海外工程項目物資管理問題分析

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一、引言

物資管理本身難度大，種類繁多、規(guī)格復雜，尤其海外工程項目遠離中國本土，因此出現(xiàn)了不同于國內物資管理的新特點和很多新的問題。

二、存在的問題

海外工程項目物資管理主要存在的問題歸納有五個方面。

1.物資計劃的準確性存在問題。

海外項目多、圖紙不及時、以至材料計劃不能提前提出或提出的數(shù)量不準確，直接影響物資供應的效率。

2.物資供應存在的問題。

由于我國建筑承包商的合同多集中在亞非拉這些欠發(fā)達地區(qū)。當?shù)匚镔Y材料供應匱乏，可選擇回旋余地較小，價格也相對較高，增加了項目的竣工和贏利的難度。

3.物資供應鏈存在問題。

價錢供應鏈管理不僅可以建立穩(wěn)定的合作關系、發(fā)展戰(zhàn)略聯(lián)盟，還可以通過供需雙方信息透明，實現(xiàn)采購規(guī)模效益，降低采購成本，便于價格和交貨期管理，提高響應用戶需求能力。另外，物資采購完成之后，還需要運輸?shù)巾椖俊Ｓ捎谒趪洕钒l(fā)達，人們素質普遍不高。在運輸過程中經常發(fā)生偷盜事件，給項目材料供應造成重大影響。同時，從國際市場進口的物資材料需要在所在國港口清關，受所在國制約因素，耗時較長。并且在運輸至項目的過程中，遠距離運輸增加了物資材料損壞的風險。

4.現(xiàn)場物資管理不完善。

現(xiàn)場物資管理的問題有現(xiàn)場材料沒有做到“限額領料制度”隨用隨取，只有入庫記錄，沒有出庫記錄。對于每天的消耗量沒有一個具體的統(tǒng)計。導致現(xiàn)場材料使用量大于實際工程量?，F(xiàn)場的材料管理工作處于失控狀態(tài)。沒有嚴格執(zhí)行“限額領料制度”，沒有根據(jù)每天的工程量領取相應的材料，浪費嚴重。電動工具及施工工具沒有做到以舊換新，沒有登記工具卡片等等。

5.物資管理人員配置有待加強，及時高效的物資供應機制盡快建立。

三、海外項目物資管理改進措施

結合實際海外工作經驗，針對以上五大問題，提出了切實有效的改進措施。

1.提高材料計劃準確性，合理安排采購，避免計劃不準帶來的風險。

1.1項目施工部門應根據(jù)施工圖紙、工期、材料類型、來源、項目資金狀況并結合其他可變因素，盡可能給采購部提前下達準確的材料計劃，包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質量要求等，盡可能給采購部門留出足夠的時間安排詢價采購，只有這樣，才有可能在正確的時間以正確的價格買來正確、適量的材料，避免倉促采購，或致工期延誤。施工過程中一定要認真研究標書及合同，海外項目物資的采購申請計劃必須慎之又慎，包括材料的規(guī)格問題、數(shù)量、質量問題、使用和成本問題等等，一定要考慮周全，要準確。在項目籌備之初，便要求從“經濟適用、滿足需要”出發(fā)，對物資計劃進行認真反復篩選，配備現(xiàn)場急需的材料，節(jié)約海外現(xiàn)場采購成本。

1.2物資計劃管理是運用計劃來組織，指導，監(jiān)督，調節(jié)材料的采購，供應，儲備，使用經濟活動的一種管理制度，主要包括一次性備料計劃（地區(qū)管理部→物資部），主要材料（進口）訂貨計劃（地區(qū)管理部→物資部），月度材料申請計劃（項目管理部→地區(qū)管理物資），臨時（零星）用料計劃（項目管理部→地區(qū)管理物資）。

1.2.1一次性備料計劃（地區(qū)管理部→物資部）。

工程中標后，在工程的開工準備期內，有項目經理及項目技術負責人根據(jù)工程進度，工程量及建筑師確認的做法明細表編制的整個工程的一次性備料計劃.也就是說單位工程從開工到竣工所需的全部材料計劃，按照土建，裝修，水電及設備安裝，要求于工程開工后15日內由地區(qū)管理部經理審批后提交物資部門。

1.2.2主要材料(進口)計劃（地區(qū)管理部→物資部）。

鑒于坦桑材料匱乏，除砂石料，水泥等材料能從當?shù)夭少復?，其他裝修材料，水電料，五金，鋼筋等需要進口，尋找廠家，提供樣品，確定樣品，進行生產，海上運輸，清關等，一般需要周期為三個月至半年時間.因此，各工程的主要材料計劃一定要提前做好材料計劃，以便辦理材料訂貨手續(xù)，及早進口，保證材料及時供應。地區(qū)管理部需與業(yè)主協(xié)商確定廠家，規(guī)格型號，能確定樣品的最好確定樣品，需物資部協(xié)助的，地區(qū)管理部，物資部，甲方三方協(xié)商確定樣品.主要物資需求計劃數(shù)量包括損耗數(shù)量，計劃一式兩份，需有編號，在教物資部時要有交接記錄.由于進口物資需要生產，海運，清關（坦桑尼亞港口的實際情況是港口小，貨物多等），基本上三個月使貨物到達工地（特殊情況除外）。

1.2.3月度申請計劃和臨時用料計劃（項目管理部→地區(qū)管理部物資）。

月度物資申請計劃是指由項目管理部的施工技術員依據(jù)施工生生產進度提出的月度物資計劃，應于每月25日前向本地區(qū)管理部報下月的月度申請計劃（如有任務變更調整可在月5日追加計劃一次）。

1.2.4臨時用料計劃是因為計劃不周，設計變更而引起的小額物資采購，要求物資需用日期前一周提出。

2.解決物資供應問題，以集中采購和比價采購為主。

2.1所謂集中采購是指項目對材料、零部件、辦公用品、勞防用品等所有物品，都必須集中到物資部門對外采購，同時對多個項目的采購進行集中處理的管理模式。

實行集中采購可以精簡采購人員、降低庫存、降低采購成本。對一些生產急料和常規(guī)材料，采取現(xiàn)場采辦或材料員提單申報，經審核后報項目現(xiàn)場采購；對大宗料及價格較貴的材料和配件比如鋼筋、竹膠板、鋼管等，則報公司物資部集中采購，從而有效控制了項目運營成本，提高了經濟效益，解決物資供應不及時的問題。

2.2比價采購是對一般物資必須實行比價、比質、比服務的一種采購方法，同種物品比質量、同種質量比價格、同種價格比服務。

通過比價采購原則積極尋找和發(fā)展?jié)撛诘墓?，一旦現(xiàn)有的供應商產品發(fā)生問題，可以及時取而代之。同時，由于建立了潛在供應商制度，無形之中對現(xiàn)在的供應商形成一種壓力，迫使他們不斷改進管理、改進技術、提高質量、降低成本。

3.對于供應鏈運輸過程中存在的問題。

找第三方運輸公司進行運輸并提供擔保，填寫發(fā)貨單，材料運輸至項目以后進行核對，并及時進行反饋，每天更新收貨動態(tài)表并發(fā)給公司發(fā)貨主管核對。對于丟失和損壞的，及時反饋給運輸公司進行索賠。

4.實行限額領料制度。

對現(xiàn)場物資管理必須做到有據(jù)可查，有據(jù)可依。根據(jù)工程量由相關負責人領取相應的材料，填寫材料出庫單。杜絕浪費。然后再檢查每天完成的工程量和領取的材料，形成監(jiān)督和對比分析。

5.健全海外項目物資供應體制，合理配置采購人員。

在海外工程項目中要順利實施物資供應與管理的職能，除了要求機構人員應具有必要的專業(yè)技能外，物資管理人員還具有良好的商務英語交流能力、技術及管理規(guī)范的理解和適應能力、物資供應及管理技術專業(yè)知識、國際商務談判能力，以及國際貿易方面的專業(yè)知識。在物資主管人員的選用上，要遵循與海外物資管理機構職能相適應的原則；在物資管理人員的物色、使用和培訓上要狠下工夫，要舍得投入?！　『Ｍ馕镔Y管理要有一套合適海外市場的物資管理程序，要細，計劃要準，采購效率要高，人員素質要強。實踐證明，只要抓住物資工作管理中存在的問題，認真分析研究，逐一解決改進，才能更好地求生存、謀發(fā)展，在堅定不移實施“走出去”的戰(zhàn)略之路上越走越寬廣，在海外市場拓展之路上一路向前。

作者：趙玉峰 單位：中鐵建工集團東非公司