檔案管理的職責(zé)精選(九篇)
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第1篇：檔案管理的職責(zé)范文
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理 規(guī)章制度 開發(fā)檔案資源
公司的檔案的范圍很廣，主要包括公司設(shè)立，變更的申請，審批，登記和終止后清算等方面的內(nèi)容；公司的董事會、監(jiān)理會以及股東大會的會議資料；會計、財務(wù)等方面的文件報告；人力管理、法律事務(wù)等方面的文件資料；生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品生產(chǎn)、安全生產(chǎn)、能量消耗等方面的文件資料；儀器，設(shè)備，科研，技術(shù)引進等方面的文件資料；信息，情報和黨群組織方面的文件資料；各種聲響資料包括：照片檔案，影片檔案，錄影檔案，錄像檔案等。對如此繁雜的文檔進行有效地管理是非常重要的。
首先我們先來了解一下企業(yè)檔案管理是什么涵義？包含哪些方面？企業(yè)的檔案管理內(nèi)容主要是由兩部分組成，一部分是企業(yè)檔案的行政管理工作內(nèi)容，另一部分便是企業(yè)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)視工作內(nèi)容。前者一般是指對于企業(yè)的檔案工作實施統(tǒng)籌的規(guī)劃，統(tǒng)一制度，監(jiān)督，指導(dǎo)，組織協(xié)調(diào)等。后者一般是指對于企業(yè)文件材料的形成，積累，整理和歸檔的管理，監(jiān)督，和指導(dǎo)，以及企業(yè)檔案的收集，整理，保管，統(tǒng)計和鑒定以及對于企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用等。其實用最簡潔的話概括，企業(yè)文檔管理主要包括以下幾個方面：收集歸檔，借閱，獲取資源，修改銷毀四個方面。
1.檔案收集歸檔
企業(yè)的檔案從材質(zhì)上主要分為兩類紙質(zhì)文檔以及聲像文檔。對于不同材質(zhì)的檔案進行收集歸檔的時候需要注意的事項是有所不同的，應(yīng)當(dāng)區(qū)別對待。但是在很大的方面是具有共同性的。
比如各類文檔在收集歸檔的時候都要注意它的完整性。如果有缺失部分必須立即追查歸檔；另外如果文件如已抽查應(yīng)有主管部門的管理人員的簽字作為認(rèn)證，文件的處理手續(xù)必須是完備的，如果發(fā)生了遺漏現(xiàn)象應(yīng)當(dāng)立即退回主管部門補齊；與本檔案無關(guān)的文件或者不應(yīng)該隨這次的檔案而歸檔的文件，應(yīng)當(dāng)立即退回主管部門；貴重的物品應(yīng)當(dāng)退回經(jīng)辦部門，在經(jīng)過指定保管部門的簽收后，才能將文件歸檔處理；還要建立，健全立卷歸檔的制度，要確定檔案建立的范圍，時間和保管的期限；對于一些殘缺不齊的檔案，應(yīng)當(dāng)積極采取措施，將檔案收集齊全。
除了完整性之外，檔案歸檔的時候另一個非常重要的問題便是有序性。只有當(dāng)所有的文檔以一定的規(guī)則進行分門別類的才能夠方便以后進行查閱。這種規(guī)則可以按照公司的規(guī)定或者管理者自身的習(xí)慣來進行。在各個不同的類別之下再根據(jù)員工，時間，重要性等不同的小類來進行分別存放。這樣查閱起來就顯得很方便。
最后，檔案的清潔和維護也是一項很重要的內(nèi)容。管理檔案的人員應(yīng)當(dāng)隨時擦拭檔案架以防止蟲蛀腐蝕，對于紙質(zhì)文檔來說要主要保持檔案室的干燥，而對于那些聲像檔案就要保證底片，膠片庫的溫度和濕度要保持在適宜的水平以防止這些材料的清晰度下降，同時磁帶庫要注意避開較大的磁場而且盡量注意不要用鐵皮柜，此外對于一些年代較久的底片膠片等在取用的時候要盡量保持手部的清潔。
2.檔案的借閱
公司的檔案為了方便公司員工查閱資料，是企業(yè)的公共資源，因此大家在借閱的時候都應(yīng)該注意愛護檔案，要確保檔案的完整性，不能夠私自涂改，勾畫，剪去，拆散或者損毀。同時為了防止檔案的丟失等問題的出現(xiàn)，各部門的經(jīng)辦人因業(yè)務(wù)的需求要調(diào)用檔案的時候，應(yīng)當(dāng)填寫“調(diào)卷單”，經(jīng)過該部門的部門經(jīng)理同意之后向檔案的管理人員借閱，同時在檔案歸還的時候，管理人員核查無誤之后進行歸檔“調(diào)卷單”由管理人員留存。這樣如果將來檔案出現(xiàn)了什么問題也有據(jù)可查。同時為了避免責(zé)任不清的問題，借閱者不能夠?qū)n案相互之間私自收受。
另外由于企業(yè)的檔案會涉及到商業(yè)秘密，因此對于外單位的借閱，應(yīng)該持有單位的介紹信，經(jīng)過總經(jīng)理的批準(zhǔn)之后才能借閱，而且不能夠離開檔案室，在經(jīng)過總經(jīng)理的批準(zhǔn)之后才能夠?qū)⑺膬?nèi)容帶出。但是當(dāng)政府的有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱公司的檔案的時候，公司就要給予配合和協(xié)助，這是作為公民的基本義務(wù)。
在企業(yè)的檔案管理當(dāng)中，如何從儲存的檔案當(dāng)中獲取有效地資源是公司要解決的一個重要的問題。如果只是簡單的存放，那么便失去了檔案管理的根本意義，獲取信息需要的是專業(yè)的團隊，能夠從歷年公司的存下來的數(shù)據(jù)當(dāng)中進行分析，挖掘出我們需要的曲線圖，更要有總結(jié)判斷能力，能夠?qū)σ呀?jīng)發(fā)生的事情的原因，影響因素進行分析，從而指導(dǎo)以后的工作。
然而時代在進步，隨著微電子技術(shù)，計算機技術(shù)，通信技術(shù)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段在企業(yè)檔案管理中的逐步深入應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理的很多理念都受到了沖擊，迫切需要探索更加科學(xué)更加先進的檔案管理辦法。利用掃描儀等電子儀器將紙質(zhì)檔案徹底的數(shù)據(jù)化，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫方便查找，已經(jīng)不是一件新鮮的事情了。而“辦公自動化”和“辦公無紙化”概念的提出，更是將檔案管理信息化變成了家喻戶曉的事情。
3.信息化檔案管理
企業(yè)檔案信息化就是是指企業(yè)依據(jù)法律，依靠科學(xué)的思想和管理組織方法，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等高科技技術(shù)，對企業(yè)的檔案進行信息化處理使得信息的收集，處理。整合，資源發(fā)掘，傳輸和應(yīng)用數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化，從而實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的資源共享，這樣便提高了企業(yè)檔案資源的利用率，為企業(yè)和社會提供檔案信息服務(wù)。
數(shù)據(jù)共享是企業(yè)檔案信息化管理的一個重要的特點也是最大的優(yōu)點。傳統(tǒng)的檔案管理并不能做到這一點，而實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享便使得企業(yè)的各部門的配合的效率大大提高。除此之外文檔一體化的管理是企業(yè)檔案信息化管理的一個發(fā)展方向。如何使得生產(chǎn)活動，文書處理和檔案的管理工作有效的銜接在一起，提高企業(yè)的信息處理能力，實現(xiàn)檔案信息的無縫交接使我們在進行企業(yè)檔案信息化的過程當(dāng)中必須要時刻注意的問題。只有把信息化管理檔案和企業(yè)的其他組織活動聯(lián)系在一起才能真正的發(fā)揮信息化檔案的魅力。
4.總結(jié)
檔案管理工作一方面可以讓企業(yè)的高層管理人員及時的了解企業(yè)的整體情況，可以為企業(yè)的決策提供有說服力的一句；另外還有利于社會上的人對于企業(yè)經(jīng)營的成果的認(rèn)同，為企業(yè)與其他有關(guān)方面進行進一步的合作提供讓人信服的證據(jù)。在我們國家經(jīng)濟快速發(fā)展的歷史背景之下，做好檔案管理工作，不斷地探索和嘗試新的檔案管理手段，創(chuàng)新性的更新檔案的管理觀念，同時全面而又真實的反應(yīng)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果，對于實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷地提高企業(yè)管理效率具有非常深遠的影響。因此做好檔案管理工作能夠促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展，不斷地提高企業(yè)的市場經(jīng)濟力。
參考文獻：
[1]孫宗虎 王瑞勇.人力資源與行政后勤[J].人民郵電出版社，2012(14)
第2篇：檔案管理的職責(zé)范文
隨著社會的發(fā)展，現(xiàn)代醫(yī)院已步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、數(shù)字化的管理軌道。檔案工作作為醫(yī)院整體工作中的一個重要組成部分，醫(yī)院的醫(yī)療、教育、管理等工作不斷向高層次跨越，檔案從歷史的角度來看，是歷史的記錄，通過檔案可以了解過去;從現(xiàn)實的角度來看，是現(xiàn)實的寫照，通過檔案可以了解現(xiàn)在;從形式上看，檔案是各種文獻資料的匯集;從內(nèi)容上看，檔案不僅反映過去和現(xiàn)在，而且也影響著未來。如何搞好檔案管理，為醫(yī)院發(fā)展提供迅速、準(zhǔn)確的信息服務(wù)都有重要的現(xiàn)實意義。
一、現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理中存在的問題
一是檔案管理意識不強。絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少，沒有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式，大多數(shù)檔案人員都是從行政、護理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來的，對檔案工作精力投入不足，認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。因此會嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
二是檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。 在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識面較窄、學(xué)歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過來的，且平時檔案管理人員進修學(xué)習(xí)的機會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。
三是管理制度不健全，檔案收集效率不高，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少，沒有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發(fā)展的需要，不利于科學(xué)管理。
四是檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高。有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，雖然近年來隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理被廣泛運用，而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發(fā)，造成檔案保管不符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后。
二、加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理的對策
一是加強領(lǐng)導(dǎo)、宣傳，增強檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現(xiàn)科學(xué)管理的前提。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔民醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。
二是領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案目標(biāo)管理的關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現(xiàn)科學(xué)管理的前提。院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展; 要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。
三是健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。檔案管理工作是一項嚴(yán)素的、條理性很強的工作。建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，使檔案工作的每個環(huán)節(jié)的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。
第3篇：檔案管理的職責(zé)范文
1.1對檔案管理工作重視程度不夠
煤礦建設(shè)項目是一個繁雜的系統(tǒng)工程，很多項目在建設(shè)過程中都存在對檔案管理工作重視程度不夠的現(xiàn)象。一方面對項目檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，另一方面對建設(shè)項目檔案管理工作約束和要求不嚴(yán)，加之煤礦建設(shè)項目條件艱苦、人員流動性大、選人困難，造成檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠。而煤礦建設(shè)各項工程門類繁多，各參與建設(shè)單位之間溝通交流困難，也造成檔案資料在收集整理過程中存在諸多障礙。如果單位對檔案管理人員的職責(zé)監(jiān)督檢查不到位，就會使檔案管理工作出現(xiàn)漏洞，甚至造成銜接脫節(jié)，嚴(yán)重的會使檔案資料流向不明和丟失。在采用傳統(tǒng)的檔案管理方法進行龐大的煤礦建設(shè)項目檔案資料時，相關(guān)檔案管理的規(guī)章制度不完善，檔案管理的規(guī)范性不夠，操作流程不標(biāo)準(zhǔn)，項目參建單位之間協(xié)調(diào)溝通不夠，都會給項目檔案資料的完整歸檔帶來困難。
1.2未能構(gòu)建完整的檔案管理體系
項目的檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)在項目機構(gòu)建立初期就同步形成，很多煤礦建設(shè)工程項目由于地處偏遠地區(qū)，在建設(shè)初期條件艱苦，設(shè)施簡陋，檔案管理機構(gòu)不能及時建立或者辦公設(shè)施都沒有基本保障，也無法保證檔案資料的質(zhì)量和安全，更與項目建設(shè)的信息化技術(shù)要求不相適應(yīng)，無法滿足當(dāng)前現(xiàn)代化礦井建設(shè)的需要。近幾年，我國飛速發(fā)展的采礦技術(shù)已經(jīng)與世界先進水平接軌，因此構(gòu)建完整的信息化檔案管理體系是現(xiàn)代化煤礦建設(shè)的基礎(chǔ)。
1.3檔案資料基礎(chǔ)工作薄弱
項目建設(shè)與檔案管理工作的專業(yè)性都很強，在職責(zé)不明確和管理松散的項目中，參建的各單位輕視檔案管理工作的現(xiàn)象普遍存在；工程技術(shù)人員和檔案管理人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序，缺乏對檔案管理的實踐能力，煤礦建設(shè)項目檔案的收集、整理與歸檔工作與項目建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，造成了煤礦建設(shè)項目檔案工作滯后，影響了工程各方面對項目檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術(shù)文件資料有時存在分散、損壞、丟失等各種現(xiàn)象，這樣就制約了工程項目的正常施工和檔案管理工作的規(guī)范管理。
2做好煤礦建設(shè)工程項目檔案管理的四點建議
2.1充分重視煤礦建設(shè)工程項目檔案管理工作
在企業(yè)投資建設(shè)項目中，煤礦建設(shè)項目屬于政府核準(zhǔn)類別。盡管近兩年國家對煤礦等能源類建設(shè)項目的核準(zhǔn)審批在逐漸放寬，但按照國家相關(guān)核準(zhǔn)項目的審批制度和要求，從項目前期論證，到項目支撐性的文件設(shè)計審批，均有嚴(yán)格規(guī)范的制度和約束條件。同樣在煤礦建設(shè)項目實施的過程中，煤礦監(jiān)管部門對工程施工的過程及竣工投入使用，都有全過程的監(jiān)管和監(jiān)督。作為特殊工程項目的煤礦建設(shè)工程，其使用壽命少則幾十年，多則上百年，檔案管理工作是其工程項目全面管理的基礎(chǔ)，也是項目順利實施和產(chǎn)生效益的根本保障，因此，煤礦建設(shè)項目的檔案管理工作就顯得尤為重要，必須自始至終重視項目檔案的管理工作。對具體的煤礦建設(shè)工程項目而言，要求各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視煤礦建設(shè)項目檔案工作，工程項目從實施初期，項目負(fù)責(zé)人就應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)圖紙、文件、聲像記錄以及計算數(shù)據(jù)等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任制及考核獎懲辦法。項目負(fù)責(zé)人在抓好工程質(zhì)量和安全生產(chǎn)的同時，要有注重檔案管理的思想意識，把工程項目的檔案管理工作納入日常工作的管理當(dāng)中，調(diào)配業(yè)務(wù)素質(zhì)好、責(zé)任心強的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，同時要在設(shè)施配備上給予支持，使檔案管理有必要的經(jīng)濟保障。要積極組織檔案工作人員參加檔案管理方面的培訓(xùn)，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的條件，為企業(yè)發(fā)展和建設(shè)做出應(yīng)有貢獻。
2.2加強煤礦建設(shè)工程項目檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
煤礦建設(shè)項目管理要做到各系統(tǒng)和各單位步調(diào)一致、協(xié)調(diào)統(tǒng)一，項目業(yè)主即建設(shè)單位是整個過程項目的統(tǒng)領(lǐng)者，因此對項目的檔案管理也要統(tǒng)一歸口在建設(shè)單位的檔案管理部門。建設(shè)單位的檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)對參與建設(shè)的各部門和各單位的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，做到上下協(xié)調(diào)，并與過程施工建設(shè)同步。建設(shè)單位的檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)定期組織參建單位有關(guān)人員進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，統(tǒng)一安排部署檔案整理組卷的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對有關(guān)人員普及檔案管理的知識，同時檔案管理人員也能通過溝通和交流獲得工程建設(shè)方面的信息和專業(yè)知識。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)建立檔案管理人員的信息系統(tǒng)，明確各自的工作職責(zé)，加強監(jiān)督和考核，建立和健全各項規(guī)章制度。
2.3加強煤礦建設(shè)工程項目檔案資料的收集和整理
收集歸檔是檔案工作最基礎(chǔ)、最薄弱的環(huán)節(jié)。切實加強對項目檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全。項目竣工后，檔案管理人員必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作。參建單位必須依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范組織檔案資料的歸檔整理，在工程完工后，要及時將檔案移交給建設(shè)單位；建設(shè)單位在項目竣工驗收前，應(yīng)當(dāng)組織并申請檔案部門進行項目檔案專項驗收，待項目檔案通過專項驗收后，建設(shè)單位方可組織項目的竣工總驗收；建設(shè)單位的檔案管理部門必須全過程參與項目的各單項竣工驗收和項目竣工總驗收。其職責(zé)就是在參加驗收的過程中嚴(yán)格把關(guān)，并審查各項檔案資料是否合格。在監(jiān)督檢查各項竣工檔案資料時，要重點檢查各項歸檔材料中圖紙和實物的相符性以及簽字手續(xù)的完備和真實性。對查出的問題要記錄在案，并及時跟蹤到底，確保問題最終解決，為項目檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。
2.4規(guī)范檔案管理制度建設(shè)
第4篇：檔案管理的職責(zé)范文
一、企業(yè)工程檔案管理的現(xiàn)狀及難點
企業(yè)工程檔案為項目投產(chǎn)后正常生產(chǎn)維護、檢修或改造、擴建的重要依據(jù)。也是保證建設(shè)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地為建設(shè)項目檔案竣工驗收提供依據(jù)。盡管檔案管理重要性認(rèn)識不斷提高，但目前仍存在問題值得思考和重視。
1.項目檔案管理工作重視程度不夠及范圍、職責(zé)界定不清
建設(shè)項目前期、建設(shè)過程到竣工驗收，各級領(lǐng)導(dǎo)非常重視立項、投資、設(shè)計、招投標(biāo)、安全、質(zhì)量、進度、決算、竣工驗收等各環(huán)節(jié)的工作，但對辦理過程和形成結(jié)果的依據(jù)性文件材料只關(guān)心是否辦理完畢，不關(guān)心文件材料的集中和安全管理，以散存在個人手中為普遍存在的問題，造成形成文件責(zé)任者與文件管理者責(zé)任不清，沒有做到項目檔案工作與項目建設(shè)同步，沒有嚴(yán)格執(zhí)行建設(shè)項目檔案“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的管理原則。在遺留項目中有的建設(shè)單位，在建設(shè)過程中對檔案管理的責(zé)任就界定不清，準(zhǔn)備接受驗收時，又將自行負(fù)責(zé)的各階段文件材料口頭委托施工單位進行整理、組卷，施工單位對這部分文件材料的形成過程不了解，只能在案卷外觀質(zhì)量上達到要求，其內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性達不到要求，是遺留項目驗收、在建項目檔案管理中存在的普遍問題。
2.企業(yè)檔案管理人才隊伍問題
企業(yè)發(fā)展沒有充分考慮到檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)和能力培訓(xùn)，檔案管理工作在引進和發(fā)展現(xiàn)代化辦公設(shè)備與辦公技術(shù)的同時，未能根據(jù)檔案管理工作特點強化人才隊伍建設(shè)，不能實現(xiàn)工作人員與辦公技術(shù)、辦公設(shè)備的無縫配合及與現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。
3.建設(shè)單位各級管理、工程技術(shù)人員檔案管理意識淡薄。
各級管理、工程技術(shù)人員是建設(shè)項目前期和管理中文件材料的主要形成者和具體執(zhí)行者，是建設(shè)項目檔案進行收集、積累的主要來源。在對遺留和在建工程項目的檔案管理進行分析時，大部分建設(shè)單位存在人員少、兼職多，缺乏檔案管理基礎(chǔ)和專業(yè)知識，他們習(xí)慣將自己形成的、具有參考和利用價值的文件材料放在“手邊”方便再利用，主觀意識上對建設(shè)項目過程中檔案“統(tǒng)一管理”有抵觸情緒，待項目檢查和驗收有關(guān)聯(lián)時再做“回憶錄”，臨近整體項目竣工驗收時，才感到檔案管理工作麻煩、壓力很大或由于工作變動又沒有被監(jiān)督交接“私人財產(chǎn)”，使原本有價值、憑證作用且無法補救的文件材料遺失和沒有利用的機會，是建設(shè)項目管理的文件材料收集不全的因素。
4.項目參建單位對項目建設(shè)文檔的收集不夠重視。
建設(shè)項目檔案管理不僅是建設(shè)單位單方面的工作，項目檔案從形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)及安裝等參建單位共同來完成，是一項密切配合的工作，各參建單位之間存在一種互動的關(guān)系。項目檔案管理的質(zhì)量，關(guān)鍵取決于建設(shè)單位的組織管理，只有建設(shè)單位做好參建單位的組織、協(xié)調(diào)和管理，使他們明確各自在建設(shè)項目檔案工作中應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，并給予積極配合，才能保證項目檔案的順利進行。
二、強化工程項目檔案管理的對策
1.人員素質(zhì)建設(shè)與能力培養(yǎng)
人的管理理念依然是企業(yè)檔案管理的主要因素，其素質(zhì)和能力的培養(yǎng)應(yīng)視為基礎(chǔ)中的重點進行，因此需要引導(dǎo)全體檔案管理工作人員在與公司主體業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的法律、合同及其他相關(guān)領(lǐng)域廣泛涉獵，拓寬知識面，全面提升文化與業(yè)務(wù)工作素養(yǎng)。
2.將項目管理的要求與檔案工作的要求緊密結(jié)合、同步進行
工程檔案管理工作只有與項目建設(shè)緊密結(jié)合、融入項目建設(shè)同步之中才會有生命力。從項目的提出開始、項目建設(shè)各階段中到項目竣工全過程，檔案的形成、收集、整理都要同時跟上，合格的竣工檔案與竣工驗收同步進行。只要高度重視過程監(jiān)管，緊密結(jié)合、同步進行，健全管理體制和工作網(wǎng)絡(luò)，堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”原則，才能逐步實現(xiàn)項目檔案管理同步化、制度化、網(wǎng)絡(luò)化。
3.明確建設(shè)單位自身檔案管理及職責(zé)范圍
檔案管理首先應(yīng)明確自身檔案管理職責(zé)范圍：按照建設(shè)項目各階段檔案管理范圍、責(zé)任劃分，除施工文件、監(jiān)理文件由施工單位、監(jiān)理負(fù)責(zé)各自范圍內(nèi)各類文件的收集到歸檔；生產(chǎn)準(zhǔn)備和試運行階段的文件由使用單位和建設(shè)單位共同完成收集到歸檔；其它各階段文件（項目立項、設(shè)計及基礎(chǔ)、項目管理、工藝設(shè)備、涉外、消防、財務(wù)和器材、竣工驗收文件）的收集到歸檔均是建設(shè)單位的職責(zé)范圍。其次是建設(shè)單位對監(jiān)督、指導(dǎo)各參建單位將項目檔案工作與項目建設(shè)同步負(fù)有責(zé)任。只有明確了檔案管理的職責(zé)，才能避免出現(xiàn)分工不明的現(xiàn)象
4.充分發(fā)揮建設(shè)單位在項目檔案管理中監(jiān)督指導(dǎo)的作用
一是將項目檔案的管理制度化，納入合同管理中，在項目招投標(biāo)和簽訂合同時，設(shè)立專門的條款，明確規(guī)定各參建單位對項目文件的責(zé)任及完成標(biāo)準(zhǔn)。明確設(shè)計單位、各施工單位以及監(jiān)理單位提交有關(guān)基礎(chǔ)資料和文件的期限、份數(shù)、質(zhì)量要求和對項目文件的監(jiān)督、審查責(zé)任。用合同作為約束各參建單位強有力的法律依據(jù)。二是發(fā)揮監(jiān)理單位的重要作用，依照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》，監(jiān)理單位對項目文件特別是竣工圖、竣工文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，負(fù)有監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、審核、簽認(rèn)的責(zé)任。三是針對項目實際編制建設(shè)項目檔案管理辦法，對項目建設(shè)文件材料從形成積累、質(zhì)量要求、整理編目到移交歸檔及責(zé)任部門提出統(tǒng)一要求，并在項目建設(shè)各階段嚴(yán)格執(zhí)行。通過建設(shè)單位和各參建單位的共同努力，逐步實現(xiàn)建設(shè)項目檔案遵循：施工中把“形成關(guān)”，交工驗收時把“歸檔關(guān)”，建設(shè)、監(jiān)理單位共同把“質(zhì)量關(guān)”，保證項目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。才不會在對檔案進行匯總整理時出現(xiàn)遺失，缺失，漏失的現(xiàn)象。
第5篇：檔案管理的職責(zé)范文
一、精細化管理的內(nèi)涵
與其他管理理念相比，精細化管理對于“精”和“細”尤其重視，是一種全新的管理理念。其試圖通過此點將管理質(zhì)量與效率進行有效提升，也是基于常規(guī)管理模式所進行的一種深度管理方式。精細化管理對于以下幾點極為重視，設(shè)定明確的管理職責(zé)、社會分工必須到位、提供質(zhì)量精細的服務(wù)、管理質(zhì)量的提升與成本的降低兼顧。隨著社會的發(fā)展，精細化管理逐漸被廣泛應(yīng)用于大量領(lǐng)域，新時期的高速公路檔案管理也不外如是。隨著建設(shè)項目的不斷增加，與之相關(guān)的檔案資料也越來越多，從而使其管理難度大增。面對檔案資料冗雜、種類繁多的現(xiàn)狀，高速公路檔案管理部門需要明確劃分各項工作，確保各司其職，最終實現(xiàn)檔案資料管理工作的全方位、立體式和無死角。
二、實施精細化管理的各項要求
（一）緊緊圍繞“做什么”，明晰各個崗位的職責(zé)。對組織系統(tǒng)而言，崗位職責(zé)主要指對其部門和崗位工作任務(wù)所進行的定性描述。將崗位職責(zé)?M行明確的具體做法是，以任務(wù)的屬性為依據(jù)，將工作內(nèi)容按照類別單獨列出來，并根據(jù)具體條款要求以一定規(guī)則將細分后的工作科學(xué)排序。崗位職責(zé)定性構(gòu)建的目的在于解決“做什么”這一問題，將紀(jì)律和學(xué)習(xí)方面的各項要求置于管理制度之中予以解決。比如工作職責(zé)劃分不夠合理與科學(xué)，部門職責(zé)與個人崗位職責(zé)分工不細、責(zé)任落實不到位以及關(guān)聯(lián)度不高，等等。
（二）緊緊按照“怎么做”的各項要求，保證業(yè)務(wù)流程的合規(guī)化。業(yè)務(wù)系統(tǒng)的各項工作流程全面涵蓋了各項規(guī)定動作。業(yè)務(wù)流程是基于資源配置的比較固化的動態(tài)式的組合關(guān)系，對于確保工作業(yè)務(wù)以穩(wěn)定高效的狀態(tài)運行、各個崗位的員工以最有效的方式獲得組織預(yù)想的產(chǎn)出結(jié)果，都能夠發(fā)揮極為重要的作用。如此一來，工作流程中的不規(guī)范和業(yè)務(wù)流程粗放化等局面都將被消除，崗位之間與部門之間相互推卸責(zé)任的現(xiàn)象將會避免，從而使之實現(xiàn)無縫鏈接。
（三）基于“做到什么程度”，量化工作標(biāo)準(zhǔn)。對業(yè)務(wù)技能水平、業(yè)務(wù)操作規(guī)范以及工作完成質(zhì)量與數(shù)量進行衡量的主要依據(jù)是工作系統(tǒng)中的各項規(guī)章制度所構(gòu)成的崗位工作標(biāo)準(zhǔn)。這也是管理者進行過程與結(jié)果評價能夠參考的可測量的客觀依據(jù)。不論是管理者，還是執(zhí)行人員都應(yīng)當(dāng)根據(jù)定量化的指標(biāo)數(shù)據(jù)對業(yè)務(wù)績效進行公開、公正和公平的評價。
三、高速公路檔案精細化管理的措施
（一）基于系統(tǒng)性約束檔案管理的需要，將相關(guān)制度予以完善?？疾旄咚俟吩跈n案管理方面的相關(guān)信息之后，發(fā)現(xiàn)存在許多問題，又以管理效率不高和質(zhì)量較低為最。為此，應(yīng)當(dāng)將現(xiàn)有檔案管理制度予以系統(tǒng)完善，制定出科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度，嚴(yán)格約束管理人員的工作不規(guī)范行為，高度重視檔案的收集、分析、歸檔與清點等重要工作，并按照項目的類型或重要程度予以分類。在檔案系統(tǒng)中，其中涉及的都是項目的相關(guān)重要資料，如施工合同、設(shè)計方案與圖紙、成本協(xié)議、人力資源方面的合同與協(xié)議等多項內(nèi)容，其中當(dāng)屬合同最為重要，在項目啟動與驗收過程中都發(fā)揮著重要作用。驗收過程中，需要對工程量的完成情況進行驗收，要與相關(guān)的合同材料予以核對，公路企業(yè)應(yīng)出示相關(guān)的合同證明材料，以表示施工隊已經(jīng)完成工程量，其決定著高速公路企業(yè)的經(jīng)濟效益。為此，應(yīng)成立項目管理的專項小組，對于出現(xiàn)的違規(guī)操作或檔案管理不到位等行為，應(yīng)根據(jù)情節(jié)的嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處理或懲罰。
第6篇：檔案管理的職責(zé)范文
關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；策略
檔案管理是企事業(yè)單位、行政機關(guān)正常事務(wù)運轉(zhuǎn)中的重要組成部分，伴隨著信息時代的來臨，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)字化建設(shè)也逐漸提上日程。文化局主要負(fù)責(zé)文化事業(yè)、文化產(chǎn)業(yè)的籌劃和實施，提高其檔案管理水平，對于公共文化服務(wù)體系建設(shè)、文化產(chǎn)業(yè)規(guī)劃發(fā)展和文化市場有序規(guī)范都具有積極的意義。尤其是信息時代背景下，如何利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來更新檔案管理模式和理念，與時俱進，是各單位檔案工作需要重點關(guān)注的課題。
1 檔案管理工作中存在的問題及原因分析
1.1 單位對檔案管理工作的重視程度不夠
為了提高企事業(yè)單位、行政機關(guān)對于檔案管理的重視程度，國家通過頒布一系列的法律法規(guī)來實現(xiàn)，比如《檔案法》、《檔案管理辦法》等。但是很多單位對于國家法律法規(guī)的解讀較為片面，沒有切實認(rèn)識到檔案管理的重要性，縱觀各單位管理現(xiàn)狀，檔案管理方面還沒有一個行之有效的系統(tǒng)方案。大多數(shù)還是傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，必要的人力、物力和財力都沒有投入，最為基礎(chǔ)的原因還是對于檔案管理的認(rèn)識不夠，管理意識極為薄弱。比如在文化系統(tǒng)部分單位的管理日程中，因為檔案管理并不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，所以檔案管理大多只是日常工作及文化活動相關(guān)資料的整合，純粹是為了防止丟失而束之高閣，必要時才會查考備用。這樣的檔案管理理念很顯然是落后的，喪失了檔案的主動服務(wù)性能，無法真正體現(xiàn)出對單位的貢獻程度。
1.2 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高，職責(zé)分工亦不明確
目前來看，很多單位的檔案管理人員多為兼職，且很多不具備檔案專業(yè)知識和必要的管理技能，對于檔案管理工作的重要性、規(guī)范性認(rèn)識不夠也導(dǎo)致了員工的專業(yè)素養(yǎng)缺失。在實際管理工作中，檔案管理人員不止要具有較好的檔案管理技能，還應(yīng)該具有相關(guān)工作的知識背景，然而現(xiàn)狀是目前很多單位都沒有做到這一點。還有一個問題就是檔案管理人員的調(diào)動較為頻繁，很多情況下工作人員分工不明確，每個人的崗位工作很多而且較為重復(fù)，這很顯然不利于檔案管理工作的開展。
1.3 檔案管理設(shè)備落后，信息化水平不高
信息化時代對于檔案管理工作提出了新的要求，最為重要的就是關(guān)于檔案管理局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫的建立，這需要一定的計算機水平和硬件設(shè)備來支持。而目前很多單位的檔案管理仍舊以手工為主，對于檔案的數(shù)字化建設(shè)還沒有一個明確的規(guī)劃。而檔案實體及信息的安全意識也有待提高。
1.4 信息化檔案管理基礎(chǔ)薄弱
良好的高科技設(shè)備是做好信息化管理的基礎(chǔ)，雖然目前傳統(tǒng)的手工管理模式正逐漸被取代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)的電子化管理模式逐步應(yīng)用，很多單位的檔案室也配備了硬件設(shè)施，但是應(yīng)該認(rèn)識到信息化檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，簡簡單單的幾臺硬件設(shè)備并不能完全解決問題，軟件設(shè)施的缺乏同樣導(dǎo)致了信息化檔案管理的薄弱。領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠和資金投入不足也是造成這一現(xiàn)象的主要原因，大多數(shù)的信息化檔案管理多是口頭說說，流于形式。
2 信息化環(huán)境下檔案管理策略
傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)飛速發(fā)展的信息化時代，如何利用計算機技術(shù)來進行檔案數(shù)字化建設(shè)，成為普遍關(guān)注的課題。筆者結(jié)合多年工作實踐經(jīng)驗，認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該主要從人力、物力和財力等方面來加強，特提出以下幾點策略。
2.1 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理信息化人才，分工明確
專業(yè)的人才隊伍是做好檔案管理信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)，各單位應(yīng)該結(jié)合自身實際，在人才培養(yǎng)和選擇的時候，兼顧檔案管理的工作能力。比如機關(guān)檔案管理就應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)加強重視的前提下，多進行計算機信息技術(shù)和相關(guān)機關(guān)管理事務(wù)的培訓(xùn)。主要領(lǐng)導(dǎo)要多為檔案管理工作創(chuàng)造條件，配備專業(yè)人才，對于傳統(tǒng)檔案管理的員工要加強信息技術(shù)的培訓(xùn)，做好專業(yè)技能的培養(yǎng)工作。還有就是要明確分工，盡可能做到專人專崗、職責(zé)清晰、調(diào)度合理，領(lǐng)導(dǎo)也要以身作則，提高檔案管理重要性的認(rèn)識。
2.2 加大資金投入
要想做好檔案管理信息化建設(shè)，在硬件和軟件設(shè)施上面的投入是必要的，比如建立檔案管理系統(tǒng)，配備計算機、打印機、掃描儀、數(shù)字設(shè)備和存儲設(shè)備等，要根據(jù)數(shù)字設(shè)備的更新?lián)Q代來決定資金投入程度，切不可一成不變。
2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)
要結(jié)合單位的實際情況，進行數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。首先建立局域網(wǎng)用于平常事務(wù)處理，然后建立有效的檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過將紙質(zhì)的文字、圖片和表格等變成數(shù)字資源，進行室藏存儲?？梢詸C關(guān)檔案室為中心，在每一個科室或部門設(shè)立終端，通過遠程監(jiān)控和信息管理，對于每一個部門中需要及時歸檔的信息進行查看和檢閱，適時辦理集中歸檔。
2.4 確保檔案信息安全
信息化時代網(wǎng)絡(luò)呈現(xiàn)開放格局，在進行檔案數(shù)字化建設(shè)的時候一定要做好網(wǎng)絡(luò)安全防范體系的構(gòu)建，做好局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫的安全管理，杜絕非法操作，對于重要的室藏檔案信息加以權(quán)限，非檔案管理工作人員不能登錄系統(tǒng)，要對檔案管理信息系統(tǒng)進行定期的升級和維護，確保室藏檔案信息安全。
3 結(jié)論
信息化時代的來臨對于企事業(yè)單位和行政機關(guān)的檔案管理提出了新的要求，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)日益發(fā)展的數(shù)字化大環(huán)境，在具體的檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)該從基礎(chǔ)做起，培養(yǎng)專業(yè)人才，保證充足的資金投入，將傳統(tǒng)管理和現(xiàn)代管理相結(jié)合，構(gòu)建信息化時代背景下的新型檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
參考文獻
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第7篇：檔案管理的職責(zé)范文
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案；思路；管理
人事檔案是個人信息的重要載體，同時也是事業(yè)單位人才信息整合的重要來源，更是人才調(diào)動與使用的重要工具。新時期下，事業(yè)單位的人事檔案管理應(yīng)與事業(yè)單位體制改革和事業(yè)單位的成長保持一致，隨著我國人事制度改革的不斷完善，事業(yè)單位的人事檔案管理所反應(yīng)的問題日益突出，需要我們對此進行認(rèn)真的分析了和詳細的研究，以此來推動事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展和進步。本文從事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題出發(fā)，論述了事業(yè)單位人事檔案管理的基本原則，并詳細的分析了事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路。
1人事檔案管理中存在的問題
1.1主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作意識薄弱
長時間以來，事業(yè)單位的人事檔案管理工作相對枯燥和瑣碎，這與事業(yè)單位的發(fā)展模式有關(guān)，因事業(yè)單位的運營無法直接帶來相應(yīng)的經(jīng)濟效益，日常工作往往是以社會效益和長遠效益為主，造成許多工作人員無法認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，加之領(lǐng)導(dǎo)疏于對人事檔案的管理，引發(fā)了一些檔案管理問題。
1.2檔案管理人員素質(zhì)偏低
事業(yè)單位的人事檔案管理具備機密性、雙向性、真實性、可追溯性，因此需要管理人員掌握一定的專業(yè)素質(zhì)，然而現(xiàn)今事業(yè)單位編制還不完善，各單位還處于事業(yè)單位改革的初始階段，有相當(dāng)一部分事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)偏低，兼職人員和無專業(yè)水平人員居多，引發(fā)了事業(yè)單位人事檔案管理無法有效的開展。同時，各事業(yè)單位也缺乏對專業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)，導(dǎo)致人事檔案收集困難、檔案整理無從下手、工作人員難以適應(yīng)檔案管理工作等，這極大的影響到了事業(yè)單位檔案的管理水平。
1.3檔案管理設(shè)施落后
目前事業(yè)單位都以實現(xiàn)了計算機辦公，而人事檔案的管理還處于手工管理或紙制管理范圍，這非常不利于人事檔案的收集、歸檔、調(diào)用，所以在硬件配置上人事檔案管理工作落后于事業(yè)單位整體的發(fā)展，紙質(zhì)的人事檔案也不利于檔案的調(diào)用和保存，因此應(yīng)加大檔案管理設(shè)施的投入，改變陳舊的錄入方法和保存方法，推動檔案管理向信息化發(fā)展。
1.4人事檔案信息化程度低
我國事業(yè)單位的檔案管理工作還處于發(fā)展階段，從檔案管理的信息化來看，人事檔案的信息管理還沒有全面實現(xiàn)計算機管理，檔案信息的建設(shè)還不夠完善，雖然部分事業(yè)單位實現(xiàn)了信息化管理，但信息建設(shè)的方法和策略不足，管理中缺乏系統(tǒng)性和整體性，造成資料收集雜亂，更新不及時，最終引發(fā)人事檔案信息管理的混亂。
2事業(yè)單位人事檔案管理的基本原則
2.1規(guī)范與靈活
事業(yè)單位檔案應(yīng)以國家頒布的檔案管理制度為基礎(chǔ)，并以各事業(yè)單位的實際工作情況進行檔案管理制度的建設(shè)。因行政事業(yè)單位的工作情況不同，各單位在社會所履行的責(zé)任和義務(wù)也不同，在人事檔案管理制度的建設(shè)上，也要依據(jù)單位特點進行發(fā)掘和總結(jié)，建立與實際情況匹配并與單位結(jié)構(gòu)一致的科學(xué)化規(guī)章制度，以此來保證人事檔案管理工作的有效開展。
2.2職責(zé)與權(quán)益
檔案管理人員的權(quán)益應(yīng)該受到單位和領(lǐng)導(dǎo)和重視，如果不重視則會對人事檔案管理工作帶來消極的影響，因此在制定檔案管理制度過程中，要確保檔案管理工作具備合法性和原則性，同時明確主管領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限和職責(zé)，確保檔案管理工作可持續(xù)的發(fā)展。事業(yè)單位的檔案管理工作具備雙向性這一特點，職責(zé)與權(quán)益的保證可以促進檔案管理工作的全面發(fā)展。
2.3制定與執(zhí)行
科學(xué)的管理制度是檔案管理有效開展的重要保障，針對事業(yè)單位人事檔案管理來說，全方位多角度的探索與挖掘管理方法，并進行系統(tǒng)性的總結(jié)是非常必要的，從事業(yè)單位性質(zhì)出發(fā)，總結(jié)規(guī)章制度使之更為合理、系統(tǒng)、科學(xué)，以此來完善檔案管理方法?，F(xiàn)實中還要注意對檔案管理制度的可行性和實用性進行監(jiān)督，通過執(zhí)行管理制度來檢驗其完備性，并結(jié)合實踐理論來完善檔案管理制度，達到以人為本、規(guī)范合理。
3事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路
3.1完善事業(yè)單位檔案管理監(jiān)管制度
事業(yè)單位的人事檔案管理制度應(yīng)從內(nèi)容、質(zhì)量、形式、方法上進行全面的監(jiān)管和完善。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)現(xiàn)實情況和國家規(guī)定來完善檔案管理的監(jiān)管機制，通過監(jiān)督機制來審查檔案處理的效果，促進檔案整理、分類、存放的規(guī)范化和科學(xué)化，只有這樣才能夠確保事業(yè)單位人事的檔案管理工作走向正軌。
3.2做好人事檔案的保密工作
人事檔案管理是對事業(yè)單位重要人才數(shù)據(jù)和核心技術(shù)進行記錄、保存、管理的全過程，如果出現(xiàn)問題會對資料的安全性和人員的安全性帶來危害，因此應(yīng)做好事業(yè)單位人事檔案的保密工作，確保人才信息和數(shù)據(jù)信息只有內(nèi)部人員掌握。筆者認(rèn)為應(yīng)從事業(yè)單位檔案的存放地點出發(fā)，確保其存放在安全地點，并有專職人員進行監(jiān)督和審查，同時人才檔案與信息檔案應(yīng)分開進行存放，以提高檔案管理的機密性。
3.3利用現(xiàn)代技術(shù)開展人事檔案管理
信息技術(shù)是人事檔案管理發(fā)展的重要方向，從事業(yè)單位發(fā)展的角度出發(fā)，應(yīng)多利用計算機技術(shù)和信息技術(shù)進行人事檔案工作的管理。利用計算機來保存和傳遞人事檔案非常方便，如：人員照片、個人情況、專利證書、科學(xué)成果等，這些信息內(nèi)容都可以通過計算機來保存和傳遞，并且避免了丟失和損壞。信息技術(shù)也可以使人事檔案的管理變得更為方便，如：利用軟件來查詢單位高級職稱的人員等。所以，事業(yè)單位應(yīng)多利用現(xiàn)代技術(shù)進行人事檔案管理，以此促進事業(yè)單位的健康發(fā)展。
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第8篇：檔案管理的職責(zé)范文
1.對檔案管理工作缺乏足夠重視
做好醫(yī)院檔案管理工作對于醫(yī)院各項工作的順利開展都具有極為重要的現(xiàn)實意義，順利開展醫(yī)院檔案管理工作不僅利于醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)獲得巨大的經(jīng)濟效益和社會效益，而且關(guān)系到眾多患者的健康乃至生命安全。然而，當(dāng)前一些醫(yī)院對于檔案管理工作缺乏正確認(rèn)識，只將檔案管理看成簡單的病歷資料的搜集和保存，認(rèn)為檔案管理工作的意義不大，不能充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性和必要性，繼而嚴(yán)重制約了醫(yī)院各項工作的有序開展。
2.檔案管理制度不夠健全和完善
檔案管理對于是否歸檔的材料信息缺乏明確的內(nèi)容界定，日常監(jiān)督、檢查與考核很難得到落實，檔案資料信息的收集不全集中于醫(yī)院系統(tǒng)中，國家衛(wèi)生行政部門已經(jīng)制定了適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展需要的、較為完善的管理制度及各類人員的職責(zé)范疇，而關(guān)于檔案管理的制度和相關(guān)職責(zé)卻未加設(shè)定，同時也缺乏相關(guān)的監(jiān)督、檢查及考核措施。在醫(yī)院的目標(biāo)管理考核體系中，也并未將檔案管理納入目標(biāo)考核的范疇，自上而下整體上存在著無視檔案管理的現(xiàn)象，致使醫(yī)院的綜合管理工作呈現(xiàn)較為混亂的狀態(tài)，不利于醫(yī)院全面工作的正常開展。
3.檔案管理工作軟、硬件設(shè)施資金投入不足
隨著新醫(yī)改的進一步深化，各醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施、軟硬件設(shè)施已經(jīng)無法滿足于醫(yī)院自身不斷發(fā)展的需要，由于資金投入不足，當(dāng)前門診、急診及住院病房等基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱，便出現(xiàn)了醫(yī)療用房不足的現(xiàn)象，甚至檔案管理庫房被肆意占用，乃至達到不能正常開展工作的程度。同時，也由于缺乏資金投入，造成檔案管理設(shè)備及技術(shù)手段相對滯后，一部分檔案得不到合理有效保存，出現(xiàn)年年倒柜的耗費人力、財力的現(xiàn)象，也抑制了檔案管理工作的高效發(fā)展。
4.檔案管理人員綜合素質(zhì)較差
檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響到檔案管理工作水平，醫(yī)院管理專業(yè)人員隊伍中，仍缺乏專業(yè)性強的檔案管理人員，檔案管理人員在文化程度、知識水平、業(yè)務(wù)能力方面都參差不齊。而且，大部分檔案管理人員一直固守傳統(tǒng)的檔案管理模式，管理觀念及管理水平已經(jīng)無法適應(yīng)新醫(yī)改發(fā)展的基本需求，檔案管理缺乏活力和創(chuàng)新機制。
二、強化醫(yī)院檔案管理工作的對策
加強醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)從提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、強化檔案管理意識、實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化等方面入手。
1.必須提高對于檔案管理工作的認(rèn)識
檔案管理工作是一項長期的服務(wù)性綜合管理工作，因此，應(yīng)自上而下提高對檔案工作的認(rèn)識。必須認(rèn)真貫徹《檔案法》，調(diào)整和更新檔案管理理念。檔案部門也應(yīng)加強對于檔案管理工作的宣傳力度，通過宣傳，擴大檔案工作的影響力，使全院上下充分認(rèn)識檔案工作的重要性，杜絕各部門無視或忽視檔案資料的現(xiàn)象，全面提高檔案管理意識。
2.將檔案工作納入醫(yī)院綜合管理工作之中
必須將檔案管理工作納入醫(yī)院日常管理工作的重要議事日程，建立和完善檔案管理工作的長效機制。力求做到“三納入”和“四同時”，“三納入”是指納入醫(yī)院規(guī)劃和計劃、納入檔案管理制度、納入相關(guān)人員的職責(zé)范疇；“四同時”是指在布置、檢查、總結(jié)和驗收其他各項工作的同時，必須抓好檔案管理的布置、檢查、總結(jié)和驗收工作。必須將檔案管理工作作為醫(yī)院發(fā)展的核心內(nèi)容來抓，與醫(yī)院建設(shè)和各項業(yè)務(wù)工作同步規(guī)劃和同步發(fā)展，以便更好推進醫(yī)院各項工作的順利、有序開展。
3.建立和完善檔案管理工作制度
要確保檔案管理工作的健康、有序開展，必須建立和完善檔案管理工作制度。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真貫徹和執(zhí)行國家制定的相關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，并結(jié)合醫(yī)院實際發(fā)展情況制定一系列的檔案管理制度，如收集制度、整理制度、歸檔制度、借閱登記制度、統(tǒng)計制度、鑒定銷毀制度等，使收集有范圍，整理有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，管理有措施。同時，有效構(gòu)建以院長為第一責(zé)任人的檔案管理模式，各部門設(shè)立兼職檔案員，依照檔案管理制度做好本部門檔案管理工作，形成完善的系統(tǒng)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
4.加大檔案管理工作資金投入
加大資金投入，有效改善檔案管理的設(shè)施及提升技術(shù)水平是實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)條件。首先，逐漸改善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施及相關(guān)保護措施，比如檔案庫房的空調(diào)、除濕設(shè)備，防火、滅火設(shè)備，高效滅蟲、滅鼠設(shè)備，全面實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化高效管理。其次，投入資金，全面引入和發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高管理效率。第三，對檔案管理人員進行崗位培訓(xùn)必須有必要的資金支持。
5.建立或完善電子檔案
電子檔案的建立使檔案管理工作變得更為方便、快捷和高效，使以前耗時耗力的檔案管理工作變得異常省時省力，使檔案信息的收集、處理、保存和利用均能獲得事半功倍的積極效果，大大提高了檔案管理的工作效率和管理水平。醫(yī)院必須建立或完善電子檔案，利用計算機技術(shù)進行醫(yī)院檔案信息的收集、傳遞、保存和開發(fā)利用，將檔案信息資源做好具體分類，如可分為基建管理、業(yè)務(wù)管理、行政管理、患者信息等諸方面，錄入計算機軟件系統(tǒng)中，確保檔案完整、準(zhǔn)確、真實。
6.全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
首先，應(yīng)定期或不定期組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育工作，促使檔案管理人員不斷努力學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，真正掌握檔案現(xiàn)代化管理的綜合技能，逐步形成系統(tǒng)化、全方位、立體化的檔案管理體系，使醫(yī)院檔案信息資源為醫(yī)院發(fā)展提供全面服務(wù)。其次，深入了解和掌握臨床一線的醫(yī)療情況、科研發(fā)展對于檔案信息管理的基本需求，不斷總結(jié)和改進檔案管理工作，以最大化推進檔案管理水平的提高。
7.開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源，服務(wù)社會
由于醫(yī)院全面工作運營開展過程中形成的各類文件、決議、方案、合同、協(xié)議等重要資料，真實反映了醫(yī)院各個時期的發(fā)展歷程，具有很重要的查考價值。因此，檔案管理人員必須積極樹立較強的服務(wù)意識，明確內(nèi)容歸檔范疇，多渠道、多途徑開發(fā)檔案信息資源，不斷提高檔案管理質(zhì)量和強化服務(wù)意識，力求為醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)學(xué)科研提供全面服務(wù)。組織開展各種編研活動，精心編寫各類專題匯編，并在醫(yī)院網(wǎng)站上各類信息，實現(xiàn)檔案信息資源共享，為醫(yī)院爭創(chuàng)優(yōu)秀醫(yī)院提供完整、真實、可靠的參考依據(jù)，提高檔案信息資源的利用率。
三、結(jié)語
第9篇：檔案管理的職責(zé)范文
前言
醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)學(xué)事業(yè)的科學(xué)研究都有著十分重要的作用，隨著科技的發(fā)展傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理形式已經(jīng)不能滿足日益增長的數(shù)據(jù)量的需求，所以我們應(yīng)該進行相應(yīng)的改革讓醫(yī)院檔案管理工作做得更好地。所以本文主要對醫(yī)院檔案管理工作中的誤區(qū)進行相應(yīng)的分析，同時探討相應(yīng)的改進的方法。
1 檔案管理工作中的誤區(qū)
1.1 檔案意識不強，檔案利用率低
由于檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，所以在一些部門和領(lǐng)導(dǎo)中存在著對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，“重醫(yī)療、輕檔案”的意識較為嚴(yán)重。由于對檔案重視不夠，檔案信息資源開發(fā)不足所以現(xiàn)有的檔案利用率不高，檔案管理制度相對落后。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，現(xiàn)代醫(yī)療科學(xué)技術(shù)不斷提高，新的、先進的醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療手段不斷投入使用，而相關(guān)的檔案管理制度卻沒有得到及時補充和修訂，致使有些很有價值的科研成果資料未能及時整理歸檔。由于檔案管理分散，各科室分散管理，不利于檔案的完整和安全，也不利于檔案利用率。甚至出現(xiàn)重復(fù)保存，造成物力、人力、和空間的浪費，更有許多應(yīng)該納入管理的檔案卻沒有納入管理。
1.2 檔案管理制度不健全，管理效率不高
在醫(yī)院管理中，涉及檔案管理的制度、職責(zé)以及檢查考核制度仍不夠健全。 由于管理制度不嚴(yán)、不健全，各科室保管的材料不能及時移交綜合檔案室，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全，甚至出現(xiàn)遺失或損毀。檔案管理制度不健全，在醫(yī)院管理中，一般都按照衛(wèi)生部要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少。由于沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施，也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核方案中，致使檢查督促考核也得不到落實。
1.3 檔案管理人員文化素質(zhì)低，業(yè)務(wù)水平不高
我國檔案專業(yè)人員隊伍參差不齊主要體現(xiàn)在思想觀念落后、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面。缺乏現(xiàn)代科學(xué)知識，外語差，檔案專業(yè)畢業(yè)的高層次人才較少，己經(jīng)成為阻礙檔案事業(yè)發(fā)展的主要原因。檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的教育培訓(xùn)卻沒有納入計劃，檔案管理水平停留在經(jīng)驗上，服務(wù)方式和管理水平跟不上時展的要求，缺乏創(chuàng)新和活力。同時，給檔案管理帶來較大困難的原因是檔案管理人員工作變動較大，檔案管理作為一專業(yè)性較強的學(xué)科，需要有一定專業(yè)知識的人才才能管好用好檔案，管理人員在長期管理過程中所積累的知識與經(jīng)驗對檔案管理很重要，但由于一些醫(yī)院的檔案管理人員經(jīng)常變動，不但致使己經(jīng)培養(yǎng)好的檔案人員發(fā)揮不了作用，而且還需要對新的工作人員重新培養(yǎng)鍛煉，給檔案管理帶來很大的困難。
2 如何改進檔案管理工作中的誤區(qū)
2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)重視程度
醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案管理工作的關(guān)鍵所在和重要保證，也是科學(xué)管理檔案的前提條件。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，各級醫(yī)院要切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把它納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。平日里加強檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)和充分認(rèn)識檔案的重要意義，從而更好地支持檔案管理工作。檔案管理工作業(yè)務(wù)性很強，因為其專業(yè)性強、涉及面廣、內(nèi)容繁雜。若要做好此項工作，沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持單一靠檔案管理部門是難以開展的。檔案管理的工作人員要轉(zhuǎn)變“重管輕用”的觀念，克服“無所作為”的消極落后思想意識，要解放思想，更新觀念，變封閉式管理為開放型管理，為上門查閱檔案的人員提供熱情的服務(wù)，主動為醫(yī)學(xué)、科研活動提供各種咨詢服務(wù)。
2.2 構(gòu)建檔案管理工作小組，制定相應(yīng)的考核制度
成立的檔案管理工作小組做為檔案管理機構(gòu)按責(zé)任應(yīng)具備組長、副組長，成員為主要科室主任。各科室都要設(shè)一名兼職檔案管理員，其主要負(fù)責(zé)是對本科室的檔案進行整理、分類、歸檔，并定期交至檔案室存檔。這樣，通過過檔案管理組織機構(gòu)的建立，從而保證了整個醫(yī)院檔案管理工作的順利進行。醫(yī)院應(yīng)除了要將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書之中，還應(yīng)該將檔案管理與科主任工作實績考核獎懲掛鉤，既要要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理工作，又要明確科主任對科室檔案工作的管理責(zé)任，為促進了檔案管理的規(guī)范提供了制度指標(biāo)。拓展檔案的歸檔范圍，加強有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院面對醫(yī)療市場所進行的各種經(jīng)營活動，些經(jīng)營活動要形成各種不同的方案、協(xié)議等，應(yīng)及時收集歸檔。又如提倡采購招標(biāo)，其招標(biāo)方法、程序、協(xié)議、合同也應(yīng)進入歸檔材料之中。所以，要進一步健全醫(yī)院檔案管理組織，落實專人收集。
2.3 加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)
目各醫(yī)院從事檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)程度明顯不足，很原來不是學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)，而是從行政、護理、計算機管理等部門轉(zhuǎn)崗過來的，在經(jīng)過一段時間專業(yè)培訓(xùn)之后，便開始從事檔案管理工作。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進醫(yī)院檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。 各醫(yī)院應(yīng)結(jié)合本單位檔案工作的實際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度。管理制度是各項管理工作的靈魂，如果沒有一套嚴(yán)格的管理制度，檔案收集處理的過程將十分混亂。要改變觀念，樹立創(chuàng)新意識，盡快實現(xiàn)服務(wù)主體由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，服務(wù)方式由實體型向信息型轉(zhuǎn)變，服務(wù)手段由手工型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。要注重檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高其思想水平和專業(yè)素質(zhì)，增強科學(xué)管理能力，更好地勝任本職工作。要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、知識更新、進修學(xué)習(xí)等，提高業(yè)務(wù)水平，建立醫(yī)院檔案管理人才梯隊，以便適應(yīng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展，不斷推動檔案管理水平的提高。通過這樣的方式可以幫助我們更好地做好醫(yī)院的檔案管理工作，完成組織上的安排。
