信息技術(shù)下企業(yè)檔案館的創(chuàng)新

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一、信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案工作的提出了新的挑戰(zhàn)

1.企業(yè)檔案館被動(dòng)服務(wù)應(yīng)對(duì)主動(dòng)服務(wù)的挑戰(zhàn)

企業(yè)檔案以前的信息服務(wù)載體是以實(shí)物為主，經(jīng)過(guò)處理加工后再進(jìn)行信息傳遞，其傳遞受到載體的限制，傳遞空間難以拓展，流通率、時(shí)效性和開(kāi)放性也不利于提高。隨著企業(yè)檔案館數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)與發(fā)展，用戶需求要得到滿足，必須利用現(xiàn)代技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)集數(shù)字化、自動(dòng)化和整體化于一體的信息網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)為載體的信息服務(wù)和全文數(shù)據(jù)信息服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)背景下的信息服務(wù)不僅使信息優(yōu)勢(shì)得以充分發(fā)揮，信息空間得以拓展，還使信息的傳遞速度得到了提高。同時(shí)還變以我為主的服務(wù)方式為以用戶為主的服務(wù)方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，用戶在檔案管理員的幫助下，利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，主動(dòng)運(yùn)用自己的權(quán)限來(lái)檢索瀏覽和利用企業(yè)檔案館藏。

2.企業(yè)檔案館服務(wù)質(zhì)量應(yīng)對(duì)新要求的挑戰(zhàn)

信息技術(shù)的高速發(fā)展不僅使企業(yè)檔案館的服務(wù)理念發(fā)生了改變，由傳統(tǒng)封閉式轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放式，功能單一轉(zhuǎn)向多功能，還使信息獲取方式和信息資源結(jié)構(gòu)也發(fā)生了改變。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)信息被匯集到企業(yè)檔案館這個(gè)節(jié)點(diǎn)，用戶對(duì)信息載體的差異已不再看重，更加注重的是信息的實(shí)際作用，信息技術(shù)的不斷更新使用戶對(duì)信息服務(wù)的質(zhì)量要求更加迫切，特別是在查詢檢索時(shí)，他們希望檔案館提供的服務(wù)更加專業(yè)、個(gè)性化，服務(wù)質(zhì)量更高。

3.企業(yè)檔案館工作應(yīng)對(duì)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的挑戰(zhàn)

網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的廣泛應(yīng)用和發(fā)展，從根本上促進(jìn)了企業(yè)檔案館的迅速發(fā)展。企業(yè)檔案館開(kāi)始大批購(gòu)進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備，借助各種先進(jìn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)構(gòu)建起自己的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，各企業(yè)檔案館呈現(xiàn)出智能化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代特征。評(píng)價(jià)傳統(tǒng)的企業(yè)檔案館的檔案工作水平標(biāo)準(zhǔn)，主要是看其服務(wù)能力和館藏規(guī)模，然而現(xiàn)今隨著信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)企業(yè)檔案館的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)提出新的挑戰(zhàn)，主要是看其組織和收集信息的能力。重點(diǎn)表現(xiàn)在是否有網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)、是否有自動(dòng)化的服務(wù)手段、是否有廣泛化的服務(wù)對(duì)象、是否有高層次的服務(wù)人員及是否有高效的服務(wù)效率等方面。

4.企業(yè)檔案管理人員應(yīng)對(duì)更高要求的挑戰(zhàn)

信息技術(shù)的飛速發(fā)展對(duì)企業(yè)傳統(tǒng)的檔案服務(wù)體系帶來(lái)了沖擊，給檔案管理人員提出了更高的要求。當(dāng)然，信息技術(shù)的發(fā)展并沒(méi)有改變檔案管理人員的工作使命和任務(wù)，檔案管理人員也沒(méi)有被信息技術(shù)所取代；相反，架起信息導(dǎo)航和橋梁作用的檔案管理人員將更是任重而道遠(yuǎn)。由于信息技術(shù)的運(yùn)用檔案管理工作將會(huì)變得更高效更便利，信息資源實(shí)現(xiàn)共享更容易，只有把現(xiàn)代信息技術(shù)融合到傳統(tǒng)的檔案管理中，提供的服務(wù)才會(huì)更加優(yōu)質(zhì)，才能更好的服務(wù)于企業(yè)的科研和生產(chǎn)。因此，信息技術(shù)背景下，企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)面臨更高要求的挑戰(zhàn)，必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)和自我完善，不僅要具備更加精深的專業(yè)知識(shí)，熟練的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，還要掌握必要的信息技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)，才能承擔(dān)起網(wǎng)絡(luò)咨詢員和信息導(dǎo)航員的角色，成為一名真正合格的新時(shí)代企業(yè)檔案管理員。

二、信息技術(shù)下企業(yè)檔案館發(fā)展的新思路

1.創(chuàng)新觀念，開(kāi)展個(gè)性化的主動(dòng)服務(wù)

信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的新時(shí)代，企業(yè)檔案館應(yīng)走出保守、割據(jù)狀態(tài)，樹(shù)立大局意識(shí)，突破地域限制，主動(dòng)與其他同行合作，實(shí)現(xiàn)信息共享。在確保信息安全的同時(shí)，主動(dòng)遵守共享共建的發(fā)展策略，既要在網(wǎng)上爭(zhēng)得一席之地，也要為整個(gè)企業(yè)檔案事業(yè)的興旺發(fā)展而努力。隨著各個(gè)企業(yè)數(shù)字檔案館的陸續(xù)建立，已經(jīng)具備了網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)和資源共享的技術(shù)條件，并有了不同程度的發(fā)展。因此，企業(yè)檔案館要?jiǎng)?chuàng)新觀念，自覺(jué)投入到大系統(tǒng)的建設(shè)中，走一條合作與共享的發(fā)展之路。企業(yè)檔案館在服務(wù)方式上要以用戶為中心，從每一個(gè)用戶獨(dú)特的個(gè)性需求出發(fā)，開(kāi)展針對(duì)性的個(gè)性化服務(wù)，才能更好地滿足用戶的不同需求，從而使檔案信息服務(wù)的質(zhì)量得到提升，變用戶找信息為信息找用戶。可以在檔案網(wǎng)站上設(shè)置一個(gè)信息需求調(diào)查表，通過(guò)填表來(lái)掌握不同的用戶對(duì)檔案信息需求的不同狀況，然后再依據(jù)不同用戶的信息需求把用戶所需信息傳遞給用戶，一般通過(guò)以下方式：信息推送、電子郵件、預(yù)留網(wǎng)頁(yè)等方式。

2.創(chuàng)新管理，調(diào)整機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)新型的檔案管理人員

信息技術(shù)的應(yīng)用，使企業(yè)檔案館的工作程序和環(huán)節(jié)也發(fā)生了相應(yīng)的變化。為了檔案信息服務(wù)目標(biāo)能更好的實(shí)現(xiàn)，企業(yè)檔案館必須重新調(diào)整職能機(jī)構(gòu)，使服務(wù)更加有效、更加連續(xù)。職能機(jī)構(gòu)應(yīng)按任務(wù)分工調(diào)整為數(shù)據(jù)加工組、信息組織組、信息服務(wù)組及系統(tǒng)維護(hù)組。首先，進(jìn)行數(shù)據(jù)加工，轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案信息為數(shù)字化信息上傳網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)選擇網(wǎng)上信息，并對(duì)其加工后存儲(chǔ)；其次，組織信息對(duì)信息進(jìn)行組織分類、梳理、整理和加工，實(shí)現(xiàn)訪問(wèn)網(wǎng)上數(shù)據(jù)有效性；再次，信息服務(wù)，完成對(duì)用戶的培訓(xùn)、咨詢答復(fù)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)等服務(wù)工作；最后，系統(tǒng)維護(hù)保護(hù)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全，防止各種病毒的侵蝕，確保數(shù)據(jù)的完整性，并備份重要數(shù)據(jù)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行維護(hù)。信息技術(shù)背景下的企業(yè)數(shù)字檔案館所包含的主要技術(shù)有以下五項(xiàng)：系統(tǒng)安全防護(hù)和管理；數(shù)字化各種載體；管理和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)；在網(wǎng)上傳遞和數(shù)字化檔案信息；組織有效的查詢和訪問(wèn)數(shù)據(jù)。企業(yè)檔案館通過(guò)使用和推廣這五項(xiàng)技術(shù)，新型的檔案管理人員將很快會(huì)出現(xiàn)，一是加工整理數(shù)字信息人員；二是開(kāi)發(fā)程序人員；三是評(píng)估信息人員；四是網(wǎng)上咨詢和指導(dǎo)人員。為了適應(yīng)信息時(shí)代的要求，企業(yè)檔案館應(yīng)制定一項(xiàng)有關(guān)對(duì)檔案員進(jìn)行繼續(xù)教育的制度，檔案管理人員可采取學(xué)位進(jìn)修、在職進(jìn)修、學(xué)術(shù)研討、培訓(xùn)、講座等多種形式參加學(xué)習(xí)，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，把自己培養(yǎng)成為復(fù)合型、全方位、高層次的檔案管理人才。企業(yè)數(shù)字檔案館只有擁有不僅其專業(yè)知識(shí)深厚、網(wǎng)絡(luò)技能熟練，而且文化修養(yǎng)良好，還具有極強(qiáng)的傳播、組織、獲取信息的能力這樣一批新型的管理人員，企業(yè)檔案事業(yè)才能和諧、有效、健康持續(xù)的發(fā)展。

3.創(chuàng)新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)信息導(dǎo)航和信息推送服務(wù)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和更新，人們對(duì)信息的需求越來(lái)越廣泛，應(yīng)對(duì)信息需求的信息服務(wù)方式隨之也變得多樣化。網(wǎng)絡(luò)信息的紛繁龐雜，使用戶在搜尋特定信息時(shí)常常是無(wú)從下手，很是無(wú)奈。為了提高用戶查找利用檔案信息的效率，可以構(gòu)建特定的專業(yè)信息資源導(dǎo)航庫(kù)。專業(yè)信息導(dǎo)航庫(kù)的就是運(yùn)用工具搜索網(wǎng)上與企業(yè)主題有關(guān)的、企業(yè)能用得上的節(jié)點(diǎn)信息，再把信息進(jìn)行集中、組織，并將這些信息資源的分布情況提供給用戶，指導(dǎo)用戶查找。專業(yè)信息導(dǎo)航庫(kù)的建立，是企業(yè)檔案館在現(xiàn)代信息技術(shù)下開(kāi)創(chuàng)的一種新的專業(yè)檢索技能，不僅能為用戶的查詢提供更有效的專業(yè)指導(dǎo)，還使用戶在短時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)檔案信息能更好的利用。目前，雜亂無(wú)序而又海量的網(wǎng)絡(luò)信息不僅影響著用戶檢索信息的精準(zhǔn)度，還延緩了檢索信息的速度。為此，企業(yè)檔案館可以開(kāi)展檔案信息傳送服務(wù)，即專業(yè)編輯人員運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)網(wǎng)上信息資源和企業(yè)檔案信息進(jìn)行整合、加工，編輯成套的檔案信息傳送系統(tǒng)。還可以開(kāi)展諸如檢索網(wǎng)上資源活動(dòng)、科技論壇、專題追蹤新聞、全文鏡象推送等信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化獲取檔案信息。同時(shí)檔案館也可以與圖書(shū)情報(bào)部門、咨詢公司和權(quán)威機(jī)構(gòu)加強(qiáng)合作交流，吸引更多的數(shù)據(jù)庫(kù)精品，儲(chǔ)備更多信息，使信息推送服務(wù)更完善。

4.創(chuàng)新服務(wù)，用良好的形象構(gòu)建獨(dú)特的信息服務(wù)體系

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，人們需求網(wǎng)絡(luò)信息將越來(lái)越廣泛，但網(wǎng)絡(luò)信息不可能滿足用戶的所有需求，特別是那些需要保密的檔案信息，正因?yàn)樗鼈兊拇嬖?，所以非網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)和網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)會(huì)永久并存下去。因此，為了使檔案信息服務(wù)工作做的更好，應(yīng)把網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)與非網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)有效結(jié)合，使檔案信息的利用率提高。信息時(shí)代各行各業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)將更加激烈，服務(wù)形象的好壞至關(guān)重要，不僅關(guān)系到人們對(duì)行業(yè)的印象，還關(guān)系到行業(yè)的利潤(rùn)。良好的服務(wù)形象會(huì)使人們身心愉悅，印象深刻，行業(yè)利潤(rùn)也會(huì)豐厚。同樣企業(yè)檔案信息在企業(yè)中要想真正發(fā)揮作用，就應(yīng)提高服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)立良好的服務(wù)形象。企業(yè)檔案館應(yīng)依據(jù)其所在企業(yè)的生產(chǎn)和科研情況、管理人員的專業(yè)知識(shí)和館藏檔案信息資源，聯(lián)系該企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，來(lái)確定該檔案館信息服務(wù)宗旨和開(kāi)發(fā)信息方向，并邊實(shí)踐邊改進(jìn)，使該館的獨(dú)特風(fēng)格逐漸形成，創(chuàng)立特色服務(wù)，構(gòu)建該企業(yè)檔案館獨(dú)特的檔案信息服務(wù)體系。

作者：秦美峰 單位：東營(yíng)職業(yè)學(xué)院