信息化環(huán)境下審計證據(jù)取證

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摘要：在信息化的環(huán)境下，審計證據(jù)的形式已逐漸由傳統(tǒng)的書面證據(jù)轉(zhuǎn)化為電子證據(jù)。電子證據(jù)的取證方法與計算機技術(shù)相結(jié)合，能帶來極大的方便并降低成本，但其本身具有的風險性給審計證據(jù)的取證帶來了新的挑戰(zhàn)。本文將通過信息化對審計證據(jù)的影響分析，提出信息化環(huán)境下合理的審計證據(jù)取證方法。

關(guān)鍵詞：信息化；電子證據(jù)；取證

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，整個社會已經(jīng)進入了信息化的時代，信息技術(shù)在企業(yè)中的運用也逐漸擴展，以ERP為代表的企業(yè)信息化進程的加快使審計人員在審計的過程中要接觸大量的電子審計證據(jù)。審計證據(jù)的形式逐漸由傳統(tǒng)的書面證據(jù)轉(zhuǎn)化為電子證據(jù)。面對審計證據(jù)形式的變化，審計人員如何在審計的過程中正確的獲得、辨別和運用審計證據(jù)，從而提高審計質(zhì)量減少審計風險，達到得出客觀公正的審計結(jié)論的目的成為人們關(guān)注的焦點。

一、審計證據(jù)的重要性與演變

許永斌和俞淑仙(2005)認為審計證據(jù)是審計人員在審計過程中采用各種方法獲取的核證的依據(jù)，它是用以證明被審計事項與有關(guān)既定標準是否相符的一切憑據(jù)，包括各種文件、實物和信息。由于最終的審計意見和審計報告均以在審計過程中取得的審計證據(jù)為根據(jù)，因此審計意見和審計報告能否客觀公平，能否為審計委托人、被審計單位和公眾所接受，直接取決于審計證據(jù)，理論界和實務(wù)界都將審計證據(jù)擺在非常重要的位置上。傳統(tǒng)的審計環(huán)境下，書面的會計信息是主要的審計證據(jù)，如原始憑證、賬簿、會計報表等。信息化環(huán)境下，原始數(shù)據(jù)和其他數(shù)據(jù)在生成、傳遞方式上出現(xiàn)了本質(zhì)的變化，此時，審計證據(jù)可分為兩種，一種是原始憑證等可見證據(jù)，另一種是儲存在介質(zhì)中的數(shù)據(jù)等不可見證據(jù)。隨著信息化的進程，紙質(zhì)信息將逐漸被電子證據(jù)所取代。因此了解電子證據(jù)的特點對解決取證過程中遇到的困難和障礙是十分有必要的。

二、信息化環(huán)境下審計證據(jù)的新特點

(一)無形性

電子證據(jù)是以編碼的形式存儲于磁性或光電介質(zhì)中的電子信息，其本質(zhì)是無形的。書面記錄的載體和內(nèi)容是一體化的，可以輕松的辨別原件與復印件，而電子證據(jù)如果被進行了人為的篡改，那么原來的信息就會隨之改變，從而給證據(jù)的判斷帶來一定的難度。

(二)精確性

初始數(shù)據(jù)錄入計算機后，電子數(shù)據(jù)的處理和交換都依賴于計算機系統(tǒng)，如果沒有人為的蓄意干預，它能準確的記錄被審計單位的財務(wù)收支和相關(guān)的經(jīng)濟活動狀況，不受經(jīng)驗等主觀判斷的影響，可以避免誤記等傳統(tǒng)審計證據(jù)的弊端，其精確性不言而喻。

(三)可修改性與易消失性

書面審計證據(jù)能真實的記錄簽署筆記等特征，任何改動或添加都會留下痕跡，通過專家鑒定等途徑，改動和添加不難識別。而電子證據(jù)通過磁盤等介質(zhì)保存，改動、偽造等一般不會留下痕跡，審計人員很難發(fā)現(xiàn)。此外，由于電子介質(zhì)的不穩(wěn)定性，失誤操作等都有可能造成電子證據(jù)的丟失。

三、審計證據(jù)取證面臨的新挑戰(zhàn)

(一)取證失實

電子證據(jù)雖受到許多審計人員的青睞，但其本身易消失、易被改動的風險性是不容忽視的，不完全、不正確的電子證據(jù)以及取證中的不當操作都可能使審計人員判斷不當。取證失實的原因可能有以下幾點：第一，在審計的過程中，原始電子數(shù)據(jù)往往是由被審計單位來提供，這增大了獲取真實信息的難度；第二，電子證據(jù)易消失、易被修改卻難以留下痕跡，同樣加大了不確定性；第三，電子數(shù)據(jù)處理由計算機程序完成，并非肉眼可直接觀察，這樣審計取證失實的可能性就加大了。

(二)一致性分析

電子證據(jù)屬于間接的審計證據(jù)，它不僅要與審計結(jié)論相關(guān)，而且還要與其他的審計證據(jù)相一致，共同表明同一事實。在實施審計的過程中，審計人員通過現(xiàn)場編程對電子數(shù)據(jù)進行分析，往往僅憑分析結(jié)果就做出審計判斷，忽視了電子證據(jù)與其他審計證據(jù)一致性的綜合比較，取證不足從而增加了審計的風險。

(三)數(shù)據(jù)泄漏

審計人員的取證以被審計單位大量的會計數(shù)據(jù)為前提，這些數(shù)據(jù)可能涉及了被審計單位的商業(yè)機密，由于電子證據(jù)本身易被拷貝的特性，這加大了泄密的可能性，一旦泄密會對被審計單位造成難以彌補的損失。

(四)取證技術(shù)的改進

審計人員在獲得和分析電子證據(jù)時，要用到許多計算機技術(shù)，有的甚至要用到專門的編程語言。由于審計人員的計算機水平還不深厚，這給審計的取證帶來了新的難題。

四、信息環(huán)境下審計證據(jù)的取證

面對電子證據(jù)這種新型的審計證據(jù)，審計人員要在實踐中摸索取證的合理方法，從規(guī)范取證方式和建立完備的復核制度出發(fā)，增強電子證據(jù)的證明力，同時加強取證安全管理，改進取證技術(shù)方法，以期達到合理取證的目的。

(一)規(guī)范取證方式，減少取證失實

在實際的取證過程中，審計人員應盡量減少在被審計單位的電腦上直接進行操作，以避免在操作過程中出現(xiàn)不可預見的問題，給被審計單位造成無法挽回的損失。同時審計人員在取證時應完整的記錄所采取的步驟、方法，將其在審計底稿中體現(xiàn)出來，以提高電子證據(jù)的效力。

(二)建立復核制度，進行綜合分析

對電子證據(jù)要建立完備的復核制度，其要點有：1.復核電子數(shù)據(jù)的來源，查明其形成的時間、地點、對象、制作人等，確定電子證據(jù)是在有關(guān)業(yè)務(wù)事實發(fā)生時產(chǎn)生的。2.復核電子證據(jù)的收集是否合乎規(guī)范，復核時要了解該電子證據(jù)是用什么方法，在什么情況下得到的，這樣有利于辨別證據(jù)的真?zhèn)巍?.復核電子證據(jù)與事實的相關(guān)性。電子證據(jù)反映的事件和事實有直接或邏輯的關(guān)系時才能被作為證據(jù)。4.復核電子證據(jù)是否真實，有無篡改、偽造的現(xiàn)象。

(三)加強取證安全管理，實行使用責任制

為了避免被審計單位重要信息數(shù)據(jù)的泄露，要加強審計取證的安全管理。首先，審計人員應做出書面保密承諾，表明其自覺保密的堅定立場。第二，審計人員需要相關(guān)數(shù)據(jù)時要向被審計單位提出書面申請，明確需由其提供的信息、數(shù)據(jù)交接的方式和雙方的責任等，并由被審計單位人員提取數(shù)據(jù)。第三，要加強電子證據(jù)載體的管理，載有重要信息的光盤、U盤和移動硬盤等設(shè)備的領(lǐng)用必須嚴格控制，并做好領(lǐng)用記錄。第四，目前，被審計單位信息的保密大多是依靠審計人員自身的覺悟，這顯然是不夠的，因此必須建立電子數(shù)據(jù)使用責任制度，對審計實施過程中數(shù)據(jù)的詳細使用情況予以記錄存檔，并由審計人員簽字。

(四)采用先進審計技術(shù)，提高取證質(zhì)量

為了實現(xiàn)更好的審計取證，首先應該改進現(xiàn)有的審計取證技術(shù)，IQC法是傳統(tǒng)審計常用的三種方法，即面談法(interview)、問卷法(questionnaires)和控制流程圖法(controlflowchart)，在信息化環(huán)境下IQC法仍然適用，但其側(cè)重點與傳統(tǒng)審計不同，審計人員不僅要向財務(wù)人員了解信息，也要與信息管理人員溝通，增強對企業(yè)整個信息系統(tǒng)的全面了解。其次，可使用并行審計技術(shù)(ConcurrentAuditingTechniques)，它是指在應用系統(tǒng)對業(yè)務(wù)進行處理時，同時采集審計證據(jù)的技術(shù)，它包括兩個方面：一是應用系統(tǒng)軟件中嵌入專門的審計模塊采集、處理和打印審計證據(jù)；二是將采集到的證據(jù)存儲在專門的審計文件中，以便審計人員進行審查。利用此技術(shù)，審計人員可獲取充分的審計線索，還能對系統(tǒng)進行持續(xù)監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的錯誤。第三，利用網(wǎng)絡(luò)進行取證。審計人員可以使用局域網(wǎng)獲取相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)，同時也可對被審計單位實施遠程審計，審計人員不必跑到被審單位即可查錯糾弊，這將是未來審計發(fā)展的方向。

(五)加強技術(shù)培訓，提高審計人員素質(zhì)

目前，大多數(shù)審計人員的計算機水平還較低，這明顯不能滿足電子證據(jù)快速發(fā)展的要求，因此分階段、分層次的對審計人員的計算機技能和網(wǎng)絡(luò)技能進行培訓是十分有必要的。同時，各級審計機關(guān)要重視審計人員自身素質(zhì)的提高。一是要增強審計人員的業(yè)務(wù)能力，對他們進行后續(xù)教育，使之適應現(xiàn)代化的審計業(yè)務(wù)。二是要提高審計人員的法律意識，審計人員必須做到懂法、守法，并注重自身的法律素養(yǎng)的提高，要將法律知識熟練的運用于實際的審計工作中，通過規(guī)范的審計工作維護市場經(jīng)濟的正常秩序。

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作者：姜宇 單位：山東高速投資發(fā)展有限公司