而代之的是計(jì)算機(jī)錄入保存的形式，計(jì)算機(jī)管理人事檔案的方式非常方便，可以隨時(shí)調(diào)取查看，就不用再像以前一樣到檔案室的書柜上翻找那么麻煩。積極的采用現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備，開發(fā)或購(gòu)買計(jì)算機(jī)管理軟件，創(chuàng)建科學(xué)有效的人事檔案存儲(chǔ)和檢索工具，可以很好的將人事檔案的資源進(jìn)行充分的利用。所以，從事醫(yī)院人事檔案管理工作的人員一定要熟練的掌握計(jì)算機(jī)的操作。還有就是人事檔案工作具有一定的保密性，從事該工作的人員必須要能夠堅(jiān)持原則，不得隨意篡改以及泄露。因此，要加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的管理人員的各方面素質(zhì)，多組織工作人員參加專家的授課輔導(dǎo)或者去外面學(xué)習(xí)交流，從而最終提高醫(yī)院檔案管理工作人員的整體水體。

2 轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案管理工作的觀念，確保檔案的真實(shí)性

人事檔案的管理工作具有非常重要的社會(huì)價(jià)值，所以要在思想以及行動(dòng)上對(duì)其引起高度的重視。然后就是要對(duì)醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容、分類進(jìn)行歸類整理，對(duì)人事檔案材料的歸類范圍、歸類時(shí)間要有明確的標(biāo)準(zhǔn)。其中最主要的就是要將員工的工作能力、業(yè)務(wù)能力還有所取得的專業(yè)獎(jiǎng)項(xiàng)以及社會(huì)影響等在其人事檔案中表現(xiàn)出來(lái)。檔案管理工作人員在工作中要非常地仔細(xì)，確保人事檔案材料的真實(shí)性，還有人事檔案的材料對(duì)紙張、字體規(guī)格、公章等都是有使嚴(yán)格要求的。所以，一定要對(duì)此進(jìn)行嚴(yán)格的控制，對(duì)一切違規(guī)的人事檔案采取拒收的形式來(lái)確保其規(guī)范性。最后就是對(duì)于醫(yī)院人事檔案要不斷的收入新的內(nèi)容，因?yàn)閱T工會(huì)隨著工作時(shí)間的變化而出現(xiàn)一些新的變動(dòng)，比如人事的升遷、職位的臨時(shí)變動(dòng)或者行業(yè)的變更等都是要能夠及時(shí)的在人事檔案中表現(xiàn)出來(lái)的。因此，要不斷的與各部門之間嫁接好一座良好的溝通橋梁，及時(shí)的進(jìn)行有效的溝通，如此才能在員工的人事檔案中補(bǔ)充新的材料，從而人事檔案也才能真實(shí)的反映出最新、最全的人事信息。

3 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高醫(yī)院人事檔案社會(huì)的使用率

醫(yī)院人事檔案管理工作的終極目的是要讓檔案得到充分的利用，如此才能體現(xiàn)出其社會(huì)價(jià)值。所以，醫(yī)院人事檔案管理的工作人員要能夠做到以下三點(diǎn)：

第一，提高人事檔案的利用率，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。人事檔案的管理工作不僅僅只是收集、整理以及保管那么簡(jiǎn)單，其中最重要的還是要將其進(jìn)行開發(fā)與利用。還有就是工作人員會(huì)隨著工作的性質(zhì)進(jìn)行調(diào)動(dòng)、職位提升等，所以，要能夠及時(shí)的掌握有關(guān)的信息以及工作動(dòng)向，從而達(dá)到不斷提高工作效率與服務(wù)水平的目的。

第二，利用信息化技術(shù)，提高人事檔案的查閱速度。人事檔案最直接的作用就是供有需要的人員進(jìn)行查閱，以往的檔案室就像圖書館，要像找到某人的人事檔案非常耗費(fèi)時(shí)間。而現(xiàn)在有了計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)之后，軟件的檢索功能使得查閱非常的方便。但也必須有人將人事檔案編寫成目錄才行，并將人事檔案掃描到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行存儲(chǔ)。如此以后就可以直接在電腦上看到，如果要到檔案室提取人事檔案資料也很快捷方便。

第2篇：檔案處理方式范文

一、電子病歷檔案中存在的安全性風(fēng)險(xiǎn)因素

（一）外部環(huán)境

在電子病歷檔案管理環(huán)境中，各種因素下產(chǎn)生的自然災(zāi)害、磁場(chǎng)干擾以及溫度變化都會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)備載體性能造成影響，從而使計(jì)算機(jī)結(jié)構(gòu)發(fā)生變質(zhì)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及圖像失真。因醫(yī)院電子病歷檔案中包含的內(nèi)容較多，每天的信息流動(dòng)量也較大，使得電子病歷檔案管理的儲(chǔ)備電腦一直處在擾的狀態(tài)下，若是沒(méi)有對(duì)其采取有效手段進(jìn)行防護(hù)，就較易使電子病歷檔案遭到損壞。

（二）電子技術(shù)

這里所說(shuō)的電子技術(shù)，并不是人為控制下的電子技術(shù)因素，雖然醫(yī)院在實(shí)施電子病歷檔案管理后，使病歷檔案管理工作變得十分便捷，但是因電子信息技術(shù)本身存在較多缺陷以及漏洞，會(huì)使醫(yī)院電子檔案存在被盜用以及非法增刪的危險(xiǎn)。電子病歷檔案主要是依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所存在的，另一方面，因電子信息技術(shù)發(fā)展速度較快，唯有不斷對(duì)計(jì)算機(jī)硬件以及軟件進(jìn)行更新，且運(yùn)用高級(jí)程序?qū)ζ溥M(jìn)行保護(hù)，才能保證電子病歷檔案可以得到有效的保護(hù)。

（三）管理手段

管理手段指的是電子病歷檔案的管理人員以及相應(yīng)操作人員對(duì)病歷的篡改以及破壞等情況。在一般情況下，發(fā)生此種狀況的主要原因主要可以包括以下幾種：蓄意破壞、操作不規(guī)范以及管理疏忽。其中蓄意破壞是因操作人員可以從中獲得較大利益，進(jìn)而通過(guò)一些非法手段對(duì)電子病歷載體以及系統(tǒng)進(jìn)行的惡意破壞。

二、針對(duì)電子病歷檔案的安全防范手段

（一）優(yōu)化外部環(huán)境

首先要做好前端的外部控制工作。前端控制管理手段具有現(xiàn)代化的管理理念，在對(duì)前端控制管理有效實(shí)施后，可以快速提升管理效率，優(yōu)化功能配置。同時(shí)前端控制也可同樣建立在文件保存生命周期的理論上，即將電子檔案保存、形成以及銷毀等階段融合在一起。具體管理過(guò)程為在對(duì)電子檔案實(shí)施管理時(shí)，結(jié)合具體要求或是目標(biāo)對(duì)管理手段進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的整合，從而使電子病歷檔案在形成階段所需功能盡量通過(guò)前端管理手段實(shí)現(xiàn)，還要將各個(gè)環(huán)節(jié)下的不同業(yè)務(wù)需要實(shí)施重復(fù)性操作，使其能夠提前實(shí)施。依靠這些方法不但可以減少滯后作業(yè)以及重復(fù)作業(yè)量，還能有效提升工作效率。

第二，實(shí)施支出以及風(fēng)險(xiǎn)平衡式管理在對(duì)電子病歷檔案管理過(guò)程中，本身就會(huì)存在較多的風(fēng)險(xiǎn)性因素，但是我們要明確一點(diǎn)，無(wú)論我們?cè)鯓咏档惋L(fēng)險(xiǎn)發(fā)生幾率，風(fēng)險(xiǎn)都會(huì)存在，也就是說(shuō)，我們?nèi)粝雽L(fēng)險(xiǎn)性幾率降低到零是幾乎不可能的。因此，在實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程中，要充分保障支出以及風(fēng)險(xiǎn)因素之間的平衡性，其中主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，在對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制過(guò)程中，是需要消耗一定成本的，維護(hù)成本消耗有時(shí)比電子病歷檔案管理受到損壞的費(fèi)用更大，此時(shí)說(shuō)明電子檔案管理是非常不恰當(dāng)?shù)?；第二，因絕對(duì)保證電子病歷檔案的安全性是幾乎不可能實(shí)現(xiàn)的，因而要有選擇性地對(duì)電子病歷檔案實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)控制，并將剩余風(fēng)險(xiǎn)控制在合理范圍之內(nèi)。在對(duì)電子病歷檔案承受風(fēng)險(xiǎn)性進(jìn)行考量的過(guò)程中，首先要對(duì)其成本預(yù)期進(jìn)行控制，若是風(fēng)險(xiǎn)控制成本比損傷成本大的話，可以適當(dāng)考慮接受風(fēng)險(xiǎn)。

（二）提升電子技術(shù)水平

在對(duì)電子技術(shù)水平提升過(guò)程中，要采取靜態(tài)保護(hù)以及動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合的方式。對(duì)系統(tǒng)管理理念進(jìn)行明確，并重視電子檔案周期中各項(xiàng)活動(dòng)之間的銜接性，使電子檔案管理的總體性以及整體性可以充分結(jié)合在一起。其中電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理主要包括靜態(tài)以及動(dòng)態(tài)兩種風(fēng)險(xiǎn)管理方式。靜態(tài)風(fēng)險(xiǎn)管理是指對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)施的安全維護(hù)工作，具體指的是在對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)施安全維護(hù)的過(guò)程中，強(qiáng)化對(duì)電子檔案載體的管理以及庫(kù)房管理工作；動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)管理是指將電子病歷檔案從檔案庫(kù)中逐步延伸到庫(kù)房之外，因此更加重視對(duì)電子病歷檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理工作。

（三）管理手段控制

電子檔案管理人員可以對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行更改，同時(shí)具有不同權(quán)限的管理人員也能對(duì)病歷實(shí)施調(diào)取和更改，但是因人為操作具有不可避免性，因而這就需要我們要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高其對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防范意識(shí)以及抵御外來(lái)誘惑的能力，防止出現(xiàn)違反職業(yè)道德行為的出現(xiàn)，第一我們要強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，多學(xué)習(xí)一些相關(guān)專業(yè)知識(shí)以及法律文獻(xiàn)，有效提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及道德水平；第二，加強(qiáng)各個(gè)醫(yī)院間的人員交流，培養(yǎng)復(fù)合型人才。

第3篇：檔案處理方式范文

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；電子文件；歸檔工作

一、教學(xué)檔案是檔案的一種，是學(xué)校檔案的一個(gè)組成部分。它與黨群類、行政類檔案一樣，都是歷史的真實(shí)記錄，具有查閱利用價(jià)值和憑證作用，對(duì)于一個(gè)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量、評(píng)估、經(jīng)驗(yàn)、理念都起到了支撐作用，完善教學(xué)檔案工作才能保證教學(xué)管理工作的正常進(jìn)行。由于教學(xué)檔案有著時(shí)間劃分特殊、文件來(lái)源分散、形成材料多樣化、形成復(fù)雜內(nèi)容豐富等特點(diǎn)，紙質(zhì)教學(xué)文檔向電子文檔轉(zhuǎn)換有利于延長(zhǎng)檔案壽命實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化。

二、信息化下高校教學(xué)活動(dòng)模式也發(fā)生著很大的變化，選課、排課、成績(jī)、學(xué)籍、教材管理等教務(wù)管理系統(tǒng)軟件已經(jīng)普及，電子文檔、光盤、多媒體等形式成為儲(chǔ)存教務(wù)信息的重要渠道。高校在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、和教學(xué)研究中所取得的成果都能夠客觀的體現(xiàn)在檔案中，其中凝結(jié)著廣大教育工作者的辛勞和智慧。在網(wǎng)絡(luò)普及的時(shí)代背景下，教學(xué)檔案管理需要順應(yīng)時(shí)展。如果不重視電子文件的管理就會(huì)使有關(guān)教學(xué)檔案的完整性收到損害[1]。為此應(yīng)當(dāng)適時(shí)的開展電子教學(xué)檔案的歸檔工作，并通過(guò)制定相應(yīng)的歸檔管理細(xì)則，明確提出電子教學(xué)文件的歸檔范圍、方式、時(shí)間、手續(xù)等方面的要求，以保證教學(xué)檔案的完整性和教學(xué)“記憶”的清晰性。首先要對(duì)教學(xué)檔案要進(jìn)行數(shù)字化加工與處理，教學(xué)檔案數(shù)字化、電子化處理要有規(guī)劃、有目的的進(jìn)行。轉(zhuǎn)換前要對(duì)全部教學(xué)檔案認(rèn)真分析，根據(jù)教學(xué)檔案的具體價(jià)值，制定出計(jì)劃確定那些檔案應(yīng)該優(yōu)先那些逐步進(jìn)行[2]。一般而言，教學(xué)檔案中招生管理、學(xué)籍管理學(xué)位工作和畢業(yè)生工作等永久和長(zhǎng)期保存的檔案應(yīng)該優(yōu)先電子化，比如，學(xué)生錄取名冊(cè)、成績(jī)表、畢業(yè)資格審核表、學(xué)位檔案等，是教學(xué)檔案電子化加工的重點(diǎn)；利用率高的教學(xué)檔案則采用邊用邊電子化的方式，邊用邊掃描對(duì)檔案而言是比較有效的處理方式；破損或者老化的檔案也要列入電子化處理范圍，在修復(fù)的同時(shí)進(jìn)行電子化加工，以保護(hù)檔案信息資源的留存。其次要制定教學(xué)檔案電子化的標(biāo)準(zhǔn)和制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，特別是要規(guī)范電子化加工的工程，在掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、圖文編輯和存儲(chǔ)格式等工作流程上嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。例如，電子教學(xué)文件的各種支持文檔，以及表達(dá)其格式和相關(guān)元數(shù)據(jù)的文檔。在信息化建設(shè)中，不同于介質(zhì)數(shù)字檔案的存儲(chǔ)、參數(shù)指標(biāo)和載體形式必須遵照國(guó)家規(guī)定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式，形成的電子化教學(xué)檔案要注意保持其元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性[2]。紙質(zhì)檔案電子化的基本流程主要包括案卷整理、目錄建庫(kù)、批量掃描、數(shù)據(jù)處理、信息存儲(chǔ)、檢索利用等工序[3]。文件資料按照要求先立卷后掃描，掃描的內(nèi)容包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件材料、備考表；一般選用jpg或者gif等通用圖片格式，分辨率一般大于等于200dpi，彩色深度24位以上。選擇電子轉(zhuǎn)化的方法針對(duì)不用檔案內(nèi)容分別采用計(jì)算機(jī)鍵盤手工錄入、機(jī)器掃描輸入、計(jì)算機(jī)多媒體輸入三種方法[4]。建立基礎(chǔ)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)、成績(jī)數(shù)據(jù)等索引部分的文件采用手工方式輸入。對(duì)于原文件和全文，如教學(xué)綜合文件、學(xué)籍檔案中錄取表、成績(jī)單畢業(yè)生照片等采用掃描或者數(shù)碼相機(jī)以圖形方式存入相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中；多媒體教學(xué)錄像等采用計(jì)算機(jī)多媒體處理方式轉(zhuǎn)換，在選擇電子化數(shù)據(jù)庫(kù)格式標(biāo)準(zhǔn)方面，盡量采用統(tǒng)一、常用的文件格式。電子文件歸檔也有很多需要注意的情況，如利用計(jì)算機(jī)終端直接訪問(wèn)和利用歸檔的電子教學(xué)文檔，當(dāng)載體處于聯(lián)機(jī)狀態(tài)時(shí)也許不會(huì)出問(wèn)題，這種方式可以分為網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔和以介質(zhì)傳遞方式歸檔兩種具體形式[5]。前者是指把符合歸檔條件的電子教學(xué)文檔，經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案管理機(jī)構(gòu)指定的節(jié)點(diǎn)，并存儲(chǔ)在學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)的載體上的過(guò)程。介質(zhì)歸檔就是把電子教學(xué)文檔先按檔案管理機(jī)構(gòu)的要求，存儲(chǔ)在一定的物理介質(zhì)上，再向檔案管理機(jī)構(gòu)移交的過(guò)程。由于目前電子文件的安全問(wèn)題尚未得到較好解決，所以各學(xué)?？梢钥紤]采用物理歸檔方式，并注意備份。

三、電子教學(xué)文檔的歸檔，應(yīng)當(dāng)首先做好必要的前端控制工作，保證電子教學(xué)文檔的齊全完整、格式規(guī)范、備份充足。第一，歸檔的電子文檔一般經(jīng)過(guò)著錄和鑒定，這是保證歸檔后的電子教學(xué)文檔的歷史真實(shí)性及其質(zhì)量的必要手段。第二，歸檔的電子教學(xué)文檔必須填寫《歸檔電子教學(xué)文檔移交檢驗(yàn)表》和《歸檔教學(xué)文檔教學(xué)接收檢驗(yàn)登記表》[6]。第三，歸檔的電子教學(xué)文檔應(yīng)搜集齊全，即列入歸檔范圍的電子教學(xué)文檔都要及時(shí)地向?qū)W校的檔案管理機(jī)構(gòu)移交。由于電子教學(xué)文檔的存取具有較強(qiáng)的系統(tǒng)依賴性，所以在歸檔過(guò)程中，必須十分注意將有關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)文檔收集齊全，否則歸檔的文字教學(xué)文檔就可能成為死文檔。第四，歸檔的電子教學(xué)文檔必須真實(shí)有效。目前除了實(shí)行“雙套歸檔制”即同時(shí)歸檔紙質(zhì)文件外，有條件的教學(xué)單位還可以采用電子數(shù)字簽名技術(shù)、水印技術(shù)、加密技術(shù)等，確認(rèn)電子教學(xué)文檔的有效性。第五，歸檔的電子教學(xué)文檔應(yīng)有學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一的協(xié)調(diào)，規(guī)范電子教學(xué)文檔的格式，以保證其可讀性的實(shí)現(xiàn)。第六，為了保證歸檔電子教學(xué)文檔的安全性和可據(jù)性，凡是采用物理歸檔方式的學(xué)校，均應(yīng)對(duì)電子教學(xué)文檔實(shí)行多套制保存。一般情況下，可以將教學(xué)檔案歸檔兩份一份使用一份備案。凡是邏輯歸檔的電子教學(xué)文檔，應(yīng)由形成單位賦予文件以歸檔標(biāo)記，然后計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將自動(dòng)把歸檔信息提示給學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)，學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)給歸檔的電子教學(xué)文檔配以分類號(hào)、檔案號(hào)，之后歸檔的電子教學(xué)文檔及相關(guān)的管理信息可以進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，電子教學(xué)文檔便進(jìn)入了檔案管理狀態(tài)。采用網(wǎng)絡(luò)歸檔方式的電子教學(xué)歸檔，其具體的歸檔手續(xù)與邏輯歸檔相似。在完成上述手續(xù)后，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)按程序設(shè)計(jì)要求生成并打印出《歸檔電子教學(xué)文檔登記表》，該表格經(jīng)過(guò)交接雙方核準(zhǔn)認(rèn)定后，作為電子教學(xué)文檔歸檔憑證。

參考文獻(xiàn)：

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[5]史紅梅.淺述電子文件的歸檔[J].蘭臺(tái)世界，2010(2).

第4篇：檔案處理方式范文

做好城建檔案接收、整理、著錄、檢索工作

1）加強(qiáng)城建檔案的接收工作，能從根源上杜絕城建檔案內(nèi)容殘缺不全、歸檔資料混亂的現(xiàn)象。為此，應(yīng)對(duì)規(guī)劃管理檔案和各類建設(shè)工程檔案形成部門進(jìn)行接收之前的制度，并將預(yù)先驗(yàn)收后有可能存在的問(wèn)題及時(shí)的反饋，以保證檔案資料最終移交工作的真實(shí)準(zhǔn)確和完整齊全。2）城建檔案的整理工作是直接關(guān)系到檔案整體質(zhì)量的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，應(yīng)根據(jù)自身館藏特點(diǎn)，制定相應(yīng)的管理細(xì)則，對(duì)檔案整理過(guò)程中圖紙的折疊方式、文件的排列順序、頁(yè)碼的編寫位置等細(xì)節(jié)做出相應(yīng)的細(xì)則規(guī)定，以實(shí)現(xiàn)檔案整理工作的規(guī)范化與制定化，不僅能極大的降低了城建檔案基礎(chǔ)管理工作中的隨意性，并且為城建檔案由紙質(zhì)檔案逐步向電子化轉(zhuǎn)變鋪墊下良好而且堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。3）城建檔案著錄工作的規(guī)范化與制度化管理，是部門實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的必要保證。應(yīng)根據(jù)我國(guó)頒布的《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》進(jìn)行檔案的著錄工作。在具體實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)將案卷分為幾個(gè)小的層次進(jìn)行，主要包括了項(xiàng)目級(jí)著錄、文件級(jí)著錄和案卷級(jí)著錄。通過(guò)這樣的處理方式，能明確的表現(xiàn)出城建檔案的形式特征和內(nèi)容特點(diǎn)，同時(shí)還能達(dá)到減少錄入條目和著錄條目的目的，不僅節(jié)省了時(shí)間和人力，還提高了基礎(chǔ)管理工作的效率。同時(shí)，還可利用先進(jìn)的大幅面掃描儀器，以實(shí)現(xiàn)由過(guò)去的紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案的轉(zhuǎn)變。通過(guò)不同城建檔案中底色、紙質(zhì)、文字和線條清晰度的情況，設(shè)置掃描儀器的具體技術(shù)操作數(shù)據(jù)，從而保證掃描工作的完整性與連續(xù)性。4）在檢索工作的建設(shè)中，應(yīng)規(guī)范城建檔案的題名，以避免出現(xiàn)模糊不清或掃描無(wú)法識(shí)別的情況發(fā)生。為此，在著錄的過(guò)程中，應(yīng)注意題名、責(zé)任者等要素的完整和準(zhǔn)確，避免遺漏的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，對(duì)題名過(guò)長(zhǎng)、含義不清的題名等都應(yīng)進(jìn)行處理，以避免對(duì)檢索準(zhǔn)確率的影響。

做好城建檔案的保護(hù)工作

城建檔案的保護(hù)工作具體包括了兩個(gè)方面，一方面是實(shí)體保護(hù)，指設(shè)置專業(yè)的城建檔案庫(kù)房，并切實(shí)加強(qiáng)保護(hù)措施，并制定對(duì)破損檔案的修復(fù)方案；另一方面則是深入挖掘出城建檔案的信息資源，并通過(guò)數(shù)字化方式，建立城建檔案目錄與全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以電子檔案替代實(shí)體檔案加以利用，進(jìn)而提高城建檔案的保護(hù)效果。針對(duì)不同的環(huán)境特點(diǎn)，對(duì)城建檔案的保護(hù)也應(yīng)采取不同的措施，并以預(yù)防和治理作為檔案保護(hù)的制度思想，并加強(qiáng)對(duì)檔案保護(hù)室中各種自然環(huán)境的控制，以及最大程度上避免出現(xiàn)人為的破壞。同時(shí)，對(duì)已出現(xiàn)破損的城建檔案，需要采取積極的措施進(jìn)行有效的補(bǔ)缺和修復(fù)。

本文作者：李士霞作者單位：淮南市市政管理處

第5篇：檔案處理方式范文

醫(yī)院新聞檔案是有關(guān)醫(yī)院的新聞媒體宣傳報(bào)道的歷史記錄，它記錄著醫(yī)院各個(gè)時(shí)期醫(yī)療技術(shù)、設(shè)備、環(huán)境、人才、醫(yī)院文化建設(shè)等多方面發(fā)展?fàn)顩r，準(zhǔn)確生動(dòng)地反映著醫(yī)院當(dāng)時(shí)的發(fā)展面貌，同時(shí)又具有指導(dǎo)醫(yī)院未來(lái)工作的參考價(jià)值。

1.1醫(yī)院新聞檔案的史料價(jià)值

在電視、報(bào)紙、廣播及網(wǎng)絡(luò)等新聞媒體中，有關(guān)醫(yī)院的所有視頻、圖片和文字資料都會(huì)被收集到新聞檔案中，而這些資料所反映的大都是醫(yī)院重要的建設(shè)發(fā)展情況或者重大醫(yī)療事故或社會(huì)事件。醫(yī)院通過(guò)新聞檔案的形式把這些資料保存起來(lái)，對(duì)于醫(yī)院歷史研究具有極為重要的意義。

1.2醫(yī)院新聞檔案對(duì)醫(yī)院未來(lái)工作的借鑒價(jià)值

在中央黨校講話稱，作決策要有歷史眼光，而“今天的新聞就是明天的歷史”，醫(yī)院新聞檔案即是醫(yī)院的歷史記錄,又是醫(yī)院在規(guī)劃發(fā)展戰(zhàn)略時(shí)的關(guān)鍵參考資料。以醫(yī)療糾紛類的新聞事件為例，醫(yī)療行為在醫(yī)患雙方的理解和預(yù)期上存在差距，醫(yī)患糾紛不可避免，尤其當(dāng)前醫(yī)患關(guān)系緊張，一些醫(yī)療糾紛、醫(yī)療事故的報(bào)道很容易觸發(fā)社會(huì)廣泛關(guān)注，不正確、不妥當(dāng)?shù)奶幚矸绞?，?dǎo)致了醫(yī)患關(guān)系的進(jìn)一步惡化。因此，醫(yī)院在處理此類問(wèn)題時(shí)需要廣泛借鑒歷史，借鑒其他醫(yī)院的各類經(jīng)驗(yàn)，而管理良好的新聞檔案可以為此提供充足全面的資料，若對(duì)新聞檔案進(jìn)行有效的統(tǒng)計(jì)分析，還可以比較出各種處理方式的效果評(píng)價(jià)，進(jìn)而更加清晰地為醫(yī)院決策提供參考。

2醫(yī)院新聞檔案管理創(chuàng)新現(xiàn)狀

2.1管理意識(shí)薄弱

醫(yī)療、科研是醫(yī)院工作的核心內(nèi)容，提高醫(yī)療技術(shù)水平是醫(yī)院管理的主要關(guān)注點(diǎn)，加之目前醫(yī)院間競(jìng)爭(zhēng)激烈，醫(yī)院管理層很少對(duì)檔案管理，尤其是新聞?lì)悪n案的管理予以足夠重視，甚至認(rèn)為新聞檔案管理工作可有可無(wú)，使得新聞檔案利用率不高，沒(méi)有專人負(fù)責(zé)，失去了連續(xù)性和完整性。另一方面，醫(yī)院對(duì)新聞檔案管理的總體把控缺失，新聞檔案資料分散在各個(gè)科室或部門，沒(méi)有形成集中管理的模式，嚴(yán)重影響檔案的查找和利用。

2.2缺乏現(xiàn)代化手段

目前，HIS即醫(yī)院管理信息系統(tǒng)可以對(duì)醫(yī)院的人流、物流、財(cái)流進(jìn)行綜合管理，為醫(yī)院整體運(yùn)行提供全面、自動(dòng)化的管理服務(wù)。醫(yī)院已經(jīng)步入HIS時(shí)代，基于網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)的新聞檔案管理概念應(yīng)運(yùn)而生。但是多數(shù)檔案人員對(duì)電子檔案的操作、存貯、統(tǒng)計(jì)分析及信息安全管理等操作還不夠?qū)I(yè)。計(jì)算機(jī)往往只能作為存儲(chǔ)、檢索工具使用，許多功能和特點(diǎn)尚未被開發(fā)利用。

2.3新聞歸檔范圍處理不當(dāng)

醫(yī)院新聞檔案的內(nèi)容涉及廣泛，既應(yīng)該有醫(yī)院建設(shè)發(fā)展重要成就的新聞報(bào)道，也要包涵對(duì)缺點(diǎn)問(wèn)題的報(bào)道；既應(yīng)該關(guān)注醫(yī)院自身的所有新聞，還要對(duì)其他醫(yī)療單位甚至醫(yī)療行業(yè)的所有新聞動(dòng)態(tài)有所涵蓋。但是當(dāng)前多數(shù)醫(yī)院的新聞檔案缺少科學(xué)管理方法，歸檔時(shí)很難確定適當(dāng)?shù)姆秶?，只進(jìn)行“原始”保存，這樣就對(duì)查閱、統(tǒng)計(jì)分析等工作造成了極大不便。

2.4新聞檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定

目前醫(yī)院的新聞檔案管理員往往身兼多職，從事新聞檔案管理工作的時(shí)間有限，且多數(shù)人員是從醫(yī)療、護(hù)理等崗位調(diào)來(lái)，不熟悉檔案管理專業(yè)知識(shí)，因此，新聞檔案管理人員隊(duì)伍表現(xiàn)為檔案專業(yè)人員少、缺乏基本理論和知識(shí)技能，檔案管理工作效率和質(zhì)量低。另一方面，新聞檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)少，觀念和專業(yè)水平跟不上發(fā)展要求。

2.5新聞檔案資料開發(fā)利用不夠深入

由于重視度不足，缺乏現(xiàn)代化管理手段及檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有限，多數(shù)醫(yī)院對(duì)新聞檔案的開發(fā)利用度不高，使新聞檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)受到了極大限制。

3加強(qiáng)醫(yī)院新聞檔案管理創(chuàng)新工作的對(duì)策

3.1健全醫(yī)院新聞檔案管理機(jī)制

建立科學(xué)的新聞檔案管理體系，由專人專職負(fù)責(zé)，有明確的歸屬部門，有分管院領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督指導(dǎo)，具有組織監(jiān)督各臨床科室及行政部門新聞檔案的職權(quán)，此外，還需進(jìn)一步完善新聞檔案管理制度。醫(yī)院新聞檔案管理涉及收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索及提取利用等內(nèi)容。新聞檔案收集是工作的起點(diǎn)，是管理的基礎(chǔ)，檔案收集范圍不單包括本院各個(gè)科室及部門的報(bào)紙、電視、廣播及網(wǎng)絡(luò)等各類媒體途徑的新聞?lì)愘Y料，還需時(shí)時(shí)抓取各種媒體中醫(yī)療行業(yè)相關(guān)的重大新聞資料，對(duì)此類新聞媒體動(dòng)態(tài)需做到每日關(guān)注，發(fā)現(xiàn)相關(guān)新聞及時(shí)采集并分類整理編目、保存，其中注意做到對(duì)同一事件的完整追蹤收集并集中存檔，以便提取分析。新聞檔案管理部門應(yīng)根據(jù)醫(yī)院發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案材料嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真鑒別并科學(xué)歸檔，一旦發(fā)現(xiàn)遺失，及時(shí)查找補(bǔ)救，確保檔案信息的齊全、完整。

3.2醫(yī)院新聞檔案管理與信息化結(jié)合

引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備和管理技術(shù)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行新聞檔案的收集、整理、保存等管理工作。醫(yī)院新聞檔案管理部門應(yīng)立足實(shí)際，創(chuàng)造條件，將全院各科室及部門的新聞?lì)悪n案統(tǒng)一管理，擴(kuò)建成為醫(yī)院新聞檔案信息中心，并在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)上開發(fā)與之匹配的管理軟件，形成醫(yī)院新聞檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)。將每日收集到的重要新聞消息以摘要的形式報(bào)送給醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)客戶端。如有重大新聞，則以彈窗的形式通報(bào)，以引起關(guān)注，提高辦公效率，方便閱讀。在完善保密條件的前提下，實(shí)現(xiàn)新聞資源共享。同時(shí)建立一整套可靠安全的檢索系統(tǒng)尤為重要，方便使用者查找、閱讀。其次，新聞檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)新聞進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，對(duì)醫(yī)院各科室的新聞報(bào)道頻度及社會(huì)評(píng)價(jià)指數(shù)等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并向主管部門及院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以方便領(lǐng)導(dǎo)在制定科室發(fā)展戰(zhàn)略時(shí)提供參考。

3.3增強(qiáng)醫(yī)院新聞檔案管理意識(shí)

第6篇：檔案處理方式范文

關(guān)鍵詞：文檔；一體化工程；項(xiàng)目管理

中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2012）18-0104-02

重點(diǎn)工程項(xiàng)目在建設(shè)期間生成的檔案，是整個(gè)社會(huì)檔案不可缺失的組織部分，也是執(zhí)行國(guó)家工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制，鑒定工程質(zhì)量，追究事故責(zé)任的依據(jù)。凡重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)，都具有參與方多方投資、多方設(shè)計(jì)、多方供貨、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多等特點(diǎn)，其所形成的文書資料無(wú)論在圖文格式、材料的簽發(fā)、文件簽交都有不同的差異，這就給項(xiàng)目建設(shè)檔案日常管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

企業(yè)的發(fā)展離不開基本建設(shè)和技術(shù)改造，在工程建設(shè)過(guò)程中，因建設(shè)項(xiàng)目多、周期長(zhǎng)，參與建設(shè)的施工單位管理水平參差不齊，因而往往出現(xiàn)一些不能忽視的現(xiàn)象。

一是施工單位存在“重建設(shè)、輕檔案”現(xiàn)象。一些施工單位對(duì)工程建設(shè)期間生成的檔案、資料歸檔意識(shí)淡薄，檔案的管理工作與工程建設(shè)的進(jìn)度不一致。二是項(xiàng)目檔案不規(guī)范。工程項(xiàng)目檔案不規(guī)范，主要表現(xiàn)在合同、協(xié)議的填寫不標(biāo)準(zhǔn)；施工控制書面記錄不全，進(jìn)場(chǎng)建設(shè)材料合格證、質(zhì)保書等資料不齊全。三是項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)單位檔案管理責(zé)任落實(shí)不到位。建設(shè)過(guò)程中因工期長(zhǎng)，隨工記錄代鑒現(xiàn)象嚴(yán)重；工程驗(yàn)收時(shí)，相關(guān)資料既不齊全又不準(zhǔn)確、完整；總包單位對(duì)分包單位沒(méi)有明確檔案管理責(zé)任，沒(méi)有對(duì)分包單位施工中生成的檔案定期匯總、驗(yàn)收，如：工程總平面圖、隱蔽工程管線圖等資料的編制、收集和歸檔。

為避免和解決以上存在的問(wèn)題，作為重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)的管理者必須遵照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔要求與檔案整理規(guī)范》進(jìn)行管理，依據(jù)該規(guī)范，結(jié)合工程建設(shè)中出現(xiàn)的現(xiàn)象，筆者在總結(jié)一些工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上認(rèn)為可以在項(xiàng)目建設(shè)的重點(diǎn)環(huán)節(jié)采用文檔一體化管理方式，把現(xiàn)行使用的文檔材料，都納入規(guī)范的管理系統(tǒng)工程之中，實(shí)行集中管理，對(duì)那些在建設(shè)期間產(chǎn)生的隨時(shí)被利用的檔案主體材料，采用檔案管理方式的進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)控。

一、統(tǒng)一各行業(yè)文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)行文檔一體化管理的關(guān)鍵

在各種文書資料、設(shè)計(jì)圖紙等文件材料的形成階段，項(xiàng)目建設(shè)的各參與方在各自項(xiàng)目上的設(shè)計(jì)要求、質(zhì)材標(biāo)準(zhǔn)、工期規(guī)定等各不一樣，但要想做到提高使用效率，就要做到科學(xué)化、規(guī)范化管理，使之在形成之時(shí)就被納入全過(guò)程監(jiān)控之中，使項(xiàng)目建設(shè)與項(xiàng)目檔案的管理同時(shí)進(jìn)行。

1.對(duì)項(xiàng)目參建各方提供的工程建設(shè)圖紙、機(jī)械設(shè)備安裝工程技術(shù)資料、設(shè)備基礎(chǔ)檢查驗(yàn)收記錄、設(shè)備理論檢查驗(yàn)證記錄等文書材料，要在項(xiàng)目建設(shè)準(zhǔn)備前期的合同訂立時(shí)在合同的內(nèi)容和形式上進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定

工程項(xiàng)目建設(shè)前期，項(xiàng)目建設(shè)的各參與方就認(rèn)識(shí)到在工程建設(shè)圖紙、各種工程技術(shù)資料、設(shè)備安裝、調(diào)試及查收記錄材料的存在形式、處理方式、移交方法等運(yùn)作上存在沖突管理，這時(shí)，建設(shè)單位要設(shè)一位主管項(xiàng)目檔案的主管領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)行統(tǒng)籌，出現(xiàn)問(wèn)題能及時(shí)協(xié)調(diào)，同時(shí)還要指定由檔案部門負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目檔案的分類和驗(yàn)收工作。只有通過(guò)檔案部門的參與及和各施工單位的溝通，在檔案資料的收集、驗(yàn)收上和工程建設(shè)各方才能達(dá)成一致，才能為項(xiàng)目建設(shè)檔案的有效利用做好基礎(chǔ)，避免檔案管理上的無(wú)序化局面。

2.工程總承包模式下參與建設(shè)各方通過(guò)經(jīng)濟(jì)協(xié)作體形式來(lái)約束自己，規(guī)范各施工包商的協(xié)約文件及文件的交接

《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔要求與檔案整理規(guī)范》在總則第1條中規(guī)定“項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件”。明確規(guī)定了項(xiàng)目法人不僅對(duì)項(xiàng)目工程建設(shè)負(fù)責(zé)，也規(guī)定了對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)中生成的各種檔案材料的收集、歸檔負(fù)責(zé)。因此，工程總承包模式下工程項(xiàng)目建設(shè)各方在承包合同的基礎(chǔ)上，按各參與方的關(guān)系制定一個(gè)大家可遵守的游戲規(guī)則，包括文書、資料、圖紙的轉(zhuǎn)送程序及簽發(fā)程序，確保檔案管理工作與項(xiàng)目工程建設(shè)進(jìn)度同步進(jìn)行，促使他們?cè)诠こ坦芾碇幸胂冗M(jìn)的規(guī)范化管理模式，由此，產(chǎn)生的工程項(xiàng)目檔案較過(guò)去科學(xué)、規(guī)范，雖然在形式和實(shí)質(zhì)上有很大的不同，但其簡(jiǎn)潔、方便、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾矸椒▍s值得借鑒。

3.《文件管理制度》在設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的日常管理中的運(yùn)用，能為項(xiàng)目工程建設(shè)中產(chǎn)生的文書材料在收集、分類標(biāo)準(zhǔn)、處理方式上提供可靠保證

各項(xiàng)目參與單位參照《文件管理制度》，統(tǒng)一制定出項(xiàng)目變更設(shè)計(jì)、項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)變更意見(jiàn)、工程技術(shù)資料、設(shè)備安裝、調(diào)試及查收記錄材料、工程查驗(yàn)文件等規(guī)章和程序，同時(shí)也約定各方檔案管理機(jī)構(gòu)的職能分工，真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化為工程目標(biāo)服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

二、文檔一體化管理使檔案材料得以完整、規(guī)范，并能及時(shí)為工程建設(shè)服務(wù)

實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。

1.建立一個(gè)高效的運(yùn)作機(jī)制

工程項(xiàng)目參建單位在施工工程項(xiàng)目初期編制提交的施工技術(shù)文件、施工控過(guò)記錄（測(cè)量資料、原始書面記錄）、復(fù)核報(bào)告、材料（購(gòu)件、配件）質(zhì)保書資料和竣工圖是建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的重要的組成部分，也是目前常見(jiàn)的工程項(xiàng)目檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。因此，必須要建立一個(gè)運(yùn)作機(jī)制，如在建筑安裝工程合同中對(duì)工程檔案的版本、提交日期和違約責(zé)任等加以具體規(guī)定；在工程預(yù)驗(yàn)、初驗(yàn)和終驗(yàn)過(guò)程中請(qǐng)上級(jí)檔案部門檢查、驗(yàn)收等運(yùn)作機(jī)制；加大對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案人員培訓(xùn)的力度，幫助他們了解工程項(xiàng)目在預(yù)驗(yàn)收中的前期文件、竣工文件材料。

2.職能部門的科學(xué)化、規(guī)范化

新世紀(jì)、新形勢(shì)的文檔管理高度依賴計(jì)算機(jī)等高科技工具，而原有手工方式管理檔案的綜合檔案室就顯得心有余而力不足，為此，工程建設(shè)文檔一體化管理日顯突出。

文檔管理職能有三方面。一是對(duì)工程建設(shè)前期所產(chǎn)生的文件材料的管理。二是對(duì)工程建設(shè)期間所產(chǎn)生的工程技術(shù)、項(xiàng)目調(diào)整、變更的檔案管理。三是對(duì)工程建設(shè)產(chǎn)生的電子檔案的管理，三個(gè)職能都相輔相成，前兩個(gè)職能既是工程建設(shè)檔案管理的重要組成部分，也是檔案管理的重要基礎(chǔ)。同時(shí)在工程項(xiàng)目各重要實(shí)施階段，聘請(qǐng)一些懂技術(shù)的管理人員、監(jiān)理工程師和施工人員為兼職檔案管理人員，要求他們?cè)诟麟A段進(jìn)行“蹲點(diǎn)”，將竣工文件編制的監(jiān)理工作納入檔案日常管理中。未來(lái)，他們也是利用檔案的主體。另一方面檔案人員與他們密切聯(lián)系，才能在工程建設(shè)期間為項(xiàng)目建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，切實(shí)做好文檔一體化工作。

3.積極主動(dòng)做好檔案的收集工作

對(duì)項(xiàng)目工程在建期間產(chǎn)生的檔案的規(guī)范管理，即是未來(lái)主體項(xiàng)目工程檔案的過(guò)程管理，這是科技檔案的管理特性決定的。隨著項(xiàng)目工程建設(shè)的推進(jìn)，這期間也會(huì)產(chǎn)生新的檔案原始材料，同時(shí)，也會(huì)出現(xiàn)對(duì)原先的材料進(jìn)行補(bǔ)充和完善，如合同的修訂、施工圖紙的更改等，這些形成的新材料又處于新的利用之中，所以及時(shí)對(duì)工程原始檔案材料進(jìn)行收集、更新就顯得非常重要。尤其是參建項(xiàng)目工程各部門，對(duì)于多方項(xiàng)目建設(shè)協(xié)議或合同、日常工程記錄，要求完成一個(gè)項(xiàng)目就要進(jìn)行驗(yàn)收和歸檔，這些及時(shí)收集、及時(shí)歸檔的資料都有可能成為解決雙方利益糾紛時(shí)的依據(jù)。建設(shè)項(xiàng)目各方除制定檔案各項(xiàng)規(guī)章制度外，還要主動(dòng)參與工程建設(shè)的各節(jié)點(diǎn)，例如設(shè)備開箱檢驗(yàn)、工程會(huì)議記錄，保證檔案材料的及時(shí)收集。

三、現(xiàn)代高科技的運(yùn)用，為文檔一體化管理提供了可靠保證

現(xiàn)代高科技的發(fā)展使計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)在項(xiàng)目建設(shè)前期就得到充分運(yùn)用。

1.計(jì)算機(jī)在文件檔案的一體化管理中的運(yùn)用，使得文檔一體化的高效利用性得以發(fā)揮

從項(xiàng)目建設(shè)開始，文件資料就被計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、管理，例如，完成材料的接收、登記、處理過(guò)程的記錄、材料發(fā)放、歸檔錄入、檢索利用、借閱歸還等管理全過(guò)程，從而實(shí)現(xiàn)文件檔案管理的一體化。項(xiàng)目建設(shè)的文件檔案一體化管理不是在原文件、檔案分別處理的前提下進(jìn)行計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)從而實(shí)現(xiàn)信息共享而達(dá)到一體化管理的，而是從工程的實(shí)際出發(fā)，成立了文件檔案的一體化管理機(jī)構(gòu)（文件管理中心），編制了基于重點(diǎn)項(xiàng)目工程文件特點(diǎn)的計(jì)算機(jī)管理程序，在該管理程序的前提下實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理。

2.內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)的建立，使項(xiàng)目工程文件的傳閱、處理更加快捷、簡(jiǎn)便，檔案的綜合利用價(jià)值更能得以體現(xiàn)

項(xiàng)目工程籌建部門內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立，使許多文件的傳送過(guò)程在計(jì)算機(jī)中完成，縮短了文件處理的時(shí)間，比如：文管中心利用計(jì)算機(jī)接收到傳真文件，將電子文件保存到特定的傳真文件數(shù)據(jù)庫(kù)中，并打印原文進(jìn)行傳閱處理，在計(jì)算機(jī)上做好傳閱情況登記，同時(shí)傳真文件可以在網(wǎng)絡(luò)中與有關(guān)人員實(shí)現(xiàn)信息共享，使相關(guān)人員及時(shí)了解到最新接收的文件。這些文件處理過(guò)程基本上都在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)，大大縮短了文件傳送處理的時(shí)間。由于采用一體化的管理模式，檔案的處理過(guò)程也相對(duì)簡(jiǎn)單，在文秘人員完成傳閱文件后，檔案管理員將傳真打印件歸檔。由于合理地設(shè)置了檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，使得檔案利用人員在自己辦公室的上網(wǎng)微機(jī)上就可以查閱授權(quán)范圍內(nèi)的檔案全文或摘要，充分發(fā)揮了檔案的綜合利用價(jià)值。

第7篇：檔案處理方式范文

關(guān)鍵詞：測(cè)繪 檔案 數(shù)字化

中圖分類號(hào)：P2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）05（a）-0046-02

房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化，即是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把紙質(zhì)的房產(chǎn)測(cè)繪檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化的主要作用：（1）房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化后，通過(guò)計(jì)算機(jī)直接查詢，不需要調(diào)用原件，保護(hù)了檔案原件不受損害。（2）不再受單一調(diào)用及時(shí)間的限制，一份文件可以在任何時(shí)候同時(shí)提供給許多人調(diào)閱。（3）數(shù)字化副本異地保存，可以使房產(chǎn)測(cè)繪檔案資料避免天災(zāi)人禍的破壞，使永久性保存成為可能。

房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化的基本流程如圖1所示。

1 檔案整理

房產(chǎn)測(cè)繪檔案為專業(yè)性檔案，因此，需加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。同時(shí)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。

（1）參照《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等的要求，規(guī)范原房產(chǎn)測(cè)繪檔案中的存檔文件及排列順序。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

（2）拆除原檔案文件中的裝訂物，并保護(hù)檔案不受損害。同時(shí)對(duì)破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。

（3）制作并填寫“房產(chǎn)測(cè)繪檔案卷內(nèi)文件目錄”，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。樣式如表1。

（4）恢復(fù)裝訂。掃描工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

2 檔案掃描

2.1 確定掃描方式

根據(jù)房產(chǎn)測(cè)繪檔案幅面的大?。ˋ4、A3、A0等）選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀（如工程圖紙可采用A0號(hào)圖紙掃描儀，文件性資料可選用A3、A4掃描儀等）進(jìn)行掃描。

紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或過(guò)厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描的方式。

2.2 掃描登記

認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表單，登記掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

3 圖像處理

通過(guò)采用自動(dòng)化處理和人工處理相結(jié)合的方式，來(lái)提高圖像的質(zhì)量。通過(guò)校對(duì)系統(tǒng)對(duì)圖像進(jìn)行校對(duì)，確保圖像順序正確、去斑點(diǎn)、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗(yàn)。在校對(duì)時(shí)發(fā)現(xiàn)不合格圖像時(shí)，應(yīng)及時(shí)處理，以保證圖像的質(zhì)量達(dá)到預(yù)定的標(biāo)準(zhǔn)。必要時(shí)可刪除不合格圖像，重新進(jìn)行掃描處理。

4 圖像存儲(chǔ)

4.1 確定存儲(chǔ)格式

一般采用JPEG格式對(duì)掃描的文件進(jìn)行存儲(chǔ)。在保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量，從而減少在服務(wù)器上占用空間。

4.2 命名圖像文件

以原檔號(hào)名稱建立相應(yīng)的文件夾（如C01-026：C表示房產(chǎn)測(cè)繪檔案，01-026表示01號(hào)中第26號(hào)檔案），按頁(yè)碼順序?qū)D像文件命名。所有的文件夾及文件夾內(nèi)頁(yè)碼都必須為唯一。

5 目錄建庫(kù)

5.1 建立房產(chǎn)測(cè)繪檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

建立房產(chǎn)測(cè)繪檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)以下功能：

數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)編輯、檢索查詢、數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)輸出。

5.2 選擇數(shù)據(jù)格式選擇

目錄建庫(kù)應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

5.3 條目輸入

按照《檔案著錄規(guī)則》的要求將房產(chǎn)測(cè)繪檔案條目輸入目錄數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

5.4 質(zhì)量檢查

采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)輸入的條目是否完整，內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)按整檔要求進(jìn)行修改或重新輸入，以保證測(cè)繪檔案目錄條目符合規(guī)范要求。

6 數(shù)據(jù)掛接

6.1 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，建立掃描后的圖像文件的文件名及頁(yè)碼與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，從而實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的掛接。

6.2 交接登記

認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)與檔案整理、掃描時(shí)填寫的頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理辦法。

7 數(shù)據(jù)驗(yàn)收

以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，抽檢的比率不得低于5%。一個(gè)完整的房產(chǎn)測(cè)繪檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上（含95%）時(shí)，給予以驗(yàn)收“通過(guò)”。數(shù)字檔案驗(yàn)收注意：確保掃描前后檔案整理的一致性；掃描圖像與條目數(shù)據(jù)100%掛接；文件圖像格式為JPG格式；提交圖像經(jīng)過(guò)質(zhì)量技術(shù)處理，確保清晰。

8 數(shù)據(jù)備份

8.1 備份范圍

經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。

8.2 備份方式

為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

8.3 數(shù)據(jù)檢驗(yàn)

備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)。備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。

8.4 備份標(biāo)簽

數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。

8.5 備份登記

第8篇：檔案處理方式范文

一、文書檔案收集與歸檔工作的重要意義

文書檔案收集與歸檔在企業(yè)的各項(xiàng)管理工作中起到基礎(chǔ)性和輔的作用，是完善檔案管理工作的前提基礎(chǔ)和重要環(huán)節(jié)。文書檔案所涵蓋的內(nèi)容相當(dāng)龐雜，其中不乏涉及到企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程和重大事件，這些材料并不是塵封于檔案室的陳年舊事，而對(duì)于企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展與重大決策有著重要的參考意義和依據(jù)價(jià)值。文書檔案中的重要文件材料，如計(jì)劃任務(wù)書、審計(jì)報(bào)告、考核評(píng)定辦法等，對(duì)其進(jìn)行收集、歸檔，確保形式完整、內(nèi)容準(zhǔn)確，則會(huì)對(duì)企業(yè)處理日常事務(wù)、調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略提供事實(shí)依據(jù)。因此，文書檔案收集與歸檔工作重要性明顯、意義重大，需在日常檔案管理中給予高度重視。

二、文書檔案收集與歸檔工作中存在的問(wèn)題

1.文書檔案管理人員管理意識(shí)薄弱

文書檔案管理在整個(gè)檔案管理工作中屬于基礎(chǔ)性工作，地位和重要性毋庸置疑。然而，一方面，文書檔案的收集與歸檔工作并未受到相關(guān)部門以及工作人員的重視，主要體現(xiàn)在工作人員綜合素養(yǎng)有待提高，缺乏對(duì)文書檔案的管理意識(shí)。如，將文件按級(jí)別劃分，只關(guān)注重要文件，對(duì)于普通文件的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，致使文書檔案管理工作的質(zhì)量大打折扣，維持在低效率運(yùn)行水平，更為嚴(yán)重的后果是珍貴的檔案材料收集不完整，出現(xiàn)缺失和破損的現(xiàn)象，無(wú)法確保檔案的真實(shí)性。

另一方面，文書檔案管理工作人員缺乏崗位責(zé)任感和工作責(zé)任心。工作人員是檔案管理的執(zhí)行者，人員要素出現(xiàn)問(wèn)題，勢(shì)必會(huì)拉低檔案管理工作的質(zhì)量，文書檔案資源無(wú)法得到高效利用。如，工作人員在處理檔案資料時(shí)，并未對(duì)檔案資料的來(lái)源和出處進(jìn)行核實(shí)，真實(shí)性和可靠性有待考證，類似于這樣的檔案資料處理方式，喪失了檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范性，利用價(jià)值更是微乎其微。加之，檔案管理人員未能與時(shí)俱進(jìn)、順應(yīng)技術(shù)變革，及時(shí)更新和學(xué)習(xí)檔案管理技術(shù)，在識(shí)別檔案真實(shí)性和有效性上缺乏應(yīng)有的技能和措施，一定程度上阻礙了檔案管理的順利開展。

因此，針對(duì)文書檔案收集與歸檔中所涉及的管理問(wèn)題及實(shí)際操作問(wèn)題，應(yīng)引起相關(guān)部門的重視，并及時(shí)采取行之有效的措施，確保文書檔案工作的有序開展，進(jìn)而提升檔案管理工作的整體水平。

2.文書檔案收集與歸檔力度不足

就目前的文書檔案管理工作而言，需進(jìn)一步加強(qiáng)收集和歸檔的力度，從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探索：（1）流程的規(guī)范性。文書檔案的收集與歸檔工作的流程比較混亂，缺乏規(guī)范的操作流程，如，在給文書檔案歸類時(shí)，文件資料的處理方式較隨意，不按既定規(guī)則擺放，不成章法，并存在歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象；（2）歸檔模式的綜合性。傳統(tǒng)的文字檔案運(yùn)用廣泛、歷史悠久，目前較多的檔案資料都是以文字檔案的形式進(jìn)行存檔。而檔案管理技術(shù)的不斷完善，電子文書檔案已日漸成為重要的存檔形式，而相關(guān)工作人員尚未扭轉(zhuǎn)對(duì)于電子文書檔案的看法，缺乏對(duì)電子文書檔案收集和歸檔的意識(shí)，經(jīng)驗(yàn)不足。在實(shí)踐中，文字檔案與電子文書檔案相輔相成，互為補(bǔ)充，因而要對(duì)這兩種歸檔模式加以綜合運(yùn)用，進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案收集和歸檔的力度；（3）信息的可靠性。檔案資料是對(duì)歷史信息的統(tǒng)計(jì)和記錄，只有作為真實(shí)信息的載體時(shí)，才能發(fā)揮應(yīng)有的參考、備查效用，檔案管理實(shí)踐中仍存在一些篡改檔案信息的事件，檔案信息的真實(shí)性、權(quán)威度受到極大的挑戰(zhàn)；（4）文書檔案的完整性。完整性包括時(shí)間的連貫性，頁(yè)碼的連貫與完整等。在文書檔案收集與歸檔過(guò)程中，未錄入相應(yīng)的時(shí)間，或者缺頁(yè)，都破壞了其完整性，進(jìn)而對(duì)真實(shí)性和可靠性產(chǎn)生負(fù)面影響。

3.文書檔案的收集與歸檔不全面

文書檔案收集與歸檔的全面性是衡量檔案管理工作效率的一個(gè)重要指標(biāo)。一方面，檔案管理工作需要處理的文件數(shù)量大、內(nèi)容龐雜、來(lái)源豐富，加之一些文件資料的重要性和唯一性，如果出現(xiàn)遺失和錯(cuò)誤歸檔，將加重文書檔案收集與歸檔的工作量，為后續(xù)工作的開展設(shè)置了無(wú)形的障礙。另一方面，一些文書檔案管理人員在進(jìn)行日常工作時(shí)，由于職責(zé)劃分的模糊性以及個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的制約力等綜合因素的影響，導(dǎo)致文書檔案收集與歸檔工作無(wú)法在既定的軌道上有序運(yùn)行，往往會(huì)出現(xiàn)收集與歸檔不全面的問(wèn)題。

三、文書檔案收集與歸檔工作的改進(jìn)措施

1.提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)

對(duì)于檔案管理人員的評(píng)價(jià)，應(yīng)從兩個(gè)維度來(lái)衡量：業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)。（1）業(yè)務(wù)能力，包括檔案管理人員系統(tǒng)掌握專業(yè)領(lǐng)域的管理知識(shí)，并能夠熟練、靈活的將其運(yùn)用于日常檔案管理實(shí)踐中，從而將知識(shí)與技能相結(jié)合，進(jìn)一步形成檔案管理核心能力。優(yōu)秀的檔案管理人員除了要掌握自身領(lǐng)域內(nèi)的知識(shí)與技能外，還應(yīng)具備檔案管理的主動(dòng)性等職業(yè)習(xí)慣，充分調(diào)動(dòng)管理人員自身的積極性，確保文書檔案收集與歸檔工作順利開展。業(yè)務(wù)能力的實(shí)現(xiàn)有賴于內(nèi)部培訓(xùn)，相關(guān)部門主管人員針對(duì)檔案管理人員的階段性績(jī)效目標(biāo)和業(yè)務(wù)能力指標(biāo)，制定出相應(yīng)的專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，通過(guò)培訓(xùn)的方式，促使檔案管理人員在較短的時(shí)間內(nèi)，熟練掌握領(lǐng)域內(nèi)的知識(shí)與技能，并于培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行考核，在培訓(xùn)的終端把握檔案管理人員的培訓(xùn)效果。（2）綜合素養(yǎng)，綜合素養(yǎng)涵蓋了工作態(tài)度：敬業(yè)精神，責(zé)任心，使命感；文化修養(yǎng)：學(xué)識(shí)、文化層次、主動(dòng)學(xué)習(xí)的能力；心理狀態(tài)：積極樂(lè)觀、熱情友善、堅(jiān)毅果敢；價(jià)值理念：奉獻(xiàn)工作，熱愛(ài)集體等。檔案管理人員的綜合素養(yǎng)是其內(nèi)在狀態(tài)，而業(yè)務(wù)能力是其外在表現(xiàn)，內(nèi)心狀態(tài)與外在表現(xiàn)之間是相輔相成，相互作用的，亦即良好的綜合素養(yǎng)彰顯管理人員積極健康的狀態(tài)，為業(yè)務(wù)能力的培育提供良好的素質(zhì)條件；而過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力使得管理人員在優(yōu)秀的績(jī)效激勵(lì)下，保持積極進(jìn)取的內(nèi)在狀態(tài)。

2.優(yōu)化文書檔案管理制度

文書檔案的收集與歸檔工作制度的完善，為相關(guān)檔案管理工作的開展提供了有利的制度保障。（1）歸檔期限，明確設(shè)置歸檔期限，更便于將不同期限類別的材料分類保管，防止遺失，為檔案管理人員收集與歸檔工作提供了便利，更省時(shí)、省力、高效的完成工作，減輕了工作負(fù)荷，無(wú)形中提高了檔案管理人員的工作積極性與滿意度；（2）歸檔范圍，科學(xué)、合理的歸檔范圍應(yīng)具有一定的適應(yīng)性和針對(duì)性，以企業(yè)的整體發(fā)展戰(zhàn)略為依據(jù)，立足于實(shí)際需要，依照相關(guān)制度規(guī)范、工作職責(zé)范疇，綜合考量這些因素之后，制定最佳的文書檔案的歸檔范圍；（3）制度更新，文書檔案收集與歸檔管理制度如果滯后于現(xiàn)實(shí)需求，就失去了存在的意義和價(jià)值，甚至?xí)铚n案收集與歸檔工作的順利開展，因此，相關(guān)部門應(yīng)在考量現(xiàn)實(shí)需求和自身發(fā)展的基礎(chǔ)上，及時(shí)調(diào)整文書檔案管理制度中的不適應(yīng)性，及時(shí)更新制度，來(lái)適應(yīng)不同時(shí)期、特定條件下對(duì)于文書檔案收集與歸檔的需要。

3.調(diào)整文書檔案收集與歸檔工作方式

文書檔案收集與歸檔工作在傳統(tǒng)的軌道上積弊已久，多體現(xiàn)為缺乏主動(dòng)性、檔案資料的遺失與不完整性。因此，改變以往的文書檔案收集與歸檔工作方式，有助于檔案管理工作取得更高的效率、實(shí)現(xiàn)新的突破。（1）問(wèn)題反饋的及時(shí)性，在文書檔案收集與歸檔過(guò)程中，最大限度的規(guī)避可能出現(xiàn)的紕漏，但問(wèn)題的出現(xiàn)在所難免，如不及時(shí)處理，會(huì)造成巨大的管理成本，降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理效率，因此，出現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)反饋并處理；（2）工作的主動(dòng)性，在檔案收集與歸檔工作中，化被動(dòng)為主動(dòng)，相關(guān)管理人員主動(dòng)開啟與別的部門的聯(lián)系，統(tǒng)籌安排檔案收集與歸檔工作的開展進(jìn)程，定期實(shí)行檢查，確保檔案材料的真實(shí)性、可靠性、連續(xù)性，主動(dòng)做好每一個(gè)細(xì)節(jié)工作，滿足各部門乃至整個(gè)企業(yè)對(duì)于檔案資料的需求；（3）硬件設(shè)施的完備性。檔案管理人員在進(jìn)行檔案收集與歸檔工作時(shí)，容易因短期內(nèi)無(wú)法克服的人員特質(zhì)因素，而導(dǎo)致工作失誤，如：人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度、工作疲勞度等。在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的當(dāng)下，充分利用高科技設(shè)備，可以有效規(guī)避人員特質(zhì)因素而產(chǎn)生的工作失誤和潛在危機(jī)，還能節(jié)省人力成本，提升文書檔案收集與歸檔工作的效率。

第9篇：檔案處理方式范文

關(guān)鍵詞：用友ERP―U8V10.1 固定資產(chǎn)采購(gòu) 流程

用友ERP―U8V10.1系統(tǒng)的固定資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)功能，完善了采購(gòu)業(yè)務(wù)的處理方式，進(jìn)一步加強(qiáng)了財(cái)務(wù)鏈和供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，豐富了財(cái)務(wù)與I務(wù)一體化的業(yè)務(wù)處理模式。

一、固定資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)概述

企業(yè)發(fā)生固定資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)有兩種處理方式，一種是在財(cái)務(wù)管理模塊中運(yùn)用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)通過(guò)資產(chǎn)增加功能完成資產(chǎn)卡片的登記、制單等處理，再到總賬系統(tǒng)完成憑證的后續(xù)處理等會(huì)計(jì)核算工作。另一種是在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化環(huán)境下，運(yùn)用采購(gòu)系統(tǒng)和庫(kù)存管理系統(tǒng)完成固定資產(chǎn)的采購(gòu)流程，再以采購(gòu)訂單為核心，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)通過(guò)采購(gòu)資產(chǎn)功能，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程中的固定資產(chǎn)在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的登記，然后通過(guò)應(yīng)付款系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的應(yīng)付款項(xiàng)的管理。

二、固定資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)與普通采購(gòu)業(yè)務(wù)的比較

（一）相同點(diǎn)

用友ERP―U8V10.1系統(tǒng)環(huán)境下的固定資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)是以采購(gòu)訂單為核心的資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)，其業(yè)務(wù)處理流程同普通采購(gòu)業(yè)務(wù)類似，即在采購(gòu)管理系統(tǒng)進(jìn)行填制訂貨單、到貨單、開具增值稅發(fā)票等環(huán)節(jié)的操作，在庫(kù)存管理系統(tǒng)進(jìn)行采購(gòu)貨物入庫(kù)的操作，在應(yīng)付款管理系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)付款管理的操作。

（二）不同點(diǎn)

通過(guò)用友ERP―U8V10.1系統(tǒng)處理的固定資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)，由于其具有固定資產(chǎn)的屬性，因此通常是根據(jù)發(fā)票和入庫(kù)憑證在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)登記資產(chǎn)賬，采購(gòu)的資產(chǎn)不納入生產(chǎn)和銷售計(jì)劃，也無(wú)須在存貨核算系統(tǒng)進(jìn)行資產(chǎn)的采購(gòu)成本處理。在系統(tǒng)中相關(guān)操作的不同點(diǎn)具體包括：

1.單據(jù)流程。固定資產(chǎn)采購(gòu)由于未納入生產(chǎn)和銷售計(jì)劃，因此在請(qǐng)購(gòu)單環(huán)節(jié)不能參照MPS（主生產(chǎn)計(jì)劃）或MRP（物料需求計(jì)劃）關(guān)聯(lián)生成請(qǐng)購(gòu)單，不能通過(guò)齊套采購(gòu)方式下達(dá)請(qǐng)購(gòu)單。在采購(gòu)訂單環(huán)節(jié)，固定資產(chǎn)采購(gòu)不能參照MPS（主生產(chǎn)計(jì)劃）或MRP（物料需求計(jì)劃）、銷售訂單等單據(jù)關(guān)聯(lián)生成請(qǐng)購(gòu)單，不能通過(guò)齊套采購(gòu)方式生成采購(gòu)訂單，資產(chǎn)存貨不參與配額。結(jié)算后的采購(gòu)入庫(kù)單不在存貨核算系統(tǒng)進(jìn)行資產(chǎn)采購(gòu)成本處理，而是進(jìn)入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)參照生成固定資產(chǎn)卡片，完成采購(gòu)資產(chǎn)賬的登記。

2.初始設(shè)置。

（1）在公共基礎(chǔ)設(shè)置部分，需要在基礎(chǔ)檔案的倉(cāng)庫(kù)檔案設(shè)置中設(shè)置專門用來(lái)存放固定資產(chǎn)的資產(chǎn)庫(kù)。在進(jìn)行采購(gòu)資產(chǎn)入庫(kù)操作環(huán)節(jié)時(shí)必須選擇資產(chǎn)庫(kù)。在“業(yè)務(wù)類型”部分設(shè)置“固定資產(chǎn)”這一類型，并且在后續(xù)的所有固定資產(chǎn)采購(gòu)單據(jù)操作中業(yè)務(wù)類型都必須設(shè)置為固定資產(chǎn)。在存貨檔案部分，屬于固定資產(chǎn)采購(gòu)的存貨，其屬性必須設(shè)置為“資產(chǎn)”和“外購(gòu)”這兩項(xiàng)，才可以在業(yè)務(wù)類型為“固定資產(chǎn)”的采購(gòu)業(yè)務(wù)中錄入固定資產(chǎn)采購(gòu)的存貨。

（2）在期初數(shù)據(jù)處理部分，針對(duì)固定資產(chǎn)系統(tǒng)啟用之前已經(jīng)入庫(kù)的固定資產(chǎn)，直接在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)通過(guò)錄入原始卡片的方式進(jìn)行入庫(kù)登記，不需要在采購(gòu)管理系統(tǒng)錄入業(yè)務(wù)類型為“固定資產(chǎn)”的期初采購(gòu)入庫(kù)單。針對(duì)票到貨未到的情況，在采購(gòu)管理系統(tǒng)中錄入期初采購(gòu)發(fā)票時(shí)，需要將業(yè)務(wù)類型選擇為“固定資產(chǎn)”。

3.日常采購(gòu)業(yè)務(wù)處理。用友ERP―U8V10.1系統(tǒng)處理的固定資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)以采購(gòu)訂單為核心，將采購(gòu)管理系統(tǒng)、庫(kù)存管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)等模塊進(jìn)行業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)鏈與供應(yīng)鏈實(shí)時(shí)同步處理。

三、用友ERP―U8V10.1環(huán)境下固定資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)處理案例分析

[案例]燕華商貿(mào)有限公司2016年1月20日通過(guò)資產(chǎn)采購(gòu)方式向西寧服裝公司采購(gòu)貨架1套，無(wú)稅單價(jià)60 000元，收到貨物經(jīng)驗(yàn)收合格后入資產(chǎn)庫(kù)，開具采購(gòu)增值稅專用發(fā)票（發(fā)票號(hào)0000000007），并立即支付貨款。該批資產(chǎn)以固定資產(chǎn)登記入賬。

案例分析：該筆業(yè)務(wù)屬于資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)，首先需要建立資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)境，進(jìn)行對(duì)應(yīng)的倉(cāng)庫(kù)和存貨信息設(shè)置。其次，進(jìn)行該資產(chǎn)的采購(gòu)流程處理，其中，采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的所有相關(guān)單據(jù)的“業(yè)務(wù)類型”均設(shè)置為“固定資產(chǎn)”。第三，在應(yīng)付款管理系統(tǒng)對(duì)資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行應(yīng)付款項(xiàng)處理。第四，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)導(dǎo)入業(yè)務(wù)類型為“固定資產(chǎn)”且已結(jié)算的采購(gòu)入庫(kù)單，進(jìn)行資產(chǎn)分配生成固定資產(chǎn)卡片，完成該筆固定資產(chǎn)的登記入賬。具體業(yè)務(wù)處理過(guò)程如下：

（一）初始設(shè)置

該部分主要進(jìn)行資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)關(guān)鍵要素的設(shè)置，包括倉(cāng)庫(kù)的設(shè)置和存貨檔案的設(shè)置。操作步驟包括：

1.設(shè)置資產(chǎn)庫(kù)。在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)進(jìn)入基礎(chǔ)設(shè)置基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)倉(cāng)庫(kù)檔案，添加倉(cāng)庫(kù)名稱為“資產(chǎn)庫(kù)”的倉(cāng)庫(kù)檔案，其中必須勾選“資產(chǎn)倉(cāng)”，不勾選“參與MRP運(yùn)算”。

2.設(shè)置存貨檔案。在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)進(jìn)入基礎(chǔ)設(shè)置基礎(chǔ)檔案存貨存貨檔案點(diǎn)擊[增加]按鈕輸入以下信息：存貨編碼403，存貨名稱為貨架，計(jì)量單位為套，存貨屬性勾選“外購(gòu)”“資產(chǎn)”點(diǎn)擊[保存]按鈕保存存貨信息。

注：設(shè)置該存貨檔案時(shí)，“資產(chǎn)”屬性是該存貨能夠參與資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)處理的關(guān)鍵要素。

（二）采購(gòu)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理

1.填制采購(gòu)訂單。

步驟解析：采購(gòu)訂單是資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的核心要素，在單據(jù)填制過(guò)程中必須將“業(yè)務(wù)類型”這一項(xiàng)設(shè)置為“固定資產(chǎn)”。訂單的其他信息錄入與普通采購(gòu)業(yè)務(wù)訂單一致。

操作步驟：采購(gòu)管理系統(tǒng)采購(gòu)訂貨采購(gòu)訂單點(diǎn)擊[增加]按鈕設(shè)置業(yè)務(wù)類型為“固定資產(chǎn)”，輸入訂單表頭其他信息后點(diǎn)擊[保存]按鈕點(diǎn)擊[審核]按鈕進(jìn)行單據(jù)審核。

2.填制采購(gòu)到貨單。

步驟解析：填制采購(gòu)到貨單必須將業(yè)務(wù)類型設(shè)置為“固定資產(chǎn)”才能與同為固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)類型的采購(gòu)訂單通過(guò)“生單”方式進(jìn)行單據(jù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。

操作步驟：采購(gòu)管理系統(tǒng)采購(gòu)到貨到貨單點(diǎn)擊[增加]按鈕設(shè)置業(yè)務(wù)類型為“固定資產(chǎn)”點(diǎn)擊[生單]，在過(guò)濾條件中將業(yè)務(wù)類型設(shè)置為“固定資產(chǎn)”選擇資產(chǎn)采購(gòu)的采購(gòu)訂單完善到貨單表頭其他信息后點(diǎn)擊[保存]按鈕點(diǎn)擊[審核]按鈕進(jìn)行單據(jù)審核。

3.填制采購(gòu)發(fā)票。

步驟解析：采購(gòu)發(fā)票參照采購(gòu)訂單或入庫(kù)單生成，同時(shí)進(jìn)行現(xiàn)付業(yè)務(wù)處理，并與采購(gòu)入庫(kù)單進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，生成“固定資產(chǎn)”業(yè)務(wù)類型的結(jié)算單。

操作步驟：采購(gòu)管理系統(tǒng)采購(gòu)發(fā)票采購(gòu)專用發(fā)票點(diǎn)擊[增加]按鈕設(shè)置業(yè)務(wù)類型為“固定資產(chǎn)”點(diǎn)擊[生單]在過(guò)濾條件中將業(yè)務(wù)類型設(shè)置為“固定資產(chǎn)”選擇資產(chǎn)采購(gòu)的采購(gòu)入庫(kù)單完善發(fā)票表頭其他信息后點(diǎn)擊[保存]按鈕點(diǎn)擊[現(xiàn)付]按鈕，輸入現(xiàn)付的金額、結(jié)算方式等信息點(diǎn)擊[確定]按鈕點(diǎn)擊[結(jié)算]按鈕，完成與采購(gòu)入庫(kù)單的結(jié)算。

（三）庫(kù)存管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理

填制采購(gòu)入庫(kù)單。

步驟解析：采購(gòu)的固定資產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)收合格后須進(jìn)入具有“資產(chǎn)倉(cāng)”屬性且專門用來(lái)存放固定資產(chǎn)的“資產(chǎn)庫(kù)”。該業(yè)務(wù)導(dǎo)入資產(chǎn)采購(gòu)的訂單或到貨單生成采購(gòu)入庫(kù)單。采購(gòu)入庫(kù)單在與該筆業(yè)務(wù)的采購(gòu)專用發(fā)票結(jié)算后會(huì)傳遞到固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)以生成固定資產(chǎn)卡片，進(jìn)行采購(gòu)固定資產(chǎn)入賬登記。

操作步驟：庫(kù)存管理系統(tǒng)采購(gòu)入庫(kù)單設(shè)置業(yè)務(wù)類型為“固定資產(chǎn)”點(diǎn)擊[生單]在過(guò)濾條件中將業(yè)務(wù)類型設(shè)置為“固定資產(chǎn)”選擇資產(chǎn)采購(gòu)的采購(gòu)到貨單選擇“資產(chǎn)庫(kù)”，完善入庫(kù)單表頭其他信息后點(diǎn)擊[保存]按鈕點(diǎn)擊[審核]按鈕進(jìn)行單據(jù)審核。

（四）應(yīng)付款管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理

1.審核采購(gòu)專用發(fā)票。

步驟解析：對(duì)采購(gòu)管理系統(tǒng)填制的采購(gòu)專用發(fā)票進(jìn)行正確性審查，并依據(jù)其進(jìn)行固定資產(chǎn)采購(gòu)應(yīng)付賬款確認(rèn)。本筆業(yè)務(wù)在固定資產(chǎn)到貨入庫(kù)后與采購(gòu)發(fā)票已進(jìn)行完全結(jié)算，因此在設(shè)置應(yīng)付單據(jù)過(guò)濾條件時(shí)選擇“已整單報(bào)銷”。

操作步驟：應(yīng)付款管理系統(tǒng)應(yīng)付單據(jù)處理應(yīng)付單據(jù)審核在應(yīng)付單據(jù)過(guò)濾條件中選擇“未審核”“包含已現(xiàn)結(jié)發(fā)票”“未制單”“已整單報(bào)銷”選項(xiàng)，其他信息默認(rèn)點(diǎn)擊[確定]按鈕在應(yīng)付單據(jù)列表中選擇對(duì)應(yīng)的采購(gòu)專用發(fā)票，點(diǎn)擊[審核]按鈕，即完成該筆資產(chǎn)采購(gòu)的發(fā)票審核。

2.制單處理。

步驟解析：對(duì)審核無(wú)誤后的采購(gòu)專用發(fā)票進(jìn)行制單處理，完成采購(gòu)固定資產(chǎn)的記賬操作。需要注意的是，對(duì)現(xiàn)結(jié)采購(gòu)發(fā)票制問(wèn)保借方取[產(chǎn)品科目設(shè)置]中對(duì)應(yīng)的采購(gòu)科目，該科目一般是材料采購(gòu)或在途物資，而針對(duì)固定資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)則需要將該科目調(diào)整為固定資產(chǎn)。

操作步驟：應(yīng)付款管理系統(tǒng)制單處理在制單類型中選擇“現(xiàn)結(jié)制單”，點(diǎn)擊[確認(rèn)]按鈕在采購(gòu)發(fā)票制單列表中選擇發(fā)票號(hào)為0000000007的采購(gòu)專用發(fā)票，在“選擇標(biāo)志”一欄雙擊點(diǎn)擊[制單]按鈕在憑證界面按照業(yè)務(wù)資料設(shè)置憑證類別和制單日期借方采購(gòu)科目若是材料采購(gòu)或在途物資則手動(dòng)調(diào)整為固定資產(chǎn)點(diǎn)擊[保存]按鈕，完成制單處理。

（五）固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理

生成采購(gòu)資產(chǎn)卡片。

步驟解析：在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化環(huán)境下，供應(yīng)鏈模塊中生成的業(yè)務(wù)類型為“固定資產(chǎn)”的采購(gòu)入庫(kù)單在與采購(gòu)專用發(fā)票結(jié)算后傳遞到固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)生成采購(gòu)資產(chǎn)卡片。對(duì)于采購(gòu)資產(chǎn)業(yè)務(wù)，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中主要是進(jìn)行以卡片形式的固定資產(chǎn)登記處理，由于在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中已經(jīng)完成資產(chǎn)的會(huì)計(jì)核算和記賬，因此，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)不需要進(jìn)行制單處理。

操作步驟：（1）固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)選擇[卡片]菜單單擊[采購(gòu)資產(chǎn)]菜單在未轉(zhuǎn)采購(gòu)資產(chǎn)訂單列表界面選擇該筆業(yè)務(wù)的采購(gòu)訂單選擇資產(chǎn)采購(gòu)訂單后，在訂單列表下方的未轉(zhuǎn)采購(gòu)資產(chǎn)入庫(kù)單明細(xì)子表自動(dòng)選中并顯示對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單；（2）點(diǎn)擊[增加]按鈕，進(jìn)入“采購(gòu)資產(chǎn)分配設(shè)置”設(shè)置該資產(chǎn)卡片的類別、開始使用日期、存貨數(shù)量等信息，點(diǎn)擊[保存]按鈕，進(jìn)入卡片錄入界面；（3）在固定資產(chǎn)卡片錄入界面設(shè)置其他必要信息，點(diǎn)擊[保存]按鈕，系統(tǒng)會(huì)提示本次結(jié)轉(zhuǎn)生成卡片的情況。

四、小結(jié)

用友ERP―U8V10.1系統(tǒng)環(huán)境下要實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)處理，在遵循常規(guī)的采購(gòu)業(yè)務(wù)處理流程前提下，需要注意幾個(gè)關(guān)鍵的要素：在初始設(shè)置部分，倉(cāng)庫(kù)和存貨須具有“資產(chǎn)”屬性，在業(yè)務(wù)處理部分，所有單據(jù)的“業(yè)務(wù)類型”均須是“固定資產(chǎn)”，由于資產(chǎn)采購(gòu)不納入生產(chǎn)計(jì)劃和銷售計(jì)劃，因此，資產(chǎn)的采購(gòu)成本不需要在存貨核算系統(tǒng)進(jìn)行處理，使用采購(gòu)資產(chǎn)功能生成的固定資產(chǎn)卡片不在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)制單，而是在應(yīng)付款系統(tǒng)中制單。用友ERP―U8V10.1系統(tǒng)環(huán)境下的采購(gòu)資產(chǎn)功能進(jìn)一步完善了采購(gòu)業(yè)務(wù)處理模式，加強(qiáng)了供應(yīng)鏈和財(cái)務(wù)鏈業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，有效促進(jìn)了企業(yè)的精細(xì)化管理。

參考文獻(xiàn)：

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