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高速公路加油站資金管理風(fēng)險(xiǎn)及措施

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高速公路加油站資金管理風(fēng)險(xiǎn)及措施

摘要:高速公路加油站是高速公路重要的附屬經(jīng)營(yíng)設(shè)施,是高速公路運(yùn)營(yíng)類公司非常重要的收入與利潤(rùn)中心,它與高速公路外加油站相比,具有封閉性、客流量大、資金流量大等獨(dú)特的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)。本文結(jié)合高速公路加油站的實(shí)際工作,分析高速公路加油站資金管理風(fēng)險(xiǎn),提出應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的措施,以期為高速公路加油站經(jīng)營(yíng)單位提供資金管理的借鑒。

關(guān)鍵詞:高速公路;加油站;資金管理;風(fēng)險(xiǎn)分析;防范措施

一、高速公路加油站資金管理的特點(diǎn)與重要性

(一)高速公路加油站資金管理的特點(diǎn)。目前高速公路加油站零售涉及的資金有營(yíng)業(yè)資金和找零備用金。其中營(yíng)業(yè)資金有現(xiàn)金、銀行卡、加油卡,以及微信、支付寶等第三方支付的資金。具有以下特點(diǎn):首先,高速公路加油站點(diǎn)多線長(zhǎng)面廣,經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所局限在服務(wù)區(qū)內(nèi),資金管理環(huán)境相對(duì)封閉、簡(jiǎn)單。同時(shí),也因地處高速公路服務(wù)內(nèi),職能部門對(duì)加油站現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督管理,廠家的設(shè)備維護(hù),銀行上門解款等等帶來(lái)不便,交通成本比高速公路外的加油站有所增加。其次,高速公路加油站一般是24小時(shí)營(yíng)業(yè),加油員在開放的場(chǎng)所一個(gè)人完成資金收取、加油服務(wù)。最后,目前國(guó)內(nèi)高速公路加油站經(jīng)營(yíng)模式,給加油站資金管理帶來(lái)的不同的管理模式。(1)第一類是高速公路加油站由高速公路權(quán)屬公司自主經(jīng)營(yíng)。比如廣東省高速公路的大部分加油站,由廣東省交通集團(tuán)公司下屬單位自主經(jīng)營(yíng)。這種經(jīng)營(yíng)模式,高速公路經(jīng)營(yíng)公司自建加油站的零售管理系統(tǒng),且接入了本公司的信息化管理系統(tǒng),資金管理方式融入自主企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略部署。(2)第二類是高速公路權(quán)屬公司和中石化、中石油、中海油等“三桶油”建立合資公司經(jīng)營(yíng)。主要目的一是依靠中石化、中石油、中海油的品牌效應(yīng),融入了“三桶油”全國(guó)性的加油卡銷售系統(tǒng),增強(qiáng)客戶粘性。二是為了避免設(shè)“油慌”環(huán)境下,依然有穩(wěn)定可靠的供油渠道。這種情況下,“三桶油”一般只允許合資公司只能在終端環(huán)節(jié)的加油站接入“三桶油”全國(guó)性的零售管理系統(tǒng),不對(duì)合資公司開放其整體的油品購(gòu)銷存及資金管理系統(tǒng),合資公司網(wǎng)點(diǎn)則需采取手工報(bào)表的方式上報(bào)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)報(bào)表,這對(duì)合資公司來(lái)講,資金管理模式受限,效率和準(zhǔn)確度明顯低于信息化集成的“三桶油”公司。(二)高速公路加油站資金管理的重要性。首先,高速公路加油站是高速公路經(jīng)營(yíng)公司極其重要的利潤(rùn)貢獻(xiàn)點(diǎn),是資金回籠的重要渠道,是資金運(yùn)行的最基層單位,資金管控在經(jīng)營(yíng)高速公路附屬設(shè)施的公司重中之重,是高速公路油品公司命脈所在,處于這類公司財(cái)務(wù)管理的核心地位。其次,高速公路加油站現(xiàn)金收款占銷售額比例逐年下降,但總體比例依然較大。隨著銀行卡pos機(jī)、微信、支付寶的推廣,現(xiàn)金占比逐年下降,但絕對(duì)值依然有較大。比如廣西一些高速公路自營(yíng)的油品公司,現(xiàn)金占比依然達(dá)55%。對(duì)一些年銷售量達(dá)到萬(wàn)噸的站點(diǎn),每天銷售的現(xiàn)金量非??捎^,資金安全管理的地位凸顯。最后,高速公路自營(yíng)油品的公司,汽油消費(fèi)量受“三桶油”的加油卡消費(fèi)因素影響和受油品價(jià)格波動(dòng)因素影響較小。大力推廣普及第三方支付手段,做好加油站第三方支付結(jié)算管控,對(duì)缺乏全國(guó)性的加油卡消費(fèi)的高速公司油品自營(yíng)公司生存發(fā)展意義重大。

二、高速公路加油站資金管理的風(fēng)險(xiǎn)分析

(一)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)因素。第一,思想教育風(fēng)險(xiǎn)。一是部分老員工容易忽略資金安全風(fēng)險(xiǎn)。加油員工作具有操作流程簡(jiǎn)單,量大、重復(fù)性的特點(diǎn),部分老員工習(xí)以為常,存在懷僥幸心理,工作態(tài)度松懈,責(zé)任心下降,致使工作容易出現(xiàn)差錯(cuò),造成依賴手工編報(bào)數(shù)據(jù)的站點(diǎn),資金報(bào)表不準(zhǔn)確的風(fēng)險(xiǎn)。二是部分新員工對(duì)資金安全風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別不全面不準(zhǔn)確,缺乏對(duì)資金安全風(fēng)險(xiǎn)的防范意識(shí)。第二,職業(yè)道德風(fēng)險(xiǎn)。(1)加油員坐支現(xiàn)金從營(yíng)業(yè)收入中直接支付各種款項(xiàng),造成收支混亂,數(shù)據(jù)不對(duì)。(2)加油員隨意攜帶營(yíng)業(yè)款離開營(yíng)業(yè)場(chǎng)所,存在挪用風(fēng)險(xiǎn)。(3)加油員篡改繳款單、銷售報(bào)表等數(shù)據(jù),截留、挪用、侵吞營(yíng)業(yè)資金。(4)利用價(jià)格調(diào)整、油品品號(hào)調(diào)整之機(jī),延遲調(diào)價(jià)、品號(hào)時(shí)間,以套取差價(jià)。(5)利用銀行上門解款時(shí)間差,直接開啟保險(xiǎn)柜挪用資金。(6)未經(jīng)上級(jí)部門授權(quán)批準(zhǔn),站長(zhǎng)擅自通知銀行更改或調(diào)整上門收款時(shí)間,造成營(yíng)業(yè)款被虛假的押運(yùn)公司詐騙、冒領(lǐng)風(fēng)險(xiǎn)。(7)銀行上門解款時(shí),利用開啟解款保險(xiǎn)箱的機(jī)會(huì),避開監(jiān)控探頭,解款不完全,截取資金封袋,挪用或偷盜。(8)虛開發(fā)票,變賣發(fā)票套取資金。第三,內(nèi)控執(zhí)行失效風(fēng)險(xiǎn)。(1)加油站投幣不及時(shí),超過(guò)限額投幣,存在被強(qiáng)盜、丟失風(fēng)險(xiǎn)。(2)當(dāng)班員工在沒(méi)有交接班員工的監(jiān)督下,進(jìn)行交接班投幣,容易造成當(dāng)班員工責(zé)任不清,繳款不全。(3)站長(zhǎng)在沒(méi)有當(dāng)班員工監(jiān)督下一人開啟銀行解款保險(xiǎn)柜,容易造成站長(zhǎng)一人挪用、偷盜營(yíng)業(yè)資金。(4)在非銀行上門解款時(shí)間段開啟銀行解款保險(xiǎn)柜。在保險(xiǎn)柜正常使用的情況下,隨意、無(wú)故開啟銀行解款保險(xiǎn)柜,容易給不法分子留下機(jī)會(huì),造成營(yíng)業(yè)資金被盜。(5)將保險(xiǎn)柜鑰匙與密碼交由一人同時(shí)保管。容易造成無(wú)人監(jiān)督下,加油員挪用、偷盜營(yíng)業(yè)資金。(6)銀行上門解款時(shí),加油員不認(rèn)真復(fù)核上門收款服務(wù)人員合法身份的資料,解款車輛的備案資料。存在資金被假冒解款人員及車輛上門解款,存在被詐騙風(fēng)險(xiǎn)。第四,機(jī)器設(shè)備信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。熟悉計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的加油站人員進(jìn)入加油站零售系統(tǒng)的后臺(tái)篡改銷售數(shù)據(jù),少交營(yíng)業(yè)款,盜取資金。(二)外部風(fēng)險(xiǎn)因素。一是加油員收款背包被搶劫風(fēng)險(xiǎn),特別是晚班,服務(wù)區(qū)客流比白天少,收款員被搶劫的案例往往發(fā)生在晚班。二是加油站營(yíng)業(yè)室或解款室的保險(xiǎn)柜資金,被偷盜風(fēng)險(xiǎn)。三是客戶跑單風(fēng)險(xiǎn)。由于高速公路加油站車流量大,加油員很難監(jiān)督每個(gè)司機(jī)客戶的付款情況,存在不良司機(jī)加了油,未付油款而逃逸的現(xiàn)象。

三、高速公路加油站資金管理風(fēng)險(xiǎn)防范措施

(一)針對(duì)思想教育風(fēng)險(xiǎn)的防范措施。思想教育風(fēng)險(xiǎn),是由于公司對(duì)加油站員工日常思想教育不到位,缺乏警示作用,沒(méi)有形成常態(tài)化的教育機(jī)制形成。思想是源頭,應(yīng)從源頭入手,做好教育措施。(1)加強(qiáng)資金安全風(fēng)險(xiǎn)的培訓(xùn)教育。資金安全是加油站安全生產(chǎn)的組成部分,財(cái)務(wù)部門及現(xiàn)場(chǎng)管理部門應(yīng)負(fù)起培訓(xùn)教育的責(zé)任,對(duì)新進(jìn)員工進(jìn)行包括資金安全管理在內(nèi)的全面安全生產(chǎn)教育;對(duì)老員工,應(yīng)建立定期學(xué)習(xí)、談話等思想教育機(jī)制,提升員工思想安全意識(shí)。(2)開展定期警示教育,及時(shí)通報(bào)相關(guān)資金風(fēng)險(xiǎn)案件。充分利用公司內(nèi)外各類檢查的通報(bào),同行業(yè)的相關(guān)資金安全案件,定期組織員工學(xué)習(xí),了解資金安全管理的漏洞案例,提升員工的資金安全警惕意識(shí)。(二)針對(duì)職業(yè)道德風(fēng)險(xiǎn)的防范措施。職業(yè)道德風(fēng)險(xiǎn)是從業(yè)者道德修養(yǎng)原因造成,該作為而不作為或不該作為而為之所造成的風(fēng)險(xiǎn),加油站從業(yè)人員的職業(yè)道德風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)在利用職務(wù)之便,挪用、盜用、侵吞加油站營(yíng)業(yè)資金。防范道德風(fēng)險(xiǎn),主要是提高加油站從業(yè)人員的職業(yè)操守來(lái)解決。(1)建立考核體系,完善考核管理制度。(2)加大查處打擊力度,增加違規(guī)成本。(3)加強(qiáng)公司廉潔文化建設(shè),營(yíng)造風(fēng)清氣正的工作氛圍。(4)加強(qiáng)對(duì)員工的職業(yè)道德教育,樹立科學(xué)的世界觀,梳理提升員工道德素質(zhì)。(三)防范高速公路加油站內(nèi)部控制執(zhí)行不到位的措施。防范加油站內(nèi)部控制執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)的措施,就是對(duì)加油站資金的投幣行為、交際班行為、解款行為、保險(xiǎn)柜開啟等等資金流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)重點(diǎn)監(jiān)督、檢查和考核。有些高速公路油品經(jīng)營(yíng)公司,雖對(duì)加油站建立了比較健全的內(nèi)控制度但不能有效地執(zhí)行,油站資金控制活動(dòng)、措施系統(tǒng)信息化融合度不高,系統(tǒng)碎片化,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)、控制措施滯后,不能即時(shí)提醒、處置等等。有些高速公路油品公司對(duì)加油站的評(píng)價(jià)考核機(jī)制缺失,缺乏保證制度執(zhí)行的監(jiān)督、考評(píng)、獎(jiǎng)懲機(jī)制,內(nèi)控制度流于形式。加油站內(nèi)部控制執(zhí)行的不到位,容易滋生貪污、挪用營(yíng)業(yè)資金。防范加油站資金管理內(nèi)部控制執(zhí)行不到位的問(wèn)題,應(yīng)做好以下措施。(1)建立多層級(jí)的稽核制度,完善的資金稽核規(guī)程。要求做到三級(jí)稽核流程。站長(zhǎng)稽核、營(yíng)業(yè)收入稽核崗勾兌復(fù)核、會(huì)計(jì)掛賬回款稽核。(2)落實(shí)評(píng)價(jià)考核機(jī)制,加強(qiáng)檢查監(jiān)督,定期與不定期檢查。(3)完善監(jiān)控系統(tǒng)的建設(shè),利用監(jiān)控痕跡保存、回放功能對(duì)資金流轉(zhuǎn)的重點(diǎn)行為環(huán)節(jié)留下影像痕跡。(4)定期做好加油站資金管理的內(nèi)控有效性測(cè)試、評(píng)估。及時(shí)修訂內(nèi)控流程。(5)積極普及銀行卡、微信、支付寶等第三方非現(xiàn)收款功能。(6)完善信息化融合建設(shè),推動(dòng)加油站資金管理的物聯(lián)網(wǎng)運(yùn)用。例如:共享現(xiàn)金收款機(jī),以現(xiàn)金收款機(jī)為主要載體的資金可視化管理平臺(tái),各加油站網(wǎng)點(diǎn)現(xiàn)金營(yíng)業(yè)款數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)上傳;電子密碼鎖系統(tǒng)動(dòng)態(tài)管理,加油員的投幣行為、管理員開啟保險(xiǎn)柜行為實(shí)時(shí)在線監(jiān)控。(7)建立站長(zhǎng)輪換機(jī)制。加油站管理員長(zhǎng)期在一個(gè)崗位工作,容易缺乏活力和帶來(lái)僵化,容易形成利益小團(tuán)體。定期對(duì)加油站管理員崗位輪換,有利于管理員的交流學(xué)習(xí),促進(jìn)管理員自我水平的提升,也有利于加油站的廉潔從業(yè)建設(shè)。(四)信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的防范措施。加油站信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn),主要是IT系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn),防范加油站信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的措施主要是保護(hù)加油站管理經(jīng)營(yíng)系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)免受各種類型的干擾和破壞,確保信息安全性。(1)加強(qiáng)IT內(nèi)控執(zhí)行的有效性。定期或不定期對(duì)權(quán)限的設(shè)置檢查、秘鑰檢查。(2)完善各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)模塊,形成互相勾稽稽核功能。比如加油機(jī)零管系統(tǒng)的銷售現(xiàn)金、銀行卡收款數(shù)據(jù),與銀行的流水核對(duì);加油機(jī)零管系統(tǒng)的微信支付寶等第三方收款數(shù)據(jù),與微信支付寶流水核對(duì)。(五)外部原因風(fēng)險(xiǎn)的防范措施。高速公路加油站的外部原因風(fēng)險(xiǎn),主要是外部客戶不誠(chéng)信逃單,外部搶劫、偷盜的風(fēng)險(xiǎn)。防范的措施應(yīng)重點(diǎn)放在加油員人身安全、資金安全上,關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移。(1)做好安全設(shè)施設(shè)備。各加油需要配備防盜門窗、報(bào)警器、視頻監(jiān)控器。配備的投幣式保險(xiǎn)柜,須嵌入墻壁內(nèi)或固定地下。存放過(guò)夜資金的辦公室,必須安裝防盜門窗。并在條件許可情況下,盡可能設(shè)立110報(bào)警點(diǎn)并與110報(bào)警系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)。視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)覆蓋收款臺(tái)、保險(xiǎn)柜、清點(diǎn)款項(xiàng)地點(diǎn)等范圍。(2)做好加油站防盜防搶應(yīng)急預(yù)案,定期做好演練。促使加油員對(duì)這類資金案件的形成良好處置能力,確保人身、財(cái)產(chǎn)安全。(3)為加油站員工購(gòu)買人身意外保險(xiǎn)。(4)購(gòu)買資金財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)。采取風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移方式,解決資金被盜風(fēng)險(xiǎn)。

參考文獻(xiàn)

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作者:吳超華 單位:廣西交通實(shí)業(yè)有限公司

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