檔案整理精選(九篇)

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第1篇：檔案整理范文

一、科技檔案分類的目的

1、實現(xiàn)科技檔案的系統(tǒng)化和科學(xué)管理。

2、編制出科技檔案的分類目錄（或?qū)ｎ}目錄）。

3、為科技檔案的統(tǒng)計和利用提供條件。

二、科技檔案分類的基本要求

1、分類應(yīng)力求保持科技檔案之間的有機聯(lián)系。

內(nèi)容相近的科技檔案，只能在同一大類或?qū)兕愔谐霈F(xiàn)，而不應(yīng)在不同的類中出現(xiàn)。

2、分類要符合檔案形成專業(yè)或形成單位科技活動的特點。

由于不同專業(yè)和不同類型的單位，其生產(chǎn)、技術(shù)活動的性質(zhì)、任務(wù)和工作程序是不完全相同的，有的是很不相同的（如機械、冶金、化工、紡織專業(yè)系統(tǒng)之間；工業(yè)建筑、水利、氣象之間……）。因此，不同的單位，科技檔案的分類不能簡單化地采用同一種方法。

3、在一個專業(yè)系統(tǒng)或一個單位內(nèi)部，同一種科技檔案，在同一層次內(nèi)的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致。

只有標(biāo)準(zhǔn)一致，科技檔案劃分的類和屬類才能層次清楚、條理清晰，才有利于編目工作的進(jìn)行，也方便保管和利用。但是對于同一種科技檔案的不同類別層次，其分類標(biāo)準(zhǔn)允許有所不同。分類的結(jié)果，同位類之間只能平行，不能交叉重疊。

4、分類應(yīng)力求按專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

專業(yè)系統(tǒng)分類的標(biāo)準(zhǔn)化，有利于科技檔案向科技專業(yè)檔案館移交，實現(xiàn)科技檔案管理的現(xiàn)代化，也便于同一專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)科技檔案工作人員之間的業(yè)務(wù)交流。

5、分類的詳略程度，由本單位科技檔案數(shù)量的多少來決定。

為便于科技檔案管理和利用，在科技檔案分類過程中，科技檔案數(shù)量多的應(yīng)分得細(xì)一點，數(shù)量少的應(yīng)分得簡略些。在同一單位內(nèi)，不同類的分類層次可以有所不同。

三、科技檔案分類的幾種常用方法

1、工程分類法：以工程項目為單元劃分科技檔案的類別。它適用于基本建設(shè)檔案。

2、型號分類法：以各個型號的產(chǎn)品或設(shè)備為分類單元劃分科技檔案的類別。它適用于機械產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案。

3、課題分類法：以各個獨立的研究課題為分類單元劃分科技檔案的類別。它適用于科研課題檔案。

4、專業(yè)分類法：按科技檔案反映的專業(yè)性質(zhì)分類。

5、地域分類法：根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分類別，如測繪檔案。

6、時間分類法：按照科技檔案內(nèi)容反映的時間特征進(jìn)行分類。

在實際分類中，往往是幾種分類方法相結(jié)合，才能得出一個較好的分類方案。例如，機械設(shè)備檔案，一般采用型號分類法，但如果機械設(shè)備很多，我們可以先根據(jù)設(shè)備的使用性質(zhì)（專業(yè)）進(jìn)行分類，然后在同一使用性質(zhì)范圍內(nèi)再按型號分類。

四、編制科技檔案分類方案

科技檔案分類方案，也稱科技檔案分類表?？萍紮n案分類表是用來組織科技檔案案卷并將所有案卷分門別類組成科技檔案體系的一種依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

利用科技檔案分類表，就可將科技檔案性質(zhì)相同的案卷放在同一類里，相近的放在相近的類內(nèi)，使每一卷科技檔案都有對號入座的位置，查找時只要說出有關(guān)的特征，就能很快地找到。

㈠編制科技檔案分類方案的原則

1、分類方案應(yīng)以專業(yè)系統(tǒng)的分類為指導(dǎo)。

2、分類方案應(yīng)當(dāng)有足夠的容量，能包容本單位庫藏科技檔案的全部。

3、平行類目之間應(yīng)當(dāng)是互相排斥的，上位類必須包含它所屬的下位類，下位類必須是其上位類的組成部分。

4、分類要科學(xué)、合理，分類方案應(yīng)相對穩(wěn)定。

㈡科技檔案分類方案的結(jié)構(gòu)

一個完整的科技檔案分類表，主要內(nèi)容包括：說明和分類表兩部分。

1、說明：分類所依據(jù)的原則，大類的次序及其排列的理由，使用該分類方案的方法，編制的經(jīng)過等等。

2、分類表：是科技檔案分類體系的具體表現(xiàn)，是許多類目依照一定的原則組織起來的一個科學(xué)體系。

分類表揭示了科技檔案可分成哪幾大類，每一大類又可分成哪幾個屬類，每一屬類又可分為哪幾個小類，這樣依次下去，每類都有一定的名稱，稱為類目，這就使得科技檔案分類工作有了具體的依據(jù)。

在分類方案中，類目的設(shè)置一般是以科技檔案所含的內(nèi)容來作為分類標(biāo)準(zhǔn)的，因為這是科技檔案最主要的東西，是它的本質(zhì)屬性。

在分類表中，每一個類目應(yīng)分別給以一定的代號，代號可以用字母也可以用數(shù)字，由字母和數(shù)字組成的代號稱為混合號碼。

㈢科技檔案分類方案的編制方法

1、了解和掌握庫藏科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點。

2、根據(jù)科技檔案分類原理，對每種科技檔案確定具體的分類標(biāo)準(zhǔn)和分類方法。

3、設(shè)置科學(xué)、合理的類目體系，以文字?jǐn)⑹龊蛨D表的形式表示出來。

類目體系確定后，應(yīng)給每個類目以固定的代字或代號，并用文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式將類目體系表達(dá)出來。

4編寫分類方案（分類表）。示例如下：

㈣科技檔案分類的方法和步驟

1、做好科技檔案分類的準(zhǔn)備

⑴熟悉、掌握科技檔案分類方案。

⑵了解科技檔案的基本內(nèi)容。

2、確定案卷的類目

先找大類，再找屬類，后找小類，層層下推，直至切合為止。這樣確定的類，是這個案卷應(yīng)歸入的主要類目。主要類目決定案卷在庫房內(nèi)分類排架的位置。

3、確定案卷的類號

確定每一個案卷所屬類目的過程也是給這個案卷以分類號的過程。但是分類號不等于就是案卷的排架號，因為同一類號下還有眾多的案卷，如果沒有適當(dāng)?shù)姆椒ò阉鼈儏^(qū)分開來，它們的先后次序就不能在柜架上固定下來。因此，有了分類號還得編制案卷排架次序號碼，分類號加上排架號就是案卷的索取號。

科技檔案的編號

一、什么是科技檔案的編號（定義）

科技檔案的編號，是指科技檔案案卷的編號。它是科技檔案管理部門用來反映科技檔案分類層次和案卷排列次序的一組符號。（是科技檔案分類號和案卷順序號的組合體）

二、科技檔案編號的作用

它是管理科技檔案的一種工具，它起著固定科技檔案的整理成果，反映科技檔案分類和排列次序，指引查找調(diào)閱科技檔案的作用。

三、科技檔案號的編制要求

1、要反映科技檔案系統(tǒng)整理后的科學(xué)秩序，同科技檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致。

2、科技檔案號由代字和代號組成。

3、編號應(yīng)力求簡明，不要過于繁雜。

要編號簡明，首先要做到分類簡單，其次是類號表示簡化，否則難以使編號簡明。

4科技檔案號是一個獨立的號，一個科技檔案號只能代表一個案卷，同一個檔案號不能代表兩個以上不同的案卷。

四、科技檔案號的結(jié)構(gòu)

科技檔案案卷檔號的結(jié)構(gòu)：

（全宗號）——實體分類號（含項目代號）——案卷順序號

科技檔案文件的檔號結(jié)構(gòu)：

（全宗號）——實體分類號（含項目代號）——案卷順序號——件號

1、全宗號的編制方法

全宗號是一個進(jìn)館單位所有檔案（即全宗）的代號，由檔案館給出，如果不屬進(jìn)館單位，全宗號可以省略。

2、實體分類號的編制方法

科技檔案的實體分類號由實體分類方案中的類目代號和項目代號（即產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號）兩部分組成。如果不用項目代號，也可直接用實體分類方案中的代號。各類目代號之間通常用“．”隔開。

3、案卷順序號的編制方法

科技檔案案卷順序號是指該案卷在其分類的最后一級類目下的排列順序號，從“1”開始依次順延。案卷號與分類號之間通常用“—”隔開。

4、件號的編制方法

件號是案卷內(nèi)每一份文件的排列次序，每卷從“1”開始。

科技檔案分類目錄的編制

科技檔案分類目錄是按照科技檔案分類表中的基本類目，以每一大類為基本單元建立的科技檔案案卷的分類登記帳。

1、科技檔案分類目錄的作用

固定科技檔案分類、排列的次序，揭示科技檔案的內(nèi)容與成份，是直接按類別查找科技檔案的檢索工具。

2、科技檔案分類目錄的編制要求

嚴(yán)格按照科技檔案分類、排列的次序，以案卷為單位進(jìn)行登記編制。

3、科技檔案分類目錄的編寫方法

科技檔案分類目錄格式如下：

⑴序號：按分類登記的排列次序號，每類從1開始。

⑵檔案號：即“檔號”?？萍紮n案案卷的編號（見案卷封面）。

⑶案卷題名：（見案卷封面）

⑷頁(件)數(shù)：科技檔案案卷內(nèi)文件的頁數(shù)或件數(shù)，裝訂案卷為“頁數(shù)”，不裝訂案卷為“件數(shù)”。

⑸歸檔年度：該項目檔案歸檔時的年度。

⑹密級：（見案卷封面）

⑺保管期限：（見案卷封面）

第2篇：檔案整理范文

關(guān)鍵詞：歸檔文件 整理 方法

歸檔文件整理是檔案工作的基礎(chǔ)，為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，提高工作效率，根據(jù)國家檔案局《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《歸檔文件整理工作原則》、《歸檔文件整理工作指南》有關(guān)規(guī)定，從改革我國傳統(tǒng)的文書立卷歸檔的方法出發(fā)，對歸檔文件整理的原則和具體方法作出了規(guī)定，為歸檔文件整理工作提供了技術(shù)依據(jù)，確定了文書檔案的整理方法。

1、主要內(nèi)容和適用范圍

將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等具體要求。

2、文書檔案的含義

文書檔案是企業(yè)單位黨委、行政、工會、共青團組織及各業(yè)務(wù)職能部門在管理活動中形成的具有保存價值的紙質(zhì)和電子文件材料。它是以文字、圖表的形式作出的真實歷史記錄，是企業(yè)單位檔案的重要組成部分。在維護(hù)文書檔案完整性的同時，要解決好文書檔案與科技檔案文件材料交叉問題，凡針對一個工程項目、一個科研課題、一臺設(shè)備和一種產(chǎn)品所形成的文書材料，應(yīng)歸入科技檔案；文書和科技檔案人員要緊密配合，互相協(xié)作。

3、歸檔文件整理目的

機關(guān)或單位在工作活動中形成的反映活動面貌的歷史記錄（文件材料），當(dāng)它們完成了傳達(dá)辦事意圖的使命之后，還具有記載事實為今后的工作和歷史研究備作查考的作用，因此，需要加以整理保存。

3.1、文書部門將辦理完畢或辦理告一段落的零散的單份文件，對其中有查考保存價值的進(jìn)行整理，這就是文書部門歸檔工作。

3.2、某一問題或某一項工作活動形成的文件資料，是文書檔案整理的基本保管單位。

4、文書檔案整理的意義

4.1、對機關(guān)檔案工作的意義：①緩解機關(guān)檔案工作壓力；②節(jié)省機關(guān)的財力物力；③理順機關(guān)檔案工作職能。

4.2、對檔案館工作的意義：①便于檔案館控制檔案進(jìn)館質(zhì)量；②有利于檔案館向社會開放。

4.3、對檔案管理現(xiàn)代化的意義：①為以計算機技術(shù)為中心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用鋪平道路；②促進(jìn)機關(guān)文檔一體化管理的實現(xiàn)；③為設(shè)計合理的電子文件整理方法打下基礎(chǔ)。

5、文書歸檔工作的要求

5.1、歸檔文件齊全完整

根據(jù)歸檔范圍由文書部門或者業(yè)務(wù)部門收集齊全，并進(jìn)行整理，定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理，任何單位或個人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

5.2、分類科學(xué)性

分類，主要是指能全面、準(zhǔn)確地反映機關(guān)各項活動情況和相互聯(lián)系，能正確體現(xiàn)企業(yè)、單位生產(chǎn)建設(shè)、工作特點和黨的路線、方針、政策的貫徹執(zhí)行情況。根據(jù)本機關(guān)各職能部門的職責(zé)任務(wù)、業(yè)務(wù)分工、按年度―問題進(jìn)行分類。上級普發(fā)性和有關(guān)單位文件，可適當(dāng)分級，采用以作者特征或以問題特征整理作短期或作資料保管。

6、文書歸檔整理規(guī)程

6.1、“件”的確定“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文為一件。如果正文與附件或來文與復(fù)文數(shù)量較多太厚不易裝訂時，也可各為一件，但件號要相連，以便查閱。

6.2、整理原則

遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用?？缒甓鹊恼埵練w在批復(fù)或復(fù)文年度為一件，沒有批復(fù)或復(fù)文的在請示年度為一件。

6.3、質(zhì)量要求

歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

6.4、整理方法

①裝訂。歸檔文件應(yīng)按件裝訂，裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。②分類方法。鑒于企業(yè)檔案管理特點和機構(gòu)職能變化頻繁，宜采用年度―問題―保管期限的分類方法，取消案卷級管理的年度―問題（結(jié)合機構(gòu)）的分類方法。③排列。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。④編號。歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并設(shè)置問題項。全宗號：根據(jù)實際情況用單位簡稱。年度：文件形成年度，采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2012。保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱。即永久、定期（分30年、10年）。件號：文件的排列順序號。根據(jù)不同的保管期限分設(shè)件號。在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注，也稱室編件號。⑤編目：依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。題名：文件標(biāo)題，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號。日期：文件形成的時間。應(yīng)以發(fā)文單位蓋章處的日期為準(zhǔn)，法規(guī)文件以公布日期為準(zhǔn)，決議、決定以會議通過的日期為準(zhǔn)，批轉(zhuǎn)、批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件，以批轉(zhuǎn)、批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)的日期為準(zhǔn)。以八位阿拉件數(shù)字標(biāo)注年月日，如2013年1月1日，采用20130101。頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)，凡有圖、文、公章、文件處理簽的頁面為一頁。歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面?？梢砸曅枰O(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、問題等項目。⑥裝盒。將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

6.5、歸檔文件填寫必須使用炭素或蘭黑墨水。有保密要求的歸檔文件，必須由文件責(zé)任者加蓋“密級章”，絕密、機密、秘密三種蓋其中相應(yīng)的一種。

總之，要堅持以便于保管利用，才能更好地實現(xiàn)歸檔文件整理的目的。不足之處，請批評指正。

第3篇：檔案整理范文

關(guān)鍵詞：檔案整理；技術(shù)；分析

檔案在形成過程中對檔案進(jìn)行必要的整理是非常重要的，這樣能夠更好的對檔案進(jìn)行使用，在檔案整理方面也是存在著不同的技術(shù)，對不同的技術(shù)進(jìn)行必要的分析，才能更好的找到解決整理過程中存在的問題，同時也能促進(jìn)檔案整理技術(shù)得到更好的發(fā)展。檔案整理技術(shù)得到發(fā)展也能對檔案形成過程進(jìn)行優(yōu)化，同時也能保證檔案的保護(hù)工作。

1 元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)是西方檔案整理的一種技術(shù)，同時也是電子商務(wù)平臺出現(xiàn)以后一種非常先進(jìn)的技術(shù)，在進(jìn)行檔案整理的時候能夠更好的對計算機網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行利用，同時也能更好的在技術(shù)方面得到發(fā)展。在這種特殊的情況下，電子政務(wù)系統(tǒng)不僅能夠更好的促進(jìn)電子文件的生成，同時也能提供電子文件的實體信息和數(shù)據(jù)，這樣能夠?qū)﹄娮游募蛇M(jìn)行環(huán)節(jié)的制定，同時，也能提供隱含的環(huán)節(jié)，能夠保證在這個過程中數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)得到更好的利用。在電子政務(wù)平臺中發(fā)展檔案整理系統(tǒng)，這樣能夠在電子政務(wù)的支持下，實現(xiàn)元數(shù)據(jù)的采集，同時也能將檔案的歷史進(jìn)行整理，這樣能夠使電子文件實現(xiàn)更好的結(jié)合。將電子文件實體進(jìn)行集合，同時也能對檔案歷史聯(lián)系進(jìn)行記錄，將兩種物質(zhì)實體進(jìn)行獲得，能夠構(gòu)成電子檔案的實體。元數(shù)據(jù)檔案處理技術(shù)是一種非常科學(xué)和自動化程度很高的檔案整理技術(shù)，這樣能夠形成檔案，也能保證檔案得到更好的保護(hù)。

元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)在電子政務(wù)系統(tǒng)中得到了很大的發(fā)展，同時在西方和我國都在這個平臺中進(jìn)行應(yīng)用的，因此，這樣也使得很多的人認(rèn)為元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)只有在電子政務(wù)系統(tǒng)中才能得到更好的利用，但是，真實的情況并不是如此，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)不僅能夠在電子政務(wù)系統(tǒng)中得到更好的利用，同時也能在電子銀行的電子商務(wù)系統(tǒng)中得到應(yīng)用，這樣能夠促進(jìn)元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的發(fā)展。人們在工作和生活中為了更好的方便生活和工作建立了很多的電子管理平臺，因此，這樣就使得元數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)能夠在很多的電子管理系統(tǒng)中得到應(yīng)用，同時也能更好的建立檔案整理技術(shù)。元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)不僅是一個實用性非常好的技術(shù)，同時在進(jìn)行檔案整理的時候應(yīng)用的范圍也是非常廣的。

元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)對傳統(tǒng)的檔案整理技術(shù)進(jìn)行了變革，同時，對傳統(tǒng)檔案實體整理技術(shù)也進(jìn)行了更新，因此，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)成為了文件實體處理和檔案歷史聯(lián)系整理的重要分離技術(shù)，同時在進(jìn)行檔案整理的時候也能不受到電子文件實體的干擾，這樣能夠更好的促進(jìn)檔案整理進(jìn)入到多元發(fā)展的時代。同時，檔案整理原則也從原來的來源原則發(fā)展到了主體和年代多維的歷史原則。元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)在發(fā)展過程中能夠更好的實現(xiàn)檔案整理的多元化發(fā)展，同時，在發(fā)展過程中也實現(xiàn)了檔案物質(zhì)實體的雙重構(gòu)成。

2 非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

在檔案整理技術(shù)中，非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)是兩個相對的檔案整理技術(shù)，在對檔案進(jìn)行整理的時候，在元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)之外的數(shù)據(jù)都是非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的范疇，因此，在對非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)進(jìn)行分析的時候，要對傳統(tǒng)的檔案整理技術(shù)進(jìn)行發(fā)展，這樣才能更好的在檔案整理技術(shù)方面得到發(fā)展，同時也能發(fā)展非元數(shù)據(jù)整理技術(shù)的發(fā)展。在非元數(shù)據(jù)整理技術(shù)中，包含著以件為單位的檔案整理技術(shù)、雙套制檔案整理技術(shù)和不同載體的混合檔案整理技術(shù)，這樣能夠更好的促進(jìn)檔案整理技術(shù)的發(fā)展，同時也能促進(jìn)檔案管理水平的提高。檔案實體整理和檔案歷史聯(lián)系整理在一定程度上是相互分離的，同時，在整理技術(shù)方面也是非常特殊的。在檔案整理技術(shù)發(fā)展過程中能夠更好的從紙質(zhì)檔案整理完成電子檔案的整理，同時也可以從電子檔案整理完成紙質(zhì)紙質(zhì)檔案的整理。在對非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)進(jìn)行分析的時候，存在著一個共同的特點，就是在進(jìn)行檔案整理的時候?qū)崿F(xiàn)了將檔案實體整理和檔案歷史聯(lián)系整理進(jìn)行分離的技術(shù)。非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)在發(fā)展過程中，實現(xiàn)了檔案歷史聯(lián)系的多元化，同時在整理原則方面也得到了很大的發(fā)展，但是，非元數(shù)據(jù)整理技術(shù)在發(fā)展過程中也存在著一些問題，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析才能更好的促進(jìn)非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的發(fā)展，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案整理技術(shù)的發(fā)展，同時也能形成檔案信息，這樣能夠保證人們對檔案進(jìn)行更好的利用。

3 兩種典型檔案整理技術(shù)的比較

雖然非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的技術(shù)環(huán)境、流程和操作方法有著很大的不同，但它們具有相同的四大特征，并且這兩種檔案整理技術(shù)具有著相同的內(nèi)在結(jié)構(gòu)，完全可以用同一的《檔案整理結(jié)構(gòu)的模型》來認(rèn)識和解釋它們的機理和過程。或者說，是因為它們具有了相同的檔案整理結(jié)構(gòu)，所以它們才具有了共同特征。所以非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)這兩種看似非常不同的檔案整理技術(shù)，其實是同一檔案整理結(jié)構(gòu)的兩種不同技術(shù)表現(xiàn)形式。為什么會產(chǎn)生這兩種不同的檔案整理技術(shù)形式，或者說，西方為什么采用元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而中國為什么要采用非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而這是相同的檔案整理原理為適應(yīng)不同國家檔案實踐條件而產(chǎn)生必然結(jié)果。在中國，其實始終存在著兩種不同的檔案實踐和理論體系。一種是，從民國時期開始的“文檔連鎖法”，后來的“文檔一體化”和現(xiàn)階段提出的“文件中心”，與之相應(yīng)的則是文件生命周期理論；而另一種則是，與文書實踐分離的檔案實踐，在解放后，中國接受了前蘇聯(lián)的檔案實踐和“立卷人――檔案室――檔案館”的檔案實踐體制，同時也就形成了有別于西方的檔案學(xué)理論。原理、價值和理念要過渡到實踐，就需要技術(shù)的中介，由于技術(shù)離實踐更近，所以它更要受到實踐的約束，先進(jìn)的技術(shù)并非在哪里都適用，對誰都是具有實用的價值。

在自動化和計算機技術(shù)應(yīng)用的程度上，元數(shù)據(jù)顯然要高于非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。但在中國發(fā)展元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，有著諸多檔案界自身無法克服的現(xiàn)實障礙，但只要我們放棄部分元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的高自動化要求，那么就可以在不改變檔案工作體制、不需要實現(xiàn)“文檔一體化”、能脫離電子政務(wù)環(huán)境、不用制定也不依賴“檔案元數(shù)據(jù)集”的條件下，創(chuàng)造出一種可應(yīng)用于文書和科技檔案、并適用于紙質(zhì)文件、電子文件和實物混合的、非常實用的檔案整理技術(shù)。所以不要簡單化地根據(jù)計算機技術(shù)的應(yīng)用程度，來論檔案整理技術(shù)的長短。

4 結(jié)束語

經(jīng)濟和社會在不斷發(fā)展過程中，人們對檔案信息的重視程度越來越高，在當(dāng)今社會，人們對信息掌握的越多就能獲得更多的發(fā)展機會，同時也能更好的在市場中得到長久的發(fā)展。在信息使用方面對檔案中的信息進(jìn)行使用是非常重要的。因此，在檔案形成過程中，數(shù)據(jù)檔案處理技術(shù)的發(fā)展是非常重要的，這樣能夠更好的保證檔案數(shù)據(jù)的形成。同時在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理的時候，選擇何種整理技術(shù)要根據(jù)實際情況出發(fā)。在對檔案整理技術(shù)進(jìn)行選擇的時候，不僅僅會對檔案理論和相關(guān)的技術(shù)進(jìn)行影響，同時對檔案事業(yè)的發(fā)展也是有很大的影響的。

第4篇：檔案整理范文

關(guān)鍵詞：城管檔案；檔案管理；檔案整理

檔案是指國家機構(gòu)，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國城市化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，城市規(guī)模的不斷擴大，城市管理過程中形成的各類檔案增長迅速，已經(jīng)成為了城管工作中的一項重要工作內(nèi)容。城管檔案是指在城市管理活動中直接形成的具有保存價值的各類形式的城市管理活動歷史記錄。城管檔案在城市管理與發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，是城市各項管理工作重要的參考與依據(jù)，也是反映城市管理水平的重要指標(biāo)之一。

1 城管檔案的重要性

城管檔案是對過去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實的城管檔案可以為機關(guān)工作提供備查依據(jù)，對城管檔案進(jìn)行調(diào)研，則可以深入挖掘城市管理工作內(nèi)在的規(guī)律，為城市管理工作的發(fā)展提供最基礎(chǔ)的參考資料。隨著我國城市化進(jìn)程的不斷加快，城市人口、規(guī)模不斷增擴，城市管理工作的難度也不斷增加，問題不斷增多。城管檔案在此種發(fā)展形勢下，其重要性越發(fā)突顯，成為我國解決城市矛盾問題、提升城市管理水平、指引城市發(fā)展方向的最重要的數(shù)據(jù)信息來源與依據(jù)。

2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問題

目前，我國城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來負(fù)責(zé)進(jìn)行。城管局是城市管理中負(fù)責(zé)綜合行政執(zhí)法的部門，是由原事業(yè)單位“城管辦”、“聯(lián)合執(zhí)法大隊”演變而來。工作內(nèi)容繁雜、檔案管理意識不強等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項次要性的工作。對城管檔案管理工作重要性的認(rèn)識不足使得城管檔案工作在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)處于被動的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。

歸檔整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)與起點。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過程中，存在著諸多問題，包括了檔案的裝訂、分類以及排列等方面，其中，檔案分類是問題較為突出的環(huán)節(jié)。

在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，而既使用“機構(gòu)”又使用“問題” 標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行分類是較為常見的問題，這種分類標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構(gòu)、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發(fā)文分類法、文號分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

對于歸檔文件的排列問題，《歸檔文件整理規(guī)則》中有著明確的規(guī)定：歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間排列。但在實際的工作中，按文號排列、按問題排列或是全部文件都按時間順序排列的現(xiàn)象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。

3 歸檔整理問題的成因分析

任何問題的存在都有其產(chǎn)生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問題也不例外，只有對問題的成因進(jìn)行深入分析，才能有效的解決問題。就城管檔案管理中的歸檔整理問題而言，其成因主要是檔案工作人員的專業(yè)水平與素質(zhì)因素，當(dāng)然，更深層的原因也與管理者對檔案工作的重視程度有關(guān)。

檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，而檔案整理環(huán)節(jié)，尤其是檔案的分類，是最能體現(xiàn)其專業(yè)性的地方。目前，城管系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態(tài)，遠(yuǎn)未達(dá)到專業(yè)化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設(shè)有專職檔案員的部門較少，而即便在設(shè)有專職檔案員的部門，具備檔案專業(yè)高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專業(yè)人才的缺乏，導(dǎo)致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門的整體發(fā)展。長時間停留在表面意義上的管理，未能達(dá)到專業(yè)化的管理水平，對城管檔案管理工作向更高層次發(fā)展造成了重要影響。

城管檔案管理專業(yè)人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項制度的建立與完善缺少了專業(yè)指導(dǎo)。如專業(yè)人員的缺乏使得檔案分類方案的制訂無法從單位實際出發(fā)來有效規(guī)范檔案的歸檔整理工作，導(dǎo)致了分類方法不具體、檔案保管期限設(shè)置不合理等問題的發(fā)生。

4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法

4.1 加強檔案管理專職專業(yè)人員的設(shè)置與引進(jìn)

專職與專業(yè)人員的設(shè)置與引進(jìn)既是兩個方面的事情，同時也是合二為一的。目前，多數(shù)城管部門的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務(wù)的增多，兼職檔案員已經(jīng)無法勝任與滿足城管部門檔案管理工作的需求，只有設(shè)立專職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時，專職的崗位設(shè)立也體現(xiàn)了對檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專業(yè)人才的基本條件。而對于專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)，要從多渠道、多方面來進(jìn)行，要從城管部門人力資源戰(zhàn)略層面出發(fā)來進(jìn)行。單位應(yīng)投入更多的資金支持，應(yīng)提供更多的人才吸引條件，加強人才培訓(xùn)與平臺的提升建設(shè)，為人才的發(fā)展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質(zhì)、高水平的檔案管理專業(yè)人才投身到城管事業(yè)，才能為城管檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展打下堅實的人力資源基礎(chǔ)。

4.2 加強現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)

加強對現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)無疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應(yīng)對《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行學(xué)習(xí)領(lǐng)會，對實施細(xì)則要加強理解。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)以日常工作的常用技能與常見問題進(jìn)行重點加強，要少理論性多實用性，注重實效。培訓(xùn)應(yīng)定期舉行，可以派員進(jìn)行外部培訓(xùn)，也可以在單位內(nèi)部組織，聘請省市檔案館的專業(yè)人士進(jìn)行指導(dǎo)講座。

4.3 制定科學(xué)合理的檔案分類方案

檔案分類是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內(nèi)容，因此，制訂科學(xué)合理的檔案分類方案對于檔案歸檔整理工作來說是至關(guān)重要的。檔案分類方案要根據(jù)國家檔案局2006年公布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求以及《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》來制定。檔案分類方案要使用正確的分類方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動情況，維護(hù)其歷史面貌。

科學(xué)合理的檔案分類方案，需要專業(yè)的檔案管理人員來完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內(nèi)容。鑒于城管局檔案管理的專業(yè)水平，可以在檔案分類方案的制定時請上級檔案管理部門進(jìn)行協(xié)助指導(dǎo)，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規(guī)則順理成章的進(jìn)行。

5 結(jié)束語

檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化，其意義與價值在于為整個管理工作提供一個嚴(yán)格有序的工作基礎(chǔ)。城管檔案歸檔整理工作中存在的問題，除缺乏專業(yè)的檔案管理人員外，對于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強檔案管理工作重要性的宣傳，強化檔案管理意識，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)

第5篇：檔案整理范文

對于電力企業(yè)而言，電網(wǎng)基建檔案的整理，主要是指從項目立項，到施工建設(shè)，再到最后的竣工應(yīng)用，在此過程中所形成的、需整理立卷，而且具有保存價值的圖紙、文字和聲像等文件材料?；n案作為檔案組成的重要內(nèi)容，其反映的是電網(wǎng)建設(shè)工程項目管理的真實情況，并且為單位事業(yè)發(fā)展提供了重要的參考依據(jù)和基礎(chǔ)條件。電網(wǎng)建設(shè)基建工程建設(shè)是一項不斷發(fā)展的基礎(chǔ)工作，根據(jù)基建工程建設(shè)規(guī)律收集、整理以及保存起來的齊全、準(zhǔn)確以及完整的基建檔案資料，成為基建工程管理、技術(shù)人員的知識成果，并且對提高電力企業(yè)的發(fā)展水平，具有非常重要的作用。電網(wǎng)建設(shè)基建檔案中記錄了電網(wǎng)工程建設(shè)全過程；同時，也真實地反映了電網(wǎng)工程項目管理的真實面貌，而且基建檔案比電網(wǎng)工程實體更長的壽命，準(zhǔn)確、規(guī)范的基建檔案成為電網(wǎng)工程運維、管理以及應(yīng)用和改擴建的重要憑證與依據(jù)。

2電網(wǎng)建設(shè)基建檔案整理中的問題

2.1基建檔案管理意識差，對電網(wǎng)建設(shè)基建檔案重要性缺乏認(rèn)知

在實踐中可以看到，對電網(wǎng)建設(shè)基建檔案整理工作的重要性認(rèn)識不夠，加之基建工程施工建設(shè)過程中的人員流動性非常大，人員結(jié)構(gòu)不穩(wěn)定，導(dǎo)致基建檔案資料管理工作與實際情況嚴(yán)重脫節(jié)，甚至因基建檔案資料整理不全面、流向不明確而導(dǎo)致電網(wǎng)工程參建部門之間難以進(jìn)行有效的溝通和交流。對于電網(wǎng)建設(shè)基建檔案整理工作而言，其專業(yè)性要求比較高，檔案管理人員因不了解專業(yè)技術(shù)知識、實踐能力差，而導(dǎo)致電網(wǎng)建設(shè)基建檔案資料的收集、整理以及歸檔不完整、不及時。

2.2檔案收集不完整、系統(tǒng)性不高

在電網(wǎng)工程項目施工建設(shè)過程中，人們的視線總是集中在施工質(zhì)量、施工進(jìn)度以及安全可靠性方面，嚴(yán)重忽視了基建檔案材料的收集與歸檔。對于電網(wǎng)建設(shè)工程而言，通常其施工工期比較長，而且工程量也非常大，頻繁的人員調(diào)整，使施工工期、施工質(zhì)量以及生產(chǎn)安全成為重點，嚴(yán)重忽略了施工單位的文件資料收集和歸檔問題，導(dǎo)致部分施工單位為了應(yīng)用方便而不移交。同時，由于電網(wǎng)工程施工單位存在著交叉作業(yè)的方式，負(fù)責(zé)文件、收集檔案材料的人員多為兼職性質(zhì)，綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)技能參差不齊，因其所移交的檔案材料不規(guī)范、不齊全而導(dǎo)致電網(wǎng)工程檔案成套性原則被分割。因此，也就無法保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性。

3電網(wǎng)建設(shè)基建檔案整理策略

3.1加強領(lǐng)導(dǎo)重視，提高員工對檔案整理工作重要性的認(rèn)知

在電網(wǎng)工程施工建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)制定相關(guān)文件、檔案材料的收集與管理機制，并且制定領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度。在電網(wǎng)建設(shè)過程中，一旦領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整，均需嚴(yán)格按照檔案法、檔案管理條例以及檔案整理規(guī)范等，及時呈送檔案資料，及時交接檔案工作。同時，還要加大宣傳和培訓(xùn)力度，全面提高兼職檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。如可以邀請專家對兼職檔案人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，使他們掌握收集電網(wǎng)建設(shè)中的相關(guān)文件材料，使電網(wǎng)建設(shè)基建檔案的成套性不被人為破壞，并且保持單項工程項目檔案之間的聯(lián)系性；對檔案管理人員進(jìn)行實地培訓(xùn)、實地交流，采取取長補短的方式，使他們互相促進(jìn)，提高整體檔案管理工作的水平。

3.2建立和完善基建檔案整理和管理制度

從某種意義上來講，電網(wǎng)建設(shè)基建檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性，直接關(guān)系著建設(shè)單位的發(fā)展，單位領(lǐng)導(dǎo)、管理人員以及檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)重視檔案資料工作，與施工、監(jiān)理單位簽訂合同時，將形成和積累的檔案資料在竣工后按時移交檔案資料，并將其寫進(jìn)合同之中，對雙方權(quán)利和義務(wù)進(jìn)行明確。在此過程中，可采取相應(yīng)的經(jīng)濟措施，比如決算財務(wù)會簽等，來確保電網(wǎng)建設(shè)基建檔案質(zhì)量。

3.3查缺補漏、以點帶面

第6篇：檔案整理范文

一、我國檔案整理實踐與理論的演變過程

縱觀我國檔案管理工作的歷史，主要可以分成三個重要的階段，首先是到1980年左右為第一個階段，這一階段的檔案管理工作主要是以手工整理為主，檔案管理工作還屬于按部就班，具有一定的保存載體，工作人員的工作內(nèi)容就是對這些檔案信息進(jìn)行保管。檔案信息的公開程度不是很發(fā)達(dá)，導(dǎo)致公眾對于檔案信息的了解程度甚少。但是這一階段的檔案管理工作卻做到了對檔案信息實體加強保護(hù)力度，一些檔案信息還保存完整，很少遭到破壞。經(jīng)過多年的改進(jìn)和研究，檔案信息的管理工作也在逐漸完善，檔案信息管理工作也朝著更加先進(jìn)更加開放的方向發(fā)展。但是從整體來看，這一階段的檔案管理工作主要是以信息的開發(fā)和管理為工作的重點。其次，從20世紀(jì)80年代到90年代中期為檔案管理的第二階段。這一階段的檔案工作和第一階段相比較存在著明顯的區(qū)別，進(jìn)步程度較大。其中最為明顯的特點就是采用了計算機技術(shù)等先進(jìn)的手段來進(jìn)行管理，出現(xiàn)了電子檔案。因此，檔案的保存類型也呈現(xiàn)出一定的多樣性，其中包括內(nèi)容信息，信息結(jié)構(gòu)以及檔案的載體信息等都有所改變。為了便于管理，信息載體除了紙張之外，還包括照片、光盤等等。可見，檔案信息的多樣性和現(xiàn)代化得到了實現(xiàn)。在這一階段出現(xiàn)了檔案實體整理和檔案信息整理并存的階段，所以，這一階段的檔案管理工作給檔案管理工作人員提出了更大的難題。所以，檔案管理工作的重點應(yīng)該是保證檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性。這樣才能提升檔案信息的利用率，增強其服務(wù)水平。第三，從20世紀(jì)90年代到現(xiàn)如今，檔案管理工作由具體的實體保存和信息的開發(fā)逐漸轉(zhuǎn)入了檔案信息虛擬整理和保存的時代。檔案信息的這一特點主要是和現(xiàn)如今的計算機系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)的形成和發(fā)展有著直接的關(guān)系，電子文件的數(shù)量逐漸增加，檔案管理的理論和實踐都出現(xiàn)了明顯的變化。計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等逐漸成為檔案管理工作的重要工具，這一階段的檔案管理工作已經(jīng)實現(xiàn)了現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。

二、“虛擬整理”技術(shù)的產(chǎn)生促進(jìn)了檔案內(nèi)容信息開發(fā)利用的發(fā)展

（一）適應(yīng)了電子檔案整理的需求

電子文件的出現(xiàn)，計算機讓檔案人員一下子完全喪失了對電子文件進(jìn)行實體排序的可能和權(quán)力。具體地講，電子文件實體在硬盤存儲上的物理排列方式是由計算機及其技術(shù)自己控制的，究竟將一份電子文件存放到硬盤的哪一物理位置，是由計算機自己決定的，計算機對此總是遵循它自己的固定邏輯和算法。在電子文件整理過程中，雖然我們不能隨便改變電子文件所在的地址，但能根據(jù)文件之間所存在的客觀歷史聯(lián)系，通過對文件的排序，反映檔案之間的歷史聯(lián)系。這種虛擬整理方法，它是以文件的歷史聯(lián)系為依據(jù)，對文件進(jìn)行的非實體排列，僅用一套符號及語法邏輯來記錄和解釋檔案歷史聯(lián)系的技術(shù)。

電子文件“虛擬整理”技術(shù)出現(xiàn)后，檔案界很快地出現(xiàn)了虛擬立卷的技術(shù)。具體地說，電子文件的立卷實際操作對象并不是電子文件實體，而是電子文件信息。它并不是組成案卷實體，而是虛擬立卷，并且采用統(tǒng)一的標(biāo)識來揭示具有有機聯(lián)系的一組電子文件。具體做法：由業(yè)務(wù)承辦人對社會實踐中形成的電子文件的主要內(nèi)容進(jìn)行分析，并以此事的主題為名在電子系統(tǒng)中創(chuàng)建一個“文件夾”；給“文件夾”一個惟一的流水號，以便“文件夾”之間可以根據(jù)建立時間的先后依次排列；文件形成或收到時，通過標(biāo)引其歸屬的某個“文件夾”的流水號，就可以將處理同一具體事務(wù)過程中形成的所有文件統(tǒng)統(tǒng)歸入同一個“文件夾”中。至此，電子文件的虛擬案卷便形成了，這叫虛擬立卷。但是計算機畢竟只是一種設(shè)備，它只能從字面上來判定文件間的關(guān)系，這是未必準(zhǔn)確的。

（二）對紙質(zhì)檔案也能進(jìn)行輔助整理

在檔案的傳統(tǒng)整理中，由于文件實體的限制，只能保留檔案間的一維歷史聯(lián)系?！疤摂M整理”技術(shù)的提出，使得紙質(zhì)檔案在計算機及其技術(shù)的輔助下，也能實現(xiàn)多維的整理。計算機輔助整理是在不破壞實體排序的基礎(chǔ)上，通過對文件材料歷史特征進(jìn)行著錄，按照不同的原則對紙質(zhì)檔案的歷史特征進(jìn)行多維的排序，形成檔案歷史聯(lián)系的多維信息系統(tǒng)，以達(dá)到更全面地記錄紙質(zhì)檔案間歷史聯(lián)系的目的。

這個系統(tǒng)的核心任務(wù)就是利用計算機技術(shù)、運用歷史性原則中的來源原則、事由原則以及時間原則對案卷、全宗的歷史特征進(jìn)行整理，使在傳統(tǒng)手工整理中不能體現(xiàn)的歷史聯(lián)系得到完整的記錄。

（三）使元數(shù)據(jù)技術(shù)得到相應(yīng)利用

元數(shù)據(jù)不僅能有效地反映文件的真實性、完整性和有效性，而且能有效地組織信息資源并方便對電子文件的查詢和利用，在達(dá)到信息整序的同時建立檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)智能控制，保持電子文件的有機聯(lián)系?？梢姡陔娮游募芾碇欣迷獢?shù)據(jù)全面記錄文件的背景信息和結(jié)構(gòu)以及形成管理的全過程就顯得非常重要。

三、抓住時機，做好檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用

我國的檔案管理活動經(jīng)過漫長的發(fā)展、演變，終于成長為一種擔(dān)負(fù)著較大的社會使命、有一定的社會影響力的職業(yè)。但是，職業(yè)的發(fā)展也不是一帆風(fēng)順的，更是面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，需要通過增強檔案職業(yè)的社會使命感，加強檔案職業(yè)的教育和培訓(xùn)，全面提高檔案從業(yè)人員的職業(yè)能力等方面來對檔案職業(yè)進(jìn)行重新定位。現(xiàn)在我們已經(jīng)跨入一個嶄新的電子時代，無疑需要檔案人員與時俱進(jìn)，面對電子文件的挑戰(zhàn)，如果我們在理論上能做出科學(xué)可行的回應(yīng)，那么我們就可能抓住了這個絕妙的時機，來提高我們的地位。

第7篇：檔案整理范文

檔案整理是檔案管理的一項基礎(chǔ)工作，主要包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、案卷目錄編制、案卷封面編目等。其類型分為局部調(diào)整、系統(tǒng)排列和編目、全過程整理三大類，通過分門別類劃分能有效提高檔案存儲安全性。

2農(nóng)村公路管理部門檔案整理現(xiàn)狀

2.1沒有充分現(xiàn)實公路檔案整理現(xiàn)狀

公路交通部門在解決三農(nóng)問題過程中提出建設(shè)農(nóng)村公路網(wǎng)建設(shè)，可以說這是一項促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展的重要措施。而農(nóng)村公路建設(shè)項目中如工程監(jiān)理、勘察設(shè)計等全部單位工程都應(yīng)通過招投標(biāo)及簽訂合同等步驟后才能投入建設(shè)。因為農(nóng)村公路建設(shè)關(guān)系到農(nóng)村千家萬戶，民眾都給予了強烈的關(guān)注。然而在把農(nóng)村公路建設(shè)中每年都會有大批量群眾前往市農(nóng)村公路管理部門查詢自己所在農(nóng)村公路建設(shè)資金籌措、里程、建設(shè)、質(zhì)量管理等情況，因此對查詢體制進(jìn)行完善十分有必要。農(nóng)村牧區(qū)公路是農(nóng)村公路重要的公益性基礎(chǔ)設(shè)施，但由于受資金限制等因素影響，目前還無法圓滿解決農(nóng)村公路養(yǎng)護(hù)與管理，只有準(zhǔn)確分析和正確認(rèn)識農(nóng)村公路建設(shè)情況才能避免出現(xiàn)只建不養(yǎng)和公路損壞嚴(yán)重等情況。

2.2缺少相應(yīng)的法律制度

近年來隨著國民經(jīng)濟的大幅度提升，交通建設(shè)也逐漸覆蓋到農(nóng)村地區(qū)中。公路檔案作為農(nóng)村道路建設(shè)的資料參考依據(jù)，其整理方式就不同于教學(xué)檔案、人力資源檔案等事。檔案作為記錄歷史發(fā)展過程的形式，它的可信性和真實性為其他文獻(xiàn)提供有效依據(jù)。自從進(jìn)入法制社會后，我國在檔案管理方面還缺乏可靠的法律制度，毫無疑問為后續(xù)農(nóng)村公路檔案整理工作設(shè)置了路障，更不利于農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展。

2.3整理檔案設(shè)施落后

自我國改革開放以來，相關(guān)部門一直不重視農(nóng)村公路檔案整理工作，甚至在處理現(xiàn)有的檔案整理不規(guī)范行為都缺乏執(zhí)行力度，多存在口頭批評情況。與此同時大部分農(nóng)村公路檔案建設(shè)硬件設(shè)施都相對落后，依舊以手工記錄為主，但手工記錄會隨著時間流逝而慢慢淡化，一旦丟失，將會造成極大的損失。因此農(nóng)村公路管理部門應(yīng)先解決檔案硬件設(shè)施和人才缺失問題，增強檔案整理監(jiān)督力度，提高檔案整理效率。

3加強農(nóng)村公路管理部門檔案整理措施

3.1正確認(rèn)識農(nóng)村公路檔案整理

我國農(nóng)村公路無論從養(yǎng)護(hù)管理力量還是技術(shù)能力都只能簡單滿足干線公路，根本無法兼顧農(nóng)村牧區(qū)公路。而檔案部門作為收集整理公路建設(shè)信息資料的主要組織，應(yīng)及時了解我國農(nóng)村公路近年來檔案信息情況，充分認(rèn)識及了解農(nóng)村公路檔案整理現(xiàn)狀，并有序安排相關(guān)工程文件材料的整理和歸檔等工作。農(nóng)村公路管理部門應(yīng)合理劃分檔案管理人員，實施專人檔案負(fù)責(zé)制度，由此保證檔案安全新以及出現(xiàn)突發(fā)事件的可追究性。根據(jù)我國農(nóng)村公路發(fā)展和建設(shè)情況對其養(yǎng)護(hù)管理等方面存在問題進(jìn)行分析，并提出如何完善公路檔案管理的意見，盡可能將農(nóng)村公路發(fā)展和小康社會建設(shè)策略相持平，從而為農(nóng)業(yè)及農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好的交通環(huán)境。

3.2引進(jìn)農(nóng)村公路檔案整理與人才

農(nóng)村公路檔案作為真實反映農(nóng)村公路建設(shè)情況和宣傳農(nóng)村公路建設(shè)的主要素材，對其檔案整理工作進(jìn)行加強完善十分重要。近年來隨著農(nóng)村公路檔案事業(yè)的快速發(fā)展，工作人員也改變傳統(tǒng)思想理念，逐漸工作重點轉(zhuǎn)向為建設(shè)新農(nóng)村提高檔案服務(wù)層面。但是農(nóng)村公路檔案整理還存在的硬件設(shè)施落后及缺少技術(shù)型人才等問題仍然成為影響農(nóng)村檔案整理工作的主要因素。因此就需要全面跟蹤管理農(nóng)村公路建設(shè)質(zhì)量，積極引進(jìn)優(yōu)秀檔案整理人才，優(yōu)化農(nóng)村公路管理部門檔案整理人員結(jié)構(gòu)，不斷加強對檔案整理體系監(jiān)督。此外農(nóng)村公路工程建設(shè)投資力度相對較大，資金可能來自多個渠道，整個工程建設(shè)周期長，因此就要求農(nóng)村公路檔案整理具有階段性、復(fù)雜性、廣泛性等特點，在分析檔案整理現(xiàn)狀時應(yīng)與其特點進(jìn)行有效結(jié)合，由此一來才能推動農(nóng)村公路檔案管理可持續(xù)發(fā)展。

3.3實施檔案整理信息化

目前大部分檔案工作人員在高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下都充分認(rèn)識到創(chuàng)建檔案信息的重要性，更有利于提升檔案整理工作效率和強化檔案信息化意識，推動檔案整理工作順利開展。一般實施檔案整理信息化要從以下幾個方面著手：首先完善檔案信息硬件設(shè)備，如電腦、服務(wù)器、交換器、打印機、掃描機等，組織檔案整理工作人員接受信息化系統(tǒng)軟件使用培訓(xùn)，工作人員熟悉新系統(tǒng)軟件并投入應(yīng)有一段時間后可根據(jù)實際情況提出意見或建議。其次運用數(shù)字化技術(shù)管理檔案目錄和檔案內(nèi)容，可以說數(shù)字化也是目前檔案管理作為基礎(chǔ)的方式。及時匯總并整理公路管理各個部門提交的數(shù)據(jù)、圖片及視頻資料，可先從信息資料源頭創(chuàng)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資料，在這個過程中應(yīng)避免出現(xiàn)重復(fù)整理情況，提高檔案管理工作效率。第三針對互聯(lián)網(wǎng)可以查詢到的檔案資料設(shè)定加密措施，根據(jù)絕密區(qū)、機密、秘密、內(nèi)部、公開等依次排列，有利于公路管理部門建設(shè)資料不被泄漏并采用實名登記式管理已公開信息查詢者，即根據(jù)不同查詢對象提供不同資料，進(jìn)一步保證檔案資料安全性。此外農(nóng)村公路管理部門應(yīng)定期組織檔案管理工作人員接受各項技能培訓(xùn)，督促其明確自身責(zé)任，更督促其重視自身專業(yè)知識提升，從而為今后發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

4結(jié)語

總之，隨著社會不斷發(fā)展，信息化也成為當(dāng)下社會最明顯的標(biāo)志，檔案整理工作也應(yīng)從傳統(tǒng)方式逐漸過渡到信息化管理。對于農(nóng)村公路管理檔案部門來說，應(yīng)根據(jù)檔案管理實際情況及時向國家申請設(shè)施更新經(jīng)費，保證能通過檔案情況真實反映農(nóng)村公路工作，從而推動農(nóng)村公路管理健康穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]鄧玉芳.農(nóng)村公路管理部門檔案的整理與分析現(xiàn)狀[J].黑龍江史志,2015(13).

第8篇：檔案整理范文

【關(guān)鍵詞】新視角 檔案整理

【中圖分類號】G272 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）24-0199-01

檔案整理是企事業(yè)單位不可缺少的部分，它對保存歷史信息，用于工作參考，學(xué)習(xí)經(jīng)驗等都有重要的作用。在社會科技與文化不斷發(fā)展的今天，檔案整理也需要從新的視角來思考，以適應(yīng)新技術(shù)、新文化帶來的影響。

一 目前檔案整理工作存在的問題

1.檔案整理缺乏認(rèn)識

由于部分單位對檔案整理工作的認(rèn)識不足，缺乏足夠的人力財力投入，導(dǎo)致檔案整理工作一直沒有落到實處。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）檔案整理人員稀缺，在職人員有的不具備檔案整理專業(yè)素質(zhì)，不能高質(zhì)量、高效率地完成歸檔的任務(wù)，還有的檔案整理人員雖然具備一定的專業(yè)素質(zhì)，但是由于上級缺乏重視，引起員工對工作的忽視，出現(xiàn)工作不認(rèn)真，態(tài)度不端正的情況。（2）檔案整理從業(yè)人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，偏向老齡化，缺乏專業(yè)技能培訓(xùn)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)水平低下，檔案的搜集、歸檔、數(shù)字化、裝訂等任務(wù)均不能有效完成，甚至出現(xiàn)遺漏、誤收等現(xiàn)象。（3）由于檔案館大多是辦公、保管、調(diào)閱為一體，沒有很好的區(qū)分，對檔案館的服務(wù)性產(chǎn)生了影響。

2.檔案整理意識薄弱

對單位而言，檔案整理往往處于工作的尾端，工作性質(zhì)導(dǎo)致其不容易出成績，不受外界重視，甚至被認(rèn)為是單純的記錄工作，不需要人力、物力、財力的投入。種種不良意識導(dǎo)致檔案整理工作的重要性和必要性沒有得到充分認(rèn)識，部分單位還對資料歸檔工作產(chǎn)生了抵觸情緒，這些都嚴(yán)重制約了檔案整理工作的有效有序進(jìn)行。

3.檔案整理缺乏方法

由于前文提到的因素，檔案整理人員對自己的工作產(chǎn)生了認(rèn)識偏差，他們認(rèn)為檔案整理不重要甚至不需要進(jìn)行，只需看好檔案即可；同時單位又缺乏足夠重視，導(dǎo)致檔案整理還是由老一輩員工按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行，這在飛速發(fā)展的社會與科技面前顯得格格不入，檔案歸檔缺少數(shù)字化、信息化，也缺少高效實用的整理方法。

4.檔案整理缺乏規(guī)范流程

規(guī)范的檔案整理工作，應(yīng)配備統(tǒng)一、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的工作流程或操作手冊，而目前的檔案整理更顯隨意性、人為性。制度與規(guī)范沒有體現(xiàn)在工作中，這樣容易對檔案的實用價值產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

二 新視角下檔案整理的方法

1.強化檔案整理人員的知識技能培訓(xùn)

要讓檔案整理跟上時展的腳步，其從業(yè)人員就應(yīng)當(dāng)接受相應(yīng)的教育，使工作更科學(xué)，方法更先進(jìn)。首先應(yīng)配置先進(jìn)的檔案整理設(shè)備，建立檔案信息化系統(tǒng)、檔案查詢網(wǎng)絡(luò)、完善檔案快速錄入設(shè)施，并教育員工熟練掌握設(shè)備的使用與系統(tǒng)的組成。另外，新視角不僅是檔案整理新技術(shù)的運用，還是從業(yè)人員思想與觀念的變革。對于檔案的新載體、新種類、新材料，設(shè)備的新技術(shù)、新功能、新知識，都需要活躍的思想來駕馭。因此，單位還應(yīng)引進(jìn)年輕的檔案整理人才，實現(xiàn)檔案整理工作的知識化、年輕化、專業(yè)化轉(zhuǎn)換，使檔案整理水平大大提高。

2.新視角下的檔案整理信息化

在新視角下，檔案的電子信息化已是大勢所趨，而要建立一套檔案整理的信息化系統(tǒng)，筆者認(rèn)為可從以下幾方面入手：第一，條形碼與二維碼技術(shù)。信息工業(yè)的飛速發(fā)展使條形碼成為驗證商品信息必不可少的部分，二維碼也在近幾年開始流行于網(wǎng)絡(luò)世界成為信息的重要載體。檔案整理也可借鑒這樣的先進(jìn)技術(shù)，將每一份檔案歸入一個條形碼或二維碼，大大方便日后的查詢與管理。第二，數(shù)據(jù)庫技術(shù)。目前的數(shù)據(jù)庫技術(shù)已相當(dāng)成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業(yè)單位可通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案整理電子化，簡化日后的管理與查詢。第三，加強檔案管理的資金投入。要完善上文所說的設(shè)備，就應(yīng)投入足夠的資金。首先，單位應(yīng)認(rèn)識到檔案整理的重要性，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾點：（1）保存經(jīng)濟成果，成為日后主張經(jīng)濟利益的憑證；（2）對企業(yè)來說，檔案是質(zhì)量的證明和追溯的依據(jù)；（3）檔案還包含了技術(shù)開發(fā)的過程與經(jīng)驗；（4）檔案的整理也是企業(yè)單位文化的積累，一本檔案包含了單位發(fā)展歷程與其厚重的文化底蘊。明確了檔案整理的重要性，單位的有關(guān)負(fù)責(zé)人就應(yīng)保證整理工作有充足的物質(zhì)保障，要按照國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)完善檔案整理的相關(guān)要求。檔案人員的編制、檔案工作規(guī)模、檔案數(shù)量的定制等都應(yīng)提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設(shè)與完善，實現(xiàn)數(shù)字化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案整理工作。

三 結(jié)束語

綜上所述，從加強從業(yè)人員培訓(xùn)與人才引進(jìn)，建立完善的電子信息化檔案整理系統(tǒng)，加大檔案整理資金投入三個方面下功夫，就能在新時代更好地進(jìn)行檔案整理工作。

參考文獻(xiàn)

第9篇：檔案整理范文

【關(guān)鍵詞】文書檔案；收集；整理

辦公室是每個單位中的重要組成部分，而檔案管理工作是辦公室各項管理工作的重要組成部分，它真實地收集和記錄著人類活動，為后世的人類生活提供依據(jù)。而每個單位的文書檔案管理則有其特定的價值和意義，檔案的收集與整理在衡量k公室檔案管理水平中起著重要作用，文書檔案管理水平的高低直接影響著辦公室檔案資料保存的質(zhì)量。而目前，新的辦公自動化浪潮席卷而來，辦公室的文書檔案管理工作還不能完全符合文書檔案工作的需要。

一、文書檔案的收集與整理工作內(nèi)容

首先，整理文書檔案信息的人員必須收集完整的材料，對所收集到的材料進(jìn)行分析鑒別，劃分類別，編排順序和目錄，保證每卷檔案的完整性、真實性，并具有條理性和實用性。排序時應(yīng)考慮材料的內(nèi)容之間的內(nèi)在聯(lián)系，劃分標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對文書檔案材料進(jìn)行排序，類別編碼及頁碼等編號應(yīng)標(biāo)記清楚，以方便日后對文書檔案的查閱和檢索。

二、文書檔案收集與整理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足，職業(yè)道德缺失。目前，大多數(shù)的文書檔案整理及保管人員是非科班出身，部分工作人員對于現(xiàn)代信息技術(shù)及檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用不熟練，不僅會使文書檔案的收集與整理工作出現(xiàn)安全隱患，更嚴(yán)重導(dǎo)致了文書檔案管理工作的效率和成果落后。另外其他相關(guān)工作人員檔案意識不強，沒有主動歸檔的意識。文書檔案缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步拉低了檔案管理工作的效率。

（二）對檔案的重要性認(rèn)識不到位，檔案管理人員過少。文書檔案管理屬于一個默默無聞、不起眼的工作，人力、物力、財力的支持明顯不足。據(jù)統(tǒng)計表明，至今仍有些單位沒有設(shè)置專門的文書檔案管理場所，缺乏一套完善的文書檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中缺乏準(zhǔn)確的指導(dǎo)。另外，文書檔案的收集與整理模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納都遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他領(lǐng)域，隨著單位管理建設(shè)的逐步完善，文書檔案事業(yè)的規(guī)模不斷擴大，檔案的內(nèi)容愈加豐富，傳統(tǒng)的文書檔案的整理及保管工作模式根本無法滿足當(dāng)前社會的需要。

（三）對新媒體技術(shù)運用不到位，忽視電子信息保密工作。社會逐步進(jìn)入數(shù)字化、信息化階段，信息化技術(shù)在各領(lǐng)域各行業(yè)中的作用越來越突出。很多單位已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進(jìn)行歸類管理和儲存，有效地改善了之前文書檔案管理中存在的種種局限和不足。但是還是有單位忽視了對文書檔案收集與整理的安全，沒有配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，一旦計算機硬軟件出現(xiàn)無法預(yù)測的問題，就會造成電子文書檔案的丟失，這對單位管理來說，是一個極大的隱患。

三、提高文書檔案整理及保管水平的對策

（一）注重文書檔案收集與整理人員的專業(yè)素質(zhì)和政治素養(yǎng)的培養(yǎng)。首先，各單位把文書檔案收集與整理工作納入進(jìn)一步的工作目標(biāo)和建設(shè)計劃，應(yīng)把引進(jìn)專業(yè)的復(fù)合型人才提上日程，并針對不同人員的特殊情況經(jīng)常性地規(guī)范化地進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)、專業(yè)基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)培訓(xùn)等，可采用邊講邊操作的培訓(xùn)方式，不斷更新他們的專業(yè)知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術(shù)運用的熟練程度，提高他們的信息專業(yè)化程度，以更好地適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要和要求。其次，單位文書檔案管理部門應(yīng)把被動接受變?yōu)橹鲃由祥T服務(wù)，主動收集各部門文書檔案資料。對文書檔案工作認(rèn)識充分，一心一意為單位人才管理服務(wù)。

（二）加強制度建設(shè)，實現(xiàn)規(guī)范化管理。文書檔案的收集與整理工作需要與檔案局等相關(guān)部門密切配合，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視對本單位文書檔案收集與整理工作的管理，聘請專業(yè)的文書檔案收集與整理人員。主管文書檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快結(jié)合實際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的檔案管理信息化建設(shè)制度。為文書檔案管理設(shè)置專門的辦公室和工作人員，明確各部門的分工與合作。各部門之間密切交流、加強溝通，規(guī)范管理工作流程，共同促進(jìn)文書檔案的收集與整理工作的順利進(jìn)行。另外，后期的制約與監(jiān)督措施也是必不可少的，通過對文書檔案收集與整理工作的監(jiān)督，對檔案的安全進(jìn)行保護(hù)，絕不給不法分子可乘之機。

（三）軟、硬件配置齊全，減少安全隱患。軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性條件，只有擁有齊全的配置，文書檔案工作人員的工作才能順利進(jìn)行。計算機技術(shù)進(jìn)行文書檔案的收集與整理能夠有效地處理大量文件信息，各類單位要舍得在這方面花錢，為文書的檔案收集與整理工作配備良好的計算機及其系統(tǒng)，從而提高檔案管理工作的效率。

四、結(jié)語

只有建立健全文書檔案管理機制，保證文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)過關(guān)，對電子檔案實施有力的保護(hù)措施，才能保障文書檔案管理工作有條不紊地前進(jìn)，提升文書檔案收集與整理工作的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張瀅. 淺談文書檔案的收集、整理和利用[J]. 連云港教育學(xué)院學(xué)報，1999（01）：91-92.