施工企業(yè)項(xiàng)目部會(huì)計(jì)憑證管理探析

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摘要:施工企業(yè)項(xiàng)目部會(huì)計(jì)憑證是工程項(xiàng)目對(duì)企業(yè)展示管理水平的窗口，也是財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)，會(huì)計(jì)憑證管理水平的高低，直接體現(xiàn)了財(cái)務(wù)人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平。關(guān)于施工項(xiàng)目會(huì)計(jì)憑證的裝訂，很少有單位發(fā)布相關(guān)憑證裝訂規(guī)范，包括一些高等院校。如何利用好施工項(xiàng)目部現(xiàn)有資源做好會(huì)計(jì)憑證管理工作，統(tǒng)一規(guī)范會(huì)計(jì)憑證管理工作，需要會(huì)計(jì)人員去思索和創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞:施工企業(yè);會(huì)計(jì)憑證;管理

1引言

施工企業(yè)項(xiàng)目部的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)頻繁，票據(jù)種類繁多。在發(fā)票的收集方面，項(xiàng)目部接觸發(fā)票的人員眾多，而且業(yè)務(wù)水平參差不齊，不利于對(duì)憑證的規(guī)范化管理。施工企業(yè)對(duì)工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員一般情況下只配備2～3人，發(fā)票的粘貼工作繁重，不可能完全由財(cái)務(wù)人員來(lái)完成，尤其是在運(yùn)用信息化的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的情況下，更多的項(xiàng)目均是由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員粘貼。財(cái)務(wù)人員在對(duì)票據(jù)業(yè)務(wù)，尤其是費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)做認(rèn)真的講解和宣傳的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)利用好項(xiàng)目資源，做好憑證裝訂等管理工作。本文以某工程局MT項(xiàng)目為例，介紹施工企業(yè)項(xiàng)目部如何利用自有資源，對(duì)會(huì)計(jì)憑證裝訂工作進(jìn)行創(chuàng)新。

2會(huì)計(jì)憑證原始票據(jù)的收集和整理

2.1施工項(xiàng)目原始會(huì)計(jì)憑證的種類

其一，外部原始憑證。外部原始憑證主要是本項(xiàng)目取得的外部單位開具的各種發(fā)票、收據(jù)、憑據(jù)等有效憑證。如餐飲發(fā)票、購(gòu)貨發(fā)票、收款收據(jù)、火車票、乘坐飛機(jī)行程單、銀行回單等;其二，內(nèi)部自制原始憑證。內(nèi)部自制原始憑證主要是由本項(xiàng)目自己制定的各種表格類憑證，比如職工工資發(fā)放表、出差審批表、驗(yàn)工計(jì)價(jià)單、材料(收發(fā))調(diào)撥單、轉(zhuǎn)賬通知書等。

2.2票據(jù)的收集整理

票據(jù)的收集主要是指業(yè)務(wù)人員取得合規(guī)的票據(jù)后，移交到財(cái)務(wù)部門的過(guò)程。取得外部單位開具的有關(guān)憑據(jù)時(shí)，業(yè)務(wù)人員要認(rèn)真地審核票據(jù)的重要信息是否齊全、正確。票據(jù)的收集和整理不僅靠財(cái)務(wù)人員來(lái)完成，而是涉及了每個(gè)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人。票據(jù)必須保持干凈整潔，沒(méi)有折損，這不僅是做好票據(jù)管理的原則，也是財(cái)務(wù)人員票據(jù)審核的基本規(guī)范。第一，發(fā)票的審核。業(yè)務(wù)人員在取得相關(guān)發(fā)票時(shí)，首先要檢查的是發(fā)票抬頭是否填寫正確。其次是發(fā)票的業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、開具時(shí)間是否合規(guī)。發(fā)票抬頭即付款方也就是受票方的單位名稱、稅號(hào)等信息。第二，發(fā)票的移交。業(yè)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際工作需要，將取得的發(fā)票在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交財(cái)務(wù)部審核并報(bào)銷。

2.3原始憑證的粘貼

第一，原始憑證的粘貼方法。施工單位項(xiàng)目部都有自己的憑證粘貼方法，但是很少有相關(guān)管理辦法?；旧隙际强陬^或者簡(jiǎn)單文字性的要求，票據(jù)粘貼的好壞全憑財(cái)務(wù)人員或業(yè)務(wù)人員的責(zé)任心。一些單位以A4紙為粘貼單，沒(méi)有任何的粘貼規(guī)范，尤其是在信息化共享時(shí)代，通過(guò)掃描影像的形式上傳系統(tǒng)，只要求單據(jù)間不覆蓋，至于單據(jù)之間如何布局粘貼未做嚴(yán)格要求。實(shí)踐表明，原始單據(jù)按照由小到大、自下而上、從右到左的方法全頁(yè)面均勻粘貼，做到票據(jù)間距整齊，不覆蓋、不壓字、不串頁(yè)、不倒置，單據(jù)邊緣要與粘貼單邊緣對(duì)齊。需要指明的是，“全頁(yè)面均勻粘貼”的含義是，憑證粘貼單整頁(yè)平鋪粘貼。原始單據(jù)是可以粘貼在裝訂線左邊的，這樣做不但可以使整本憑證看上去均勻平整，更是保護(hù)了原始憑證不易丟失。由于裝訂的幅度不大，因此把原始單據(jù)粘貼過(guò)裝訂線是不會(huì)影響查看單據(jù)的重要信息。第二，特殊原始憑證的粘貼方法。有些原始憑證是帶有復(fù)寫功能的，比如車輛購(gòu)置稅發(fā)票、單位外購(gòu)的自用原材料點(diǎn)驗(yàn)單、發(fā)料單等。這類票據(jù)在粘貼時(shí)，即使不壓字也最好不要重疊。一旦重疊粘貼，在壓力或者傳遞翻閱的過(guò)程中就會(huì)導(dǎo)致下面的票據(jù)模糊不清。一般情況下，工程項(xiàng)目較小，業(yè)務(wù)量不是很大的單位，建議由財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)粘貼原始單據(jù)，尤其是發(fā)票的粘貼。合同金額大、業(yè)務(wù)量大的項(xiàng)目建議由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員粘貼發(fā)票等單據(jù)，必要的時(shí)候由財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)對(duì)每一位職工培訓(xùn)憑證的粘貼方法。

3會(huì)計(jì)憑證的裝訂

3.1會(huì)計(jì)憑證裝訂前的梳理

會(huì)計(jì)憑證在裝訂前，應(yīng)逐一進(jìn)行梳理，通過(guò)梳理查漏補(bǔ)缺。檢查是否有漏簽字的憑證，是否出現(xiàn)金額填寫錯(cuò)誤的憑證;檢查出納簽字、復(fù)核人簽字及會(huì)計(jì)主管簽字是否齊全;檢查是否所有記賬憑證都加蓋了財(cái)務(wù)專用章;檢查憑證號(hào)是否連續(xù)，是否有缺失的憑證;檢查憑證附件是否齊全。這樣做是保證財(cái)務(wù)人員在裝訂憑證前財(cái)務(wù)的資料是齊全的，會(huì)計(jì)憑證所反映的信息是可靠的。

3.2會(huì)計(jì)憑證的壓制

項(xiàng)目部財(cái)務(wù)人員為了使裝訂出來(lái)的會(huì)計(jì)憑證美觀，一般會(huì)選擇將會(huì)計(jì)憑證在重物之下壓制一段時(shí)間。使用較大壓力來(lái)壓制會(huì)計(jì)憑證、裝訂之后的美觀性等問(wèn)題亟需解決。3.2.1項(xiàng)目部財(cái)務(wù)人員的一般做法。大多數(shù)項(xiàng)目部財(cái)務(wù)人員都是選擇拿塊鋼板，或者其他比較有重量的東西將憑證按壓平整。壓憑證的重量也就20～30斤，最重也不超過(guò)50kg。憑證在重物下長(zhǎng)時(shí)間按壓，裝訂出來(lái)的效果也不是很明顯。在憑證裝訂完之后經(jīng)不住反復(fù)翻看，反復(fù)翻看后又會(huì)變得蓬松，之前壓憑證做出的努力浪費(fèi)了一大半。3.2.2某工程局。MT項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員的做法由于項(xiàng)目部財(cái)務(wù)長(zhǎng)期駐扎工地，且項(xiàng)目部配備有試驗(yàn)室，因此MT項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員借助試驗(yàn)設(shè)備完成憑證的壓制。MT項(xiàng)目壓制憑證采用的是試驗(yàn)室用的液壓數(shù)顯萬(wàn)能試驗(yàn)機(jī)，該設(shè)備既可以拉伸鋼筋，測(cè)試其強(qiáng)度;同時(shí)也可以用來(lái)壓混凝土塊，測(cè)試混凝土的硬度。正是運(yùn)用了該試驗(yàn)設(shè)備測(cè)試混凝土硬度的這一功能，來(lái)完成對(duì)會(huì)計(jì)憑證的壓制。壓制會(huì)計(jì)憑證的步驟如下:其一，選擇試驗(yàn)設(shè)備，MT項(xiàng)目選用的是上限為1000kN的液壓萬(wàn)能數(shù)顯試驗(yàn)機(jī)，該試驗(yàn)機(jī)的好處是可以固定某一個(gè)負(fù)荷值，持久的傳遞壓力;其二，選擇兩塊鋼板，每塊鋼板大約厚度在2.5cm，面積大約60cm2～70cm2，質(zhì)量大約20kg。鋼板的大小沒(méi)有嚴(yán)格要求，只要能完整的承托A4紙即可，鋼板的厚度不能太薄，太薄了容易壓變形，起不到相應(yīng)的效果;其三，選擇試驗(yàn)機(jī)的測(cè)試混凝土塊強(qiáng)度模式，也就是選擇上有頂板，下有托板的模式，并把其中一塊選好的鋼板放置在下面的托板上，這樣做的目的是保證憑證能夠放置在相對(duì)平整的平面上;其四，備好A4(或A3)紙若干張，并把A4(或A3)紙?jiān)谏鲜龅谌龡l中提到的第一塊鋼板的上面鋪滿，下面不用管，這樣做的目的是盡可能地保證即將加壓的會(huì)計(jì)憑證干凈整潔;其五，將梳理好的會(huì)計(jì)憑證摞在一起，每一摞大約40cm高。根據(jù)設(shè)備的上下浮動(dòng)空間，確定憑證的厚度，太高會(huì)超過(guò)設(shè)備的空間上限，不方便操作;太薄就會(huì)降低設(shè)備的使用效率;其六，將一摞會(huì)計(jì)憑證放置在鋼板上，并在上面蓋上另外一塊鋼板，包有白紙的一面朝向憑證，并保持平衡;其七，將試驗(yàn)機(jī)上鉗下移，直至接觸壓憑證的上面鋼板，然后打開液壓油泵，調(diào)節(jié)控油閥，均勻小速率的加壓，壓力值會(huì)在數(shù)據(jù)顯示器上顯示，直至加壓800kN～900kN時(shí)，先關(guān)閉回油伐再關(guān)閉油泵。在保持水平的情況下，紙張的承受能力是巨大的，之所以選擇不超過(guò)900kN，是為了保護(hù)設(shè)備，盡量不要達(dá)到設(shè)備的上限;其八，以上操作建議在夜間進(jìn)行。一是不影響其他部門的正常試驗(yàn)工作;二是不影響財(cái)務(wù)的工作時(shí)間，加壓4～5個(gè)小時(shí)即可，時(shí)間越長(zhǎng)效果越好。由于紙張的彈力和設(shè)備的精密性，固定好壓力值后，設(shè)備并不能一直保持同一個(gè)壓力值不變。另外，隨著時(shí)間的變化而逐漸減小，也就是壓力反彈。第二天上班時(shí)打開數(shù)據(jù)顯示器，基本上保持在400kN～650kN。打開回油伐，上升上鉗，取下憑證即可。

3.3會(huì)計(jì)憑證的膠裝

第一，憑證管裝。將壓好的憑證分成均勻的等份，MT項(xiàng)目會(huì)計(jì)人員首先把憑證均勻分為3公分左右，其次將每一本憑證管裝固定。在每一本憑證的上下各粘貼一張A4紙，這樣做既可以保證憑證在裝訂過(guò)程中保持干凈，又可以作為憑證的“扉頁(yè)”。在這張“扉頁(yè)”上標(biāo)注憑證的號(hào)碼及冊(cè)序，使每一本待裝訂的憑證方便查看。第二，憑證膠裝。將管裝好的憑證拿到專業(yè)的廣告圖文公司進(jìn)行膠裝(一般單位沒(méi)有膠裝機(jī)器)，在膠裝之前，要先對(duì)每一本憑證的側(cè)邊進(jìn)行切平處理，對(duì)每本憑證的左側(cè)進(jìn)行切平，切割左側(cè)是保證膠裝的平整不易脫落并且美觀，然后把憑證的封皮膠裝到每一本憑證上。膠裝完封皮后，再把憑證的上側(cè)進(jìn)行切平，這樣做也是使憑證看上去更美觀。第三，憑證歸檔。在每本憑證的封皮上蓋好相應(yīng)的年份、月份、憑證號(hào)范圍、冊(cè)序后，加蓋財(cái)務(wù)專用章并裝入檔案盒。MT項(xiàng)目會(huì)計(jì)人員選擇的檔案盒是和每本憑證厚度相當(dāng)，因此每個(gè)檔案盒只裝一本憑證，以方便查閱。

4總結(jié)

憑證的粘貼及裝訂看似簡(jiǎn)單，其實(shí)操作起來(lái)并不輕松。不論是大型醫(yī)院、高等院校還是施工企業(yè)項(xiàng)目部，從工作環(huán)境、工作性質(zhì)、業(yè)務(wù)類型、會(huì)計(jì)人員等情況來(lái)分析基本上大同小異，理應(yīng)形成行業(yè)內(nèi)的一套完整體系的會(huì)計(jì)憑證管理方案。憑證的管理工作比較瑣碎，需要財(cái)務(wù)人員既耐心且細(xì)心，每一本憑證都是經(jīng)歷了從零散的原始票據(jù)到“新書”的過(guò)程。因此做好會(huì)計(jì)憑證的管理工作，能夠充分展現(xiàn)每個(gè)財(cái)務(wù)人員的工作態(tài)度，同時(shí)也是財(cái)務(wù)人員做好財(cái)務(wù)管理工作的基礎(chǔ)。做好憑證管理工作，不用言語(yǔ)表達(dá)，單看憑證的裝訂效果即可證明財(cái)務(wù)人員對(duì)工作的用心程度。

作者:梁峰 劉婷婷 劉明明 單位:中鐵二十二局集團(tuán)有限公司 牡丹江醫(yī)學(xué)院