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1.醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題
1.1對(duì)人事檔案管理工作的重視不足
醫(yī)院的重點(diǎn)工作是以患者為中心,為廣大人民群眾提供優(yōu)質(zhì)溫馨的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù),因此普遍重視醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展,而忽視了不引人注目的檔案管理工作,檔案意識(shí)比較淡薄,影響了醫(yī)院人事檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)往往對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不足,極少關(guān)心檔案管理工作,使檔案管理工作處于放任自流的境地,許多檔案資料在不知不覺(jué)中流失,導(dǎo)致人事檔案不能全面客觀地反映醫(yī)院各類人員真實(shí)的歷史和現(xiàn)狀。
1.2人事檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)
由于實(shí)施事業(yè)單位全員聘用制度以來(lái),人員的流動(dòng)性加大,檔案管理人員變動(dòng)比較頻繁,部分醫(yī)院人事檔案管理工作都是由人事部門的人員兼任,身兼數(shù)職,工作繁忙,對(duì)人事檔案管理工作不到位。有的檔案管理人員還是從臨床、護(hù)理崗位轉(zhuǎn)崗而來(lái),缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能,在某種程度上制約了醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展,檔案質(zhì)量和管理水平不能得到保證,存在著重管理輕利用的現(xiàn)象,通常沿襲傳統(tǒng)的工作模式,忽略了醫(yī)院人事檔案的動(dòng)態(tài)性規(guī)律,對(duì)檔案材料的收集缺乏及時(shí)性和主動(dòng)性,造成人事檔案材料的缺失。
1.3人事檔案利用率偏低
部分醫(yī)院人事檔案設(shè)備長(zhǎng)期得不到改善,在設(shè)備的配備上,大多采取“能有就好”、“能用就行”的原則,計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)等硬件設(shè)施陳舊老化的現(xiàn)象比較嚴(yán)重,將辦公、閱檔、庫(kù)房并為一間,根本達(dá)不到檔案庫(kù)房、辦公室、閱檔室和微機(jī)室四室分開(kāi),人事檔案管理手段落后,管理模式原始,存在重保密輕利用的觀念,檔案服務(wù)開(kāi)發(fā)意識(shí)較差,造成了人事檔案的利用率偏低。
1.4人事檔案管理缺乏科學(xué)化和信息化
隨著事業(yè)單位管理體制改革的不斷推進(jìn)和完善,以及醫(yī)院的不斷發(fā)展,人事檔案的服務(wù)范圍擴(kuò)大,服務(wù)職能增加,除了為黨政機(jī)關(guān)、組織人事部門和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供政治審查、鑒定材料,還為醫(yī)院干部職工提供學(xué)歷證明、身份證明、辦理公證的相關(guān)證明等。部分醫(yī)院人事檔案管理部門沒(méi)有實(shí)施無(wú)紙化、信息化閱檔,尚采用手工編輯和檢索,致使人事檔案在使用中不能簡(jiǎn)捷迅速查找相關(guān)人的資料。單純靠查閱紙質(zhì)檔案,費(fèi)時(shí)又費(fèi)力,且不利于人事檔案的長(zhǎng)久性保存。
2.加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策和建議
醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)就是人才的競(jìng)爭(zhēng)。人事檔案是人才的重要信息來(lái)源,對(duì)醫(yī)院優(yōu)化衛(wèi)生人力資源、全面了解掌握人才情況起著重要作用。因此,加強(qiáng)人事檔案管理工作有利于進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)。
2.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和支持,推動(dòng)檔案工作的開(kāi)展
醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案管理工作,把此項(xiàng)工作列入重要的議事日程,并當(dāng)作醫(yī)院發(fā)展的大事來(lái)抓,實(shí)行主要領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)抓,分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓,選配熱愛(ài)檔案管理工作、各方面素質(zhì)都過(guò)硬的專職人員從事此項(xiàng)工作。重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期進(jìn)行崗位培訓(xùn),使檔案管理人員熟練掌握檔案管理專業(yè)理念和操作技能,提高檔案管理人員的素質(zhì),進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任感、使命感,努力開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。
2.2提高自身素質(zhì),健全各項(xiàng)規(guī)章制度是做好檔案管理工作的關(guān)鍵
在信息化時(shí)代,能否做好醫(yī)院人事檔案管理工作關(guān)鍵在于兩點(diǎn):一是檔案管理人員是不是有過(guò)硬的業(yè)務(wù)基礎(chǔ),敢于奉獻(xiàn)檔案事業(yè)的敬業(yè)精神。二是管理制度是否健全與得到落實(shí)。檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立檔案意識(shí)、人才意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、現(xiàn)代意識(shí)、信息意識(shí)、法制意識(shí)、管理意識(shí)、保密意識(shí),扎實(shí)工作,努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí),全面提高自己的政策水平、管理水平和操作技能。建立完善的規(guī)章制度是順利開(kāi)展人事檔案管理工作,衡量醫(yī)院人事檔案管理工作水平的重要標(biāo)志。因此,完善有效的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制,建立健全各項(xiàng)檔案管理制度,包括歸檔制度、借閱制度、收集制度、工作職責(zé)等,使檔案管理人員才有章可循,有法可依,依法治檔。
2.3配備先進(jìn)的設(shè)施,切實(shí)做好檔案管理的基礎(chǔ)工作
檔案庫(kù)房和硬件設(shè)施合理配套與否直接影響整個(gè)檔案管理工作。為了做好檔案管理工作,要保證檔案用房,舍得在檔案管理建設(shè)上加大投入,配備先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)施,充分利用計(jì)算機(jī)管理,使檔案管理工作現(xiàn)代化、規(guī)范化。日常工作中要狠抓檔案管理的基礎(chǔ)性工作,在材料的鑒別上要堅(jiān)持準(zhǔn)確,在技術(shù)加工處理上注意細(xì)致,確保每份檔案材料整齊劃一、完好無(wú)損。運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理軟件,做到信息查詢快捷方便,統(tǒng)計(jì)分析科學(xué)準(zhǔn)確,保證人事決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性,增加信息的嚴(yán)肅性。
2.4抓好優(yōu)質(zhì)服務(wù),充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值
在遵循安全、保密、方便的原則下,充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案的利用價(jià)值,積極為黨組織和各部門提供可靠的資料,在機(jī)構(gòu)改革、職稱晉升、干部任免、工資改革、職工退休等工作中,運(yùn)用人事檔案材料和先進(jìn)的技術(shù)手段,為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供全面的超前性服務(wù),努力為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),加大提供利用的廣度和深度,提高檔案利用的質(zhì)量和效率,更好服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)。
作者:尹蕾 單位:山東省淄博市中心醫(yī)院