公務(wù)員期刊網(wǎng) 論文中心 正文

談人事檔案管理信息化建設(shè)

前言:想要寫(xiě)出一篇引人入勝的文章?我們特意為您整理了談人事檔案管理信息化建設(shè)范文,希望能給你帶來(lái)靈感和參考,敬請(qǐng)閱讀。

談人事檔案管理信息化建設(shè)

摘要:隨著我國(guó)科技水平不斷發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。互聯(lián)網(wǎng)無(wú)論是從信息還是網(wǎng)絡(luò)方面都已經(jīng)滲入到了人們?nèi)粘I钪?,并且改變了人們的管理理念?a href="http://m.saumg.com/lunwen/xxhjs/148202.html" target="_blank">人事檔案管理是事業(yè)單位管理中的重要部分,因而人事檔案管理信息化十分重要。本文以人事檔案管理信息化建設(shè)的意義出發(fā),找出其中存在的問(wèn)題,并提出相應(yīng)解決措施,希望推動(dòng)人事管理信息化的發(fā)展。

關(guān)鍵詞:新時(shí)期;人事檔案;信息化;管理

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平快速發(fā)展,人們的生活發(fā)生巨大改變,社會(huì)面貌也發(fā)生相應(yīng)變化。隨著信息時(shí)代和互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái),不僅為我國(guó)各個(gè)管理領(lǐng)域帶來(lái)了革新和機(jī)遇,同時(shí)也帶來(lái)相應(yīng)的挑戰(zhàn)。基于此,新時(shí)期人事檔案管理要想可持續(xù)健康發(fā)展,就要做好信息化建設(shè),推動(dòng)單位相關(guān)工作長(zhǎng)久良性發(fā)展。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

信息化時(shí)代到來(lái),足不出戶,人們就可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)了解各種各樣的信息資源。人事檔案管理信息化,顧名思義,是在人事檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對(duì)資源進(jìn)行管理、處置,為人事檔案的使用帶來(lái)方便和快捷,便于查閱。

1.有助于提高人事檔案管理的工作效率當(dāng)前社會(huì)是一個(gè)信息化高速發(fā)展的社會(huì),信息成了這個(gè)時(shí)代最有價(jià)值的東西,將各種信息挖掘出來(lái)并轉(zhuǎn)變成資源價(jià)值就是目前的時(shí)代要求,因此對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)是促進(jìn)其向著現(xiàn)代化發(fā)展的一個(gè)重要推動(dòng)力。人事檔案信息化管理把靜態(tài)存放變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理,這不只是提高了辦公水平,也將管理理念徹底轉(zhuǎn)變,將紙質(zhì)變?yōu)殡娮?,全面進(jìn)入數(shù)字化操作模式,只有這樣,才能減少人事檔案管理工作的繁瑣流程,利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)提高工作的效率。

2.有助于共享人事檔案管理的信息資源信息化時(shí)代的背景之下,信息資源已然成為現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的條件下的一種重要的戰(zhàn)略資源,加強(qiáng)信息化的關(guān)聯(lián)效應(yīng),利用不同信息交叉管理的應(yīng)用,能夠創(chuàng)造出各種商機(jī),因此對(duì)人事檔案的管理進(jìn)行信息化的建設(shè)也是促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要途徑,加密人事信息,推動(dòng)人才的建設(shè)發(fā)展,不僅可以使各個(gè)單位之間實(shí)現(xiàn)信息資源共享,提供更多便捷,相比傳統(tǒng)人事檔案管理變得更加簡(jiǎn)單化,高效化,還能夠最大限度的發(fā)揮出人才的價(jià)值,從而更好地服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)。

3.助于查閱人事檔案管理的相關(guān)信息傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案在查閱時(shí)通常要花費(fèi)很多時(shí)間,但是信息化條件下的人事檔案管理工作卻不再如此。通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)各種信息進(jìn)行集成處理,能夠簡(jiǎn)化各種復(fù)雜數(shù)據(jù),而在電子化和數(shù)字化的條件支撐下,對(duì)檔案進(jìn)行查閱也更為方便,不用再翻閱紙質(zhì)檔案,在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檢索,信息能在最快時(shí)間內(nèi)被查閱出來(lái),極大地發(fā)揮出了檔案的使用價(jià)值。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的原則

1.靈活性原則信息建設(shè)環(huán)節(jié)中,靈活性十分重要,不用通過(guò)繁雜程序,檔案管理員就可自行操作。人事檔案管理信息具有靈活性,不僅能減少管檔人員的工作負(fù)擔(dān),還能提高工作效率。

2.安全性原則信息化建設(shè)中,安全性是最重要的但同時(shí)也是最容易被黑客攻擊的,因而在建設(shè)人事檔案信息化時(shí),要注重設(shè)置防火墻等,保證信息的安全性。同時(shí)安全系統(tǒng)建設(shè)中,要秉持防止信息泄露的原則,安裝高端防護(hù)系統(tǒng),嚴(yán)禁信息泄露。

3.可利用化原則人事檔案管理信息化過(guò)程中,要從信息的真正含義出發(fā),從中尋求優(yōu)質(zhì)信息資源,保證搜集的信息是真實(shí)的、有效的,使信息真正意義上成為有效的信息,保證信息的可利用化原則,提高人事檔案管理信息化的工作效率。

三、人事管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.人事檔案管理在歷史上就沒(méi)有被充分的重視我國(guó)改革開(kāi)放以來(lái),各項(xiàng)事業(yè)都取得了長(zhǎng)足的發(fā)展和進(jìn)步,特別是近些年來(lái),科學(xué)文化事業(yè)和教育事業(yè)都取得了突破性進(jìn)展,在人才方面也實(shí)現(xiàn)了快速的發(fā)展,在人才增長(zhǎng)呈現(xiàn)井噴式發(fā)展的背后,我們對(duì)于人事檔案的管理卻在很大程度上缺乏重視,在管理措施和管理方法方面還是延續(xù)傳統(tǒng)意義上的老方法,與歷史上對(duì)于檔案管理不夠重視的情況相類似,這就在很大程度上導(dǎo)致人事檔案管理不能與時(shí)俱進(jìn),與社會(huì)發(fā)展不相適應(yīng)。

2.管理制度不夠健全和完善由于早前對(duì)人事檔案管理的缺失,導(dǎo)致人事檔案管理工作在相對(duì)混亂,人事檔案管理制度不夠健全和完善。雖然有專門(mén)部門(mén)和相關(guān)人員管理,并且也有制度規(guī)定,但是沒(méi)有合理、可行的管理措施;同時(shí)由于管檔人員信息搜集不準(zhǔn)確、不完整,導(dǎo)致人事檔案并不能十分正確、完整的保存,不僅影響工作質(zhì)量,也導(dǎo)致人事檔案管理缺乏實(shí)效性;我們?cè)谌耸聶n案管理所屬權(quán)的問(wèn)題上還不夠清晰明確,這也是產(chǎn)生此類問(wèn)題的主要根源;并且我們?cè)谥贫群土⒎ǚ矫嬉脖容^缺乏,特別加上人事檔案管理制度的程序十分繁瑣僵化,在辦理人事檔案的過(guò)程中特別麻煩,這都是人事檔案管理制度方面需要切實(shí)有效關(guān)注的問(wèn)題。

3.管理制度實(shí)施不到位隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革的不斷發(fā)展,人事檔案管理要求必須有完整的管理方案和機(jī)制。但是實(shí)際執(zhí)行中不僅沒(méi)有達(dá)到理想效果,機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于國(guó)家的硬性要求也執(zhí)行不到位。同時(shí)人事檔案管理需要與各個(gè)部門(mén)進(jìn)行溝通,但是由于管理中缺乏優(yōu)秀人才,給人事檔案信息化管理帶來(lái)了巨大危機(jī)。4.基礎(chǔ)設(shè)施不足人事檔案信息化建設(shè)中不僅要有足夠的信息資源,也要有電腦、復(fù)印機(jī)等硬性設(shè)備。雖然大多單位都有電腦等,但是由于年份久遠(yuǎn)、操作系統(tǒng)老舊,使之性能大大下降。擁有較好的硬件設(shè)施是工作的基本,但是在實(shí)際的人事檔案管理信息化建設(shè)中,缺乏硬性設(shè)備,嚴(yán)重阻礙人事檔案管理信息化的進(jìn)程。

5.人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不完善,不重視信息安全建設(shè)當(dāng)前,我國(guó)干部人事檔案信息化管理尚在起步階段,還沒(méi)有形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn),數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)缺乏整體性和系統(tǒng)性,數(shù)據(jù)信息采集不夠全面,部分信息錄入不準(zhǔn)確,信息更新不及時(shí),導(dǎo)致了干部人事檔案信息相對(duì)紊亂。而且只是在人員基本信息、檔案的目錄編輯、檔案?jìng)鬟f等方面實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理,信息化程度不高。人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)方式較單一,沒(méi)有制定行之有效的應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)急措施,還不能很好的適應(yīng)當(dāng)下大數(shù)據(jù)時(shí)代的科技發(fā)展速度。

6.缺乏專業(yè)優(yōu)秀管檔人才當(dāng)前事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理人才的培育不夠重視,導(dǎo)致很多人事檔案管理人員都是兼職而非專職,平均年齡較大,加之檔案工作內(nèi)容的枯燥乏味,從而導(dǎo)致年輕的專業(yè)人才不愿意長(zhǎng)時(shí)間從事這個(gè)行業(yè)。大部分檔案管理人員只掌握了簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)使用知識(shí),對(duì)專業(yè)程序的操作十分陌生,計(jì)算機(jī)知識(shí)的匱乏,導(dǎo)致工作效率不高,工作受到了局限性。伴隨著人事檔案信息化改革的發(fā)展腳步,我們需要高素質(zhì)的綜合性管檔人才來(lái)為這個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)注入新鮮的力量,優(yōu)秀的管理人才不積極能使工作快速進(jìn)行,也能在萬(wàn)千信息中找出準(zhǔn)確、有價(jià)值的信息,不僅推動(dòng)事業(yè)單位的工作進(jìn)程,將人事檔案管理工作完成得更加優(yōu)秀,也能使人事檔案管理真正發(fā)揮好它的作用。

四、人事檔案管理信息化建設(shè)存在問(wèn)題的解決措施

1.建立完善的管理制度傳統(tǒng)人事檔案管理中,由于缺乏合理、有效的管理制度,而導(dǎo)致工作水平得不到長(zhǎng)足提高。要進(jìn)一步提高人事檔案管理信息化水平,就應(yīng)從最基本的制度抓起,建立一個(gè)良好的管理制度,讓檔案管理人員在制度中不斷提高人事檔案管理水平。要達(dá)到整個(gè)人事檔案管理信息化更加有效,就需管檔人員明確自己的職責(zé)所在,在自己職責(zé)范圍內(nèi)更加出色的完成本職工作。首先是要嚴(yán)格遵守并不斷完善檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》,結(jié)合工作實(shí)際,進(jìn)一步健全完善《干部檔案管理制度》、《信息保管保密制度》、《信息安全制度》、《計(jì)算機(jī)信息維護(hù)制度》等制度規(guī)定,嚴(yán)格按制度辦事,嚴(yán)格執(zhí)行制度,嚴(yán)禁發(fā)生任何失密和丟失檔案的現(xiàn)象;其次是要完善人事檔案管理信息化檢查制度。嚴(yán)格對(duì)照標(biāo)準(zhǔn),定時(shí)開(kāi)展干部人事檔案管理信息化工作全面檢查,對(duì)檢查結(jié)果及時(shí)通報(bào)、公開(kāi);最后是將人事檔案信息化管理納入年度目標(biāo)考核管理。把人事檔案管理信息化工作列入單位工作要點(diǎn),明確干部檔案信息化工作的任務(wù)、目標(biāo)、措施等,并作為年終考核項(xiàng)目之一,真正使干部檔案管理信息化建設(shè)工作落到實(shí)處。

2.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)一步加大對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的資金和技術(shù)投入力度,滿足人事檔案管理信息化建設(shè)的硬件需求,通過(guò)電腦、掃描儀等硬件輸入,管檔人員可以對(duì)人員的相關(guān)信息進(jìn)行整合、分析,利用,從而提高工作效率。當(dāng)前,電腦老舊是人事檔案信息管理不能有效推進(jìn)的重大阻礙;電腦老舊不僅會(huì)導(dǎo)致管檔人員工作條件不足,工作效率低下,還會(huì)大大打擊其工作激情。若想推動(dòng)人事檔案管理信息化,就要從外部條件給管檔人員營(yíng)造出良好的工作范圍,提高管檔人員工作激情。更新電腦設(shè)備,是建立人事檔案管理信息化的必然要求,先進(jìn)的設(shè)備對(duì)建立人事檔案管理信息化起著至關(guān)重要的作用,通過(guò)利用設(shè)備,管檔人員可以開(kāi)發(fā)和利用資源,同時(shí)利用電腦也能對(duì)檔案進(jìn)行輸出,不僅方便工作,也能減少工作中繁瑣流程。因此,建設(shè)檔案管理信息化就必須為管檔人員提供優(yōu)秀的基礎(chǔ)設(shè)備,同時(shí)建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),保護(hù)人事檔案信息的安全。另外,建立檔案管理信息化的目的就是不斷滿足人們對(duì)信息的需求,這就需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)把紙質(zhì)檔案掃描后,進(jìn)行再分類,通過(guò)不同技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案信息化保存,之后通過(guò)計(jì)算機(jī)的遠(yuǎn)程輸送,滿足人們需求,不僅是人事檔案管理信息化真正發(fā)揮它的作用,也能提高管檔人員對(duì)自身工作的認(rèn)同感。

3.強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)當(dāng)前檔案管理人員素質(zhì)較低也是影響人事檔案管理信息化發(fā)展的重要因素之一。推動(dòng)人事檔案管理信息化的過(guò)程中首要做的是加強(qiáng)管檔人員對(duì)當(dāng)下主流思想的學(xué)習(xí),提高管檔人員各方面素質(zhì)水平;再加強(qiáng)相關(guān)技能培訓(xùn),培養(yǎng)一批高素質(zhì)、具有優(yōu)秀技能專業(yè)人才,雙管齊下,共同推進(jìn)人事檔案管理信息化進(jìn)程。在提高檔案信息管理人員素質(zhì)時(shí),可以采用集中學(xué)習(xí)、研討交流、自學(xué)等形式。同時(shí)事業(yè)單位還可以不定期組織工作人員收看專題講座,邀請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或?qū)<易鰧n}輔導(dǎo)管理人員提高自己思想道德素質(zhì)以及專業(yè)技能,進(jìn)行相關(guān)講座時(shí)要求工作人員寫(xiě)出一篇到兩篇高質(zhì)量的學(xué)習(xí)體會(huì)文章或報(bào)告,自己推動(dòng)自身發(fā)展。但是,事業(yè)單位要意識(shí)到人才才是發(fā)展的第一資源,也是重要的資源,事業(yè)單位能否有效推進(jìn)人事檔案管理信息化主要取決于對(duì)人才的利用和人才隊(duì)伍的建設(shè).在開(kāi)展優(yōu)秀管檔人員隊(duì)伍建設(shè)時(shí),事業(yè)單位可以引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,通過(guò)對(duì)比提升人員學(xué)習(xí)的動(dòng)力,激發(fā)管檔人員對(duì)電腦實(shí)際操作能力和對(duì)信息檢索能力的提升;除引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制外,事業(yè)單位也可實(shí)行“按需培訓(xùn)”的人才培訓(xùn)戰(zhàn)略,在培養(yǎng)力度上,要突出加強(qiáng)新理論、新知識(shí)、新技能、新信息、新方法的培訓(xùn);在培養(yǎng)方式上,采取業(yè)余和脫產(chǎn)相結(jié)合、外培和內(nèi)培相結(jié)合,“走出去”和“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”相結(jié)合、理論和實(shí)踐相結(jié)合的形式,努力造就一批有真才實(shí)學(xué)、動(dòng)手能力強(qiáng)、有實(shí)際管理能力的專業(yè)人事檔案管理人才。

4.加強(qiáng)人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)人事檔案是對(duì)家庭情況工作業(yè)績(jī)和個(gè)人經(jīng)歷各方面信息的記載,可以說(shuō)是一個(gè)比較完善的個(gè)人信息存儲(chǔ)庫(kù),關(guān)系到每個(gè)人的切身利益,人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作顯得尤為重要。要強(qiáng)化人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù),首先,要重視網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)工作,將入侵檢測(cè)系統(tǒng)配備到共享網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上,及時(shí)統(tǒng)計(jì)分析進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流;其次,要制定行之有效的應(yīng)對(duì)措施,設(shè)立安全的訪問(wèn)密碼,防止出現(xiàn)信息平臺(tái)被惡意破壞和攻擊的情況出現(xiàn),信息庫(kù)的數(shù)據(jù)要及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份,一旦遭受到惡意攻擊,可以通過(guò)已經(jīng)備份的資料進(jìn)行數(shù)據(jù)還原,避免影響單位人事的內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn);最后,配備訪問(wèn)控制軟件系統(tǒng)或可以通過(guò)防火墻技術(shù)加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)訪問(wèn)的控制,通過(guò)以上措施的實(shí)施,以加強(qiáng)人事檔案信息庫(kù)的管理與維護(hù)。

5.加強(qiáng)部門(mén)與各方位之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)管理由于在組織或機(jī)構(gòu)中,人事檔案管理部門(mén)只作為其中的一個(gè)部門(mén),有很多的上屬機(jī)構(gòu)或同級(jí)機(jī)構(gòu),所以要想保證干部人事檔案信息化管理的高效運(yùn)行,還應(yīng)當(dāng)與其他部門(mén)建立起有效的協(xié)調(diào)機(jī)制,以此來(lái)保證信息化管理的高效性。人事檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)上下級(jí)之間的部門(mén)協(xié)調(diào)與分工,明確各級(jí)之間的界限底線,不得越權(quán)進(jìn)行職權(quán)干擾。同時(shí)每個(gè)部門(mén)之間應(yīng)承擔(dān)起本部門(mén)的責(zé)任與義務(wù),積極地配合人事檔案管理部門(mén)的管理工作,使他們進(jìn)行科學(xué)管理的數(shù)據(jù)收集記錄。這種明確的部門(mén)管理機(jī)制,可以使人事檔案管理部門(mén)健康的發(fā)展,科學(xué)合理地進(jìn)行人事檔案信息的采集、使用與維護(hù),形成高效且有序的信息化管理機(jī)制。

五、結(jié)束語(yǔ)

總而言之,新時(shí)期信息化是人事檔案管理的根本。工作中,相關(guān)事業(yè)單位就要緊跟時(shí)代步伐,滿足當(dāng)代社會(huì)對(duì)人事檔案管理的要求。要認(rèn)識(shí)到信息化管理的意義,從而從外部條件為管檔人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境,激發(fā)工作工作激情,進(jìn)一步提高工作效率。同時(shí)也要注重提升人事檔案信息管理人員的素質(zhì),從內(nèi)部因素提高職工對(duì)人事檔案管理信息化的認(rèn)同感,從而不斷推動(dòng)其發(fā)展,滿足當(dāng)下人們對(duì)信息的渴望。

參考文獻(xiàn):

[1]王澤.新時(shí)期學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2016

[2]儲(chǔ)怡.關(guān)于新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)探析[J].商,2015

[3]劉慧超.新時(shí)期下人事檔案管理的信息化建設(shè)探討[J].才智,2015

[4]姜偉.事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略探討[J].人才資源開(kāi)發(fā),2016

[5]胡艷華.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)策略探究[J].人力資源管理,2016

[6]徐輝.關(guān)于新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2017

作者:賀露露 單位:四川外語(yǔ)學(xué)院成都學(xué)院