項目管理思維下檔案中介服務(wù)水平提升策略

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摘要：如今檔案中介服務(wù)公司已是檔案管理的主要組成之一，在如今的市場上，檔案中介的服務(wù)公司非常多，同行之間的角逐十分猛烈，怎樣才能更好的提升檔案中介服務(wù)水平，現(xiàn)在檔案界對于相應(yīng)的準(zhǔn)則、有關(guān)的技術(shù)需求以及有關(guān)的詳情具有較為的深刻研究。本篇文章主要講述如何運用項目管理思維使得檔案中介服務(wù)水平提高，管理是檔案中介服務(wù)公司中最重要的一點，我們必須通過項目管理的思維方式來提高檔案中介的服務(wù)水平，使之獲得不斷的進步以及更好的實驗結(jié)果，最后獲得成功。

關(guān)鍵詞：檔案中介；　服務(wù)水平　；項目管理??；提升

運用項目管理的思維來提高檔案中介的服務(wù)水平，有著十分重要的作用。作為檔案中介服務(wù)公司，若因為管理能力不合格，使得與檔案中介合作的干系人否定其管理的做法，那么檔案中介公司的名聲會被損害，如果被委托單位很久都無法完成，那么業(yè)內(nèi)水平會被懷疑，若是用完成一個項目的態(tài)度來對待檔案服務(wù)，那么將會不斷地提升檔案中介服務(wù)水平。

一、檔案中介服務(wù)項目管理的要求

如今廣東省出臺了《廣東省檔案中介機構(gòu)備案登記管理辦法》，依照相關(guān)法則任職檔案中介服務(wù)的工作人員要必須具備下面的條件：檔案中介開展的有關(guān)的業(yè)務(wù)一定要符合營業(yè)執(zhí)照的經(jīng)營范圍內(nèi)所含有的內(nèi)容；能有擁有相關(guān)檔案鑒定、咨詢、評估、整理、寄存以及數(shù)字化能力與資格；擁有不少于兩位有著豐富檔案工作經(jīng)驗的相關(guān)工作人員，其中至少要有一位獲得了檔案中級的職稱。雖然在《廣東省檔案中介機構(gòu)備案登記管理辦法》里，清楚的規(guī)定有關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備怎樣的能力，不過檔案管理人員仍要時時刻刻努力提升自己，完善專業(yè)素養(yǎng)，掌握如今最優(yōu)秀的檔案管理情況，努力實現(xiàn)不與時代脫節(jié)。

二、檔案中介服務(wù)項目管理過程以及意義

1.項目管理的知識體系。項目管理：項目管理指的是在項目的過程中運用到工具、技能、知識、以及技術(shù)作用，用來實現(xiàn)項目的所需的條件。

2.通過項目管理提高檔案中介公司管理水平。

2.1在項目開啟階段，提高檔案中介公司的工作效率。某檔案中介服務(wù)項目，能不能合作，要通過商業(yè)來證明，重點是對成本的效益以及業(yè)務(wù)的需求的討論，討論該項目是否具有合理性，預(yù)估該項目檔案的中介是不是有實力完成，所具備的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)以及公司的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)有沒有達(dá)到要求，是不是和公司的發(fā)展的目標(biāo)相同，所預(yù)估的報價能不能讓公司獲得收益等等，都影響著檔案公司的水準(zhǔn)，因此必須思考周全，是提高檔案中介服務(wù)水準(zhǔn)最根本要求。項目簽訂了合同之后，接下來就是認(rèn)識項目干系人。了解干系人即要尋找與項目行動、戰(zhàn)略或成果相關(guān)的組織、群體或者是個人。這就必須立刻尋找到有關(guān)的干系人，迅速設(shè)立工作關(guān)系。由于早期階段的工作尤為緊要，若是到了往后的階段，沒合有關(guān)的干系人意，或者是有關(guān)干系人拒絕走檔案里的部分程序，這會讓委托方不斷反復(fù)地改正甚至重做，使得成本提高，同時讓委托的一方感到不合心意。項目管理的概念里，最為主要的是干系人是否符合心意，項目的圓滿完成，不但減少了很多成本，加大了工作的效率。若干系人感到不合心意，所有的努力都白費了。

2.2在項目規(guī)劃階段，提高完善干系人管理水平。計劃不單單是管理進程里的內(nèi)容，最主要是將管理進程綜合成一個相應(yīng)的規(guī)劃，用作制訂規(guī)劃過程組。在新開啟的檔案項目中，第一思考和明確它的管理的范疇，在這個范疇內(nèi)的有哪些，不在這個范疇內(nèi)的又有哪些？明確了范疇，就可以估算出它會用到幾個工作人員，需要什么的時間可以做好該項目，它的成本又是幾多，所要求的技術(shù)水平等等目標(biāo)。明確項目范疇后，就可以明確該項目需要花費的時間，按照委托單位進程方案，明確該檔案中介項目方案，然后設(shè)定項目計劃進程標(biāo)準(zhǔn)。制定進度計劃的原因是什么？這是由于檔案中介服務(wù)公司大多數(shù)不會單單接手某個項目，大多數(shù)都是幾個項目檔案管理一起工作，在這種情況下檔案管理人員容易因為資源而產(chǎn)生矛盾，無法做到項目所要求的“成本最小化，利益最大化”的指標(biāo)。計劃了檔案中介所要求服務(wù)的質(zhì)量管理目標(biāo)，制定了質(zhì)量需求，應(yīng)該能完成怎樣的程度，怎樣的專業(yè)工作人員才是檔案中介所具備的。完成溝通方案，應(yīng)該和怎樣的工作人員交流，創(chuàng)建工作聯(lián)系關(guān)系。完成風(fēng)險管理方案，分辨風(fēng)險，進行風(fēng)險判斷，完成風(fēng)險相應(yīng)舉措，防止當(dāng)意外事件發(fā)生時不能解決的情況，在購買有關(guān)商品先要做好購買方案。完善干系人管理工作，其中含有委托方以及委托方的直系上司。將制定完成的子計劃，整理合成一份綜合的項目管理方案，規(guī)劃過程組算是正式完工。

2.3在項目執(zhí)行階段，提高對中介公司員工的管理水平。完成方案以后，必須仔細(xì)根據(jù)方案來實施，這是檔案中介服務(wù)中最主要的內(nèi)容。執(zhí)行過程組，不單單依照方案實施，還包含眾多主要的工作，例如實行質(zhì)量的保障，這需要在項目當(dāng)中實行質(zhì)量審計，實行階段解析，明白實行階段是不是遵守方案的要求。比如檔案管理階段有沒有根據(jù)中介公司的需要實行分部、單位以及分項歸檔，有關(guān)的質(zhì)量文件考核要求和權(quán)限有沒有和規(guī)定的相同。執(zhí)行過程組里的項目人力資源管理部分，含有創(chuàng)立項目團隊、完善項目團隊以及管理項目團隊，它是檔案中介服務(wù)管理之中非常主要的內(nèi)容，檔案管理簡單說來就是管理人，所以人力資源管理實際上是檔案中介服務(wù)工作的最最重要的一點，依照人力資源方案創(chuàng)立項目團隊，依照預(yù)計招聘、分配等對團隊實行完善，記下工作人員的工作時間段，保證項目能夠按時完工。團隊的創(chuàng)立不過是作為工作的前提，廣泛意義的團隊還含有所委托單位的檔案管理人員，當(dāng)他們將工作完滿完成，才可以說檔案中介服務(wù)公司的工作圓滿完成了。

2.4在項目監(jiān)控階段，提高風(fēng)險管理水平。檔案中介服務(wù)在監(jiān)督的階段里，若是發(fā)生進程、質(zhì)量、范疇、成本、購買、風(fēng)險等超出了臨界值，則必須依據(jù)制定的風(fēng)險管理實施風(fēng)險措施，例如委托單位的檔案資料進程一直延后，則必須馬上讓業(yè)主單位對所托的單位計量實行監(jiān)控，檔案資料進程若是一直延后，計量就不允許批準(zhǔn)。若是檔案的質(zhì)量非常糟糕，改善之后的結(jié)果依舊非常糟糕，則必須馬上告知質(zhì)量監(jiān)督單位，質(zhì)量監(jiān)督單位這時會根據(jù)降低信用評價的手段來實施處理，使得所托的單位負(fù)責(zé)人開始注重檔案工作。

2.5在項目收尾階段，總結(jié)項目經(jīng)驗。目最終不單單是轉(zhuǎn)移檔案資料，最主要的內(nèi)容還是審核項目結(jié)果、收集過程、收集經(jīng)驗總結(jié)以及存檔項目信息，讓檔案中介服務(wù)公司能夠在接下來的時間很好的利用。項目過程中得到的總結(jié)，是檔案中介服務(wù)公司的最重要的經(jīng)驗，讓它在接下來的項目里，更好的做出風(fēng)險判斷，做好風(fēng)險措施，提升項目的圓滿完成的幾率。

三、通過項目管理提高檔案中介公司自身價值

通過項目管理，可提升檔案中介公司規(guī)范化管理程度。檔案中介公司在其工作過程中的每一項管理活動都將記錄在文件、檔案之中，利用對各項目所形成文件的考核、檢查，可提升檔案中介公司管理的規(guī)范化程度。將項目管理的思維運用到檔案中介服務(wù)之中，經(jīng)過項目管理的各個階段，總結(jié)、收獲管理經(jīng)驗，并且不斷改進，從而提升了檔案中介公司的自身價值。

四、結(jié)語

依據(jù)以上描述，項目管理的思維應(yīng)該貫徹到檔案中介服務(wù)的方方面面，它不僅讓項目工作在范圍內(nèi)得到最好的效果，還能在管理過程和完結(jié)之后得到寶貴的財富，從而得到不斷改善以及最好實踐經(jīng)驗，得到最后的圓滿成功。

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作者：李穎嬋 單位：佛山市速信檔案整理服務(wù)有限公司