高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫構(gòu)建

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摘要：高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的建立，從檔案的管理利用角度能推動高校檔案信息管理與服務水平，打造高校專題檔案管理特色；從學術(shù)角度則能推動檔案學、史學等多學科的交叉融合研究。高校在構(gòu)建手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的途徑和方向上，基礎是內(nèi)部的建設過程，歸途則是與其他館藏地手札檔案資源的聯(lián)合共享。

關(guān)鍵詞：高校；手札檔案；專題數(shù)據(jù)庫；途徑

高校館藏手札區(qū)別于一般公文函件，是書寫者手寫給某一特定對象，用于討論、暄問、告知、商議或傳遞情意等的信息內(nèi)容。建立手札檔案專題數(shù)據(jù)庫，是高校在館藏基礎上整合信息資源，開發(fā)、利用特色檔案的途徑，也是在大數(shù)據(jù)時代背景下推動高校檔案學與其他學科交叉融合研究的重要手段。

1高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建意義

手札真實記錄了校史人物和事件對學校和地區(qū)發(fā)展所產(chǎn)生的影響，這類影響涵蓋教育、經(jīng)濟、政治、文化、社會生活等各方各面，映現(xiàn)著中國社會的發(fā)展足跡。因此，高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的建立具有多方面的意義。

1.1更新高校檔案管理方式

對于檔案利用來說，手札檔案在高校館藏數(shù)據(jù)庫的分類中，較多散見、雜糅在歷史檔案類別下。高校對手札檔案未進行有效歸類建檔，整體上對其關(guān)注和利用度不高。如果清理這部分史跡，可發(fā)現(xiàn)其巨大的檔案學價值和史學價值。在四川大學江姐紀念館建設過程中，保存于重慶市三峽博物館的江姐寫給譚竹安的絕筆書信，就成為最能展現(xiàn)江姐個人生平、革命情操及紀念館特色的內(nèi)容。前來參觀的游客也無不為之動容，通過書信強烈感受到革命者英勇無畏的精神。在信息時代背景下，全面整合高校手札檔案信息資源，創(chuàng)建手札檔案專題數(shù)據(jù)庫，能推動高校檔案館藏結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，從接收、整理和分類等實踐環(huán)節(jié)促進檔案管理和服務方式的更新。同時可以有效關(guān)聯(lián)和對接社會需求，全面滿足用戶的個性化需求。

1.2貼合高校檔案編研需求

對專題檔案數(shù)據(jù)的挖掘，本身是促進檔案資源整理和編研的一種有效途徑。目前國內(nèi)高校就館藏名人手札，紛紛出版精選本。上世紀90年代，復旦大學率先出版了《復旦大學檔案館館藏名人手札（1905-1949）》，集中收錄建校至建國前的先賢手札計178位，近200件。時隔八年，該書于2005年再次出版續(xù)集。其他地區(qū)省屬高校以及檔案館、博物館，也編選有名人手札著作。這體現(xiàn)了國內(nèi)館藏者對現(xiàn)有資源深度和細度開挖的認識，然而手札檔案資源的利用與建設，現(xiàn)今仍存有很大的發(fā)展空間，一個重要體現(xiàn)就是以精品展示居多，對資源的整體觀照和建設不足。手札檔案資源只有作為一個整體，實現(xiàn)材料的集中、共享，才能保證在原有個例展示的基礎上加強對其利用和研究。

1.3推動高校檔案文化建設

檔案本身帶有鮮明的史學因子和文化因子，需要通過開發(fā)利用加以全面顯現(xiàn)和擴展。高校館藏手札檔案記錄著校史人物參與學校建設發(fā)展的歷程，反映著他們同社會各界交往的面貌。這些檔案材料能讓覽信者近距離感受歷史人物和事件的溫度和對構(gòu)建與傳承校史記憶的文化價值，同時也是史學研究的一手資料。手札內(nèi)容實現(xiàn)公開傳播，既能實現(xiàn)其知識價值，也能實現(xiàn)其育人價值。因此，建立手札檔案專題數(shù)據(jù)庫，是開發(fā)高校檔案文化價值的重要途徑。

2高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建途徑

高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的建立涉及高校內(nèi)部手札檔案資源的全面搜集、整合分類，數(shù)據(jù)庫建設技術(shù)的應用，也涉及高校等館藏地之間手札檔案資源的共建共享。專題數(shù)據(jù)庫構(gòu)建需要物質(zhì)、技術(shù)等諸多要素的支撐。

2.1基礎：高校內(nèi)部的建設過程

高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的開發(fā)、構(gòu)建，主體是高校的檔案工作者。建設過程應分階段進行，并對各類要素予以充分重視和合理調(diào)配。集管理、服務和研究職能為一體的高校檔案館工作者，在檔案專題數(shù)據(jù)庫的開發(fā)和創(chuàng)建中，應主導對手札檔案的全面搜集、有序歸類和統(tǒng)籌編排。對資源的整合，應注意從館藏歷史庫中集中清理和篩選手札檔案素材，對有效信息進行合理分類、編排，對重要歷史內(nèi)容進行重點保存，建立手札檔案資源的內(nèi)在有機聯(lián)系。在手札檔案的采集、標引、存儲、服務、維護和協(xié)同管理等環(huán)節(jié)中，應充分結(jié)合現(xiàn)有信息技術(shù)，全面開發(fā)可供推廣的檔案專題數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。以上要素從物質(zhì)和技術(shù)層面保證了高校手札檔案從資料收集到數(shù)字化的過程，另外在整個數(shù)據(jù)庫的建設中，還需要確立完備的檔案庫體例和技術(shù)標準，從制度層面規(guī)范高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建。目前國內(nèi)高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫建設仍處于初嘗階段，統(tǒng)一技術(shù)標準是前提。高校應結(jié)合自身手札檔案資源的特色以及存儲特點，全方位對接電子數(shù)據(jù)的錄入和開發(fā)過程，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫服務的“普適性”和“持續(xù)性”。

2.2歸途：館藏手札檔案資源的共建共享

在范圍上，由高校創(chuàng)建出一個統(tǒng)一、完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，雖然極大地方便了校內(nèi)檔案的管理和利用，但最終應著眼在未來各高校以及省屬檔案館、博物館等館藏地手札檔案資源的聯(lián)合共享上。通過推廣成熟的手札檔案專題建庫規(guī)范和技術(shù)，逐步實現(xiàn)各館藏地對手札檔案資源的挖掘、整合和數(shù)據(jù)的聯(lián)合共享，才能最終擴大手札檔案在各領域的利用途徑，增強其價值的實現(xiàn)和作用的發(fā)揮。檔案專題數(shù)據(jù)庫建設本身具有信息存儲廣、利用分散、開發(fā)周期長的特點。在信息技術(shù)日新月異的今天，高校應著力通過優(yōu)化的數(shù)據(jù)檢索和處理技術(shù)，實現(xiàn)對館藏檔案資源的分類整理以及建庫保存。在此基礎上，將逐步規(guī)范化和成熟的檔案專題數(shù)據(jù)庫技術(shù)應用到手札領域，實現(xiàn)全國手札歷史文獻的整合、上線，最終能在檔案領域解決手札文獻信息不全、利用困難的難題。

2.3挑戰(zhàn)：關(guān)鍵性問題及其解決途徑

2.3.1資源的深入挖掘和有效整合。高校手札檔案的清理和挖掘過程，主要存在以下兩方面的難點：一是手札檔案的保存湮沒、分散，要從浩瀚的館藏里篩選出專題素材，需要耗費大量的時間、人力；二是在體量上，要對整理出來的素材進行完善統(tǒng)籌、編排，才能保證后期建庫以及研究、利用的準確性和便利性。在資源梳理過程中，可充分借助載體、形式和內(nèi)容三方面進行手札檔案的鑒別。這里特別要提到手札檔案的書寫載體，由于內(nèi)容和用途的特殊，高校手札一般書寫于高校專屬信箋、紙頁、甚至是草紙上，這種載體使其易與一般檔案類型相區(qū)分。雖然校史人物所發(fā)的公函也常常書寫于高校專屬紙、箋上，但由人物稱謂這些形式以及手札內(nèi)容，仍能明確區(qū)分出手札檔案素材。目前國內(nèi)不少高校檔案館已實現(xiàn)或開始實現(xiàn)館藏檔案的電子化，因此通過紙質(zhì)與電子檔案的對補檢查，也能相對節(jié)省人力、時間的投入。在資源的編研過程中，對于所清理出的素材，可通過按年編排和目錄建庫的方式，完成對數(shù)據(jù)的核對與審定。這種統(tǒng)序方法，既能使專題手札有序可依，在后期利用中也能對手札內(nèi)容基本做到一目了然。

2.3.2建庫體例的規(guī)范與嚴密。成熟的數(shù)據(jù)庫技術(shù)必須依附于同樣完善、規(guī)范的建庫體例，規(guī)范化和標準化也是專題數(shù)據(jù)庫的長效生命。高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫建設標準應自成體系。在檔案的掃描，信息的錄入、核對，圖像的處理、存儲等階段，都應有相應的執(zhí)行標準，以實現(xiàn)有序?qū)ｎ}內(nèi)容向數(shù)字化信息的高效轉(zhuǎn)化，并利于后期數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的傳播和推廣。首先，應保證對手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量控制，手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的開發(fā)要做到在認證的軟件平臺系統(tǒng)內(nèi)按標準規(guī)范錄入數(shù)據(jù)，這一過程同時也要遵照數(shù)據(jù)交換協(xié)議和數(shù)據(jù)加工整理的標準。其次，應兼顧專題檔案庫的階段性與長遠目標。后期隨著進館手札檔案的持續(xù)增補，以及同類資源的共享、對接等需求，在數(shù)據(jù)的開發(fā)階段，應充分考慮手札檔案專題數(shù)據(jù)庫未來的“系統(tǒng)升級”和“擴倉增容”等環(huán)節(jié)，使其在體例上具有延續(xù)性。此外，在專題數(shù)據(jù)庫建設中，須自始至終關(guān)注系統(tǒng)的安全管理，確保手札檔案信息的安全和可靠利用。

2.3.3其他方面。高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建，除物質(zhì)和制度等層面的問題外，還面臨著諸如檔案信息的涉密與開發(fā)、數(shù)據(jù)庫服務平臺的用戶交互、與其他館藏地手札數(shù)據(jù)資源的共建共享等方面的問題。要做到確保所開發(fā)的手札檔案專題數(shù)據(jù)庫安全、可靠、應用性強、細節(jié)完善，高校就需要根據(jù)實際情況不斷進行調(diào)研、總結(jié)，積累相關(guān)經(jīng)驗，同時加強對關(guān)聯(lián)信息的深入融合。此外，高校也可以參照國內(nèi)現(xiàn)有技術(shù)相對成熟的其他類型專題數(shù)據(jù)庫的建設，以提高數(shù)據(jù)庫開發(fā)和應用效率。

3發(fā)展展望

通過精品展示的方式，手札檔案已給讀者帶來有益的利用和審美體驗。手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設，更能加深高校對館藏檔案資源的有效挖掘和整合，而通過各存儲地資源的深度融合、共享，手札檔案專題數(shù)據(jù)庫將為社會查詢、利用和研究手札資源提供最大程度的幫助。高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設，從物質(zhì)、制度和操作等層面來說都是切實可行的；從價值和意義層面來說，符合國家提升檔案利用、服務和研究水平的戰(zhàn)略要求。高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫在開發(fā)過程中會遇到系列新問題、新狀況，但通過相關(guān)實踐，手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建能有效推動我國檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案、史學等領域的研究進展。

作者：李華云 單位：四川大學檔案館