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談現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)工作程序

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談現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)工作程序

[摘要]制度建設(shè)是推動企業(yè)向規(guī)范化發(fā)展的重要基礎(chǔ)和保障,企業(yè)制度的質(zhì)量和水平日趨成為企業(yè)關(guān)注的焦點。為提高企業(yè)制度建設(shè)工作的效率、質(zhì)量和穩(wěn)定性,讓工作程序更加標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)和規(guī)范,基于PDCA循環(huán)理論,結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)管理特點,研究建立了企業(yè)制度建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)工作程序,包括信息收集、制度起草、內(nèi)部研討、征求意見、反饋共識、制度審定、制度頒布、制度宣貫、診斷評估和修訂完善10個工作階段,提出了各階段工作內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)要求,經(jīng)實踐證明,本研究的標(biāo)準(zhǔn)工作程序更有針對性和更具操作性,在企業(yè)制度建設(shè)工作方面可參照使用。

[關(guān)鍵詞]PDCA;企業(yè)制度;標(biāo)準(zhǔn)工作程序;質(zhì)量管理

1引言

現(xiàn)代企業(yè)制度是關(guān)于企業(yè)組織、運營、管理、保障等一系列行為的規(guī)范和模式的總稱[1],是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和核心,是員工辦事的規(guī)則、程序、規(guī)程和行為準(zhǔn)則。企業(yè)制度既能夠固化管理方法,實現(xiàn)真正意義的規(guī)范管理,又能承載企業(yè)文化,保持企業(yè)高度協(xié)同的發(fā)展動力和應(yīng)變能力[2-3],對企業(yè)的長遠健康發(fā)展意義重大,影響深遠。然而,企業(yè)制度也存在兩面性,高質(zhì)量企業(yè)制度是促進企業(yè)“三高”發(fā)展的保障,反之則阻礙企業(yè)發(fā)展甚至造成重大經(jīng)營風(fēng)險。為此,如何建立高質(zhì)量的企業(yè)制度來提高管理水平,建立科學(xué)、規(guī)范且具有可操作性的標(biāo)準(zhǔn)工作程序尤為重要。PDCA循環(huán)理論是質(zhì)量管理中推動工作、發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的有效工具,也是質(zhì)量管理的基本方法之一,該理論由于管理層次多樣、程序科學(xué)嚴謹,廣泛適用于各項管理工作甚至是管理的各環(huán)節(jié)[4-5]。本研究嘗試將PDCA循環(huán)理論應(yīng)用于企業(yè)制度建設(shè)工作中,將PDCA循環(huán)理論的4個階段模型拓展形成10個階段的標(biāo)準(zhǔn)工作程序,涵蓋企業(yè)制度立項、計劃、起草、審核、審議、、復(fù)審及廢止等各具體環(huán)節(jié),能夠更有針對性、更深層次的指導(dǎo)企業(yè)制度建設(shè)工作,提高制度建設(shè)工作的效率、質(zhì)量和穩(wěn)定性。

2企業(yè)制度建設(shè)的重要意義

現(xiàn)代企業(yè)制度是以市場經(jīng)濟為基礎(chǔ),以企業(yè)法人制度為主體,以企業(yè)基本制度為核心,以產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)為條件的新型企業(yè)制度[6]。企業(yè)制度是企業(yè)管理工作的核心,是協(xié)調(diào)、規(guī)范企業(yè)行為和員工行為的重要依據(jù),是企業(yè)精神、管理理念、核心價值觀的有效載體,更是市場成功、項目成功、組織成功、個人成功的有力保障。(1)是企業(yè)長遠發(fā)展的基礎(chǔ)。企業(yè)發(fā)展歷經(jīng)粗放化、初步管理化、全面規(guī)范化、流程精細化再到精益化階段,完備的、高質(zhì)量的制度體系建設(shè)不可或缺。(2)是企業(yè)戰(zhàn)略管理的依據(jù)。企業(yè)發(fā)展要按照戰(zhàn)略目標(biāo)所確定的既定方向運行,必須以發(fā)展戰(zhàn)略下制定和完善的企業(yè)制度作為依據(jù),從而最大限度地避免偏離目標(biāo)。(3)是企業(yè)運營管理的保障。企業(yè)制度能夠完善內(nèi)部運行機制,整合優(yōu)化工作流程,改進工作方法,實現(xiàn)科學(xué)決策和科學(xué)管理,提高企業(yè)運營管理水平。(4)是企業(yè)風(fēng)險管控的措施。企業(yè)制度建設(shè)以國家法律、法規(guī)、部門規(guī)章、地方規(guī)定及上級單位管理要求為基礎(chǔ),識別企業(yè)重大風(fēng)險隱患并制定管理制度及應(yīng)急預(yù)案,從而劃定底線、守住紅線,風(fēng)險可控。(5)是企業(yè)精神文化的沉淀。企業(yè)制度有利于提升員工的綜合素質(zhì),促使各業(yè)務(wù)以及各程序更加規(guī)范,讓所有工作人員在各個崗位、各個過程、各個環(huán)節(jié)都能對照制度高效率、高質(zhì)量運作,展現(xiàn)企業(yè)精神,鑄就企業(yè)文化。

3企業(yè)制度建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)工作程序

PDCA循環(huán)是美國質(zhì)量管理專家休哈特博士提出的,由戴明采納、宣傳并獲得普及,其本質(zhì)是通過制訂計劃(Plan)、組織實施(Do)、檢查結(jié)果(Check)和問題反饋(Action)來持續(xù)循環(huán)改進工作和提高管理質(zhì)量,其核心在于通過持續(xù)不斷地循環(huán)改進,并及時將經(jīng)驗成果固化,使管理工作在有效控制的狀態(tài)下向預(yù)定目標(biāo)發(fā)展[7]。PDCA循環(huán)理論將質(zhì)量管理分為四個階段,各階段主要工作內(nèi)容如表1所示。PDCA循環(huán)理論是管理學(xué)中的一個通用模型,適用范圍廣泛,能夠為多種領(lǐng)域質(zhì)量管理提升做理論指導(dǎo),并可取得一定的效果。作為通用模型,它能夠提供發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題和總結(jié)完善的工作思路和方法,但結(jié)合具體情況,其應(yīng)用具有局限性和不可操作性,如果生搬硬套,容易使工作流于形式,甚至造成“兩層皮”“夾生飯”的現(xiàn)象發(fā)生。企業(yè)管理工作的核心和基礎(chǔ)是人的管理,如何約束人的行為,凝聚力量來高效率、高質(zhì)量、低風(fēng)險的實現(xiàn)組織目標(biāo),這需要合法的、合理的、科學(xué)的、規(guī)范的、有效的企業(yè)管理制度,需要完備的、有生命力的制度體系來保障。高質(zhì)量的企業(yè)管理制度在制訂及執(zhí)行過程中要綜合考慮多種因素,如要充分研讀國家、地方及上級相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)章制度,要緊密結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略,涉及員工切身利益的要充分發(fā)揮民主廣泛征求意見,要充分結(jié)合業(yè)務(wù)實際,要平衡管理中的“責(zé)”“權(quán)”“利”,要銜接各領(lǐng)域間的關(guān)聯(lián)關(guān)系,要嚴格落實制度的執(zhí)行監(jiān)督及持續(xù)完善等,制度建設(shè)如果不經(jīng)過充分的研究和論證,出臺的制度必然缺乏協(xié)調(diào)性和操作性,甚至存在重大風(fēng)險隱患,對企業(yè)發(fā)展十分不利。因此,企業(yè)制度建設(shè)工作的質(zhì)量管理運用PDCA循環(huán)理論是非常有必要的,賦予了其較強的理論依據(jù)。文章在企業(yè)制度建設(shè)過程中,為使建設(shè)工作順暢、高效、高質(zhì)量,結(jié)合多年質(zhì)量管理經(jīng)驗,將PDCA循環(huán)理論4個階段擴展為10個階段,建立了企業(yè)制度建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)工作程序,其具體工作內(nèi)容、工作要求和各階段留存文檔的要求如表2所示。經(jīng)過兩年企業(yè)制度體系建設(shè)工作實踐證明,文章所研究建立的企業(yè)制度建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)工作程序,能夠更深層次地指導(dǎo)企業(yè)制度建設(shè)工作,其操作性強、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、工作效率好,實現(xiàn)了全員參與企業(yè)制度及流程建設(shè)的情況,企業(yè)制度管理理念深入人心,為企業(yè)規(guī)范化管理奠定了堅實基礎(chǔ)。

4實施標(biāo)準(zhǔn)工作程序的保障措施

為了確保企業(yè)制度建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)工作程序的有效運轉(zhuǎn),實現(xiàn)企業(yè)制度建設(shè)工作高效率、高質(zhì)量開展,以下三點保障措施不可或缺:(1)建立領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的組織保障。建立明確的企業(yè)制度建設(shè)專項組織機構(gòu),明確參與職能部門的具體工作職責(zé)及接口關(guān)系;建立規(guī)章制度專題評審機制,提高制度行文效率,避免所有制度均提交總經(jīng)理辦公會審議。(2)執(zhí)行工作計劃的管控保障。根據(jù)企業(yè)制度建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)工程程序的10個環(huán)節(jié)編制工作計劃,按月監(jiān)督制度建設(shè)工作開展情況;以每季度為周期各單位制度建設(shè)完成情況,以季度例會來協(xié)調(diào)溝通相關(guān)工作。(3)落實績效考核的激勵保障。將制度建設(shè)作為專項考核項,列入年度企業(yè)組織績效考核中,包括但不限于對制度制/修訂完成情況、制度宣貫情況、制度執(zhí)行效果、關(guān)鍵流程匹配情況等,加強制度執(zhí)行的監(jiān)督與檢查,加強員工制度管理意識,讓制度規(guī)定入心入腦,固化為行為習(xí)慣。

5結(jié)論

實踐證明,以PDCA循環(huán)理論為基礎(chǔ),研究建立的包括信息收集、制度起草、內(nèi)部研討、征求意見、反饋共識、制度審定、制度、制度宣貫、診斷評估和修訂完善10環(huán)節(jié)的企業(yè)制度建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)工作程序,明確了各階段具體的工作內(nèi)容、工作要求和各階段留存文檔,提出了企業(yè)實施標(biāo)準(zhǔn)工作程序的保障措施,該程序針對性強、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、操作性好,可確保企業(yè)所制定的規(guī)章制度更科學(xué)、更合理、更具生命力,其他企業(yè)在制度建設(shè)工作中可參照使用。

參考文獻:

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作者:趙峰 楊鐵誠 楊濤 單位:航天長征化學(xué)工程股份有限公司