社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作信息化研究

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【摘要】社會保險業(yè)務(wù)在處理過程中，形成的具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像等資料，就是社保業(yè)務(wù)檔案，如何做好檔案管理工作，成為從業(yè)人員的重要研究課題。本文首先分析了社會保險檔案信息化管理的必要性，然后闡述了管理工作信息化建設(shè)的途徑，以供參考。

【關(guān)鍵詞】社會保險；檔案管理；信息化；必要性

社會保險屬于社會保障制度的重要組成部分，能為喪失勞動能力、暫時失去工作崗位的人口提供一定的收入或補償，保險內(nèi)容主要包括養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育五大類。社會保險制度在實施期間，會形成一定的檔案資料，以下結(jié)合實踐，探討了社保檔案管理工作的信息化途徑。

一、社會保險檔案信息化管理的必要性

（一）歷史必然性。針對社會保險檔案進行信息化管理，是歷史發(fā)展的必然結(jié)果，能解決以下問題：第一，檔案數(shù)量大。經(jīng)濟社會的發(fā)展，為人們的就業(yè)提供了更多機遇，因此參保人數(shù)明顯增多，相應(yīng)地社保檔案資料數(shù)量也在增多。信息化管理利用專業(yè)設(shè)備取代人工操作，不僅能提高管理效率，而且能避免資料文化破損，延長檔案的使用壽命。第二，使用效率低。以往檔案資料采用實物形式，由于收集、整理、保管不便，因此流通和使用效率低。單純以檔案資料的調(diào)閱為例，工作人員手工操作和檔案查詢需求之間不匹配，會延長辦理時間。第三，管理不科學(xué)。對社保檔案進行信息化管理，具有明確的流程和標準，在歸集、整理、查閱、維護等方面，能解決應(yīng)歸不歸、應(yīng)檔不檔的情況，滿足新形勢下社保檔案管理的需求。

（二）社會現(xiàn)實性。第一，社會環(huán)境。社保檔案管理的信息化，不僅是檔案管理的發(fā)展前景，也是實現(xiàn)管理創(chuàng)新的契機。尤其在信息時代背景下，檔案管理機構(gòu)必須抓住這一機遇，通過科學(xué)規(guī)劃，促使管理工作健康快速發(fā)展。第二，技術(shù)環(huán)境。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進步，以計算機、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫為代表的新型技術(shù)，為檔案管理工作的開展提供了技術(shù)支持。其中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的升級，是檔案信息化管理的前提，提供了必備的硬件條件。第三，政策環(huán)境。早在2002年，國家就提出《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，將檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的體系中。2011年，在全國檔案事業(yè)發(fā)展的“十二五”規(guī)劃中，將數(shù)字化檔案資源建設(shè)，作為檔案工作的首要任務(wù)，促使社保檔案信息化管理工作有章可循。

二、社會保險檔案管理工作的信息化建設(shè)途徑

（一）提高檔案意識。社保檔案管理工作的信息化建設(shè)，首先要提高檔案意識，認識到檔案管理工作的重要性。其一，加強領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮帶頭作用。檔案管理機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該提高現(xiàn)代化管理水平，分析社保檔案工作的特點，合理配置人力、物力、設(shè)備等資源，形成積極的文化氛圍。其二，加大宣傳力度，利用板報、官方網(wǎng)站、微信群等途徑，介紹社保檔案管理工作的內(nèi)容和標準，為實際管理工作的開展指明方向，降低管理的隨意性和盲目性。

（二）完善管理制度。以《檔案法》《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》為準，結(jié)合檔案管理機構(gòu)的實際工作情況，制定本單位的檔案管理制度，具有科學(xué)性、針對性的特點。以檔案的分類為例，按照專業(yè)類別的不同，可以分為人事、文書、業(yè)務(wù)等類型；按照載體形式的不同，可以分為文字、圖片、影音等類型。不論哪種類型的檔案，均要從歸集、整理、保管、查閱、保密等方面，形成完善的管理制度。此外，社保檔案服務(wù)于參保者和整個社會，管理制度的制定，應(yīng)該結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)，并借鑒國內(nèi)外成功的管理經(jīng)驗，促使管理人員熟練掌握業(yè)務(wù)，提高服務(wù)水平。

（三）加快軟硬件建設(shè)。在硬件建設(shè)上，一方面要加大資金投入力度，結(jié)合檔案管理工作的需求，配置各種硬件和軟件，實現(xiàn)檔案管理的信息化。以數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用為例，應(yīng)該構(gòu)建統(tǒng)一的社保檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源共享，設(shè)計出檔案辦理、公共服務(wù)、監(jiān)督管理、決策支持等多個功能模塊。另一方面要加強維修養(yǎng)護工作，不論是計算機、網(wǎng)絡(luò)，還是專用軟件，均具有明確的使用要求和壽命。工作人員在檔案管理期間，應(yīng)該嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，落實九防措施，既能保證檔案資料的安全性，又能延長軟硬件的使用時間，提高管理效率和質(zhì)量。

（四）引進專業(yè)人才。社保檔案管理的信息化建設(shè)，離不開一支高素質(zhì)的專業(yè)人才，基于信息技術(shù)背景下，檔案的歸集、檢索、調(diào)閱等操作，均由計算機完成。因此，工作人員除了掌握和檔案相關(guān)的專業(yè)知識以外，還要熟練掌握計算機的使用方法，了解網(wǎng)絡(luò)病毒的防范措施。專業(yè)人才的引進，首先要改進人才聘任機制，管理機構(gòu)可以和高校建立合作關(guān)系，優(yōu)先選用知識體系扎實、具有實習經(jīng)驗的畢業(yè)生，從源頭上提高管理人員的綜合素質(zhì)。其次對于現(xiàn)有工作人員，應(yīng)該落實培訓(xùn)學(xué)習，采用外出進修、專家講座等形式，提高檔案管理的技能水平，改進服務(wù)態(tài)度，能適應(yīng)新形勢下檔案管理的需求。

三、結(jié)語

綜上所述，社會保險是社會保障制度的核心，提高社保業(yè)務(wù)檔案管理水平，能促進我國社保事業(yè)健康長遠發(fā)展。文中分析了社會保險檔案信息化管理的歷史必然性和社會現(xiàn)實性，前者能解決檔案數(shù)量大、使用效率低、管理不科學(xué)等問題；后者具有社會、技術(shù)、政策等環(huán)境的支持。具體到檔案管理信息化建設(shè)的途徑，應(yīng)該提高檔案意識、完善管理制度、加快軟硬件建設(shè)，并引進專業(yè)人才。如此，才能滿足新形勢下社保檔案管理工作的需求，實現(xiàn)信息化建設(shè)的目標。

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作者：黃炳輝 單位：三明市清流縣社會勞動保險管理中心