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機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作思考

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機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作思考

截至2020年9月,山東省已全面完成省市縣三級(jí)機(jī)構(gòu)改革,機(jī)構(gòu)并立帶來(lái)人員的集中性調(diào)動(dòng)。中共中央辦公廳最新印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中新增檔案審核內(nèi)容,要求堅(jiān)持干部人事檔案“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”,全面規(guī)范檔案的“建、管、用”,這就給機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事干部帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)。一方面是因?yàn)榧姓{(diào)動(dòng)帶來(lái)的巨大工作量,更深層的原因是不少單位日常對(duì)于人事檔案管理的不重視,多年沉疴造成各方面疏漏,在時(shí)間緊、任務(wù)重的局面下工作開(kāi)展捉襟見(jiàn)肘。因此,全面提升人事檔案管理的系統(tǒng)性、專業(yè)性,顯得尤為重要。

一、主客觀問(wèn)題齊聚,對(duì)癥下藥去沉疴

1.人事檔案管理工作不被重視。干部人事檔案自出生起,貫穿于學(xué)習(xí)、工作、生活方方面面,是干部身份的最有力證明,也是干部一生經(jīng)歷的縮影,其信息資源的利用價(jià)值極為廣泛和重要,干部人事檔案管理的目的也是更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)單位、服務(wù)于每一位干部職工,不僅是德、能、勤、績(jī)、廉的記錄,更為人才選拔晉升提供依據(jù)。但由于干部人事檔案的特殊性,絕大部分的同志很少有機(jī)會(huì)接觸個(gè)人檔案,檔案管理于大部分干部職工而言宛如“空中樓閣”,所知甚少,所以在很多單位人事管理工作中,檔案管理被邊緣化,沒(méi)有專職的檔案干部,缺少固定和標(biāo)準(zhǔn)的檔案室,甚至缺少專項(xiàng)的管理資金,讓人事檔案管理工作舉步維艱。全省的機(jī)構(gòu)改革,讓人事檔案與干部調(diào)動(dòng)有了密切的聯(lián)系,也讓部門領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位同志們對(duì)檔案的重要性有了一次深刻的認(rèn)識(shí)。我們應(yīng)該以此為契機(jī),不斷強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí),同時(shí)以上級(jí)政策為指導(dǎo),在新的機(jī)構(gòu)建成之際,推動(dòng)檔案室、專項(xiàng)資金、專職干部的有序配備,并為機(jī)關(guān)檔案管理可持續(xù)發(fā)展蓄力。

2.制度規(guī)范不統(tǒng)一,實(shí)踐操作有漏洞。目前,機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案對(duì)于人事檔案審核整理的主要依據(jù)為省委組織部印發(fā)的《專項(xiàng)審核操作手冊(cè)》。該《手冊(cè)》從檔案審核工作概述、組織實(shí)施、材料補(bǔ)充收集、審核方法及政策運(yùn)用、審核風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及相關(guān)處理規(guī)定等六大方面盡可能詳細(xì)地解釋了目前人事檔案審核中可能遇到的諸如干部“三齡兩歷一身份”問(wèn)題的認(rèn)定原則和方法,為人事干部工作實(shí)踐提供了極為有力的抓手。然而,人事工作自身的復(fù)雜性、多樣性注定了不可能有一本涵蓋全面的操作手冊(cè),如何對(duì)個(gè)性化、具體問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)定,非??简?yàn)人事干部的操作經(jīng)驗(yàn)和對(duì)政策方針的理解能力。舉幾個(gè)例子。(1)對(duì)于“全日制”的不同認(rèn)定:張某,1991年參軍入伍,在武警某醫(yī)學(xué)學(xué)校獲得中專學(xué)歷,之后分兩次在部隊(duì)考取大學(xué)本科(函授)和研究生學(xué)歷。在檔案審核中發(fā)現(xiàn),該同志研究生所在學(xué)校出具的入學(xué)報(bào)考材料及畢業(yè)材料均顯示為全日制教育,但檔案中同期存在其職級(jí)晉升、工資調(diào)整等材料,經(jīng)研判,在人事檔案審核和干部三齡兩歷一身份認(rèn)定工作中,按組織部要求,判定張某第一學(xué)歷為中專,在職研究生教育。趙某,2016年6月本科畢業(yè)后入職某市藥檢所,在職期間與單位簽訂繼續(xù)教育協(xié)議,單位同意其脫產(chǎn)攻讀碩士研究生學(xué)歷。攻讀期間,因工作原因返回原單位工作半年,導(dǎo)致實(shí)際畢業(yè)時(shí) 間延遲。雖然教育部門為其頒發(fā)了全日制教育學(xué)歷證書,但根據(jù)組織部對(duì)全日制學(xué)歷認(rèn)定要求,判定其研究生學(xué)歷為在職。(2)對(duì)“參加工作”的不同認(rèn)定:王某,2000年大學(xué)畢業(yè)后參加工作,入職當(dāng)?shù)啬晨h級(jí)醫(yī)院,其社保記錄自第一份勞動(dòng)合同簽訂日期起連續(xù)至今(均由該縣級(jí)醫(yī)院繳納),但在專項(xiàng)審核中發(fā)現(xiàn),其2003年7月至2003年12月期間勞動(dòng)合同為某社區(qū)門診,經(jīng)組織調(diào)查發(fā)現(xiàn),2003年7月至12月期間該同志備考,實(shí)際未與縣醫(yī)院簽訂勞動(dòng)合同,但其勞動(dòng)關(guān)系仍掛靠原醫(yī)院,故社保賬戶顯示正常繳納。經(jīng)研判,對(duì)王某2003年7月至12的工齡不予認(rèn)可。(3)連續(xù)工齡起算日期問(wèn)題:李某于2018年7月24日與某公司正式簽訂勞動(dòng)合同,但由于該地區(qū)每月20日為社保繳納終止日,該公司未替李某繳納當(dāng)月社保。人事干部后期在對(duì)李某連續(xù)工齡認(rèn)定中,經(jīng)與組織匯報(bào),認(rèn)定連續(xù)工齡自簽訂正式勞動(dòng)合同時(shí)間起算,社保繳納憑證僅作為參考依據(jù)處理。(4)出生日期不一致問(wèn)題:劉某身份證顯示其1975年10月出生,1992年入伍材料顯示其已滿16周歲。但翻閱劉某早期原始材料,發(fā)現(xiàn)其初中畢業(yè)登記表顯示其出生日期為1976年10月,在其個(gè)人檔案中,還找到一份劉某戶籍所在地派出所出具的出生證明,證明其出生時(shí)間為1976年10月。按照“最先最早”認(rèn)定原則和“不得重復(fù)得利”原則,經(jīng)組織研判,認(rèn)定劉某出生日期為1974年10月。(5)其他原始資料遺失、不全的問(wèn)題:在本次檔案專項(xiàng)審核中,發(fā)現(xiàn)大部分干部人事檔案中缺少原始證明材料,如,大學(xué)期間入學(xué)花名冊(cè)、學(xué)習(xí)期間成績(jī)單、機(jī)關(guān)事業(yè)單位年度考核材料、工資材料證明、晉升/聘任材料等,對(duì)個(gè)人的三齡兩歷一身份的認(rèn)定工作帶來(lái)諸多阻礙。諸如此類個(gè)性問(wèn)題不勝枚舉,陰陽(yáng)歷生日轉(zhuǎn)換未標(biāo)注問(wèn)題、全日制在校期間兼職工作問(wèn)題、參加工作時(shí)間認(rèn)定問(wèn)題、原始材料部分內(nèi)容記錄不一致或不規(guī)范問(wèn)題等,需要人事干部以更高的專業(yè)度、更細(xì)致的耐心度向同志們做說(shuō)明和解釋,除要求干部本人對(duì)缺失材料進(jìn)行補(bǔ)充外,對(duì)于非主觀故意造成的材料遺失或填寫失誤等問(wèn)題,由干部本人手寫情況說(shuō)明,本人簽字后提交黨組會(huì)研究,并將研究結(jié)果作為歸檔材料進(jìn)行歸檔。

3.工作量巨大與人員專業(yè)性欠缺的矛盾。正如上文中提到的,人事檔案是在人事管理活動(dòng)中個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況等方面情況并以個(gè)人為單位進(jìn)行歸檔保存的原始記錄,這些內(nèi)容在人事檔案目錄十大類別中便可見(jiàn)一斑。人事干部需要及時(shí)從干部手中或相關(guān)單位處及時(shí)收集、鑒別、分類、加工和裝訂成冊(cè),相關(guān)歸檔材料時(shí)間跨度大、范圍廣、標(biāo)準(zhǔn)不一,收集整理難度大,對(duì)于年代久遠(yuǎn)的原始材料保存也是檔案管理的重要一環(huán),這些客觀問(wèn)題和困難的解決急需一支專業(yè)化人事干部隊(duì)伍。但從目前實(shí)際工作來(lái)看,大部分從事的人事檔案管理的同志均為兼職干部,人少、專業(yè)能力不足,甚至留給檔案管理工作的時(shí)間也少之又少,想要管好、用好干部檔案幾乎是不可能的。2019年起,國(guó)家檔案局第13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》正式實(shí)施,《規(guī)定》對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理權(quán)責(zé)、工作職能等作出明確規(guī)定,檔案管理做到了有法可依,也為基層檔案干部開(kāi)展工作提供制度保障。同時(shí),《規(guī)定》也明確提出機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息開(kāi)發(fā)工作,將檔案數(shù)字化、信息化將是新時(shí)代檔案工作的必由之路,這不僅是時(shí)代所需,對(duì)于原始檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)保存和利用,也將帶來(lái)巨大便利。作為從事檔案管理的工作人員,提升自身業(yè)務(wù)能力也是題中之要,面對(duì)這一項(xiàng)細(xì)致、耗時(shí)、專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作,不能只依靠經(jīng)驗(yàn)傳授,“打鐵還需自身硬”,不斷開(kāi)展和加強(qiáng)檔案管理序列繼續(xù)教育,以干代練,才能成為適應(yīng)新時(shí)展的合格檔案人。

二、端正態(tài)度,甘于奉獻(xiàn)做夯土

檔案管理以來(lái)不是一項(xiàng)輕易出彩的工作,更多的是檔案人默默堅(jiān)守,終其一生的無(wú)私奉獻(xiàn)。從事人事檔案管理更是如此,不被理解、不被認(rèn)可是行業(yè)的“家常便飯”,因此在接受這一份工作前,我們首先要問(wèn)自己“三個(gè)能否”:一是能否甘于寂寞,在無(wú)人處堅(jiān)守與奉獻(xiàn);二是能否禁住誘惑,將檔案事業(yè)作為一輩子的事業(yè)來(lái)做;三是能否堅(jiān)持本心,以客觀、公正的態(tài)度對(duì)待人事檔案,嚴(yán)格保守秘密,對(duì)每一份檔案負(fù)責(zé)。在工作檢查與日常交流中,不免聽(tīng)到一些從事檔案工作的同志發(fā)牢騷、有抱怨,也時(shí)常遇到不合規(guī)的工作流程,這些現(xiàn)象的產(chǎn)生歸根到底還是自我認(rèn)知的偏差。曾有一件小事讓人記憶深刻:?jiǎn)挝灰晃灰压识嗄昀项I(lǐng)導(dǎo)的親屬,在房產(chǎn)問(wèn)題上遇到糾紛,官司打了很久苦于沒(méi)有新的證據(jù)而陷入僵局,抱著試一試的態(tài)度找到單位,沒(méi)想到在老干部檔案中找到了希望。他說(shuō),父親去世多年,看到單位還這樣細(xì)心保管著父親的檔案,心中感動(dòng)萬(wàn)分,覺(jué)得父親的一生從未如此完整地呈現(xiàn)在眼前。那一聲感謝,是人事干部幾十年如一日默默工作的最高禮遇,是我們工作價(jià)值的體現(xiàn)。對(duì)于人事檔案工作由于工作性質(zhì)的原因很難走到臺(tái)前,想獲得更高更遠(yuǎn)的發(fā)展也無(wú)法一蹴而就,需要靠機(jī)關(guān)單位、人事干部、全社會(huì)的共同努力。一是在頂層設(shè)計(jì)層面,各部門要打通標(biāo)準(zhǔn)、壁壘,在制度層面上給檔案工作以明確抓手,明確各級(jí)地方政府責(zé)任;二要強(qiáng)化一把手責(zé)任制,將機(jī)關(guān)事業(yè)單位主要負(fù)責(zé)人列為人事檔案工作的第一責(zé)任人,親自抓、親自管,進(jìn)一步提升人事檔案工作在業(yè)務(wù)工作中的比重;三要配齊工作力量,不僅是對(duì)檔案室、設(shè)備等物資配備,更要明確專職檔案管理人員職責(zé),定期開(kāi)展培訓(xùn),增強(qiáng)人事干部業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力;四要形成督導(dǎo)檢查機(jī)制,以督導(dǎo)檢查促進(jìn)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)重視程度和業(yè)務(wù)能力提升。將人事檔案定期檢查和臨時(shí)抽查相結(jié)合,并將檢查結(jié)果納入機(jī)關(guān)事業(yè)單位年度考核中,使各單位真正地重視起人事檔案管理工作;五要對(duì)從事人事檔案工作的干部做好遴選、培養(yǎng),選擇政治信仰堅(jiān)定、黨性修養(yǎng)過(guò)硬的干部從事此項(xiàng)工作,把好“進(jìn)門關(guān)”,同時(shí),為人事檔案干部的后期晉升培養(yǎng)打通渠道,解決干部后顧之憂,真正將人事檔案工作專業(yè)化、嚴(yán)肅化、政治化;六要與時(shí)俱進(jìn),積極推動(dòng)檔案信息化建設(shè),以新的視角重新審核檔案管理遇到的新問(wèn)題、新機(jī)遇、新原則、新理論,讓人事檔案工作融入現(xiàn)代生活,對(duì)接智慧城市建設(shè)。人事檔案歷史悠久,上可追溯至商周時(shí)代譜牒檔案,便伴隨著我們的生活走過(guò)了千年。王朝更迭、社會(huì)進(jìn)步,檔案管理不是明日黃花,新的時(shí)代賦予檔案人更重的歷史使命和責(zé)任,端正自我認(rèn)知,涵養(yǎng)精神內(nèi)涵,順應(yīng)時(shí)展潮流,將檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn),不斷提升檔案管理的專業(yè)性、系統(tǒng)性,以高水平的信息化運(yùn)用能力,為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的進(jìn)一步發(fā)展助力。

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作者:房安婷 單位:山東省藥品不良反應(yīng)監(jiān)測(cè)中心

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