檔案管理基礎知識精選(九篇)

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第1篇：檔案管理基礎知識范文

在信息技術發(fā)展的今天，我們只有不斷地加強學習，提高自身的職業(yè)素質，才能學會用新思想、新觀念、新技術正確處理在檔案工作過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，才能培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理人才，以適應和實現(xiàn)檔案管理的信息化建設。

一、充分認識培養(yǎng)檔案人員職業(yè)素質的重要意義

隨著知識經濟的出現(xiàn)，將會給整個人類社會帶來深遠的影響。與知識信息密切相關的檔案工作也在發(fā)生著深刻的變化，檔案載體變得更加多樣化，檔案管理手段由傳統(tǒng)的手工操作變?yōu)楝F(xiàn)代化管理，信息管理的網絡化和信息資源共享已經成為可能。這些變化，不僅給檔案工作的發(fā)展帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，同時也給檔案人員提出了新的更高的要求。面對新的時代、新的形勢，要造就一支適應社會發(fā)展要求的高水平的檔案人員隊伍，就要努力加強檔案人員的職業(yè)道德，提高檔案人員的職業(yè)素質，這是檔案事業(yè)發(fā)展的根本保證。因此，檔案人員必須盡快提高自身的綜合素質以適應時代的發(fā)展。

二、充分理解檔案人員職業(yè)素質所包含內容。

（一）檔案人員要具有豐富的知識素質。

檔案人員的知識素質是指檔案人員從事本職工作應具備的基本知識。這些基本知識包括科學文化基礎知識，檔案管理專業(yè)知識，相關行業(yè)專業(yè)知識和從事檔案工作所必需的輔知識。

1、科學文化基礎知識。

只有科學文化基礎知識是對檔案人員知識素質的最基本要求。檔案工作是一項科學的管理工作，所管理的檔案資料，內容豐富。而且技術知識含量較高，具備最基本的科學文化基礎知識是做好檔案工作的前提。特別是現(xiàn)代化的檔案管理迫切需要檔案業(yè)務精，專業(yè)理論水平高又掌握一定數(shù)字信息化的技術的復合型優(yōu)秀檔案人才。

2、檔案管理專業(yè)知識。

檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，它具有自身的一套專門理論原則和技術方法。檔案管理人員必須不斷地努力學習，熟練掌握檔案管理的專業(yè)知識和業(yè)務知識，并將這些知識運用到實際工作中，真正做到理論與實踐相結合，才能具備基本的業(yè)務素質，適應檔案管理的工作要求。

3、相關行業(yè)專業(yè)知識。

檔案的內容包含專業(yè)門類非常廣泛和豐富，它涉及文書、科技、會計、特殊載體等內容。因此要想成為一名合格的檔案管理人員做好檔案管理工作就必須了解和掌握專業(yè)知識以外其他相關行業(yè)的專業(yè)知識。

4、輔知識。

要想做好企業(yè)檔案管理工作，檔案管理人員就要學習外語、法律、科技信息等輔助知識，擴大知識領域，豐富知識內容，具備多元化文化結構。

（二）檔案管理人員應具有較強的能力素質。

檔案人員的能力素質是檔案人員從事本職工作應具備的基本能力，這些基本能力包括語言文字能力，創(chuàng)新能力，信息開發(fā)能力和運用現(xiàn)代化科技手段能力等。

1、語言文字能力

檔案管理是一種綜合性的工作。它要求檔案管理人員必須具有一定的語言文字能力。只有具備較強的閱讀理解能力和一定的概括表達能力才能做好檔案的各項管理工作。

2、創(chuàng)新能力

在新形勢下，檔案管理人員要及時更新觀念，轉變工作作風，沖破傳統(tǒng)老做法的禁錮和束縛，積極創(chuàng)新，勇于開拓。在工作實踐中不斷探索新路子，發(fā)現(xiàn)新問題，形成新知識，找到新答案不斷為檔案工作注入新的活力，推進檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

3、信息開發(fā)能力

檔案是一種不可再生的信息資源，它在企業(yè)中起著舉足輕重的作用檔案信息的開發(fā)和利用是檔案工作的重要組成部分也是檔案工作的根本所在。作為檔案管理人員在工作和學習中不斷培養(yǎng)具備一定的信息開發(fā)能力，積極主動地開發(fā)、推廣、利用檔案信息資源，實現(xiàn)信息共享，為企業(yè)的各項建設提供服務。

4、運用科技手段的能力

為適應現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展要求，檔案管理人員除熟練掌握檔案專業(yè)知識外，還要加強現(xiàn)代化知識的學習，只有不斷更新觀念，優(yōu)化自身知識結構，熟練掌握計算機等現(xiàn)代化設備的基本操作技能，才能處理好檔案信息的數(shù)字化和網絡化，做好網絡環(huán)境下的檔案信息資源的開發(fā)，從而適應和推進檔案管理信息化建設。

（三）檔案管理人員應具備健康的身體素質和心理素質。

檔案人員具備健康的身體素質和心理素質是從事檔案管理工作的保證和基礎。只有擁有較好的身體素質和心理素質才能有效地干好工作，以適應各種環(huán)境和工作任務的變化。

三、提高檔案人員職業(yè)素質的方法。

（一）加強檔案管理人員的業(yè)務培訓

檔案培訓是提高檔案人員職業(yè)素質的重要途徑。檔案管理人員的業(yè)務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案管理人員能夠適應現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，跟上新形勢的發(fā)展，必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力，更新、拓寬、優(yōu)化知識結構，掌握現(xiàn)代化管理的基本操作技能。不斷提高業(yè)務能力水平，以適應和促進現(xiàn)代化檔案工作的發(fā)展。

（二）建立和完善檔案人員競爭機制。

在現(xiàn)代化的人力資源管理中，建立和完善具有生機和活力的檔案人才機制是培養(yǎng)高素質檔案人才的根本保證。公開、公平、公正的檔案人才競爭機制，使人員能上能下、優(yōu)勝劣汰。這就使檔案人員產生一種危機感、緊迫感和壓力感，激勵檔案人員積極自覺地去學習新知識、新技能，不斷提高自身的職業(yè)素質，以適應社會發(fā)展和科技進步給檔案工作和檔案人員帶來的新要求。

第2篇：檔案管理基礎知識范文

【關鍵詞】信息化管理；檔案管理；醫(yī)院檔案

隨著信息技術不斷的發(fā)展，信息化的管理也在各個行業(yè)得到了廣泛的應用。檔案管理和電子病歷作為醫(yī)院工作的一個重要組成部分，在醫(yī)院的工作中發(fā)揮了重要的作用。對于醫(yī)院本身的醫(yī)學教育、科研管理等都有很重要的作用。隨著醫(yī)學的體制慢慢的改革，并且信息技術不斷的進步，檔案管理的信息化也成為了大勢所趨。逐漸的向著科學化和規(guī)范化的方向發(fā)展。但是，檔案管理的信息化管理本身的過程中也出現(xiàn)了很多的問題。這就導致了醫(yī)院的檔案管理信息化水平和效率都不高。對于如何提高檔案管理信息化管理以及信息化進程，促進電子病歷的規(guī)范化就成為了當前醫(yī)院檔案管理需要面對的一個問題。

一、醫(yī)院檔案信息化環(huán)境下檔案管理工作人員的素質要求

（一）要有一定的專業(yè)基礎。在當前信息化的管理環(huán)境下，檔案的管理不僅僅是從工作的方式上有別于傳統(tǒng)的管理手段，在管理的思維上也是需要進行改進的。這主要體現(xiàn)在，在結合傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理理論標準基礎上，通過信息化的管理手段和技術，提高醫(yī)院的檔案管理水平。隨著信息基礎的不斷發(fā)展，信息的更新速度也在不斷的加快，對于醫(yī)院本身來講，立足于傳統(tǒng)管理方式的檔案管理工作已經不能夠適合現(xiàn)代化的管理要求，這就需要我們立足于傳統(tǒng)的管理方式與現(xiàn)代化的管理手段相結合。所以，相關的檔案管理人員不僅僅需要有一定的檔案管理經驗，還需要有相對完善的醫(yī)學方面知識，這對于檔案的管理工作者來講是必備的條件。

（二）扎實的信息技術知識。在信息化的環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理工作本身是需要相關的管理人員具備比較強的專業(yè)素質。這樣的專業(yè)素質首先就是要求檔案的管理人員具備一定的醫(yī)學方面專業(yè)基礎知識，同時，隨著現(xiàn)代化的管理手段不斷的被引入，醫(yī)院的檔案管理人員對于計算機的操作以及相關知識也需要不斷完善，在計算機的工作環(huán)境下，不管是在醫(yī)院本身檔案的分類、管理方面還是在信息的收集和提供方面，都是要在計算機的基礎上進行操作。網絡在這樣的背景下發(fā)揮了重要的作用。醫(yī)院的檔案管理人員不僅僅要掌握計算機的很多基礎知識，還要具備比較強的計算機操作能力。所以，在醫(yī)院的檔案管理過程中，相關的管理人員就必須要具備一定的新觀念和創(chuàng)新意識，在比較復雜的信息面前要通過不斷的思考，勇敢的進行創(chuàng)新。這將有利于現(xiàn)有的資源進行加工和整合，實現(xiàn)信息化管理手段下的最大價值。

二、信息化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理策略

（一）改革管理體制，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。對于檔案的管理工作來講，傳統(tǒng)的檔案管理工作本身不能夠適應現(xiàn)代化的檔案管理信息化要求。所以，在信息化的背景下，檔案的管理工作就是要從制度的層面入手，以制度的創(chuàng)新帶動檔案管理工作本身的創(chuàng)新，從醫(yī)院的角度來考慮，檔案的管理工作本身是隨著人事制度的改革而進行的。要不斷的適應在信息化背景下的知識經濟時代要求。改革傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理規(guī)定和體制，其最關鍵的就是要對人事管理制度進行改革。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中，人事制度僅僅重視物質的獎勵等靜態(tài)的激勵制度，實際的效果卻不是很好。所以，我們要營造出比較好的外部環(huán)境和外部環(huán)境，尋找比較有效的精神刺激，以此帶動人事管理工作的效果。醫(yī)院的檔案管理制度要充分的體現(xiàn)出以人為本的思想來，滿足人的最基本要求，實現(xiàn)人的價值，追求人的發(fā)展，體系出人文的關懷。

（二）創(chuàng)新管理手段，促進醫(yī)院檔案管理的信息化管理?，F(xiàn)階段，通過應用新的基礎，實現(xiàn)醫(yī)院信息管理的智能化要求。傳統(tǒng)的檢索系統(tǒng)本身只是通過一定的檢索工具來實現(xiàn)檢索所需求的信息。計算機的檢索本身要比手工的檢索更加的靈活和快速，所能夠滿足的功能也是比較多的。但是由于其檢索的途徑和方法有比較多的限制。這就為很多的工作帶來了極大的不便。醫(yī)院的檔案管理工作本身作為醫(yī)院的發(fā)展歷史、成果等的方面一個重要的記載載體，已經成為了醫(yī)院的事業(yè)發(fā)展過程中一個重要的環(huán)節(jié)，其有效的推動了醫(yī)院的醫(yī)療制度改革和創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代化的技術以及信息技術不斷的發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理中的應用已經相對比較廣泛。并且隨著時間的發(fā)展，醫(yī)院的檔案數(shù)量也呈現(xiàn)出了幾何數(shù)量的增長，在網絡上的共享技術也支持了網絡遠程的資源共享。所以，我們結合了醫(yī)院的實際情況，要針對醫(yī)生、護士等的查閱要求和查閱習慣等，創(chuàng)新管理的手段，通過現(xiàn)代化技術的應用，實現(xiàn)基于各種習慣的檢索，基于內容分析的多方面檢索技術，可以有效的滿足客戶的要求。

（三）創(chuàng)新服務方式，提高服務的質量。服務的方式決定了被接受的程度，而服務的質量將是服務最終目的所在。所以，對于醫(yī)院的檔案管理工作本身來講，實現(xiàn)服務方式的創(chuàng)新將是能夠實現(xiàn)推動醫(yī)院服務質量發(fā)展的重要舉措。由于醫(yī)院的檔案管理工作本身的管理內容就是實現(xiàn)檔案的查詢和使用。在現(xiàn)代的網絡環(huán)境下，以信息基礎作為支撐的信息交互方式已經成為了實現(xiàn)信息查詢和交換的主要方式。這就使得我們能夠通過醫(yī)院檔案資源的有效整合，實現(xiàn)有序的查詢，所以，在醫(yī)院內部來講，就要求能夠通過檔案本身的特點，結合使用者的服務要求，創(chuàng)新使用方式，同時也就為了推動醫(yī)院本身檔案化管理的信息化發(fā)展提供了重要的內容。

三、結語

隨著信息化技術的發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作效率和評價已經不是單純的從收藏量以規(guī)模的角度出發(fā)，而是如何實現(xiàn)有效的信息處理加工以及信息的共享來判斷。這就為我們提出了一個比較嚴峻課題，那就是如何利用現(xiàn)代化技術，開發(fā)信息化資源，這也成為了醫(yī)院的檔案管理發(fā)展的一個方向。所以，通過積極的探討信息化在醫(yī)院檔案管理中的應用，推動醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，提高醫(yī)院檔案管理工作的水平，是十分必要的。

參考文獻

[1] 胡果新.淺談縣級醫(yī)院檔案管理信息化建設[J].中國城市經濟，2011（12）.

第3篇：檔案管理基礎知識范文

1黃委計算機檔案管理工作的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

隨著計算機技術的不斷提高和發(fā)展,計算機的應用已滲透到各個領域。經過幾年的艱苦努力,我委檔案部門在計算機的使用方面已具有一定的規(guī)模和水平。全河共有綜合檔案科室160個,保管檔案近百余萬卷,其中80%以上的檔案室都配備了計算機,部分大局院檔案科室還建立了自己的數(shù)據(jù)庫,檔案工作基本上實現(xiàn)了計算機管理,有些單位還上了內部網。委檔案館建立了“治黃檔案信息計算機管理與服務網絡系統(tǒng)”,錄入檔案目錄條目20余萬條,圖書目錄庫3萬余條,期刊全文庫有水利及相關專業(yè)文獻204萬篇,初步形成了以治黃信息為主體的覆蓋國內水利信息的數(shù)字資源體系,并實現(xiàn)了檔案信息系統(tǒng)與黃委辦公自動化系統(tǒng)的連接,可以自動接收和處理辦公自動化系統(tǒng)中的電子文件,這些數(shù)字資源已在我委內網上開放,我委辦公網絡覆蓋范圍內的委屬各單位都可以登錄查詢?；緦崿F(xiàn)了檔案檢索、提供利用、利用統(tǒng)計電腦化,大大提高了工作效率。

黃委檔案館的“治黃檔案信息計算機管理與服務網絡系統(tǒng)”項目完成后,將在此基礎上,應用先進的Intranet組網技術,充分利用委檔案館的館藏資源,通過國際互聯(lián)網(Internet)和虛擬專用網絡,建立一個覆蓋廣泛的增值網絡服務平臺,建成一個虛擬的綜合的數(shù)字檔案館和全河檔案目錄中心,為黃委領導及廣大職工提供決策支持及信息服務。這樣,既可以提高檔案的利用水平,增加檔案的館藏量,實現(xiàn)資源共享,又能使檔案管理信息化、自動化,提高工作效率。

2黃委計算機檔案管理人員的狀況

黃委現(xiàn)有專職檔案人員218人,兼職檔案人員498人,專職檔案人員中35歲以下的有73人。據(jù)了解,在眾多的檔案人員中至今還沒有一名從事計算機的專業(yè)人員,只有部分人員參加了黃委系統(tǒng)內部舉辦的計算機操作技術培訓班。他們經過學習,雖初步掌握了電腦的基本理論和一般的操作技能,但也只能完成基本的計算機管理工作,對工作中出現(xiàn)的電腦硬件或軟件問題還不能排除。也有少部分同志通過實踐和學習,積累了豐富的經驗,能夠勝任目前的工作。但是,隨著計算機知識更新的加快,硬件設備更新?lián)Q代的加快,黃委檔案的計算機管理將會出現(xiàn)一個嶄新的局面。實現(xiàn)檔案的網絡化管理是我們的目標,這就需要大批計算機管理技術人才,根據(jù)檔案部門的現(xiàn)有條件,靠引進計算機技術人才是不現(xiàn)實的,因此培養(yǎng)計算機應用人才成為檔案部門的當務之急。

3如何培養(yǎng)黃委檔案計算機管理技術人才

根據(jù)黃委檔案的計算機管理發(fā)展的需要和檔案干部的人員結構,培養(yǎng)計算機管理技術人才要實現(xiàn)長遠規(guī)劃和短期計劃相結合,既要滿足當前的急需,又要兼顧中長期發(fā)展的需求。

3.1利用委信息中心的設備和技術力量,舉辦短期電腦培訓班

可計劃在1~2年內舉辦三期初級班,讓40歲以下的檔案人員普遍接受一次電腦基礎知識教育,初步掌握電腦基礎知識和一般的操作技能,使他們能勝任一般的計算機管理工作。然后舉辦兩期提高班,讓有一定電腦基礎知識和操作經驗的檔案人員參加學習,提高他們的電腦綜合應用能力。

初級班對象:40歲以下并且未參加過電腦培訓的檔案人員。

教學目的:通過學習,使學員掌握電腦基本知識,掌握操作電腦的基本方法及簡單軟件的應用。

教學內容:中文錄入法、OFFICE辦公軟件、WINDOWS、電腦著錄。提高班對象:參加過初級班學習并且經過一年以上的電腦實際應用的檔案人員。

教學目的:通過學習,提高學員電腦綜合應用能力,使他們的操作技能得到進一步鞏固和提高,掌握電腦維護的一般技能。

教學內容:操作系統(tǒng)及常用軟件的安裝和使用、多媒體、硬件維護。

3.2委托高校代培檔案計算機管理專門人才

短期培訓班只能滿足當前的急需,隨著我委檔案管理的現(xiàn)代化和計算機技術的廣泛應用,檔案部門對計算機技術人才需求會越來越迫切。培訓檔案的計算機管理專門人才,光靠檔案部門的自身力量是不行的,要充分利用地方高校雄厚的師資力量和先進的技術設備,委托他們?yōu)闄n案部門培養(yǎng)專門的計算機技術人才。根據(jù)我委檔案部門具體情況和對計算機人才的需求,有目的地挑選檔案系統(tǒng)中那些德才兼?zhèn)?、又具備計算機基礎知識的年輕干部參加學習,經過系統(tǒng)學習掌握計算機專業(yè)知識,將來成為檔案的計算機管理專門人才。根據(jù)黃委檔案計算機管理發(fā)展的需要,應盡快委托地方高校舉辦一個電腦應用技術高級培訓班?？刹扇≈v授和自學相結合的教學方式,每次集中進行半個月的學習,全部課程在一年半內完成。教學內容應包括:

(1)數(shù)據(jù)庫:數(shù)據(jù)庫基本原理、Foxpro基本知識、運用Foxpro開發(fā)應用程序。

(2)網絡技術:計算機網絡基本概念、局域網的構造、Internet&Intranet、網絡綜合布線。

(3)主頁制作:HTML簡介、FrontPage。

(4)計算機硬件;計算機基本組成原理及結構、計算機故障排除方法,(5)計算機安全防護:計算機病毒及防治,計算機網絡的安全,計算機日常維護。

第4篇：檔案管理基礎知識范文

【關鍵詞】企業(yè)檔案；工作者素質；提升；思考

一、企業(yè)檔案管理發(fā)展的趨勢

當前，人類社會已發(fā)展成為信息社會，以互聯(lián)網為代表的技術革命浪潮的到來，促進了檔案在信息社會中的地位日益凸顯，隨著科學技術發(fā)展和被廣泛應用，檔案管理也由傳統(tǒng)的管理方式轉為現(xiàn)代化的、數(shù)字化的管理方式。檔案管理的發(fā)展趨勢呈現(xiàn)出以下幾方面的特點：

（一）信息化。大數(shù)據(jù)時代的到來，使得信息數(shù)據(jù)資源的價值得到了人們的普遍認同，同時也促使檔案室的發(fā)展從封閉的檔案室（館）延伸到空間，未來社會對檔案的關注已不僅局限于單純的保存和管理，而是如何開發(fā)、傳播、利用和創(chuàng)新，檔案的信息化也得到空前的發(fā)展。一方面，檔案信息的種類日漸豐富，現(xiàn)在的檔案中除了所有形式的辦公文檔外，其他具有保存價值的信息載體形式（圖片、音頻、視頻、網頁、實物等）也急劇增長。因此，檔案信息化的發(fā)展正在進行文件實體管理向信息管理、知識管理的變革。另一方面，檔案信息數(shù)量持續(xù)增長，大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展使得檔案信息收集的范圍更廣，存儲途經更多樣化，也更為便利。

（二）資產化。知識管理被認為是“21世紀企業(yè)管理新方向”，知識在新常態(tài)下絕非僅僅一種資源，而是能為企業(yè)創(chuàng)造價值的一種核心的無形資產。從知識資產的角度來看企業(yè)檔案，企業(yè)檔案所包含的內容涉及企業(yè)生產經營活動的全過程，是企業(yè)信息資源的核心，是企業(yè)知識長期積累下的記錄和沉淀，其中很多檔案是企業(yè)顯性知識資產的重要組成部分。例如：企業(yè)經營管理類檔案、基本建設類檔案、產品類檔案、科學技術研究類檔案等。因此，新常態(tài)下知識管理對企業(yè)的檔案管理工作提出了許多新要求，將企業(yè)檔案納入企業(yè)知識資產的范疇中加以管理，對提高企業(yè)檔案的利用率，增強企業(yè)核心競爭力有重要的意義。

（三）人文化。檔案記載某一機構、企業(yè)、組織的發(fā)展軌跡，其本身就是一種文化現(xiàn)象，可直接服務于文化建設。就企業(yè)文化建設方面而言，企業(yè)檔案是企業(yè)在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料，它作為企業(yè)生產經營和企業(yè)文化建設的真實記錄，是企業(yè)文化儲存的主要形式，是企業(yè)形象的綜合反映，其本身具有鮮明的文化特征。例如：利用檔案信息資源對企業(yè)以往的規(guī)章制度進行梳理；利用檔案的各種史料和專題材料展示企業(yè)的奮斗歷程；利用檔案材料進行企業(yè)形象策劃，這些都是企業(yè)檔案通過展示企業(yè)的物質文化成果、體現(xiàn)企業(yè)的行為文化、反映企業(yè)的制度文化，為企業(yè)文化建設提供有力的服務支撐，對企業(yè)起到“內促動力，外樹形象”的顯著效果。這是發(fā)展先進文化的客觀要求，也是時代賦予檔案工作者的歷史使命。

二、檔案管理人員的素質現(xiàn)狀

面對檔案行業(yè)發(fā)展呈現(xiàn)出的一系列新趨勢，在檔案管理工作中逐漸暴露出信息時代部分檔案工作者綜合素質不高、對企業(yè)經營發(fā)展中的新問題辨認能力和應變能力薄弱，服務水平停留在低層次的應付程度上等現(xiàn)象。

（一）專業(yè)水平有待進一步提高。長期以來，人們普遍認為檔案管理工作是清閑、安逸且沒有太多技術要求的工作，許多企業(yè)在人員配置上欠缺考慮，部分從事檔案工作者存在專業(yè)不對口、臨時兼任、無證上崗、零基礎知識等問題，導致許多企業(yè)在檔案管理工作過程中，出現(xiàn)了檔案歸檔分類不規(guī)范，脫離企業(yè)實際需要、檔案編號編排不合理、檔案標題書寫不規(guī)范、檢索效率不高、檔案內容缺乏利用價值等現(xiàn)象。檔案管理是一項綜合性很強的基礎管理工作，它所涉及的知識領域較為廣闊，特別在當今時代信息、網絡化的不斷發(fā)展，網絡技術進一步延伸、滲入，我們許多的檔案工作領域也得到發(fā)展，而由此引起的對檔案工作者的綜合素質要求也越來越高。

（二）觀念陳舊，不適應時代的需要。部分檔案工作者對信息時代以計算機技術、通信技術、信息存儲技術為代表的新理論、新技術、新方法產生了一種無形的心理壓力。有的“怕”字當頭，怕不適應、怕跟不上、怕被淘汰，由此產生了恐懼感；有的因循守舊，用老眼光看待發(fā)展，對新技術、新領域不接受，甚至產生抵觸情緒；有的不能以全新視野審視自己的觀念，調整角色定位，導致角色扮演失調。認識上的偏頗、觀念上的陳舊，導致行為上的梗阻。

究其原因，首先，有的企業(yè)領導檔案意識比較淡薄，對檔案管理工作不夠重視，認為檔案工作人員只是扮演“倉管員”角色，未能認識到檔案工作人員的綜合素質提高的重要性。有的企業(yè)領導只重視經營業(yè)績，重視對經營業(yè)務部門的專業(yè)技能培訓，忽視了檔案工作人員的繼續(xù)教育培訓，對檔案人的職業(yè)規(guī)劃也缺乏足夠的支持；檔案資金的投入不足，檔案管理設備和技術落后。其次，部分檔案工作人員對自身面臨的巨大挑戰(zhàn)認識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，不懂得如何將接手的新技能應用于實際工作中，或者缺乏應用的主動意識，不愿花時間和精力來整合提高新的技能。

三、提升檔案管理人員綜合素質的途徑

隨著信息化程度的深入，檔案管理工作所要求的深度和廣度也逐漸變化發(fā)展，具備扎實的基礎知識、專業(yè)的技能和良好職業(yè)素養(yǎng)的復合型檔案工作者是檔案行業(yè)發(fā)展趨勢的需要，也是時代的呼喚。

（一）加強檔案管理人員的政治素養(yǎng)和法制教育。檔案管理人員的工作內容與個人隱私、社會和國家的利益息息相關，全面提升檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)是順利開展檔案工作的必要保證。以中國特色社會主義核心價值觀引領思想，幫助檔案工作者樹立社會主義榮辱觀，并加強《檔案法》《保密法》的等法律法規(guī)的學習教育，約束規(guī)范檔案工作者的行為，以促進檔案工作者的政治素養(yǎng)和道德素養(yǎng)的提升。企業(yè)要加強對檔案工作者的管理，檔案工作者在管理檔案的過程中，除了具備業(yè)務能力外，還須熟悉相應的法律法規(guī)，嚴格按照各規(guī)章制定開展日常管理工作。

（二）積極培養(yǎng)具備專業(yè)素質的復合型檔案管理人才。信息化飛速發(fā)展的時代，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大，這就要求企業(yè)要進一步加強對檔案工作的重視程度，自覺更新檔案意識，對新常態(tài)下專業(yè)素質的復合型檔案人才的迫切需求有一個清醒、深刻的認識，給予檔案工作者繼續(xù)教育、資金以及政策上的支持。一是根據(jù)行業(yè)發(fā)展趨勢和公司經營發(fā)展戰(zhàn)略的需求，企業(yè)要組織檔案工作者參加專業(yè)培訓或繼續(xù)教育學習，尤其在信息化方面，增設計算機應用的相關培訓課程，使n案工作者熟練掌握計算機知識，促進檔案人員對企業(yè)的檔案信息進行電子化、數(shù)字化的有效管理和控制。二是企業(yè)領導要高度重視，加大支持力度，把檔案工作納入公司工作規(guī)劃中，不斷完善檔案管理的各項規(guī)章制度，改善檔案工作者的工作環(huán)境和關注其職業(yè)生涯發(fā)展。在資金方面，加大投入力度，定期補充和更新辦公設備，完善各項硬件設施。在職業(yè)發(fā)展規(guī)劃方面，努力創(chuàng)造職業(yè)晉升平臺，從服務效率、業(yè)績成果、安全保密、業(yè)務操作、管理水平、學習成效等方面進行綜合考核，創(chuàng)造客觀、公平的職業(yè)晉升平臺，促進檔案工作者由崗位能手向行業(yè)技術專家方向發(fā)展。

第5篇：檔案管理基礎知識范文

會計電算化 檔案管理

加強會計電算化條件下的檔案管理工作，即加快會計檔案管理的信息化建設，以適應新時期會計電算化提出的新要求，建好用好電子財務檔案，提高財務檔案管理工作水平和財務管理工作效率，更好的服務于企業(yè)經濟建設。那么，如何加強會計電算化條件下的檔案管理工作呢？

一、目前會計電算化下檔案管理存在的問題

1、會計檔案載體的完整性不能體現(xiàn)。很多單位由于單位領導和財會人員對電算化會計檔案的工作內容理解不到位，缺乏管理會計檔案的經驗，只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，或雖保管但只保管一份，從而影響會計檔案的完整性。

2、會計電算化所需要的軟硬件設備不能完全到位，使得會計檔案的載體質量難以達到相關規(guī)定的要求。目前許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調用?！稌嫏n案管理辦法》規(guī)定“采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案”，并對保存期限做了規(guī)定，但目前由于一些單位沒有更新和升級輸出打印設備，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規(guī)定的保存期限；或因為磁盤介質的質量問題，或未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數(shù)據(jù)的損壞或丟失。

3、會計檔案管理制度不完善。由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。

二、加強會計電算化條件下的檔案管理工作的策略

1、提高電算化會計檔案保管人員的素質。

要管理、保存和利用好電算化會計檔案，必須有相應的檔案管理人才。管理電算化會計檔案的人員比一般的檔案管理人員綜合素質要求高，除了要具備傳統(tǒng)的會計檔案管理專業(yè)知識外， 還必須具備電算化基礎知識、計算機軟硬件基礎知識、網絡工程和信息系統(tǒng)知識， 必須具備較高的計算機操作技能。要通過多種方式的培訓教育 ， 使我們的電算化會計檔案管理人員成為具備會計學、計算機科學、檔案學、管理學等多門學科知識， 具備良好的道德品質和潛在的創(chuàng)新意識與能力的復合型人才。

2、加強企業(yè)財務檔案管理的基礎設施建設

軟、硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期，應該由財務部門和檔案部門人員共同協(xié)商，分別從財務管理角度和檔案管理角度提出設計思路，考慮各方面的需要，從而避免在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)空缺或重疊，提高效率。在財務軟件方面，應采用一定的安全保密措施，實行電子簽單制度，建立和健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制，從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外，為便于財務軟件升級，保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高財務數(shù)據(jù)存貯形式的標準性、一致性和可續(xù)性。

3、做好電算化會計檔案的收集

所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內（如一個會計年度），把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務部門應把財務數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等；計算機操作系統(tǒng)、網絡操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財務軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊

4、做好電算化會計檔案的管理與保存

由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，貼上保護字樣，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起的整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

5、做好電算化會計檔案的整理和利用

電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門，甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢，使決策者在遵循市場經濟規(guī)律的前提下，制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范，改善經營管理、提高經濟效益。

第6篇：檔案管理基礎知識范文

[關鍵詞]檔案管理；信息化；措施

隨著我國社會主義現(xiàn)代化建設不斷取得新的成就，我國的社會主義經濟、政治和文化都取得了長足的發(fā)展。尤其是當前我國的經濟發(fā)展水平，在高速的經濟發(fā)展速度保障下，我國的經濟發(fā)展水平不斷提高，這就使得我國的社會文化生活和政治生活出現(xiàn)了新的要求。所以，在這樣的歷史形勢下，單位提高檔案的管理水平是深入的貫徹科學發(fā)展觀的必然要求，也是不斷提升我國文化實力，提高我國企業(yè)單位管理水平的關鍵所在。在當前的世界發(fā)展形勢下，提高檔案的科學管理水平，是當前告訴發(fā)展的經濟提出的要求，也是順應當前科技發(fā)展趨勢的必然。所以，筆者認為不斷提高檔案管理的科學化水平是必然趨勢。本文將針對我國如何提高檔案管理的科學化水平進行一定的分析和研究。

一、提高檔案科學管理水平的必然性分析

首先，提高檔案管理的水準本身就是提高我國文化管理水平，相應當前我們建設和諧社會和科學發(fā)展觀的必然要求。作為我國文化實力的重要體現(xiàn)，檔案的管理可以有效的體現(xiàn)出中華民族作為一個以集體主義為要義的民族發(fā)展要義。在各種檔案中，包含了幾乎涉及到我國政治、經濟和文化等各個方面的資料。這些資料本身是有很強說服力的，其能夠有效的反映出我國在不同歷史階段的各種資料和狀況，這不僅僅是對我們過去歷史的一種保存，更是對將來發(fā)展做出指導的一種有力的保障。所以，只有不斷的提高我國檔案管理的科學發(fā)展水平，才能夠更好的做好檔案的管理工作，最大限度的發(fā)揮檔案管理的價值。

其次，提高檔案管理的科學化水平本身能夠提高我國檔案管理的水平。在很長的一段時間內，檔案的管理工作在我國都是采取手動的方式進行。這不僅僅要耗費大量的人力，也不利于儲存和資料的取用。并且很多的單位都對檔案的管理工作不夠重視，這樣就直接的導致了我國檔案管理的混亂。在當前高速發(fā)展的信息技術支撐下，我國的計算機技術不斷提高，在各個領域都取得了廣泛的應用。所以，將以計算機技術為代表的科學化管理技術運用到檔案管理中，不僅僅可以提高檔案的管理質量，還能夠節(jié)省大量的人力和物力，并且能夠有效的提高檔案的利用率，不僅對單位來講能夠有效的節(jié)省成本，也能夠是檔案獲得最大限度的應用。

二、提高檔案管理科學化水平的措施

首先，加快現(xiàn)代化檔案管理體系的建立。在建設現(xiàn)代化檔案管理體系的過程中，就必須要先樹立起檔案管理的觀念，這本身就是我國檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)所在。前文中我們也提到過，當前的檔案管理最主要的問題就是領導對檔案管理工作不夠重視，往往都是由單位內部的人員兼職管理。所以，在檔案管理的工作中，就要建立起一整套檔案管理的機制。將檔案管理的機制建設作為檔案管理工作的重點，建設起一套相對完整的，適合單位發(fā)展的管理機制。要對傳統(tǒng)的檔案管理機制和檔案管理理念進行改革，轉變傳統(tǒng)的檔案管理工作形式，加強檔案的利用。根據(jù)檔案管理工作不同的性質，實行確定的定崗定責的管理模式。在檔案管理的體系上，要建立起一整套的檔案管理班子，要由主要的領導作為檔案管理的全局管理者，通過上下級的部門管理和監(jiān)督，確定專門的檔案管理人員。這樣才能夠不斷的健全的檔案管理的工作制度，也能夠更好的促進檔案的管理，提高檔案管理的質量。

其次，要提高檔案管理人員的素質。檔案管理工作本身就是一項比較繁瑣的工作，而且檔案的管理工作本身也是對工作人員要求比較高的。這就要求我們在挑選檔案管理的人才過程中，首先就要要求人才能夠具備相當?shù)臋n案管理基礎知識，要有一定的檔案管理的基本理念。同時，針對不同單位不同部門的檔案管理實際，檔案的管理人員還要具備一定的專業(yè)基礎知識。在檔案管理的信息化進程中，由于信息化本身為檔案管理帶來了很大的便捷，所以檔案的管理人才還要具備一定的信息技術知識，要熟練的使用計算機以及網絡對檔案進行收集和管理。同時，由于檔案的檔案管理工作人員在素質上存在一定的問題，這就要求單位要定時定期的對檔案管理人員進行相關素質的培訓。只有這樣才能夠不斷的加強檔案管理人員的業(yè)務能力和綜合素質。并且，在日常的工作中，要加強對檔案管理工作人員的獎懲，對那些模范的管理人員以及在業(yè)務能力上比較突出的人，要做出一定的獎勵，這樣才能夠有效的促進檔案管理人員自覺的學習和進步。

第三，要加快檔案管理的信息化建設進程。檔案管理的信息化本身不僅僅是要求檔案管理的理念先進，也并不是單純的要求檔案管理人員的素質比較高，還要有相當?shù)挠布O施。所以，在檔案管理的科學化水平提高過程中，要求單位要及時的更新相關的硬件設備。要在硬件和軟件上都具備相當?shù)乃疁?，才能夠滿足檔案管理的信息化改造。單位需要成立專門的檔案管理工作室，并且購買相關的專門檔案管理軟件，只有這樣才能夠有效的促進檔案管理的科學化水平提高。

最后，要促進檔案管路的標準化建設。對于檔案管理來講，標準化的檔案管理能夠有效的促進檔案管理效率的提高。我們要轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念，加強監(jiān)督，及時的對檔案的管理以及開發(fā)做出相關的審核，做好檔案的處理工作。同時，要健全檔案管理的評估機制。運用現(xiàn)代化的管理方式以及先進的管理設施，對檔案的管理工作進行科學化的管理，采取先進的技術以及設備對電子檔案進行有效的管理，這樣才能夠不斷地健全檔案的管理機制，提高檔案管理的效果。

參考文獻：

第7篇：檔案管理基礎知識范文

【關鍵詞】信息化環(huán)境 檔案管理人員 成人教育檔案 職業(yè)素養(yǎng)

隨著社會信息化發(fā)展加快，檔案管理信息化進程也在逐步加快。在信息環(huán)境下，為了實現(xiàn)高效有序的檔案信息管理，檔案管理人員就必須具備較高的綜合素質。同時，隨著科技信息的普及，和人們教育觀念的轉變，成人教育也越來越普遍地出現(xiàn)。對成人教育中的學生進行有效管理，學籍檔案管理是關鍵。要適應時代的發(fā)展以及成人教育的普及帶來的復雜和多樣的挑戰(zhàn)，檔案管理人員必須提高自己的專業(yè)水平，使得檔案內容更加全面而豐富。

一、信息化環(huán)境下檔案管理人員必須具備的基本素質

如今，科技信息已融入各行各業(yè)，檔案管理工作也不例外。在檔案管理當中，必然要對眾多的檔案信息進行歸納保存等。而當代信息科技中的大數(shù)據(jù)處理以及信息存儲技術在這方面具有獨特的優(yōu)勢。與此同時，在檔案管理工作中扮演重要角色的檔案管理人員也要積極學習運用信息技術，努力提高自己的基本素質，以便更好地開展檔案信息管理工作。

（一）現(xiàn)代化的職業(yè)觀念和發(fā)展意識

先進的信息技術的確會給檔案管理工作帶來極大的便利，但是任何事物都有兩面性，這些先進科技在檔案管理運用中同樣也會給管理人員帶來很多麻煩，傳統(tǒng)的觀念已經不再適合現(xiàn)代的管理體制。為了讓檔案管理人員能夠更好地適應現(xiàn)代化的檔案管理工作，就要培養(yǎng)他們的現(xiàn)代化以及信息化意識。具體應從如下三方面努力。

第一，檔案管理人員要樹立信息觀念和服務意識。為了讓檔案管理人員迅速適應檔案管理的信息化，就要培養(yǎng)他們的信息觀念、服務觀念、效益觀念以及競爭意識和參與意識等。

第二，檔案管理人員要積極適應時代的發(fā)展，學會用動態(tài)的眼光來看待社會的發(fā)展與進步。這是一種動態(tài)的思維，這種思維的主要特點就是：用積極創(chuàng)新的思想來看待社會的發(fā)展，通過學習以及自我的改變來適應社會的發(fā)展，不讓自己與社會脫節(jié)。在這種思維模式的影響下，檔案管理人員要利用先進的科學技術為人們提供更加優(yōu)越的檔案管理服務，滿足人們對檔案資料的需求；將檔案資料資源與其他單位共享，促進共同進步；建設具有整體性、社會性的檔案信息管理系統(tǒng)。

第三，檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的思維觀念和工作方式，具體來說，就是由經驗型的思維方式轉變?yōu)槔碚撔偷乃季S方式，由人工型的操作模式轉變?yōu)榭萍夹偷牟僮髂Ｊ健?/p>

（二）扎實的基礎知識和專業(yè)技能

如今，檔案管理工作已經逐步實現(xiàn)了信息化，只有理論水平高、專業(yè)技能強的人員才能夠勝任檔案管理工作。檔案管理人員需要具備較強的信息意識、扎實的基礎知識、完善的知識結構以及高超熟練的專業(yè)技能。

第一，懂得計算機、網絡知識?？梢哉f，沒有先進的計算機以及網絡技術就不會有先進的檔案管理方法。從現(xiàn)代檔案管理的具體情況來看，信息存儲相對于傳統(tǒng)的儲存方式來說，密度更高，傳遞速度更快，查詢信息更加便捷高效。因此，檔案管理人員只有學會熟練操作計算機，并懂得一些簡單的維護知識，才能夠有條不紊地開展信息化的檔案管理工作，提高檔案管理效率。

第二，具備一定的信息能力。這里的信息能力是指采集、分析、判別、利用信息的能力，以及對信息的創(chuàng)新能力。此外，檔案管理人員還要具備相關的檔案學理論知識。隨著信息時代的快速發(fā)展，人們對信息的需求也在不斷增強。只有與時俱進地提高檔案信息服務水平，才能滿足人們對信息的需求。

第三，具備交叉學科知識。當今社會，檔案管理工作越來越凸顯出重要作用，檔案館成為一個可以提供有效信息的信息管理中心，檔案管理范圍也越來越廣泛，涉及經濟、文化、科技等領域?，F(xiàn)代檔案工作本身就是比較復雜的工作，專業(yè)性強，元素種類較多，這對檔案管理人員的綜合素質提出了更高層次的要求。作為現(xiàn)代的檔案管理人員，不僅要熟練掌握檔案管理理論知識，還要具備一定的交叉學科知識，努力拓寬自己的知識面，以便更好地為人們提供各種信息化服務。

二、提高成人教育學籍檔案管理人員職業(yè)素質的對策

（一）檔案管理人員要明確成人教育檔案管理的重要性，轉變傳統(tǒng)的工作觀念

檔案管理人員如果不能夠清晰地認識到檔案管理服務性的工作性質和檔案文件對學生今后的學習與生活的重要作用，不用認真嚴謹?shù)膽B(tài)度來對待檔案管理工作，工作上就會出現(xiàn)很多失誤。在實際當中，檔案文件對學生的學習和生活是非常重要的，特別是在成人教育中，檔案管理人員可以根據(jù)學員的學籍檔案來判斷其受教育情況。如果學籍檔案材料不完善，信息歸類錯誤，將會導致用人單位沒有辦法了解到學員的實際情況，可能會影響到用人單位對人才的運用。

針對上述問題，檔案管理人員必須轉變檔案管理工作觀念，明確成人教育檔案管理的重要性，主要分為以下兩點。

第一，檔案管理單位的領導要重視檔案管理工作，要加強對檔案管理工作的管理，招聘那些受到^良好教育的專業(yè)管理人員，并加強對他們的培訓。此外，要引進先進的檔案管理設備，運用先進的技術手段對檔案管理工作進行管理，使檔案管理工作分類更加明確。

第二，作為成人教育學籍檔案管理人員，要清晰地認識到檔案管理工作的重要地位，增強自己的責任心。

（二）檔案工作者提升自身的職業(yè)素質

為了提高檔案管理工作人員的綜合素質，要從以下幾個方面入手。

第一，提高檔案管理人員對檔案信息的處理技術。如今的信息科技發(fā)展非常迅速，已經深深融入了檔案管理工作當中。檔案管理人員要認真掌握這些先進的信息技術，提高工作效率，為人們提供更加便利的檔案服務。

第二，提高檔案管理人員的道德水準。在提高檔案管理人員工作能力的同時，不要忘了對他們展開職業(yè)道德的培訓。要加強對檔案管理人員的管理，提高他們的道德水準，讓他們嚴格要求自己，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的人文環(huán)境。

第三，提高檔案管理人員的倫理教育程度?，F(xiàn)代社會的情況較為復雜，各行各業(yè)的競爭以及人與人之間的競爭越來越激烈，很多人為了達到某種目的不擇手段。作為檔案管理人員，一定要保持高尚的情操。為了讓檔案管理工作更加規(guī)范、高效，就要加強對管理人員的倫理教育。

（三）加強檔案工作人員的在職培訓與終身教育

在當今信息技術發(fā)展迅速的社會，專業(yè)的檔案管理人員不僅要學習系統(tǒng)的檔案管理知識，還要經常參加一些職場教育培訓。

1.在職培訓

檔案工作人員在工作過程中，必須注重自我提升。而在職培訓則是一條主要的途徑。具體而言，應當注重培訓方式的多樣性。

一是在職學習。檔案管理人員要學會利用現(xiàn)代信息技術來獲取知識。比如在平時的工作過程中，通過網絡、電視等來學習，并不會影響到自己的工作。

二是業(yè)務學習。檔案管理部門在規(guī)定的時間內對檔案管理人員進行系統(tǒng)的教學，向他們傳授最新的知識，轉變他們的思想觀念，提高他們的工作能力。

三是崗位培訓。根據(jù)崗位的不同特點與需要，對檔案管理者進行知識培訓，這些知識往往適用于對應的崗業(yè)，崗位培訓具有定向培訓與普及培訓兩種。

四是交流式學習。這種學習形式比較自由，并且交流學習的知識一般都是比較新的。

2.終身教育

終身教育既是一種教育表現(xiàn)形式，也是一種教育思想。將終身教育引入成人教育檔案管理工作已成為必然趨勢。在信息化環(huán)境下，檔案管理部門要充分利用先進的信息技術，以終身教育理念為指導，全面提升檔案管理人員的素質和能力。作為檔案信息管理人員，更要體會到終身教育的重要性，不斷學習，不斷進取，努力更新完善知識結構，將自己的理論知識體系與現(xiàn)代科技發(fā)展緊密結合在一起，做好檔案管理工作。檔案管理人員要學會充分利用現(xiàn)代網絡平臺、媒體平臺以及行業(yè)平臺等，努力學習各種知識，掌握現(xiàn)代信息技術，學會利用現(xiàn)代信息技術做好成人教育檔案管理工作。

三、總結

檔案管理人員的素質直接影響到檔案管理質量的高低。只有管理人員的綜合素質提高了，檔案管理工作才會更加完善。隨著時代的發(fā)展，社會對檔案管理人員的素質要求也在提高。檔案管理人員只有掌握高效的管理方法，才能滿足當今社會對檔案管理人員的要求，才能為檔案需求者提供便利。檔案管理人員要積極提高自身的綜合素質，嚴格要求自己，規(guī)范自己的行為，在檔案管理工作中發(fā)揮最大的價值。

【參考文獻】

[1]李麗華.基于信息化環(huán)境的醫(yī)院檔案管理人員的職業(yè)素質[J].科技信息（科學教研），2008（20）：267，280.

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[3]K紅.基于檔案信息化管理的航天三院檔案人員管理研究[D].哈爾濱：哈爾濱工業(yè)大學，2010.

[4]金鵬.高等學校教學管理人員信息素養(yǎng)研究[D].濟南：山東師范大學，2006.

第8篇：檔案管理基礎知識范文

1 環(huán)保檔案的內容以及檔案管理的重要性

1.1 環(huán)保檔案的內容

環(huán)保檔案是指各級環(huán)境保護行政主管部門及其直屬單位，在環(huán)境保護工作中直接形成的、對國家和社會有保存價值的各種文字、音像、圖片、電子文檔等不同形式和載體的歷史記錄[1]。

1.2 環(huán)保檔案管理的重要性

環(huán)保檔案管理是指在環(huán)境保護工作開展時，對環(huán)境保護工作過程形成的文件資料進行收集、加工整理、立卷歸檔和檢索利用的一系列工作。環(huán)保檔案管理的對象是環(huán)境保護文件資料，是環(huán)境保護工作的信息載體。配備專業(yè)的人員對環(huán)保檔案進行科學的管理，對于環(huán)境保護工作具有重要的意義。具體體現(xiàn)在下列方面：一方面，對環(huán)保檔案進行科學管理，可以為環(huán)保工作的順利開展創(chuàng)造良好的條件。在環(huán)境保護工作過程中產生的各種信息，經過收集、加工和傳遞，以環(huán)保檔案的形式進行管理和保存，是有價值的環(huán)保信息資源，是環(huán)境保護工作者進行環(huán)境保護目標控制的客?^依據(jù)。另一方面，對環(huán)保檔案進行科學管理，可以提高環(huán)境保護工作效率。環(huán)保檔案進行科學、系統(tǒng)的整理歸類，形成環(huán)保檔案庫。當工作需要時，可以有針對性地及時提供完整資料，迅速解決工作中的問題。

2 環(huán)保檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理工作不充分

目前，環(huán)保單位由于人員配備不足、場地受限、資金分配差異、管理制度不完善的影響，導致各環(huán)保單位檔案工作的發(fā)展極不平衡，進而使得檔案資料分散，信息不全。

2.2 檔案管理人員的素質偏低

配備專業(yè)的人員對環(huán)保檔案進行科學的管理，對于環(huán)境保護工作具有重要的意義。但是，在環(huán)保部門檔案管理人員中，尤其在基層環(huán)保部門，卻缺乏專業(yè)的檔案管理人才，尤其是檔案人員往往身兼數(shù)職。當前信息化時代，專業(yè)的檔案人員不僅要精通傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務，還必須掌握自動化網絡技術，使用計算機管理環(huán)保檔案，這給進一步做好檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)[2]。

2.3 環(huán)保檔案管理系統(tǒng)有待完善

環(huán)保檔案具有信息來源太多、信息量巨大、信息累成復雜等特點，信息管理難度大，因而對信息進行制度化、規(guī)范化十分重要，然而，目前并沒有統(tǒng)一健全的環(huán)保檔案管理制度，使的檔案管理工作無論在管理方法還是在檔案文件的分類、編碼、處理流程、歸檔等方面都缺乏依據(jù)。另外，由于靠層層上報匯總，缺乏管理，造成資料分散、信息不全，不能及時轉化為決策依據(jù)，大大降低了檔案的利用效率。

3 完善環(huán)保檔案管理工作的主要對策

3.1 提高環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理的認識

首先，分管檔案工作的主要領導要有足夠的認識，要為實現(xiàn)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造條件，投入一定經費，配備檔案現(xiàn)代化管理所需設備。其次，要提高檔案工作人員的思想認識，克服傳統(tǒng)保守的習慣，破除應用現(xiàn)代化管理的畏難情緒，要有實現(xiàn)環(huán)保檔案工作現(xiàn)代化的思路，加強相應的業(yè)務學習，對傳統(tǒng)檔案管理進行革新和完善。

3.2 建立現(xiàn)代化的環(huán)保檔案管理制度

檔案工作標準化，是新形勢下檔案工作進展的必定走勢和檔案工作現(xiàn)代化的客觀要求，它的制定和實施，必將給檔案工作帶來長足的進展和巨大的變革，因此，要加速標準規(guī)范的制定，積極組織貫徹實施。國家環(huán)境保護總局制定頒發(fā)的《中國環(huán)境保護檔案分類規(guī)范》、《中國檔案分類法、環(huán)境保護檔案分類表》為加強我國環(huán)境保護檔案工作、科學地管理環(huán)境保護檔案、統(tǒng)一環(huán)境保護檔案分類檢索、實現(xiàn)環(huán)境保護檔案的分類檢索系統(tǒng)的標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理打下了堅實的基礎。《中國檔案分類法、環(huán)境保護檔案分類表》其分為九大類，作為統(tǒng)一的微機信息管理分類標識，符合環(huán)境管理職能和環(huán)保檔案的特點[2]。運用《環(huán)保檔案分類表》（簡稱）分類類目標識，我們必須熟悉并了解環(huán)保檔案分類表分類類目標識所規(guī)定的內容和適用范圍，做到信息分類符合環(huán)境管理職能，保持各種信息的有機聯(lián)系，便于微機信息管理。

3.3 加強環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理人才隊伍建設

現(xiàn)在社會上普遍缺乏復合型的現(xiàn)代管理人才，檔案工作更如此，尤其是缺乏既懂微機技術又有檔案專業(yè)知識的復合型人才，例如有的單位雖配備了微機等現(xiàn)代化設備，由于缺少專業(yè)人員，結果微機僅起到條目輸入、統(tǒng)計等簡單功能，極個別的還使其常年閑置，不能充分地發(fā)揮其在檔案工作標準化、現(xiàn)代化中應有的全部功能，因人才缺乏而直接影響了檔案工作現(xiàn)代化的開展，所以環(huán)保檔案要實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理就要求檔案人員必須掌握現(xiàn)代化管理技能，否則環(huán)保檔案的現(xiàn)代化管理就能難以實現(xiàn)，這是前提條件。實現(xiàn)環(huán)保檔案管理現(xiàn)代化，對檔案工作人員提出了更高更嚴的要求，要求檔案工作人員相應地調整自身的知識結構，提高自身素質，至少要做好 3 個方面的工作：一是掌握專業(yè)基礎知識，要求對環(huán)保科技知識和科技檔案管理知識的掌握，沒有堅實的專業(yè)知識，環(huán)?？萍嘉墨I編撰難以開展；二是掌握相近和相關學科的知識，這是由當代科學技術高度綜合趨向統(tǒng)一和現(xiàn)代學科的相互滲透、交叉、分化的現(xiàn)實決定的；三是掌握計算機、微縮、復印、網絡等先進技術和設備的工作原理并能進行熟練的操作。

3.4 加強環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理物質基礎建設

一是加大基礎設施建設?，F(xiàn)代化設備的購置是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的物質基礎，在環(huán)保科技檔案工作現(xiàn)代化建設中，需不斷加大檔案部門的基礎設施建設。二是選擇比較好的科技檔案管理系統(tǒng)，提高使用效率。全國己開發(fā)了幾十種類型、各個層次的科技檔案管理實用系統(tǒng)軟件，由于開發(fā)歷史相對較短，缺乏統(tǒng)一管理，在設計方面有著諸多不足。如設計標準不統(tǒng)一、不規(guī)范及設計語言不相同，造成軟件開發(fā)出來之后兼容性差，難以實現(xiàn)各檔案館（室）之間的信息和資源共享；科技檔案計算機管理軟件低水平重復開發(fā)，并帶有濃重的地方色彩，造成人、財、物的大量浪費，沒有一家能形成規(guī)模打開市場，行銷各地。因此，選擇使用相對較先進，適合自身使用的軟件至為關鍵。

第9篇：檔案管理基礎知識范文

[關鍵詞]檔案信息化 實踐教學 雙師型

隨著人類社會的發(fā)展和進步，檔案已不再是一個普通的紙質文件，檔案信息化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。在檔案信息化背景下，改革和創(chuàng)新檔案課程教學已迫在眉睫。

一、現(xiàn)代檔案信息化發(fā)展的必要性

在信息化時代，文件的產生和傳遞的方式也在不斷發(fā)生變化。文件數(shù)量和載體種類激劇增加，檔案歸檔范圍不斷擴大，傳統(tǒng)的檔案管理模式暴露出很多弊端，傳統(tǒng)的手工的方式已不能完全滿足用戶的需求和社會的發(fā)展。因此日常檔案管理活動必須改變傳統(tǒng)模式，朝信息化管理方向發(fā)展。

檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。它通過一切有效的信息技術手段和途徑，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，并最終實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

二、現(xiàn)代檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀

自1979年中央檔案館、中國人民檔案館、國家檔案局等個別機構陸續(xù)購置計算機設備，啟動檔案管理自動化相關課題的試驗和研究開始，檔案管理逐步踏入信息化的管理模式。檔案信息化管理，使檔案管理從以檔案實體保管和利用為重點，轉向以檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網絡化、社會化。檔案信息化把檔案工作從過去的手工操作中解放出來，增強了管理工作的科學性和時效性。

檔案的信息化管理是一個長期的發(fā)展過程，任重而道遠，它在極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平的同時，也面臨諸多困難和挑戰(zhàn)，比如缺乏統(tǒng)一的、標準的規(guī)范體系，技術支持不全面，易受到自然和人為的破壞，但其中最主要的問題是檔案信息管理人員的現(xiàn)代技術水平偏低，檔案、信息處理復合型人才奇缺，這些直接影響到了檔案信息化發(fā)展的進程。

三、檔案信息化發(fā)展背景下的檔案課程教學現(xiàn)狀

在檔案信息化發(fā)展背景下，檔案課程教學沒能跟上時展的步伐，很多還是堅持已有的傳統(tǒng)模式，檔案和信息化缺乏必要的融合。

1.基礎設施缺乏

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎，但是大多數(shù)學校由于資金等多種條件的限制，對這方面不愿意多投入。理論教學因經濟、簡單而大量采用。相反，由于儀器、設備、場地、經費等的投入不足而削弱了本應高度重視的實踐教學。如果學生在學習檔案管理課程時，從頭到尾沒有見過相應的數(shù)據(jù)庫服務器、圖文影像掃描設備、數(shù)碼攝像機、存儲器等硬件建設和規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)軟件設施，也沒有任何檔案實訓室進行檔案信息的收集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索的實訓操作，很難想象學生工作后能運用計算機和網絡技術進行檔案信息化管理?；A設施缺乏，在很大程度上制約著高校檔案管理信息化教學發(fā)展。

2.教學手段落后

檔案管理課程突出的特點之一就是實踐性強，它要求在教學過程中堅持知與行的統(tǒng)一。在搞好課堂理論教學的基礎上，加強實踐教學環(huán)節(jié)，重點在于對學生實踐應用能力的培養(yǎng)。但是目前多數(shù)高校檔案管理課程教學還是沿襲“以課堂教學為主，以知識輔導為中心”的傳統(tǒng)教育方法，黑板+粉筆式的授課方式仍是大多數(shù)教師檔案管理課程課堂教學的主要形式，用自己的“講”主宰課堂，照本宣科，生硬灌輸。由于教師缺乏和學生的溝通、交流與討論，缺乏社會實踐，手段上較少使用現(xiàn)代教學設備，使學生感到枯燥，難以與實踐結合。這使得我們培養(yǎng)的學生在走向工作崗位接觸到實際問題后，要從頭學起，課程教學的目的難以達到。教學內容、方法、手段有待改進與加強。

3.教材老化

檔案管理是一門程序性、實踐性和操作性很強的課程，在教學過程中，既要讓學生學好該課程的基礎理論知識，更要讓學生掌握檔案管理的具體方法?，F(xiàn)行教材內容過于注重理論知識，對檔案學基礎知識和檔案館的業(yè)務知識介紹較多，而實操、實務的內容偏少，相關的檔案管理的辦法、條例、規(guī)定等過時、滯后。除此之外，理論知識的講解也大多以紙質檔案的管理為主。而事實上，隨著設備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，檔案管理方法的不斷改革，對檔案管理人員在業(yè)務知識、科學技術知識及管理操作能力都提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式暴露出很多弊端，比如各種檔案存放復雜容易混淆，查閱程序過于繁瑣，部門間信息溝通少且難等，而檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關規(guī)定已不能完全適應，這些在傳統(tǒng)教材上都缺乏應有的體現(xiàn)。檔案管理課程教材對以上內容應有拓展和補充。

4.教師實踐能力不強

目前，高校檔案管理課程教師的實踐能力普遍不強，具體表現(xiàn)在：一是大多數(shù)檔案課程教師不是科班出身，半路出家，學非所用，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的鑒別能力；二是大部分教師是“從學校到學?！?，沒有一線的工作經歷，沒有機會接受專門的檔案管理業(yè)務訓練，實際動手能力普遍較差。三、檔案信息化建設涉及很多新情況、新問題，有的內容專業(yè)性較強，究竟如何入手、怎樣操作，有些教師并不熟悉?？傊?，只有教師們在實踐中學習并熟悉了相關的業(yè)務操作，在檔案管理課程教學中，才能以新的知識信息開闊學生視野，啟迪學生思維，給予相應的技術指導。