石油企業(yè)物資采購(gòu)管理信息化應(yīng)用探究
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摘要:現(xiàn)代社會(huì)不斷發(fā)展與進(jìn)步，信息化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，給人們生產(chǎn)生活帶去了重要改變。而作為我國(guó)十分重要的一種能源產(chǎn)業(yè)，石油行業(yè)的發(fā)展情況會(huì)直接影響我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制的優(yōu)化與完善。從石油企業(yè)的物資采購(gòu)管理體制情況看，還存在諸多問題有待解決，為此，本文首先分析了石油企業(yè)物資管理情況。而后闡述了構(gòu)建石油企業(yè)物資采購(gòu)信息化管理的影響因素，并提出了信息化在石油企業(yè)物資采購(gòu)管理中的應(yīng)用途徑，最后簡(jiǎn)要分析了石油企業(yè)物資采購(gòu)管理的發(fā)展方向。
關(guān)鍵詞:信息化；石油企業(yè)；物資采購(gòu)管理；應(yīng)用分析
在石油企業(yè)物資采購(gòu)管理工作中，主要涉及到編制采購(gòu)計(jì)劃、調(diào)查價(jià)格、采購(gòu)物資、物資運(yùn)輸、物資保管以及發(fā)放等多個(gè)方面，由于石油行業(yè)本身較為特殊，并且在采購(gòu)過程中會(huì)受到多方面因素影響，信息也較為分散，所以，對(duì)石油企業(yè)整體物資采購(gòu)管理工作帶去一定難度。但石油企業(yè)傳統(tǒng)處理工具以及處理方法缺乏信息共享、反饋等特點(diǎn)，因此，非常不利于問題的解決。而構(gòu)建石油企業(yè)物資采購(gòu)信息化管理，可以實(shí)現(xiàn)信息的共享，做到及時(shí)反饋，并有效解決，提高了石油企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)的有效管理。由此可見，本文對(duì)信息化在石油企業(yè)物資采購(gòu)管理中的應(yīng)用研究，具有重要意義。
一、現(xiàn)階段我國(guó)石油企業(yè)物資采購(gòu)管理現(xiàn)狀分析
(一)目前管理現(xiàn)狀對(duì)于物資采購(gòu)的管理，我國(guó)大部分石油公司主要管理依據(jù)就是參照各方標(biāo)準(zhǔn)，其中包含企業(yè)本生、整個(gè)行業(yè)以及國(guó)家。在具體管理中主要包括了物資的采購(gòu)、采購(gòu)管理，還有倉(cāng)儲(chǔ)、計(jì)劃、質(zhì)量等方面的管理內(nèi)容。但是石油企業(yè)在實(shí)際管理過程中，這些物資采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)無法適應(yīng)與實(shí)際工作體系需求，只是在制度層面有參考依據(jù)，并沒有落實(shí)到具體的管理標(biāo)準(zhǔn)，也嚴(yán)重缺乏科學(xué)的物資采購(gòu)管理體系[1]。從實(shí)際情況看，在大多數(shù)大型石油企業(yè)中，會(huì)存在二級(jí)單位，但二者之間的物資采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)度不一樣，這就導(dǎo)致物資采購(gòu)管理工作無法形成有效的統(tǒng)一管理，阻礙了石油行業(yè)整體健康發(fā)展。其主要表現(xiàn)為：由于一些單位較早的開展物資采購(gòu)管理工作，同時(shí)也可以在不斷實(shí)踐中完善具體的管理辦法，進(jìn)而逐步形成了科學(xué)的采購(gòu)管理規(guī)定與制度，在實(shí)際運(yùn)作過程中具備了較為完善的物資采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)體系，可以滿足石油企業(yè)物資采購(gòu)管理實(shí)際需求。但還有部分單位，在眾多因素影響下，物資采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)化還在起步階段，各方面工作還不夠健全，導(dǎo)致對(duì)我國(guó)石油企業(yè)物資采購(gòu)管理工作開展造成了一定的影響。
(二)國(guó)家政策分析在中國(guó)石油行業(yè)內(nèi)，主要推行的是供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，也就是對(duì)向集團(tuán)公司及所屬企業(yè)提供相關(guān)物資的生產(chǎn)制造企業(yè)或者相關(guān)法人進(jìn)行制度上的約束，供應(yīng)商主要分為一級(jí)以及二級(jí)采購(gòu)物資供應(yīng)商。在供應(yīng)商準(zhǔn)入制度中，負(fù)責(zé)一級(jí)物資供應(yīng)商的是總部物資采購(gòu)管理部門，而二級(jí)供應(yīng)商主要是由所對(duì)接的企業(yè)負(fù)責(zé)。其中對(duì)于物資供應(yīng)商得篩選、準(zhǔn)入，則應(yīng)當(dāng)從實(shí)際情況出發(fā)，我國(guó)目前，主要是通過網(wǎng)站平臺(tái)，透明公開供應(yīng)商的相關(guān)準(zhǔn)入信息，而后以公開招標(biāo)的方式，給予中標(biāo)的供應(yīng)商準(zhǔn)入資格[2]。
二、石油企業(yè)物資采購(gòu)信息化管理存在的問題
(一)企業(yè)內(nèi)部缺乏有效溝通對(duì)于石油企業(yè)而言，涉及到很多內(nèi)部部門，但是在傳統(tǒng)管理思想上，石油企業(yè)認(rèn)為后勤保障部門與前線生產(chǎn)部門是相互獨(dú)立的，沒有必要進(jìn)行溝通，但事實(shí)上，后勤保障部門主要負(fù)責(zé)物資供應(yīng)。在這種陳舊的管理思想下，使得石油企業(yè)缺乏對(duì)部門與部門之間的溝通的重視度，因此，在采購(gòu)物資時(shí)，后勤保障部門無法做出合理采購(gòu)計(jì)劃，導(dǎo)致出現(xiàn)盲目采購(gòu)現(xiàn)象。這不僅增加了后勤保障部門解決物資庫(kù)存問題工作量，還極大的增加了庫(kù)存成本，對(duì)石油企業(yè)物資采購(gòu)管理工作的順利開展非常不利。
(二)內(nèi)部物資申請(qǐng)程序復(fù)雜對(duì)于石油企業(yè)而言，需要大量的物資供應(yīng)石油企業(yè)正常運(yùn)用，并且所需物資在種類上多種多樣。但在石油企業(yè)內(nèi)部物資申請(qǐng)時(shí)，過程非常繁瑣，嚴(yán)重阻礙管理工作高效進(jìn)行。一線生產(chǎn)部門結(jié)合本部門對(duì)物資的實(shí)際需求，向上層提出申請(qǐng)，經(jīng)過逐層審批獲得允許后，企業(yè)再向供應(yīng)商下訂單進(jìn)入到正式采購(gòu)過程。這樣復(fù)雜的流程，導(dǎo)致企業(yè)在物資采購(gòu)環(huán)節(jié)中浪費(fèi)了大量的時(shí)間。在加上各個(gè)部門間無效的溝通，以致于信息反饋不及時(shí)，最終造成前線物資匾乏等情況[3]。
(三)公開招標(biāo)方式的影響從目前石油企業(yè)內(nèi)部物資采購(gòu)實(shí)際情況看，主要就是公開招標(biāo)方式，其中涉及到了網(wǎng)絡(luò)、電視、報(bào)紙等方式，將招標(biāo)信息到媒體網(wǎng)絡(luò)中，在社會(huì)上大范圍征集供應(yīng)商。此種方式雖然可以降低物資采購(gòu)的成本，但由于招標(biāo)工作程序十分復(fù)雜，物資供應(yīng)流程以及手續(xù)涉及到多方面，所以需要具備一定的技術(shù)性，同時(shí)，對(duì)石油項(xiàng)目設(shè)備、材料方面的應(yīng)用要嚴(yán)格要求，但是社會(huì)大范圍征集下，廠家、地區(qū)的差異，對(duì)應(yīng)的各自經(jīng)營(yíng)模式不盡相同，此種情況會(huì)嚴(yán)重影響石油企業(yè)物資采購(gòu)與管理工作。
三、信息化在石油企業(yè)物資采購(gòu)管理中的應(yīng)用對(duì)策分析
從目前我國(guó)石油企業(yè)物資采購(gòu)管理工作實(shí)際情況看，呈現(xiàn)出采購(gòu)數(shù)字化、一體化、虛擬化、智能化各個(gè)不同的階段，在此基礎(chǔ)上再與信息化發(fā)展結(jié)合。但是現(xiàn)階段，我國(guó)石油企業(yè)采購(gòu)虛擬化以及智能化階段并沒有得到推廣，還處于研究初期，所以下文主要對(duì)采購(gòu)數(shù)字化以及采購(gòu)一體化進(jìn)行介紹，希望可以通過本文的分析加強(qiáng)石油企業(yè)物資采購(gòu)信息化管理的進(jìn)一步完善。
(一)構(gòu)建采購(gòu)數(shù)字化處理方式首先，信息作為數(shù)字化處理的基礎(chǔ)，需要全面搜集石油企業(yè)內(nèi)部物資需求信息，在此基礎(chǔ)上，石油企業(yè)物資管理部門需要做好物資采購(gòu)前的準(zhǔn)備工作，結(jié)合一線部門對(duì)生產(chǎn)物資的實(shí)際需求，而后制定相應(yīng)的反饋機(jī)制，幫助后勤部門可以第一時(shí)間知曉生產(chǎn)一線實(shí)際需求，幫助后勤管理部門可以對(duì)物資庫(kù)存以及采購(gòu)做好規(guī)劃，有效避免出現(xiàn)生產(chǎn)線物資不足，但是庫(kù)存卻呈現(xiàn)積壓的情況[4]。其次，需要制定完善的供應(yīng)商檔案管理體制。對(duì)供應(yīng)商發(fā)貨時(shí)間、成交價(jià)格及數(shù)量等情況進(jìn)行及時(shí)記錄，全面分析和記錄這些指標(biāo)，而后確定較為突出的供應(yīng)商，達(dá)成長(zhǎng)期合作。但是，在確定長(zhǎng)期合作意愿后，石油企業(yè)有必要加強(qiáng)管理，同時(shí)對(duì)供應(yīng)商實(shí)施全面的考核，在保障貨源質(zhì)量的前提下，維持貨物數(shù)量穩(wěn)定性。此種舉措可以在物資采購(gòu)環(huán)節(jié)中節(jié)約大量的時(shí)間，減少好不必要的資金浪費(fèi)等問題，同時(shí)可以有效確保貨物質(zhì)量。最后，建立健全物資信息處理平臺(tái)。在物資信息處理平臺(tái)的作用下，可以將采購(gòu)物資各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行有效保存，如果發(fā)現(xiàn)庫(kù)存物資不充足時(shí)，可以有針對(duì)性的制定新的采購(gòu)計(jì)劃，為一線生產(chǎn)提供物資的充足保證。此外，物資采購(gòu)相關(guān)工作人員需要全面分析物資相關(guān)信息情況，與市場(chǎng)實(shí)際信息進(jìn)行比較，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格的動(dòng)態(tài)走向，防止造成浪費(fèi)大量的物資采購(gòu)成本。
(二)落實(shí)采購(gòu)一體化管理現(xiàn)階段，我國(guó)石油企業(yè)材料供應(yīng)方式主要呈現(xiàn)出逐層上報(bào)領(lǐng)取模式。具體過程就是先由后勤部門匯總各生產(chǎn)一線單位物資需求，而后相應(yīng)的工作人員再去領(lǐng)取，但是此種情況會(huì)導(dǎo)致領(lǐng)取時(shí)間較為分散，造成了時(shí)間上的浪費(fèi)。為了有效避免這種情況，部分生產(chǎn)隊(duì)會(huì)準(zhǔn)備一些物資以免日常工作急需，這就會(huì)導(dǎo)致后期領(lǐng)取物資時(shí)出現(xiàn)重復(fù)領(lǐng)用的情況。會(huì)使得另一部分生產(chǎn)單位物資不夠用，進(jìn)一步增加了物資的重復(fù)采購(gòu)。因此，為了解決此種情況，建議企業(yè)推行采購(gòu)一體化管理模式，改變以往單一式的領(lǐng)取模式，石油企業(yè)可以在各個(gè)生產(chǎn)單位設(shè)立相應(yīng)的供應(yīng)物資點(diǎn)，并在一體化管理平臺(tái)中納入材料員以及供應(yīng)點(diǎn)材料，實(shí)現(xiàn)更為有效的統(tǒng)一管理，防止出現(xiàn)生產(chǎn)單位囤積物資的現(xiàn)象，通過采購(gòu)一體化管理在很大程度上節(jié)約石油企業(yè)物資采購(gòu)成本[5]。
(三)加強(qiáng)綜合信息系統(tǒng)的開發(fā)首先，要全面掌握市場(chǎng)物資價(jià)格。并根據(jù)過往物資采購(gòu)的價(jià)格走向，科學(xué)的預(yù)測(cè)市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)，在此基礎(chǔ)上制定出切實(shí)可行的采購(gòu)方案，有效降低采購(gòu)成本。其次，要預(yù)測(cè)油田物資的動(dòng)態(tài)變化。在此過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合過往歷史生產(chǎn)單位物資的消耗、需求綜合情況，在此基礎(chǔ)上，根據(jù)當(dāng)年任務(wù)預(yù)估出相應(yīng)的物資消耗量。最后，企業(yè)需要預(yù)測(cè)最佳的采購(gòu)時(shí)間、庫(kù)存量。將物資消耗、庫(kù)存情況作為主要參考依據(jù)，預(yù)算出合理的采購(gòu)時(shí)間以及單次采購(gòu)的具體數(shù)量。通過此種措施可以有效降低采購(gòu)成本，促使費(fèi)用合理化使用，進(jìn)一步提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
四、石油企業(yè)物資采購(gòu)管理的未來展望
(一)集中化發(fā)展基于經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展趨勢(shì)，石油企業(yè)在未來發(fā)展中會(huì)逐步向集中化采購(gòu)方向發(fā)展。在此過程中，可以建立不同部門對(duì)不同品類的管理制度，結(jié)合不同品類特點(diǎn)制定相應(yīng)的采購(gòu)、儲(chǔ)備計(jì)劃。而在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過程，可以發(fā)揮信息化技術(shù)作用，搭建相應(yīng)的管理中心，促使采購(gòu)信息可以共享。
(二)專業(yè)化發(fā)展在以后的石油企業(yè)物資采購(gòu)管理工作，會(huì)建立嚴(yán)格的準(zhǔn)入管理機(jī)制、績(jī)效評(píng)估機(jī)制、協(xié)同與改進(jìn)管理機(jī)制，利用大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的統(tǒng)計(jì)分析，而后結(jié)合各類物資的市場(chǎng)特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)個(gè)別化分類采購(gòu)與管理。
(三)信息化發(fā)展目前，大部分企業(yè)都提高了對(duì)構(gòu)建企業(yè)信息化平臺(tái)的重視，意在通過此平臺(tái)，完善對(duì)采購(gòu)需求的收集，同時(shí)也可以清晰掌握庫(kù)存情況。在未來發(fā)展中，石油企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷完善信息化采購(gòu)管理流程，全面實(shí)現(xiàn)信息化物資采購(gòu)體系?？傊?，為了進(jìn)一步提升物資采購(gòu)管理的水平，石油企業(yè)需要構(gòu)建出科學(xué)化的信息化采購(gòu)平臺(tái)。通過平臺(tái)高效運(yùn)作，可以更好的為企業(yè)提供實(shí)時(shí)、可靠的動(dòng)態(tài)采購(gòu)信息，更好地為石油企業(yè)物資采購(gòu)管理工作服務(wù)。
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作者：邊婷 劉靜 應(yīng)紅 單位：海洋石油工程股份有限公司
