人事檔案管理系統(tǒng)精選(九篇)
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第1篇：人事檔案管理系統(tǒng)范文
一、SOA架構概述
（一）SOA的基本概念
“SOA”是“Service Oriented Architecture”的縮寫，中文意為“面向服務的體系架構”。它是一個組件模型，“SOA”主要是一種涵蓋架構風格、編程模型等一套新的分布式軟件系統(tǒng)構造方法理論，主要包括這幾個過程：從建模到開發(fā)，然后整合再部署，最后運行、管理。它將不同的服務通過接口聯(lián)系起來，使得服務可以使用通用的方式進行管理。建立在以SOA基礎上的信息系統(tǒng)，可以自行研發(fā)組織，具有良好的維護性、可用性和可擴展性。
（二）運用企業(yè)服務總線的方法（ESB）
支撐SOA的關鍵是其消息傳遞架構――企業(yè)服務總線（ESB）。ESB采用“總線”模式來管理和簡化各服務應用之間的集成拓撲結構，在網(wǎng)絡中起到一個連接的作用，以接受的開放準則作為支撐點，然后使得事件以及消息等動態(tài)之間能夠相互關聯(lián)和通暢，是一種在服務和應用之間標準的集成方式。ESB作為最基本的連接中樞，使得網(wǎng)絡之間的連接能夠更好的進行，是構筑企業(yè)神經(jīng)系統(tǒng)最為根本的要素。ESB架構主要使得異地應用之間的消息能夠發(fā)送和接收，除此之外，還能夠通過ESB發(fā)送和接收消息。
二、在SOA的基礎上建立高校人事檔案管理系統(tǒng)
（一）建立高校人事檔案管理系統(tǒng)的基本要求
高校人事檔案管理涵蓋了各個不同的部門和方面，建立高校人事檔案管理系統(tǒng)的基本要求就在于能夠使現(xiàn)有的各類管理系統(tǒng)能夠完好的保存，以及讓系統(tǒng)之間有所差異，這樣能夠讓用戶更好的查看個人信息。新的系統(tǒng)還應具有安全性和可靠性，能夠很好地維護用戶的信息安全。除此之外，新的高校人事檔案管理系統(tǒng)還應最大程度的適應各個板塊，使得各個板塊之間能夠自由的傳輸，能夠屏蔽系統(tǒng)之間的差異性，
（二）高校人事檔案管理系統(tǒng)體系結構
SOA系統(tǒng)能夠很好的滿足高校人事檔案管理系統(tǒng)的基本要求，它能夠將高校人事檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)很好的連接起來，建立起一個完整的SOA高校人事檔案管理系統(tǒng)的構架。主要可以分為幾個方面，第一就是基礎應用方面，組成各
個部分的主要是人事檔案管理系統(tǒng)，主要包括教學、科研、工資、學生、圖書、資產(chǎn)、辦公、人事等各個方面，例如人事管理系統(tǒng)主要包括的是教師的基本信息，教務管理系統(tǒng)主要包括考試的工作以及科研兩個方面，等等這些都是教師的基本信息，人事檔案管理的最基本的就在于人事檔案的數(shù)據(jù)與其他部門的數(shù)據(jù)共享。第二就是接口方面，主要的作用就是將上述的基礎應用方面的應用程序以及共享數(shù)據(jù)等通過協(xié)議封裝、接口為服務，將這些作為企業(yè)服務的總接口。第三就是企業(yè)總線方面，主要對日志、業(yè)務、安全、公用等方面的服務來進行管理，除此之外，還應增強業(yè)務方面的柔性，使得面向服務中的高校人事檔案管理系統(tǒng)更加完善，第四就是流程方面，是各個部分的組件組成的，主要的工作任務就是負責服務的構建以及編排。第五就是表示層面，就是將高校人事檔案管理系統(tǒng)的需要發(fā)送給客戶，用戶便可以通過這個快速查閱以及接受這些消息。最后就是接入的過程，可以通過多種電子產(chǎn)品，例如電腦、手機等等接入這個程序，這個也為當前的很多用戶提供了一個接口，為以后的擴展奠定了一個良好的基礎。
三、在SOA的基礎上高校人事檔案管理系統(tǒng)設計
系統(tǒng)在設計時要考慮到眾多方面，例如安全性、可靠性、分散性等特點，在這種狀況下，可以采用J2EE的方式。J2EE是一種全新的和不同于傳統(tǒng)應用開發(fā)的技術架構，包括各類組件、服務架構和技術層次，最主要的作用就是通過各種共同的標準及規(guī)格，使得應用系統(tǒng)的開發(fā)與部署能夠相互兼容，更加簡化、規(guī)范化，提升了應用系統(tǒng)的可移植性、可靠性。J2EE核心就是能夠讓技術更規(guī)范化，讓各個不同平臺之間在J2EE的依靠下，能夠具有包容性，使得原來企業(yè)后端使用的信息產(chǎn)品彼此之間無法兼容的問題能夠得到很好地解決以及企業(yè)內(nèi)部或外部不能相互貫通的困境也能得到更好的解決，J2EE組件和傳統(tǒng)的Java類的存在很大的差異性：是被裝配在一個J2EE應用中，使其能夠有固定的格式并且要遵守J2EE規(guī)范，由J2EE服務器對其進行管理。J2EE本質(zhì)上是一個分布式的服務器應用程序設計環(huán)境，J2EE結構以及J2EE程序的編寫十分簡單。它能夠提供良好的機制，去組建靈活的、安全的、易維護的商務系統(tǒng)，因為業(yè)務邏輯被封裝成可復用的組件，并且J2EE服務器以容器即一個實體的形式為所有的組件類型提供后臺相關服務。J2EE體系結構提供中間層集成框架，在一個統(tǒng)一的開發(fā)平臺之下，并將應用程序運行環(huán)境與操作系統(tǒng)隔離，支持打包和部署應用，添加目錄支持，使得安全性和性能都能夠得到提高。通過J2EE這個平臺，可以更加完善在SOA的基礎上高校人事檔案管理系統(tǒng)設計。
第2篇：人事檔案管理系統(tǒng)范文
一、加強教育系統(tǒng)干部人事檔案管理的重要性
（一）提供可靠的決策依據(jù)。在教育系統(tǒng)管理中，干部人事檔案有著導向與聯(lián)接作用。干部人事檔案作為教育系統(tǒng)檔案中的一部分，是教育系統(tǒng)干部管理資料的重點內(nèi)容，能夠為教育系統(tǒng)干部人事制度改革、干部教師隊伍建設等提供參考資料，并讓上級部門在制定對教育系統(tǒng)干部人事工作決策時，有一個可靠的依據(jù)與材料。
（二）準確記錄教師情況。教育系統(tǒng)干部人事資料中對每位教師的個人簡歷、專業(yè)結構、技術考核、進修情況、教學評估和科研授獎等情況進行記錄。能夠將每位教師工作業(yè)績、學術水平和業(yè)務能力等情況全面、真實和完整的反映出來。
（三）提高對教師的管理水平。做好教育系統(tǒng)干部人事檔案工作，能夠促進對教師管理水平的提升。培養(yǎng)更多符合我國經(jīng)濟建設需求的人才是教育系統(tǒng)的主要目標，教育系統(tǒng)教學改革涉及的范圍和內(nèi)容很大。從整體上看，教師作為教學中的主導因素，其素質(zhì)與水平關系到實際教學質(zhì)量，甚至直接影響了人才培養(yǎng)的質(zhì)量。因此，教育系統(tǒng)干部人事檔案在教師隊伍的建設與管理中作用巨大。
（四）約束廣大教職工行為。在教育系統(tǒng)干部人事檔案管理中，準確記載了每位干部的社會關系、歷史表現(xiàn)和現(xiàn)實表現(xiàn)，在單位組織人事部門存放保管這些材料，能夠讓全體教職工對組織人事部門產(chǎn)生強烈的信任感與歸屬感，讓廣大教職工受到一種無形力量的約束，讓他們?yōu)榻逃到y(tǒng)穩(wěn)定和諧發(fā)展作出更大的貢獻，這樣能夠保證教育系統(tǒng)各項管理工作正在開展。
二、教育系統(tǒng)干部人事檔案管理中存在的不足
（一）檔案意識薄弱。從現(xiàn)階段教育系統(tǒng)干部人事檔案管理情況來看，檔案意識普遍不強，在很大程度上忽視了干部人事檔案管理工作。并且很少投入足夠的財力、人力和物力，導致在干部檔案管理中專職檔案人員配備不足，培養(yǎng)力度不夠。
（二）隊伍專業(yè)化程度低。目前，教育系統(tǒng)干部人事檔案管理隊伍老齡化問題嚴重，專業(yè)的檔案管理人員很少，缺少必要的配備。并且現(xiàn)有檔案管理人員理論知識不夠，基本技能不扎實，不能形成一支綜合素質(zhì)較高的專業(yè)檔案管理人才隊伍，這不利于教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的發(fā)展。
（三）管理方式陳舊。在教育系統(tǒng)干部人事檔案管理中，至今仍然采用以手工為主的管理方式，在提供與利用檔案時，主要為紙質(zhì)的實體檔案，工作效率不高，不利于檔案的查找、借閱，服務方式落后。此外，還普遍存在著重管理、輕利用的情況，導致檔案在組織、人事和檔案管理人員中封閉運行。雖然一些地方運用了計算機，但也只是簡單制作了檔案索引工具和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，干部人事檔案信息化程度不高。近年來計算機網(wǎng)絡技術發(fā)展很快，必須要對干部人事檔案管理方式作出改變，提升檔案利用率，這是社會發(fā)展的必然要求。
（四）檔案收集不及時。在教育系統(tǒng)中，干部人事檔案管理制度不夠完善，未能明確具體的崗位職責，制定的規(guī)章制度不夠科學和系統(tǒng)，管理制度十分落后。此外，干部人事檔案收集途徑很少，檔案管理人員缺乏主動收集材料的意識，導致沒有較好的對干部簡歷材料、個人科研學術水平材料等進行收集歸檔。
（五）檔案整理不到位。對干部人事檔案而言，很多時候鑒別審查不到位，造成大量檔案材料失真，檔案真實性不高。在發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失后，沒有及時進行補全，對檔案的完整性帶來了損害。這些問題的存在，主要是沒有貫徹落實干部人事檔案管理制度，缺少相應的崗位責任制。
三、提升教育系統(tǒng)干部人事檔案管理質(zhì)量的措施
（一）加大檔案管理人才培養(yǎng)。隨著計算機網(wǎng)絡技術的普及，對教育系統(tǒng)干部人事檔案提出了更高的要求，檔案管理人員素質(zhì)的高低，直接關系著檔案管理工作的質(zhì)量。所以，作為干部人事檔案管理人員，要實事求是，加強學習，積累更多專業(yè)知識，努力提升自身綜合能力，滿足現(xiàn)階段干部人事檔案管理工作的要求。此外，檔案管理人員還要加強計算機網(wǎng)絡知識的學習，掌握更多現(xiàn)代化技術，讓自己成為復合型人才，以此實現(xiàn)檔案管理水平的提高。
（二）完善檔案管理責任制度。要抓好材料入口關，建立健全的干部人事檔案收集工作的協(xié)調(diào)機制，建立完善的相關部門工作聯(lián)系制度和情況通報制度，讓檔案材料更加準確、真實和規(guī)范。要加大對重點環(huán)節(jié)的制度執(zhí)行力度，把好檔案審核、傳遞和利用等重點環(huán)節(jié)，對于發(fā)現(xiàn)的問題要及時采取解決措施，讓干部人事檔案材料更加準確和真實。因此，通過完善檔案管理職責制度，才能確保檔案管理工作取得實效。
（三）建立競爭上崗制度。由現(xiàn)階段教育系統(tǒng)干部人事檔案管理情況來看，很多檔案管理人員缺少了足夠的檔案專業(yè)知識，年齡普遍偏大，并且一些檔案管理人員文化水平很低，這些都是需要解決的問題。因此，要加大對這些檔案管理人員的教育培養(yǎng)，并選拔一批年輕的專業(yè)檔案管理人才，要將思想覺悟高、業(yè)務能力強的檔案管理人才充實到教育系統(tǒng)干部人事檔案管理隊伍中。只有這樣，才能為教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作奠定人才基礎。
（四）建立干部人事檔案網(wǎng)上審批制度。根據(jù)干部人事檔案的管理權限和查詢內(nèi)容，由組織或人事等管理部門對干部人事檔案實行網(wǎng)上審批，避免浪費人力、物力和財力，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公。并加大對計算機網(wǎng)絡技術的運用，建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，在信息庫中錄入教職工的工作履歷、學歷學位、職稱、獎懲、專業(yè)、學術水平和研究方向等內(nèi)容，實現(xiàn)個人基本信息的網(wǎng)上查詢與微機檢索，這樣能夠為教育系統(tǒng)干部人事工作提供更加高效的服務，實現(xiàn)干部人事檔案管理質(zhì)量的提升。
（五）建立經(jīng)費投入制度。在教育系統(tǒng)干部人事檔案管理中，需要有足夠的資金作為保障，這是開展檔案管理工作的前提。因此，要重視干部人事檔案管理工作，爭取投入更多的資金，讓干部人事檔案管理工作有足夠的基礎建設和人員培訓經(jīng)費，以此推動干部人事檔案的信息化和現(xiàn)代化建設。同時，還要改善干部人事檔案工作環(huán)境，購置計算機、溫濕度器等現(xiàn)代化技術設備，并建立微機檔案管理系統(tǒng)，利用計算機實現(xiàn)對檔案信息的存儲、傳遞和檢索。
第3篇：人事檔案管理系統(tǒng)范文
關鍵詞：人事檔案；人力資源；信息系統(tǒng)
人事檔案能夠幫助企業(yè)認識人才的詳細信息，基于不一樣的個人能力與特點進行合理配置，實現(xiàn)崗位安排。人力資源信息系統(tǒng)的運用對于人事檔案管理非常重要，人類正在進入信息爆炸的時代，各種各樣的信息層出不窮。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作存在效率低、管理水平差，信息查找緩慢等缺陷，已經(jīng)完全無法滿足當今人事檔案管理的需求。越來越多的企業(yè)和事業(yè)型單位將人力資源信息系統(tǒng)引入到本單位的人事檔案管理中，而這項系統(tǒng)的引用也極大地便利了人事檔案的管理。本文將會對在人事檔案管理中人力資源信息系統(tǒng)的應用所體現(xiàn)出來的優(yōu)點和缺點進行一個對比，以此挖掘信息系統(tǒng)的便利和將來發(fā)展的方向。
一、人力資源信息系統(tǒng)在人事檔案管理應用中的優(yōu)點
1.有助于簡化檔案整理程序，提高效率隨著市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，各種公司層出不窮的同時，保障制度也在不斷完善，這些情況的發(fā)生導致對人事檔案管理的要求越來越高，越來越嚴密。因此人事檔案需要記錄的內(nèi)容越來越多。乃至退休之后的情況也要有人事檔案進行整頓、歸檔。人力資源信息系統(tǒng)可以通過預設的流程路徑和接口，讓使用者和管理人員只需利用瀏覽器和互聯(lián)網(wǎng)絡即可完成數(shù)據(jù)的填寫、傳送、追蹤、分析等各項自動化的任務。人力資源信息系統(tǒng)有益于簡化整理程序，促進人事檔案人員的工作效率的提高。2.有助于便利快捷的查詢?nèi)耸聶n案信息現(xiàn)在的人事檔案信息比之從前更加豐富繁雜，如果用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行查閱，工作量太大，效率太低。應用人力資源信息系統(tǒng)可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案信息輸入計算機，方便記錄的同時，也方便工作人員的查閱，更好的發(fā)揮人事檔案的作用。3.有助于檔案信息資源的共享當今時代是信息爆炸的時代，各種信息資源不斷涌現(xiàn)，信息資源作為重要的戰(zhàn)略資源，對推動社會和經(jīng)濟的發(fā)展有其重要意義。在此背景下信息共享已經(jīng)成為一種趨勢，原先的人事檔案管理模式完全無法滿足信息共享的目的，而人力資源信息系統(tǒng)依托于互聯(lián)網(wǎng)的快速成長則可以迅速方便的實現(xiàn)信息共享，從而為市場經(jīng)濟的成長起到了一個促進作用。4.有助于檔案信息的保存?zhèn)鹘y(tǒng)的人事檔案信息管理通過紙質(zhì)資料進行保存，不斷的翻閱和搬運甚至存放都會有可能導致資料的缺失、遺漏。而人力資源信息系統(tǒng)的應用則將心理存放到網(wǎng)絡和硬盤等存儲工具中，極大地減少了外力破壞的可能性，有益于人事檔案信息的保存。
二、人力資源信息系統(tǒng)在人事檔案管理中呈現(xiàn)的問題
1.資金缺乏，設施配備不完善人力資源信息系統(tǒng)的應用必須依托計算機、掃描儀等基礎電子設施設備，如果缺少基礎設施則無法完成系統(tǒng)的構建。這些基礎設備都需要一定資金的支持，而我國目前仍然存在于社會主義發(fā)展的初級階段，雖然經(jīng)濟發(fā)展迅速，但是仍然有很多的落后地區(qū)，各地區(qū)發(fā)展不均衡，財富差劇較大，因此有些地區(qū)無法拿出足夠的資金購置計算機等基礎設施，進而無法滿足構建人力資源信息系統(tǒng)的目的。2.人事檔案管理人員水平參差不齊配備人力資源信息系統(tǒng)之后，可以盡可能的解放人力，但是錄入信息仍然要靠人力來完成，因此，“人”在人事檔案管理中擔任著重要的角色，可是“人”又是最難管理最難考核的。人事檔案管理人員的水平有高有低，而我國目前又十分缺乏高水平的人事檔案管理人員，紀錄缺失或者錯誤就無法避免。而某些人事檔案管理人員有意或故意造成的失誤，也會嚴重影響人事檔案的真實性。種種因素導致有些檔案材料的手續(xù)不齊全，缺少日期、印章、簽字等程序，影響檔案的效力。3.檔案信息化缺少統(tǒng)一的規(guī)范雖然社會在快速的成長，但是人事檔案信息化并沒有一個統(tǒng)一的標準或者規(guī)范來指導各企業(yè)事業(yè)單位的檔案設立。各個企業(yè)和事業(yè)單位都是從自身利益出發(fā)，在摸索中一點點的找尋適合自己所在機構的人事檔案管理方式。但是這樣的模式導致各自的系統(tǒng)千差萬別，無法統(tǒng)一，也就無法實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享，從而大大削減了信息化的益處。綜上所述，社會在不斷的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術日新月異，波及世界的各個角落，人事檔案管理更是不可避免的深陷其中。以前的人事檔案管理模式受到波及，已經(jīng)跟不上信息化時代的步伐，可能會逐步的被人力資源信息系統(tǒng)逐步的替代。但是目前為止，人力資源信息系統(tǒng)仍然存在著資金不足而導致基礎設施無法配備、人事檔案管理人員素質(zhì)不達標、領導不夠重視、系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的規(guī)范等各種各樣的問題。因此，我們要盡快的完善這些不足，使之跟上時代的步伐，能夠有效的為這個社會服務。
參考文獻
[1]任南竹.大數(shù)據(jù)時代下的高校人事檔案管理信息化建設探討[J].勞動保障世界,2017
第4篇：人事檔案管理系統(tǒng)范文
人事檔案涵蓋了經(jīng)歷材料，學歷證明，獎罰證明等眾多重要資料，在管理過程中以安全保密為首要任務。交通運輸部門人員組成復雜，對檔案管理要做到分類準確，錄入及時。領導了解職員最有效客觀的途徑就是查閱檔案，根據(jù)記載敘述合理安排員工在適合的崗位工作，提高工作效率同時幫助員工實現(xiàn)自身價值。當今社會發(fā)展迅速，各部門管理方式都順應市場經(jīng)濟需求做出轉變，可人事檔案管理工作還沿用舊體制觀念，停滯原地沒有創(chuàng)新。舊理念下的工作流程費時費力，工作效率又不明顯，只注重保管安全，在查找分類過程都顯得繁瑣笨重。建設檔案管理數(shù)字化信息化，對提升團隊整體素質(zhì)起著重要作用，實現(xiàn)這一建設沒救必須在舊體制上進行改革創(chuàng)新。
二、人事檔案信息化建設的優(yōu)點分析
（一）檔案信息化過程
通過掃描設備的拍攝將紙質(zhì)的檔案信息包括圖片傳輸至計算機中，在對其進行處理，將模糊歪曲的檔案文件糾偏處理，至理想效果。再對卷宗信息進行統(tǒng)一錄庫，完場后由工作人員進行校對，確保無漏掃跳掃及錄入不準確問題后，將處理錄入文件兩個文件夾合成數(shù)據(jù)庫，轉換成PDF格式，完成后再次檢查文件數(shù)目，確保無誤后將數(shù)據(jù)掛入單位人事檔案管理軟件。需要進行查閱打印時無需再查找卷宗，只需在計算機上按年號名字輸入搜索即可，方便快捷，個別需要調(diào)動的檔案也可通過電腦直接傳輸。
（二）與辦公自動化之間實現(xiàn)資源的共享。
先進技術的應用使辦公桌更加簡明，各類計劃報表的堆放都由電腦存錄代替。傳統(tǒng)管理方式下檔案查閱都需要工作人員自行傳送，浪費時間效率也不高。資料信息化錄入后，這一過程就簡便了很多。利用交換機形成局域網(wǎng)絡，將各辦公室電腦相連，只需要運行相應編號就可查閱該計算機文件，高效的同時更不用擔心由外網(wǎng)進入的病毒對數(shù)據(jù)損害。
（三）信息化能夠實現(xiàn)檔案的快速檢索。
檢索一直是檔案共組中非常重要的一項工作內(nèi)容，采用傳統(tǒng)的工作方式時，當我們需要某一份檔案時，必須依靠管理人員在卷宗上進行人工查找，這種工作方式不僅費力，而且效率也是偏低的。利用信息化技術，進行索引建設，能夠快速精準的完成對檔案的查找，不僅僅可以對某個特定的檔案進行定位，而且能夠對一類或是多類檔案進行查找。只需要選擇模糊或者精確的方式就能夠查找到自己想要的檔案，這種檢索方式價值更高。
（四）減少二次信息添加的時間，提高工作效率
人事檔案并不是收集以后就完全不變的，隨著職工在工作崗位上的不同變化、不同的成績，檔案內(nèi)容也會不斷的增加，也就是二次信息的添加。傳統(tǒng)模式下的二次信息添加與重新收集一次檔案所耗費的工作時間幾乎相同，工作效率低，不具有實效性。在實現(xiàn)信息化管理以后，管理者可以直接利用信息設備完成內(nèi)容的添加，減少二次信息添加的時間，提高工作效率。
三、人事檔案管理的信息化建設分析
（一）建立健全管理制度是信息化建設的基礎
無規(guī)矩不成方圓，在檔案管理的信息化建設工作上，這一原則同樣適用。要保證各項工作的協(xié)調(diào)開展，首先必須有一個明確的、可依賴的、具有權威性的制度保障。規(guī)章制度，即是保證一項工作順利開展的依據(jù)，同時在當前也被認為是評價一項工作質(zhì)量的重要標準。交通運輸部門也應當針對這項工作制定具體的規(guī)范制度，并將其嚴格的貫徹落實。制度的建立，總是與具體的工作相適應，具體到檔案管理工作上，這些制度應該包括：《收集整理制度》，明確收集的范圍和要求，確保檔案內(nèi)容及時、完整、真實，能夠全面地反映一個人的情況；《安全保密制度》，保障人事檔案的安全，延長檔案的使用壽命；《調(diào)用轉遞制度》，明確調(diào)用的方式和方法，強調(diào)傳遞的流程和要求，以保證人事檔案的安全性和真實性。
（二）重視專業(yè)人才隊伍的培養(yǎng)建設
檔案管理工作實現(xiàn)信息化發(fā)展，不僅需要具備專業(yè)的檔案管理知識，而且需要掌握一定的科學操作技術。人事檔案的重要性決定了這項工作的開展具有嚴肅性，并不是隨意為之。工作流程、數(shù)據(jù)采集方法、軟件的選擇、安全維護等工作都必須按規(guī)定進行。如果工作人員僅僅具備檔案管理的知識，而不具備信息操作能力和技術，那么信息化管理同樣是難以實現(xiàn)的。要真正的實現(xiàn)信息化建設，部門內(nèi)部必須重視專業(yè)人才的培養(yǎng)，培養(yǎng)具有檔案管理知識與信息技術知識的復合型人才。并且，由于這項工作的特殊性，在選拔人才的過程中還必須重視作風、思想、態(tài)度等方面的鑒別，只有較高的思想素質(zhì)與道德水平、責任意識才能確保這些員工掌握了專業(yè)技能以后是將其全心全意的用于其本職工作，不會出現(xiàn)泄露檔案資料、個人信息的情況。
（三）加強信息系統(tǒng)的規(guī)劃建設
人事檔案的信息化建設并不是孤立的，要想其真正的發(fā)揮信息化建設的價值和作用，必須在部門內(nèi)部形成一個有效的信息系統(tǒng)。信息化的實現(xiàn)，是多個不同的模塊與不同的網(wǎng)絡架構交互作用的結果，其中既要涉及到多媒體技術，數(shù)據(jù)庫技術，還包括信息網(wǎng)絡安全技術。信息化建設其實就是將這些技術與設備系統(tǒng)整合的過程，具體來看：一方面要建設好人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的信息化管理。利用計算機、掃描儀、照相機、錄像機等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將傳統(tǒng)的檔案資料實現(xiàn)數(shù)字化、電子化，將紙質(zhì)檔案資料包含的信息，輸入到文字信息數(shù)據(jù)庫；通過人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立，及時收集、整理、歸檔個人各方面的最新信息，保證人事檔案信息的時效性、真實性、準確性、全面性，實現(xiàn)人力資源的信息化管理。另一方面要加強管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡化的建設，實現(xiàn)檔案材料的資源共享。利用網(wǎng)絡技術創(chuàng)新人事檔案工作的管理模式，通過統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和標準規(guī)范的軟件，搭建便捷、安全的網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)檔案資料的資源共享，最大限度的提供優(yōu)質(zhì)高效的人事檔案信息服務。
第5篇：人事檔案管理系統(tǒng)范文
關鍵詞：人力資源；社會保障；檔案管理系統(tǒng)
1 系統(tǒng)設計的原則和目標
電子信息技術在人資與社保檔案管理中應用廣泛，與傳統(tǒng)管理方式不同，信息化管理需要經(jīng)紙質(zhì)檔案統(tǒng)一錄入到計算機存儲設備中。再結合實際應用需求構建出管理系統(tǒng)。這種新型管理方式可節(jié)省檔案查找時間，將電子資料備份到移動存儲工具中，即使發(fā)生突然時間也能保障這部分資料的安全。工作開展過程中管理人員通過計算機對檔案進行整理、保管，上級領導查看或者人力資源調(diào)動需要調(diào)離檔案時也可以通過信息共享來實現(xiàn)，確定檔案需要調(diào)用后再進行紙質(zhì)檔案移動，并將電子版本一并轉存。管理系統(tǒng)設計是以使用功能為目標的，仍以國家統(tǒng)一的管理原則為依據(jù)，能夠幫助提升檔案的可利用率，在安全方面不會受到影響。
2 系統(tǒng)技術構架設計
構架設計是針對主要功能模塊來進行的，設計技術關系到運營階段穩(wěn)定性，同時也關系到運算時間的降低。人力資源與社會保障檔案管理工作在各地區(qū)都需要實施，因此設計系統(tǒng)時應考慮其通用性。借助于網(wǎng)絡平臺構建的檔案管理系統(tǒng)具有資源共享功能，設計工作是分層開展的，為保障資料信息安全性，最常用的信息共享方式是局域網(wǎng)連接，資源對內(nèi)開放。系統(tǒng)構架的運算速度要達到使用標準，這樣可以減少查找資料所用時間，雖然設計與程序編寫過程復雜繁瑣，但最終呈現(xiàn)在工作人員面前的管理界面卻簡單易懂，在崗人員通過培訓學習都能夠勝任。
2.1 三層體系結構
檔案管理是為人力資源與社會保障工作開展提供基礎保障。因此在對系統(tǒng)進行時要分別從這三方面工作特征進行考慮，結合傳統(tǒng)管理工作開展過程中出現(xiàn)的問題進行探討，將解決方法體現(xiàn)在系統(tǒng)構成中。電子檔案是由紙質(zhì)檔案掃面錄入制作而成，總頁數(shù)與原檔案相同，設計時要遵從這一特異性，保持檔案原有結構組成。從管理者、錄入者與調(diào)取查看者三重角度進行考慮，提高檔案的安全性與使用效率。系統(tǒng)自身還有具有抵御病毒入侵的能力，記錄瀏覽情況。
2.2 基于J2ee技術的架構優(yōu)勢
良好的可移植性是J2EE體系的優(yōu)秀特征，基于J2EE框架下開發(fā)的軟件不依賴任何特定操作系統(tǒng)、中間件平臺、網(wǎng)絡結構及硬件環(huán)境。由于不同地區(qū)的經(jīng)濟水平存在差異，因此各地人力資源與社會保障機構能夠提供的軟硬件及網(wǎng)絡環(huán)境存在比較大的差別，而構架合理的基于J2EE的應用系統(tǒng)具有一次開發(fā)，多種環(huán)境部署的優(yōu)勢，對于軟件企業(yè)來說，減少了大量由于兼容性引起的重復性開發(fā)成本。另外，J2EE標準允許客戶自由定制與J2EE兼容的第三方的成熟的組件，這種高度自由的集成性減少了項目開發(fā)中的所需的工作，由于不同地區(qū)的人力資源與社會保障檔案管理業(yè)務開展的情況不同，系統(tǒng)的用戶量、并發(fā)請求數(shù)、數(shù)據(jù)吞吐量均有較大的差別，因而各地采購的硬件平臺所能提供的性能并不統(tǒng)一，這就要求人力資源與社會保障電子檔案管理信息系統(tǒng)能夠適應不同的硬件部署環(huán)境并提供不同的服務性能，而JZEE良好的平臺遷移能力能夠提供良好的支持。系統(tǒng)既可以運行在大型服務器集群上，也可以運行在較為低端的PC服務器上，滿足不同用戶的性能需要。
2.3 網(wǎng)絡結構
網(wǎng)絡最內(nèi)層是數(shù)據(jù)層，將運行著大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫服務器集群存放于防火墻與網(wǎng)關之后，實行IP控制訪問，存儲著所有系統(tǒng)運行數(shù)據(jù)及業(yè)務數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫服務器集群系統(tǒng)在保證安全性，可靠性的同時，必須具有強大的容錯能力和災難控制能力，具備無縫切換、易于升級、故障報警和實時擴充能力，并支持冗余電源系統(tǒng)。另外，為了業(yè)務數(shù)據(jù)的安全，應指定完善的數(shù)據(jù)備份機制，包括不同時間的備份及不同介質(zhì)的備份，不同時間的備份是指與主數(shù)據(jù)庫實時同步的熱備份數(shù)據(jù)庫，以及定時備份數(shù)據(jù)文件的備份服務器，不同介質(zhì)的備份是指將數(shù)據(jù)文件分別存放在硬盤、光盤或者磁帶上的備份服務器或磁帶機。網(wǎng)絡中間層是應用層，放置處理客戶端請求并連接數(shù)據(jù)庫的應用服務器，其上需安裝并運行中間件平臺環(huán)境，并對外開放訪問，使業(yè)務網(wǎng)絡內(nèi)客戶端均可訪問至該服務器。
3 系統(tǒng)功能架構
通過以上分析，可以得出人力資源與社會保障電子檔案管理信息系統(tǒng)主要提供人力資源與社會保障日常業(yè)務中涉及的勞動者檔案的采集處理、整理歸檔、業(yè)務關系、檔案存放、檔案借閱查詢等業(yè)務。
3.1 檔案管理。包括對業(yè)務檔案材料的電子化收集，預歸檔文件管理，檔案整理歸檔，文件級檔案管理，案卷級檔案管理，全宗管理等功能。
3.2 檔案利用。包括檔案借出，檔案歸還，借閱過期提醒，檔案檢索，檔案編研，檔案訂閱等業(yè)務模塊。
3.3 庫房管理。對檔案存放庫房管理，監(jiān)控庫房存放情況。
3.4 查詢統(tǒng)計?？梢圆樵儥n案借閱情況，檔案存放位置，檔案業(yè)務信息，及檔案的電子化文件，統(tǒng)計檔案文件情況。
3.5 權限管理。對于不同級別的操作人員分配不同的操作權限。系統(tǒng)對功能進行了分層設計，包括通信接口層、數(shù)據(jù)處理層、基本操作層、業(yè)務應用層、綜合分析層，不同層次的功能針對不同需求的用戶，包括IT運維管理人員、業(yè)務操作人員、業(yè)務管理人員、分析決策人員和普通客戶。完備的功能設計滿足了系統(tǒng)管理、運行的各種業(yè)務需求。
4 接口技術方案
接口采用Web Service技術，Web Service技術是應用程序通過內(nèi)聯(lián)網(wǎng)或者因特網(wǎng)和利用軟件服務的一種標準機制，采用POJO方式提供應用服務。對于以前的中間件平臺提供了強大的服務實現(xiàn)手段，但是，這些系統(tǒng)有一個共同的缺陷，那就是它們無法擴展到互聯(lián)網(wǎng)上：它們要求服務客戶端與系統(tǒng)提供的服務本身之間必須進行緊密藕合，即要求一個同類基本結構。不支持跨平臺的信息交換.而對比后我們就發(fā)現(xiàn)，Web Service的很顯然具有以下優(yōu)點：
4.1 跨平臺：完全基于XML（可擴展標記語言）、XSO（XMLSchema）等獨立于平臺、獨立于軟件供應商的標準。
4.2 自描述：Web Service使用WSOL標準語言進行自我描述，包括服務的方法、參數(shù)、類型、返回值等相關的完備信息。
4.3 模塊化：Web Service是應用程序組件，我們可以使用任何開發(fā)平臺來開發(fā)，并且按照模塊進行封裝。
4.4 跨防火墻：Web Service使用http協(xié)議進行通信，可以穿越防火墻。
結束語
電子檔案管理要在計算機系統(tǒng)中進行，現(xiàn)有檔案管理與存儲系統(tǒng)在使用功能上已經(jīng)足夠完善，當仍存在一些可以優(yōu)化的項目。設計人員應結合人力資源與社會保障檔案管理需求來開展系統(tǒng)設計工作，使電子檔案管理理念在現(xiàn)實工作中得以落實。
參考文獻
第6篇：人事檔案管理系統(tǒng)范文
[關鍵詞]醫(yī)院；人事檔案；管理；應用
醫(yī)院人事檔案管理是一項非常重要的信息資源管理工作，它是醫(yī)院人員個人經(jīng)歷和社會實踐的重要記錄，是其業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、實戰(zhàn)業(yè)績等的重要反應，也是重要的人事信息資源。重視和加強醫(yī)院人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，只有堅持人事檔案信息化管理，才能促進醫(yī)院人事制度改革，合理有效配置醫(yī)院人力資源，促進醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要舉措。實現(xiàn)信息共享和知識管理，提供先進的技術、手段和方法。
1醫(yī)院人事檔案信息化建設的優(yōu)點
1.1從根本上來講，醫(yī)院人事檔案材料具有專業(yè)性、機密性、政治性三大特點，因此，人事檔案材料需要進行單獨存放，而且要求有專人進行保管。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式比較落后，而且長期以來醫(yī)院在人事檔案材料的存放和保管這一方面沒有給予足夠的重視，使人事檔案檔案基礎設施差，收集、整理、歸類、編目等工作還主要依靠手工操作，而且查找不便，不但影響檔案資料的準確性和完整性，還嚴重增加了很多工作量，使用計算機管理醫(yī)院的人事檔案就不同了，由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節(jié)省時間，提高工作效益，對數(shù)據(jù)查詢又快又準。
1.2利用計算機管理醫(yī)院人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。
1.3利用計算機管理醫(yī)院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲介質(zhì)及硬盤上，大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
2醫(yī)院人事檔案信息化管理
2.1充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)：由于檔案管理人員人數(shù)、人力有限，醫(yī)院可充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，按照人事檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統(tǒng)，可促進充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案的作用。
2.2醫(yī)院人員個人信息管理：以科室為單位，將醫(yī)院人員的個人科技檔案信息輸入醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)可提供各類人事檔案，如人員的基本信息、各年度考核、各項專業(yè)技術職稱及個人的科研教學信息等。
2.3醫(yī)院人事檔案信息化的基本數(shù)據(jù)建設
人事檔案信息化建設包括系統(tǒng)設置、數(shù)據(jù)維護、信息查詢、統(tǒng)計報表等組成。而其中系統(tǒng)設置和數(shù)據(jù)維護是關鍵。因此，首先要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統(tǒng)，利用計算機管理醫(yī)院人事檔案?？梢詫崿F(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機化、網(wǎng)絡化。在此我做了如下幾個步驟：
2.3.1建立醫(yī)院人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫。包括醫(yī)院職工姓名、性別、出生年月、學歷、畢業(yè)學校、入黨團時間、參加工作時間、職務與任命時間、職稱評定與聘任時間、工資、年度考核、公積金、養(yǎng)老保險等各項信息。
2.3.2建立醫(yī)院人事檔案材料接收數(shù)據(jù)庫。建立聯(lián)系、送交、催要、登記制度，將接收來的材料名稱、時間、姓名、送交人、接收人等項錄入數(shù)據(jù)庫。使人事檔案材料接收管理工作規(guī)范、有序。
2.3.3建立醫(yī)院職工工資數(shù)據(jù)庫?？梢园崖毠さ目冃Э己顺煽兣c工資互相關聯(lián)。
2.3.4建立醫(yī)院人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫。將醫(yī)務人員按職稱歸類。錄入人員姓名、檔案編號、檔案柜號等，查找人員檔案時只須打開計算機”查找功能，輸入某個人的姓名即可知道該職工的人事檔案編號及存放的檔案柜。
2.3.5建立職務任免數(shù)據(jù)庫。包括職能科室主任、科長職務任免審批表和科主任、護士長聘任表等。如果要查找一個人哪一年擔任某職務，輸入該人的姓名，打開該職工職務變動登記表總目錄，那么該職工的基本情況便一目了然。
2.3.6建立其它檔案數(shù)據(jù)庫。將人事檔案接收登記表、轉遞登記表、查（借）閱登記表、政審證明材料登記表均錄入計算機管理.把部分紙質(zhì)文件和圖片制成電子文件。逐步實現(xiàn)人事信息和公務公文的電子郵件交換和數(shù)據(jù)交換。實現(xiàn)資源共享。
2.3.7建立和完善衛(wèi)生技術考核檔案與醫(yī)德醫(yī)風考核電子檔案，將考核結果形成的數(shù)據(jù)庫與個人檔案數(shù)據(jù)庫建立關聯(lián)，通過授權實現(xiàn)個人業(yè)績查詢系統(tǒng)。
總之，醫(yī)院可充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)，將一定程度上促進檔案管理的計算機化和檔案工作的信息化，并更好地實現(xiàn)將個人人事信息客觀、真實、系統(tǒng)、全面地提供給組織人事管理部門，積極對人事檔案進行開發(fā)、挖掘和利用，使其發(fā)揮最大化地利用效力，將是人事檔案工作者努力的方向，也是今后醫(yī)院人事檔案改革的主導方向。
參考文獻：
[1]孫中華.醫(yī)院人事檔案管理工作的體會.中醫(yī)藥管理雜志[J]，2009，17（2）：148-149.
第7篇：人事檔案管理系統(tǒng)范文
一、檔案工作的創(chuàng)新方面
無論是怎樣創(chuàng)新，總會有具體的著手點。對于人事檔案工作的創(chuàng)新，筆者認為可以從以下三個方面進行著手：
（一）服務方式。對服務方式進行創(chuàng)新，是人事檔案工作創(chuàng)新的第一步驟。因為從本質(zhì)上來講，人事檔案這方面的工作就屬于服務性質(zhì)的工作。在傳統(tǒng)的企業(yè)管理工作模式下，檔案工作的服務內(nèi)容相對來說比較閉塞，跟不上時展的潮流。傳統(tǒng)的管理模式無法及時應對人員離職、職位變動、各方面因素變動等情況，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模也在不斷地擴大，因為員工的數(shù)量只會越來越多，傳統(tǒng)的管理模式逐漸無法滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展，這就說明我們必須從服務方式上進行革新，讓這項工作真正為員工服務。
（二）管理方式。我們所身處的社會是一個不斷發(fā)展不斷前進的巨大容器，在這個社會環(huán)境中生存，就必須要跟上社會發(fā)展的腳步。時代在不斷發(fā)展，在帶給企業(yè)越來越大的利益的同時，也對其工作管理方式帶來嚴峻的挑戰(zhàn)。因此，我們必須對管理方式進行創(chuàng)新，滿足時展的需求，保證企業(yè)單位的正常運行，由原來的手動、人工管理方式，創(chuàng)新為現(xiàn)在的智能化、多功能管理方式。例如說，企業(yè)單位可以建立人事檔案管理的中心網(wǎng)站，并通過這個網(wǎng)站對員工的檔案進行增刪改查和自動更新。除此之外，為了方便管理人員之間的交流和溝通，除騰迅通外，可以設置相應的微信群、QQ群；創(chuàng)設一些固定平臺的公眾號，對于人動的消息進行；樹立正規(guī)的人事管理制度，提高管理工作的效率等等。
（三）管理人員素質(zhì)。無論是怎樣的工作，都需要有相關人員的參與。這些工作人員的整體素質(zhì)對這項工作的效率有著決定性的影響。對管理人員的工作素養(yǎng)進行培訓和審核，成為了檔案工作創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)。具體來說，企業(yè)單位可以加大對檔案工作人員的培訓力度，設計出適合的培訓計劃、培訓目標，通過集中培訓來達到理想的效果，進一步提升工作人員的業(yè)務素質(zhì)，將工作人員對檔案工作效率的主觀影響減少到最少。除此之外，適時的考核也是檢查工作人員是否具備工作資格的重要方式，通過有計劃有目的的考核，既能夠篩查出不合格的工作人員，還能夠突出優(yōu)秀工作人員的業(yè)務素質(zhì)，對優(yōu)秀工作人員一定程度上嘉獎。
二、檔案工作的創(chuàng)新方向
既然提到了人事檔案的工作需要不斷地創(chuàng)新，那么企業(yè)單位就必須要針對檔案工作的創(chuàng)新制定出合理的方向。具體來說，檔案工作的創(chuàng)新方向可以分為兩部分：一是實現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)的建設，二是實現(xiàn)企業(yè)員工人事信息管理系統(tǒng)的同步更新。具體如下：
（一）人事檔案管理系統(tǒng)建設。目前這個時代是科技的時代，是發(fā)展的時代。處理人事檔案管理工作，也需要用到一些先進的電子設備。就目前的企業(yè)發(fā)展而言，企業(yè)領導應當致力于建設人事檔案電子管理系統(tǒng)，再對檔案人員進行專門的業(yè)務培訓，讓工作人員能夠順利地操作計算機、掃描儀的電子設備，并將員工的檔案資料完整地錄入檔案管理系統(tǒng)中，以便隨時查閱。
大數(shù)據(jù)的時代要求企業(yè)單位的人事檔案也應當建設全面的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以保證檔案工作的順利運行。人事檔案數(shù)據(jù)庫中，應當包括每一個員工的工資、職位、學歷、年齡、人動以及獎勵懲罰等信息，這些信息需要通過專門的設備或軟件進行錄入，然后經(jīng)過智能化的程序加工對這些信息進行分類和存儲。除此之外，還需要不斷地進行更新，以保證每一個員工信息的真實性和準確性。
（二）建立連接端口，實現(xiàn)實時更新。人事檔案工作的管理，對整個企業(yè)有著重要的影響。一個企業(yè)中有很多的員工，為了保證管理工作的順利實施，人事部門應當能夠準確把握每一個員工的最新信息。所以說人事信息的更新，就成為了人事檔案工作中的關鍵環(huán)節(jié)。在開展人事檔案管理工作的時候，還需要對工作軟件進行進一步的開發(fā)和推廣，讓每一個檔案管理工作人員都能夠正確操作，讓每一個企業(yè)員工的檔案完整性都能夠得到保障。
第8篇：人事檔案管理系統(tǒng)范文
“云”是一個比較形象的比喻,我們使用云技術的時候不需要考慮其存儲資源的物理位置、底層基礎架構位置以及虛擬計算等,對于用戶來說它是不相關的,是透明的。用戶如果想享受“云”里面的資源的話,只要通過計算機界面上簡單的“云”服務就可以了?，F(xiàn)在看來互聯(lián)網(wǎng)正在朝著分布式服務和分布式計算的方向發(fā)展,少量的服務器和個人的電腦已經(jīng)不能夠完好實現(xiàn)存儲任務和數(shù)據(jù)的計算了,把這些任務通過虛擬網(wǎng)絡計算機來完成已經(jīng)成為了一種潮流。這會促進全球科技的進步,同時也會帶來巨大的商業(yè)契機。傳統(tǒng)意義上的持久存儲主要是把數(shù)據(jù)庫和文件系統(tǒng)結合起來,這使得本地的存儲量上升進而會影響到檢索的效率,其能夠支持分布式的規(guī)模也是比較有限的,因此在現(xiàn)今海量信息資源存儲和高速網(wǎng)絡共享的情況下會逐步被淘汰。云安全方面的技術手段也開始有了發(fā)展。新開發(fā)出的網(wǎng)絡安全產(chǎn)品具備防御、查殺、攔截、保護等功能,各種防護措施整合達到多重防護的目的。同時趨勢科技提出了云安全網(wǎng)絡防護的解決方案,它能夠在wbe的威脅到達計算機或者是網(wǎng)絡以前就經(jīng)由云端計算來對其進行攔截,從而做到安全防護的智能化。
二、高校人事檔案管理中云技術的應用
現(xiàn)代社會經(jīng)濟的快速發(fā)展使得檔案信息的需求量和存儲量都開始快速增加,檔案的內(nèi)涵以及外延都在不斷延伸,要想保證檔案事業(yè)能夠和別的社會事業(yè)共同發(fā)展,滿足社會對不同檔案信息的各種要求,檔案的管理部門就需要不斷對檔案管理系統(tǒng)進行優(yōu)化,提高檔案管理中的現(xiàn)代化水平,使用高新的科學技術來對檔案管理工作進行創(chuàng)新。
1.高校人事檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀和面臨的問題
近年來，隨著高等學校擴招、合并等制度的變化，高校的規(guī)模開始壯大，人事檔案的數(shù)量和利用率隨之增加，高校人事檔案管理面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。在數(shù)字檔案建設和發(fā)展過程中，還存在一些問題急需解決。其中比較突出的問題表現(xiàn)在：首先，檔案資源保障能力不足、檔案共享率低、資源重復建設嚴重、安全性受到威脅、檔案開發(fā)利用率低等。第二，高校數(shù)量眾多、地域分散，各高校人事檔案信息資源集成和共享困難，不利于人才流動。第三，數(shù)字檔案信息存儲在各高校的自有服務器上，服務器維護人員安全意識不足，一旦服務器感染病毒或被攻擊而出現(xiàn)故障，則可能造成檔案信息丟失，損失嚴重。第四，海量數(shù)字檔案信息資源尚未得到深入挖掘利用。檔案信息資源的開發(fā)利用已經(jīng)成為檔案應用領域新的研究課題和價值高地。
2.云計算對高校人事檔案管理的意義
首先，降低高校人事檔案管理成本。云計算對用戶的終端配置沒有過高要求，而且提供了超強計算能力和超大容量的存儲空間，為日益增長的高校人事檔案數(shù)據(jù)提供了解決途徑。第二，實現(xiàn)高校人事檔案資源共享。云計算將分布于不同地域，不同高校，不同形式的檔案集成起來，形成高校人事檔案信息!第三，提高高校人事檔案資源存儲安全性。云計算將檔案資源保存在云端服務器，而云端服務器可以位于任意的、互相隔離的位置，通過這種分布式部署技術可以有效防止網(wǎng)絡病毒和黑客的攻擊。云計算通過備份、冗余等技術為數(shù)據(jù)恢復提供了依據(jù)。第四，提高高校人事檔案資源利用率。云計算以服務器集群為支撐，提供超強的計算能力，使用戶能夠完成依靠有限臺設備無法完成的計算任務，為用戶提供諸如數(shù)據(jù)挖掘、知識檢索等服務。
三、高校人事檔案管理云平臺的運作機制
第9篇：人事檔案管理系統(tǒng)范文
關鍵詞：企業(yè)人事檔案管理；路徑依賴；路徑選擇；信息化
“路徑依賴”最早是由生物學家在理論分析中提出的。后來，North等經(jīng)濟學家引入新制度經(jīng)濟學和進化經(jīng)濟學當中。路徑依賴是指今天的選擇受歷史因素的影響，人們過去做出的選擇決定了其現(xiàn)在可能的選擇[1]，類似于物理學中的“慣性”。由于某種現(xiàn)象具有先動優(yōu)勢，即使后來環(huán)境發(fā)生了改變，它也有可能繼續(xù)自我增強，最后“鎖定”在次優(yōu)的狀態(tài)。隨著我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也是日新月異。而企業(yè)人事檔案是企業(yè)選人、用人、開發(fā)人力資源的基礎，也是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。因此，研究企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴問題具有重要的現(xiàn)實意義。
一、企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴
1.企業(yè)人事檔案管理管理制度不完善，手段落后。
企業(yè)以追求最大利潤為價值取向，普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)領導把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品銷售上，而對檔案基礎工作的投入不夠，甚至片面地認為企業(yè)與員工是一種雇傭關系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。長此以往，這種現(xiàn)象不斷自我強化，導致了企業(yè)人事檔案管理制度不健全、缺乏科學性、先進性。加之現(xiàn)在還有很多企業(yè)的人事檔案管理仍停留在經(jīng)驗管理和手工管理階段，這種方式制約人事檔案功能的發(fā)揮，越來越不能滿足現(xiàn)實工作的需要。
2.企業(yè)人事檔案內(nèi)容簡單雷同，個人材料分散。
目前，仍有不少企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種計劃經(jīng)濟體制下制定的企業(yè)人事檔案內(nèi)容顯然已不適應新形勢的發(fā)展。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，挫傷了員工的創(chuàng)新熱情，失去了真正意義上的參考價值[2]。另外，長期以來，人事檔案管理、利用形成了一種分散局面。人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職務評聘、工資等方面的材料。而反映員工工作業(yè)績的材料在檔案中卻沒有收集，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。
3.企業(yè)人事檔案管理不規(guī)范，利用率低。
有些民營企業(yè)是從家庭小作坊發(fā)展起來的，管理本來就不是很規(guī)范，人事檔案管理更是不規(guī)范。有的員工職務升降、工資待遇隨意性很大，甚至還存在著企業(yè)主口頭上說了就算的現(xiàn)象，使員工的工資級別、職務任免等材料根本無法形成。由于企業(yè)人事檔案管理的不規(guī)范，產(chǎn)生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執(zhí)行，對當前配置以及未來人力資源的供求造成負面影響。二是有的檔案轉遞不及時，操作程序不規(guī)范[3]。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經(jīng)密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生。這些原因相應地造成了企業(yè)人事檔案價值不高，利用率降低。
二、企業(yè)人事檔案管理的路徑選擇
企業(yè)不同于其他組織的最大特點就是它是以追求利潤為目標的經(jīng)濟組織。企業(yè)是依法設立的以盈利為目的的從事生產(chǎn)經(jīng)營活動的獨立核算的經(jīng)濟組織。企業(yè)的一切管理工作都是以是否有利于企業(yè)獲得利潤為目標的。企業(yè)檔案管理的存在和發(fā)展必須來自其內(nèi)在的、本質(zhì)的需要。如果企業(yè)的人事檔案管理能夠滿足企業(yè)的這種內(nèi)在需要，它就能生存和發(fā)展[4]。因此，針對企業(yè)的特點，應突破傳統(tǒng)人事檔案管理的路徑依賴，選擇信息化、現(xiàn)代化的新路徑。信息化是從原始靜態(tài)檔案管理到動態(tài)檔案信息化管理的革命，是人事檔案工作的深入，是工作方法的改變，也是人事檔案管理與時俱進、開拓創(chuàng)新的起點。這一路徑的選擇對企業(yè)人事檔案管理提出了新的要求。
1.完善人事檔案管理制度是信息化的基礎
在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業(yè)人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設提供更好的服務，為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎。
2.依托專業(yè)人才是信息化的有力保證
由傳統(tǒng)的檔案實體管理轉變?yōu)樾畔⒐芾?，只掌握傳統(tǒng)檔案管理職能的檔案人員是難以適應的。因此，要實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，企業(yè)必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實體管理者向信息管理員和者的角色轉換，要提高人事檔案管理人員的計算機應用能力，能用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。對專業(yè)人才的培訓主要分為兩個方面：一是基礎理論和業(yè)務技能培訓，檔案人員應具備扎實的檔案學基礎理論知識，還應懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關的技術；二是現(xiàn)代化信息技術培訓，培訓重點應放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運用及網(wǎng)絡知識的運用等方面。通過培訓使檔案人員能夠掌握計算機技術在檔案管理工作中的應用，掌握檔案管理應用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家能手，確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常的運行。只有這些相應人才素質(zhì)的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效地實施檔案管理信息化工作，為企業(yè)服務。
3.建設人事檔案管理系統(tǒng)是信息化的重點
利用計算機技術對人事檔案進行信息儲存、查找，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，是當前人事檔案管理信息化的重點。人事檔案管理系統(tǒng)的主要功能如下圖所示：
人事檔案管理系統(tǒng)
數(shù)據(jù)復制
文件傳輸
報表管理
員工管理
系統(tǒng)安全
一方面，通過該系統(tǒng)能夠實現(xiàn)文件檔案管理一體化。在辦公自動化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統(tǒng)中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。檔案人員在網(wǎng)上接收、整理、鑒定并確定密級和保管期限，然后進入正式文件庫。檔案管理部門也可以通過辦公自動化系統(tǒng)隨時掌握文書，業(yè)務部門的管理動態(tài)，及時進行指導，從而實現(xiàn)檔案的超前性、預見性管理[5]。
另一方面，企業(yè)文書、業(yè)務部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務器上。當用戶通過身份確定就可以在企業(yè)局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為企業(yè)生產(chǎn)建設提供了快捷、高質(zhì)量的服務。
三、路徑選擇中應注意的問題
1.信息化檔案管理面臨的經(jīng)費問題。
檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，管理服務的現(xiàn)代化，都需要不斷的更新設備和技術等。為此，企業(yè)在選擇進行信息化建設的過程當中，就得花大量的人力、物力、財力去解決這些問題。這就制約了一部分企業(yè)，尤其是中小企業(yè)去選擇信息化的新路徑，而“鎖定”在傳統(tǒng)的人事檔案管理上。超級秘書網(wǎng)
2.檔案保密和檔案安全受到挑戰(zhàn)。
信息網(wǎng)絡已經(jīng)不斷的深入到各個領域。在網(wǎng)絡環(huán)境下，影響檔案保密和安全的因素主要有：一是人為因素，檔案管理人員的檔案安全意識和保密意識不強，往往在自己的檔案網(wǎng)頁上隨意信息，對的信息缺少嚴格的審查和管理；二是技術問題，當前電腦病毒很多，并且黑客也很厲害，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，這些勢必引起企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的高度重視，需加以研究解決。
總結
綜上所述，本文分析了我國企業(yè)現(xiàn)行人事檔案管理中的一些問題及原因，認為企業(yè)人事檔案管理應走信息化、現(xiàn)代化的路徑，并提出了路徑選擇中應注意的一些問題。我們認為，企業(yè)人事檔案管理，以網(wǎng)絡建設為依托，以各種先進技術為手段，最終目的是為了更好地利用檔案資源，發(fā)揮人事檔案的實際效能，為企業(yè)提供服務。
參考文獻：
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