檔案管理方面現(xiàn)代化的途徑

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摘要：隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，各行各業(yè)都要秉持著揚(yáng)棄的創(chuàng)新精神展開工作，自然新形勢背景下企事業(yè)單位檔案管理工作也被賦予更高的內(nèi)涵和要求。在科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展浪潮下，為了使檔案管理更高效、更科學(xué)、更準(zhǔn)確的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的創(chuàng)新工作，本文簡析當(dāng)前檔案管理方面的情況，分析新形勢背景下檔案管理方面的創(chuàng)新以及現(xiàn)代化的有效途徑。

關(guān)鍵詞：新形勢背景；檔案管理；現(xiàn)代化

一、引言

檔案管理工作是行政工作中重要的環(huán)節(jié)之一，是檔案館直接對實(shí)體的檔案信息進(jìn)行收集分類管理并提供使用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)及工作的總稱。檔案管理工作是一項(xiàng)集服務(wù)性質(zhì)、政治性質(zhì)于一體的工作，它的意義在于對有用信息、歷史文件等的管理。檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的重要組成部分，在構(gòu)成整個(gè)社會的科學(xué)能力中占據(jù)了非常重要的位置，是社會信息系統(tǒng)的基石。因此，管理工作人員需要以專業(yè)的技能、手段和極高的職業(yè)素養(yǎng)協(xié)同相關(guān)部門的有機(jī)配合才能將工作質(zhì)量提高，以此服務(wù)于企事業(yè)單位的運(yùn)營及發(fā)展。隨著檔案數(shù)量的爆炸式增長，以往的管理辦法已經(jīng)難以勝任如今的管理工作。因此，以新時(shí)代為背景，以提高工作效率對檔案管理工作現(xiàn)代化的探索變得必不可少。本文就當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并簡述管理工作現(xiàn)代化的有效途徑，以供相關(guān)工作人員參考。

二、檔案管理工作的意義

檔案管理是行政管理工作中非常重要的一部分，為企事業(yè)單位各項(xiàng)規(guī)章制度的出臺和制定提供了管理的參考依據(jù)。檔案中詳細(xì)且有序的記錄著企事業(yè)單位的各種業(yè)務(wù)往來，是進(jìn)行追責(zé)、復(fù)核等溯源工作的參考和憑證，為不可修改性的管理提供了各種管理數(shù)據(jù)，推動了整個(gè)企事業(yè)單位的運(yùn)營，并提升了業(yè)務(wù)水平。檔案管理的工作質(zhì)量反映了企事業(yè)單位的綜合水平，是一個(gè)單位健康發(fā)展的需要，也是業(yè)績與管理水平的重要尺度，可以為高層決策者提供最直觀的整體運(yùn)營情況，以便在調(diào)整戰(zhàn)略和決策時(shí)有所依據(jù)。做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理的理念和方法，探索和發(fā)展新的管理手段和模式是管理人員的工作重點(diǎn)，對企事業(yè)單位經(jīng)營戰(zhàn)略、提高效率有著深遠(yuǎn)的影響，也可以提升其市場競爭力。檔案管理在企事業(yè)經(jīng)營過程中主要發(fā)揮著三個(gè)作用：（1）行政方面的作用。有利于決策計(jì)劃科學(xué)化，提高工作效率；（2）項(xiàng)目運(yùn)營。檔案是業(yè)務(wù)活動的記錄，檔案管理和運(yùn)營是相互促進(jìn)的關(guān)系；（3）法律方面。檔案具有特殊的法律意義，是對具體事件的原始記錄，其內(nèi)容真實(shí)可靠，能夠起到保護(hù)合法權(quán)益的作用，避免糾紛。

三、目前檔案管理工作及現(xiàn)代化過程中的不足之處

目前我國檔案管理工作一直處在邊緣，民眾對其知之甚少。雖然自改革開放以來一直在進(jìn)行檔案管理制度的改革，但是目前還存在很多問題：首先是現(xiàn)行條例落后。由于我國的檔案管理制度不完善，對公眾查閱檔案的權(quán)限設(shè)置了非常嚴(yán)苛的限制條件。根據(jù)我國《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》中的規(guī)定，經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化類檔案可隨時(shí)向社會開放。除上述四種類型的檔案之外，其他內(nèi)容無論是否涉密，必與核心技術(shù)、商業(yè)機(jī)密等內(nèi)容有關(guān)，只要?dú)w入檔案，在三十年內(nèi)如果想借閱檔案需要提前申請復(fù)核，極大的增加了公眾的使用難度。檔案依據(jù)《保密法》根據(jù)檔案密級對其進(jìn)行分類歸檔，一般而言不能公開涉及國家機(jī)密或者個(gè)人隱私的檔案。但是隨著社會進(jìn)步，檔案歸類工作的深入，要求更細(xì)致的劃分依據(jù)。目前法規(guī)歸于國家機(jī)密所認(rèn)定的范圍和等級過于籠統(tǒng)，很多情況下工作人員都拿不定主意是否能將其公開或者應(yīng)該依法加密。所以，信息公開的工作會受到影響，對其正確性和效率都會下降。其次是對管理工作認(rèn)識不足。檔案工作并非簡單對某件事的記錄和總結(jié)過程，其實(shí)檔案的記錄有著明確且科學(xué)的模式和要求，在形成檔案后，對其收集、分類和管理的意識也不足。部分企業(yè)的管理人員對現(xiàn)代化管理的必要性認(rèn)識不足，且缺少高層的技術(shù)、資金支持，從而無法更新設(shè)備和技術(shù)，因此檔案仍然以傳統(tǒng)的人工整理分類記錄的方式管理，導(dǎo)致工作效率非常低。最后就是檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊。隨著社會的進(jìn)步，檔案工作已不再局限于簡單的分類整理，而是向現(xiàn)代化邁進(jìn)，由此對檔案工作人員的自身專業(yè)素養(yǎng)也提出了更高的要求，不僅要具備迅速掌握學(xué)習(xí)新知識的能力，還要保證適應(yīng)單位發(fā)展需要、跟上時(shí)代形勢。但遺留下來的企事業(yè)單位檔案管理制度較為落后，專職檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致工作效率不高，管理不夠規(guī)范等。

四、檔案管理工作提高職能以及現(xiàn)代化的方法建議

（一）利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，信息化資源共享給人們帶來了較大的便利。通過一臺電腦網(wǎng)站的使用就可以對多個(gè)單位的人員信息進(jìn)行調(diào)用，減少了在多個(gè)單位之間奔波的時(shí)間，提高了工作效率，為使用者提供了較大的工作便利。因此，在未來的服務(wù)中要完善資源共享平臺，通過簡單的信息搜索就可以為使用者提供充足的服務(wù)。

（二）利用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)促進(jìn)部門溝通

在企業(yè)的管理中，檔案管理部門和信息管理部門往往是獨(dú)立存在的，在信息資料的調(diào)用中就會存在人員之間的溝通問題，多個(gè)人員參與的現(xiàn)象降低了工作的效率，降低了信息的真實(shí)性?？梢岳矛F(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理技術(shù)對信息部門開放信息檢索的權(quán)利，而檔案管理部門在有檢索職能的同時(shí)還有建檔和綜合管理的服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)各部門之間的銜接。

（三）電子信息的自動上傳管理

目前在單機(jī)上形成的電子信息的收集工作已成為檔案管理部門不容疏忽的工作。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息收集有很大的差異，許多電子信息文件的形成通過下載和上傳就可以完成。因此，檔案管理可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)站上建立電子信息文件自動上傳的工作窗口，在最佳時(shí)機(jī)將其收集，并在檔案網(wǎng)站的服務(wù)器上歸檔。

五、檔案管理制度現(xiàn)代化的策略

（一）加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理的宣傳

在實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化中思維理念現(xiàn)代化是前提保證，管理者應(yīng)對檔案管理相關(guān)的發(fā)展、變化動向及時(shí)關(guān)注，對上級號召主動響應(yīng)，從而起到良好的示范作用。另外需做好宣傳,使單位員工具有科學(xué)、合理的檔案管理觀念，并得到社會對檔案現(xiàn)代化管理的廣泛關(guān)注。同時(shí)，企事業(yè)單位應(yīng)致力改變以往落后的工作模式及方法，加大資金投入，支持領(lǐng)先設(shè)備和技術(shù)的引進(jìn)，在實(shí)踐中真正實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

（二）不斷提高檔案管理者的工作素質(zhì)

在檔案管理中，除了具有先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)及領(lǐng)先的理論知識，最重要的是需要有高素質(zhì)的專門人才。他們可以對當(dāng)今發(fā)展動態(tài)準(zhǔn)確、及時(shí)把握，并可在實(shí)際工作中有效應(yīng)用儲備的理論知識，在工作中遇到困難時(shí)靈活處理，并與其他部門積極溝通協(xié)作,從而完成工作任務(wù)。因此單位要做好對檔案管理人才的培訓(xùn)，在引進(jìn)、培養(yǎng)人才時(shí)還應(yīng)注重分類培養(yǎng)人才，如維修人員、技術(shù)操作、組織管理者、工程技術(shù)者等。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

企事業(yè)單位應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)方法和理論原制進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)現(xiàn)代化管理的開展，在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)維護(hù)檔案安全及完整，嚴(yán)格遵守統(tǒng)一集中管理國家檔案原則[5]。這樣才能為檔案的現(xiàn)代化管理提供有力保障。

六、結(jié)束語

檔案管理工作的現(xiàn)代化是企事業(yè)單位健康發(fā)展的必經(jīng)之路，有利于效率、質(zhì)量的提高，所以相關(guān)從業(yè)者今后要更多的去關(guān)注科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的落實(shí)。

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作者：王莉 單位：山東省聊城市冠縣人民醫(yī)院