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一、國企在合同管理中存在的一些問題
(一)合同管理往往僅限于合同審查,缺乏全過程管理。合同審查只是合同管理工作中的一部分,雖然在實際工作中占據著合同管理工作的大部分時間,但合同管理并不等于合同審查。但在大部分國企里合同管理往往只局限于合同審查,缺乏對合同的全過程管理。如,對所簽訂合同涉及到的標的金額是否在企業(yè)的綜合計劃內,缺乏有效地事前管控;對已簽訂合同的履行情況,缺乏有效地事后監(jiān)控。在國企中由于種種原因存在著一定數量的先簽后干的合同,對于此類合同,合同審查就形同虛設,無法起到合同審查的事前監(jiān)督作用;無法有效地防控其存在的法律風險;無法使企業(yè)的經營行為納入到有效的風險管體系中來,加大了企業(yè)的法律風險系數。合同管理中存在的法律風險不僅存在于書面的合同中,也存在于和合同之外,如合同相對方履約能力的降低、合同履行過程中主體和內容的變更及合同欺詐行為都會給企業(yè)的經營管理帶來法律風險。
(二)對合同管理缺乏深刻認識,部門設置和人員配備不合理當前,國有企業(yè)還不能從戰(zhàn)略的高度分析和認識合同管理對企業(yè)生存和發(fā)展的重要意義,缺乏對合同管理職能的重視,沒有建立完善的合同管理機構,甚至有些國企對于有關合同管理工作往往會放到企業(yè)中的綜合辦公室或企管計劃部中由一個人來負責;沒有建立嚴格的合同管理制度和規(guī)范工作程序;沒有認識到合同管理是企業(yè)管理不可或缺的重要組成部分。許多國企的法務部門在合同管理工作中處于比較尷尬的境地,其主要表現有:首先,無法介入日常業(yè)務和管理活動,找不到從“救火”到預防的有效途徑;其次,在合同審查中提出的問題和審查的周期往往被業(yè)務部門視為迅速完成業(yè)務的絆腳石;最后,內部法務工作的深層次價值受到質疑,法務部門不斷地被事務化、被動化。由于對合同管理部門的設置和人員配備的不合理,合同管理最終就僅僅成為了合同審查,被動地成為流于形式審查。
(三)合同管理的信息化程度不高,缺乏有效監(jiān)控國企中對于合同管理的信息化程度還比較低,在合同管理過程中還沒有充分利用好信息網絡資源,相互協調、配合機制也不完善,對于合同履行中的進度控制、問題解決等都產生了不利影響。由于日常合同管理工作缺乏信息化手段的有力支撐,已嚴重制約合同管理工作的精細化,其主要表現為:1、由于每年簽署的合同類型多、數量大,對合同簽訂、審核和履行情況進行跟蹤控制的難度較大;2、由于合同管理缺乏信息化手段的有利支撐,對合同相關的統(tǒng)計分析效率低下,無法對各類合同建立風險評估機制,難以提前采取應對措施,防范法律風險的發(fā)生。
二、完善國企合同管理的相關對策
(一)加強合同的全過程管理目前國內大部分國企對合同管理采取的是專業(yè)管理模式,即根據企業(yè)內部職能的分工,由不同部門各自負責合同的不同內容。在這種管理模式中,合同由企業(yè)的不同部門,如采購合同由采購部門負責,銷售合同由銷售部門負責,即使有法務部門,也沒有參與合同管理的全過程,只是在合同文本的制定中提供一些法律意見,在糾紛解決中提供一些法律支持。全過程、綜合管理雖然是合同管理模式發(fā)展的大趨勢。作為國有企業(yè)要在各自現有合同管理模式下,使合同管理逐步向合同審查前、審查后延伸,加強合同的全過程管理。定期對合同管理情況進行總結、分析。合同管理部門要結合國有企業(yè)自身的經營管理不斷完善合同的全過程管理,要把合同管理與企業(yè)的綜合計劃、績效考核、各部門間職責協調結合起來,才能使合同管理在企業(yè)管理中發(fā)揮其應有的作用。比如,在合同審批單上注明此項合同是否在企業(yè)本年的綜合計劃內,所涉及到的合同標的金額是否超過綜合計劃內規(guī)定的金額,這樣不僅做到對合同管理做到了向前延伸,還方便了以后有關合同審計的相關工作。同時涉及到不同部門需要會簽的合同一定要有各部門主管領導在會簽單上的簽字,其不僅有利于各部門之間相關職責的銜接和配合,也為日后更好地履行合同提供了保障。合同管理部門要積極采取相關措施和手段使合同管理工作向前、后延伸,更好地做到事前預防,事后監(jiān)管,讓合同管理工作貫穿到企業(yè)經營管理的全過程中,在企業(yè)的經營管理中真正地起到保教護航的作用。
(二)加強合同管理部門的職能設置和專業(yè)人員的配備國有企業(yè)應該考慮其行業(yè)性質、企業(yè)規(guī)模、市場環(huán)境、內部機構設置等因素設置合同管理部門。合同管理部門的功能除了處理諸如提供法律意見、審查合同條款等一些專門的法律業(yè)務之外,其更多的是與其他相關部門進行相互協調、配合。合同管理部門要達到有效防控企業(yè)法律風險、保障企業(yè)安全運營的目的,就要不斷健全如下各項職能:1、參與合同的談判、起草、審查和審批,規(guī)范合同文本;2、制定示范合同文本庫;3、定期對合同履行、變更、解除等情況進行監(jiān)督檢查;4、處理合同糾紛;5、制定合同管理制度;6、注意合同簽訂、履行、協商、聯絡等環(huán)節(jié)證據的留存與收集工作;7、對合同管理工作進行評估獎懲;8、定期分析和提煉合同法律風險點;9、進行合同風險管理策略和危機預案的制定工作;10、撰寫合同管理年度報告。合同管理人員的配備與合同管理機構的設置有著密不可分的聯系,其可歸納為如下兩個方面:首先是機構和人員的對應性不同的合同管理機構及人員應當被賦予不同的權責。其次是機構和人員的精簡性,合同管理機構的設置應充分考慮企業(yè)組織機構現狀,適當調整現有機構及人員的職責、提高現有機構和人員的效率。為了不斷提高企業(yè)法務人員的專業(yè)素質,優(yōu)化法務隊伍建設,要非常重視對法務人員的培訓,能經常性地組織法務人員進行專業(yè)研討會和工作交流,安排本企業(yè)或社會律師作專題講座,必要時也可選派法務人員到相關法律院校進修學習。
企業(yè)的合同管理分為內部合同管理和外部合同管理。所謂的企業(yè)內部合同管理,主要是涉及企業(yè)人員內部關系的調整問題。比如,勞動合同、保密協議、競業(yè)禁止協議、培訓合同等等。企業(yè)內部合同管理的歸口機構一般為企業(yè)的人力資源部門,也可以劃歸法務部門管理。這要看企業(yè)的規(guī)模及機構設置情況。企業(yè)外部合同管理,指的是對涉及企業(yè)與其他單位之間簽訂的各種合同的管理。比如供貨合同、運輸合同、租賃合同、服務合同等。該類合同是企業(yè)合同管理的重頭戲。管理機構應為企業(yè)的法務部門。規(guī)模較小企業(yè),可設置專職或兼職法務人員進行合同管理。
2企業(yè)內部合同管理
企業(yè)內部合同管理主要是勞動合同的管理。勞動合同制度的建立,為形成新的企業(yè)用人機制,促進勞動力合理流動,依法保護勞動者與用人單位雙方的合法權益,促進勞動關系的和諧穩(wěn)定發(fā)展,發(fā)揮了積極作用。加強勞動合同管理,能有效發(fā)揮勞動合同制度激勵機制作用,從而調動職工積極性,促進企業(yè)提高經濟效益。企業(yè)應當強化勞動合同制度運行的日常管理工作。企業(yè)要加強對勞動合同簽訂、續(xù)訂、變更、終止和解除各個環(huán)節(jié)的管理。對勞動者履行勞動合同情況主要是其個人工資、休假、保險福利、加班及獎懲等有關資料要有記錄。勞動合同期滿前應當提前一個月向職工提出終止或續(xù)訂勞動合同的書面意向,并及時辦理有關手續(xù)。企業(yè)內部合同管理是企業(yè)管理的重要組成部分,只有確保企業(yè)內部合同管理的良好績效,才能提高企業(yè)在市場經濟條件下的競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力。因此,做好企業(yè)內部合同管理是企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的根本[1]。
3企業(yè)外部合同管理
3.1合同監(jiān)督檢查的主要內容
合同監(jiān)督檢查的主要內容主要包括,審查當事人的合法資格及合同的主要條款;審查合同的真實性、合法性及履約能力;監(jiān)督當事人對不能即時清結的經濟往來,必須簽訂書面合同;督促、檢查當事人全面履行合同;檢查變更或解除合同是否履行了法定手續(xù);檢查無效合同和利用合同違法的行為。
3.2合同的訂立的審查
企業(yè)訂立合同應注意審查以下內容。第一,訂立合同應審查對方主體資格,是否為法定代表人或負責人本人或其授權人經手,是否具有履約能力,合同內容是否存在重大疏漏、欺詐。第二,合同文本盡量由本方提供,如對方提供,則應更加嚴格審查,尤其是要注意其中可能存在陷阱。合同落款應標注簽訂日期,并加蓋騎縫章。第三,合同履行是否全面,是否會導致企業(yè)訴訟風險、利益受損;慎重對待合同糾紛,妥善處理。
3.3定金合同的審查
定金合同是企業(yè)經營中常見的合同類型之一,使用頻率高,應當引起企業(yè)的高度重視。在經濟往來中,使用定金擔保合同的履行是重要手段。定金法則具有特殊性。買方向賣方交付定金時,在當事人一方著手履行合同前,買方可以將其定金拋棄,賣方可以將其定金加倍返還而解除合同[2]。對于定金用語上,一定要注意,不能把“定金”寫成“訂金”?!岸ń稹笔欠蓪S眯g語,發(fā)生特定的法律效力。而“訂金”則是一般日常用語,不發(fā)生“定金”法則。有的合同當事人,為日后毀約留后手,特意將“定金”寫成“訂金”。對于沒有法律知識和相關經驗的當事人而言,容易埋下隱患,終將吃虧上當。此外,定金兼具擔保方式與違約責任兩種屬性,當事人可以約定定金的性質,若無特別約定,定金性質為違約定金。由此可見,定金與違約金都是針對違約行為的,若二者并用,一則有悖于違約金的補償性,使違約金具有了懲罰性;二則會造成非違約方的不當得利。所以,違約金和定金不能并用[3]。
3.4合同附隨義務條款的審查
隨附義務是合同履行中的重要內容。以買賣合同為例,存在以下兩種情形。一是,出賣人應將關于買賣標的物的法律上的種種關系告知于買受人。這也就是出賣人的告知義務。如果出賣人占有某項書據,應將該書據交與買受人。二是,標的物的危險,在交付前,已應由買受人負擔的,出賣人于危險轉移后,標的物交付前,如為標的物支出費用而屬必要的,則應根據委任的規(guī)定,屬于非必要的,應依據無因管理的規(guī)定,向買受人請求償還。這也就是買受人之費用償還義務[4]。
3.5合同爭議條款的選擇策略
爭議解決方法是合同的重要條款,如何設置爭議條款至關重要。一般來說,合同爭議解決方法分為協商、調解、仲裁和訴訟等方式。對于爭議不大的糾紛,合同當事人自行協商一般即可解決。對于當事人無法自行解決的合同糾紛,可以通過第三方進行調解。比如,提交行業(yè)性、專業(yè)性人民調解委員會進行調解。調解的弊端在于,達成的調解協議不具有法定的強制執(zhí)行力,也就是不能申請法院強制執(zhí)行,只能靠合同糾紛當事人自覺履行。第三種爭議解決方式——仲裁,從廣義上講,可以分為民商事仲裁、勞動爭議仲裁、農村土地承包經營糾紛仲裁、體育仲裁等類型。其中,勞動爭議仲裁是解決勞動爭議的法定前置程序。后兩種仲裁形式屬于行業(yè)性仲裁。企業(yè)之間的經濟糾紛一般適用民商事仲裁方式。民商事仲裁是平等主體的公民、法人和其他組織之間發(fā)生的合同糾紛和其他財產權益糾紛而采取的爭議解決方式。當事人采用仲裁方式解決糾紛,應當雙方自愿,達成仲裁協議。沒有仲裁協議,一方申請仲裁的,仲裁委員會不予受理。當事人達成仲裁協議,一方向人民法院的,人民法院不予受理,但仲裁協議無效的除外。選擇商事仲裁解決合同糾紛的優(yōu)勢在于,商事仲裁一裁終決,快捷高效。并且,商事仲裁不公開審理,媒體也不能公開報道,這樣就有利于保護合同爭議當事人的商業(yè)秘密。
3.6建立合同備案制度
企業(yè)在經營過程中,必然會涉及簽訂各種合同事宜。合同的簽訂、審批和備案都是必不可少的環(huán)節(jié)。對于規(guī)模較小的企業(yè),企業(yè)負責人是合同管理的經辦人或管理人。對于規(guī)模較大的企業(yè),一般應當設置法務部,配備專門的法務人員進行合同的日常管理。重大合同則需要上報企業(yè)高管審批。企業(yè)的全部合同都應該在法務部門進行備案,歸口管理。
3.7建立重大合同公證制度
公證制度是一項預防性司法證明制度,具有服務、溝通、證明、監(jiān)督等功能,在維護人民群眾合法權益、保障民商事交易安全、維護市場經濟秩序、創(chuàng)新社會治理等方面具有獨特的職能優(yōu)勢和重要作用。公證以自愿公證為原則,以法定公證為例外。法定公證事項又稱為強制公證、必須公證,即法律、行政法規(guī)規(guī)定應當公證的事項,有關自然人、法人或其他組織應向公證機構申請辦理公證。經過法定程序公證證明的民事法律行為、有法律意義的事實和文書,應當作為法院、仲裁機構、行政機關認定事實的根據。但有相反證據,足以公證證明的除外。企業(yè)發(fā)生不動產的買賣、分割、轉讓、抵押、拍賣和出租等重大利益變動行為時,最好以公證的方式簽訂合同,以減少合同糾紛和欺詐。
3.8建立健全合同管理部門,充實合同管理人員,逐步完善管理制度
根據《關于修訂后的〈北京市房屋估價辦法〉的通知》(京房地評字〔1996〕573號)的規(guī)定及十個遠郊區(qū)、縣房地局結合本地區(qū)實際情況上報的房屋重置價格取值請示,現將各遠郊區(qū)、縣房屋重置價格的補償幅度及全市房屋拆遷中附屬物、樹木補償價格通知如下:
一、通縣、大興、昌平、順義縣按房屋重置價格的80%掌握;密云、懷柔縣、門頭溝、房山區(qū)按房屋重置價格的70%掌握;延慶、平谷縣按房屋重置價格的60%掌握。
二、房屋附屬物補償價格按附表1執(zhí)行,其中遠郊區(qū)、縣房屋附屬物補償價格需乘以房屋重置價格補償的幅度。
關鍵詞:合同管理 問題 對策
2010年4月,我國五部委頒布了《企業(yè)內部控制應用指引》,主要針對企業(yè)的內部控制進行規(guī)范,這其中就包含合同管理。合同是現代企業(yè)之間用于規(guī)范各方權利、義務的協議,是現代企業(yè)之間進行合作的主要形式。合同的重要意義決定了合同管理在企業(yè)管理中的重要地位。
一、合同管理的內涵
合同管理主要是指與合同的訂立、合同的轉讓、合同的變更、合同的履行以及合同的終止有關的一系列活動的總稱。合同管理是企業(yè)之間貿易往來和經濟合作的重要基礎。良好的合同管理對于保護合同利益相關者具有重要的意義,防止企業(yè)產生不必要的糾紛、舞弊等行為的發(fā)生。因此,合同管理的好壞直接關系到企業(yè)的生存。
現階段,我國理論界對于合同管理的過程進行了階段式的劃分。第一個階段為合同談判與簽訂階段的管理。由于我國的法律賦予合同相應的法律效應,因此,做好合同簽訂前的準備工作顯得尤為重要,合同一旦簽訂,公司將必須按照約定履行其責任,否則將會承擔相應的違約責任。第二個階段為合同履行階段的管理。通過內部的監(jiān)督等措施,促使合同約定的義務按時履行。第三個階段為合同歸檔階段。即在合同責任與義務履行完畢之后,對合同進行整理,并按照歸檔程序保存,以備查閱。
二、當前我國合同管理存在的問題
隨著我國企業(yè)管理水平的提高,越來越多的企業(yè)意識到合同管理的重要性,開始加大對其管理的力度。但是我國合同管理方面的研究起步較晚,多是借鑒西方發(fā)達國家理論的基礎上得來的。因此,在應用的過程中遇到很多困難,如:
1.合同管理認識上的誤區(qū)。合同管理工作在企業(yè)中不能良好實施的一個重要原因即是企業(yè)高級管理人員對于合同管理認識上的誤區(qū),認為合同管理是浪費時間和精力,完全沒有必要的事情。合同管理屬于企業(yè)的內部控制的內容,內部控制包含五要素,分別為;控制環(huán)境、風險評價、控制活動、信息系統(tǒng)與溝通、監(jiān)督。高管人員對于內控的態(tài)度奠定了企業(yè)內部控制的基調,如果高級管理人員都不能認識到合同管理的重要性,要想其在企業(yè)順利推行,恐怕存在困難。
2.合同管理運行部門和監(jiān)督管理部門獨立性較差。企業(yè)中的合同管理往往涉及到多個部門,因此,存在一些利益沖突。只有保持合同管理的運行及監(jiān)管部門獨立于合同的執(zhí)行部門,才能保證管理的效率。但是,當前一些企業(yè)中,合同管理運行部門和監(jiān)督管理部門不具有獨立性,甚至一些企業(yè)根本沒有合同管理的部門或者專職人員,這都將會造成合同管理的漏洞,使得企業(yè)合同風險加大。這是合同管理現存的問題之一。
3.合同管理缺乏監(jiān)督管理的動力。企業(yè)合同管理往往針對其自身的管理,完善合同簽訂前的審批、準備,完善合同變更的相應手續(xù)和審查、完善合同后續(xù)的歸檔工作等等,這無疑是為企業(yè)管理人員增加了工作量,因此,企業(yè)的管理人員并不樂意實施這項額外的工作。同時,對于自己監(jiān)督自己,高管人員往往都是排斥的。這些因素均造成了合同管理缺乏監(jiān)督管理的動力。
4.合同管理模式存在缺陷。現代企業(yè)往往將合同管理歸責于法律事務,大型的公司一般設立有法務部,中小型企業(yè)出于節(jié)約成本的考慮,往往是外聘法律人士為其提供咨詢,這就是法務模式的合同管理,也是當前最流行的一種合同管理模式。但是,深入分析后發(fā)現,這種管理模式存在一個較大的缺陷:法務部門往往關注的只是合同內容的法律風險。對于合同管理的其他方面的關注較少。同時,現實生活中也存在一些現象比如一個法律咨詢員一天要簽上百份合同,往往粗略的瀏覽下即簽字報出。這都是合同管理模式存在的缺陷。
三、針對當前我國合同管理存在的問題的對策研究
針對上文分析的合同管理存在的問題,本文提出了以下解決問題的對策,以期我國的合同管理更加的規(guī)范,真正為企業(yè)帶來經濟利益。具體的對策有如下幾點:
1.推進企業(yè)合同管理信息化。隨著信息化技術的應用,現階段企業(yè)均已經采用了信息化的管理系統(tǒng),合同管理可以作為一個新的模塊引入企業(yè)現有的信息系統(tǒng)中,對企業(yè)來說并不需要增加許多成本,但卻可以發(fā)揮信息化技術帶來的管理效率的提高。一方面,信息化的合同管理可以有效規(guī)避人為舞弊、人為的錯誤等,另一方面,信息系統(tǒng)經過授權后,只有相關人員才能進行操作,防止合同內容丟失。計算機的操作往往會留下痕跡,因此,一旦出現問題,事后問責時也能快速找到相關的責任人。
2.建立合同管理的培訓機制。針對企業(yè)管理人員對合同管理認識上的誤區(qū)以及合同管理的動力不足問題,企業(yè)可通過組織相關的培訓活動予以解決,之所以存在誤區(qū)、不予支持,是因為高級管理人員并沒有意識到合同管理所帶來的好處,因此,培訓無疑是最快速、有效的方式。培訓的內容應當主要關注合同管理的流程講解、合同管理的重要意義、合同管理的案例分析等方面。
3.建立合同管理的機制。機制是企業(yè)的制度順利實施的基礎,因此,要想合同管理在企業(yè)中順利實施,必須建立相關的合同管理機制,將合同管理各方面的內容制度化。使得員工在操作的過程中有據可依,也方便事后追究或獎勵相關人員提供參考。
4.建立合同管理流程。合同管理的流程的建立可以使得合同管理工作更加有序進行。企業(yè)應就調查與談判、審核與批準、合同文本擬定、合同文本的會審、簽署、蓋章、履行、補充與變更、結算與解除、后續(xù)評估等環(huán)節(jié)的具體內容制定詳細的規(guī)章制度。這樣以來,合同管理變得有據可依、有法可循,大大提高管理的效率。
參考文獻:
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為了貫徹落實《國務院關于建立城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險制度的決定》(國發(fā)〔1998〕44號),加快推進醫(yī)療保險制度改革,按照系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學化的要求開展醫(yī)療保險經辦業(yè)務,我部制定了《城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險業(yè)務管理規(guī)定》(以下簡稱《管理規(guī)定》)?,F印發(fā)給你們,請認真貫徹執(zhí)行,并就有關問題通知如下:
一、各級勞動保障部門所屬的社會保險經辦機構負責統(tǒng)一經辦基本醫(yī)療保險事務,特別是要做好基金的征繳、管理和支付工作。省級勞動保障部門和統(tǒng)籌地區(qū)勞動保障部門要組織社會保險經辦機構認真執(zhí)行《管理規(guī)定》,并結合本地實際,研究制定具體實施辦法,建立各管理環(huán)節(jié)的崗位職責與工作制度,加強基金管理各操作環(huán)節(jié)的監(jiān)控。省一級的實施辦法要報我部社會保險事業(yè)管理局備案。
二、各級勞動保障部門要指導社會保險經辦機構切實加強基本醫(yī)療保險的基礎管理工作,建立健全統(tǒng)計信息、檔案資料的管理制度,并按部的統(tǒng)一規(guī)劃開發(fā)相關的數據庫。
三、要注意做好基本醫(yī)療保險管理人員的業(yè)務培訓。我部將有計劃地組織各地及統(tǒng)籌地區(qū)經辦醫(yī)療保險業(yè)務的骨干進行業(yè)務培訓。各地勞動保障部門也要制定培訓計劃,組織對具體經辦人員進行專業(yè)培訓。
四、各地在落實《管理規(guī)定》的過程中,要善于發(fā)現、認真研究、及時解決基本醫(yī)療保險管理工作中的新情況、新問題,不斷改進工作、完善管理,涉及全局的問題,請及時向我部社會保險事業(yè)管理局反映。
城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險業(yè)務管理規(guī)定
為規(guī)范全國基本醫(yī)療保險業(yè)務管理工作,根據《國務院關于建立城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險制度的決定》(國發(fā)〔1998〕44號)和其他有關規(guī)定,制定本規(guī)定。
一、登記與繳費核定
(一)受理繳費單位(或個人)填的的社會保險登記表及其所提供的證件和資料,并在自受理之日起10個工作日內審核完畢。對符合規(guī)定者予以登記,并發(fā)給社會保險登記證,負責辦理社會保險登記的變更、注銷事宜。
(二)建立和調整統(tǒng)籌地區(qū)內繳費單位和個人參加城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險的基礎檔案資料(繳費單位與繳費個人的基礎檔案資料主要項目見附件2與附件3)。
(三)根據上年度基本醫(yī)療保險繳費情況,以及統(tǒng)籌基金和個人帳戶的支出情況,本著收支平衡的原則,制定本年度的基本醫(yī)療保險費征集計劃。
(四)對繳費單位送達的申報表、代扣代繳明細表及其他有關資料進行審核,認真核定參保人數和繳費單位與個人的繳費工資基數、繳費金額等項目。向用人單位發(fā)放繳費核定通知單。
(五)對于按規(guī)定應參加而未參加基本醫(yī)療保險的單位(或個人),要及時發(fā)放《辦理社會保險手續(xù)通知單》,督促其盡快補辦參保手續(xù)。
(六)按規(guī)定為在統(tǒng)籌地區(qū)內流動的參保人員核轉基本醫(yī)療保險關系。對跨統(tǒng)籌地區(qū)流動的,除按規(guī)定核轉其基本醫(yī)療保險關系外,還應通知費用記錄處理和待遇支付環(huán)節(jié),對個人帳戶進行結算,為其轉移個人帳戶余額,并出具轉移情況表。
(七)定期稽核基本醫(yī)療保險繳費單位的職工人數、工資基數和財務狀況,以確認其是否依法足額繳納基本醫(yī)療保險費。
(八)由稅務機關征收基本醫(yī)療保險的地區(qū),社會保險經辦機構要逐月向稅務機關提供繳費單位(或個人)的基本醫(yī)療保險登記情況及繳費核定情況。
二、費用征集
(一)根據基本醫(yī)療保險繳費單位和個人的基礎檔案資料,確認繳費單位(或個人)的開戶銀行、戶名、帳號、基本醫(yī)療保險主管負責人及專管員的姓名、聯系電話等情況,并與繳費單位建立固定業(yè)務聯系。
(二)依據核定的基本醫(yī)療保險費數額,開具委托收款及其他結算憑證,通過基本醫(yī)療保險基金收入戶征集基本醫(yī)療保險費,或者由社會保險經辦機構直接征集。
(三)以支票或現金形式征集基本醫(yī)療保險費時,必須開具“社會保險費收款收據”。
(四)及時整理匯總基本醫(yī)療保險費收繳情況,對已辦理申報手續(xù)但未及時、足額繳納基本醫(yī)療保險費的單位(或個人),經辦機構要及時向其發(fā)出《社會保險費催繳通知書》;對拒不執(zhí)行者,將有關情況及時上報勞動保障行政部門,由其下達《勞動保障限期改正指令書》;逾期不繳納者,除責其補繳欠繳數額外,從欠繳之日起,按日加收2‰滯納金。
(五)保費征集情況要及時通知待遇審核和費用記錄處理環(huán)節(jié)。對欠繳基本醫(yī)療保險費的單位(或個人),從次月起暫停其享受社會統(tǒng)籌基金支付的待遇;欠繳期內暫停記載個人帳戶資金,不計算參保人員繳費年限,等補齊欠費和滯納金后,方可恢復其待遇享受資格,補記個人帳戶。
(六)定期匯總、分析、上報基本醫(yī)療保險費征繳情況,提出加強基本醫(yī)療保險費征集工作的意見和建議。
三、費用記錄處理
(一)根據繳費單位和個人的基礎檔案資料,及時建立基礎檔案庫及個人帳戶。
(二)根據費用征集環(huán)節(jié)提供的數據,對單位和個人的繳費情況進行記錄,及時建立并記錄個人帳戶(個人帳戶主要記錄項目見附件4)。個人繳納的保險費計入個人帳戶;單位繳納的保險費按規(guī)定分別計入個人帳戶和統(tǒng)籌基金。根據待遇支付環(huán)節(jié)提供的數據,對個人帳戶及統(tǒng)籌基金的支出情況進行記錄,以反映個人帳戶和統(tǒng)籌基金的動態(tài)變更情況。
(三)由稅務機關征收基本醫(yī)療保險費的地區(qū),社會保險經辦機構要根據稅務機關提供的繳費單位(或個人)的繳費情況對個人帳戶進行記錄,同時將有關情況匯總,報勞動保障行政部門。
(四)按有關規(guī)定計算并登記繳費個人的個人帳戶本息和繳費年限。
(五)負責向繳費單位和個人提供繳費情況及個人帳戶記錄情況的查詢服務。對繳費記錄中出現的差錯,要及時向相關業(yè)務管理環(huán)節(jié)核實后予以糾正。
(六)根據登記與繳費核定環(huán)節(jié)提供的繳費單位和個人的變動情況,隨時向登記與繳費核定環(huán)節(jié)及待遇支付環(huán)節(jié)提供變動單位和個人的基礎資料及個人帳戶的相關情況。
(七)對繳費單位、定點醫(yī)療機構、定點零售藥店等報送的基本醫(yī)療保險統(tǒng)計報表,定期進行統(tǒng)計匯總與分析,按規(guī)定及時向上級社會保險經辦機構報送。
(八)繳費年度初應向社會公布上一年度參保單位的繳費情況;每年至少向繳費單位或個人發(fā)送一次個人帳戶通知單,內容包括個人帳戶的劃入、支出及結存等情況;每半年應向社會公布一次保險費征收情況和統(tǒng)籌基金支出情況,以接受社會監(jiān)督。
四、待遇審核
(一)按照有關規(guī)定確定定點醫(yī)療機構和定點零售藥店,并與之簽訂服務協議,發(fā)放定點標牌。
(二)向繳費單位和個人發(fā)放定點醫(yī)療機構選擇登記表,并組織、指導其填報。根據參保人員的選擇意向、定點醫(yī)療機構的服務能力及區(qū)域分布,進行統(tǒng)籌規(guī)劃,為參保人員確定定點醫(yī)療機構。
(三)指導繳費單位的基本醫(yī)療保險專管員(或繳費個人)填寫基本醫(yī)療保險待遇審批表,按規(guī)定進行審核,并向參保人員發(fā)放基本醫(yī)療保險證(卡),同時將相關信息及時提供給定點醫(yī)療機構和定點零售藥店。
(四)及時掌握參保人員的繳費情況及醫(yī)療保險費用支出的相關信息。對欠繳基本醫(yī)療保險費的單位(或個人),從次月起暫停由社會統(tǒng)籌基金向參保人員支付待遇。
(五)接受定點醫(yī)療機構、定點零售藥店的費用申報以及參保人員因急診、經批準的轉診轉院等特殊情況而發(fā)生的費用申報,按有關規(guī)定進行審核。核準后向待遇支付環(huán)節(jié)傳送核準通知,對未被核準者發(fā)送拒付通知。
(六)負責建立參保人員的基本醫(yī)療保險檔案,主要包括就醫(yī)記錄、個人帳戶及統(tǒng)籌基金的使用情況等。
(七)按照有關政策規(guī)定,負責定期審核、調整參保人員所應享受的保險待遇。
(八)按照有關法規(guī)和協議,對定點醫(yī)療機構和定點零售藥店進行監(jiān)督檢查,對查出的問題及時處理。
五、待遇支付
(一)確認繳費單位或個人享受基本醫(yī)療保險待遇資料,編制人員名冊與臺帳或數據庫。
(二)根據有關規(guī)定,研究確定基本醫(yī)療保險待遇的支付方式以及與定點醫(yī)療機構、定點零售藥店的結算方式和結算時間。
(三)根據待遇審核環(huán)節(jié)提供的核準通知及申報資料,按協議規(guī)定的時間與定點醫(yī)療機構和定點零售藥店進行結算,及時撥付結算款。
根據有關規(guī)定,核退個人墊付的應由基本醫(yī)療保險統(tǒng)籌基金支付的款項;為跨統(tǒng)籌地區(qū)流動的參保人員轉移個人帳戶余額;向參保人員繼承人支付個人帳戶結余款。
(四)對個人帳戶和統(tǒng)籌基金的支出情況及時進行登記,并將有關支出數據提供給費用記錄處理環(huán)節(jié)。
(五)與銀行、繳費單位、定點醫(yī)療機構和定點零售藥店等建立經常性的業(yè)務聯系,以便于相互協調配合。
六、基金會計核算與財務管理
(一)根據國家有關規(guī)定,在國有商業(yè)銀行設立基金收入戶和支出戶,收入戶只能向財政專戶劃轉基金,不得發(fā)生其他支付業(yè)務;支出戶只接受財政專戶撥付的基金及該帳戶的利息收入,不得發(fā)生其他收入業(yè)務。
(二)根據審核后的原始憑證及時編制基本醫(yī)療保險費收入和支出記帳憑證,同時按規(guī)定對基本醫(yī)療保險費的實際收支進行審核。
(三)根據原始憑證、匯總憑證或記帳憑證,登記基本醫(yī)療保險明細分類帳或現金日記帳、收入戶存款日記帳、支出戶存款日記帳、財政專戶存款日記帳。定期匯總記帳憑證,填制記帳憑證科目匯總表,試算平衡后登記總帳,并將明細帳金額分別與總帳進行核對,無誤后進行結帳。
(四)每月與開戶銀行對帳,確保帳帳、帳款相符;編制銀行存款余額調節(jié)表,及時調整未達帳項;對因銀行退票等原因造成的保險費欠收,要及時通知費用征集環(huán)節(jié),查明原因、采取措施,確保保險費收繳到位。按照有關規(guī)定,與財政部門(稅務部門)定期對帳。
(五)按期計算、提取保險費用,并編制憑證,保險基金當年入不敷出時,按《社會保險基金財務制度》有關條款的規(guī)定執(zhí)行。
(六)根據保險基金的實際結存情況,在滿足周轉需要的前提下,按照有關規(guī)定,及時辦理基金存儲或購買國債的手續(xù);建立銀行定期存款和各種有價證券備查帳,掌握銀行存款及有價證券的存儲時間與金額,按時辦理銀行存款及有價證券的轉存、兌付及保管工作。
(七)指導和監(jiān)督費用征集、費用記錄和處理和待遇支付等工作,建立應繳未繳、應付未付保險基金備查簿,以及各種業(yè)務臺帳,定期進行核對、清理,加強對各種暫付款、借入款、暫收款等的管理。
(八)按要求定期編報會計報表,正確反映基金的收支結存情況,并提供基金籌集、使用、管理等情況的分析報告。
(九)年度終了前,根據本年度基金預算執(zhí)行情況和下年度基金收支預測,編制次年的基金預算草案?;痤A算草案由勞動保障部門審核后報財政部門審核,經同級人民政府批準后執(zhí)行。在預算執(zhí)行中,遇有特殊情況需調整預算時,應編制預算調整方案,并按上述報批程序執(zhí)行。定期向同級勞動保障行政部門和財政部門報告預算執(zhí)行情況。
(十)年度終了后,編制年度基金財務報告。年度基金財務報告經勞動保障部門核準后報同級財政部門審核,經同級人民政府批準形成基金決算,并逐級上報。
(十一)制定、完善內部的財務管理制度,充分發(fā)揮會計的反映、監(jiān)督職能。
(十二)建立和完善保險基金預警制度,定期組織有關人員對基金收支情況進行分析、預測。計算機管理系統(tǒng)要具備較為完善的基金監(jiān)控、分析、評價、預測功能。
附件:1.城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險業(yè)務管理圖(略)
2.繳費單位基礎檔案資料主要項目(略)
關鍵詞:企業(yè);法律風險;防范;對策
一、企業(yè)法律風險的概念
“企業(yè)法律風險”最早是在2004實施的《國有企業(yè)法律顧問管理辦法》中提到。所謂企業(yè)法律風險是指企業(yè)預期與未來實際結果發(fā)生差異而導致企業(yè)必須承擔法律責任,并因此給企業(yè)造成損害的可能性。當企業(yè)違反了法律,或者行為不符合法律規(guī)范,或者缺乏防范意識,都會產生法律風險。當前企業(yè)法律風險的表現形式體現在:一是經營性損失(包括收益或利潤損失、成本增加等);二是是民事訴訟敗訴(包括訴求的賠償和訟費用等);三是企業(yè)受到行政、刑事處罰或制裁;四是企業(yè)資產(包括有形和無形財產)受損;五是企業(yè)商譽受損及其他損失等。
二、加強企業(yè)法律風險防范的必要性
(一)加強企業(yè)法律風險防范,是企業(yè)在市場競爭中的客觀需要。目前在競爭空前激烈的國內和國際市場下,企業(yè)在面對越來越復雜的法律風險中想要獲得市場優(yōu)勢,必須警惕企業(yè)法律風險,以盡量減少損失情況的發(fā)生。
(二)加強企業(yè)法律風險防范是企業(yè)自身的發(fā)展和成長的重要保障。完善企業(yè)法律風險防范機制,是一個成熟健康企業(yè)的重要標志,也是軟實力的重要標志。多年實例表明,企業(yè)實現長期穩(wěn)定發(fā)展,就必須加強法律風險防范。
(三)加強企業(yè)法律風險防范,也是構建和諧社會的重要組成部分。國有企業(yè)是國民經濟的支柱,企業(yè)法律風險的損失結果導致破產或倒閉,增加下崗職工,勢必會影響到社會穩(wěn)定,阻礙構建和諧社會。相反,則可以有效地促進和諧社會的建設。
三、當前企業(yè)法律風險防范出現的問題
當前我國企業(yè)法律風險防范出現的問題主要體現在以下:
(一)部分企業(yè)管理者法律風險意識差
部分企業(yè)沒有充分認識到律師在企業(yè)管理與發(fā)展中的重大作用,管理者對法律風險缺乏必要的重視,事前缺乏律師參與,產生諸多法律漏洞,一旦引發(fā)糾紛,進入訴訟階段,才意識到律師的重要性。此時,一些案子由于漏洞過多或缺乏有效證據,已回轉無力,即使律師參與也只能挽回少部分損失,甚至血本無歸。
(二)企業(yè)法律風險管理制度建設完善不足
企業(yè)自身制度的缺陷也是引起企業(yè)法律風險增加的一個重要因素。企業(yè)相關法律事務缺乏嚴格的審核程序,由于欠缺法律把關,使得企業(yè)中不合法的做法存在,為日后埋下風險隱患。
(三)相關系統(tǒng)的法務管理制度和法務人員缺乏
一些外聘律師參與企業(yè)法務管理偏向于應急性、被動化模式,律師服務偏重于案件訴訟,顧問律師遠離公司的核心決策圈,對企業(yè)的重大決策發(fā)揮不了應有的影響,無法全面識別企業(yè)存在的法律風險,更談不上采取有效的防范和控制措施。與此同時,企業(yè)又缺乏系統(tǒng)的法務管理制度和法務人員,導致法律服務無法深入到企業(yè)日常經營活動中,企業(yè)法律風險陡增。
(四)管理制度執(zhí)行不到位
目前雖然有企業(yè)建立了較全面的合同管理制度流程,但在履行過程中經辦人員認為程序煩瑣或帶著僥幸心理不認真執(zhí)行這些制度。合同簽訂前未送企業(yè)法律顧問進行合同審查和評估。在業(yè)務執(zhí)行的各環(huán)節(jié)中投有按照制度流程通過法律顧問做好審核監(jiān)督肩的甚至根本就沒有進行法律論證。
四、加強企業(yè)法律風險防范的對策
針對以上出現的法律風險問題,筆者認為要加強法律風險防范可以從以下幾點老考慮:
(一)加強企業(yè)法律風險意識
加強法律風險意識是識別風險、化解風險的前提,也是建立健全法律風險防范機制的思想基礎。隨著企業(yè)資產管理體制改革的不斷深化和完善,要求我們必須具有強烈的法律風險意識。要認識到,法律風險一旦發(fā)生,會給公司帶來嚴重的后果,但事前是可防可控的,因而一定要抓緊強化防范工作。實踐中一些企業(yè)往往重視打官司,而忽視在日常決策中預防法律風險,企業(yè)在發(fā)展中必須樹立守法觀念,要有風險意識,做到企業(yè)行為合乎法律規(guī)范。
(二)建立健全公開、公平的內部決策機制
無論是國有企業(yè)還是有限責任公司, 都有企業(yè)自己的章程。企業(yè)章程就是企業(yè)的“憲法”,它不但規(guī)定企業(yè)各級領導的產生、職權范圍,還規(guī)定了企業(yè)的決策程序等方方面面。企業(yè)日常經營管理決策要依照法律規(guī)定、企業(yè)的章程來進行,就可以規(guī)避一些企業(yè)和經營管理者的法律風險。例如,在有限責任公司股權轉讓過 程中,有的公司股東竟然從來沒有看過公司章程,發(fā)生了爭議也無所適從,甚至有的股東盲目地相信其他股東,最后落入別人的套,上了當等等。針對這個問題,必須建立公開、公平的內部決策機制,熟悉掌握企業(yè)章程,按章程辦事,嚴格遵守法律法規(guī)相關規(guī)定,這是防范法律風險的重要途徑。
(三)完善企業(yè)法律風險預防體系
一是要建立合同管理系統(tǒng)。由企業(yè)簽訂的合同符合法律規(guī)定,條款無遺漏,符合要求的形式,文字準確,嚴謹,是直接關系到企業(yè)的切身利益的。因此,加強企業(yè)合同管理,是防止法律風險性工作的基礎,企業(yè)要建立事前防范和控制以及合同管理制度,具體包括合同歸口管理制度、合同分類專項管理制度、合同委托管理制度等;建立以合同為中心的內部管理控制體系,做到人員、機構、制度三落實。對于多年來企業(yè)有定期的實踐合同,具有很高的重復性和合同的效率,合同應制定固定的文本,如測繪合同,印刷合同。合同須嚴格遵守企業(yè)法律事務機構出具的有關負責人介紹該計劃的法律意見書和批準。建立經常性的業(yè)務合同糾紛統(tǒng)計、管理系統(tǒng),基于情況變化的分析,及時完善企業(yè)固定合同文本。從合同談判,起草,簽署和執(zhí)行有針對性的當事人,并建立關于協調的合同管理體系。二是要建立健全各項規(guī)章制度。建立一套合法、實用、規(guī)范的企業(yè)規(guī)章制度,使人們有所遵循,做到人人有專責,工作有程序,辦事有標準,才能保證企業(yè)的生產經營活動正常有序的進行。同時規(guī)章制度完美的過程,也是人治走向法治的過程。因此,一個企業(yè)制度的出臺,必須嚴格按照一定的程序來進行,包括它的提出、調查、審核、修改、完善等,只有這一系列的步驟一一到位,才能確保企業(yè)規(guī)章制度具備合法性、實用性、規(guī)范性和協調性。
(四)加強企業(yè)法律風險評估機制的建設
企業(yè)存在著較多、較大的法律風險,當前企業(yè)法律風險存在企業(yè)設立到經營活動的各個方面,因此,加強企業(yè)法律風險評估機制建設是非常必要的。企業(yè)法律風險評估可以分為內部評估與外部評估,企業(yè)內部的法務部門可以為其自身進行一定的評估,提出些許法律風險應對的建議,此種機制的建立針對于一般私企較為實踐有效性較高,而對于國企、或者是國有資本參股的企業(yè),其自身出具的法律風險評估報告書需要進相關政府部門的審核,勢必會存在 “自身說自身”的不真實問題。外部評估就是企業(yè)內部無法務部門或者是企業(yè)外聘律師事務所,在企業(yè)與外部律師事務所簽訂相關法律服務協議后,律師通過相關資料的搜集與分析,為企業(yè)出具法律風險評估報告、法律風險應對計劃。
(五)適時選擇外聘律師提供法律服務
企業(yè)根據自身實力,結合企業(yè)發(fā)展需要,發(fā)揮律師在企業(yè)依法決策、依法經營管理和依法維護企業(yè)合法權益方面的作用,以提升企業(yè)的市場競爭力。如果企業(yè)還處于初級發(fā)展階段,為節(jié)約成本,可以聘請律師幫助企業(yè)形成“自我保護、自我約束”的依法經營機制,通過法律咨詢、出具法律意見書等形式,指導企業(yè)建立人事管理、合同管理、稅務管理等制度,或通過定期上門方式對企業(yè)的法律風險進行診斷和預防,可全方位多角度幫助企業(yè)防范法律風險。在企業(yè)發(fā)展成熟階段,如遇到專業(yè)性強的法律事務,也最好聘請律師為企業(yè)提供專項法律服務,以促進企業(yè)的健康成長、穩(wěn)步前進。
(六)加強法律風險防范的交流與合作
積極與法律工作突出的企業(yè)進行交流溝通湘互學習風險防范的管理經驗共同研究思路方法。加強企業(yè)法律顧問和法律人員的業(yè)務培訓和交流。積極與政府相關部門和社會各界法律專家學者溝通,爭取他們的支持和幫助共同做好國有企業(yè)法律風險防范與控制工作。
總之法律風險存在于企業(yè)經營發(fā)展的每一個環(huán)節(jié),如果不加以重視和及時規(guī)避,一旦風險出現,其后果往往是企業(yè)難以控制的,會給企業(yè)帶來極大的甚至是顛覆性的災難。市場經濟就是法制經濟,作為市場經濟主體的企業(yè)必須依法經營管理、依法開展各種經濟活動,這是對企業(yè)最基本的要求。所以說,建立健全法律風險防范機制,是加強企業(yè)風險管理最基本的要求。
參考文獻:
關鍵詞:合同管理 法律風險防范 合同管理目的
現代企業(yè)的經營多半是通過合同形式(包括商談、簽訂和履行三階段)來完成交易的,因此合同管理是企業(yè)內部管理的核心內容,法律風險防范是其主要價值目標。合同法律風險則是以權益實現或責任追究為核心的法律權利義務體系,包括權利與義務的合理分擔、歸責要素和責任承擔等三個技術層面,大體屬于可預測和可控的范疇。在現代企業(yè)管理體系中,合同管理貫穿于企業(yè)的計劃、采購、生產、銷售、財務等所有管理部門,通過強化企業(yè)合同管理水平可以促使企業(yè)各部門的管理水平以及整體管理運行素質獲得全面的提升。目前中國企業(yè)由于合同管理模式選取不當,普遍存在銷售與財務、采購與品保、物流與業(yè)務等部門在管理目標上相互矛盾,相互沖突,各自的合同管理職能受到嚴重限制,企業(yè)合同管理職能長期得不到有效發(fā)揮。目前全程合同管理理念已經逐步走向成熟和規(guī)范,筆者依據這一現代管理理念,結合十多年來為企業(yè)提供專業(yè)法律服務過程中的切身體會和理論思考,對目前企業(yè)在合同管理中存在的誤區(qū)進行評析。
一、將合同管理定位于合同書的管理
不少企業(yè)認為合同管理就是對合同(紙質文書,即合同書)的管理,中心工作是按公司內部簽約授權等級對商談中的合同進行審查、會簽和蓋章,然后對已簽合同進行備份、分類歸檔和保管。這種合同管理模式將合同管理的本質視為合同訂立過程的流程管理,不能真正有效防范企業(yè)的法律風險和實現企業(yè)合同管理的目標,屬于計劃經濟下借鑒行政管理模式的傳統(tǒng)思路。從靜態(tài)管理的角度,這種合同行政管理模式是將合同管理理解成單純的合同文件管理,動態(tài)過程則表現為業(yè)務部門擬定合同樣稿,法律部門(包括法務部門和顧問律師,下同)對合同的法律問題進行把關審核,最后由企業(yè)領導簽字后交辦公室蓋章。這一管理模式忽略了合同交辦審核的細節(jié),包括當事人背景資料、前期談判的焦點、合同履行的技術細節(jié)等問題。同時將合同管理工作全盤交公司法律部門處理,而法律部門僅負責其中合同法律條款的審核。事實上企業(yè)的法律風險存在于經營交易的全過程之中,包括從合同商談(包括新客戶開發(fā))、合同簽訂和合同履行(包括交付貨物或提供服務,支付貨款)等各階段都會存在相應的法律風險。目前中國企業(yè)面臨最大的合同法律風險有兩個,一是按時保質保量交付問題,二是應收賬款回收問題。以應收賬款為例,“表面上是財務問題,實際上是一個合同管理問題。如果僅僅用追討欠款的事后處理方法來解決應收賬款問題,企業(yè)只能是頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳、前清后欠,永遠無法真正走出拖欠的困境。”我們只有將法律風險防范機制前移,強化事前的法律風險評估機制,建立事中的法律風險控制機制,對客戶采用信用等級評定機制和分類管理的合同管理模式,構建全程管理模式,才能有效解決企業(yè)間拖欠貨款問題。
二、將合同管理視為專屬公司法律部門的工作
很多企業(yè)認為合同管理是專屬于公司法律部門的工作,其他部門只是配合法律部門的工作,甚至不少中小企業(yè)根本就沒有法律部門,也沒有專人負責合同管理工作。我們認為這種合同管理模式是錯誤的,因為法律部門只是參與合同管理的一個職能部門,公司的很多部門皆與合同管理密切相關。以合同審查環(huán)節(jié)為例,現行的合同審查機制基本上是業(yè)務部門將合同文本交法律部門進行形式審查,由于法律部門不了解合同背景資料,無法掌握合同締約過程的細節(jié),無法對合同的合法性、合理性和可行性進行有效的審核,進而無法對潛在的法律風險進行有效的識別。為保證合同目的的順利實現,“合同審查應當不僅僅就擬定的紙上條文進行風險審查,更需要對合同的整個商談、磋商過程有所了解,追溯合同反映出的每個問題的淵源,并了解交易背景和自己一方的立場及所關注的主要內容”,并會同財務部門和業(yè)務部門對合同的效益性進行會審。而在合同履行階段,傳統(tǒng)模式是法律部門是不主動參與的,而事實上企業(yè)各管理部門是需要分工合作的,法律部門則應成為合同履行的協調者和監(jiān)督者。例如財務部門的主要職責是開票、對賬、結賬和財務數據分析等;業(yè)務部門(包括采購和銷售)的主要職責是進行客戶開發(fā)、資信調查、合同商談和簽訂合同,聯系品保(包括采購和生產部門)部門安排生產,聯系倉儲部門交貨,協助財務進行貨款回收等;品保部門的主要職責是負責打樣,安排生產進度,監(jiān)督產品品質,參與產品安裝、調試和技術培訓等;物流部門(包括報關、倉儲和運輸部門)的主要職責是安排發(fā)貨(包括退換貨),核對交接貨清單,辦理物流保險等。在合同履行過程中,通過與其他各部門進行定期會商、不定期的走訪交流、合同月報制度和重點領域采取的專項風險防范機制,企業(yè)法律部門可以掌控合同履行過程的動態(tài)情形,并對可能引發(fā)重大法律風險的環(huán)節(jié)和項目進行重點監(jiān)控,可以有效控制合同履行過程中的法律風險。所以我們說合同管理應是企業(yè)各部門共同參與管理,而非僅僅是法律部門的工作。
三、重視合同簽訂環(huán)節(jié),忽視合同履行環(huán)節(jié)
現在很多企業(yè)對合同的簽訂環(huán)節(jié)很重視,建立了合同審批辦法和流程,但沒有重視合同在履行(包括合同的變更、轉讓和解除等)環(huán)節(jié)的法律風險控制。我們認為合同簽訂的目的是實現合同價值,但合同簽訂后不會自動全面履行?,F在不少企業(yè)沒有建立合同履行法律風險控制機制,也沒有必要的證據意識,導致對方違約時不知道即將面臨的法律風險,更不知道應如何妥善應對。譬如合同法規(guī)定發(fā)生質量問題應及時通知對方,但質量異議通知函的內容該怎么寫,不少企業(yè)的業(yè)務員并沒有清晰的概念。筆者的一件質量索賠案,因對方交付的貨物有質量問題,業(yè)務人員曾用電話方式告知對方,后來又采取傳真方式通知對方,但對方沒有書面回復。在法庭上對方聲稱沒收到質量異議通知。因為雙方的合同約定:“若有質量異議,須在收到貨物后十天內提出,否則視為驗收合格?!弊詈笠蛟撈髽I(yè)沒有證據證明提出了質量異議,結果直接導致案件敗訴。其實我們只要建立相對完善的合同履行環(huán)節(jié)的風險防范體系,即能有效化解法律風險。以質量索賠為例,我們必須建立完善的索賠流程,及時保全相關證據,才能有效地向違約方索賠損失。即企業(yè)在產品檢驗后發(fā)現存在質量問題時,應在傳真質量異議通知書時提示對方回傳期限,如果對方沒有回傳就應立即書面郵寄,或直接書面郵寄,并保留郵寄憑證和郵寄材料,這樣才不致出現因通知程序缺失導致敗訴的情形產生。因此只有加強合同在履行環(huán)節(jié)的控制機制,才能真正做到對企業(yè)經營風險事前有識別,事中有控制,事后有救濟,全程有預警。
四、重視事后訴訟救濟,忽視建立訴訟前的法律風險預警機制
許多企業(yè)認為合同管理只是為了便于解決糾紛的制度設計,關注點在完善法律糾紛的訴訟解決機制,并不關注事前的法律風險識別和評估,往往是處于糾紛之中卻發(fā)現自己身陷法律風險之中,造成要么案件勝訴了卻發(fā)現被告無償債能力,要么案件敗訴。其實預防訴訟的成本遠比訴訟本身小,且效果明顯。內中的道理與扁鵲三兄弟的故事同出一轍。史載:“魏文王之問扁鵲耶?曰:子昆弟三人其孰最善為醫(yī)?扁鵲曰:長兄最善,中兄次之,扁鵲最為下。魏文侯曰:可得聞邪?扁鵲曰:長兄于病視神,未有形而除之,故名不出于家;中兄治病,其在毫毛,故名不出于閭;若扁鵲者,镵血脈,投毒藥,副肌膚,閑而名出聞于諸侯。”戰(zhàn)國時扁鵲行醫(yī)在三兄弟中最出名的緣故是因為大家都習慣上認為醫(yī)生是看病而不是預防的,平時不注重定期體檢,對潛在的病灶采取預防和保健措施,而是等到疾病爆發(fā)了才想到聘請醫(yī)生。病看好了是良醫(yī),看不好就是庸醫(yī)。對律師來說也是一樣,大家都習慣上認為律師是打官司的,而不是預防訴訟的。實際上我們知道決定案件勝負的關鍵因素是企業(yè)采取的法律風險防范機制是否有效,其次才是律師法律業(yè)務能力的高低。目前中國絕大多數企業(yè)的合同管理模式也處于類似的思維定勢,我們認為完善的法律風險預警機制應由以下四個方面構成:證據預警、時效預警、質量預警和償債預警。證據預警是指避免因證據缺失導致證據鏈條斷開,造成無法充分舉證或舉證不能的情形出現而采取的措施。時效預警主要是指距最后一次付款接近兩年、此后無書面催收記錄也未達成書面還款協議時,法律部門應通過書面催收等手段中止或彌補時效的措施。質量預警是指在合同約定或法定檢驗期間內,或在質量保證期間內,對貨物質量進行及時的檢驗,如發(fā)生質量問題應及時通知對方,并保留相關書面證據的措施。償債預警是指負債方逾期償還貨款,或遇負債方有改制、合并、分立、破產、隱匿財產等情形,可能影響到貨款正常清償時,法律部門應及時向企業(yè)相關部門匯報情況,及時采取法律措施以保障企業(yè)債權的安全性。企業(yè)應建立動態(tài)的合同管理監(jiān)督機制,對可能產生的對將來訴訟局面不利的法律風險及時采取預警措施,避免或減少不必要的經營損失。
綜上,我們認為不僅要關注合同簽訂的風險識別和完善訴訟救濟機制,更要關注合同履行的風險控制和訴訟前的預警機制。首先要建立和完善企業(yè)合同管理的專職法律機構,包括建立企業(yè)法務部門和聘請專業(yè)的律師團隊,從機構上保障合同管理能得到常態(tài)化的執(zhí)行和監(jiān)督。其次是從制度入手制定切實可行的合同管理制度和操作流程,使合同管理工作有章可循,包括資信調查、合同會簽、合同履行、糾紛處理等環(huán)節(jié),并通過建立合同示范文本庫、律師專項法律服務、年度法律檢查等方式來不斷完善企業(yè)的法律規(guī)章制度和操作流程。最后是對合同管理參與人員進行定期管理和法律培訓,通過提高人員法律素質來促成各部門間的協調合作,提高合同管理水平和效率。只有企業(yè)做到管理層次清楚、職責明確、程序規(guī)范,從而使合同的簽訂、履行、救濟和預警都處于有效的運行狀態(tài),做到機構、制度和人員三落實,形成完善的全程合同管理體系,才能真正實現防范法律風險的合同管理目的。
參考文獻:
[1]孟憲生.全程合同管理模式.焦點房產網,http:,2012,3,13
關鍵詞:工業(yè)企業(yè);營銷合同;風險管理;對策
中圖分類號:F715.4 文獻標識碼:A 文章編號:1001-828X(2013)05-0-01
一、引言
工業(yè)企業(yè)是指為滿足社會需要而從事工業(yè)性生產或提供勞務活動,自主經營、自負盈虧、獨立核算的具有法人資格的經濟組織。工業(yè)企業(yè)作為一個盈利性的組織群體,在其生產經營過程中,存在著采購、銷售、物流、倉儲等環(huán)節(jié)和流程,這些環(huán)節(jié)和流程都需要依靠合同來保證實施完成。合同是企業(yè)與外界溝通的橋梁,是企業(yè)獲利的保障。合同的管理持續(xù)時間長、涉及機構和人員多、管理方法較復雜,因此合同管理具有風險性。合同在營銷過程中使用非常頻繁,營銷作為企業(yè)的盈利支撐點,財富很大程度上來自于合同的執(zhí)行。因此,有效規(guī)避和控制工業(yè)企業(yè)營銷合同風險對于工業(yè)企業(yè)的良性發(fā)展至關重要。
二、工業(yè)企業(yè)營銷合同管理的重要性
工業(yè)企業(yè)營銷合同由于涉及與生產、技術、經營等有關的多個方面,往往存在質量約定、履行地點、履行方式、付款方式、付款期限、計量方法、檢驗方式、違約責任等不明確的情況,這就需要在合同簽訂前科學管理,將合理、恰當的約定體現在合同文本中,有效降低營銷合同的風險。
營銷合同簽訂后,對外要加強客戶管理工作,努力提高履約率和合同執(zhí)行力。這對維護和提高企業(yè)信譽,增強企業(yè)競爭能力、爭取用戶、擴大銷售、促進社會經濟發(fā)展、提高企業(yè)經濟效益都有重要意義。
同樣,在企業(yè)內部,加強合同管理是落實企業(yè)生產經營計劃,確保按合同生產、發(fā)貨及收回貨款的重要前提和手段。
三、工業(yè)企業(yè)營銷合同存在的風險分析
工業(yè)企業(yè)營銷合同涉及范圍較廣,業(yè)務類型較多,如原料采購、產品銷售、物流倉儲、保險等業(yè)務合同。這些合同由于不同的原料或產品,不同的地域如進出口與國內、港口與國內,不同的運輸方式如陸運、水運、空運等產生不同的合同約定和文本。
由于工業(yè)企業(yè)合同的復雜性和多樣性,加之有些工業(yè)企業(yè)合同管理不規(guī)范造成合同在簽訂過程中就產生了隱患,一旦合同雙方產生矛盾或分歧,需要訴諸法律解決糾紛時,合同風險就從隱性變?yōu)轱@性,成為工業(yè)企業(yè)敗訴的禍根。工業(yè)企業(yè)營銷合同存在哪些方面的風險,是什么原因導致了這些風險的存在,筆者依據自身多年的工作經驗和學術研究進行了總結分析。
1.工業(yè)企業(yè)營銷合同在簽訂時就可能存在一些風險因子
合同名稱風險:只要是雙方經過簽字蓋章形成的約定就可以成為合同,如情況說明、會議紀要、意向書、認購協議、合同書、協議書、補充協議等。名稱與內容不一致時,是看合同內容而不是看名稱。單方面出具的承諾書、樣本、委托書、單據或保證書等可以成為合同的附件。
合同主體風險:簽訂合同的主體不具備資格,公司沒有工商注冊登記手續(xù),公司名稱與營業(yè)執(zhí)照不一致,非法定代表人沒有經過授權,簽約人與落款人不一致等。
合同形式風險:傳真件、復印件沒有經過對方追認(簽字蓋章的原件), 貨物沒有專人簽收(簽名樣本)。
合同效力風險:合同生效有簽字蓋章生效、交付定金生效、登記生效、公證生效等形式。如合同不具備生效條件,則可能成為無效合同。
合同用語風險:套話、空話、模棱兩可的用語導致合同可能存在風險,如“否則,承擔一切法律責任”,“按法律的規(guī)定處理”,“違約責任按合同法規(guī)定”等,沒有具體的約定就等于沒有約定。
合同簽章風險:公章不真實、不清晰,沒有簽字,沒有簽約時間或時間不準確,前頁沒有簽字蓋章等。
合同解除風險:合同解除的程序、法律后果(結算條款、違約責任);不可抗力與意外事件;不安抗辯與預期違約的時間等需在合同中明確約定。
合同的責任風險:賠償金、定金(存在雙倍返還)、違約金的適用;連帶責任、保證責任、對第三人的責任等同樣需要明確約定。
合同爭議(訴訟)風險:合同中需要約定時效的控制——催討與送達(異議時間和方式); 合同責任的選擇管轄(訴訟地選擇);合同糾紛的調解;人的選擇(書面授權)等。
總之,合同文本不規(guī)范、合同條款遺漏有歧義、對方的格式合同可能存在損害企業(yè)利益、合同漏洞可能誘發(fā)職務風險、支付方式風險、貨物或資金風險等都可能成為營銷合同風險。
2.工業(yè)企業(yè)營銷合同管理和執(zhí)行可能存在的風險
企業(yè)缺乏合同管理機構或人員、審批流程不嚴謹、合同管理制度缺失或執(zhí)行不嚴格等都可能給營銷合同管理帶來風險。
合同的履行過程中存在諸多不確定性因素,如雙方可能會對合同進行變更;一方可能會違約;可能會因不可抗力而導致合同不能履行等。實踐中,履行過程的風險更多的是來自對方的履約情況和在履行過程中相關證據的缺失。
四、工業(yè)企業(yè)營銷合同風險的規(guī)避和控制措施
通過分析工業(yè)企業(yè)營銷合同可能存在的風險,工業(yè)企業(yè)應將原則性與靈活性充分結合對營銷合同進行管理,同時完善企業(yè)自身的合同管理制度體系,積極培養(yǎng)和提高企業(yè)內部管理人員的素質,堅持公證、合法、誠信的簽訂合同、執(zhí)行合同,對合同風險采取相應的規(guī)避和控制措施,盡可能使得風險降到最低。筆者通過調研分析認為,在工業(yè)企業(yè)營銷合同管理中規(guī)避和控制風險可從以下兩個方面入手。
1.重點關注合同簽訂環(huán)節(jié)的風險規(guī)避
合同簽訂前對合作對象的審查:首先,了解合作方的基本情況。保留其營業(yè)執(zhí)照復印件,如果合作方是個人,應詳細記錄其身份證號碼、家庭住址、電話等信息,有利于雙方更好地履行合同,尤其是在供貨及付款條件方面能及時采取相應的對策,避免風險的發(fā)生,同時,當出現糾紛時,有利于訴訟和法院的執(zhí)行。其次,審查合作方有無簽約資格。我國法律對某些行業(yè)的從業(yè)資格做了限制性規(guī)定,沒有從業(yè)資格的單位和個人不得從事特定的業(yè)務,如果企業(yè)與不具備資格的主體簽訂此類合同將可能給企業(yè)帶來經濟損失。再次,調查合作方的商業(yè)信譽和履約能力。盡可能對合作方進行實地考察,或者委托專業(yè)調查機構對其資信情況進行調查。最后,對不同客戶實行客戶分級管理,便于實施不同的營銷策略,如大客戶戰(zhàn)略、重點客戶戰(zhàn)略等,以有效避免和控制風險。
合同各主要條款的審查:一切合同都應當采取書面的形式訂立。訂立合同時,要力爭做到用詞準確,表達清楚,約定明確,避免產生歧義。對于重要的合同條款,要仔細斟酌,參考一些標準合同文本并結合交易的實際情況進行增刪或者建立企業(yè)自己的標準合同。營銷合同應通過企業(yè)內設稽核部門、法務部門及專業(yè)律師審查防患于未然。對合同條款的審查,不僅要審查文字的表述,還要審查產品規(guī)格、質量標準、包裝、交付方式、付款、違約責任、爭議處理等條款的實質內容。
簽訂時的注意事項:合作方應加蓋其單位的公章,或者合作方的經辦人應提供加蓋其單位公章的簽約授權委托書。
合同的擔保:為了防范風險,在與合作方簽訂合同的時候,應盡量取得對方提供的擔?;蚨ń?。
合同簽訂以后的管理:企業(yè)應制定嚴格的合同管理制度體系,對合同進行規(guī)范管理。合同簽訂后及時歸檔保管,以免丟失。合同復印件交由履行部門存查,保證依約履行。在交貨時須由合同中注明的對方經辦人簽收貨物,或者由經對方書面授權的其他人簽收貨物。
2.注重企業(yè)內部管理,有效控制合同風險
作為產銷一體化的工業(yè)企業(yè),須從企業(yè)內部管理著手對營銷合同可能存在的風險進行有效控制。筆者認為,可以從以下三方面來控制風險。
一是職責明確,即通過企業(yè)合同管理制度、審批流程規(guī)范并明確業(yè)務部門、稽核部門、法務部門等在營銷合同管理中各自的職責和義務,并確保“事前、事中、事后”各自執(zhí)行到位。
二是內部監(jiān)督,即通過企業(yè)內部針對高風險的營銷業(yè)務合同開展定期審計、專項審計等方式進行管控。
三是外部監(jiān)督,即通過開展客戶意見調查反饋、企業(yè)內部非營銷業(yè)務單位和部門進行風險提示和監(jiān)督改進。
五、結語
工業(yè)企業(yè)的經濟往來都是通過合同來完成的,營銷合同的產生伴隨著風險,如果對風險認識不足、處理不當,那么就可能會造成嚴重的經營問題,甚至會破產倒閉。因此,合同對營銷、對企業(yè)起著決定性的作用,企業(yè)必須重視營銷合同管理。隨意簽訂合同,忽視合同風險,代價將是無法估量的。依法訂立合同,提高合同履約率,減少合同糾紛,以科學的方法、手段管理合同,才能維護工業(yè)企業(yè)利益,保障工業(yè)企業(yè)健康發(fā)展。
參考文獻:
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1 電視版權概述
1.1 出于節(jié)目制作需要購買的版權
現今,電視節(jié)目作為一種藝術形式,具有非常豐富多彩的特點,類型相對多樣,制作手段繁多,在制作節(jié)目的時候,經常使用視頻、圖片、音樂等作品,這些作品均受《著作權法》保護,除了已經超過保護期與法定例之外的情況,倘若需要使用這些作品,均要獲得版權人的授權或許可,同時支付一定的費用[2]。在節(jié)目制作過程中,可能需要邀請一些嘉賓,作為表演者或者評委等,進而就會涉及鄰接權。鄰接權就是指和著作權鄰近的權利,產自產品傳播過程中。例如,在舉辦晚會時,嘉賓表演享有表演權,在播出之前,均要獲取嘉賓的授權或認可,并且支付相應的費用。
近些年來,人們的版權意識越來越高,購買優(yōu)質節(jié)目的情況日益增多,版權交易也越來越多。盡管在國際電視市場中節(jié)目模式版權交易十分普遍,但是針對我國電視產業(yè)來說,基本處于模式引進階段,即買方。如果要想轉買為賣,就要增加原創(chuàng)節(jié)目,為此,一定要加大對電視產業(yè)發(fā)展的投入,不斷增強電視人的素質與技能,從而為電視產業(yè)的可持續(xù)發(fā)展貢獻力量。
1.2 電視節(jié)目自身形成的版權
在電視節(jié)目制作完成之后,也就成為了一部作品,可受《著作權法》保護。在我國《著作權法》中,一般把作品分成九類,因為電視節(jié)目類型比較多樣、制作手段相對較多,在進行歸類認定的時候,也相對比較復雜[3]。一般對于紀錄片、電視劇等具有較強獨創(chuàng)性的作品,通常歸類是“類似攝制電影方法創(chuàng)作作品”;獨創(chuàng)性較弱的節(jié)目如演唱會等,均會歸類為“錄像制品”;對別的節(jié)目予以編輯或者匯編的節(jié)目如集錦、晚會等,均會歸類為“匯編作品”;等等。
電視媒體自身生產與制作節(jié)目,表示其不僅是廣播組織,也是節(jié)目的制作者與創(chuàng)作者,為此,電視媒體同時享有著作權、鄰接權。在播出與二次開發(fā)電視節(jié)目的時候,主要就是對節(jié)目及其涵蓋素材的充分利用,其相關利用情況必須符合《著作權法》及相關版權標準的規(guī)定。
2 電視版權法務主導管理模式
2.1 依法確權,強化版權管理基礎
在“依法治國”的背景下,一定要落實電視媒體的“依法治臺”,做好各項工作。在電視媒體管理中,版權管理作為一種新興職能,發(fā)揮著十分重要的作用,其沒有傳統(tǒng)觀念束縛,自身和《商標法》《著作權法》等有著十分密切的關系,更適合從法治角度予以科學管控。在版權管理中,依法確權是一項最為基礎的工作。針對確權而言,指的就是對節(jié)目有關權利歸屬予以明確和記錄。在制作電視節(jié)目的時候,經常需要大量的視頻、圖片、音樂等資料,并且部分節(jié)目還要邀請很多嘉賓,所有這些外來素材作品權利及嘉賓權利均要通過協議簽署形式,按照法律有關規(guī)定進行確定。所以,在制作節(jié)目的過程中,就要和有關著作權人、權利人進行合同簽訂,以此解決權利歸屬問題。倘若版權權利信息不明確,版權存在缺陷,就會為版權開發(fā)留下隱患,導致出現侵權糾紛。所以,在整個版權管理中,確權是所有工作的前提,是非常關鍵的環(huán)節(jié)。
因為確權工作非常復雜,國外大型傳媒集團中,從事版權工作的人員非常多,比如,BBC版權部門專業(yè)人員400余人,日本、韓國一些電視臺版權部門人員約為100人。我國電視版權管理無法照搬照抄國外模式,但是在面對復雜的版權管理工作時,為了取得良好的工作效果,均是通過內援培訓、外援引進的方式強化管理,同時明確“版權管理要將支部建在連隊上”的理念。在節(jié)目制作團隊建立版權聯絡員制度時,著重考慮以下兩點:其一,只有一線節(jié)目團隊才能真正了解節(jié)目使用素材、產品及其來源;其二,只有依靠團隊力量,才可以有效減輕版權管理部門人員少的壓力。經過多年實踐,湖南衛(wèi)視十余個節(jié)目團隊均具有一個版權聯絡員,負責原始版權信息的搜集與整理。以往版權聯絡員由實習生擔當,現今基本為電視臺正式員工。所以,在實際工作中,必須重視基層版權人員素質的提升,并且保證版權工作的長期性與延續(xù)性,以此提高版權管理質量。從外援引進角度分析,可以根據法務部門要求,聘請律師事務所及專業(yè)版權服務公司,共同參與節(jié)目制作、人員培訓等,進一步強化合同管理,為版權管理工作的全面落實提供可靠保障。
2.2 依法授權,加強版權管理紐帶作用
從廣義角度分析,版權管理是一項非常復雜的工作,涉及節(jié)目生產、媒體資源管理、法務管理等方面。為此,全國各電視版權管理機構設置不同,有的和媒體資源整合,有的設在法務部門等。相應的管理職能也存在很大差異,有的側重維權、有的側重確權,但在授權方面相對薄弱。然而,隨著版權開發(fā)與利用的不斷深入,開發(fā)授權期限、范圍等法律糾紛日益增多,所以,授權問題得到了電視媒體的廣泛關注。雖然各電視版權機構與職能設置存在差異,版權管理最終目的卻是一致的,均是完善版權開發(fā)與銷售。倘若離開了授權,就會導致版權開發(fā)與銷售陷入無序狀態(tài),甚至失控,也就導致確權失去了應有的意義。
除此之外,在授權管理中,一定要明確授權主體,也就是誰來授權?,F階段,電視媒體中還普遍存在著授權主體不清、版權多頭授權、責任不明等問題,使得版權開發(fā)中出現了“打架”“扯皮”等現象。部分熱門節(jié)目版權開發(fā)是你爭我搶,部分尚未紅火節(jié)目版權開發(fā)是無人問津。要想有效解決這一問題,就要對授權主體予以明確,進而予以統(tǒng)一授權。通過法務主導管理模式的實施,可以有效解決這一問題,其授權主體一般為法務部門。在此基礎上,實現了授權主體的規(guī)范化管理,并且實現了版權確權和授權交予法務部門統(tǒng)一管理的目標,對版權管理工作系統(tǒng)化、便捷化的落實打下了堅實的基礎。
2.3 依法維權,創(chuàng)設版權管理優(yōu)良環(huán)境
在電視版權管理中,主要著重考慮兩點內容,以此創(chuàng)設版權管理優(yōu)良環(huán)境,即電視媒體自身要預防侵權,同時又要對侵權行為予以打擊。在預防侵權方面,必須重視著作權、商標權等法律知識的普及,從而有效增強一線從業(yè)人員的法律意識,從根本上杜絕侵權;此外,增加和中國音樂著作權協會等版權集體管理組織的聯系,通過相關協議的簽訂,在法律層面上確保節(jié)目制作中視頻、音樂、圖片等素材的合法使用。在維權方面,一定要落實法務主導版權管理,盡可能降低溝通成本,提高工作效率,如果被侵權,就要加強與相關部門的協調,并且安排專人予以追蹤處理。
3 結束語
綜上所述,在電視版權管理中,確權、授權、維權是非常重要的3個因素,缺一不可,只有并駕齊驅,才可以推動版權管理的不斷前進,取得良好的工作效果。所以,在電視版權管理中,一定要在“依法治國”的背景下,落實“依法治臺”,貫徹法務主導管理模式,從而保證各項工作的有效實施,以此實現預期的工作目標。
參考文獻