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1工程物資供應(yīng)中信息管理存在的問題
1.1工程物資供應(yīng)信息管理制度不完善
工程項目尤其是大型工程項目中物資供應(yīng)往往相當(dāng)繁瑣且復(fù)雜,工程物資供應(yīng)體系有諸多事項,沒有完善的信息管理體系的工程物資供應(yīng)管理難以實現(xiàn)。但目前許多工程物資供應(yīng)中的信息管理制度存在缺陷。一方面工程物資供應(yīng)中沒有完整的信息管理制度,對于信息管理不夠重視,導(dǎo)致工程物資供應(yīng)管理存在漏洞造成材料物資損失;另一方面,工程物資供應(yīng)中信息管理制度不夠明細和清楚,對工程物資供應(yīng)沒有進行合理的信息結(jié)構(gòu)劃分,對工程物資供應(yīng)的資金項目、賬表項目等沒有進行明確的制度規(guī)定,造成工程物資供應(yīng)信息管理的混亂。
1.2工程物資供應(yīng)管理信息不完整
工程物資供應(yīng)中管理信息的不完整一方面是工程物資供應(yīng)中物資的基本信息不完整,例如物資采購單中相關(guān)欄目填寫不完整,造成信息缺失;另一方面,是工程物資供應(yīng)動向信息不完整,工程項目信息管理相關(guān)人員不能及時了解工程物資供應(yīng)流向。工程物資供應(yīng)管理信息不完整會給工程項目管理帶來阻礙。工程項目負責(zé)人不能完全了解工程物資供給情況,對工程物資的流向動態(tài)不能及時了解,容易導(dǎo)致工程施工過程中出現(xiàn)物資短缺問題或工程物資過多累積造成物資的浪費。
1.3工程物資供應(yīng)中信息管理不全面
工程物資供應(yīng)中由于沒有進行全面的物資信息管理造成工程物資浪費現(xiàn)象屢見不鮮。一方面信息管理人員沒有對采購的工程物資相關(guān)信息進行有效管理,對采購物資特性沒有及時掌握造成工程物資供給環(huán)節(jié)出現(xiàn)因放置不當(dāng)造成物資損壞浪費;另一方面,由于信息管理人員對工程所需耗材信息缺乏了解,造成工程物資采購不足或采購物資出現(xiàn)大量剩余。工程物資供應(yīng)遠超過工程所需耗量,就會造成物資的剩余積累,造成物資資源的浪費。
1.4工程物資供應(yīng)中信息管理不及時
要實現(xiàn)工程物資供應(yīng)體系的優(yōu)質(zhì)化管理就需要借助信息管理的及時性,目前許多工程物資供應(yīng)管理中信息管理不及時,給工程項目建設(shè)帶來障礙。一方面工程項目建設(shè)情況和用料情況信息不能及時反饋到信息管理系統(tǒng)中,信息管理者不能及時獲取用料情況造成補料不及時;另一方面,工程物資供應(yīng)用料情況不能及時反映到工程各部門,如材料市場發(fā)生波動造成材料短缺或市場價格激增,工程需要更換用料時,信息管理不及時將會給工程建設(shè)其它部門造成困擾,還會影響工程的整體施工。
2提高工程物資供應(yīng)中信息管理的措施
針對目前工程項目物資供應(yīng)中信息管理存在的問題,可以從以下方面對工程物資供應(yīng)信息管理進行提高,從而促進工程項目順利開展。
2.1建立健全的物資供應(yīng)信息管理系統(tǒng)
工程項目活動尤其是大型的工程項目,物資供應(yīng)相關(guān)事項與物資的使用部門往往相互分離,這就要求工程信息管理建立完善的信息管理體系。完善工程物資供應(yīng)信息管理體系,一方面要加強工程物資供應(yīng)相關(guān)工作人員的信息管理意識,要求相關(guān)人員加強物資供應(yīng)過程中的信息管理程序和信息管理態(tài)度;另一方面,要建立明細的工程物資供應(yīng)信息管理體系,明細物資供應(yīng)信息管理基本流程,明確相關(guān)人員的基本責(zé)任,將責(zé)任落實到個人,加強信息管理控制,從而促進工程事項的順利進行。
2.2加強工程物資供應(yīng)管理信息的完整性
在工程物資供應(yīng)過程中,物資供應(yīng)信息內(nèi)容包括類型、數(shù)量、價格和供應(yīng)商等多項信息。物資供應(yīng)管理信息完整才能保證后期信息管理的實施。要加強工程物資供應(yīng)管理信息的完整性,一方面加強信息錄入人員的工作素質(zhì),強調(diào)工程物資信息錄入人員的工作責(zé)任,同時通過增加人員業(yè)績評價機制提高人員信息錄入積極性;另一方面,通過引入機械設(shè)備等輔助工程物資信息的錄入,減少人員操作帶來的失誤。例如,通過引入計算機設(shè)備,添加計算機掃碼功能,通過對相關(guān)供應(yīng)物資進行掃碼完成錄入。同時設(shè)置計算機提醒輔助程序,當(dāng)物資相關(guān)信息項錄入缺失時,系統(tǒng)會進行自動提醒,從而提高管理信息的完整性。
2.3完善工程物資供應(yīng)信息管理
完善工程物資供應(yīng)信息管理的工作,一方面對物資信息進行分類管理,對相應(yīng)的物資類別進行編號處理,將繁雜的物資供應(yīng)進行流程簡化,降低信息管理工作的復(fù)雜程度,從而提高工程物資供應(yīng)信息管理力度;另一方面,引入信息管理系統(tǒng),通過信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)和計算機設(shè)備的引入,減少信息管理人為操作導(dǎo)致的失誤,從而強化物資供應(yīng)的信息管理。
2.4加強信息管理反饋的及時性
一方面要定期進行工程物資供應(yīng)信息的總結(jié)和歸納,及時發(fā)現(xiàn)工程物資供應(yīng)信息管理中存在的問題,及時分析問題、解決問題;另一方面,建立完善的信息錄入、處理和反饋流程,同樣流程的設(shè)置也要盡可能簡潔,根據(jù)流程進行信息的傳遞和處理,從而簡化信息傳遞程序,提高信息傳遞效率,保證信息管理的及時性。
3結(jié)語
綜上所述,信息管理在工程物資供應(yīng)中具有重要作用。一方面信息管理能有效降低工程物資供應(yīng)的成本,實現(xiàn)工程物資供應(yīng)的有效管理;另一方面,信息管理能夠?qū)崿F(xiàn)工程物資供應(yīng)活動的順利開展,有助于整個工程項目的順利進行。目前,信息管理在我國工程物資供應(yīng)管理中還存在一些問題,工程物資供應(yīng)中信息管理的完善還需要做出更多努力。
作者:黃宇 章偉