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1.1知識管理實踐社群的要素
在企業(yè)知識管理的背景下,實踐社群不再是手工業(yè)群體中那種“正當(dāng)?shù)?、邊緣化的情境學(xué)習(xí)方式”,而是現(xiàn)代知識工作者在企業(yè)組織內(nèi)部或企業(yè)之間的相關(guān)群體中,基于知識共享的目的自發(fā)形成的一種知識共享和知識創(chuàng)新群體。特別是在現(xiàn)代知識管理系統(tǒng)的技術(shù)平臺上,遠(yuǎn)程、實時(同步或異步)的人際溝通變得簡便易行,因此,這種知識共享和知識創(chuàng)新社群不再局限于時空同位(co-location)的限制,而更多的是依托現(xiàn)代信息通信技術(shù),形成虛擬社群和網(wǎng)絡(luò)。
1.1.1知識管理實踐社群的基本要素
(1)域:實踐社群不僅僅是一群朋友組成的俱樂部,社群的身份是由共同感興趣的域來定義的,他們所共同擁有的某種能力使得他們與其他人區(qū)分開來。這種域并非一定要被外界認(rèn)可為某種專業(yè)知識,其強調(diào)的是社群成員之間互相認(rèn)可,以及對社群集體能力的共同認(rèn)可。
(2)社群:為了追求他們共享的知識域,社群成員經(jīng)常參與社群活動和討論,互相幫助,共享信息。一個網(wǎng)站、或者具有相同的職業(yè)、頭銜人群未必構(gòu)成實踐社群,除非成員之間建立起互動機制并且互相學(xué)習(xí)。實踐社群的成員未必在一起從事日常工作,但相互之間的交流是必不可少的關(guān)鍵要素。
(3)實踐:實踐社群不僅僅是靠共同的興趣組成的群體。實踐社群的成員必須是域知識的實踐者。他們建立起共享的知識資源存儲:經(jīng)驗、故事、工具以及解決問題的方法———即共享的實踐,這需要時間和持續(xù)的互動。
1.1.2知識管理實踐社群的輔助要素本文通過大量文獻研究認(rèn)為在這三個基本要素之外,還應(yīng)有三個輔助的隱性要素:
(1)動機:實踐社群存在的前提是構(gòu)成社群的成員具有強烈的交流動機,包括個人的學(xué)習(xí)動機、興趣動機和為社群貢獻知識的心理動機;
(2)授權(quán):實踐社群概念從最初的社會人類學(xué)研究走進現(xiàn)代企業(yè)的實際應(yīng)用,最大的轉(zhuǎn)變在于要通過與企業(yè)業(yè)務(wù)目標(biāo)保持一致,并獲得企業(yè)的正式授權(quán)以獲取必要的活動空間和資源支持;
(3)結(jié)構(gòu):實踐社群是組織內(nèi)部或組織之間的一種非正式結(jié)構(gòu),很多現(xiàn)實中的實踐社群都會與企業(yè)的正式結(jié)構(gòu)如部門、團隊、甚至外部組織發(fā)生橫向的連接。
1.2知識管理實踐社群與其他組織的區(qū)別
知識管理實踐社群作為組織內(nèi)部或組織之間的一種特殊社會結(jié)構(gòu),其最顯著的特征是其自發(fā)性、非強制性,這意味著實踐社群并非由企業(yè)的管理層通過指令的方式建立、并以行政手段維系的。事實上,實踐社群在很多方面,明顯區(qū)分與正式的組織和群體,如職能機構(gòu)、項目團隊等。本文分析了知識管理實踐社群與其他組織形態(tài)之間的區(qū)別。
1.3實踐社群在知識管理中的應(yīng)用
根據(jù)一些著名機構(gòu)如世界銀行、克萊斯勒公司、IBM等的成功經(jīng)驗,在企業(yè)實施知識管理戰(zhàn)略和系統(tǒng)的背景下,實踐社群可以從以下幾個方面,顯著地為企業(yè)創(chuàng)造價值。
1.3.1驅(qū)動企業(yè)的知識戰(zhàn)略通過對組織內(nèi)部原來自發(fā)而分散的實踐社群,提供有意識的支撐和培育,可以更好地傳播、分享具有重要價值的業(yè)務(wù)知識,特別是那些作為經(jīng)驗和技能而存在于資深員工頭腦中的隱性知識。2.3.2通過知識共享提升企業(yè)競爭力實踐社群的成員在特定的知識域中,具有更深的默契和相互理解,并且樂于分享經(jīng)驗,當(dāng)某些成員遇到業(yè)務(wù)上的問題時,能夠很快地得到其他人的意見與建議,提出問題和解決問題的效率大大提高。通過參與實踐社群的交流與溝通,新員工可以在日常工作中,不斷地吸取和借鑒其他同事的經(jīng)驗,這種自發(fā)的、非正式知識分享,其作用和意義并不亞于企業(yè)開展的正式培訓(xùn),至少是對正式培訓(xùn)的一種有效補充。
1.3.3促進企業(yè)知識創(chuàng)新在實踐社群成員的交流與互動中,不斷產(chǎn)生出創(chuàng)新的業(yè)務(wù)理念和創(chuàng)意,其中一些理念日益成熟,最終成為企業(yè)新業(yè)務(wù)、新機構(gòu)和新客戶群體的重要來源,深刻地影響并融合進企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略當(dāng)中;實踐社群的成員之間不僅僅限于在遇到問題時互相幫助,他們在社群內(nèi)部的交流溝通中,更多的是分享工作中的經(jīng)驗和最佳實踐,這種無形的知識資源甚至可以幫助和存進企業(yè)的研發(fā)與技術(shù)革新。
1.3.4增強企業(yè)凝聚力在實踐社群當(dāng)中,員工更容易找到發(fā)揮自己經(jīng)驗和特長的機會和項目,個別員工與社群成員之間的交往和互動,也會增強員工對特定業(yè)務(wù)工作的熱情,從而無形中增強企業(yè)的凝聚力和吸引力。
2知識管理實踐社群的框架與培育
知識管理實踐社群作為企業(yè)內(nèi)部員工個人之間自發(fā)形成的松散結(jié)構(gòu),經(jīng)過恰當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)和培育,可以充分挖掘企業(yè)的知識資源潛力,為企業(yè)創(chuàng)造價值。在近十余年中,在商業(yè)領(lǐng)域這一新型的組織形態(tài)和管理理念,得到廣泛傳播與應(yīng)用,并且出現(xiàn)了實踐社群理念與企業(yè)知識管理戰(zhàn)略相互融合的顯著趨勢:一方面,成功的實踐社群可以作為企業(yè)有效地挖掘、發(fā)現(xiàn)、創(chuàng)造、傳播和分享隱性知識的重要手段;另一方面,企業(yè)知識管理系統(tǒng)為實踐社群提供了基于現(xiàn)代信息技術(shù)的高效率交流方式和渠道,并且突破原有的人際網(wǎng)絡(luò)的時空同位限制。本文基于對成功實施知識管理和實踐社群策略企業(yè)的研究,提出了一個基于實踐社群生命周期的管理框架。
2.1實踐社群活動與企業(yè)業(yè)務(wù)目標(biāo)保持一致
大多數(shù)有效的實踐社群活動,都在功能、定位和主題方面,與組織現(xiàn)有架構(gòu)或業(yè)務(wù)目標(biāo)緊密融合,業(yè)務(wù)單元和職能在實踐社群的組建方面發(fā)揮了重要作用。為實踐社群提前制定詳細(xì)規(guī)劃,是保證與企業(yè)總體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)目標(biāo)相一致的重要措施,同時也是實踐社群獲得資源支撐、并納入企業(yè)信息系統(tǒng)和知識管理系統(tǒng)的基本前提。企業(yè)根據(jù)對現(xiàn)有業(yè)務(wù)或業(yè)務(wù)機會的重要性,為實踐社群提供有選擇的支持,但不設(shè)立明確的選擇標(biāo)準(zhǔn)或?qū)⑵渑c企業(yè)戰(zhàn)略直接掛鉤。
2.2培育實踐社群的組織
為了給實踐社群的活動提供正當(dāng)性、內(nèi)部管理支持以及必要的資金和資源,可以通過建立知識管理委員會、社群指導(dǎo)委員會等正式機構(gòu)管理。但實踐社群不同于企業(yè)的正式組織結(jié)構(gòu),更多的是由成員自發(fā)組織、自我驅(qū)動、自行管理、民主化運行,企業(yè)中高層管理者過度的監(jiān)督和干預(yù),會嚴(yán)重影響實踐社群的溝通效率,甚至危及實踐社群的存活。從管理方面看,企業(yè)的正式管理者(中層或高層)對于維系實踐社群并不是最關(guān)鍵的因素,他們的作用更多是發(fā)現(xiàn)有價值的、符合企業(yè)業(yè)務(wù)目標(biāo)的社群并為其提供必要的資源,維系社群的關(guān)鍵因素是社群內(nèi)部有形或無形的領(lǐng)導(dǎo)者所具備特殊技能和經(jīng)驗。
2.3促進與支持實踐社群的活動
根據(jù)研究結(jié)果,成功的實踐社群主要由四種類型構(gòu)成:為員工提供解決日常工作中所遇問題的論壇;發(fā)現(xiàn)并傳播最佳實踐、方法、流程,供社群成員采納和應(yīng)用;組織、管理來自成員的知識,并且供其他成員自由吸收和借鑒;為員工創(chuàng)造和培育創(chuàng)新的理念、想法、知識、實踐提供孵化和交流平臺。對實踐社群的活動方案設(shè)計方面,關(guān)鍵因素是明確界定社群領(lǐng)導(dǎo)者的作用,以及社群成員之間相互溝通和交流的機制,交流機制的設(shè)計包括技術(shù)和文化兩個層面。企業(yè)知識管理平臺提供的技術(shù)手段,如論壇、虛擬社群、員工或項目日志、內(nèi)部維基、即時通信,甚至是視頻和照片分享等功能,對實踐社群的發(fā)育和活躍起到重要的支撐作用。企業(yè)為培育和扶植實踐社群提供的最主要的支持是資源的配置,如員工參與社群的時間成本、交流溝通成本和知識內(nèi)容成本,并且將這些成本納入企業(yè)的常規(guī)預(yù)算當(dāng)中。
2.4注重對實踐社群活動的評價與反饋
企業(yè)管理者應(yīng)注重從社群健康度和成熟度兩個方面對已經(jīng)建立的實踐社群進行評估,并且從資源和管理方面提供間接但有效的支撐與指導(dǎo)。維系和培植實踐社群,使其健康發(fā)育的關(guān)鍵,是定期對實踐社群的健康度、成熟度及業(yè)務(wù)成果進行系統(tǒng)評價,明確評價體系和評價指標(biāo),并將評價結(jié)果有效地反饋給社群領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)對應(yīng)的職能部門。通過對多數(shù)成功實施知識管理并應(yīng)用實踐社群的企業(yè)研究發(fā)現(xiàn),注重評估反饋的實踐社群可以為企業(yè)具體業(yè)務(wù)的運營提供知識資源,甚至為運營建立起有效的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。時代的發(fā)展決定了企業(yè)知識管理的必然性,在知識管理和學(xué)習(xí)型組織建設(shè)方面,通過非正式群組挖掘、傳遞和共享隱性知識,導(dǎo)致了實踐社群這一特殊組織形態(tài)越來越受到關(guān)注。然而,實踐社群的發(fā)展還處于萌芽階段,還有許多技術(shù)性和非技術(shù)性的難題需要解決,有待于進一步的研究和探索。因此,有必要從各個方面進行努力,為知識管理實踐社群的構(gòu)建和完善尋求有效的解決途徑。
作者:王悅 楊炳彥 單位:北京開放大學(xué) 北京市順義區(qū)社區(qū)教育中心