合作院校學(xué)籍檔案管理問題探究

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摘要：目前，高等教育合作院校學(xué)籍檔案管理存在著學(xué)籍檔案管理分散、合作協(xié)議書缺失、通過人事審核難度較大、管理模式落后等問題。為此應(yīng)完善合作院校學(xué)籍檔案管理制度、推進學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)化、實現(xiàn)學(xué)籍檔案互通有無。

關(guān)鍵詞：合作院校；學(xué)籍檔案；學(xué)籍檔案管理；問題與對策

合作辦學(xué)是高等院校的一種辦學(xué)形式，它推進了不同地區(qū)之間優(yōu)質(zhì)教育資源的輻射、共享與增值，但同時也帶來了高校檔案管理一些新的問題。浙江師范大學(xué)跟金華教育學(xué)院、紹興文理學(xué)院和浙江外國語學(xué)院等院校都有合作辦學(xué)關(guān)系，但是這些合作院校畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍檔案管理一直沒有受到應(yīng)有的關(guān)注。據(jù)調(diào)查了解，這種情況在其他高校的合作辦學(xué)中也普遍存在。

1合作院校學(xué)籍檔案管理的主要問題

學(xué)籍檔案指學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)、就業(yè)全過程形成的具有保存價值的原始材料，包括學(xué)生的入學(xué)信息、成績信息和畢（結(jié)）業(yè)信息等，具有原始的記錄性，是學(xué)生人生中的另一張“身份證”，能夠表明學(xué)生在學(xué)習(xí)階段的基本信息情況，也是用人單位進行干部專項審核的重要參考依據(jù)。2018年，中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，堅持干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，重點審核干部的學(xué)歷學(xué)位、出生日期和參加工作時間等基本信息[1]。2019年，中共中央組織部頒發(fā)《進一步加強干部人事審核工作的通知》，要求扎實推進人事專項檔案審核全覆蓋工作。一場從中央到地方的干部人事檔案審核工作在全國展開，由此高等教育合作院校畢業(yè)生的學(xué)籍檔案問題也暴露出來。第一，學(xué)籍檔案沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。一般學(xué)生的學(xué)籍檔案在自己畢業(yè)院校都能找到，而合作院校畢業(yè)的學(xué)生學(xué)籍檔案存在分散在兩個合作院校的情況。如，與浙江師范大學(xué)合作辦學(xué)的紹興文理學(xué)院，1978年至1979年合作辦學(xué)的這批學(xué)生所有學(xué)籍檔案都在紹興文理學(xué)院，但1994年至1997年入學(xué)學(xué)生的學(xué)籍檔案，錄取名冊和成績等材料在紹興文理學(xué)院，而畢業(yè)名冊和學(xué)位名冊則保存在浙江師范大學(xué)。再如，與浙江師范大學(xué)合作辦學(xué)的金華教育學(xué)院，1985年至1987年錄取學(xué)生的錄取名冊和成績等學(xué)籍材料在金華教育學(xué)院，但畢業(yè)名冊保存在浙江師范大學(xué)，學(xué)籍檔案分散在兩處，這給補辦檔案造成了麻煩。還有，與浙江師范大學(xué)合作的各分校，相關(guān)的學(xué)籍檔案都有不同程度的遺失、資料不全等情況，主要是學(xué)籍檔案沒有進行統(tǒng)一的規(guī)范管理。第二，合作協(xié)議書缺失。紹興文理學(xué)院最早創(chuàng)辦于1909年，目前能查到的與浙江師范大學(xué)最早的合作協(xié)議是1996年12月30日，由兩個合作院校簽訂，浙江師范大學(xué)同意紹興文理學(xué)院的要求，在紹興文理學(xué)院設(shè)立浙江師范大學(xué)進修部，主要為紹興市中學(xué)教師“專升本”函授教育（限漢語言文學(xué)、英語教育兩個專業(yè)）。但是，目前來查閱學(xué)籍檔案的最早的年份是1978年入學(xué)數(shù)學(xué)系專業(yè)的學(xué)生，在紹興文理學(xué)院檔案館也找到了該生的學(xué)籍檔案，在錄取名冊標(biāo)題上也明確寫著“浙江師范學(xué)院紹興分校1978年錄取新生名冊”。金華教育學(xué)院最早創(chuàng)辦于1962年。目前能查到的最早的合作協(xié)議是1985年3月23日，由浙江師范大學(xué)、金華教育學(xué)院和金華地區(qū)教育局簽訂的“關(guān)于金華教育學(xué)院面向社會招生的協(xié)議”，舉辦三年制英語、生化大專班（共80名），辦班地點設(shè)在金華教育學(xué)院。究竟在1985年前，金華教育學(xué)院是否與浙江師范大學(xué)有合作辦學(xué)，不得而知。因合作協(xié)議缺失，無法考證兩校合作招生的具體年限，只能從現(xiàn)有的錄取名冊當(dāng)中找到有“浙師院”“浙江師范學(xué)院”字樣的材料，才能確定當(dāng)年有合作招生。第三，合作院校學(xué)籍檔案很難通過人事審核。學(xué)籍檔案的審核，主要是對干部入學(xué)、成績和畢業(yè)三方面的信息是否真實、完整和準(zhǔn)確進行核驗。普通院校畢業(yè)的學(xué)生，他們畢業(yè)證書上的蓋章的學(xué)校名稱與他們在讀學(xué)校一致，所以他們學(xué)籍檔案只要在本校查到所要求的入學(xué)、成績和畢業(yè)三方面的材料即可。而合作院校的學(xué)生，他們在讀的學(xué)校與畢業(yè)證書上蓋章的學(xué)校是不一致的。如，紹興文理學(xué)院和浙江師范大學(xué)合作辦學(xué)期間1997年至2001年畢業(yè)的學(xué)生，他們學(xué)習(xí)是在紹興文理學(xué)院，但畢業(yè)證書上蓋的章卻是浙江師范大學(xué)的。所以，這批學(xué)生就是補全了所要求的學(xué)籍檔案，但如果檔案資料上蓋的是紹興文理學(xué)院檔案館的章，又沒有當(dāng)年兩校的合作協(xié)議，是無法通過干部人事審核的。這些學(xué)籍檔案只有蓋浙江師范大學(xué)檔案館的章，審核才能通過。而目前，這些學(xué)籍檔案基本在分校一方，或分散兩校。因此合作院校畢業(yè)的學(xué)生要補全學(xué)籍檔案、通過人事審核，困難重重。第四，學(xué)籍檔案管理模式落后。從與浙江師范大學(xué)合作的院校情況來看，目前學(xué)籍檔案管理多為管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，造成的結(jié)果是，工作人員找到需要的案卷，從庫房調(diào)出，然后手工翻閱查找，復(fù)印所需材料，最后案卷放回庫房，勞力費神。學(xué)籍檔案利用頻率較高，紙質(zhì)檔案容易磨損。高校的新生錄取名冊，通常由各省教育考試院或招生委員會用無碳壓感紙打印出來，且不是第一聯(lián)，加蓋公章章后，移交給高校。按正常使用頻率，前面幾頁會因磨損造成字跡不清甚至字跡消失。針對這些情況，也有學(xué)校啟動了檔案數(shù)字化工作。如，紹興文理學(xué)院檔案館已經(jīng)從目錄層次的數(shù)字化逐漸轉(zhuǎn)為內(nèi)容層次的數(shù)字化，比起紙質(zhì)檔案的利用方便很多。在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞，快速完成檢索工作，直接打印所需資料，加蓋公章即可。在實踐中，由于學(xué)籍檔案中的高考錄取名冊、學(xué)位名冊和畢業(yè)名冊通常不是以學(xué)生個人為單位立卷存檔的，而是以學(xué)生錄取年份、畢業(yè)年度按班來整理成冊存檔的。這些檔案基本上同一屆學(xué)生名單在一起，少則幾十頁、多則幾百頁，查找個人信息時極為不便；而且找到后，打印出來的數(shù)字錄取名冊需要做好隱私數(shù)據(jù)的處理，往往一頁上有幾十位校友的信息，需要遮掉其他人信息再進行復(fù)印，才能給利用者，這樣費時費力。

2加強合作院校學(xué)籍檔案管理的若干對策

2.1 要完善學(xué)籍檔案管理制度，確保檔案的完整性

合作院校學(xué)籍檔案的產(chǎn)生一般都在分校，如與浙江師范大學(xué)合作的金華教育學(xué)院和紹興文理學(xué)院等，學(xué)生學(xué)習(xí)過程都在金華教育學(xué)院和紹興文理學(xué)院，學(xué)生登記表、錄取名冊和成績等的檔案也都產(chǎn)生在分校。各分校要根據(jù)自己學(xué)校的情況，完善和規(guī)范學(xué)籍檔案管理制度，以學(xué)校檔案館為基礎(chǔ)，以教務(wù)處、學(xué)生處等部門為支點，明確檔案館的催交和核對的責(zé)任，明確教務(wù)處、學(xué)生處等部門按時歸檔以及歸檔規(guī)范和完整的責(zé)任。明確檔案歸檔、交接等管理操作的具體流程，規(guī)范工作人員的檔案歸檔工作行為，做到有章可循。建立獎懲制度，提高學(xué)籍檔案歸檔的效率。建立完善的監(jiān)督管理機制，定期進行抽查，保證相關(guān)人員能夠認(rèn)真履行本職工作。合作院校的學(xué)籍檔案中，畢業(yè)名冊和學(xué)位名冊有時是存在本校的，本校也同樣要制定相關(guān)歸檔制度，確保檔案的規(guī)范和完整。合作院校雙方的領(lǐng)導(dǎo)和校辦主任也要重視協(xié)議的歸檔工作，協(xié)議簽好后要妥善保管，并及時移交部門檔案工作人員，再由管理部門檔案工作人員及時移交學(xué)校檔案館工作人員。

2.2 要推進學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)化，建立學(xué)籍檔案專題庫

目前，浙江師范大學(xué)檔案館已經(jīng)將常用的學(xué)籍檔案進行了數(shù)據(jù)化處理。首先，要對來自各部門的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)進行整理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式，因為交上來的各部門數(shù)據(jù)的格式、標(biāo)準(zhǔn)等往往不統(tǒng)一。然后，要對紙質(zhì)的學(xué)籍檔案進行掃描，對圖片進行處理。針對錄取名冊存在“多人一表”的問題，對條目中本人所需查詢信息之外的他人信息內(nèi)容要進行模糊遮蓋技術(shù)處理，以保護同一頁上其他校友的信息不被泄露。最后，是數(shù)字化圖片與專題數(shù)據(jù)庫目錄進行掛接，掛接時要確?！耙蝗艘粭l”，并采用相關(guān)校對程序?qū)徍藢?yīng)掛接的正確性，確保一一對應(yīng)。浙江師范大學(xué)檔案館現(xiàn)已按照內(nèi)容形成了一人一目錄及對應(yīng)圖片的專題數(shù)據(jù)庫，包括錄取名冊、學(xué)生成績和畢業(yè)鑒定表等，數(shù)據(jù)總量已達758000余條，做到所有校友每人一條數(shù)據(jù)管理，一鍵式快速檢索。學(xué)籍檔案的數(shù)據(jù)化和學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫的建立，大大提升了查檔效率。各合作院校應(yīng)根據(jù)自身實際情況，建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，以方便學(xué)籍檔案資源的檢索和利用。此外，要做好學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫的存儲安全、密級保護等制度建設(shè)。要健全學(xué)籍檔案專題數(shù)據(jù)庫的審核制度，規(guī)范其服務(wù)范圍和流程，構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫開放評價及追責(zé)機制等[2]。

2.3 要推進合作院校學(xué)籍檔案互通有無，實現(xiàn)館際互備

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，合作院校可以選擇數(shù)字檔案遠程異地容災(zāi)備份系統(tǒng)，對學(xué)籍檔案進行互存，但這種模式成本高、難度大。筆者更傾向于移動硬盤和光盤存儲。移動硬盤具有存儲量大、讀取速度快等特點，是備份電子文件與數(shù)字化檔案信息的重要載體；光盤也具有存儲容量大、可靠性高、存儲的信息不被輕易改變、存取速度快、保存管理方便、價格低廉等特點，能滿足確保檔案信息備份的需要。但是光盤也有使用壽命短的缺點。所以在目前的技術(shù)條件下，要想最大限度地保證異地備份數(shù)據(jù)的安全，最好能保存盡可能多的數(shù)據(jù)備份，實現(xiàn)多種備份介質(zhì)并用。如，可以將備份數(shù)據(jù)在服務(wù)器或工作機上復(fù)制一份，移動硬盤上保存一份，再用光盤刻錄一份保存，避免因存儲介質(zhì)出現(xiàn)問題后導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。合作院校雙方可以通過協(xié)商購買同樣容量的移動存儲設(shè)備，將本館學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫完全備份下載到移動硬盤上，定期互寄或人工傳遞，也可以根據(jù)約定刻錄成光盤保存，再將保存有最新備份數(shù)據(jù)的移動硬盤互相寄回[3]。

參考文獻：

[1]中共中央辦公廳.干部人事檔案工作條例[Z].2018-11-28.

[2]成慧瑛.加強高校學(xué)籍專題檔案移動平臺建設(shè)分析[J].浙江檔案,2020(4):64.

[3]楊朝欽.高校檔案數(shù)據(jù)最低備份策略探討[J].檔案管理,2012(2):95-96.

作者:黃寶春 單位:浙江師范大學(xué)檔案館