集團(tuán)化物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)部控制措施
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摘要：以物業(yè)公司內(nèi)部控制為例，從收入、成本、費(fèi)用等方面分析了某集團(tuán)化物業(yè)公司目前內(nèi)部控制的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題，提出了一些建議，即完善內(nèi)部控制體系，提升財(cái)務(wù)信息化程度，建立預(yù)算管控機(jī)制等來(lái)改善內(nèi)控管理，期望能夠?yàn)橄嚓P(guān)企業(yè)提供參考借鑒。
關(guān)鍵詞：物業(yè)管理；內(nèi)部控制；建議
對(duì)于物業(yè)公司來(lái)說(shuō)，收入、成本、費(fèi)用構(gòu)成物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理的主要方面。主營(yíng)業(yè)務(wù)成本是成本控制的重點(diǎn)，同時(shí)管理費(fèi)用也應(yīng)重點(diǎn)控制。在物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理模式不斷優(yōu)化的今天，雖然成本費(fèi)用的控制對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了積極影響，但依然有很多不足之處。筆者以某集團(tuán)化物業(yè)企業(yè)為例，對(duì)其成本費(fèi)用控制的現(xiàn)狀進(jìn)行描述和分析，找出問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題提出對(duì)應(yīng)的改進(jìn)措施，希望能夠通過(guò)個(gè)例來(lái)總結(jié)出一個(gè)適用于物業(yè)公司內(nèi)部控制的方法，推動(dòng)物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制不斷完善。
1物業(yè)公司內(nèi)部控制存在的問(wèn)題
1．1收入
物業(yè)公司收入來(lái)源多為物業(yè)費(fèi)收入、多種經(jīng)營(yíng)收入、代收代繳水電收入等，收入方式較為單一，且物業(yè)費(fèi)、水電等受物價(jià)局的影響，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)低且多年不上漲。①制度建設(shè)不健全，導(dǎo)致物業(yè)費(fèi)減免隨意。②多種經(jīng)營(yíng)多為共有收益，存在輿情。③信息化程度低，為企業(yè)造成損失。代收代繳水電，受政府政策的影響，一般為無(wú)差價(jià)銷(xiāo)售或小幅加價(jià)銷(xiāo)售，盈利的金額較少。項(xiàng)目財(cái)務(wù)在日常收費(fèi)過(guò)程中，多運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件和財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行收費(fèi)，因?yàn)楦飨到y(tǒng)之間關(guān)聯(lián)性差，存在私自收費(fèi)現(xiàn)象，營(yíng)私舞弊和私設(shè)小金庫(kù)現(xiàn)象嚴(yán)重。
1．2成本
物業(yè)公司成本組成主要有人工成本、物料成本。物業(yè)公司主要從事保潔、綠化、安全的服務(wù)，隨著物業(yè)公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人員分散，管控難度較大，所以人工成本難免存在“吃空餉”的現(xiàn)象，對(duì)于保潔、綠化等多采用招投標(biāo)的方式來(lái)進(jìn)行管控。①招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程流于形式，過(guò)程文件存在缺失，沒(méi)有對(duì)招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行有效管控。②采購(gòu)無(wú)計(jì)劃，質(zhì)量不合規(guī)，造成資金浪費(fèi)。
1．3費(fèi)用
費(fèi)用主要分為管理費(fèi)用和財(cái)務(wù)費(fèi)用。從目前信息化的程度來(lái)看，財(cái)務(wù)費(fèi)用營(yíng)私舞弊的空間較小。管理費(fèi)用的內(nèi)部控制是薄弱的，管理費(fèi)用的列支小項(xiàng)主要是管理員工福利費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、交通費(fèi)等費(fèi)用。對(duì)于這些管理費(fèi)用，公司內(nèi)部制度要求不明確，存在漏洞，導(dǎo)致人員在報(bào)銷(xiāo)時(shí)，無(wú)意識(shí)或有意識(shí)的違背財(cái)務(wù)原則，附件或流程上存在不合規(guī)現(xiàn)象，容易營(yíng)私舞弊，僅2019年交通費(fèi)不合規(guī)現(xiàn)象就出現(xiàn)5次，涉及金額上萬(wàn)元。
2完善物業(yè)公司內(nèi)部控制的對(duì)策建議
2．1提升對(duì)內(nèi)部控制的重視程度
2．1．1設(shè)置內(nèi)部控制部門(mén)，建立內(nèi)部控制制度。在公司內(nèi)部設(shè)立專(zhuān)門(mén)的內(nèi)部控制部門(mén)，該部門(mén)的設(shè)立應(yīng)該是獨(dú)立的，應(yīng)當(dāng)獨(dú)立于利害部門(mén)之外，作為一個(gè)單獨(dú)的管理職能部門(mén)行使相關(guān)的權(quán)力，履行相應(yīng)的義務(wù)。根據(jù)物業(yè)公司整體的業(yè)務(wù)情況，應(yīng)建立從督導(dǎo)檢查到培訓(xùn)的內(nèi)部控制制度，建立一套與業(yè)務(wù)密切貼合的內(nèi)部控制制度，將風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)控制、風(fēng)險(xiǎn)防范、整改復(fù)核納入的閉環(huán)管理的內(nèi)部控制制度。物業(yè)企業(yè)制定的內(nèi)部控制制度要與企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍、內(nèi)外環(huán)境相適應(yīng)，具有可操作性，具有一定的前瞻性，不可脫離實(shí)際，確保控制效果有效。
2．1．2建立內(nèi)部控制管控要點(diǎn)，完善內(nèi)部控制體系。物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制部門(mén)應(yīng)制定全年的內(nèi)部控制計(jì)劃和方案，根據(jù)全年內(nèi)部控制計(jì)劃分解到每月和每類(lèi)業(yè)務(wù)，每月出具內(nèi)部控制的相關(guān)報(bào)告，在報(bào)告中紕漏內(nèi)部控制的管理情況，并出具整改意見(jiàn)，整體提升公司的內(nèi)部控制環(huán)境。同時(shí)，根據(jù)每類(lèi)業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，制定各業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管控要點(diǎn)，并對(duì)要點(diǎn)進(jìn)行解讀和宣講，宣貫至每類(lèi)業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人，從業(yè)務(wù)源頭改善內(nèi)部控制。建立一套從檢查督導(dǎo)到培訓(xùn)宣貫的內(nèi)控工作體系，如圖1所示。
2．2提高財(cái)務(wù)信息化程度，降低舞弊風(fēng)險(xiǎn)
企業(yè)必須不斷完善網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)、保證信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和信息安全，以現(xiàn)有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)為依托，朝智能化和規(guī)范化邁進(jìn)。對(duì)于財(cái)務(wù)收費(fèi)中收入管理方面，通過(guò)提高收費(fèi)系統(tǒng)的智能化水平，提高水電系統(tǒng)、車(chē)位系統(tǒng)、財(cái)務(wù)收費(fèi)系統(tǒng)、發(fā)票系統(tǒng)、銀聯(lián)商務(wù)系統(tǒng)等關(guān)聯(lián)性，減少私收費(fèi)和少收費(fèi)現(xiàn)象。另外需要關(guān)注，在信息化系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)按照權(quán)責(zé)分離的原則，進(jìn)行權(quán)限匹配。
2．3開(kāi)發(fā)多種經(jīng)營(yíng)渠道并注重過(guò)程管控
開(kāi)發(fā)多種經(jīng)營(yíng)渠道，對(duì)于集團(tuán)化的企業(yè)可以依托售樓部，開(kāi)發(fā)客戶(hù)潛力。在原有的公共空間多種經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)上，建立公有收益分成方案，定期進(jìn)行公示，降低輿情風(fēng)險(xiǎn)。多種經(jīng)營(yíng)應(yīng)關(guān)注過(guò)程管控，按照多種經(jīng)營(yíng)的性質(zhì)，建立規(guī)范化的制度，多種經(jīng)營(yíng)開(kāi)展有據(jù)可依，從開(kāi)展到業(yè)務(wù)撤場(chǎng)，有明確的實(shí)際操作標(biāo)準(zhǔn)，使過(guò)程管控更加行之有效。
2．4根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)改善招投標(biāo)環(huán)境
在招標(biāo)時(shí)，應(yīng)評(píng)估投標(biāo)單位的合法性和合規(guī)性，避免惡意競(jìng)價(jià)和串標(biāo)，相應(yīng)的部門(mén)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行實(shí)地考察，合格的投標(biāo)單位應(yīng)具備合格的營(yíng)業(yè)執(zhí)照及合法經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所，持有應(yīng)有的行業(yè)資質(zhì)證書(shū)，無(wú)質(zhì)量糾紛等。所有的外包業(yè)務(wù)合同，期限不應(yīng)太長(zhǎng)，不能超過(guò)3年，定期要召開(kāi)供應(yīng)商溝通會(huì)，發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和提出的要求，要有書(shū)面記錄，雙方簽字確認(rèn)。關(guān)于采購(gòu)類(lèi)業(yè)務(wù)，簽訂合同后，每次進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，應(yīng)由需求部門(mén)提交需求，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)庫(kù)存和實(shí)際業(yè)務(wù)開(kāi)展情況，進(jìn)行采購(gòu)審批，審批通過(guò)后，聯(lián)系供應(yīng)商發(fā)貨，改善了部門(mén)采購(gòu)無(wú)計(jì)劃和一人決策問(wèn)題，成本采購(gòu)類(lèi)業(yè)務(wù)和外包業(yè)務(wù)內(nèi)部控制可以得到較好的改善。
2．5建立預(yù)算和資金計(jì)劃管控機(jī)制
針對(duì)費(fèi)用和成本中存在的問(wèn)題，應(yīng)建立預(yù)算管理體系。在每年年底，進(jìn)行下一年度的預(yù)算編制，各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)開(kāi)展情況，核算人工支出、物料支出、外包業(yè)務(wù)支出等，同時(shí)針對(duì)園區(qū)或服務(wù)范圍內(nèi)，需要更新改造的項(xiàng)目，設(shè)置單獨(dú)的預(yù)算管控科目，預(yù)算填報(bào)時(shí)，相應(yīng)的部門(mén)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，方可進(jìn)行預(yù)算的批復(fù)。預(yù)算管理時(shí)，應(yīng)建立預(yù)算費(fèi)用之間的管控，例如物料支出和人工支出之間不得調(diào)劑，采用此種方法，限制項(xiàng)目支出隨意行為。在每月度進(jìn)行資金計(jì)劃的上報(bào)，在預(yù)算范圍內(nèi)，上報(bào)本月要指出的實(shí)際資金，在預(yù)算的基礎(chǔ)上進(jìn)行二次管控。在進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)置費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的標(biāo)準(zhǔn)，包括預(yù)算科目的選擇，報(bào)銷(xiāo)附件的要求，不同業(yè)務(wù)類(lèi)別，流程審核人的設(shè)置，通過(guò)給標(biāo)準(zhǔn)和要求，使費(fèi)用支付更加合理和規(guī)范，報(bào)銷(xiāo)完成之后，相應(yīng)部門(mén)建立季度復(fù)核機(jī)制，一些高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目應(yīng)建立復(fù)核要點(diǎn)，從而降低內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)。
3結(jié)束語(yǔ)
集團(tuán)化物業(yè)公司在財(cái)務(wù)管理的內(nèi)部管控，受制于行業(yè)性質(zhì)的影響，起步發(fā)展的時(shí)間晚，發(fā)展較緩慢。隨著市場(chǎng)化的不斷發(fā)展和財(cái)務(wù)管理要求的逐步提高，對(duì)集團(tuán)化物業(yè)公司內(nèi)部控制的研究是促進(jìn)物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理發(fā)展的方法之一。同時(shí)物業(yè)公司財(cái)務(wù)內(nèi)部控制規(guī)范化，要將物業(yè)內(nèi)控管理作為重要的工作，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避，滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理工作的需要。
［參考文獻(xiàn)］
［1］段麗琳．物業(yè)公司內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的策略［J］．企業(yè)改革與管理，2017，12（38）．
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作者：陳利平 程明娥 單位：河南理工大學(xué)