教育類檔案管理問題及應(yīng)對(duì)措施分析
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摘要：在學(xué)校文化建設(shè)中，檔案管理工作是重要的構(gòu)成內(nèi)容，它關(guān)系到學(xué)校的未來(lái)發(fā)展，學(xué)校的成立情況和發(fā)展過程都體現(xiàn)在檔案資料中。教育單位需要做好檔案資料管理工作，發(fā)揮檔案資料的重要價(jià)值。本文主要分析教育類檔案管理中出現(xiàn)的問題，并總結(jié)了相關(guān)的解決對(duì)策。
關(guān)鍵詞：檔案管理；存在問題；解決對(duì)策
教育單位的建設(shè)情況、教學(xué)情況、管理工作和發(fā)展過程等都記錄在教育單位檔案中。做好教育類檔案管理工作，能夠?qū)逃龁挝还芾斫ㄔO(shè)工作、發(fā)展工作的原始情況做好妥善保存，還能對(duì)教育單位領(lǐng)導(dǎo)部門起到指導(dǎo)作用。因此，教育類檔案管理是一個(gè)非常重要的工作，是評(píng)價(jià)學(xué)校教學(xué)管理水平的重要內(nèi)容。做好教育類檔案管理工作，符合目前的發(fā)展形勢(shì)，需要引起足夠重視。本文深入探討了教育類檔案管理工作中的主要問題，希望起到參考價(jià)值。
一、做好教育類檔案管理的重要意義
檔案管理可以把學(xué)校從建立到發(fā)展的整個(gè)過程通過文字的形式記錄下來(lái)，隨著技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)也普遍用于檔案管理，使檔案具備了聲音和影像功能，能夠?qū)W(xué)校的歷史面貌生動(dòng)的展現(xiàn)出來(lái)。做好學(xué)校檔案管理是非常重要的，第一，可以起到參考作用。由于學(xué)校在不斷發(fā)展，各項(xiàng)管理工作、科研工作、教學(xué)工作都在隨時(shí)更新發(fā)展，通過查閱檔案，可以起到指導(dǎo)借鑒作用，從而避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。學(xué)校歷史對(duì)于學(xué)校進(jìn)一步的發(fā)展具有重要的參考價(jià)值，它詳細(xì)具體的記錄了學(xué)校歷史過程，對(duì)于學(xué)校未來(lái)的方向有很好的借鑒意義，能夠方便學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行查閱。第二，保存學(xué)校的原始證據(jù)。因?yàn)閷W(xué)校檔案資料特別豐富，涉及到學(xué)校每個(gè)環(huán)節(jié)，而且記錄非常清楚，存放著很多原始證據(jù)，比如規(guī)章制度、人員名單、活動(dòng)的影像等，都能起到證明和說(shuō)服效果，只有對(duì)原始證據(jù)進(jìn)行保存，才能有效解決歷史遺留問題。第三，為地方歷史志的編輯提供資料。目前，各種地方志的編輯出版越來(lái)越多，而且教育志的編輯要求查閱學(xué)校的檔案資料。如果缺少教育類檔案資料，那么就不能編寫地方志關(guān)于教育部分的內(nèi)容，所以，建設(shè)好學(xué)校檔案室，整理好各種資料，具有重要的歷史價(jià)值。
二、教育類檔案管理工作中出現(xiàn)的主要問題
當(dāng)前，大部分教育單位對(duì)于檔案管理工作不夠重視，由于外界因素影響出現(xiàn)了各種問題，主要包括下面幾點(diǎn)：
（1）很多教育單位的校領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，他們認(rèn)為檔案管理工作對(duì)教育單位的教學(xué)和管理起不到任何效果，因此沒有把檔案管理工作當(dāng)成重要的學(xué)校工作日常。
（2）檔案管理?xiàng)l件需要提升。很多教育單位沒有設(shè)置專門的檔案室和檔案柜，而且檔案保存需要的環(huán)境條件都不能滿足，比如通風(fēng)、防潮濕、防火和防盜等，檔案材料隨意亂放，沒有完善的保管設(shè)備，對(duì)于教育單位檔案保存和管理都有不利的影響。
（3）檔案資料不全。很多教育類檔案資料都不完整，經(jīng)常出現(xiàn)多個(gè)地點(diǎn)存放、多個(gè)部門管理、收集資料不及時(shí)、檔案出現(xiàn)流失。學(xué)校的教務(wù)檔案、人事檔案、德育檔案等都是多個(gè)部門存放，比如教務(wù)部門、人事部門、德育部門等，沒有及時(shí)進(jìn)行歸檔。因?yàn)闄n案歸類、保存、借閱、保密等沒有根據(jù)要求執(zhí)行，很多檔案資料都出現(xiàn)丟失。
（4）檔案管理工作沒有引入信息化技術(shù)。受學(xué)校條件、相關(guān)設(shè)備、檔案管理人員信息技術(shù)水平的影響，很多教育單位的原始檔案仍然是紙質(zhì)的檔案，一部分是打印，還有的是人工抄錄，而且案卷的頁(yè)面也不統(tǒng)一，檔案的電子化程度比較低，也沒有積極引入計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)，管理方法比較落后。
（5）檔案管理人員自身素質(zhì)需要提升。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分教育單位都沒有安排專門的檔案管理人員，許多檔案管理人員都是兼職，沒有開展過專業(yè)的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)比較低。
三、改進(jìn)教育類檔案管理工作的對(duì)策
做好教育類檔案管理工作，對(duì)教育類檔案進(jìn)行完善和整理，能夠準(zhǔn)確評(píng)價(jià)教育單位的各種工作內(nèi)容，而且方便對(duì)歷史資料進(jìn)行查詢，從而更科學(xué)高效的管理教育單位。越來(lái)越多的人發(fā)現(xiàn)，必須重視教育類檔案管理工作，才能使教育類檔案起到應(yīng)有的作用。
（1）領(lǐng)導(dǎo)要引起足夠重視，把檔案管理工作當(dāng)成重要的工作日常。校領(lǐng)導(dǎo)要定期組織教職工對(duì)《檔案法》等法律條文進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案法律知識(shí)展開學(xué)習(xí)并加強(qiáng)宣傳，從而讓領(lǐng)導(dǎo)人員和師生重視教育單位檔案工作，不能讓檔案工作流于形式，必須真正落實(shí)好檔案管理。教育單位領(lǐng)導(dǎo)干部需要把檔案管理工作當(dāng)作重點(diǎn)內(nèi)容加以關(guān)注，而且校長(zhǎng)也是學(xué)校檔案的首要負(fù)責(zé)人，必須找出一名領(lǐng)導(dǎo)干部負(fù)責(zé)檔案管理，從而真正做好檔案管理工作。
（2）增加資金投入，提高檔案管理的效果。教育主管單位以及教育單位都要增加對(duì)檔案管理場(chǎng)所和設(shè)備的投入。要將檔案室建設(shè)作為學(xué)校的總體建設(shè)規(guī)劃，設(shè)置相應(yīng)的檔案庫(kù)房，安放專業(yè)的檔案柜。檔案室需要滿足通風(fēng)、防潮濕、防毒、防火的基本要求，還要配置空調(diào)、抽濕機(jī)，做好防蟲、防鼠工作。針對(duì)使用影像資料、電子文檔等進(jìn)行保存的檔案資料，要根據(jù)特殊檔案保管要求設(shè)置專門的檔案室，并使用專業(yè)的管理設(shè)備。檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備包括掃描儀、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)，使用現(xiàn)代化設(shè)備提高檔案管理的水平。
（3）做好檔案資料收集，保證檔案資料的完整。教育單位要制定有效的檔案收集制度，這樣才能更好地做好檔案管理工作。因?yàn)榻逃悪n案管理工作涉及到多個(gè)方面，因此需要完善檔案收集制度，并確保教育類檔案完整。教育單位首先要根據(jù)要求確定合理的檔案收集制度，并積極落實(shí)檔案整理工作，要及時(shí)有效的收集教育單位檔案，并做好歸檔。
（4）使用先進(jìn)技術(shù)，提升教育類檔案管理的信息化程度。教育類檔案管理只有實(shí)現(xiàn)信息化，才能真正做到現(xiàn)代化管理，這是教育類檔案管理工作的重要內(nèi)容。教育類檔案管理中，第一，先要引入先進(jìn)技術(shù)，在檔案管理中使用計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、相機(jī)、掃描儀等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)信息收集整理更加快速，提升檔案使用效果。第二，檔案管理人員需要提升自己的計(jì)算機(jī)操作水平。學(xué)校要定期組織檔案管理人員開展培訓(xùn)、交流和觀摩等，提升檔案管理工作的技術(shù)水平。第三，要確定教育類檔案管理的信息化要求，這樣開展信息化工作才能有很好的依據(jù)，才具有針對(duì)性。
（5）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理人員的素質(zhì)。只有管理人員自身素質(zhì)提升，才能確保檔案工作更好地開展。教育類檔案管理工作包括學(xué)校的各個(gè)環(huán)節(jié)，需要配置專門的檔案管理人員，并且要提升檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而提升檔案管理工作水平。檔案管理人員要求思想素質(zhì)過硬、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、對(duì)教育單位工作熟悉，喜歡計(jì)算機(jī)并做好檔案管理工作，只有這樣的人員才能真正做好檔案管理。教育單位行政人員需要對(duì)學(xué)校檔案管理人員開展職業(yè)道德教育，并加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，要求持證上崗，要使檔案管理人員變得專業(yè)化、規(guī)范化，只有這樣才能確保檔案管理工作更好地開展，才能確保發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。
（6）對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。教育單位要想提高檔案工作水平，必須認(rèn)真對(duì)待，做好深入研究，要想整理完善好檔案資料，不能只靠一時(shí)的熱情就可以，是需要長(zhǎng)時(shí)間認(rèn)真工作才能完成的。檔案管理人員要想取得好的工作成果，需要耐得住寂寞，不求名利，認(rèn)真做好資料整理收集工作，對(duì)于要求特殊保管的資料，需要根據(jù)特殊要求做好管理。要分清楚長(zhǎng)時(shí)間保存的文件和臨時(shí)保存文件，分別進(jìn)行建檔，并做好目錄編排。要積極配備計(jì)算機(jī)設(shè)備，使檔案查詢更加方便。檔案管理人員還需要對(duì)學(xué)校歷史資料進(jìn)行深入挖掘，可以找老校友寫關(guān)于學(xué)校的回憶錄，并尋找證據(jù)資料，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行豐富。在檔案資料的查閱過程中，能夠看出手工整理的檔案有很多不足的地方，它不能夠準(zhǔn)確反映信息原來(lái)的內(nèi)容，而且還會(huì)和事實(shí)發(fā)生偏差，還有的資料需要聘請(qǐng)專家做好鑒別以及判斷，這樣就導(dǎo)致檔案資料的使用功能受到很大影響。因此要求教育類檔案管理必須做到與時(shí)俱進(jìn)，積極引入各種先進(jìn)技術(shù)，讓檔案管理以及資料整理更加規(guī)范，提高資料的使用效率，讓檔案資料起到指導(dǎo)學(xué)校工作的作用。
四、結(jié)語(yǔ)
在教育單位文化管理中，檔案管理是一個(gè)重要的內(nèi)容，它記錄了學(xué)校成立和發(fā)展的過程。檔案管理指的是對(duì)學(xué)校資料進(jìn)行相應(yīng)的收集、管理和分類，從而保存學(xué)校的原始數(shù)據(jù)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人員和師生起到參考和指導(dǎo)作用，是學(xué)校歷史的重要見證。本文分析了教育類檔案管理工作中存在的問題，并指出了相應(yīng)的解決對(duì)策，希望能夠促進(jìn)教育類檔案管理工作更好地提升。
參考文獻(xiàn)：
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作者：房祥偉 單位：山東省鄒城市學(xué)生資助管理中心