檔案信息安全保障體系建設(shè)探究

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摘要：信息社會(huì)的高速發(fā)展，給人們帶來(lái)了極大生活便利的同時(shí)也帶來(lái)了嚴(yán)峻的信息安全問(wèn)題，檔案信息安全傳統(tǒng)的保障技術(shù)已經(jīng)不再適用?；诖耍疚尼槍?duì)檔案信息安全保障體系建設(shè)中存在的問(wèn)題作出具體分析，然后提出相應(yīng)的解決策略，以此促進(jìn)檔案信息安全保障體系在新時(shí)代中的建設(shè)順利開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：電子檔案；實(shí)體檔案；信息安全

1引言

檔案信息資源作為一種重要的社會(huì)資源，保障其安全是十分有必要的。但是在社會(huì)的信息化發(fā)展中，由于法律法規(guī)的滯后、保存環(huán)境的不合理、保存技術(shù)的不成熟、管理人員專(zhuān)業(yè)水平的欠缺，使得檔案信息的安全性受到了極大的挑戰(zhàn)，因此檔案信息安全保障體系的建設(shè)需要盡快完善。

2檔案信息安全保障體系的建設(shè)現(xiàn)狀

保障檔案信息的安全具有很重要的現(xiàn)實(shí)意義，然而在實(shí)際操作中，保障檔案信息的安全工作受到了很大的阻力和壓力。第一，相關(guān)法律法規(guī)制度的建設(shè)相對(duì)滯后，給了很多不法分子可趁之機(jī)，使其可以低成本地、輕易地盜取、買(mǎi)賣(mài)、損壞檔案信息[1]。第二，檔案信息保存困難，尤其是實(shí)體資料。由于保存時(shí)間較長(zhǎng)，很多檔案資料存在字跡模糊、無(wú)法辨認(rèn)的問(wèn)題；還有的在較長(zhǎng)的保存時(shí)間中，經(jīng)歷了很多任檔案管理員的整理，使得查找起來(lái)十分困難，比如文字圖片資料混合在一起、標(biāo)簽缺失、編號(hào)混亂等等。電子檔案的保存也一樣不容樂(lè)觀，因?yàn)槲覈?guó)的電子檔案信息化保存的發(fā)展歷史還比較短，安全系統(tǒng)還不夠完善強(qiáng)大，所以常常會(huì)受到黑客的攻擊和病毒的侵?jǐn)_；高素質(zhì)、高技術(shù)的專(zhuān)業(yè)電子檔案信息管理人員的缺失，也極大的延緩了檔案信息電子化保存的工作進(jìn)度。

3檔案信息安全保障體系建設(shè)問(wèn)題的解決策略

3.1完善法制保障

國(guó)家層面上，相應(yīng)法律法規(guī)的修訂和完善是保證檔案信息安全保障體系健康安全有序發(fā)展的前提條件和依據(jù)。在修訂中，也要注意循序漸進(jìn)，多借鑒國(guó)外的相關(guān)成功經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)找到適合國(guó)內(nèi)國(guó)情的特色方法。企業(yè)層面上，應(yīng)當(dāng)在規(guī)則允許的范圍下，合理運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和方法做好檔案信息安全保障體系建設(shè)工作，管理分工明確、責(zé)任具體落實(shí)到個(gè)人、自己負(fù)責(zé)好自己的部分、盡量不要出錯(cuò)。在合作中逐漸形成有效有序的安全管理系統(tǒng)，確保每一步都有理有據(jù)、安全可行。從業(yè)人員層面上，檔案信息安全工作人員需要具備較強(qiáng)的法律意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力，充分發(fā)揮每一位從業(yè)人員的主觀積極性和創(chuàng)造性，并定期開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)和交流會(huì)，使其工作能力不斷提升，從而為檔案信息安全保障體系的順利建設(shè)奠定基礎(chǔ)。例如近日銅仁市紀(jì)委市監(jiān)委出臺(tái)的《銅仁市市管干部廉政檔案管理暫行辦法》，通過(guò)法規(guī)的出臺(tái)使1300余名市管干部檔案信息安全得以保障。該《辦法》遵從“一人一檔”、“逐步完善”、“動(dòng)態(tài)更新”的原則，同步建立電子廉政檔案、紙質(zhì)廉政檔案和文書(shū)檔案，全面收集歸檔反映全市在職市管干部廉政情況的信息和材料，梳理形成清單，實(shí)現(xiàn)一人一檔、全面覆蓋。同時(shí)，廉政檔案實(shí)行集中管理、由專(zhuān)人負(fù)責(zé)、保持動(dòng)態(tài)維護(hù)更新、嚴(yán)格執(zhí)行保密相關(guān)規(guī)定，保證廉政檔案的使用安全。

3.2加強(qiáng)管理保障

3.2.1改進(jìn)工作方法

在電子檔案保存過(guò)程中，首先硬件技術(shù)要能相匹配，計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀以及安全的移動(dòng)硬盤(pán)都是不可缺少的。其次，在掃描過(guò)程中，也要在保證內(nèi)容完整性的同時(shí)保證字跡的清晰度。再次，在保存過(guò)程中，既要嚴(yán)格清理存儲(chǔ)在電腦中的信息，避免被盜，也要做好備份工作，防止丟失。最后，不把雞蛋放在同一個(gè)籃子里，做好檔案的分類(lèi)和多重備份工作，也是抵御風(fēng)險(xiǎn)的一種有效辦法。除此之外，在檔案信息安全管理中，也可以使用防火墻技術(shù)、設(shè)置高級(jí)密碼技術(shù)、高級(jí)人臉識(shí)別技術(shù)、指紋識(shí)別技術(shù)、多重密碼防護(hù)技術(shù)以及軟件定期查殺病毒的方式來(lái)增強(qiáng)信息的安全性。只要每一個(gè)步驟都嚴(yán)格控制，形成有效的安全保障體系，就可以避免不必要的損失，增加檔案信息的安全系數(shù)。例如資陽(yáng)區(qū)社保服務(wù)中心的業(yè)務(wù)資料整理歸檔工作，其按照檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，全面收集應(yīng)歸檔的各類(lèi)文件、業(yè)務(wù)資料以確保檔案的完整性；并且按照業(yè)務(wù)資料歸檔要求，規(guī)范化、系統(tǒng)化的完成裝訂、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝盒整理工作；同時(shí)按照檔案保管要求，文件、資料的歸檔全部使用專(zhuān)用檔案盒，并規(guī)范檔案管理、保管、借閱等各項(xiàng)制度。每一步工作都認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格落實(shí)，以確保檔案的保密性和安全性。

3.2.2提升人員素質(zhì)

由于在檔案信息安全工作中會(huì)遇到各種各樣的突發(fā)情況，對(duì)檔案信息安全工作人員的業(yè)務(wù)水平提出了很高的要求。因此，每一個(gè)從業(yè)者都必須不斷提升自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，做好行業(yè)培訓(xùn)工作，豐富自己的知識(shí)體系，提高自己的服務(wù)意識(shí)和安全隱患意識(shí)。并且需要多與各自領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)人才交流，強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合以開(kāi)闊思路，優(yōu)化工作方式。

3.3強(qiáng)化技術(shù)保障

技術(shù)支持保障屬于檔案信息安全保障體系中的剛性保障，對(duì)整個(gè)體系的構(gòu)建至關(guān)重要。對(duì)于實(shí)體檔案，主要考慮保存環(huán)境與檔案修復(fù)兩個(gè)方面。其中配備合理的保存環(huán)境是保障實(shí)體檔案信息安全的基礎(chǔ)。保存環(huán)境的優(yōu)劣會(huì)直接影響到檔案的保管情況。保存環(huán)境的合理設(shè)計(jì)與建造能使檔案得到更加長(zhǎng)久、安全、完整的保護(hù)。當(dāng)檔案在保管、利用的過(guò)程中出現(xiàn)字跡模糊、紙張老化、硬盤(pán)受損、膠片褪色等現(xiàn)象時(shí)，修復(fù)技術(shù)的存在就是挽救實(shí)體檔案信息安全的最后一道屏障。紙質(zhì)檔案修復(fù)技術(shù)主要包括：去污與去酸技術(shù)、加固與修裱技術(shù)、字跡恢復(fù)與顯示技術(shù)等，而磁盤(pán)、光盤(pán)受損后目前技術(shù)還很難做到有效恢復(fù)[2]。

4結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案信息資源作為重要的一種社會(huì)資源，其安全的重要性不言而喻。然而現(xiàn)在在實(shí)際的安全管理工作中還存在著一些問(wèn)題，時(shí)刻威脅著檔案信息的安全。為了保證檔案信息的安全，適應(yīng)新時(shí)代的檔案信息安全保障體系建設(shè)工作亟需完成。

參考文獻(xiàn)

[1]王晶晶.檔案信息系統(tǒng)安全研究分析[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2019（06）：73-74.

[2]胡雙明.如何加強(qiáng)檔案信息安全保障建設(shè)[J].黑龍江檔案，2018（04）：108.

作者：廉璐玥 單位：天津市安居工程發(fā)展中心