中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀與完善探究
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摘要：隨著相關(guān)部門(mén)對(duì)中職教育投入的增加，中職教育進(jìn)入了一個(gè)快速發(fā)展的階段。在這樣的背景下，中職學(xué)校檔案管理工作完善的必要性逐漸凸顯，如何解決當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題，推動(dòng)中職學(xué)校建設(shè)發(fā)展，成為新時(shí)期中職學(xué)校應(yīng)重點(diǎn)研究的內(nèi)容。本文就新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀與完善措施進(jìn)行分析，并提出相關(guān)建議，以期為中職學(xué)校今后的發(fā)展提供更為有效的檔案服務(wù)。
關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；現(xiàn)狀；策略
檔案工作是推動(dòng)學(xué)校教育發(fā)展的重要組成部分，同時(shí)也是教育事業(yè)改革的重要參考。檔案不僅記錄了中職學(xué)校的發(fā)展過(guò)程，同時(shí)還記錄了學(xué)校當(dāng)前的各種情況?；诖?，筆者認(rèn)為中職學(xué)校應(yīng)重視檔案管理工作的完善，結(jié)合學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀，針對(duì)存在的短板落實(shí)相應(yīng)的措施，借此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的豐富性、可靠性，從而提升中職學(xué)校檔案管理工作的實(shí)效。
一、中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀
針對(duì)當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析，可以在很大程度上幫助我們及時(shí)采取有效的措施，加大對(duì)檔案管理工作的重視，確保檔案記錄內(nèi)容的真實(shí)性，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況。
（一）相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作不夠重視
為適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展，中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)致力于校園硬件設(shè)施完善，但實(shí)際情況并不樂(lè)觀，相關(guān)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作不夠重視。為推動(dòng)中職學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展，相關(guān)人員應(yīng)具備良好的管理意識(shí)、創(chuàng)新的管理思維，并重視檔案管理工作。但根據(jù)相關(guān)調(diào)查資料來(lái)看，部分中職學(xué)校檔案管理人員的管理意識(shí)淡薄，對(duì)管理工作不夠重視，意識(shí)不到檔案管理在中職學(xué)校發(fā)展中的重要作用，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化以及標(biāo)準(zhǔn)化。除此之外，在實(shí)際的檔案管理工作中，教學(xué)檔案管理是其中的重點(diǎn)內(nèi)容，也因此受到更多關(guān)注，這也在一定程度上限制了學(xué)生檔案管理工作實(shí)效的發(fā)展，致使其無(wú)法進(jìn)一步優(yōu)化管理體系。
（二）管理體系不完善
一套具有現(xiàn)實(shí)意義、較為完善的管理體系是中職學(xué)校檔案管理工作有效開(kāi)展的重要保障。但根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，目前很多中職學(xué)校的檔案管理人員相對(duì)較少，多數(shù)由在校教師兼任，教師的工作重點(diǎn)在教學(xué)工作實(shí)效的提升上，很容易忽視檔案的管理，缺少專(zhuān)業(yè)管理人員是限制檔案管理工作發(fā)展的重要原因。除此之外，很多中職學(xué)校并沒(méi)有制訂一套行之有效的檔案管理體系，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏科學(xué)的管理目標(biāo)以及正確的引導(dǎo)，多個(gè)部門(mén)僅對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行管理，這很容易造成檔案的缺失。
（三）信息化管理水平落后
在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，各類(lèi)信息技術(shù)被應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，并表現(xiàn)出較強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，將其應(yīng)用于檔案管理是時(shí)展的基本訴求，既可以簡(jiǎn)化檔案管理工作的流程，還可以減輕相關(guān)管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提升其工作效率。但以目前的實(shí)際情況來(lái)看，中職學(xué)校對(duì)檔案管理信息化不夠重視，而是將更多的注意力集中于招生、專(zhuān)業(yè)發(fā)展以及課程革新等幾方面，使得其他方面的管理內(nèi)容被忽視。此外，一些學(xué)校對(duì)檔案工作發(fā)展的規(guī)劃指導(dǎo)不夠重視，很多學(xué)校存在資源配置不合理的現(xiàn)象，這在一定程度上限制了中職學(xué)校檔案管理信息化的發(fā)展。值得注意的是，學(xué)校在檔案管理人才培育、引入等方面也存在較大短板，并沒(méi)有重視校內(nèi)信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，也沒(méi)有結(jié)合這一內(nèi)容而制訂科學(xué)、有效的培訓(xùn)與管理機(jī)制，這使得檔案管理人員的綜合素養(yǎng)、思維方式等方面存在問(wèn)題，從而在一定程度上限制了檔案管理的有序發(fā)展。
二、中職學(xué)校提升檔案管理水平的策略
新時(shí)期為提升中職學(xué)校檔案管理的發(fā)展，提升工作人員工作效率，相關(guān)人員應(yīng)結(jié)合當(dāng)前檔案管理中存在的短板采取科學(xué)有效的措施，從而擺脫束縛，助力我國(guó)中職學(xué)校檔案管理的發(fā)展。筆者認(rèn)為，相關(guān)人員可以從完善管理模式、強(qiáng)化制度建設(shè)、創(chuàng)新管理手段等幾方面入手。
（一）強(qiáng)化制度建設(shè)
筆者認(rèn)為，為進(jìn)一步推動(dòng)中職學(xué)校檔案管理的有效發(fā)展，并解決當(dāng)前檔案管理中的問(wèn)題，中職學(xué)校以及相關(guān)管理人員要制訂并落實(shí)有效的管理機(jī)制與保障機(jī)制。首先，要提升學(xué)校檔案管理人員的工作質(zhì)量與效率，其次，要保障其升級(jí)和轉(zhuǎn)型的必要支持。針對(duì)以上兩點(diǎn)內(nèi)容，筆者認(rèn)為中職學(xué)校可以從以下幾點(diǎn)入手，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的需要，制訂如下制度。第一，管理人員結(jié)合實(shí)際需求，建立切實(shí)可行的檔案管理制度。從整體角度來(lái)看，較為完善的檔案管理機(jī)制以及措施是保證中職學(xué)校檔案管理工作能夠有序進(jìn)行的必要基礎(chǔ)，為提升檔案管理工作的實(shí)際效率，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹(shù)立良好的檔案管理意識(shí)，規(guī)范檔案的分類(lèi)情況以及歸檔情況，使中職學(xué)校檔案管理工作能夠有章可循。第二，建立檔案管理責(zé)任制，檔案資料的保存也是管理工作中的重要內(nèi)容，為此，相關(guān)管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的保存以及科學(xué)管理，有必要建立起檔案管理責(zé)任制，使管理人員能夠熟悉檔案管理工作，以積極的態(tài)度面對(duì)管理工作。除此之外，還要在責(zé)任制的前提下完善崗位職責(zé)、檔案資料保存制度，借此來(lái)為檔案管理工作的開(kāi)展做好充分保障。第三，相關(guān)管理人員要根據(jù)當(dāng)前學(xué)校檔案工作的具體內(nèi)容與性質(zhì)，建立具體、具有可實(shí)施性的策略，在這一過(guò)程中確定檔案管理工作發(fā)展的目標(biāo)與重點(diǎn)任務(wù)，并規(guī)范管理方面的指導(dǎo)、運(yùn)行和維護(hù)。第四，提高檔案管理制度建設(shè)的規(guī)范化，借助條例來(lái)明確相關(guān)管理人員的工作行為，還要建立行為標(biāo)準(zhǔn)平臺(tái)，如工作人員責(zé)任細(xì)化、網(wǎng)絡(luò)安全管理等，在具體的落實(shí)與實(shí)踐過(guò)程中不斷優(yōu)化、完善。
（二）重視檔案管理人員素質(zhì)的提升
新時(shí)期背景下，為進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展，中職學(xué)校需要在檔案管理部門(mén)構(gòu)建一支專(zhuān)業(yè)、綜合素養(yǎng)強(qiáng)的人才隊(duì)伍，借此來(lái)提升綜合管理水平。這就需要結(jié)合新時(shí)期檔案管理崗位的需求，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行理論知識(shí)培訓(xùn)。筆者認(rèn)為，中職學(xué)?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面入手，進(jìn)一步提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)：第一，進(jìn)一步提高中職學(xué)校檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其擁有更強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，這樣他們可以在規(guī)定的范圍內(nèi)及時(shí)更新自身思想、落實(shí)行動(dòng)。中職學(xué)?？梢匝?qǐng)檔案管理專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域人才，由他們作為領(lǐng)軍人物開(kāi)展相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，從而增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，提升他們的綜合管理能力。這樣，能夠全面調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，以更強(qiáng)的責(zé)任心投入到管理工作中。第二，招聘優(yōu)秀人才，優(yōu)化校內(nèi)檔案管理人員隊(duì)伍。在檔案管理方面，為滿(mǎn)足新時(shí)期檔案管理工作的開(kāi)展需求，中職學(xué)校需要具有信息化能力、檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作能力的綜合型人才，可以將這些內(nèi)容納入招聘環(huán)節(jié)，通過(guò)相關(guān)考核篩選優(yōu)秀人員參與檔案管理工作。第三，中職學(xué)校應(yīng)根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，定期培訓(xùn)工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力，借助培訓(xùn)豐富其檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高計(jì)算機(jī)操作水平，促使整體人員的信息技術(shù)素養(yǎng)得到提升，以滿(mǎn)足當(dāng)今學(xué)生檔案管理要求。還可以落實(shí)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)管理人員及時(shí)提升自身的業(yè)務(wù)能力以及管理水平。這樣，通過(guò)強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，可以確保檔案管理人員凝聚成一支具有較強(qiáng)服務(wù)能力、業(yè)務(wù)能力、專(zhuān)業(yè)水平的新型團(tuán)隊(duì)。
（三）引入信息化管理的策略
在當(dāng)前的社會(huì)背景下，信息技術(shù)被應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，并帶來(lái)較大的工作成效，將其應(yīng)用于中職學(xué)校的檔案管理工作，不僅可以提升相關(guān)部門(mén)的管理效率，還可以進(jìn)一步推動(dòng)工作的發(fā)展。基于此，為改善傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案無(wú)法滿(mǎn)足中職學(xué)校發(fā)展的現(xiàn)狀，檔案管理部門(mén)要充分發(fā)揮信息技術(shù)的能效，避免檔案在保存的過(guò)程中出現(xiàn)丟失的情況。筆者認(rèn)為，中職學(xué)校檔案管理部門(mén)可以從以下幾點(diǎn)入手，通過(guò)檔案管理信息化來(lái)推動(dòng)工作發(fā)展。第一，重視檔案管理信息源的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理?；谛畔⒒臋n案管理平臺(tái)，應(yīng)設(shè)立不同的管理權(quán)限，學(xué)校各部門(mén)可以通過(guò)登錄平臺(tái)，根據(jù)相關(guān)需要上傳管理文件。這樣一來(lái)，不僅可以調(diào)整各部門(mén)的工作，使其按照類(lèi)目有序整理，還可以有效提升檔案管理人員的工作效率，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展，滿(mǎn)足新時(shí)期發(fā)展的需求。第二，學(xué)校應(yīng)借助信息技術(shù)效率高、性能強(qiáng)的特點(diǎn)，有力推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展。首先，要發(fā)揮信息技術(shù)的智能化作用，可以設(shè)立線(xiàn)上檢索目錄，相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，僅須輸入相關(guān)關(guān)鍵詞、年份等即可對(duì)檔案進(jìn)行管理，這樣可以在檔案應(yīng)用時(shí)更加便捷，有效提升檔案管理工作的效率。其次，創(chuàng)設(shè)線(xiàn)上檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)建立大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，對(duì)管理人員上傳的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整合，借此來(lái)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前學(xué)校檔案建設(shè)中存在的不足之處，結(jié)合存在的短板落實(shí)針對(duì)性措施。不僅如此，還應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化信息技術(shù)的軟件與程序應(yīng)用，進(jìn)一步降低管理成本，壓縮管理時(shí)間，提升管理效率，建立更高效便捷的檔案管理工作體系。第三，借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理方式的創(chuàng)新。在新時(shí)期背景下，中職學(xué)校檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要對(duì)當(dāng)前的信息化環(huán)境特點(diǎn)進(jìn)行分析，集合目前社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)，通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理方式的革新。特別是在當(dāng)前大數(shù)據(jù)的普及，借助數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠?yàn)閷W(xué)校的發(fā)展提供切實(shí)依據(jù)。如，結(jié)合學(xué)生的實(shí)際情況（生源地、家庭現(xiàn)狀等）對(duì)貧困生進(jìn)行更為明確的認(rèn)定，并結(jié)合學(xué)生的情況落實(shí)相應(yīng)的補(bǔ)助策略；結(jié)合學(xué)生的發(fā)展需求以及專(zhuān)業(yè)志愿，對(duì)課程教學(xué)內(nèi)容、方向等進(jìn)行重新規(guī)劃，從而滿(mǎn)足學(xué)生發(fā)展需求，為其未來(lái)發(fā)展做好充分保障。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在新時(shí)期背景下，通過(guò)研究中職學(xué)校檔案管理中存在的不足之處，并落實(shí)針對(duì)性策略，可以進(jìn)一步推動(dòng)中職學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展。基于此，中職學(xué)校要意識(shí)到檔案管理對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要性，并結(jié)合當(dāng)前工作發(fā)展中存在的短板，通過(guò)落實(shí)相關(guān)制度、培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人員、發(fā)揮信息技術(shù)實(shí)效，來(lái)有力推動(dòng)管理工作的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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作者:湯濤 單位:龍口市高級(jí)技工學(xué)校