檔案管理應(yīng)急預(yù)案精選(九篇)

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第1篇：檔案管理應(yīng)急預(yù)案范文

組成部分。實施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化能夠規(guī)范檔案管理，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理科學(xué)化管理，實現(xiàn)人力資源管理的專業(yè)化發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展提供良好的人才管理保障。

關(guān)鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；現(xiàn)狀；優(yōu)化措施

0 引言

科技水平發(fā)展促進(jìn)我國社會發(fā)展速率進(jìn)一步提升，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用廣泛程度，促進(jìn)我國網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度進(jìn)一步提升，提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用程度。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展能夠促進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)分析管理更加科學(xué)化、明晰化發(fā)展，提高檔案管理的效率，實現(xiàn)檔案管理準(zhǔn)確性。

1 現(xiàn)階段檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

檔案管理是我國人力資源管理應(yīng)用的重要管理途徑，實施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是促進(jìn)人力資源可吸毒而管理的重要措施。檔案管理隨著社會科技水平的進(jìn)步不斷深入發(fā)展，但現(xiàn)階段我國檔案管理中依舊存在一些問題，成為我國檔案管理發(fā)展中的障礙。

一方面表現(xiàn)為檔案管理的內(nèi)容科學(xué)化水平較低。目前我國大部分企業(yè)或單位對檔案管理依舊采用傳統(tǒng)人工管理辦法開展檔案管理，造成檔案管理的內(nèi)容不科學(xué)，資源劃分標(biāo)準(zhǔn)不一致，檔案形式多樣，造成檔案管理停滯在傳統(tǒng)檔案管理層面，檔案的內(nèi)容管理科學(xué)化程度較低；另一方面，我國檔案管理的管理人員和規(guī)范性較低[1]，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度較低。檔案管理不能為企業(yè)發(fā)展提供直接經(jīng)濟(jì)收益，企業(yè)在發(fā)展過程中對企業(yè)檔案管理的人員分配和管理上缺少一定的規(guī)范性，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的人員工作積極性較差，管理形式創(chuàng)新能力低，影響企業(yè)檔案管理，同時檔案管理的管理人員的計算機(jī)水應(yīng)用水平較低，是企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化程度較低，造成企業(yè)人才檔案管理與企業(yè)總體發(fā)展之間出現(xiàn)嚴(yán)重的管理脫節(jié)。

2 實施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的措施

2.1 實施檔案管理電子檔案與傳統(tǒng)檔案同步實施

實施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)當(dāng)矜持傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理同步實施。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)檔桿管理主要是針對檔案管理中“歷史遺留問題”中檔案殘缺不全，檔案資源信息程度較低[2]，或檔案存放時間較長的休息資源進(jìn)行傳統(tǒng)管理措施，保障了檔案管理的基礎(chǔ)信息性，避免大量的檔案錄入增加檔案管理人員的工作量；另一方面，近期檔案適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化管理，進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)管理的準(zhǔn)確性發(fā)展，促進(jìn)檔案管理的效率性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)檔案管理體系進(jìn)一步完善健全。此外，這種傳統(tǒng)檔案管理與網(wǎng)絡(luò)管理相結(jié)合的法管理措施也增加了檔案管理的安全性，避免檔案丟失。

2.2 應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理手段進(jìn)行檔案管理

實施網(wǎng)絡(luò)詩句管理手段進(jìn)行檔案管理。隨著社會科技水平的進(jìn)一步提高，檔案管理數(shù)據(jù)化應(yīng)用程度也進(jìn)一步提升，實施檔案管理自動化軟件，結(jié)合OA辦公自動化和MIS信息管理相結(jié)合實施軟件管理檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展[3]，提高檔案管理自動化程度的進(jìn)一步提高，提高了檔案應(yīng)用、管理的專業(yè)化和信息準(zhǔn)確程度，促進(jìn)我國檔案管理程度的進(jìn)一步發(fā)展。例如：我國某企業(yè)實施人力資源檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，這種管理措施企業(yè)人力資源分配管理的合理程度進(jìn)一步提高，間接地為企業(yè)人發(fā)展創(chuàng)造財富。此外，網(wǎng)絡(luò)化中云盤使用為檔桿管理提供了廣闊的檔案儲存空間，不僅增強(qiáng)了檔案管理的效率，同時也避免了傳統(tǒng)檔案管理儲存空間的問題，節(jié)約了檔案管理的應(yīng)用空間。

2.3 提高檔案管理人員計算機(jī)應(yīng)用能力

提高檔案管理人員計算機(jī)應(yīng)用能力是開展檔案管理網(wǎng)絡(luò)化程度的重要基礎(chǔ)保障。對檔案管理的工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員的計算機(jī)應(yīng)用管理水平，促進(jìn)檔案管理人員計算機(jī)應(yīng)用能力，檔案管理自動化系統(tǒng)的應(yīng)用程度進(jìn)一步提升，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化人員的專業(yè)性。

3 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢

3.1 檔案信息管理可靠性增強(qiáng)

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)今社會科技發(fā)展促進(jìn)資源管理的重要體現(xiàn)，其優(yōu)勢其一檔案信息管理的可靠性增強(qiáng)[4]，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展主要依托互聯(lián)網(wǎng)檔案自動化管理軟件和虛擬空間實現(xiàn)檔案管理，檔案管理系統(tǒng)的登錄需要相應(yīng)賬號和管理密碼，使檔案管理的信息可靠性增強(qiáng)，避免檔案資源泄露等信息資源管理不善等問題。

3.2 檔案管理的準(zhǔn)確性提高

其二，檔案管理的準(zhǔn)確性提高。檔案管理采用網(wǎng)絡(luò)化管理使檔案管理分類采用電子檔案自動分類管理，依據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理。自動化檔案管理能夠智能化對更新檔案進(jìn)行分類管理，避免了傳統(tǒng)檔案管理中檔案人員對接不當(dāng)影響檔案管理準(zhǔn)確性問題。

3.3 檔案管理的工作效率提高

其三，檔案管理工作效率提高，網(wǎng)絡(luò)化管理措施使檔案管理人員從傳統(tǒng)的檔案管理中解放出來，檔案管理水平和管理手段都逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，保障了檔案管理的準(zhǔn)確性和可靠性，同時也提高率檔案管理人員的工作效率。例如：某單位對培訓(xùn)人員的檔案分配按照培訓(xùn)人員工作管理性質(zhì)不同，運用電子檔案管理將人員檔案分發(fā)到不同管理部門，提高了單位檔案收發(fā)和應(yīng)用的效率性[6]。

3.4 檔案管理科學(xué)化，規(guī)范化發(fā)展

其四，檔案管理實施網(wǎng)絡(luò)化使檔案管理科學(xué)性，規(guī)范化發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作量大，管理范圍復(fù)雜，檔案管理主要依靠人工分配形式進(jìn)行檔案管理，容易造成檔案丟失或損壞，影響檔案管理的正常進(jìn)行，造成檔案資源管理專業(yè)會程度較低，影響了檔案管理的質(zhì)量性；實施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化采用電子管理措施實現(xiàn)了檔案管理，分配數(shù)字化管理，從而提高了檔案管理的準(zhǔn)確性，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，規(guī)范化發(fā)展。

4 結(jié)論

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是現(xiàn)代化科技手段應(yīng)用于社會資源管理發(fā)展中的體現(xiàn)，實現(xiàn)資源應(yīng)用，管理，分發(fā)的專業(yè)化發(fā)展，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和效率性，促進(jìn)我國資源檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮子直.積極實現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案工作向信息化檔案工作的轉(zhuǎn)變――在老檔案工作者座談會上的發(fā)言[J].檔案學(xué)研究，2002，03：8-12.

[2]倪代川，戚穎.檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳播案例評析――以《檔案界》網(wǎng)站及《檔案界》電子雜志為例[J].檔案管理，2010，05：59-62.

[3]安小米.城市建設(shè)文件、檔案信息集成管理與集成服務(wù)的理論框架[J].檔案學(xué)通訊，2004，02：88-92.

第2篇：檔案管理應(yīng)急預(yù)案范文

關(guān)鍵詞：會計檔案管理運用

一、會計檔案的作用

1.憑證作用。會計檔案如實記錄了企業(yè)資金周轉(zhuǎn)活動的全過程，利用它對于加強(qiáng)企業(yè)管理、開展專項工作、打擊犯罪等可以起到十分重要的憑證作用。

2.依據(jù)作用。會計檔案又是會計分析和會計檢查的主要依據(jù)。利用它可以進(jìn)行各項經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的數(shù)量分析，并針對實際情況找出差距、發(fā)現(xiàn)問題最終提出改進(jìn)工作的建議和措施。

3.史料作用。通過對歷年會計檔案的研究，發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營和企業(yè)管理規(guī)律性特點，總結(jié)企業(yè)發(fā)展軌跡，加以借鑒，從而制定出可行性計劃、決策。

二、會計檔案管理與實際運用間存在的問題與對策

筆者經(jīng)過幾年對會計檔案的管理，認(rèn)識到會計檔案管理與運用存在著一些尷尬對峙。淺敘如下：

1.帳簿與憑證的對應(yīng)管理

現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳的保管期限為25年，而其對應(yīng)的現(xiàn)金憑證和銀行憑證的保管期限則為15年，也即一旦憑證15年后到期面臨銷毀，可相應(yīng)帳簿卻要獨自再行保管10年，而憑證是帳簿的原始依據(jù)，這樣一來獨存的帳簿無疑就成了無本之木、無源之水。

對策：配合帳簿的管理相應(yīng)憑證順延管理至帳簿到期或業(yè)務(wù)結(jié)束。

2.會計檔案中其它類的工資、獎金的管理與實際

工資、獎金的保管期限是15年，而近年來卻有多起利用是工資、獎金做為工齡錯誤、遺失的唯一原始憑證（考勤表也可，而實際其又不在歸檔范圍中，故并未保存），使得我單位的工資、獎金面臨著只是按管理規(guī)定移出庫存而根據(jù)實際需要卻不能銷毀的尷尬。

這一問題的解決需要社會保險、勞資、檔案等多個部門協(xié)商解決。

3.財務(wù)機(jī)制資料與檔案裝具矛盾

自2003年始我公司的財會帳簿、報表等改用“用友”軟件機(jī)制，可其外形尺寸卻又是不和我公司用于會計檔案保管的裝具（標(biāo)準(zhǔn)A4檔案盒）一致。這也給管理帶來了很大不便，為了它的25年、15年壽命，我們不得不小心謹(jǐn)慎地再加工（去其邊角卻又不能傷其筋骨）。

對策：制作時即應(yīng)考慮到今后數(shù)十年的保管方便。

4.延期收集的必需及問題

會計檔案的收集為第三年，即考慮到財務(wù)工作實際的需要，在本會計年度結(jié)束后，其當(dāng)年產(chǎn)生的會計檔案由財務(wù)部門自行保管一年，以滿足其中未結(jié)事宜利用的需要，之后次年再交于單位檔案部門正式進(jìn)入檔案管理階段，這其中就有了一個實際問題—檔案的未及時收集（這是目前全國統(tǒng)一執(zhí)行的歸檔例外），這樣經(jīng)過了一年后，檔案的收集齊全、完整，以及資料的破損、損耗等將很難把握。

這就需要財務(wù)部門和檔案部門協(xié)同動作，財務(wù)部門要對所暫管的上年度會計檔案認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格管理；檔案部門也要經(jīng)常督促檢查，切勿有不在檔案庫房就不歸我負(fù)責(zé)的認(rèn)識和想法。

5.檔案到期可其中債權(quán)債務(wù)未了結(jié)

會計檔案保管期滿需要銷毀時，對其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、明細(xì)賬應(yīng)獨立抽出，另行立卷，列入“其它會計檔案”，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止或未了結(jié)事項完結(jié)五年后，或至超過法定期限—這時其將不再具備溯及力也即憑證作用消滅，方可進(jìn)行銷毀。

由此可見，會計檔案（尤其是會計憑證，因為其為源頭）的銷毀與否，不能僅僅以保管期限為界，還要考慮債權(quán)債務(wù)關(guān)系是否結(jié)束等因素。

6.保管要兼顧檔案的證據(jù)作用、查考價值等因素

實際中，憑證的證據(jù)作用、查考價值是不會隨著債權(quán)債務(wù)關(guān)系的結(jié)束而結(jié)束的，對欠債不還的企業(yè)，哪怕已經(jīng)列入呆賬，債權(quán)人也可以保持對其隨時追索的權(quán)力；而涉及經(jīng)濟(jì)、民事、刑事等法律案件糾紛的時候，憑證更是隨時可以作為至關(guān)重要的呈堂證物，而一旦被銷毀，其損失難以彌補(bǔ)。

因此，在保管期滿并已結(jié)清債權(quán)債務(wù)情況下，會計憑證是否能夠銷毀，還要考慮其社會、經(jīng)濟(jì)、法律等多方面的作用是否已經(jīng)結(jié)束，這里也蘊含著許多難以人為預(yù)料的因素。

7.而綜上所述中的延期保管不加銷毀則又會造成另外一些困惑

首先，隨著檔案的不斷增長，檔案部門要持續(xù)不斷地投入人力、物力、財力，建設(shè)檔案庫房、購買檔案設(shè)備、加強(qiáng)檔案管理，這對企業(yè)的經(jīng)營管理來說，無疑是一個較重的負(fù)擔(dān)。其次，已過期的和未過期的會計檔案混同保管，難以區(qū)分保管價值，無法對重要會計檔案實行重點保管，從而影響檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。

第3篇：檔案管理應(yīng)急預(yù)案范文

一、會計檔案的作用

1.憑證作用。會計檔案如實記錄了企業(yè)資金周轉(zhuǎn)活動的全過程，利用它對于加強(qiáng)企業(yè)管理、開展專項工作、打擊犯罪等可以起到十分重要的憑證作用。

2.依據(jù)作用。會計檔案又是會計分析和會計檢查的主要依據(jù)。利用它可以進(jìn)行各項經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的數(shù)量分析，并針對實際情況找出差距、發(fā)現(xiàn)問題最終提出改進(jìn)工作的建議和措施。

3.史料作用。通過對歷年會計檔案的研究，發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營和企業(yè)管理規(guī)律性特點，總結(jié)企業(yè)發(fā)展軌跡，加以借鑒，從而制定出可行性計劃、決策。

二、會計檔案管理與實際運用間存在的問題與對策

筆者經(jīng)過幾年對會計檔案的管理，認(rèn)識到會計檔案管理與運用存在著一些尷尬對峙。淺敘如下：

1.帳簿與憑證的對應(yīng)管理

現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳的保管期限為25年，而其對應(yīng)的現(xiàn)金憑證和銀行憑證的保管期限則為15年，也即一旦憑證15年后到期面臨銷毀，可相應(yīng)帳簿卻要獨自再行保管10年，而憑證是帳簿的原始依據(jù)，這樣一來獨存的帳簿無疑就成了無本之木、無源之水。

對策：配合帳簿的管理相應(yīng)憑證順延管理至帳簿到期或業(yè)務(wù)結(jié)束。

2.會計檔案中其它類的工資、獎金的管理與實際

工資、獎金的保管期限是15年，而近年來卻有多起利用是工資、獎金做為工齡錯誤、遺失的唯一原始憑證（考勤表也可，而實際其又不在歸檔范圍中，故并未保存），使得我單位的工資、獎金面臨著只是按管理規(guī)定移出庫存而根據(jù)實際需要卻不能銷毀的尷尬。

這一問題的解決需要社會保險、勞資、檔案等多個部門協(xié)商解決。

3.財務(wù)機(jī)制資料與檔案裝具矛盾

自2003年始我公司的財會帳簿、報表等改用“用友”軟件機(jī)制，可其外形尺寸卻又是不和我公司用于會計檔案保管的裝具（標(biāo)準(zhǔn)A4檔案盒）一致。這也給管理帶來了很大不便，為了它的25年、15年壽命，我們不得不小心謹(jǐn)慎地再加工（去其邊角卻又不能傷其筋骨）。

對策：制作時即應(yīng)考慮到今后數(shù)十年的保管方便。

4.延期收集的必需及問題

會計檔案的收集為第三年，即考慮到財務(wù)工作實際的需要，在本會計年度結(jié)束后，其當(dāng)年產(chǎn)生的會計檔案由財務(wù)部門自行保管一年，以滿足其中未結(jié)事宜利用的需要，之后次年再交于單位檔案部門正式進(jìn)入檔案管理階段，這其中就有了一個實際問題—檔案的未及時收集（這是目前全國統(tǒng)一執(zhí)行的歸檔例外），這樣經(jīng)過了一年后，檔案的收集齊全、完整，以及資料的破損、損耗等將很難把握。

這就需要財務(wù)部門和檔案部門協(xié)同動作，財務(wù)部門要對所暫管的上年度會計檔案認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格管理；檔案部門也要經(jīng)常督促檢查，切勿有不在檔案庫房就不歸我負(fù)責(zé)的認(rèn)識和想法。

5.檔案到期可其中債權(quán)債務(wù)未了結(jié)

會計檔案保管期滿需要銷毀時，對其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、明細(xì)賬應(yīng)獨立抽出，另行立卷，列入“其它會計檔案”，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止或未了結(jié)事項完結(jié)五年后，或至超過法定期限—這時其將不再具備溯及力也即憑證作用消滅，方可進(jìn)行銷毀。

由此可見，會計檔案（尤其是會計憑證，因為其為源頭）的銷毀與否，不能僅僅以保管期限為界，還要考慮債權(quán)債務(wù)關(guān)系是否結(jié)束等因素。

6.保管要兼顧檔案的證據(jù)作用、查考價值等因素

實際中，憑證的證據(jù)作用、查考價值是不會隨著債權(quán)債務(wù)關(guān)系的結(jié)束而結(jié)束的，對欠債不還的企業(yè)，哪怕已經(jīng)列入呆賬，債權(quán)人也可以保持對其隨時追索的權(quán)力；而涉及經(jīng)濟(jì)、民事、刑事等法律案件糾紛的時候，憑證更是隨時可以作為至關(guān)重要的呈堂證物，而一旦被銷毀，其損失難以彌補(bǔ)。

因此，在保管期滿并已結(jié)清債權(quán)債務(wù)情況下，會計憑證是否能夠銷毀，還要考慮其社會、經(jīng)濟(jì)、法律等多方面的作用是否已經(jīng)結(jié)束，這里也蘊含著許多難以人為預(yù)料的因素。

7.而綜上所述中的延期保管不加銷毀則又會造成另外一些困惑

首先，隨著檔案的不斷增長，檔案部門要持續(xù)不斷地投入人力、物力、財力，建設(shè)檔案庫房、購買檔案設(shè)備、加強(qiáng)檔案管理，這對企業(yè)的經(jīng)營管理來說，無疑是一個較重的負(fù)擔(dān)。其次，已過期的和未過期的會計檔案混同保管，難以區(qū)分保管價值，無法對重要會計檔案實行重點保管，從而影響檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。

第4篇：檔案管理應(yīng)急預(yù)案范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；私營企業(yè)；經(jīng)濟(jì)效益

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）07-0183-03

私營企業(yè)和國營企業(yè)是國家經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，國營企業(yè)的檔案采取集中統(tǒng)一管理的模式，具體表述為：在企業(yè)內(nèi)設(shè)置檔案室或是檔案中心，有相應(yīng)的機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)將所有檔案放入檔案室，統(tǒng)一管理和調(diào)配促進(jìn)國營企業(yè)的工作順利開展。國營企業(yè)的檔案受到上級機(jī)構(gòu)的監(jiān)督和審查，使得國營企業(yè)的檔案管理有序化、透明化。但私營企業(yè)因為并不受上級機(jī)構(gòu)的監(jiān)督和審查，私營企業(yè)主并沒有引起足夠的重視，使得私營企業(yè)的檔案管理出現(xiàn)了混亂狀態(tài)，私營企業(yè)的檔案管理中存在“死檔”“棄檔”的現(xiàn)象。由于電子檔案的出現(xiàn)，一些私營企業(yè)開始利用電子檔案對企業(yè)進(jìn)行管理，但如何合理利用電子檔案，如何開發(fā)電子檔案的利用價值，如何使電子檔案和紙質(zhì)檔案更好地結(jié)合，依舊是一個需要解決的問題。

一、私營企業(yè)檔案管理與經(jīng)濟(jì)效益之間的關(guān)系

1.科學(xué)的私營企業(yè)檔案管理能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的提高。首先，需要明確什么是企業(yè)檔案這個概念。企業(yè)檔案是指借助文字、表格、數(shù)據(jù)、報告、論文等形式記錄企業(yè)的過去和現(xiàn)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等方面的成果。企業(yè)檔案不僅是對過去和現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展的總結(jié)，更主要的是通過檔案企業(yè)可以安排生產(chǎn)，總結(jié)經(jīng)驗促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)檔案作為企業(yè)的重要知識產(chǎn)權(quán)，在發(fā)揮企業(yè)的發(fā)展和預(yù)測企業(yè)的發(fā)展動力等方面，發(fā)揮著不可替代的作用?，F(xiàn)有的企業(yè)檔案的類型分為人事檔案、科技檔案和會計檔案等類型[1]。私營企業(yè)的發(fā)展中企業(yè)檔案通過對社會和企業(yè)的相關(guān)方面，對各類信息進(jìn)行再加工，解釋企業(yè)出現(xiàn)的問題，進(jìn)而對企業(yè)進(jìn)行合理規(guī)劃，促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。其中，企業(yè)檔案中的人事檔案是指在某一時期，企業(yè)所任免的員工的基本信息、職位、履歷勞動合同、績效考核、人員調(diào)動以及員工所具有的能力的信息。人事檔案是一個無形的資產(chǎn)，可以很清楚地搜索員工的信息，并且能夠形成具體職位的員工應(yīng)該具有怎樣的素質(zhì)。為員工的升遷提供重要的參考項目，能夠做到真正的任人唯賢。人力資本的正確使用能夠促進(jìn)企業(yè)人力資本的開發(fā)，評估企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Α？萍紮n案是指企業(yè)在發(fā)展時記錄企業(yè)科技人員的科技成果和智慧。在科技檔案的記錄中，企業(yè)的科技成果和智慧代表著企業(yè)的創(chuàng)新和創(chuàng)造能力，宣示了企業(yè)的發(fā)展動力。一個企業(yè)的科技檔案越豐富，證明企業(yè)人員的積極性和創(chuàng)造力得到了很大程度的開發(fā)，提高企業(yè)的發(fā)展水平。會計檔案是指企業(yè)在一個時期收支情況的明細(xì)。一個企業(yè)是盈利還是虧空，在會計檔案中能夠很清楚地顯示。會計檔案是一個企業(yè)檔案的重要組成部分，代表了企業(yè)生存和發(fā)展的結(jié)果。會計檔案中含有企業(yè)的保密信息，在檔案管理中藥明確檔案的性質(zhì)和檔案的重要性。只有合理的檔案管理，才能促進(jìn)企業(yè)工作的更新和發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的正規(guī)化和品牌化。

2.客觀的私營企業(yè)檔案管理，能夠評估企業(yè)的發(fā)展動力。私營企業(yè)的檔案的管理不僅包括企業(yè)檔案的管理，而且還包括檔案的保存。只有合理地保存，才能開展下一步的管理。企業(yè)的檔案管理要做到不能有“死檔”“棄檔”，所有檔案的資料齊全，才能進(jìn)行檔案的管理。在企業(yè)的人事管理檔案方面，通過對員工的評估和員工的晉升能夠很容易地判斷員工的發(fā)展?jié)摿?，人力資本的開發(fā)能夠更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展動力。當(dāng)然，對員工等人力資本的評估要做到公正客觀。一個企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Τ巳肆Y本外，還需要財力和物力的支持。人、財、物的充分開發(fā)，才能評估到企業(yè)的發(fā)展動力。會計檔案和科技檔案有著不可替代的作用，會計檔案能夠為私營企業(yè)理清企業(yè)的財務(wù)，為企業(yè)正常的運轉(zhuǎn)提供保障；科技檔案是一個企業(yè)人力資本得到最大程度的開發(fā)的依據(jù)能夠為企業(yè)和員工個人的發(fā)展提供更多的無形資產(chǎn)。對各個方面檔案的評估能夠評估私營企業(yè)的發(fā)展?jié)摿?。但現(xiàn)存的私營企業(yè)的檔案存在流動性大、規(guī)范性不足等問題，所以私營企業(yè)需要建立一個統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范。

3.規(guī)范的私營企業(yè)的檔案管理能夠有理有據(jù)地解決糾紛。在法治社會中，在企業(yè)界有經(jīng)濟(jì)往來的私營企業(yè)免不了會發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛。對待經(jīng)濟(jì)糾紛，最好的方式是能夠達(dá)成某種經(jīng)濟(jì)利益的一致，如果達(dá)不成一致的意見，只能尋求法律途徑解決。在尋求法律途徑時，要想打贏官司，必須有相應(yīng)的證據(jù)，證明企業(yè)在整個經(jīng)濟(jì)往來中的合法地位。在經(jīng)濟(jì)糾紛中，規(guī)范合理的企業(yè)管理為解決糾紛提供相當(dāng)有分量的證據(jù)。如果一個企業(yè)陷入到經(jīng)濟(jì)糾紛中，卻沒有足夠的材料證明自己的合法地位，對整個企業(yè)來說會是致命的打擊。此外，在私營企業(yè)的內(nèi)部，合伙人或是員工之間也會存在利益的糾紛，檔案的合理管理，為解決這些利益糾紛提供了依據(jù)。在處理糾紛時，應(yīng)秉承公正公開的原則。規(guī)范的私營企業(yè)的檔案管理在檔案的采集、檔案的保存、檔案的管理、檔案的提取等方面都有明確的規(guī)定，在各個環(huán)節(jié)都做到了公正和客觀的原則，能夠促進(jìn)檔案管理的正常發(fā)展。如果在檔案管理的某個方面出現(xiàn)了遺漏或是出現(xiàn)了紕漏，在整個檔案的發(fā)展方面都是不利的。如果做不到在檔案的管理方面正規(guī)，企業(yè)所面臨將是重大的困難。無論哪個層面的糾紛，都無法正常的處理。糾紛無法正常處理，就會出現(xiàn)影響企業(yè)正常發(fā)展的現(xiàn)象。

二、私營企業(yè)檔案管理的原則

1.靈活性原則。私營企業(yè)檔案管理存在管理意識淡薄、內(nèi)容單一、手段落后、靈活性較差等問題。檔案的管理是為了服務(wù)于私營企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，而不是為了保存檔案而保存檔案的問題。在檔案的體制和規(guī)章制度上，要體現(xiàn)靈活性原則。特別是在規(guī)章制度的建立時，要把握哪些問題是可以視情況而定，不需要大領(lǐng)導(dǎo)的審批的，哪些是必須經(jīng)過大領(lǐng)導(dǎo)的審批后才能調(diào)動檔案的。如果所有涉及到企業(yè)檔案的都屬于保密工作，勢必會使具體的操作更加煩瑣。足夠重視檔案的管理是為了促進(jìn)檔案的公正公平，同時檔案也需要有公開的信息，例如某一個員工升職是因為員工的履v和他的能力，這些都是可以公開的，這樣的公開效果能夠促進(jìn)企業(yè)的人員的積極性。在檔案管理方面，靈活不只是一個詞，要具體落實到行動中。在規(guī)章制度上體現(xiàn)靈活，在審查方面體現(xiàn)靈活等等，各方面都體現(xiàn)靈活，才能將靈活的原則貫徹到實際中。同時，靈活性原則也使私營企業(yè)的規(guī)章制度能夠有序可循，整理斷層的檔案和管理陳舊的企業(yè)檔案。

2.方便實用原則。在檔案的管理模式上存在著集中統(tǒng)一管理模式、分散式管理模式和協(xié)作式管理模式。在具體選擇某一管理模式時，要根據(jù)企業(yè)的具體發(fā)展情況具體選擇。分散式管理模式是在各個部門進(jìn)行檔案的儲存和保管；集中管理模式是指在企業(yè)內(nèi)設(shè)置檔案中心，檔案中心專門負(fù)責(zé)檔案的管理和保存；協(xié)作式的管理模式是指將管理網(wǎng)絡(luò)化、將管理層次呈現(xiàn)多樣化的特點，協(xié)作式管理是堅持檔案的集中統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合的原則。在具體選擇不同的檔案管理方式時要秉承方便和實用的原則，方便檔案的管理、有利于檔案管理工作的原則。方便管理原則是指對于企業(yè)的現(xiàn)在發(fā)展和未來發(fā)展都有利的情況下，秉承為企業(yè)的員工和企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，在檔案的使用和提取等方面呈現(xiàn)方便的特點。實用性原則是指在企業(yè)的檔案的模式選擇方面，一定要貼近企業(yè)的發(fā)展前景和發(fā)展近況，能夠用最少的成本促進(jìn)企業(yè)效益的最大化，使企業(yè)獲得更好的發(fā)展。

3.效益性原則。靈活性和方便實用的原則是更好的服務(wù)于企業(yè)，私營企業(yè)是盈利性企業(yè)，其最終的目的就是追求利潤。靈活性和方便實用性能夠促進(jìn)企業(yè)各個機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)，提高企業(yè)的工作效率。效益型性原則突出了私營企業(yè)的性質(zhì)，私營企業(yè)在合法的范圍內(nèi)最求效益的最大化，除了能夠促進(jìn)自身的發(fā)展外，更能夠促進(jìn)私營企業(yè)之間的發(fā)展，活躍我國的市場經(jīng)濟(jì)。效益性原則并不只是追求效益，更是要在合法的范圍下。只有在合法的范圍內(nèi)的合法經(jīng)營取得的效益，才能更好地為私營企業(yè)的發(fā)展提供動力。規(guī)范的私營企業(yè)的檔案能夠協(xié)調(diào)各個部門，提高企業(yè)的工作效率，在人力資本的使用上，規(guī)范的私營企業(yè)檔案能夠使人力資本得到最大程度的開發(fā)和利用，在這個方面，檔案的功勞功不可沒。企業(yè)需要多少人員和企業(yè)需要多少技術(shù)員工、多少領(lǐng)導(dǎo)階層的員工，分析檔案能夠促進(jìn)企業(yè)人員的合理配置。在會計的檔案中顯示企業(yè)的收支明細(xì)，會計檔案的明細(xì)能夠更多地體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，會計資源的合理分配能夠減少不必要的開支，增加必要開支的金額數(shù)目，這些都體現(xiàn)規(guī)范的私營企業(yè)檔案管理能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。同時，在制定和執(zhí)行企業(yè)檔案的規(guī)則時，要遵守企業(yè)的效益最優(yōu)化的原則。

4.自主性原則。私營企業(yè)和國營企業(yè)的區(qū)別是私營企業(yè)擁有更多的管理權(quán)和自。國營企業(yè)的檔案管理要受到上級或是本企業(yè)的監(jiān)督和審查，而私營企業(yè)的檔案管理更多的是只受自己本企業(yè)的監(jiān)督并不受上級機(jī)構(gòu)的審查和監(jiān)督，私營企業(yè)的檔案管理只對自己負(fù)責(zé)，不對上級機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，所以在發(fā)展中有更多的自主性。私營企業(yè)具有更多的自主性的原則，但相應(yīng)的也存在一定的問題，例如因為不受上級機(jī)構(gòu)的檢查和監(jiān)督，一些企業(yè)在檔案管理上隨意性較強(qiáng)，使得檔案管理參差不齊，規(guī)范性差。在給予一定的自由但是并沒有將自由合理地利用，這樣的自由是沒有意義的。私營企業(yè)檔案管理時要秉承自由和規(guī)范的原則，將自由和規(guī)范的規(guī)章制度相結(jié)合，充分發(fā)揮自由的作用。自身檔案部門的發(fā)展要有充分的監(jiān)督和審查制度，將檔案這種無形的企業(yè)資產(chǎn)充分得到開發(fā)和利用。

三、現(xiàn)有私營企業(yè)檔案管理的模式

1.集中式管理模式。集中式的管理模式是私營企業(yè)學(xué)習(xí)國營企業(yè)的檔案模式，在企業(yè)的內(nèi)部設(shè)置檔案中心和檔案室，各部門的檔案都放進(jìn)到檔案室中，這樣集中的檔案管理，使得檔案的利用和開發(fā)能夠有了更規(guī)范的發(fā)展。集中式管理模式是指將檔案管理的權(quán)力進(jìn)行集中，檔案的調(diào)配和開發(fā)利用等的權(quán)力歸檔案室的領(lǐng)導(dǎo)階層。權(quán)力的集中，使得檔案的管理規(guī)范化和系統(tǒng)化[2]。規(guī)范化和系統(tǒng)化是指檔案的存儲、管理、開發(fā)和利用有了相應(yīng)的規(guī)章制度的制約的規(guī)定。集中式的管理模式的管理促進(jìn)權(quán)力的集中，促進(jìn)企業(yè)檔案發(fā)展的系統(tǒng)化和規(guī)范化。但與國營企業(yè)相比，私營企業(yè)的檔案管理呈現(xiàn)出更多的自主性，沒有了上級機(jī)構(gòu)的監(jiān)督，私營企業(yè)的集中式管理模式也會呈現(xiàn)出管理混亂，權(quán)力的過分集中也會使得企業(yè)中滋生腐敗。在采用集中式管理模式時，不僅要注意到集中式管理的優(yōu)點，還要明確私營企業(yè)的缺點。取長補(bǔ)短，促進(jìn)私營企業(yè)的長足發(fā)展。

2.分散式管理模式。分散式管理模式是指將檔案的使用權(quán)和管理權(quán)交給各個直屬的部門。各個部門的檔案歸到各個部門的門下，使得該部門的檔案的提取和儲存工作能夠及時地更新和使用[3]。在分散式的管理中呈現(xiàn)出管理的機(jī)制靈活和職責(zé)分明的特點。各個部門有權(quán)力對自己所屬的機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查和管理，呈現(xiàn)出靈活性的特點。各個部門只對自己部門的檔案進(jìn)行管理又呈現(xiàn)出職責(zé)明確的特征。職責(zé)明確、靈活性高的特點能夠促進(jìn)檔案管理的有序發(fā)展，同時也能夠在一定程度上提高工作的效率。同樣，分散性的管理方式有優(yōu)點，也有缺點。分散式的管理模式如果在檔案管理上沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度，則會出現(xiàn)各個部門各自為政，不能有效的利用檔案的資源。對待這個問題，分散式管理在企業(yè)統(tǒng)一的規(guī)章制度的管理上，還要根據(jù)部門實際情況，在統(tǒng)一規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，設(shè)置服務(wù)自己部門的檔案管理方法。這樣能夠更加有效的利用檔案資料，促進(jìn)檔案的合理開發(fā)利用。

3.協(xié)作式管理模式。協(xié)作管理模式是指將統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合，促進(jìn)管理的層次化和網(wǎng)絡(luò)化。協(xié)作式管理堅持管理的集中統(tǒng)一，同時也下放檔案管理的權(quán)力。這樣的管理適合大中型的私營企業(yè)，大中型的私營企業(yè)有自己比較完善的規(guī)章制度，有專業(yè)化水平比較高的檔案的從業(yè)人員，有相應(yīng)的配套設(shè)施，成熟的軟件和硬件設(shè)施。網(wǎng)絡(luò)化的協(xié)作式的管理更能夠使檔案工作高效、有序地運行。協(xié)作式的檔案管理能夠突出檔案管理的重點，針對重點的檔案管理有區(qū)別對待檔案，分類的管理促進(jìn)檔案管理的健康有序的開發(fā)和利用。協(xié)作式的管理因為網(wǎng)絡(luò)化和多樣化，在具體的檔案管理中需要消耗較多的人力和物力還有財力去維持，成本較高，對于小企業(yè)來說，并不能達(dá)到效益最優(yōu)化的原則。綜上，對于選擇哪種具體的模式，要分析具體的檔案管理的運營成本和企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)模和發(fā)展現(xiàn)狀。

四、通過檔案管理提高經(jīng)濟(jì)效益的措施

1.完善檔案管理的規(guī)章制度。規(guī)章制度的建立是為了促進(jìn)機(jī)構(gòu)或部門的運轉(zhuǎn)有章可循，促進(jìn)機(jī)構(gòu)或部門的正常的運轉(zhuǎn)。規(guī)則制度能夠促進(jìn)檔案管理的正規(guī)化、正?；Ｒ?guī)章制度的內(nèi)容應(yīng)包括采取什么樣的檔案管理模式和設(shè)置什么樣的機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)具有哪些權(quán)利和義務(wù)，有哪個機(jī)構(gòu)對檔案的管理進(jìn)行監(jiān)督和審查等等。如果沒有思路清楚的規(guī)章制度，檔案管理也就會出現(xiàn)各式各樣的糊涂賬和相互推諉的現(xiàn)象。同樣，對相關(guān)的工作人員的責(zé)任要通過具體的規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范，使得檔案的入庫和提取有章可循。將規(guī)章制度進(jìn)行完善，建立高效合理的規(guī)章制度，為企業(yè)的長足發(fā)展提供保障，從另一方面也能夠提高經(jīng)濟(jì)效益。規(guī)章制度的完善是企業(yè)的軟件，是無形資產(chǎn)，促進(jìn)企業(yè)軟件資產(chǎn)的發(fā)展。

2.推動檔案管理的信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)為載體呈現(xiàn)檔案的信息，紙質(zhì)化檔案的存儲需要進(jìn)行合理的整理，在提取和儲存方面對檔案的工作人員提出較高的要求。檔案的工作人員要熟悉檔案的分類和整理，要理清檔案管理的思路。但到了現(xiàn)在的信息化時代，檔案管理也呈現(xiàn)出信息化的趨勢，各式的電子檔案在各個企業(yè)中發(fā)展起來。電子檔案因為本身的輕便、快捷等特征，在檔案管理中占據(jù)著重要地位。私營企業(yè)要將電子檔案和紙質(zhì)的檔案管理相結(jié)合。此外，電子檔案的管理對工作人員的素質(zhì)有了更高的要求，工作人員除了熟悉紙質(zhì)檔案的分類整理等，還要熟悉各類軟件的使用和操作，信息化的檔案建設(shè)能夠使檔案管理更加快捷化。

3.重視檔案管理的保密工作。檔案資料是一個企業(yè)內(nèi)部的重要資產(chǎn)，理應(yīng)受到嚴(yán)格的保密?，F(xiàn)今信息化的社會，信息的傳播速度加快了，同樣也容易出現(xiàn)了信息的泄露。黑客的攻擊能夠使得整個公司的系統(tǒng)崩潰，數(shù)字化的資料在短短幾分鐘就能復(fù)制和泄露。在數(shù)字化的時代，應(yīng)將保密工作做到位。此外，除了建立強(qiáng)大的系統(tǒng)和開發(fā)防攻擊的軟件，還要在員工的任免上，提高防范意識，盡量將一份保密的資料分為幾個員工管理，這樣能夠起到制衡的作用。在一些企業(yè)，一個員工的離職就很容易將企業(yè)的機(jī)密泄露出去。企業(yè)從事檔案管理的工作人員要有基本的保密意識，分明別類的對保密信息進(jìn)行儲存。加強(qiáng)炔亢屯獠康姆婪叮給企業(yè)檔案的管理營造一個和諧的環(huán)境。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉曉晨.檔案管理和經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)性[J].管理世界，2015，（11）.

第5篇：檔案管理應(yīng)急預(yù)案范文

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育;網(wǎng)絡(luò)信息化;檔案管理

1.背景分析

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育是指醫(yī)學(xué)學(xué)歷教育畢業(yè)后,以學(xué)習(xí)新理論、新知識、新技術(shù)、新方法為主的一種連續(xù)性、全員性和終身性的醫(yī)學(xué)教育,是衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員年度考核、職稱聘任和醫(yī)生、護(hù)士執(zhí)業(yè)再注冊的必備條件,其運作的檔案跟蹤和管理則顯得尤為重要。傳統(tǒng)的繼續(xù)教育管理方式及檔案的保存陳舊、被動、效率極低,嚴(yán)重制約了日益多樣化、系統(tǒng)化的繼續(xù)教育模式,在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育的課程跟蹤及檔案管理等方面已明顯滯后,2009年我院為規(guī)范繼續(xù)教育管理標(biāo)準(zhǔn),滿足繼續(xù)教育課程多元化、系統(tǒng)化、層次化等管理要求,經(jīng)過前期的準(zhǔn)備及相關(guān)培訓(xùn),使用了繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理系統(tǒng)(三網(wǎng)一庫綜合管理平臺),本文就近年來網(wǎng)絡(luò)信息平臺在我院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理中的實踐經(jīng)驗及對該管理系統(tǒng)在工作中的應(yīng)用作淺顯的分析、總結(jié)。

2.系統(tǒng)主要功能設(shè)計及實現(xiàn)途徑

系統(tǒng)主要功能框架。繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理系統(tǒng)是用于繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理工作的計算機(jī)軟件平臺。此系統(tǒng)從各級衛(wèi)生醫(yī)療管理機(jī)構(gòu)的實際工作出發(fā),以衛(wèi)生技術(shù)人員為中心,利用先進(jìn)的電子化手段將繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理系統(tǒng)所涉及的業(yè)務(wù)進(jìn)行分級分類管理,逐一建檔,同時將相關(guān)數(shù)據(jù)結(jié)果準(zhǔn)確匯總、歸類到每一名衛(wèi)生技術(shù)人員繼續(xù)教育檔案之下,方便查詢,有利管理,最大限度提高了工作效率和管理質(zhì)量,使檔案管理者從陳舊的繁雜的管理事務(wù)中解脫出來,以便更高效、更快捷、更準(zhǔn)確地完成繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理系統(tǒng)工作。

華醫(yī)網(wǎng)組織開發(fā)的“三網(wǎng)一庫”繼續(xù)教育管理平臺,功能齊全,操作方便,科學(xué)管理,它是為協(xié)助醫(yī)療衛(wèi)生主管部門建立的一個涵蓋政策信息、繼續(xù)教育檔案管理、學(xué)員學(xué)習(xí)培訓(xùn)三項功能一體化的平臺,平臺采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫將所有科教信息以人員為主線融合在一起,做到數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理,集中存放,互通互聯(lián),充分共享。

系統(tǒng)主要功能特點。信息便捷:方便快捷的政策信息,開放式數(shù)據(jù)庫設(shè)計,實現(xiàn)了信息的快速傳播,及時共享,無縫對接;管理工作一體化:各級管理機(jī)構(gòu)通過管理平臺,實現(xiàn)對項目、人員、學(xué)分等工作的一體化管理,完整的繼教項目控制流程,及時、準(zhǔn)確地管理學(xué)分及學(xué)員繼續(xù)教育檔案,具有強(qiáng)大的統(tǒng)計功能;數(shù)據(jù)采集自動化:采用智能IC卡作為學(xué)員的身份證,通過“MBOX醫(yī)學(xué)寶”刷卡實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動化采集;資源整合,自主學(xué)習(xí):充分整合不同培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的繼續(xù)教育視頻課件,形成內(nèi)容豐富的教育超市,可自主選擇學(xué)習(xí)內(nèi)容。

實現(xiàn)途徑。我院自2009年使用該管理平臺,在三年的實際使用中,不斷更新不斷完善,目前,我院繼續(xù)教育管理工作已日趨成熟,從人員參加培訓(xùn)活動到學(xué)分授予情況、數(shù)據(jù)信息錄入、存檔、查詢,審核等操作,都簡捷規(guī)范,有條不紊,大大提高了工作效率及準(zhǔn)確率?，F(xiàn)將具體操作簡述如下:科教管理平臺采用BS結(jié)構(gòu),共有七大功能:人員管理、繼續(xù)教育活動管理、科室管理、學(xué)分管理、統(tǒng)計查詢、系統(tǒng)設(shè)置及修改密碼。

人員管理:涵蓋我院全部參加繼續(xù)教育的人員,包括基本信息檔案,調(diào)入調(diào)出人員變動情況,職稱變化及辦理‘醫(yī)通卡’時需要打印的資料。該模塊數(shù)據(jù)隨時變化隨時修改,即時存檔,管理非常方便。為了方便繼續(xù)教育工作的開展,我們?yōu)槊课粎⒓永^教人員辦理一張醫(yī)通卡,用以標(biāo)識人員身份,記錄個人學(xué)分,查詢達(dá)標(biāo)情況,繼教檔案隨建隨查,培訓(xùn)內(nèi)容隨時跟蹤。

繼續(xù)教育活動管理:該模塊包括項目管理和集體活動管理兩大子功能,項目管理為國家級、省級等具有統(tǒng)一項目編號的培訓(xùn)活動建立檔案,記錄學(xué)習(xí)項目內(nèi)容及授予學(xué)分情況等;集體活動管理可對院內(nèi)舉辦的繼教活動進(jìn)行建檔,隨時錄入,隨時存檔,方便查詢。

科室管理:是我們對科室的信息進(jìn)行維護(hù)操作的功能?？呻S時添加、刪除科室,并可將權(quán)限下放到各科室,對臨床大科室組織的學(xué)習(xí)及學(xué)分錄入使用“MBOX機(jī)”考勤,并將活動數(shù)據(jù)接入系統(tǒng),實現(xiàn)數(shù)據(jù)上傳,以前需要一到兩天的工作量,用了MBOX機(jī),幾分鐘便成功完成,減少了在信息及學(xué)分錄入時的工作量,提高了工作效率及管理質(zhì)量。

學(xué)分管理:此模塊共八個子功能項,對培訓(xùn)人員的學(xué)分授予及管理作了細(xì)致、規(guī)范的分級分類。

學(xué)分管理模塊功能情況

檔案管理及統(tǒng)計查詢:該模塊用于統(tǒng)計查詢?nèi)藛T的學(xué)分達(dá)標(biāo)情況,以及項目和集體活動的舉辦情況,并可以方便導(dǎo)出用戶所需要的各類報表。其中最常用的功能為個人學(xué)分情況查詢、個人達(dá)標(biāo)情況查詢、項目開展情況個別查詢、集體活動開展情況個別查詢。

系統(tǒng)設(shè)置:分為職稱瀏覽、字典表瀏覽、學(xué)分級別瀏覽、達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)瀏覽四個子功能項。操作時可根據(jù)想要查詢的內(nèi)容設(shè)置具體參數(shù),例如按學(xué)歷、民族、職稱、院內(nèi)職務(wù)等條件,作相應(yīng)的篩選統(tǒng)計和查詢。

另外,系統(tǒng)中還開辟了學(xué)員學(xué)習(xí)超市模塊,學(xué)習(xí)超市充分整合了醫(yī)學(xué)院校、學(xué)術(shù)團(tuán)體、及遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)的教學(xué)資源,為學(xué)員提供多元化的學(xué)習(xí)形式,包括教學(xué)輔導(dǎo)、交流互動、課程評價、考試管理。學(xué)員可根據(jù)個人需要自主選擇課程,在線視頻學(xué)習(xí),也可以進(jìn)行小組學(xué)習(xí),互動討論,監(jiān)督學(xué)習(xí)進(jìn)度。為繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育的培訓(xùn)提供了寶貴的學(xué)習(xí)內(nèi)容和學(xué)習(xí)方式。

本文僅對網(wǎng)絡(luò)信息平臺在我院繼續(xù)教育檔案管理工作中的應(yīng)用作了最簡要分析和總結(jié),隨著繼教工作的開展和不斷深化完善,必定需要對系統(tǒng)功能作及時的升級和更新,以滿足新的規(guī)范和要求。繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理信息系統(tǒng)是醫(yī)療檔案網(wǎng)絡(luò)管理的開端,今后,將推動醫(yī)療綜合檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建,進(jìn)一步推動醫(yī)院的發(fā)展和滿足醫(yī)護(hù)人員的需求。

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第6篇：檔案管理應(yīng)急預(yù)案范文

[關(guān)鍵詞]“互聯(lián)網(wǎng)+”；科技檔案；應(yīng)用

中圖分類號：G275.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）02-0342-01

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展已經(jīng)給人們的生產(chǎn)和生活方式帶來了極大的改變，對社會的發(fā)展也產(chǎn)生了深刻的影響。當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”政策已經(jīng)為國家政府所推動執(zhí)行，各行各業(yè)都開始需求與互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合手段，挖掘需求，順應(yīng)時展潮流?？萍紮n案管理工作因其具備良好的信息化管理基礎(chǔ)，在引入“互聯(lián)網(wǎng)+”手段之后，能夠充分利用信息化平臺來實現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化，充分的利用大數(shù)據(jù)和共享等技術(shù)手段來推動科技檔案的管理，更好地的為我國科學(xué)技術(shù)進(jìn)步服務(wù)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”形勢下的科技檔案的現(xiàn)狀與不足

1、管理功能不到位、歸檔率較低

目前，國內(nèi)大多數(shù)科技檔案在管理方面普遍認(rèn)識不到位，歸檔率也較低，很多大型科技活動和項目的檔案只存有立項檔案，對于項目全過程缺乏數(shù)據(jù)等重要信息的記錄，部分項目甚至連驗收記錄都有缺失。這導(dǎo)致很多科技檔案不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，造成了信息缺失，也不具備共享的條件。

2、時效性較差，法律法規(guī)不完善

當(dāng)前科技檔案的管理在時效性方面較差，同時缺少完善的立法和執(zhí)行，立法重c和立法目的也不明確。目前我國實行的《中華人民共和國保守國家秘密法》是對保密法規(guī)、具體保密制度進(jìn)行規(guī)定的法律，在我國整個保密法律方面發(fā)揮著主導(dǎo)作用，但是與當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展速度相比，滯后性較強(qiáng)，這既限制了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在科技檔案管理方面功能的發(fā)揮，同時也給互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用帶來了較大的瓶頸和限制，保密工作也存在大量的隱患，科技檔案的管理和保管人員在管理過程中對法律法規(guī)的執(zhí)行不能有效貫徹。

3、利用率較低，無法滿足實際需求

目前的檔案管理在實際利用的過程中利用率較低，與實際的需求存在一定差距，也春存在一定的失衡現(xiàn)象，這就造成了目前檔案管理難以實現(xiàn)質(zhì)的突破的現(xiàn)狀。同時，很多科技檔案的管理人員年齡較大，綜合素質(zhì)較低，在專業(yè)技能方面不能夠適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+的要求，大部分機(jī)構(gòu)的科技檔案管理體系還處于較為傳統(tǒng)的階段，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對于科技檔案的介入還比較初級，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在科技檔案的管理中的廣泛應(yīng)用還有很長的路要走。

三、基于互聯(lián)網(wǎng)平臺的科技檔案管理創(chuàng)新策略

1.全面收集檔案，建立專門數(shù)據(jù)庫

檔案的收集是檔案工作的基礎(chǔ)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確是有價值的檔案的基本屬性。所以說，在進(jìn)行科技檔案的管理過程中，首先要構(gòu)建一套完整的管理平臺和管理中心，形成檔案管理機(jī)構(gòu)之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動機(jī)制，形成由上而下的的檔案收集體系，使各個部門、各個人員之間保存的檔案能夠得到匯集。要明確科技檔案的收集規(guī)范，劃定收集范圍和手機(jī)檔案的內(nèi)容，每個部門和機(jī)構(gòu)確定檔案管理的聯(lián)系人員。統(tǒng)一歸檔時間，梳理每一項科技檔案文件目錄，采集科研項目全過程、全方位的記錄信息，收集階段性、總結(jié)性、鑒定性等歸檔材料。要加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施的維護(hù)和升級，同時改善檔案管理技術(shù)的軟件設(shè)施，形成可搜索，可追溯，可擴(kuò)充的檔案信息管理系統(tǒng)，形成各種類別的數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)平臺的特性和技術(shù)優(yōu)勢，從而加速推進(jìn)科技檔案管理的進(jìn)程。而對于大型的科技研究機(jī)構(gòu)來說，它們具有龐大的信息資料和科技檔案，而這些檔案和數(shù)據(jù)無法通過人力來實現(xiàn)完整的整理和保存，這就需要通過信息技術(shù)并且結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來處理，從而實現(xiàn)檔案管理平臺對于科技檔案的大數(shù)據(jù)收集和整理，并應(yīng)用于生產(chǎn)之中，提升科研工作的效率，降低各類研發(fā)成本。

2.轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，實施專業(yè)化管理

科技檔案的管理工作服務(wù)于科研和生產(chǎn)，并為相關(guān)工作的開展提供決策支持，這就需要科技檔案的管理工作與機(jī)構(gòu)的研究和生產(chǎn)工作相結(jié)合，實現(xiàn)有效互動。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)+滲入各行各業(yè)的大環(huán)境下，要明確科技檔案的管理工作不僅僅是管理部門的事情，要列入單位各部門的日常工作之中，作為單位整體的重要工作來落實。同時，科技檔案管理人員要認(rèn)真落實相關(guān)的法律法規(guī)，并在相關(guān)部門和個人之間進(jìn)行廣泛傳播，為機(jī)構(gòu)的科技檔案管理工作進(jìn)步創(chuàng)造良好的輿論和理論環(huán)境。在管理模式方面，要嚴(yán)格檔案管理的準(zhǔn)入原則，讓那些具備專業(yè)技能、責(zé)任心強(qiáng)的工作人員擔(dān)任科技檔案的管理人員，從而滿足互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下的檔案管理相關(guān)要求。

3、重置流程管理，健全機(jī)制

在進(jìn)行科技檔案的數(shù)字化和自動化改革之后，要將科技檔案管理的全流程進(jìn)行重新梳理和重新安排，對應(yīng)相關(guān)崗位和相關(guān)職能，提升技術(shù)和管理的契合程度，提升科技檔案管理的效率。要扎實推進(jìn)切實推進(jìn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度化、檔案管理工作環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化等。要圍繞互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下的管理思路創(chuàng)新來推動管理流程和管理思路的轉(zhuǎn)變，在實踐過程中善于總結(jié)和推廣轉(zhuǎn)化，在做好檔案管理的同時，要將檔案的作用充分的發(fā)揮出來，使之價值不斷放大和體現(xiàn)。

四、結(jié)語

科技檔案與互聯(lián)網(wǎng)+的融合，既強(qiáng)調(diào)基礎(chǔ)工作，又要求系統(tǒng)的功能性、實用性相結(jié)合。只有打造一套完善的檔案管理體系，重視科技資料在搜集和保存的基礎(chǔ)上通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行升級，才能夠調(diào)動科技檔案工作人員的積極性和主動性，推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)與科技檔案管理工作的深度融合。

參考文獻(xiàn)

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第7篇：檔案管理應(yīng)急預(yù)案范文

關(guān)鍵詞：檢察機(jī)關(guān)；檔案管理；信息化；作用

自“科技強(qiáng)檢”戰(zhàn)略在檢察機(jī)關(guān)得以落實以后，電子檢務(wù)便在檢察機(jī)關(guān)全面開展，特別是伴隨信息化時代的到來，信息載體及記錄方式逐步呈現(xiàn)出多樣化趨勢，電子檔案對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生了巨大的沖擊，檢察業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子檔案也隨之增多，大量多媒體信息檔案形式出現(xiàn)，如影視、聲音、圖像等，而這些檔案信息無法進(jìn)行有效科學(xué)地管理，將嚴(yán)重影響其安全性，導(dǎo)致歸檔、檢索、查閱難度增大，將大幅度降低檔案的價值意義。基于此，本文提出了檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用，通過建立與完善檔案管理信息系統(tǒng)，能夠提高檔案資料的利用價值，提高檢察機(jī)關(guān)檔案管理水平。

1 檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)的作用及目標(biāo)

檔案作為檢察機(jī)關(guān)案件辦理的重要依據(jù)，并沒有將其價值作用充分發(fā)揮出來。主要原因在于現(xiàn)階段我國檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)還不完善，如仍選用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式進(jìn)行檔案管理查閱等工作，即使相關(guān)部門在計算機(jī)內(nèi)錄入了檔案目錄，但管理對象還不是電子檔案，并沒有真正實現(xiàn)檔案信息化管理。為此，在檢察機(jī)關(guān)檔案管理中必須完善檔案信息管理系統(tǒng)，確保其科學(xué)性、準(zhǔn)確性。

1、檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)的作用

隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷提升，我國檢察機(jī)關(guān)工作量也越來越大，進(jìn)而檔案數(shù)量也隨之增多，以往檔案管理模式與當(dāng)前檢察機(jī)關(guān)的工作存在嚴(yán)重的滯后問題，為滿足現(xiàn)代檔案工作發(fā)展需求，必須重視檢察機(jī)關(guān)檔案工作，建立與完善檔案管理信息系統(tǒng)，這也是檢察檔案工作得以快速發(fā)展的重要條件。

在整個系統(tǒng)中必須將檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫作為系統(tǒng)建設(shè)的前提，將檔案查詢業(yè)務(wù)作為重點內(nèi)容，保證檢察機(jī)關(guān)檔案管理自動化、智能化及網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)，確保各級檢察機(jī)關(guān)檔案管理水平的有效提升。

檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)在滿足檔案管理要求的同時，還能規(guī)范檔案管理操作流程、改善管理模式、提升工作效率及實現(xiàn)信息資源共享，為檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)的建立主要通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，并與原有業(yè)務(wù)管理流程及發(fā)展需求相結(jié)合，進(jìn)行本系統(tǒng)的合理設(shè)計與開發(fā)，確保數(shù)據(jù)庫信息的準(zhǔn)確性。在轉(zhuǎn)變魍車蛋腹芾矸絞降耐時，可以將檢察機(jī)關(guān)檔案管理所需的檔案信息通過局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)進(jìn)行信息查詢、轉(zhuǎn)入、編輯等業(yè)務(wù)的開展，這樣不僅減少了時間空間對數(shù)據(jù)信息的影響，還實現(xiàn)了遠(yuǎn)程管理查詢與無紙化辦公。

2、檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)

將檢察機(jī)關(guān)檔案分類作為檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)建立的主要依據(jù)，并與管理處檔案管理的實際檔案文件相結(jié)合，統(tǒng)一集中管理檢察機(jī)關(guān)檔案中的信息數(shù)據(jù)，并進(jìn)行信息共享，利用網(wǎng)絡(luò)平臺系統(tǒng)管理員可以按照自身的權(quán)限在客戶端上實現(xiàn)檔案信息化管理的各項操作，將檔案信息技術(shù)充分應(yīng)用到案件辦理重大決策中。

2 檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計及應(yīng)用

檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以確保檢察機(jī)關(guān)事業(yè)轉(zhuǎn)向高科技化、高智能化。將計算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用到證據(jù)收集、案件辦理等各個方面，加快各項數(shù)據(jù)信息的傳輸速度，確保信息的及時性、真實性、有效性。

在進(jìn)行檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計中，必須確保系統(tǒng)內(nèi)各個模塊之間具有緊密的聯(lián)系，充分發(fā)揮各模塊之間的功能性，實現(xiàn)檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化。檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)如圖1所示。

檔案管理員可進(jìn)行新管理項目及時添加與選擇，系統(tǒng)可自動生成檔案管理信息系統(tǒng)相關(guān)的檔案目錄表，并將檔案文件夾進(jìn)行有效儲存，同時能夠?qū)Χ鄠€類似案件檔案進(jìn)行分析、對比。建設(shè)與管理是檢察機(jī)關(guān)檔案管理的重點，案件辦理過程各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息、資料等都是檔案建設(shè)的主要內(nèi)容。通過檢察機(jī)關(guān)檔案管理模塊可及時管理統(tǒng)計檔案信息的具體情況，如信息資料的查閱、修改等，并對信息系統(tǒng)管理水平的提升具有關(guān)鍵性的作用。

3 檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)的發(fā)展

隨著我國檢察機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展速度的不斷提升，檔案管理作為檢察機(jī)關(guān)單位管理工作的重要內(nèi)容，其管理水平地高低將直接影響到檢察機(jī)關(guān)單位工作的整體質(zhì)量。為有效提升檢察機(jī)關(guān)檔案管理水平，檢察機(jī)關(guān)單位必須重視該信息系統(tǒng)的發(fā)展，規(guī)范操作流程，嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行有效操作，只有這樣才能實現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)效益。

1、基于平臺軟件模塊信息化系統(tǒng)的發(fā)展

檢察機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)與其特定管理制度之間存在著緊密的聯(lián)系，在建立檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化系統(tǒng)時必須對管理制度的相關(guān)要求進(jìn)行充分考慮，在檢察機(jī)關(guān)檔案管理中對其業(yè)務(wù)需求起決定作用的就是管理制度，檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容主要受業(yè)務(wù)需求的影響，因此必須嚴(yán)格按照現(xiàn)有管理制度、工作流程進(jìn)行業(yè)務(wù)需求分析報告的制定，并確保管理平臺的開放性與擴(kuò)展性。按照需求軟件公司與工程技術(shù)人員共同進(jìn)行系統(tǒng)功能模塊的添加，確保檔案管理信息系統(tǒng)和紙質(zhì)檔案管理具有統(tǒng)一性，確保信息系統(tǒng)具有良好的可行性與使用性，并及時交換各個模塊的數(shù)據(jù)信息，最終實現(xiàn)資源共享。

2、基于統(tǒng)一界面的檔案數(shù)據(jù)融合度

在檢察機(jī)關(guān)檔案信息系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用中必須采用統(tǒng)一平臺，確保信息系統(tǒng)界面的良好度，只有這樣才能確保各方面檔案數(shù)據(jù)的充分融合，整個系統(tǒng)在其發(fā)展過程中必須對其數(shù)據(jù)的融合度進(jìn)行最大限度地提升，實現(xiàn)各模塊之間數(shù)據(jù)的密切聯(lián)系，形成一個有機(jī)整體。除此之外，檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中必須充分考慮其功能協(xié)調(diào)性與界面統(tǒng)一性，在實現(xiàn)系統(tǒng)各種信息處理完成后常規(guī)辦公自動化系統(tǒng)必須做到自動歸檔，并向檔案管理系統(tǒng)內(nèi)輸入。

3、基于交互式功能的操作模式系統(tǒng)

在檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)展中可視化管理及交互式操作功能已成為其發(fā)展的新趨勢，這種操作模式系統(tǒng)具有較高的直觀性與便捷性，相比單一功能模式系統(tǒng)，這種交互式功能操作模式系統(tǒng)工作效率更高。相比簡單的界面切換設(shè)計，交互式功能操作設(shè)計必須將數(shù)據(jù)信息的科學(xué)組織管理作為其發(fā)展的前提條件，其圖形界面的形成必須由數(shù)據(jù)屬性信息與空間信息完成，并利用專業(yè)計算模型進(jìn)行分析界面的形成，隨后三者有機(jī)結(jié)合在同一個主界面內(nèi)，實現(xiàn)三者之間的交互操作。在檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)中應(yīng)用這種操作模式系統(tǒng)，通過可視化圖形操作界面檔案管理人員可以進(jìn)行專業(yè)數(shù)據(jù)信息的分析，實現(xiàn)檔案信息的準(zhǔn)確度及實用性。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷提升，我國檢察機(jī)關(guān)檔案管理也得到了極大的發(fā)展。通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式，遵循檢察機(jī)關(guān)檔案分類辦法，建立并完善檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)，確保其設(shè)計的合理性與科學(xué)性，才能實現(xiàn)檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息的利用價值，才能推動檢察機(jī)關(guān)管理單位的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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第8篇：檔案管理應(yīng)急預(yù)案范文

關(guān)鍵詞：計算機(jī)技術(shù)；檔案管理；企業(yè)管理；階段

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

根據(jù)計算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

1 現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機(jī)輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機(jī)實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機(jī)技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機(jī)化；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

2 現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

3 電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機(jī)輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進(jìn)行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念--機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計算機(jī)識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。可見，復(fù)制和識別是機(jī)讀文件的主要特點。在這一階段，計算機(jī)讀出的文件不是由計算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

4 結(jié)語

綜上可見，從機(jī)讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。隨著以計算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運用計算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計算機(jī)技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。

參考文獻(xiàn)

第9篇：檔案管理應(yīng)急預(yù)案范文

一、職工業(yè)余大學(xué)檔案管理融入和應(yīng)用信息技術(shù)的意義呈現(xiàn)

職工業(yè)余大學(xué)檔案管理融入和應(yīng)用信息技術(shù)，實質(zhì)上就是實現(xiàn)檔案管理的信息化、電子化，即是將紙質(zhì)檔案資料通過計算機(jī)來進(jìn)行信息技術(shù)加工處理，使之成為計算機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息，方便檔案管理過程中的歸檔、提取和儲存。

（一）以計算機(jī)的信息加工處理功能發(fā)揮來提升檔案的利用率。知識經(jīng)濟(jì)時代最為明顯的特征是信息化對人類生活和工作模式的深刻改變，在信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代，以計算機(jī)的強(qiáng)大信息加工處理功能來提升資源的利用效率是形勢所需，發(fā)展所求。以往職工業(yè)余大學(xué)在檔案管理的過程中，不注重開發(fā)計算機(jī)的功能，僅儲存檔案的著錄或者文件名，這與全社會格局下的電子檔案建設(shè)是背道而馳的，甚至造成了人力、物力、財力和時間的極大浪費，對此，將信息技術(shù)融入檔案管理的過程中，無疑是提升檔案管理的高效化，助推檔案利用效率的有效之舉。

（二）以計算機(jī)的信息加工處理功能發(fā)揮來提高檔案的時效性。在以往的檔案信息管理的過程中，僅靠手工操作來實現(xiàn)，手工檔案信息加工工作模式可以體現(xiàn)為：選題―選材―編輯―出版，這種“慢工出細(xì)活”的工作模式，從檔案的歸集、整理到最終檔案信息的實現(xiàn)，耗時較長，甚至造成信息的實效。然在實現(xiàn)檔案信息電子化的之后，通過相應(yīng)計算機(jī)軟件的操作，可直接對檔案信息以機(jī)讀的形式來實現(xiàn)，并在計算機(jī)內(nèi)部實現(xiàn)對檔案信息的整合、歸類，有效提升了檔案信息加工的時間，從而確保了檔案的時效性。

二、職工業(yè)余大學(xué)檔案管理融合與應(yīng)用信息技術(shù)的現(xiàn)實考量

現(xiàn)代社會是一個信息化社會，在此境遇下，社會各項事業(yè)都必須圍繞信息化技術(shù)進(jìn)行完善和優(yōu)化，不難看出，包括企事業(yè)單位在內(nèi)的檔案管理都顯示出了與時俱進(jìn)的趨勢，逐步推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程，基于此，職工業(yè)余大學(xué)檔案管理融合與應(yīng)用信息技術(shù)顯得不可或缺。

（一）原有的檔案管理制度模式與職工業(yè)余大學(xué)的發(fā)展局面不相呼應(yīng)。隨著職工業(yè)余大學(xué)的快速發(fā)展，招生數(shù)量急劇擴(kuò)大，如何做好學(xué)生的學(xué)籍檔案管理以及教職工的檔案管理成為了職工業(yè)余大學(xué)必須深入考量的現(xiàn)實課題，在現(xiàn)有的人工檔案管理辦公面積嚴(yán)重不足的情形下，大量的檔案無法及時的整理，要查閱一份檔案需要很長的時間，同時檔案管理的錯誤也很多，嚴(yán)重制約了職工業(yè)余大學(xué)的又好又快發(fā)展。

（二）檔案管理信息化是職工業(yè)余大學(xué)檔案管理的發(fā)展所求。電子學(xué)籍檔案、辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。由于檔案生成方式的信息化趨勢，內(nèi)在要求在檔案管理的過程中也必須吻合此種變革，對于檔案管理者而言，其所要做的就是實現(xiàn)對電子式文化信息的系統(tǒng)性、真實性、價值性歸類和整合，以真正凸顯為用戶提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)的效能。

三、職業(yè)業(yè)余大學(xué)檔案管理融合與應(yīng)用信息技術(shù)的具體路徑

業(yè)業(yè)余大學(xué)檔案管理融合與應(yīng)用信息技術(shù)是一項系統(tǒng)工程，需要運用多種學(xué)科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套來達(dá)成。怎樣才能又好又快地推動檔案信息化建設(shè)步伐，使其與社會信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展呢？

（一）實現(xiàn)技術(shù)引領(lǐng)。技術(shù)的創(chuàng)新和完善是實現(xiàn)檔案管理信息化的首要問題，離開了高端技術(shù)的支持，檔案管理信息化不可能實現(xiàn)。對此，必須引進(jìn)質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的計算機(jī)硬件設(shè)備，并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率，并過硬件的改善來奠定檔案管理信息化的根基。