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社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作加強(qiáng)對(duì)策建議

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社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作加強(qiáng)對(duì)策建議

[摘要]現(xiàn)階段,社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在管理手段落后、相關(guān)人員不重視等問(wèn)題。要想提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作效率,就需要提高相關(guān)人員檔案管理意識(shí),實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化,充分利用科技手段進(jìn)行簡(jiǎn)化管理流程,加強(qiáng)對(duì)社保檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)工作,推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作運(yùn)行。

[關(guān)鍵詞]社會(huì)保險(xiǎn);檔案管理;管理手段落后

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的意義不僅是管理工作本身,其意義更體現(xiàn)在每一名參保者的個(gè)人合法權(quán)益,關(guān)系到和諧社會(huì)建設(shè)與國(guó)家社會(huì)保障體系的構(gòu)建。社會(huì)保險(xiǎn)檔案如果能夠有更完善的應(yīng)用方式,就可以發(fā)揮更大價(jià)值,使參保人的權(quán)益得到更妥善的保護(hù)。但長(zhǎng)期以來(lái),我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作都不夠規(guī)范,相關(guān)人員對(duì)此的重視程度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案的價(jià)值未得到充分體現(xiàn)。

1新形勢(shì)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的新要求

1.1是對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)改革的有效推動(dòng)

過(guò)去我國(guó)對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的應(yīng)用很簡(jiǎn)單,主要是因?yàn)闄n案管理工作不夠完善,這也是我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)工作一直沒(méi)有取得重大進(jìn)步的一個(gè)重要原因。譬如,如果參保人保險(xiǎn)記錄中的某份信息被損壞或是丟失就很難找回,保險(xiǎn)工作就無(wú)法進(jìn)展到下一個(gè)環(huán)節(jié)?;谶@一點(diǎn),社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的要求是非常嚴(yán)格的。傳統(tǒng)意義上的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理指的主要是紙質(zhì)檔案,不涉及信息技術(shù)的應(yīng)用,而在當(dāng)前信息時(shí)代,社會(huì)保險(xiǎn)檔案也應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)信息化管理。

1.2對(duì)規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)工作有重要作用

社會(huì)保險(xiǎn)的信息內(nèi)容非常多,管理難度也很大,如果管理中出現(xiàn)疏漏,就會(huì)使得數(shù)據(jù)資料不完整,很有可能對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)工作造成不利。而且社會(huì)工作人員的崗位往往并不穩(wěn)定,就更容易發(fā)生管理混亂問(wèn)題。

1.3有助于提升社會(huì)保險(xiǎn)部門的工作效率

通過(guò)規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理,可以全面提升社會(huì)保險(xiǎn)工作質(zhì)效。例如在改進(jìn)檔案管理時(shí),就有可能發(fā)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)工作中的問(wèn)題,解決好這些問(wèn)題,就是對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)工作整體的完善。且檔案管理效率提升,必然也會(huì)使得社會(huì)保險(xiǎn)部門工作效率得以提升。

2社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的問(wèn)題

2.1社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理方式比較混亂

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的難點(diǎn),在于社會(huì)保險(xiǎn)類型多樣,且內(nèi)容繁雜。因?yàn)椴煌愋偷纳鐣?huì)保險(xiǎn)歸屬于不同的部門,這樣在進(jìn)行管理時(shí)就容易發(fā)生混亂,檔案數(shù)據(jù)資料獲取途徑不一,各部門信息傳遞也存在障礙,一旦出現(xiàn)問(wèn)題,受到影響的還是參保人。還有就是各個(gè)部門的管理標(biāo)準(zhǔn)也有差異,出現(xiàn)問(wèn)題之后,可能會(huì)發(fā)生責(zé)任推諉,很難找到準(zhǔn)確的責(zé)任人。

2.2社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏一致性

對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)管理工作,我國(guó)目前都是各地方執(zhí)行各地方的規(guī)定,沒(méi)有一致性的標(biāo)準(zhǔn),而由于各地方規(guī)定不同,因此在進(jìn)行管理時(shí)難度也比較大。例如,投保人究竟需要提供哪些資料,每個(gè)地方列出的清單都不一樣,這就不利于對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的集中統(tǒng)一管理,導(dǎo)致管理單位工作量增加,而且工作質(zhì)量也不理想。

2.3社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理手段滯后管理要求

近幾年我國(guó)社保改革一直在進(jìn)行中,相關(guān)制度不斷完善,總體是進(jìn)步的,但一些管理方法、管理模式仍然比較陳舊。例如,信息技術(shù)的應(yīng)用可大大縮短管理時(shí)間,簡(jiǎn)化管理流程,但目前我國(guó)許多社保部門仍然是采用傳統(tǒng)的管理方法,沒(méi)有建立信息化管理系統(tǒng),管理效率很低,也容易發(fā)生錯(cuò)誤。

2.4管理人員和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理缺乏關(guān)注

承擔(dān)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理職能的一些人員,其思想深處對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足,將檔案管理工作等同于單一的資料收集整理,沒(méi)有從社會(huì)保險(xiǎn)工作層面認(rèn)清這項(xiàng)工作的重要意義。思想上的不重視就體現(xiàn)在工作實(shí)際中,許多管理人員都沒(méi)有嚴(yán)格按照制度規(guī)定和管理流程對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和整理,專業(yè)能力方面也有很多不足。

3具體措施

3.1強(qiáng)化宣傳培訓(xùn),加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

社會(huì)保險(xiǎn)體系的順利構(gòu)建,與社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理有密不可分的關(guān)系,但許多參保人對(duì)此并沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí),而要實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的規(guī)范管理,就先要解決參保人的思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題,這樣參保人才會(huì)主動(dòng)配合檔案管理部門的工作要求。如果能夠爭(zhēng)取到參保人的支持,即便是在工作中出現(xiàn)了一些問(wèn)題,只要及時(shí)核對(duì),一般都能夠順利過(guò)關(guān)。還需要注意的就是,除了投保人之外,檔案管理人員的意識(shí)培養(yǎng)也非常重要,例如要對(duì)檔案管理工作有正確認(rèn)識(shí),以及個(gè)人檔案管理能力也要不斷提升。單位應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的激勵(lì)措施,激發(fā)檔案管理人員的工作熱情,并在物力財(cái)力方面給予積極支持,例如更換陳舊的設(shè)備、配備更多的高素質(zhì)管理人員等,對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查,盡早消除問(wèn)題。要廣泛開(kāi)展與檔案管理相關(guān)的宣傳教育活動(dòng),讓廣大人民群眾充分認(rèn)識(shí)到檔案資料的價(jià)值,在全社會(huì)營(yíng)造良好氛圍。例如應(yīng)當(dāng)將《檔案法》作為宣傳重點(diǎn),對(duì)關(guān)系到公民切身利益的法律條文進(jìn)行重點(diǎn)宣傳,例如如果發(fā)生刑事訴訟問(wèn)題,社保電子檔案也是具有法律層面的證據(jù)效力的。在《檔案法》中明確提出,我國(guó)所有的國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、社會(huì)事業(yè)單位和公民等,都負(fù)有保護(hù)檔案的義務(wù),所有單位都不能忽視檔案管理工作。

3.2建立健全檔案管理的規(guī)章制度

要結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理實(shí)際中的不足,制定并完善相關(guān)制度,通過(guò)制度的保障更好地整合檔案資源,并將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中,充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員,要開(kāi)展法律教育培訓(xùn),使其從法律層面了解檔案管理的重要意義和要求,能夠按照法律規(guī)定開(kāi)展好檔案管理工作。任何一項(xiàng)管理工作,都需要有相關(guān)的制度、規(guī)章作為保障。進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理時(shí),也必須通過(guò)各種制度來(lái)實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理,國(guó)家的法律法規(guī)和相關(guān)的管理制度,就是確保投保人權(quán)益完整的最強(qiáng)保障。而且管理制度的建立健全,也有助于理順檔案管理的整個(gè)流程,從而提高管理效率。對(duì)于已提交檔案,要有明確的管理要求;對(duì)于同一參保人,要采用集中管理方法,這樣就不容易發(fā)生檔案資料丟失或是檔案資料被篡改的問(wèn)題。要通過(guò)制度規(guī)定各相關(guān)部門的職能、責(zé)任,同時(shí)要求各相關(guān)部門積極協(xié)調(diào),合力完成檔案管理工作,為社會(huì)保險(xiǎn)工作的順利開(kāi)展提供支持。當(dāng)前信息時(shí)代,社會(huì)保險(xiǎn)檔案的價(jià)值也得到了更充分的體現(xiàn),而為了提高檔案利用率,我國(guó)檔案管理相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)就社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作制定專項(xiàng)制度,在制度中詳細(xì)說(shuō)明社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)如何開(kāi)展檔案管理工作,應(yīng)當(dāng)在哪些方面提供扶持,還要就不同檔案資料的收集內(nèi)容、范圍、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間等作出要求,確保檔案資料準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整、信息反饋及時(shí),這樣才能體現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。為了確保責(zé)任落實(shí),還要建立相應(yīng)的考核制度,對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作進(jìn)行分解,確定各相關(guān)主體的具體責(zé)任,并按照制度規(guī)定進(jìn)行考核。

3.3借助先進(jìn)的科技信息手段管理檔案,簡(jiǎn)化流程

在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的新時(shí)代,網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)都得到充分應(yīng)用,而信息技術(shù)在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中的應(yīng)用也是非常有必要的。通過(guò)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息化管理,不僅可以提高管理時(shí)效,也可簡(jiǎn)化管理流程,同時(shí)減少數(shù)據(jù)誤差。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō),信息技術(shù)的應(yīng)用可大大減少工作量。此外,如果能夠?qū)崿F(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息化管理,在搜尋相關(guān)檔案信息時(shí)就會(huì)非常方便,只需要輸入相關(guān)關(guān)鍵字就可以。之前的檔案都是紙質(zhì)檔案,保存難度較大,而且查找也很不方便,而信息技術(shù)的應(yīng)用,就有效解決了這些問(wèn)題,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,只需要保存好電子載體即可,占用地方少,成本低,也無(wú)損于檔案資料的完整,而且調(diào)取方便。不過(guò)需要注意的是,如果采用信息化管理方式,需要在信息安全防護(hù)上制定相關(guān)措施,避免病毒侵犯和黑客入侵等問(wèn)題,要定期對(duì)電子檔案和信息管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查,排查風(fēng)險(xiǎn),保證信息數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性、安全性和穩(wěn)定性。

3.4提升檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力

檔案人員的個(gè)人工作能力,直接關(guān)系著社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作質(zhì)量,目前對(duì)于我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的重點(diǎn)要求是要強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn),除了檔案管理專業(yè)能力方面的培訓(xùn)外,還要重點(diǎn)進(jìn)行信息管理培訓(xùn),使檔案管理人員熟練掌握電腦知識(shí),為實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前我國(guó)部分社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力較低,滯后于管理工作要求。合格的檔案管理人員,不僅要有專業(yè)背景,接受過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn),還要了解計(jì)算機(jī)等方面的知識(shí)。要提升檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力,可參考以下方法:其一,經(jīng)常性地開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng),以檔案管理專業(yè)知識(shí)和國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)為主要培訓(xùn)內(nèi)容,同時(shí)結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際要求,及時(shí)補(bǔ)充最新的管理知識(shí);其二次,多開(kāi)展一些計(jì)算機(jī)應(yīng)用、信息化管理方面的培訓(xùn),社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息化管理是大趨勢(shì),因此檔案管理人員要早做準(zhǔn)備,積極學(xué)習(xí)信息操作知識(shí),并從檔案管理工作實(shí)際出發(fā)加以應(yīng)用,提高工作成效。

4結(jié)論

社會(huì)保險(xiǎn)檔案的價(jià)值體現(xiàn)在許多方面,社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要高度重視檔案信息的管理工作,因?yàn)闄n案信息中可以體現(xiàn)社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)進(jìn)步,是制定地方發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù),也是社會(huì)保險(xiǎn)體系構(gòu)建的一項(xiàng)重要內(nèi)容,關(guān)系到參保人的切身利息,也關(guān)系到整個(gè)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)要充分認(rèn)識(shí)到保險(xiǎn)檔案管理工作的價(jià)值和意義,厘清崗位職責(zé)要求,不斷提升管理能力,形成良好的服務(wù)意識(shí)。目前我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在許多問(wèn)題,已經(jīng)滯后于社會(huì)保險(xiǎn)工作的開(kāi)展要求,應(yīng)當(dāng)從問(wèn)題本質(zhì)入手,找準(zhǔn)癥結(jié),逐一解決。

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作者:王煒 單位:煙臺(tái)市芝罘區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中心