辦公室行政管理精細(xì)化實(shí)現(xiàn)思路策略

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摘要：辦公室行政管理是企業(yè)正常運(yùn)行的重要樞紐，屬于一個(gè)具有綜合性服務(wù)部門(mén)的工作，它的功能性很強(qiáng)，具有溝通和協(xié)調(diào)員工、搞好項(xiàng)目服務(wù)的功能。辦公室行政管理的整體效率和管理水平能夠有效協(xié)調(diào)辦公室員工內(nèi)部矛盾，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的精細(xì)化，可以有效提高辦公室的行政管理效率。因此，辦公室內(nèi)容精細(xì)化也成為企業(yè)管理者和經(jīng)營(yíng)者熱議的話題。本文從行政管理者的角度出發(fā)，針對(duì)辦公室精細(xì)化管理的問(wèn)題、思路和對(duì)策展開(kāi)敘述，供企業(yè)管理者參考。

關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；精細(xì)化管理；思路與對(duì)策

作為一種企業(yè)管理的理念和模式，辦公室精細(xì)化管理是社會(huì)進(jìn)步下的產(chǎn)物，其不僅可以規(guī)范辦公室工作章程，履行辦公室工作義務(wù)，協(xié)調(diào)辦公室人員矛盾，更是對(duì)企業(yè)規(guī)范管理的一種可行性管理模式。其可以最大限度地減少企業(yè)占地資源、降低企業(yè)管理成本、優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、深化企業(yè)基本思想、完善企業(yè)整體結(jié)構(gòu)、弘揚(yáng)企業(yè)內(nèi)部文化，并把企業(yè)管理制度向著科學(xué)化、精細(xì)化方向發(fā)展，把企業(yè)文化深入人心，促進(jìn)辦公室工作人員能力的提高。

1實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的背景

1．1沒(méi)有重視精細(xì)化管理的重要作用

企業(yè)的管理者是一個(gè)企業(yè)生存的根本。管理者能力的高低決定了企業(yè)發(fā)展的好壞。企業(yè)精細(xì)化管理可以幫助管理者管理企業(yè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的科學(xué)化管理。管理者必須具備一定的管理意識(shí)，管理者本身的管理意識(shí)能力強(qiáng)，才能實(shí)施企業(yè)的精細(xì)化管理。然而，當(dāng)前我國(guó)的企業(yè)管理者大多缺乏精細(xì)化管理意識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，不能對(duì)企業(yè)內(nèi)部存在的問(wèn)題及時(shí)作出合理的解決和調(diào)整，導(dǎo)致企業(yè)管理混亂，企業(yè)的管理水平降低。

1．2傳統(tǒng)管理思想導(dǎo)致項(xiàng)目管理滯后

企業(yè)需要不斷的創(chuàng)新，注入新思想、新觀念，不斷更新管理方法，才能跟上時(shí)代的腳步，滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的需要。而現(xiàn)在的企業(yè)管理者大多因循守舊，墨守成規(guī)，企業(yè)內(nèi)部管理內(nèi)容更新慢，滿(mǎn)足不了現(xiàn)有企業(yè)發(fā)展的需求。管理者的思想嚴(yán)重滯后，新開(kāi)發(fā)項(xiàng)目不能及時(shí)得到細(xì)化和分工，考慮問(wèn)題也不夠全面，常常以偏概全，嚴(yán)重影響企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。所以管理者必須要不斷地更新管理思想，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理模式，把辦公室行政管理工作精細(xì)化，明確管理目標(biāo)，才能把企業(yè)的行政管理也業(yè)務(wù)工作相結(jié)合，促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展。

1．3管理制度難以滿(mǎn)足現(xiàn)代管理發(fā)展

每個(gè)公司都有相關(guān)的管理制度。管理制度是企業(yè)給員工制定的標(biāo)準(zhǔn)，制約企業(yè)員工的行為，規(guī)范企業(yè)員工的準(zhǔn)則。在我國(guó)，很多企業(yè)在管理制度上還不完善。導(dǎo)致很多情況下工作人員的重負(fù)作業(yè)，人員管理制度不健全，獎(jiǎng)懲制度也只是擺設(shè)，并沒(méi)有真正意義上的管理制度，只是空設(shè)。時(shí)代在進(jìn)步，社會(huì)在發(fā)展，企業(yè)管理制度也需要不斷地更新，才能滿(mǎn)足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的物質(zhì)文化和精神文化和企業(yè)文化需求。因此，制定管理制度要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新，落到實(shí)處，不能紙上談兵。這樣才能使企業(yè)更加有條不紊、井然有序地朝著新方向前進(jìn)。

2實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路分析

2．1實(shí)現(xiàn)辦公室管理科目的細(xì)化

傳統(tǒng)的管理模式采用的是“人治”的管理思想，管理者一人獨(dú)大，統(tǒng)治整個(gè)企業(yè)。這種管理模式存在著很多弊端。管理者的盲目自大，做出的錯(cuò)會(huì)指令會(huì)導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目發(fā)生變化，從而使企業(yè)面臨窘迫的境地。通過(guò)細(xì)化和量化分工，多人參與企業(yè)管理，集思廣益，使企業(yè)的每個(gè)環(huán)節(jié)都有專(zhuān)人把關(guān)，不但可以節(jié)約時(shí)間，節(jié)省開(kāi)支，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的最優(yōu)化。

2．2融入流程化和規(guī)范化的理念

要想把辦公室行政管理工作精細(xì)化，可以通過(guò)工作的流程化和標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)實(shí)現(xiàn)。每個(gè)企業(yè)也都有自己的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則，只有遵守企業(yè)的規(guī)章制度，按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)要求員工，賞罰分明，讓員工在思想和行動(dòng)上都嚴(yán)格遵守企業(yè)的規(guī)章制度，企業(yè)才能穩(wěn)固發(fā)展。把工作落實(shí)化、流程化，按部就班，企業(yè)將會(huì)按照設(shè)定的目標(biāo)有序開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。

2．3重點(diǎn)優(yōu)化協(xié)同與經(jīng)濟(jì)化意識(shí)

辦公室的工作內(nèi)容復(fù)雜多樣，包含方方面面，每一個(gè)部門(mén)都有自己的工作職能，協(xié)調(diào)好每一項(xiàng)工作，保障辦公室工作正常有序進(jìn)行。辦公室的行政管理工作，需要大家的共同努力，企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)也需要大家齊心協(xié)力?；ハ鄿贤?，合作交流才能有效地完成一項(xiàng)工作。所以，簽訂合同也是企業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。合同的簽訂既保護(hù)了員工的合法權(quán)益，同時(shí)也給管理者提供保障。達(dá)到雙贏的目的。辦公室精細(xì)化的實(shí)施，很大程度上優(yōu)化了辦公室人員結(jié)構(gòu)，提高員工的經(jīng)濟(jì)化意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)行政管理工作的有效進(jìn)行。辦公室行政管理工作離不開(kāi)人與人之間的交流，良好的溝通方式可以使一個(gè)企業(yè)凝聚力和向心力不斷提升，改善人際關(guān)系，整體上提高企業(yè)行政管理機(jī)制，推動(dòng)企業(yè)向科學(xué)化、精細(xì)化、完善化發(fā)展。

2．4強(qiáng)化信息技術(shù)手段應(yīng)用水平

隨著當(dāng)今社會(huì)的進(jìn)步，信息技術(shù)在現(xiàn)代化的企業(yè)管理中也占據(jù)著非常重要的地位。這也就要求管理者具備一定的信息技術(shù)水平，利用先進(jìn)的信息技術(shù)管理企業(yè)，使企業(yè)管理越來(lái)越先進(jìn)，工作的流程越來(lái)越標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化，工作分工越來(lái)越明確化、信息化，不斷的推進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步，朝著越來(lái)越精細(xì)化、科學(xué)化的方向發(fā)展。信息技術(shù)作為現(xiàn)代化的科技手段，已經(jīng)廣泛的使用于我們的工作和生活之中，只有完善的信息技術(shù)才能支撐企業(yè)文化的發(fā)展。

3促進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化的對(duì)策建議

3．1結(jié)合辦公室文化提升管理精細(xì)化主動(dòng)性

企業(yè)的辦公室文化在企業(yè)文化中占據(jù)著重要地位。如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)的辦公室精細(xì)化，首先要從員工著手，提高員工的思想意識(shí)。工作不是一蹴而就，要遵循一定的原則，有始有終，循序漸進(jìn)，日積月累，員工的思想意識(shí)久而久之就會(huì)形成了精細(xì)化的管理意識(shí)。企業(yè)可以制定科學(xué)化的管理計(jì)劃，制定年計(jì)劃、月計(jì)劃，甚至把工作細(xì)化到周、日，逐一開(kāi)展工作，讓員工在日復(fù)一日的工作中明白精細(xì)化管理工作的精髓，不斷的改進(jìn)和完善精細(xì)化管理，形成鮮明的企業(yè)文化，通過(guò)管理意識(shí)的提升，最后達(dá)到執(zhí)行力的提升。

3．2融入標(biāo)準(zhǔn)化與制度化增強(qiáng)精細(xì)化規(guī)范性

企業(yè)管理離不開(kāi)管理者，管理者之間的思想意識(shí)要保持高度的一致才能保證企業(yè)工作的有序開(kāi)展，這必然需要辦公室行政管理制度的精細(xì)化。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，只有制定健全的企業(yè)管理制度，才能規(guī)范和約束企業(yè)員工，形成企業(yè)管理制度體系，改善企業(yè)管理中的破舊觀念，形成管理制度精細(xì)化。如何實(shí)現(xiàn)管理制度的精細(xì)化，就需要企業(yè)管理規(guī)章制度的規(guī)范，指引管理者健全企業(yè)規(guī)章制度，協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的關(guān)系，避免出現(xiàn)漏管、空管的現(xiàn)象。管理者要時(shí)刻保持高度的清醒，總領(lǐng)全局，有全局意識(shí)，宏觀調(diào)控辦公室行政管理。很多企業(yè)的行政管理工作人員在思想和意識(shí)上都沒(méi)有達(dá)到一定的高度，缺乏理論知識(shí)，沒(méi)有嚴(yán)格的管理制度，制定的目標(biāo)空洞、不明確，沒(méi)有嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)，制定的目標(biāo)往往都是空設(shè)，沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的意義。所以，企業(yè)管理人員要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)的精細(xì)化管理，還需要制定行之有效、符合實(shí)際的管理制度，明確目標(biāo)，減少失誤，最終才能真正實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)，提高工作效率，完善管理制度。

3．3從根本上提高員工專(zhuān)業(yè)能力與職業(yè)素質(zhì)

企業(yè)管理離不開(kāi)管理者，更離不開(kāi)員工。管理者制定科學(xué)合理的管理制度，需要員工的配合和遵守。通過(guò)把辦公室行政管理精細(xì)化，不僅能提升管理者的管理水平，同時(shí)也能幫助員工把工作細(xì)化、易化，落實(shí)到每一個(gè)人的頭上，便于管理者采用科學(xué)的方法考核員工。避免員工重復(fù)作業(yè)。同時(shí)，適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲制度也可以調(diào)動(dòng)員工的積極性，激勵(lì)上進(jìn)的員工，鼓勵(lì)良性競(jìng)爭(zhēng)，讓員工全身心地投入工作當(dāng)中去。通過(guò)這些手段實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化，提高行政管理水平。信息技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)中的使用率特別高。運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)可以提高行政管理水平，提高工作效率。作為企業(yè)的行政管理人員，要在工作中不斷地學(xué)習(xí)，分析和思考工作中的細(xì)節(jié)，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，查缺補(bǔ)漏，不斷提升自己的職業(yè)素養(yǎng)，在企業(yè)中做出表率，用自己的實(shí)際行動(dòng)做出榜樣，激勵(lì)身邊的員工，提高自身工作水平，帶動(dòng)企業(yè)穩(wěn)步向前發(fā)展。

3．4精細(xì)化進(jìn)行定崗定責(zé)實(shí)現(xiàn)崗位的精細(xì)化

依據(jù)辦公室行政管理精細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)要求，制定健全的工作責(zé)任體系，制定崗位責(zé)任劃分標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)合理的安排工作崗位，明確每一個(gè)工作崗位的職責(zé)和功能，確定工作目標(biāo)，按時(shí)按點(diǎn)，分工明確，團(tuán)結(jié)協(xié)作，和平發(fā)展。使整個(gè)辦公室管理制度越來(lái)越人性化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。規(guī)范工作崗位職能，健全辦公室管理機(jī)制。統(tǒng)籌規(guī)劃，責(zé)任分工，精細(xì)化的崗位分工，規(guī)范化的工作崗位。辦公室行政管理的精細(xì)化、科學(xué)化，需要信息技術(shù)的支持。信息化時(shí)代下的企業(yè)管理制度變得透明化、崗位精細(xì)化、目標(biāo)科學(xué)化、管理人性化。企業(yè)管理在這些技術(shù)支持下會(huì)變得越來(lái)越成熟，越來(lái)越完善。

4結(jié)束語(yǔ)

時(shí)代在進(jìn)步，社會(huì)在發(fā)展，一個(gè)精細(xì)化的企業(yè)管理時(shí)代就要到來(lái)。信息化產(chǎn)業(yè)下的辦公室企業(yè)分工越來(lái)越精細(xì)化、專(zhuān)業(yè)化。實(shí)現(xiàn)企業(yè)的精細(xì)化不僅可以提高辦公室的行政工作效率，同時(shí)，可以降低企業(yè)管理成本，降低重復(fù)作業(yè)，促進(jìn)企業(yè)將康、可持續(xù)發(fā)展。把先進(jìn)的管理理念融合到企業(yè)管理中，是企業(yè)管理邁向新時(shí)代的一項(xiàng)進(jìn)步，只有不斷地提升辦公室管理職能，優(yōu)化企業(yè)管理結(jié)構(gòu)，改善企業(yè)管理制度，健全企業(yè)管體制，讓信息化、精細(xì)化的企業(yè)管理制度融入每一個(gè)企業(yè)當(dāng)中去，我們的企業(yè)管理制度將是一場(chǎng)質(zhì)的飛躍。

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作者：田雅茹 單位：河北省秦皇島市第二醫(yī)院