檔案信息化建設(shè)實(shí)施理論思考探析

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摘要：本文主要針對(duì)檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論展開(kāi)深入研究，結(jié)合信息化管理對(duì)檔案建設(shè)的意義，闡述檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，如網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的協(xié)調(diào)能力有待提高、信息化建設(shè)和輔助能力不足、檔案信息數(shù)據(jù)缺少真實(shí)性等，然后又提出幾點(diǎn)切實(shí)可行的實(shí)施措施，主要包括加快檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的進(jìn)程、不斷提高科學(xué)規(guī)劃建設(shè)的水平、建立健全的檔案管理制度、加強(qiáng)檔案管理硬件的建設(shè)、注重檔案管理軟件開(kāi)發(fā)和利用，進(jìn)而不斷提高檔案信息化建設(shè)的水平。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；實(shí)施的理論

0引言

隨著當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷地提高，使得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù)得到發(fā)展，并逐漸地滲透各個(gè)行業(yè)中得到廣泛的應(yīng)用，打破傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)格局，進(jìn)而促進(jìn)多元化產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)發(fā)展。檔案信息不僅承載著記錄社會(huì)的發(fā)展，還承載著人類(lèi)發(fā)展歷程的職責(zé)，在歷史變遷中具有非常重要意義?；诖耍仨毤訌?qiáng)管理并采取有效的方法實(shí)施。在以往傳統(tǒng)的檔案管理中主要通過(guò)手工管理的方式，但對(duì)這種方式進(jìn)行分析雖促進(jìn)檔案管理的實(shí)施，但難以提高工作水平，很易出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象，致使檔案信息失去價(jià)值。所以在日后檔案管理中，從企業(yè)的角度上看，應(yīng)對(duì)信息化檔案管理模式提高其重要性，并將這種管理方式充分應(yīng)用在檔案管理中，在一定程度上不僅提高工作的質(zhì)量，還能及時(shí)傳遞信息，而最重要的一點(diǎn)就是對(duì)這種管理模式做到與時(shí)俱進(jìn)。

1信息化管理對(duì)檔案建設(shè)的意義

相對(duì)來(lái)說(shuō)我國(guó)檔案信息化建設(shè)起步較晚，而且知識(shí)體系不夠成熟，人們對(duì)檔案信息化概念較為模糊，基于此，在檔案信息化建設(shè)等方面不同階層的人有不同的認(rèn)知。在淺顯層面進(jìn)行分析，檔案信息化建設(shè)就是對(duì)現(xiàn)有的信息資源全面整合，在其中引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù)，進(jìn)而讓信息資源更好地利用，不斷提高資源利用率，從而實(shí)現(xiàn)信息資源管理，保障檔案管理工作順利的實(shí)施并獲得良好的管理效果。最重要的就是充分地展現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。其中檔案信息化建設(shè)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)的數(shù)字化管理。因?yàn)橹挥屑訌?qiáng)檔案信息化建設(shè)，并實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)的數(shù)字化管理，才能達(dá)到檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，并增多檔案信息化建設(shè)的信息量，不斷提高檔案管理信息化水平；其次，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化管理。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化管理在信息資源等方面實(shí)現(xiàn)共享，便于信息及時(shí)傳遞，更好地利用信息庫(kù)資源，防止檔案庫(kù)的信息發(fā)生失真或流失的現(xiàn)象；最后，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)的一體化管理。在進(jìn)行檔案建設(shè)的過(guò)程中一體化管理作為主要的內(nèi)容，一體化管理不僅保存好檔案信息，還能使檔案信息得到充分地利用。基于此，信息化管理在檔案建設(shè)等方面具有非常重要的意義，給檔案管理工作人員帶來(lái)便捷，還為檔案管理的拓展提供一定的空間。

2檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

就當(dāng)前的情況看，雖加快了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，但檔案信息化水平還有待提高，由于仍存在滯后現(xiàn)象。在具體應(yīng)用的過(guò)程中有些方面還需不斷完善，基于此，就需清楚檔案信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題并進(jìn)行全面的分析，提出合理的完善措施，從而提升檔案信息化水平。

2.1網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的協(xié)調(diào)能力有待提高

在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化等方面進(jìn)行分析，在實(shí)際管理的過(guò)程中還未實(shí)現(xiàn)信息化管理，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，應(yīng)意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)谋憬菪圆?shí)現(xiàn)共享。但在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的過(guò)程中尚未形成健全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境管理體系，經(jīng)過(guò)分析其中主要的原因是由于協(xié)調(diào)能力不高導(dǎo)致。就當(dāng)前的情況看檔案信息除分散在網(wǎng)絡(luò)各個(gè)部門(mén)外，還分散在各個(gè)地區(qū)中，但在管理方面進(jìn)行分析未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，這種情況難以使資源得到利用并實(shí)現(xiàn)共享，極易發(fā)生資源浪費(fèi)現(xiàn)象。

2.2信息化建設(shè)和輔助能力不足

就以往紙質(zhì)檔案管理實(shí)施的情況看還存在一系列的問(wèn)題，其中最主要的就是信息缺失、信息難以實(shí)現(xiàn)錄入。但在信息技術(shù)迅速發(fā)展背景下，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)在錄入數(shù)據(jù)的過(guò)程，不能確保全部信息實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)管理，進(jìn)而使檔案信息管理水平還有待提高，從某種程度上給檔案信息管理的發(fā)展帶來(lái)不利的影響，而且還難以加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.3檔案信息數(shù)據(jù)缺少真實(shí)性

在應(yīng)用以往管理模式進(jìn)行數(shù)據(jù)管理的過(guò)程中，主要通過(guò)人工及時(shí)地收集數(shù)據(jù)并加以整理，但缺少相應(yīng)的監(jiān)管，收集手段不便，工作效率不高，進(jìn)而導(dǎo)致未能篩選出錯(cuò)誤的信息，而且就當(dāng)前信息錄入的情況看有的要求全面的錄入相關(guān)的信息，但并未注重信息的完整性、確保信息的準(zhǔn)確性。從而在查閱信息檔案的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有的信息不真實(shí)、準(zhǔn)確，或不夠完整，真實(shí)性較低，進(jìn)一步關(guān)系到工作實(shí)施的效果。

3檔案信息化建設(shè)的有效措施

3.1加快檔案信息化建設(shè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的進(jìn)程

在進(jìn)行檔案信息化管理的過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，必須加快檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的進(jìn)程，讓檔案信息建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化水平不斷提高，以上這些也是檔案信息化建設(shè)管理的主要內(nèi)容之一?；诖?，通過(guò)這種方式有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，保障檔案管理工作順利實(shí)施并獲得良好的管理效果[1]。由此看出，為使問(wèn)題得到解決，對(duì)企業(yè)而言在注重檔案管理的同時(shí)還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)管理模式的構(gòu)建，并在日后應(yīng)用的過(guò)程中加以調(diào)整、積極完善。由此相關(guān)部門(mén)通過(guò)這種方式實(shí)現(xiàn)聯(lián)系，并更好地進(jìn)行溝通，而在整個(gè)過(guò)程中積極引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)，注重細(xì)節(jié)并形成健全信息網(wǎng)絡(luò)模式，進(jìn)而做到與時(shí)俱進(jìn)、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，提升檔案信息建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化水平。

3.2不斷提高科學(xué)規(guī)劃建設(shè)的水平

一般情況下，在城市發(fā)展的過(guò)程中須要用到科技和先進(jìn)管理手段，基于此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，應(yīng)樹(shù)立科學(xué)發(fā)展觀并將其作為主要的基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程[2]。還應(yīng)了解各個(gè)地區(qū)的檔案信息化管理方式進(jìn)而展開(kāi)分析，并找出各個(gè)地區(qū)在對(duì)這種檔案信息化管理方式應(yīng)用的過(guò)程中哪些方面還有待完善，并采取最佳的解決方案加以完善，在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中如存在的問(wèn)題較多要提供解決方案建議并進(jìn)行幫助，從而結(jié)合實(shí)際情況制訂檔案信息化管理的有效措施，不斷提高檔案信息化管理的水平。

3.3建立健全的檔案管理制度

企業(yè)檔案資源涉及到企業(yè)各個(gè)部門(mén)，基于此，對(duì)企業(yè)所有部門(mén)而言須加強(qiáng)檔案資源管理；與此同時(shí)將歸檔工作落到實(shí)處。進(jìn)而從企業(yè)的角度上看還應(yīng)在現(xiàn)有的檔案管理制度基礎(chǔ)上結(jié)合實(shí)際情況加以完善，并清楚企業(yè)檔案管理制度還應(yīng)涉及企業(yè)所有部門(mén)，在所有部門(mén)的考核體系和企業(yè)運(yùn)行工作流程中必須滲透企業(yè)檔案管理工作[3]。

3.4加強(qiáng)檔案管理硬件的建設(shè)

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，不斷提高檔案信息化建設(shè)的水平，必須加強(qiáng)檔案專(zhuān)用庫(kù)房的建立，并確保所建立的庫(kù)房做到防塵、防盜、防高溫、防蟲(chóng)害等，其中還應(yīng)設(shè)有檔案室、閱覽室和辦公室。在電子資源廣泛應(yīng)用下、在一定程度上給檔案工作提出相應(yīng)的要求，加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理軟件的應(yīng)用，并購(gòu)置相應(yīng)的設(shè)備尤其是計(jì)算機(jī)和掃描儀以及復(fù)印機(jī)等，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。應(yīng)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，其中主要目的就是更好地滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需求。

3.5注重檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和利用

當(dāng)今社會(huì)，隨著科技不斷的進(jìn)步，也使得計(jì)算機(jī)技術(shù)得到發(fā)展，一定程度上加快檔案信息化建設(shè)，其中加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)設(shè)備以及多媒體人像采集的應(yīng)用，不僅實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)，只要搜索關(guān)鍵詞就能找到所需要的信息，不斷提高檔案管理數(shù)據(jù)真實(shí)性和準(zhǔn)確性，便于信息的交流和查詢(xún)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

4結(jié)束語(yǔ)

總之，在進(jìn)行檔案信息管理的過(guò)程中，為促使檔案信息化管理工作順利的實(shí)施，不斷提高檔案信息化管理的水平，還應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)而確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。

參考文獻(xiàn)

[1]王芳.對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（29）：1-2.

[2]石玉.對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2019，16（14）：152-153.

[3]顧穎瑤.對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考[J].時(shí)代報(bào)告，2018（12）：199.

作者:方潔 單位:南京市河西新城區(qū)國(guó)有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)控股（集團(tuán)）有限責(zé)任公司