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首先,公司合同管理工作由商務(wù)部門、采購部門、建造部門和辦公室按照各自業(yè)務(wù)分工分別承擔(dān),各個(gè)合同承辦部門的工作接口、職責(zé)分工不夠清晰,尚待進(jìn)一步梳理及明確;其次,各個(gè)合同承辦部門分別建立各自的合同管理臺賬,數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一,不利于公司決策層和管理層全面及時(shí)地了解公司合同簽訂及執(zhí)行情況;此外,各個(gè)合同承辦部門對合同收入支出掌握的信息不對稱,例如資金支付到賬情況、項(xiàng)目業(yè)主資金審批和拒付情況等信息分別由不同的部門掌握,信息交互效率低下,有時(shí)為了對賬花費(fèi)大量的時(shí)間和精力;公司合同管理仍然采用手工管理方式,產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,容易出錯(cuò),急需合同管理信息化手段,提供強(qiáng)大的標(biāo)準(zhǔn)化定制流程,并對合同執(zhí)行狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。
2研究內(nèi)容
(1)梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序,建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程
梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序、建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程旨在明確合同承辦部門及相關(guān)部門的職責(zé)和接口,全面完善合同管理制度。清晰的業(yè)務(wù)職責(zé),健全的管理程序是建立合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。通過分別與各個(gè)合同承辦部門進(jìn)行面對面訪談,并組織相關(guān)部門召開專題研討會,從而明確相關(guān)部門的管理職責(zé),細(xì)化實(shí)施細(xì)則,提高管理程序的可執(zhí)行性。例如明確各個(gè)合同承辦部門的業(yè)務(wù)范圍;各合同審批部門的職責(zé);細(xì)化合同類型分類標(biāo)準(zhǔn),完善合同類型分類實(shí)施細(xì)則,確保合同分類準(zhǔn)確等等。通過訪談和研討,同步完成相關(guān)管理流程和程序的新增或升版,從而建立合同管理平臺的綱領(lǐng)性程序文件和具體實(shí)施文件,完善合同管理制度,使現(xiàn)行程序體系覆蓋合同全過程各個(gè)階段的管理內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)。例如將合同執(zhí)行過程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同爭議"等內(nèi)容納入合同制度,并優(yōu)化合同簽約及審批授權(quán)制度等;統(tǒng)一合同管理業(yè)務(wù)表單格式,提高標(biāo)準(zhǔn)表單的使用率;統(tǒng)一合同評審會簽表、合同付款申請表等業(yè)務(wù)單據(jù)格式;建立標(biāo)準(zhǔn)合同模板庫,提高標(biāo)準(zhǔn)合同文本的使用率等等。
(2)以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺
以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺旨在根據(jù)合同管理流程和程序以及實(shí)際業(yè)務(wù)特點(diǎn)建立開發(fā)合同管理系統(tǒng)。在對業(yè)務(wù)需求進(jìn)行詳盡調(diào)研,認(rèn)真組織討論的基礎(chǔ)上提出平臺建設(shè)思路,配合技術(shù)人員完成需求分析、軟件選型、項(xiàng)目開發(fā)等工作,達(dá)到信息化管理目標(biāo):實(shí)現(xiàn)合同全過程、全生命周期管理,覆蓋合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同執(zhí)行及合同關(guān)閉各個(gè)環(huán)節(jié)工作;規(guī)范固化合同管理業(yè)務(wù)流程,加強(qiáng)合同執(zhí)行監(jiān)控防控風(fēng)險(xiǎn);實(shí)現(xiàn)合同數(shù)據(jù)多維度快捷查詢、統(tǒng)計(jì)與分析,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效支持;實(shí)現(xiàn)與公司相關(guān)信息系統(tǒng)如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、門戶系統(tǒng)、文控系統(tǒng)、各成員單位合同相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)等的有效銜接,確保信息共享、數(shù)據(jù)同源;統(tǒng)一規(guī)范管理合同數(shù)據(jù),一次管理重復(fù)使用。
(3)明確商務(wù)合同平臺的使用責(zé)任,加大培訓(xùn)宣傳力度
培訓(xùn)的成功與否是合同管理系統(tǒng)能否成功上線的關(guān)鍵因素。培訓(xùn)工作首先將系統(tǒng)用戶進(jìn)行細(xì)分,然后針對不同層級的用戶進(jìn)行深度培訓(xùn),從而最大程度確保各層級的系統(tǒng)用戶都可以有針對性的了解系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念并熟練操作系統(tǒng)。通過定期組織培訓(xùn),在公司及項(xiàng)目部營造了學(xué)習(xí)和使用商務(wù)合同平臺的良好氣氛,亦有助于提高員工的合同意識。
3研究成果
(一)梳理公司商務(wù)合同相關(guān)程序,建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程
(1)合同管理平臺信息化總體需求分析
從問卷調(diào)查反饋的統(tǒng)計(jì)結(jié)果來看,各個(gè)合同承辦部門普遍認(rèn)為,盡早實(shí)現(xiàn)合同管理平臺的信息化十分重要,合同管理信息化和合同申請/支付管理信息化對工作效率提高最顯著,對業(yè)務(wù)增值貢獻(xiàn)最大,也較容易實(shí)現(xiàn),同時(shí)也是上線需求最迫切的兩項(xiàng)業(yè)務(wù),希望合同管理平臺的操作能夠較為簡捷,方便查找和使用。
(2)明確合同承辦部門職責(zé),完善合同管理程序體系
經(jīng)程序文件查閱及與相關(guān)部門訪談,明確公司合同承辦部門共有四個(gè),分別為商務(wù)部門、采購部門、建造部門和辦公室,各個(gè)合同承辦部門所對應(yīng)的項(xiàng)目部部門也有合同承辦的職責(zé)。經(jīng)與各個(gè)合同承辦部門溝通,系統(tǒng)性的將合同管理相關(guān)程序、制度,從合規(guī)性、適應(yīng)性、有效性等方面進(jìn)行綜合評審,促使合同承辦部門完成了相關(guān)管理程序的新增/升版工作。
(二)以信息化手段搭建商務(wù)合同管理平臺
(1)成立合同管理系統(tǒng)實(shí)施工作團(tuán)隊(duì)
穩(wěn)定的、分工明確的工作團(tuán)隊(duì)是確保合同管理系統(tǒng)得以成功開發(fā)的保障。在集團(tuán)合同管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目實(shí)施工作組的領(lǐng)導(dǎo)下,公司組建了合同管理系統(tǒng)實(shí)施工作團(tuán)隊(duì),團(tuán)隊(duì)成員由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)指定,彼此相互配合,在項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下,按照各自職責(zé)分工有計(jì)劃地實(shí)施系統(tǒng)開發(fā)。
(2)合同管理系統(tǒng)目標(biāo)需求及建設(shè)內(nèi)容
通過調(diào)研和討論,課題組總結(jié)出合同管理系統(tǒng)如下目標(biāo)需求,并由此分析得出合同管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容。
①合同全過程管理
通過合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同執(zhí)行、合同關(guān)閉四大環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)了合同的全過程閉環(huán)管理。合同準(zhǔn)備階段,通過與相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行接口集成,確保合同相關(guān)數(shù)據(jù)同源,避免重復(fù)錄入;合同訂立,系統(tǒng)提供范本的管理,使得標(biāo)準(zhǔn)合同的起草更加方便快捷,減輕承辦人員的工作量;合同文本的在線審查審批,通過多級規(guī)范的審批流程,進(jìn)一步防控法律風(fēng)險(xiǎn);合同文本在線打印,加密防偽,確保合同的唯一性;合同執(zhí)行中的支付申請,變更申請等,及時(shí)跟蹤合同的執(zhí)行情況,確保合同信息的完整性;合同關(guān)閉,是合同的終點(diǎn),最終實(shí)現(xiàn)了合同的閉環(huán)管理。
②合同范本管理
通過系統(tǒng),建立合同范本及合同制度文件的管理,通過系統(tǒng)對合同范本、相關(guān)制度文件進(jìn)行管理,實(shí)現(xiàn)了各種范本制度升級后的版本控制管理,并通過線上范本審核,確保范本及制度文件的及時(shí)性、準(zhǔn)確性,為合同創(chuàng)建提供便捷,促進(jìn)并提高合同標(biāo)準(zhǔn)文本的使用頻率,減少審查審批工作量,降低合同簽訂中的各種風(fēng)險(xiǎn)。
③合同對方管理
建立合同管理系統(tǒng)的合同對方庫,并通過與采購系統(tǒng)對接,可接收供應(yīng)商信息,合同管理系統(tǒng)可自行錄入供應(yīng)商及客戶信息,實(shí)現(xiàn)完整的合同對方管理,對合同對方的相關(guān)資質(zhì)等進(jìn)行管理,有利于確保合同管理系統(tǒng)信息的完整性與獨(dú)立性,也確保了合同對方信息的統(tǒng)一和規(guī)范。
④項(xiàng)目信息維護(hù)
對項(xiàng)目進(jìn)行基本信息的維護(hù)管理,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息與合同的關(guān)聯(lián),并作為查詢統(tǒng)計(jì)分析的支持,滿足通過項(xiàng)目進(jìn)行合同數(shù)據(jù)的匯總與分析的需求。
⑤合同監(jiān)督檢查
集團(tuán)及公司合同管理部門、監(jiān)察審計(jì)部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具備相應(yīng)權(quán)限對管理范圍內(nèi)的合同進(jìn)行監(jiān)督和檢查,可以查詢與追蹤合同的審批情況及履行狀態(tài),也可以對當(dāng)前的合同流程相關(guān)人員進(jìn)行預(yù)警提醒。
⑥合同監(jiān)控追蹤
集團(tuán)及公司合同管理部門及領(lǐng)導(dǎo),可以實(shí)時(shí)查看與監(jiān)控權(quán)限范圍內(nèi)的合同運(yùn)行情況,包括查看所有運(yùn)行中的合同總數(shù)、異常情況及重點(diǎn)關(guān)注的事項(xiàng),實(shí)現(xiàn)合同運(yùn)行信息的及時(shí)反饋、異常監(jiān)控與全面管理。
4結(jié)語
關(guān)鍵詞:合同管理;探討
隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化,企業(yè)在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)指令性行為的體制下,不斷向市場化、法制化的經(jīng)濟(jì)行為轉(zhuǎn)變。由于經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)變和企業(yè)高管管理水平有限等諸多原因,導(dǎo)致企業(yè)合同管理出現(xiàn)了大量的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)。因此,做好企業(yè)的合同管理是降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)性工作。
1.企業(yè)合同管理過程中的常見問題
1.1 企業(yè)管理人員法律意識淡薄
很多企業(yè)高管只注重經(jīng)濟(jì)效益,注重經(jīng)營管理,而不知道合同管理的重要性。對于合同條款的內(nèi)容、合同的法律風(fēng)險(xiǎn)全然不知,雖然自己重合同、守信用,但沒注意到對方是否是重合同、守信用。而且很多企業(yè)高管并不知道企業(yè)法律顧問的地位和作用,對合同能否引發(fā)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)也估計(jì)不夠,合同管理經(jīng)驗(yàn)不足,法律意識不強(qiáng)。
1.2 企業(yè)合同管理部門不健全
很多企業(yè)沒有合同管理的專門部門,有的企業(yè)即使意識到合同管理的重要性,也將合同管理部門的職能并入到經(jīng)營部門、紀(jì)檢部門等。導(dǎo)致合同管理沒能專業(yè)化、專門化和專人化。合同管理沒能形成制度和體系,合同管理工作不到位。
1.3 合同訂立前的審查工作不夠
很多企業(yè)簽訂合同前缺乏對合同對方當(dāng)事人的主體資格、商業(yè)信譽(yù)和履約能力的審查,往往僅憑熟人介紹、廣告宣傳、網(wǎng)絡(luò)信息等渠道就與對方當(dāng)事人盲目的簽訂合同,致使合同出現(xiàn)糾紛后找不到正確的對方當(dāng)事人,或者因?qū)Ψ疆?dāng)事人沒有商業(yè)信譽(yù)而最終蒙受損失,或者因?qū)Ψ疆?dāng)事人根本就沒有履約能力而導(dǎo)致合同根本無法履行。因?yàn)閷彶楣ぷ鞑粔颍黾恿似髽I(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn),最終可能會造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。
1.4 合同的內(nèi)容、條款不規(guī)范
因?yàn)閷贤芾淼牟恢匾?,所以?dǎo)致很多企業(yè)草擬的合同不夠規(guī)范。合同中語言不規(guī)范,條款不齊全,甚至出現(xiàn)條款沖突,自相矛盾的現(xiàn)象。對于違約條款,不是約定不明確,就是約定的過于苛刻,甚至違反法律規(guī)定。有些合同對于爭議解決方式約定的過于籠統(tǒng)甚至不符合法律規(guī)定。這些現(xiàn)象在企業(yè)合同中大量出現(xiàn),說明企業(yè)合同管理的水平亟待提高。
1.5 合同履行中沒有進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理
很多企業(yè)合同簽訂后,沒有對合同進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理,對合同的履行沒有進(jìn)行監(jiān)督。合同的變更和解除手續(xù)不夠完善,使合同管理漏洞百出,嚴(yán)重影響了合同的履行和經(jīng)營效益的實(shí)行,甚至出現(xiàn)了法律風(fēng)險(xiǎn)。
2. 做好企業(yè)合同管理的幾點(diǎn)探討
2.1 增強(qiáng)企業(yè)高管的法律意識
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)管理中起著核心作用,只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的法律意識增強(qiáng)了,才會引導(dǎo)和指導(dǎo)企業(yè)員工去更好的遵守法律、重視法律。作為企業(yè)高管,在對企業(yè)進(jìn)行全面管理的同時(shí),不僅要重視經(jīng)營管理,更要重視合同管理,因?yàn)槠髽I(yè)的一切經(jīng)營行為都是合同行為。
2.2 設(shè)立企業(yè)總法律顧問和法務(wù)部門
企業(yè)法律顧問作為企業(yè)內(nèi)部的法律人才,在企業(yè)法務(wù)和合同管理方面起著非常重要的作用。因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)法律顧問不僅是法務(wù)方面的專家,而且也是相關(guān)專業(yè)和具備一定管理能力的專業(yè)人士,在企業(yè)管理方面有著比律師更多的優(yōu)勢。企業(yè)高管可以將法律顧問作為參謀,以彌補(bǔ)企業(yè)合同管理上的漏洞,同時(shí)使合同管理更趨于專業(yè)化和專門化。
2.3 制定相應(yīng)的合同管理制度
要使合同管理規(guī)范化、制度化、程序化,就要制定切實(shí)可行的合同管理制度,使合同管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括:合同的管理部門,合同簽訂前的調(diào)查、談判、草擬、會簽、審查、登記、保存和法人授權(quán)委托辦法,合同檔案管理,合同專用章管理,合同履行情況登記,合同糾紛的處理機(jī)制,合同的定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查辦法,合同管理人員培訓(xùn)制度,合同管理獎懲與績效考核等。
2.4 制定常用合同范本,使合同條款規(guī)范化
使用統(tǒng)一的合同范本,有利于建立和健全企業(yè)的合同管理體系。使用常用的、統(tǒng)一的合同文本可以加強(qiáng)合同使用過程中的管理,有利于合同使用人員的法律水平和語言表達(dá)水平的提高
,有利于合同條款的規(guī)范化,有利于降低法律風(fēng)險(xiǎn)和合同爭議的解決。
2.5 做好合同的簽頂前的審查工作
合同簽訂前,要對對方當(dāng)事人進(jìn)行全面的審查。主要是對對方當(dāng)事人的主體資格、商業(yè)信譽(yù)、履約能力等進(jìn)行全面細(xì)致的審查。因?yàn)檫@些對合同的順利履行將起到非常重要的作用。首先,要索取對方當(dāng)事人的合法有效資信材料及身份證明,例如企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照,自然人的身份證等。其次是審查合同文本的條款,審查合同條款是否齊全,主要是標(biāo)的、履約期限、履行方式、爭議的解決等主要條款的審查。最后是要根據(jù)法律規(guī)定需要審批、備案、登記的合同一定要履行其相關(guān)法律手續(xù)。在合同正式簽訂前,必須要對企業(yè)的重大經(jīng)濟(jì)合同條款的合法性進(jìn)行嚴(yán)格的審查。
2.6 做好合同的監(jiān)督和管理工作
合同簽訂后,要做好合同履行過程中的監(jiān)督管理工作,主要關(guān)注己方信守合同,依法履行合同的情況,同時(shí)也要密切注意對方的履約情況。如果發(fā)現(xiàn)任何異常情況,都要及時(shí)的進(jìn)行反饋和處理,以免發(fā)生更大的合同違約情況或遭受經(jīng)濟(jì)損失。
自2001年我國加入WTO以來,我國經(jīng)濟(jì)就持續(xù)快速增長。現(xiàn)代的企業(yè)為更好地發(fā)展,追求自身效益的最大化,則需要不斷完善自身的經(jīng)營管理以及加強(qiáng)與外界市場的交流與合作,而合同作為企業(yè)與其他企業(yè)單位交流合作的一種載體,因而合同管理的好壞就影響著企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展?fàn)顩r。合同約束了雙方的權(quán)利與義務(wù),同時(shí)合同管理需要實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)防控、合規(guī)、效率三大目標(biāo)。
一、企業(yè)合同管理中存在的常見問題
1.就合同自身而言,合同主體不同,文字不夠嚴(yán)謹(jǐn),這些都屬于合同在編制過程中出現(xiàn)的問題。企業(yè)在編制合同時(shí),基本上都是從自身利益出發(fā),用合同來行使自己的權(quán)利和明確對方的義務(wù)。所以,在編制過程中常常出現(xiàn)一些字義不明的情況,含糊其辭。在合同執(zhí)行過程中,當(dāng)雙方出現(xiàn)一些矛盾向當(dāng)?shù)厝嗣穹ㄔ浩鹪V時(shí),這時(shí)一份合同的重要性顯而易見。
2.對簽訂合同雙方的情況不夠明確。在簽訂合同之前,企業(yè)對合同相對人的認(rèn)識較為片面,如對合同相對人的信用情況、資金狀況及履行合同的能力等了解不夠全面,導(dǎo)致雙方在后期對合同的履行情況都不理想,最終可能導(dǎo)致合同糾紛。
3.對合同的履行過程和履行結(jié)果監(jiān)管不嚴(yán)。在當(dāng)代企業(yè),大部分的管理人員對合同管理的重要性認(rèn)識不夠深刻,他們認(rèn)為合同僅僅是一種形式問題。因此在簽訂合同之后,雙方合作沒有完全按照合同規(guī)定行使權(quán)力和履行義務(wù),所以也不能達(dá)到預(yù)期的效果。同時(shí),企業(yè)的法律顧問對合同的履行狀況也是不清不楚。
4.企業(yè)合同管理制度不健全,缺乏對合同的專業(yè)存檔管理。由于企業(yè)合同管理制度的不健全,在合同管理過程中往往會連帶出一些后續(xù)問題,可具體表現(xiàn)為在人員安排上,沒有專業(yè)的人員任職、在職人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)和法律素養(yǎng)而且其管理職責(zé)不明確。其次在后期工作中,企業(yè)對合同履行狀況的監(jiān)管機(jī)制不完善以及合同專業(yè)存檔保存制度不健全。出現(xiàn)合同糾紛,未能及時(shí)處理,造成合同雙方在經(jīng)濟(jì)上的重大損失。
二、企業(yè)合同管理中常見問題的原因分析
1.企業(yè)管理人員對合同管理重要性認(rèn)識不足。在現(xiàn)代企業(yè)中,企業(yè)一般以經(jīng)濟(jì)盈利為主要目標(biāo)和動力,一切的經(jīng)濟(jì)活動都圍繞著盈利展開,所以在企業(yè)沒有真正體會到合同給企業(yè)自身帶來的巨大好處之前,企業(yè)是認(rèn)識不到其重要性。所以企業(yè)可結(jié)合利用合同為本企業(yè)獲得巨大收益的成功案例,給合同管理人員闡述合同管理的重要性。特別是在出現(xiàn)合同糾紛時(shí),合同的效果就顯而易見了。
2.企業(yè)以及企業(yè)員工的合同法律意識薄弱。企業(yè)僅僅把合同看作雙方進(jìn)行經(jīng)濟(jì)往來的一種形式,并沒有從真正意義上了解到合同中所蘊(yùn)含的法律效力。因而,訂立合同的時(shí)候也是較為隨意,缺乏依法訂立合同和簽訂合同的法律意識,一旦出現(xiàn)問題局對企業(yè)造成巨大的損失。
3.企業(yè)內(nèi)部部門分工不明確,而且缺乏關(guān)于合同管理方面的專業(yè)人才。由于我國的合同法律業(yè)務(wù)起步較晚,發(fā)展較慢,導(dǎo)致現(xiàn)在許多企業(yè)并沒有為合同管理分配一個(gè)獨(dú)立的部門,而是與其他部門一起辦公,所以有時(shí)和造成分工不明確、相互推卸責(zé)任的問題。同時(shí),由于合署辦公,許多人都是身兼數(shù)職,對于合同管理事務(wù)來說,屬于兼職人員,專業(yè)性差。
4.企業(yè)合同管理制度不完善。制度的不完善可以說是根因,這讓合同從編制、修改、簽訂、履行等過程中,都沒有一個(gè)較為規(guī)范的范本,主觀性較強(qiáng)。
三、企業(yè)合同管理中常見問題的解決對策
1.明確企業(yè)內(nèi)部部門的分工,可設(shè)立單獨(dú)部門來進(jìn)行合同管理,提升合同管理的地位。職責(zé)清晰、分工明確才能確保每個(gè)人員在自己的崗位上履行自己的職責(zé),而不是相互推卸責(zé)任。
2.招聘專業(yè)的合同管理人才,并進(jìn)行定期的培訓(xùn)。合同管理人員最直接接觸合同的,因而,合同管理人員的素質(zhì)高低直接決定著合同質(zhì)量的好壞。企業(yè)應(yīng)該招聘較為專業(yè)的合同管理人才,并對其進(jìn)行崗前培訓(xùn)。在職期間也定期對其培訓(xùn),讓合同管理人員掌握必備的合同法律知識,并對其嚴(yán)格執(zhí)行年審制度,約束行為,提高合同管理人員的業(yè)務(wù)能力。
3.完善企業(yè)合同管理的制度。要從根本上解決合同管理中存在的問題,必須從其制度上著手。完善企業(yè)合同管理制度從本質(zhì)上規(guī)范了合同管理、使合同管理更具科學(xué)性、法律性,使合同管理人員在工作過程中有章可循。比如在合同的檔案管理方面,可先建立企業(yè)的合同檔案管理制度;再按制度要求對合同進(jìn)行整理、分類、裝訂成冊等有條理地存檔、銷毀管理,而不是像以前,純主觀意識上的簡單的把合同收集在一起存放及銷毀。
4.加強(qiáng)與企業(yè)其他部門的交流與合作。企業(yè)合同并不是一成不變的,企業(yè)合同的內(nèi)容體現(xiàn)了現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r與趨勢。因而,合同需與社會發(fā)展同步,與時(shí)俱進(jìn)。所以在企業(yè)的合同管理中,需加強(qiáng)與其他部門的交流與合作,得到較為全面的社會經(jīng)濟(jì)信息,為制定合同提供理論依據(jù)。
在我國,工程建設(shè)合同管理經(jīng)歷了一個(gè)從無到有、不斷完善的發(fā)展過程。從1979年原國家建委《關(guān)于試行基本建設(shè)合同制的通知》起,先后了《建筑安裝工程合同試行條例》、《勘察設(shè)計(jì)合同試行條例》,初創(chuàng)了工程建設(shè)合同管理事業(yè),至1999年國家正式頒布了新的《合同法》,伴隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)、改革與開放事業(yè)的蓬勃發(fā)展,合同法制建設(shè)和科學(xué)管理已經(jīng)從國家立法角度出發(fā),提到了一個(gè)新的重要高度。
建設(shè)工程合同管理的概念
對于合同管理,從狹義的角度講,它可以理解為對工程建設(shè)合同關(guān)系形成過程中的一系列外在表現(xiàn)形式方面的具體操作。而人們更有必要看到其更深層次的管理學(xué)范疇的含義,即在雙方形成的工程建設(shè)合作關(guān)系中,依據(jù)合同紐帶對工程建設(shè)進(jìn)行管理?;谶@種理解,合同管理可以存在三個(gè)層次上的目標(biāo): 其一,操作及形式上的規(guī)范; 其二,實(shí)現(xiàn)合同有機(jī)的、動態(tài)的目標(biāo)控制管理; 其三,完成當(dāng)事方科學(xué)地進(jìn)行合同管理由被動到主動的轉(zhuǎn)變。
建設(shè)工程合同管理存在的問題
1.合同觀念淡薄
一方面人們對于工程建設(shè)合同管理的重要性缺乏足夠的認(rèn)識,工程建設(shè)的決策層面、管理層面對于合同重要性的認(rèn)識還存在著不足,對合同管理的規(guī)范性、合法性、科學(xué)性,對合同應(yīng)有的全面、準(zhǔn)確、科學(xué)、合法的特性認(rèn)識不足,起碼是重視不夠。這些現(xiàn)象的存在說明了工程建設(shè)合同管理,當(dāng)前仍是我國工程建設(shè)管理中較為薄弱的環(huán)節(jié)。建設(shè)市場承發(fā)包雙方的合同自律行為還比較差。
行為不規(guī)范
首先,在建設(shè)工程的發(fā)包過程中,建設(shè)合同關(guān)于招投標(biāo)的約束條款不規(guī)范,直接導(dǎo)致工程招標(biāo)投標(biāo)操作不規(guī)范現(xiàn)象。無論是承包方還是發(fā)包方,都存在不同程度的違背合同的相關(guān)程序行為,發(fā)包方的弄虛作假使工程招標(biāo)無法公開透明,而有些工程承包方迫于發(fā)包方的強(qiáng)勢,也采取了一些不正當(dāng)手段競爭,甚至在整個(gè)工程招投標(biāo)過程中惡意圍標(biāo)、蓄意串標(biāo)。其次,在對建設(shè)合同的履行過程中,發(fā)包方并不能做到嚴(yán)格監(jiān)督承包方。由于工程發(fā)包方追求高利潤而壓低工程價(jià)格已經(jīng)部分工程發(fā)包方在合同中添加一些霸王條款,致使工程承包方的壓力增大,一些承包商中標(biāo)以后,以更低的價(jià)格將工程違規(guī)轉(zhuǎn)包給資質(zhì)低或無資質(zhì)的施工隊(duì)伍,從中謀取部分利潤,這種層層轉(zhuǎn)包直接影響工程質(zhì)量和進(jìn)度。
3. 合同管理制度滯后
一些建設(shè)項(xiàng)目不重視合同管理體系的建設(shè),缺乏一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾碇贫?,對合同管理未能體現(xiàn)規(guī)范化、法制化和科學(xué)化的要求。合同歸口管理、分級管理和授權(quán)管理機(jī)制不健全,管理程序不明確,或有制度不執(zhí)行,該履行的手續(xù)不履行,缺少必要的審查和評估步驟,缺乏對合同管理的有效監(jiān)督和控制。
針對建設(shè)工程合同管理中存在的幾個(gè)主要問題,現(xiàn)提出以下對策:
(1)加強(qiáng)合同法律意識,減少合同糾紛產(chǎn)生
承包商由于缺乏法律和合同意識,在簽訂合同時(shí),對其中合同條款往往未做詳細(xì)推敲和認(rèn)真約定,即草率簽訂,特別是對違約責(zé)任、違約條件未做具體約定,這直接導(dǎo)致了工程合同糾紛的產(chǎn)生。因此,在簽訂合同過程中,承包商要對合同合法性、嚴(yán)密性進(jìn)行認(rèn)真審查,減少簽訂合同時(shí)產(chǎn)生糾紛的因素,把合同糾紛控制在最低范圍內(nèi),以保證合同的面履行。
(2)建設(shè)合同管理部門應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)
嚴(yán)肅監(jiān)督工程招投標(biāo)過程,避免不合理招標(biāo)及惡意競標(biāo),從源頭上控制工程質(zhì)量。工程成功招標(biāo)后,嚴(yán)格審核建設(shè)工程的相關(guān)合同條款,避免霸王條款的出現(xiàn),更好的保障工程發(fā)包方與承包方的切身利益,在施工過程中,根據(jù)合同條款認(rèn)真監(jiān)督雙方的權(quán)利和義務(wù),既保證工程質(zhì)量,有保證工期的時(shí)效性。
(3)進(jìn)一步完善工程管理的相關(guān)法律法規(guī)
用規(guī)范手段管理建設(shè)市場,堅(jiān)決杜絕安全隱患,在法律法規(guī)的正確引導(dǎo)下,保證建設(shè)合同的嚴(yán)肅性和有效性。同時(shí)制定和完善建設(shè)工程的合同范本,依據(jù)建設(shè)市場中不同的分包體系和管理模式,制定相應(yīng)的建設(shè)工程合同范本,并賦予建設(shè)工程合同范本的權(quán)威性,以便統(tǒng)一建設(shè)市場,避免出現(xiàn)混亂狀況。
(4)積極建立切實(shí)可行的科學(xué)合同監(jiān)管體系
建設(shè)好公眾監(jiān)督建設(shè)工程的社會氛圍,政府部門應(yīng)做好宣傳工作,加大信息公開力度同時(shí)強(qiáng)化公眾的監(jiān)督力度,做好社會服務(wù)工作,使建設(shè)工程置身于公眾的視野中。除此之外,還應(yīng)該成立第三方調(diào)解機(jī)構(gòu),針對建設(shè)工程的發(fā)包方與承包方之間的矛盾,依據(jù)建設(shè)合同有效調(diào)解,加強(qiáng)對建設(shè)工程的監(jiān)管。
總之,建設(shè)工程合同管理中的各方都應(yīng)做好本職工作,遵守相關(guān)法律法規(guī)、共同完善建設(shè)合同內(nèi)容,認(rèn)真監(jiān)督建設(shè)合同的履行過程,誠實(shí)守信、恪盡職守,保證建設(shè)工程質(zhì)量的同時(shí)也為我國建設(shè)市場的良性循環(huán)提供保障。
關(guān)鍵詞:合同管理;法律風(fēng)險(xiǎn);防范
隨著我國鐵路的飛速發(fā)展,鐵路非運(yùn)輸企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)模也在大幅度增長。鐵路非運(yùn)輸企業(yè)面臨的合同管理難度越來越大。在當(dāng)前深入市場轉(zhuǎn)型發(fā)展的背景下,加強(qiáng)鐵路非運(yùn)輸企業(yè)合同管理,對于保障企業(yè)收益水平,促進(jìn)企業(yè)規(guī)范經(jīng)營,具有十分重要的意義。
一、鐵路非運(yùn)輸企業(yè)合同管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)
(一)簽訂過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)
1.對方法律主體資格不適合導(dǎo)致的合同無效風(fēng)險(xiǎn)
我國《民法通則》和《合同法》明確規(guī)定,我國對一些特定行業(yè)實(shí)行準(zhǔn)入制度。如煤炭貿(mào)易就是一個(gè)需要許可經(jīng)營的行業(yè),需獲得煤炭經(jīng)營資格證后方可進(jìn)行。如對方企業(yè)不具備該資格證,其簽訂的煤炭貿(mào)易合同無效。簽訂了該類合同,就會給企業(yè)埋下巨大的風(fēng)險(xiǎn)隱患
2.因合同簽訂的形式或程序不符合要求而導(dǎo)致的合同無效
非運(yùn)輸企業(yè)大量開展的建設(shè)工程合同、融資租賃合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同等需采用書面形式,其他簽訂形式將可能導(dǎo)致合同無效。另外,建設(shè)工程施工合同除不宜進(jìn)行招標(biāo)、投標(biāo)的外,都應(yīng)當(dāng)依法按照招標(biāo)、投標(biāo)的形式簽訂。如果在招投標(biāo)過程中,存在標(biāo)底泄露、串通等行為,其簽訂的施工合同也屬無效情形。
(二)合同履行過程中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)
(1)對方當(dāng)事人因缺乏誠信或?qū)嶋H履行能力降低而帶
來的法律風(fēng)險(xiǎn)在合同的實(shí)際履行中,對方當(dāng)事人履行能力降低往往在所難免。作為市場主體,合同當(dāng)事人面臨的風(fēng)險(xiǎn)是多方面的,很多因素都可能影響到其支付能力和生產(chǎn)能力,屬于正常的市場風(fēng)險(xiǎn)范疇。對方當(dāng)事人履行能力降低,特別是經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化,缺乏誠信,也會給企業(yè)帶來法律風(fēng)險(xiǎn)。
(2)因各種因素變化進(jìn)行合同履行變更帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)
在合同的實(shí)際履行中,雙方當(dāng)事人有時(shí)會根據(jù)各自的生產(chǎn)經(jīng)營情況以及市場行情、國家相關(guān)政策調(diào)整等因素的變化而變更合同主體。例如合同主體發(fā)生變更后,第三方的信用程度和履行能力對守約方來說就存在法律風(fēng)險(xiǎn)。
(三)在合同日常管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)
在合同日常管理過程中,合同的附件、會議紀(jì)要、來往信件(包括電子郵件)和其他有關(guān)的書面材料等原始資料都需要進(jìn)行妥善保管和留存。否則,在合同發(fā)生糾紛后,將使企業(yè)處于被動地位,無法有力的為企業(yè)爭取合法權(quán)益,給企業(yè)帶來法律風(fēng)險(xiǎn)。
二、鐵路非運(yùn)輸企業(yè)防范合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)的措施
(一)強(qiáng)化合同管理的組織職能
防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)首先需要企業(yè)內(nèi)的相應(yīng)組織機(jī)構(gòu)和人員來完成。應(yīng)按照集中管理、分級負(fù)責(zé)的原則,成立包括各相關(guān)部門經(jīng)理及管理人員的合同管理小組。在合同的起草、簽訂、履行、日常管理等過程中,按照所涉及到的不同工作內(nèi)容,分別由相應(yīng)對口部門專項(xiàng)負(fù)責(zé),確保責(zé)任到位。對于重大合同或合同數(shù)量較大的企業(yè),還需聘請法律顧問作為保障。
(二)強(qiáng)化合同管理制度建設(shè)
鐵路非運(yùn)輸企業(yè)應(yīng)依照我國《合同法》、鐵路總公司和鐵路局等的相關(guān)合同管理制度,結(jié)合本企業(yè)經(jīng)營特定和實(shí)際,強(qiáng)化合同管理制度建設(shè),建立健全各類合同管理制度,同時(shí)要注重相應(yīng)的保障落實(shí)的制度建設(shè),既要做到有章可循,又要做的有章必循,使合同管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、常態(tài)化。
(三)強(qiáng)化基礎(chǔ)資料的日常規(guī)范管理
合同管理中各類基礎(chǔ)資料的日常規(guī)范化整理有利各類合同糾紛的解決,這也提早排除工作疏忽和潛在風(fēng)險(xiǎn)的重要方法。要重視客戶工商檔案資料、資質(zhì)資料、資產(chǎn)資料、企業(yè)關(guān)聯(lián)狀況等各類資料和信息,也要重視合同臺賬、審查記錄、合同檢查、合同培訓(xùn)等必要的合同管理基礎(chǔ)資料。對于合同數(shù)量大、標(biāo)的額較大的企業(yè),還要請專業(yè)法律顧問制定合同文本,或由法律專業(yè)機(jī)構(gòu)幫助制定主要經(jīng)營業(yè)務(wù)的合同范本,確保合同文本的條款比較完善,防止合同文本的不完善,為企業(yè)埋下糾紛隱患。
(四)強(qiáng)化合同履行的日常監(jiān)控跟蹤
合同的履行往往是一個(gè)長期的過程,是比較容易出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的階段。強(qiáng)化合同履行過程的監(jiān)督和跟蹤,是加強(qiáng)鐵路非運(yùn)輸企業(yè)合同管理的重要保障。合同管理人員不僅要注重合同前期工作,更要強(qiáng)化對合同履行過程的踉蹤,加強(qiáng)與業(yè)務(wù)人員的溝通配合,及時(shí)發(fā)現(xiàn)履行過程中不符合合同約定的事項(xiàng),及時(shí)提出風(fēng)險(xiǎn)警示,并提出解決建議,將合同管理工作重心前移,做到真正的全過程管理。
(五)強(qiáng)化相關(guān)人員的法律培訓(xùn)
合同管理不僅僅是合同管理人員的責(zé)任,相關(guān)業(yè)務(wù)人員同樣要提高法律風(fēng)險(xiǎn)意識。為此,一方面要注重提高企業(yè)合同管理人員的素質(zhì),通過各類培訓(xùn)提升法律專業(yè)能力。另一方面,對業(yè)務(wù)承辦人員,也同樣要加強(qiáng)法律培訓(xùn)工作,提高其法律風(fēng)險(xiǎn)意識和能力,從思想上強(qiáng)化防范合同糾紛和解決法律風(fēng)險(xiǎn)的保障。
三、結(jié)束語
鐵路非運(yùn)輸企業(yè)直接面向市場,面對的各類企業(yè)及人員信譽(yù)等級良莠不齊。同時(shí),隨著鐵路非運(yùn)輸企業(yè)進(jìn)一步深入市場,合同管理工作勢必面臨新的挑戰(zhàn)。強(qiáng)化合同管理、降低法律風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、保障企業(yè)正常發(fā)展,是鐵路非運(yùn)輸企業(yè)合同管理重要職責(zé)。
參考文獻(xiàn)
[1]張秀錦,企業(yè)合同的風(fēng)險(xiǎn)防范與管理控制,產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2011年第18期.
合同管理成本控制風(fēng)險(xiǎn)控制
房地產(chǎn)市場競爭日趨激烈,在確保工程進(jìn)度和質(zhì)量的前提下,如何有效實(shí)施成本控制,降低合同風(fēng)險(xiǎn),實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化,是房地產(chǎn)企業(yè)項(xiàng)目管理的重點(diǎn)。建立完善合同管理體系,強(qiáng)化事前控制,加強(qiáng)各部門溝通協(xié)調(diào)機(jī)制,實(shí)現(xiàn)合同管理和預(yù)算管理、資金管理緊密結(jié)合,是控制開發(fā)成本、降低合同風(fēng)險(xiǎn)的有效途徑。
一、房地產(chǎn)企業(yè)合同管理現(xiàn)狀的分析
1、合同管理制度不健全
房地產(chǎn)企業(yè)針對項(xiàng)目管理往往更偏重于工程現(xiàn)場管理和技術(shù)管理方面的制度制定,對合同管理制度的制定通常局限于合同簽訂的流程性控制,未針對合同管理各環(huán)節(jié)制定指導(dǎo)性、可操作性較強(qiáng)的制度。
2、合同管理局限于合同文本的靜態(tài)化管理
合同管理涉及合同的立項(xiàng)、談判、起草、審查、簽訂、履行、變更、糾紛處理和合同基礎(chǔ)事務(wù)管理等方面,是包含對合同簽訂準(zhǔn)備、合同訂立、合同履行以及履行后評估等所有階段的全過程監(jiān)控。在這個(gè)過程中,任何一個(gè)環(huán)節(jié)的遺漏或執(zhí)行不力,都可能造成合同管理的功能缺失,增加合同履約風(fēng)險(xiǎn),給企業(yè)造成損失。
由于對合同管理所涉及的相關(guān)部門及人員的工作職責(zé)界定不清晰,房地產(chǎn)企業(yè)合同管理的重點(diǎn)往往放在合同文本的起草、審查和簽訂環(huán)節(jié),對合同簽訂以后的履行、變更、糾紛及履行后評估等環(huán)節(jié)未實(shí)施有效的動態(tài)管理,使合同管理與預(yù)算管理、資金管理脫節(jié),成本控制不能落到實(shí)處。
3、合同管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識水平和實(shí)踐技能
合同管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的管理工作,需要綜合運(yùn)用法律、管理、工程造價(jià)、財(cái)務(wù)、稅收、檔案等方面的專業(yè)知識。各層級合同管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識水平,在合同訂立、履行過程中發(fā)現(xiàn)不了問題,或發(fā)現(xiàn)了問題但不能提出恰當(dāng)?shù)慕鉀Q方案,往往會造成合同會簽流于形式,合同履行缺乏監(jiān)控。
二、房地產(chǎn)企業(yè)合同管理體系的構(gòu)建
(一)合同管理制度體系的構(gòu)建
針對合同管理各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),本著規(guī)范行為、防范風(fēng)險(xiǎn)的目的,在企業(yè)內(nèi)部控制制度體系內(nèi),建立健全具體的、可操作的合同管理制度,使合同管理流程規(guī)范,分工明確,職責(zé)清晰。合同管理制度主要涉及幾個(gè)方面:合同管理流程、合同審查、合同考核、合同用章管理、合同臺賬、統(tǒng)計(jì)核對及歸檔等。同時(shí),對企業(yè)重要的、或經(jīng)常性發(fā)生的合同可分類制定合同范本,減少合同起草、審核工作量,規(guī)避采用供方格式合同潛在的風(fēng)險(xiǎn)。
(二)合同管理組織體系的構(gòu)建
合同管理組織體系的建立應(yīng)遵循專業(yè)性和綜合性相結(jié)合的原則,設(shè)立專門的合同管理部門全面負(fù)責(zé)合同管理的各項(xiàng)工作,對合同實(shí)行統(tǒng)籌管理,對合同的事前、事中、事后各管理環(huán)節(jié)行使檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)的職責(zé)。各職能部門負(fù)責(zé)對本部門工作范圍內(nèi)所涉及的合同進(jìn)行跟蹤管理,成本控制部、財(cái)務(wù)部主要履行合同審核、成本控制、資金支付控制、統(tǒng)計(jì)核對等管理職責(zé),并通過合同會簽、付款審批、合同臺賬登記、資金計(jì)劃、資金預(yù)算等方式,實(shí)現(xiàn)合同所涉各部門的信息核對、溝通、共享,對合同實(shí)施全過程、多層次、高效率的動態(tài)管理。
為保證各部門合同管理的高效性,企業(yè)應(yīng)在各部門配置相應(yīng)的專業(yè)人員,并通過各種專業(yè)培訓(xùn)和法律知識培訓(xùn),提高員工專業(yè)知識水平,進(jìn)而提升企業(yè)整體合同管理水平。
(三)合同管理運(yùn)行體系的構(gòu)建
以企業(yè)合同管理制度為依據(jù),合同管理組織體系內(nèi)各部門各司其職,需要設(shè)計(jì)高效、簡捷的流程,將各環(huán)節(jié)、各部門的工作串接起來,實(shí)現(xiàn)合同的綜合動態(tài)管理,有效控制項(xiàng)目成本。
1、合同準(zhǔn)備階段運(yùn)行控制要點(diǎn)
合同準(zhǔn)備階段主要由合同執(zhí)行部門確定合同簽訂項(xiàng)目,合同管理部組織實(shí)施招投標(biāo)、資格審查、談判及合同起草工作。在此階段有兩個(gè)重要的控制要點(diǎn):一是成本控制部需根據(jù)項(xiàng)目概算、設(shè)計(jì)等資料,確定房地產(chǎn)項(xiàng)目綜合目標(biāo)成本,并根據(jù)項(xiàng)目成本類別對目標(biāo)成本進(jìn)行分解,以此作為項(xiàng)目各類合同談判定價(jià)的依據(jù)。二是財(cái)務(wù)部需根據(jù)合同類型進(jìn)行納稅籌劃,對簽訂合同方式和獲取發(fā)票的要求提出意見,降低企業(yè)未來納稅風(fēng)險(xiǎn)。
2、合同訂立階段運(yùn)行控制要點(diǎn)
合同起草完成后,合同管理部門組織實(shí)施合同會簽,審核部門涉及合同管理部、成本控制部、財(cái)務(wù)部等。合同審核控制重點(diǎn)是事前控制,以規(guī)避未來合同履行風(fēng)險(xiǎn)。
(1)審核部門分工明確、職責(zé)界定清晰
合同管理部在審核時(shí)應(yīng)注意核實(shí)合同談判過程中商定的重要事項(xiàng)在合同中的落實(shí)情況,重要合同須由企業(yè)法律顧問參與審查工作。成本控制部審核重點(diǎn)為合同范圍是否明確、工期是否恰當(dāng)、總分包結(jié)合部位責(zé)任劃分清楚,以及各類子合同的合同價(jià)匯總后是否控制在目標(biāo)成本范圍內(nèi)。財(cái)務(wù)部審核重點(diǎn)為付款方式、付款進(jìn)度、質(zhì)保金及違約金等條款。
(2)審核意見書面存檔,簽章前核對定稿文本
合同會簽流程中合同可能涉及多次修改,為準(zhǔn)確記錄審核修改意見,各審核環(huán)節(jié)形成的審核意見應(yīng)采用書面形式,并跟隨合同會簽流程予以傳遞。合同完成會簽流程并最終定稿后,為避免合同版本混淆以及對方單位單方面修改合同內(nèi)容的風(fēng)險(xiǎn),合同執(zhí)行部門需聯(lián)系對方單位先行簽章后,將合同紙質(zhì)版交合同管理部,與定稿文本核對無誤后,進(jìn)入用章流程,完成合同簽訂工作。
3、合同履行階段運(yùn)行控制要點(diǎn)
在合同履行階段,合同執(zhí)行部門及合同管理部、成本控制部、財(cái)務(wù)部應(yīng)對合同執(zhí)行的全過程進(jìn)行跟蹤管理,并將合同登記、合同付款臺賬登記、發(fā)票登記與進(jìn)度控制相結(jié)合,將合同款項(xiàng)撥付與企業(yè)的資金計(jì)劃管理相結(jié)合。其中,合同登記由合同管理部門完成,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同付款臺賬及獲取發(fā)票的登記工作,合同執(zhí)行部門和成本控制部對經(jīng)手項(xiàng)目的付款情況進(jìn)行記錄。
合同執(zhí)行部門每月末依據(jù)合同約定付款條件或工程進(jìn)度,向財(cái)務(wù)部上報(bào)下月資金計(jì)劃,財(cái)務(wù)部將各部門上報(bào)的資金計(jì)劃與合同付款臺賬進(jìn)行核對,檢查是否存在合同超付或不按約定進(jìn)度付款的情況,財(cái)務(wù)部將資金計(jì)劃核實(shí)無誤后上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。在資金計(jì)劃指導(dǎo)下,財(cái)務(wù)部門進(jìn)行資金準(zhǔn)備,合同執(zhí)行部門進(jìn)入合同付款撥付流程。在合同撥付審核過程中,成本控制部對工程施工質(zhì)量、施工進(jìn)度進(jìn)行檢查監(jiān)督,對進(jìn)度款是否足額支付提出參考意見。在付款審批完成資金支付后,財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)更新付款臺賬及資金計(jì)劃,并保證資金計(jì)劃累計(jì)支付數(shù)與付款臺賬一致。
為實(shí)現(xiàn)各相關(guān)部門對合同實(shí)施進(jìn)度信息與資金支付信息的核對、共享,企業(yè)可通過建立進(jìn)度報(bào)表、資金計(jì)劃等文件共享的信息化系統(tǒng),定期或不定期召開工作例會等方式,使相關(guān)部門對合同履行情況了然于胸,對各部門工作情況進(jìn)行相互監(jiān)督,及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的風(fēng)險(xiǎn),杜絕超付等不利于企業(yè)的現(xiàn)象發(fā)生。
4、合同履行后評估階段運(yùn)行控制要點(diǎn)
企業(yè)應(yīng)建立合同履行情況評估制度,由合同管理部門組織對合同履行的完成情況進(jìn)行評價(jià),尤其是對合同補(bǔ)充、變更、解除、糾紛等情況進(jìn)行充分地調(diào)查研究,分析出現(xiàn)上述情況的原因,總結(jié)相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。同時(shí),輔以事后的評價(jià)手段,也可對供應(yīng)商、施工單位等合作單位的信譽(yù)、專業(yè)能力、執(zhí)行能力等進(jìn)行評價(jià),建立完善供應(yīng)商管理信息系統(tǒng),為今后合同簽訂環(huán)節(jié)供應(yīng)商準(zhǔn)入制度的實(shí)施提供依據(jù)。
為更好發(fā)揮合同履行后評估制度的效用,應(yīng)同時(shí)建立合同管理的考核激勵機(jī)制,對由于自身業(yè)務(wù)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)、責(zé)任心不強(qiáng)等造成企業(yè)損失的人員,給予相應(yīng)的處罰;反之,對提出合理化建議,避免重大損失,或?yàn)槠髽I(yè)爭取額外經(jīng)濟(jì)效益的人員,給予相應(yīng)的獎勵。通過此種獎罰分明的制度,促使合同管理機(jī)制中各層級人員提高自身素質(zhì),為合同管理發(fā)揮更積極的作用。
三、結(jié)束語
全方位的、科學(xué)合理的合同管理體系的構(gòu)建是一項(xiàng)綜合性、長期性的工程,需要企業(yè)自上而下的配合協(xié)作,需要不斷地加以完善和創(chuàng)新,才能為企業(yè)的成本控制發(fā)揮支撐作用,為企業(yè)爭取更多的經(jīng)濟(jì)效益。
參考文獻(xiàn):
[1]孟宵冰.房地產(chǎn)企業(yè)合同管理體系的建立與完善[J].商場現(xiàn)代化,2009(2).
掛高現(xiàn)象,即沒有資質(zhì)的承包人通過掛高的方法獲得發(fā)包方的信任最終中標(biāo)的現(xiàn)象。雖然我們國家對這種掛高現(xiàn)象做出了相關(guān)法律規(guī)定,并且還制定出了很嚴(yán)厲懲罰措施,但目前這種現(xiàn)象仍然相當(dāng)?shù)膰?yán)重。由于利欲熏心,很多的承包人還是會冒著風(fēng)險(xiǎn)承包工程項(xiàng)目,同時(shí)有很多的有資質(zhì)企業(yè)為了自身利益從而放寬對他們的約束,只是一味的收管理費(fèi),不考慮承包人到底有沒有能力,使得合同的管理難度加大。
2.做好水利工程施工中合同管理的建議
2.1加強(qiáng)合同管理的力度,增強(qiáng)意識
對施工單位來說,應(yīng)該大力培養(yǎng)管理人員,盡可能的選有經(jīng)驗(yàn)的、有健全的法律知識的、工作能力強(qiáng)的、有專業(yè)資質(zhì)的、上進(jìn)心強(qiáng)的、有責(zé)任感的工作人員。要對工人進(jìn)行必要的技術(shù)交底,讓工人們對合同的內(nèi)容做到充分了解,通過這種形式提高企業(yè)對合同的管理力度,增強(qiáng)管理意識,從而使合同更有力度的實(shí)施。
2.2規(guī)范市場上的行為,依法做好合同管理
隨著社會各方面的發(fā)展,各項(xiàng)法律制度也都做出了相應(yīng)的完善,各市場行業(yè)間也隨之做出了相對應(yīng)的管理?xiàng)l文制度。所以,企事業(yè)單位也要隨著法律的步伐對本單位的工作人員進(jìn)行法律普及,增強(qiáng)他們的法律意識。在此基礎(chǔ)上,工作人員更加熟悉合同管理制度,在工作時(shí)嚴(yán)格按照合同管理實(shí)施,從而依照相關(guān)法律做好合同中規(guī)定的工作。
2.3建立專業(yè)的管理組織,推廣合同示范文本
工程目標(biāo)能夠得到順利實(shí)現(xiàn)的重要條件是項(xiàng)目組織的管理。合同管理這項(xiàng)工作需要專業(yè)人員來完成,缺乏管理組織和專業(yè)人員是無法完成這項(xiàng)工作的,因此要配有相關(guān)專業(yè)人士和更加專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)。此外,關(guān)于水利工程建筑的合同分為總價(jià)合同、單價(jià)合同與成本補(bǔ)償合同,當(dāng)施工方和建筑方想要簽合同的時(shí)候一定要結(jié)合好自身的特點(diǎn),選取最適合自己工程的合同樣本,在一定程度上減少合同不合理的地方出現(xiàn)。因此推廣合同范本有著非常重要的意義。
2.4實(shí)行合同審查制,嚴(yán)審企業(yè)資質(zhì)
水利工程建筑施工合同能不能順利進(jìn)行,很大的程度上取決于合同的審查制度。合同審查主要是審查施工合同的內(nèi)容是否符合法律法規(guī),在工程等級以及技術(shù)方面的要求是否符合規(guī)定,施工企業(yè)在信譽(yù)、資質(zhì)等各方面所提供的材料是不是詳細(xì)明確。通過施工合同審查工作確保招標(biāo)公司對合同的履行能力。
2.5正確選取監(jiān)理單位
所謂的監(jiān)理單位服務(wù)的對象主要是建設(shè)單位,代表的主要是發(fā)包方對承包方的監(jiān)督,工作人員在實(shí)施合同的時(shí)候要做到獨(dú)立、公正、平等、科學(xué),對施工過程中出現(xiàn)的各種問題要及時(shí)做出整改,同時(shí)對于工程的實(shí)施過程要有先見性,確保工程能夠順利完成。
2.6對施工合同管理做好總結(jié)工作
由于每個(gè)工程都有著自身特點(diǎn),情況有所不同,所以施工合同管理工作的比較主要體現(xiàn)在經(jīng)驗(yàn)是否豐富上。我們只有不斷地總結(jié),記錄合同的整個(gè)過程,及時(shí)制定出解決措施的辦法,對于相類似的合同記錄把它們做成文本,以便于日后翻閱和學(xué)習(xí)。這樣,對提高企業(yè)和員工的施工管理水平有很大的幫助。
3.結(jié)束語
1.1合同起草、談判過程中易出現(xiàn)的問題
1.1.1“霸王條款”“霸王條款”顧名思義是一種不平等的合約。當(dāng)設(shè)計(jì)院與成熟的大型房地產(chǎn)開發(fā)商打交道時(shí),這種開發(fā)商會要求合同草案模板使用其公司制定設(shè)計(jì)的合同模板。這種合同中就無法避免“霸王條款”的出現(xiàn)了,比如雙方違約時(shí)違約金的支付比例相當(dāng)懸殊等。倘若經(jīng)營人員的簽約之前沒有仔細(xì)閱讀合約內(nèi)容,或者在談判時(shí)缺乏相關(guān)的法律知識,就會因此簽訂不平等的“霸王條款”。
1.1.2設(shè)計(jì)進(jìn)度約定為絕對時(shí)間
設(shè)計(jì)進(jìn)度是甲乙雙方在簽訂合同之前,通過協(xié)商確定的,用來約定設(shè)計(jì)人提交圖紙的時(shí)間。這個(gè)時(shí)間在簽訂設(shè)計(jì)合同時(shí)要求在合同具體列出,比如文件×年×月×日提交施工圖設(shè)計(jì)。然而在具體的設(shè)計(jì)過程中,設(shè)計(jì)者在晚餐前一階段的設(shè)計(jì)任務(wù)之后須有由甲方對其進(jìn)行確認(rèn)之后再開始下一階段的設(shè)計(jì)工作,而且該設(shè)計(jì)還需要通過規(guī)劃、建委、環(huán)保、綠化等相關(guān)部門的審查取得各種批復(fù)后才能進(jìn)行后階段的設(shè)計(jì)工作。建設(shè)方的確認(rèn)時(shí)間以及各部門的審查時(shí)間都是不固定的,因此在合同中的絕對時(shí)間很容易導(dǎo)致設(shè)計(jì)者成為違約方。
1.2缺乏規(guī)范化操作,法律意識淡薄
在1991年建設(shè)部和國家工商管理局制定了《建設(shè)工程施工合同示范文本》,為后續(xù)的市場行為和建筑行業(yè)的正常經(jīng)濟(jì)秩序做鋪墊[2]。然而工程施工合同所涉及的條款繁多而且內(nèi)容繁雜,很多當(dāng)事人在簽訂合同之前沒有仔細(xì)對合同內(nèi)容進(jìn)行分析研究,或者當(dāng)事人不嚴(yán)格按照施工合同示范文本制定施工合同,甚至使用“口頭合同”等都是導(dǎo)致合同條款不完善,不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑?,這樣的合同很可能不具備法律效應(yīng)。
1.3過分遷就業(yè)主,合同背離標(biāo)書
招投標(biāo)文件和招標(biāo)書是施工合同簽訂過程中重要的一項(xiàng)參考。在簽訂合同的實(shí)際工程中,甲乙雙方通常會因?yàn)槔骊P(guān)系刻意避開招標(biāo)書中不存在的內(nèi)容和指標(biāo)。與此同時(shí),施工承包商為了項(xiàng)目的順利進(jìn)行不得不遷就業(yè)主,按照業(yè)主要求簽訂缺乏平衡的條約,而且有時(shí)候霸王條款會部分甚至全部通過招投標(biāo)產(chǎn)生的合同條款。比如對索賠處理、合同糾紛等協(xié)調(diào)問題沒有明確的規(guī)定等。
1.4合同管理脫節(jié),缺乏專職人才
建筑施工企業(yè)通常把重心放在招標(biāo)上面,而往往對合同管理掉以輕心。很多項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的合同管理體系及操作流程均不完善,甚至都沒設(shè)立合同管理部門,這樣就沒辦法對工程項(xiàng)目進(jìn)行精確的蹤跟以及動態(tài)的合同管理。盡管建筑企業(yè)設(shè)有建筑施工合同管理部門,卻缺乏專職合同管理人才,工作人員業(yè)務(wù)水平高低不齊。
2.建筑施工企業(yè)合同管理問題的對策
2.1增強(qiáng)法律意識,提高風(fēng)險(xiǎn)觀念
增強(qiáng)施工企業(yè)的整體法律意識是合同管理的第一步。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該學(xué)習(xí)如何用法律手段來保護(hù)自己,應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)《建筑法》、《合同法》等以及相關(guān)的法律法規(guī)。除此之外還應(yīng)該提高合同管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)意識,對于施工合同中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)要引起高度重視,并且及時(shí)制定有效措施對法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控,盡可能的減少法律風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。
2.2建立合同管理制度,配置專職管理人員
企業(yè)合同管理的關(guān)建在于合同管理制度的建立,合同管理制度與市場經(jīng)濟(jì)相適應(yīng),從而對合同管理的全過程起到一定的控制作用。除此之外,專業(yè)的合同管理人員也是必要的,他們需要對合同管理中擬定、修改、談判以及解釋等涉及的知識了如指掌,精通工程技術(shù)和相關(guān)的法律法規(guī),并且還應(yīng)該具備合同履行和索賠等能力。
2.3提高簽約質(zhì)量,依法簽訂合同
對于合同質(zhì)量我們需要從頭開始,從而有利于經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的降低。首先,要深入了解所要投標(biāo)的項(xiàng)目的理想情況、業(yè)主資金是否到位情況等,做好充分的準(zhǔn)備,防止商業(yè)詐騙;其次還要認(rèn)真分析招標(biāo)文件和合同范本,防止合同中存在陷阱或缺陷。對于不平等條款,施工企業(yè)不可以就此妥協(xié),而是應(yīng)該據(jù)理力爭,爭取自己利益最大化。
2.4實(shí)施動態(tài)管理,加強(qiáng)過程控制
企業(yè)的合同管理部門要組建一支專業(yè)技能較強(qiáng)的完整過程控制小組,對將要實(shí)施的合同制定一套完整的階段性預(yù)警、監(jiān)控、應(yīng)急方案,應(yīng)對由于合同簽訂人員業(yè)務(wù)水平,法律意識而產(chǎn)生的疏漏,并且要及時(shí)處理好合同履行中的爭議問題,協(xié)調(diào)好合同主體之間的關(guān)系。
2.5提高人員素質(zhì),適時(shí)組織培訓(xùn)
根據(jù)合同管理人員應(yīng)該具備的知識、能力等去選拔企業(yè)所需要的能夠擔(dān)任合同管理人員的優(yōu)秀人才。同時(shí)對這些合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)。合同管理人員必須實(shí)行崗位責(zé)任制,明確責(zé)、權(quán)、利,建立競爭與獎罰機(jī)制,對工作優(yōu)秀的合同管理人員給予獎勵,對工作失職,導(dǎo)致重大問題的人員給予相應(yīng)的懲罰。
3.結(jié)語
關(guān)鍵詞:房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目;合同管理;研究
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)從土地獲取、前期手續(xù)辦理、招投標(biāo)、施工建設(shè)到完工交付,參與主體多,開發(fā)建設(shè)周期長,涉及合同種類繁多。合同的制訂、履行過程中出現(xiàn)的問題多,本文主要介紹和施工方簽訂的施工合同容易出現(xiàn)的問題及解決方案。
一、工程合同概念
建筑工程合同指的是承發(fā)包雙方以實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程目標(biāo),明確相互責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的一項(xiàng)協(xié)議;是承包人實(shí)行工程建設(shè),發(fā)包人支付價(jià)款,掌控工程項(xiàng)目投資、進(jìn)度、質(zhì)量,從而確保工程建設(shè)活動能夠順利開展的法律文件。[1]建筑施工合同的內(nèi)容主要由建設(shè)工期、工程造價(jià)、技術(shù)資料、工程質(zhì)量、材料與設(shè)備供應(yīng)責(zé)任、撥款與結(jié)算、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量保修范圍和質(zhì)量保證期、雙方相互協(xié)作等條款構(gòu)成。
二、建設(shè)單位合同管理常見問題
(一)招標(biāo)階段工作不當(dāng)
招投標(biāo)時(shí),投標(biāo)單位比較多,競爭激烈,依據(jù)法律法規(guī),要嚴(yán)格堅(jiān)持公平、公開、公正、擇優(yōu)的原則展開。[2]但是在實(shí)際招標(biāo)過程中,由于各方面的原因,最終的中標(biāo)單位并不一定是配合最好的單位。
(二)現(xiàn)場合同管理存在漏洞
建設(shè)單位對施工現(xiàn)場的合同管理不重視,造成施工方現(xiàn)場行為違反合同而建設(shè)方?jīng)]有發(fā)現(xiàn)的現(xiàn)象,對建設(shè)方造成經(jīng)濟(jì)損失。
(三)沒有及時(shí)變更合同
合同變更主要由合同內(nèi)容變更以及合同主體的變更這兩部分構(gòu)成。若合同的主體與變更內(nèi)容脫節(jié)達(dá)不到一致,后期勢必會在合同變更索賠時(shí)產(chǎn)生諸多繁瑣問題,進(jìn)而對完善合同管理造成不利的影響。
三、建設(shè)單位合同管理對策
(一)招標(biāo)時(shí)嚴(yán)格審查企業(yè)資格
在工程招標(biāo)時(shí)還應(yīng)該對施工企業(yè)的主體資格、企業(yè)信譽(yù)、注冊資金、財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)狀況、履約能力、與招標(biāo)工程相類似的工程施工經(jīng)驗(yàn)等進(jìn)行嚴(yán)格審查,以確保投標(biāo)企業(yè)的內(nèi)在質(zhì)量。在價(jià)格的選擇上遵循工程規(guī)律,防止“超低價(jià)”的價(jià)格,避免出現(xiàn)“低價(jià)中標(biāo),高價(jià)索賠”的現(xiàn)象。多數(shù)房地產(chǎn)公司建立招標(biāo)采購中心,參與招標(biāo)采購全過程,從源頭選好施工單位。
(二)健全合同管理機(jī)構(gòu)
做好合同管理工作的基礎(chǔ)是建立健全合同管理機(jī)構(gòu)。在建設(shè)單位內(nèi)部,需要成立專門的合同管理機(jī)構(gòu),對合同加以統(tǒng)一管理與保存,匹配專業(yè)合同管理者對合同管理加以負(fù)責(zé),設(shè)立合同臺賬,及時(shí)統(tǒng)計(jì)、檢查合同并報(bào)備合同管理機(jī)構(gòu),進(jìn)一步提升工程合同管理工作的水準(zhǔn)。
(三)施工合同簽訂注意要點(diǎn)
1合同價(jià)款的結(jié)算方式是否明確,到底采用固定單價(jià)、固定總價(jià)還是按實(shí)結(jié)算的方式結(jié)算。2合同中是否約定了風(fēng)險(xiǎn)幅度。按照2013工程量清單計(jì)價(jià)規(guī)范的規(guī)定,采用工程量清單計(jì)價(jià)規(guī)范的規(guī)定,采用工程量清單招標(biāo)的工程宜采用固定單價(jià)合同,且雙方應(yīng)在招標(biāo)文件或合同中明確風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容及范圍、幅度,不得采用無限風(fēng)險(xiǎn)、所有風(fēng)險(xiǎn)約定風(fēng)險(xiǎn)范圍及幅度。主要材料、人工、機(jī)械風(fēng)險(xiǎn)幅度在±3%~±6%區(qū)間考慮,如果合同中沒有對上述幅度進(jìn)行約定則應(yīng)補(bǔ)充相應(yīng)條款。3應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注預(yù)付款、進(jìn)度款等條款的約定。關(guān)于暫列金額、專業(yè)工程暫估價(jià)、文明安全施工費(fèi)在預(yù)付款及進(jìn)度款中的支付問題進(jìn)行明確約定。工程質(zhì)量保證金由于不同的保修時(shí)間,往往會引起承發(fā)包雙方的爭議,建議約定時(shí)間,比如自工程交付之日起2年內(nèi)無質(zhì)量問題,退還質(zhì)保金的70%;防水工程質(zhì)保期滿后無質(zhì)量問題,7日內(nèi)支付質(zhì)保金的30%。4工程暫估價(jià)材料確定應(yīng)該約定,暫估價(jià)材料價(jià)格確定的程序及價(jià)差調(diào)整方式。工程水電費(fèi)的計(jì)量及結(jié)算方式,尤其涉及多家分包單位的工程,水電費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格計(jì)量,杜絕重復(fù)計(jì)費(fèi)和水電浪費(fèi)。5工程延期的條款是否約定,界定工程竣工的時(shí)點(diǎn)是否科學(xué)合理,尤其對涉及工期提前獎的項(xiàng)目,各方對時(shí)點(diǎn)的約定必須清楚:建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位四方驗(yàn)收通過還是備案通過。
(四)設(shè)計(jì)變更的簽證與索賠管理
設(shè)計(jì)變更的簽證、索賠務(wù)必做到準(zhǔn)時(shí)按照程序展開。許多業(yè)主或者監(jiān)理工程師在變更工程時(shí)隨性較大,通常在現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)圖紙有問題,又或者是實(shí)際情形出現(xiàn)變動時(shí)就會提出施工單位變更或會議上的口頭通知,施工現(xiàn)場人員需要做好現(xiàn)場施工記錄和會議紀(jì)要,并讓業(yè)主和監(jiān)理進(jìn)行簽字認(rèn)可;要準(zhǔn)時(shí)發(fā)出變更核定單,及時(shí)跟蹤簽字,且簽字手續(xù)要保存好;變更核定單務(wù)必做到規(guī)范完整,變更內(nèi)容要做到清晰準(zhǔn)確,實(shí)事求是,與此同時(shí)簽字蓋章要做到規(guī)范。變更費(fèi)用要在變更單確認(rèn)后要及時(shí)確定,各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)算要做到有理有據(jù),有規(guī)范可尋,準(zhǔn)確到位。
(五)推行合同示范文本制度
公司合同管理部、法律事務(wù)部要嚴(yán)格依照國家頒布的合同范本來制定各自單位的合同范本,各項(xiàng)目要因地制宜依照自身情形修改自用。推行合同示范文本制度,主要有以下兩方面的好處。首先,能夠促使當(dāng)事人知曉并掌握相關(guān)法律、法規(guī),讓現(xiàn)實(shí)中實(shí)行的項(xiàng)目建設(shè)工程合同與法律法規(guī)的要求一致,防止缺少項(xiàng),杜絕產(chǎn)生有失公允的條款,同時(shí)也提高當(dāng)事人熟知合同運(yùn)行的流程的能力;其次,能夠使得行政管理機(jī)關(guān)加強(qiáng)合同的監(jiān)督力度,仲裁機(jī)構(gòu)或者人民法院可以及時(shí)有效的裁判糾紛,最大力度的對當(dāng)事人的利益進(jìn)行維護(hù)。采用標(biāo)準(zhǔn)化的范本進(jìn)行合同的簽訂,對于推動建設(shè)工程合同管理制度的日益完善。
四、結(jié)束語
建設(shè)項(xiàng)目合同是建設(shè)單位市場化運(yùn)作的基礎(chǔ),施工合同管理是工程管理的重要環(huán)節(jié)。對施工合同進(jìn)行有效管理能夠促進(jìn)雙方全面履行合同約定的義務(wù),維護(hù)雙方利益,確保工程質(zhì)量。就合同管理工作而言,建設(shè)單位要根據(jù)施工合同管理中的問題及時(shí)采取必要措施,提升合同意識,完善合同管理機(jī)構(gòu),推行合同示范文本,控制施工合同的簽訂,重視懂合同管理的專業(yè)人才,提高履約中的施工現(xiàn)場管理,加強(qiáng)合同索賠管理。
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