高校圖書館人事檔案管理與利用研究

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[摘要]圖書館是高校必備的一種機(jī)構(gòu)，能夠?yàn)閷W(xué)生、老師以及其他人員提供圖書資源，讓知識的大門常打開。圖書館的人事檔案管理對于圖書館館員的作用發(fā)揮和職業(yè)發(fā)展都有著極其重要的意義，為了更好地幫助圖書館進(jìn)行人事檔案管理，本文對目前的管理現(xiàn)狀進(jìn)行了淺要分析，并研究其中存在的問題，進(jìn)而提出了相應(yīng)的管理方法。

[關(guān)鍵詞]人事檔案管理；高校圖書館；管理方法

在圖書館的管理中，圖書的整理和管理十分重要，人事檔案的整理和管理也同樣重要。人事檔案是記錄職工成長過程和職業(yè)生涯的原始材料，是考察其業(yè)務(wù)能力和業(yè)績經(jīng)歷的有效證明，人事檔案的科學(xué)管理對圖書館全面考察職工能力，了解館員各方面素質(zhì)具有重要意義，也有利于館內(nèi)管理層在崗位設(shè)置、激勵(lì)制度、任免選拔干部等人力資源建設(shè)工作的開展，有效引導(dǎo)館員對于自身職業(yè)發(fā)展的規(guī)劃。目前在高校圖書館中，人事檔案的管理中存在著許多問題，檔案方面沒有完整的相關(guān)管理制度，也沒有一個(gè)明確的管理規(guī)定，導(dǎo)致無法對人事檔案的管理進(jìn)行規(guī)范，難以發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。

一、圖書館人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案不完整

在對人事檔案進(jìn)行管理的過程中，檔案不完整是影響管理混亂的最基本原因，檔案不完整的情況主要有以下幾種。其一，是館內(nèi)人員構(gòu)成逐漸多樣化。隨著新時(shí)代圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，高校圖書館人員從早期的只有編內(nèi)人員單一結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變?yōu)榫幹苾?nèi)職員、勞動(dòng)合同聘用制人員、通過勞務(wù)派遣公司派遣的人員等組成的復(fù)雜結(jié)構(gòu)，這也導(dǎo)致了人事流動(dòng)性變大，時(shí)常發(fā)生檔案不隨人員流轉(zhuǎn)而變動(dòng)的情況，這會影響人員檔案記錄的完整性。還有部分編外工作人員，對自己的人事檔案去向不了解，甚至人事檔案丟失，這對圖書館人事檔案管理都造成了影響。其二，是圖書館人事檔案收集通常依靠檔案管理人員的催交，因?yàn)闀r(shí)間的緊迫性，常常會在提交和整理的過程中出現(xiàn)內(nèi)容前后邏輯不一、材料缺失、存在涂改痕跡等問題。其三，高校圖書館人事檔案通常由辦公室或綜合科進(jìn)行負(fù)責(zé)，在歸檔工作過程中，因?yàn)闃I(yè)務(wù)工作內(nèi)容的交叉，易導(dǎo)致綜合檔案和人事檔案的混淆，使得人事檔案材料歸檔錯(cuò)誤和遺落的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，致使綜合檔案和人事檔案都無法正確歸檔。在這些情況下，圖書館工作人員在進(jìn)行人事檔案整理時(shí)會極為不便，不僅會加大工作人員的工作難度，也會影響工作效果，導(dǎo)致人事檔案記錄不完整，無法提供有效的檔案信息記錄。

（二）檔案不規(guī)范

在對檔案進(jìn)行整理過程中，并不是所有的工作人員都能按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來對人事檔案進(jìn)行歸類劃分和整理，不同的管理人員有其不同的形式風(fēng)格，因此在整理檔案時(shí)會根據(jù)其個(gè)人行為習(xí)慣來對人事檔案進(jìn)行分類整理，在多位工作人員進(jìn)行共同的檔案整理時(shí)，就非常容易使得檔案整理發(fā)生混亂。不同工作人員的整理習(xí)慣不同是導(dǎo)致檔案整理不規(guī)范的原因之一，除此之外，檔案的缺失也會影響檔案的規(guī)范程度，在檔案記錄不完整的情況下，檔案在整理過程中經(jīng)常會出現(xiàn)某部分檔案缺失而無法被有效整理的情況，只能跳過該部分的檔案去整理其余部分的檔案，在這種情況下，檔案整體的整理便難以統(tǒng)一規(guī)范。檔案整理的不規(guī)范，會給人事檔案的查看和使用帶來非常不利的影響，圖書館的人事檔案記錄內(nèi)容較為煩瑣，在人員調(diào)轉(zhuǎn)情況增多、長久積累的情況之下，相關(guān)的人事檔案內(nèi)容會越來越多，如果在這個(gè)過程中始終沒有進(jìn)行規(guī)范的檔案整理，那么積累下來的混亂檔案會越來越多，在整理過程中也容易造成檔案的缺失，如果需要從中進(jìn)行檔案的調(diào)動(dòng)和使用，不僅難以在短時(shí)間內(nèi)找到其所需要的檔案，也有可能所需要查找的檔案已經(jīng)在不規(guī)范的整理中被丟失，根本無法找到。

（三）缺乏硬件設(shè)施

高校圖書館大部分沒有配備人事檔案管理的相關(guān)硬件設(shè)施，導(dǎo)致工作人員根本無法有效開展人事檔案整理工作，即便是工作人員想要去采取措施對人事檔案進(jìn)行重新整理，也沒有一定的硬件條件來予以支持。首先，是缺少存放整理人事檔案的書架。在圖書館之中，高校只注重于對圖書館內(nèi)書籍的放置以及會議室的裝備，而忽略了對于人事檔案的管理裝備，并沒有提供一些書架或者是柜子來幫助管理人員進(jìn)行檔案管理，大部分人是檔案只是被隨意地堆砌在某個(gè)箱子或者是房間里，工作人員無法對其進(jìn)行有效的分類和放置。在缺少書架的情況下，即便是進(jìn)行了整理，也沒有地方去放置工作人員整理好的人事檔案，只能隨意地將其堆砌，長久下來仍然會陷入混亂。其次，是缺少放置人事檔案的空間，人事檔案往往存放在隨意的空間內(nèi)，可能是某個(gè)雜物間，也可能是與其他圖書堆放在一起，沒有專門的房間來進(jìn)行人事檔案的整理和放置，這就使得人事檔案在保存過程中無法保證其隱私性，在與其他物品在同一空間進(jìn)行放置的過程中，很容易有人員在該空間內(nèi)隨意地走動(dòng)，對人事檔案進(jìn)行翻閱和查看，不僅無法保證人事檔案的私密性，也無法保證人事檔案的安全性，很容易造成人事檔案的缺失。最后，是缺乏人事檔案管理工作人員工作地點(diǎn)，許多工作人員在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，并沒有明確的辦公地點(diǎn)，可能是在圖書館的前臺進(jìn)行工作，也可能是在圖書館的公共空間進(jìn)行工作，根本無法保證工作過程中的專心程度，很有可能在進(jìn)行檔案整理時(shí)，學(xué)生來詢問圖書的放置，或者是來對圖書進(jìn)行借閱和歸還，就會擾亂正在進(jìn)行人事檔案整理的工作人員的工作進(jìn)度，使工作人員忘記自己某個(gè)人事檔案放置到什么地方，需要重新進(jìn)行整理，這樣的工作環(huán)境難以保證人事檔案在整理過程中的安全性，非常容易出現(xiàn)人事檔案丟失的情況。

（四）檔案管理制度不完善

圖書館的人事檔案管理制度并不是十分的完善，對于檔案管理的具體制度而言，并沒有明確的規(guī)定檔案整理過程中需要遵守的原則，比如說在整理檔案過程中是需要按照時(shí)間順序來進(jìn)行放置，抑或是應(yīng)該按照不同的工作部門來進(jìn)行整理。這就容易導(dǎo)致工作人員在整理過程中出現(xiàn)混亂，可能有的工作人員是按照時(shí)間順序來進(jìn)行人事檔案的整理，也有可能有的工作人員是按照不同的工作部門來進(jìn)行人事檔案的整理，雖然說兩種整理方式都能夠有效地對人事檔案進(jìn)行整理，但是當(dāng)不同的工作人員遵循不同的檔案整理原則時(shí)，就容易使檔案整理發(fā)生混亂。對于工作人員在進(jìn)行人事檔案管理過程中的具體行為，圖書館中也沒有明確的制度來進(jìn)行規(guī)范和約束?？赡苡械墓ぷ魅藛T會在任何隨意的地點(diǎn)來進(jìn)行人事檔案中信息的記錄和整理，無法確?？臻g的私密性，容易使過往的學(xué)生查看到人事檔案中的內(nèi)容，也有可能有的工作人員為了保證工作進(jìn)度，會將人事檔案帶出圖書館之外來進(jìn)行人事檔案的整理工作，非常容易造成檔案的缺失和泄漏。除此之外，工作人員在工作過程中的某些私人行為也有可能會影響到檔案管理的工作質(zhì)量，比如說在工作過程中進(jìn)食、抽煙等行為，容易使人事檔案沾染污漬或者是被煙火燒爛，嚴(yán)重時(shí)甚至可能引發(fā)火災(zāi)，導(dǎo)致圖書館中人事檔案的損毀，甚至?xí)皥D書館中的其他圖書內(nèi)容以及資源。

二、新時(shí)代高校圖書館人事檔案管理策略

（一）完善檔案管理制度

要想更加有效地對圖書館中的人事檔案進(jìn)行管理，一定要完善檔案的管理制度。首先要對工作人員在工作過程中的個(gè)人行為進(jìn)行約束，工作人員在工作過程中必須以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度來對待人事檔案的整理工作，保證在工作過程中不會因?yàn)樽约旱乃饺诵袨槎鴮θ耸聶n案造成損毀丟失或者是泄露的情況，并且要擁有較高的個(gè)人素質(zhì)，不會對人事檔案中的信息進(jìn)行泄露。其次，要明確規(guī)定圖書館人事檔案管理的輪班制度。不同的工作人員工作時(shí)間具體是幾點(diǎn)到幾點(diǎn)、工作內(nèi)容包含哪些范圍等，這些內(nèi)容都應(yīng)該有著明確的規(guī)定，具體到個(gè)人，以便在出現(xiàn)問題時(shí)能夠找到具體的負(fù)責(zé)人來進(jìn)行負(fù)責(zé)。最后，要明確再進(jìn)行檔案管理過程中應(yīng)該遵循的原則。1.要保證檔案的完整性，每個(gè)人員在借閱或者是登記歸還書籍時(shí)，都要對圖書的詳細(xì)情況進(jìn)行記錄，包括破損情況和節(jié)約時(shí)間，以及具體的借閱人，將其記錄到人事檔案之中，以便進(jìn)行圖書的下次借閱，如果圖書的損毀程度導(dǎo)致圖書無法被繼續(xù)使用，也可以及時(shí)地對圖書資源進(jìn)行補(bǔ)充。2.要保證檔案的真實(shí)性。檔案中任何數(shù)據(jù)的記錄在保證完整的情況下也要保證其真實(shí)性，不得出現(xiàn)隨意篡改檔案內(nèi)容的情況，在進(jìn)行檔案記錄時(shí)，工作人員也要對其中內(nèi)容的真實(shí)性進(jìn)行甄別，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)再進(jìn)行記錄。3.要保證檔案的安全性。在對人事檔案進(jìn)行記錄整理和保存的一系列管理過程中，要確保其中的信息不會泄露，無論是丟失抑或是人為泄露情況，都需要進(jìn)行嚴(yán)格的把控，無論是有意將檔案信息進(jìn)行泄露，抑或是無意的舉動(dòng)將檔案中的信息進(jìn)行泄露，都要進(jìn)行嚴(yán)格的處罰。

（二）提高硬件水平

高校圖書館要給工作人員提供相應(yīng)的硬件設(shè)施，才能夠使得工作人員更好地去進(jìn)行人事檔案管理，首先要給工作人員提供放置人事檔案的一些書架或者是柜子，方便工作人員對人事檔案進(jìn)行整理和分類，其次要給工作人員專門的放置是檔案的空間，保證人事檔案儲存的私密性和安全性，不會有人員隨意的出入人事檔案的存放地。除此之外，還要給工作人員提供辦公地點(diǎn)，保證工作人員能夠全身心地投入到檔案管理的工作之中，不會輕易地被外物所打擾。

（三）引進(jìn)時(shí)代科技

為了更好地提高人事檔案的管理效率，圖書館可以引進(jìn)一些時(shí)代科技，比如計(jì)算機(jī)，可以使用計(jì)算機(jī)來記錄人事檔案存放的地點(diǎn)編號和具體位置，方便進(jìn)行人事檔案的查找和整理，也可以利用信息化技術(shù)來建立電子人事檔案，除了紙質(zhì)的人事檔案之外，在計(jì)算機(jī)中建立電子人事檔案數(shù)據(jù)庫，即便是紙質(zhì)檔案因?yàn)槟撤N原因出現(xiàn)損壞，也可以使用電子檔案來查詢相關(guān)信息，而且電子檔案的形式也沒有地點(diǎn)的約束，在任何地點(diǎn)只要能夠登錄網(wǎng)站，就可以從中調(diào)取人事檔案來進(jìn)行使用。

（四）培養(yǎng)管理人員的個(gè)人能力

除了要引進(jìn)一些相應(yīng)的硬件設(shè)備和科技手段之外，圖書館也要注重對管理人員個(gè)人能力的培養(yǎng)，要為圖書館內(nèi)的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握更多的人事檔案管理技能，能夠更好地進(jìn)行人事檔案管理工作。還要為管理員提供一些對外學(xué)習(xí)交流和晉升職位的機(jī)會來激勵(lì)管理人員，使其在工作過程中以更加認(rèn)真地工作態(tài)度和積極向上的人生思想來進(jìn)行工作管理。此外，更要注重對管理人員個(gè)人素質(zhì)的培養(yǎng)，要保證其思想態(tài)度的端正，能夠在工作過程中保證認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，并且遵循檔案管理原則，能夠確保檔案管理的安全性和私密性，不會隨意對人事檔案信息進(jìn)行泄露。綜上所述，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，各種科學(xué)技術(shù)也在不斷地進(jìn)步，要想更好地完成高校圖書館的人事檔案管理工作，就要提供相應(yīng)的硬件設(shè)施來幫助工作人員進(jìn)行檔案整理，也要引進(jìn)一些計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)等來加入檔案管理之中，使得檔案管理更加方便高效，更要注重對工作人員的能力培養(yǎng)，保證其保持穩(wěn)定良好的工作效率和工作過程中正確的態(tài)度和原則。

作者:陳婧偲 單位:貴州商學(xué)院