地質調查單位人事檔案管理研究

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摘要:地質調查單位人事檔案真實地記載著職工的個人經(jīng)歷、政治思想，品德作風、業(yè)務能力等，是職工個人自身成長歷史的真實反映，是考察了解和選拔使用的重要依據(jù)。隨著事業(yè)單位體制改革的不斷深入，人事檔案管理工作要遇到許多新情況，新問題。文章以吉林省第二地質調查所人事檔案管理工作為例，總結了地質調查單位人事檔案管理工作內(nèi)容現(xiàn)狀、存在的問題，并就加強人事檔案管理工作提出了幾點建議。

關鍵詞:人事檔案;管理;地質調查單位

地質調查單位人事檔案真實地記載著職工的個人經(jīng)歷、政治思想，品德作風、業(yè)務能力等，是職工個人自身成長歷史的真實反映，是考察了解和選拔使用的重要依據(jù)。隨著事業(yè)單位體制改革的不斷深入，人事檔案管理工作要遇到許多新情況，新問題。如何加強管理，更好地為人事工作服務，促進地質調查和地質找礦的大發(fā)展，結合幾年來檔案管理的實踐，談幾點體會。

1人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.1人事檔案工作現(xiàn)狀。吉林省第二地質調查所前身為東北地質局114隊，成立于1953年。1958年吉林省地質局成立后，改名為吉林省地質局吉林地區(qū)綜合地質大隊，1980年吉林省地勘單位體改后更名為吉林省第二地質調查所，隸屬吉林省地礦局，屬省直事業(yè)單位。吉林省第二地質調查所現(xiàn)有在職職工126人，離退休職工402人。人事檔案整理保存與管理工作嚴格按照制度，將檔案按照干部與工人、在職與退休、死亡及臨時工進行分類排架，做到集中排放，杜絕分散和混雜。按照檔案室檔案適宜存放的標準，控制溫度、濕度，嚴格做好防火、防盜、防塵、防霉等項的安全檢查工作，保持整潔、有序，保證檔案安全無損。調出和歸還檔案都應逐卷點交清楚，辦理手續(xù)。用完的檔案要歸還原位。由于單位歷史較長，人數(shù)結構較復雜，給人事檔案工作帶來諸多困難及不利因素，就需要在人事檔案管理工作中進一步務實創(chuàng)新，增強工作實效，適應新的形勢。1.2存在的問題。1.2.1立卷不夠規(guī)范，案卷質量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一?！叭g一歷”(年齡、工齡、黨齡、學歷)記載多樣，個別檔案存在“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”現(xiàn)象。面對此類問題內(nèi)處理方法是“原則上不改、造假的糾正”。例如某位職工檔案中形成了三個不同的出生日期，首先優(yōu)先采用最早記載的出生日期，一般以入團志愿書填寫年齡為準，也可去公安部門調閱原始戶籍檔案進行查詢確定。如果在檔案材料中出現(xiàn)工作時間的不統(tǒng)一時，畢業(yè)生可以參考就業(yè)分配證書以及轉正工資單的時間來確定準確的工作時間。入黨時間依據(jù)入黨志愿書中轉為預備黨員的時間，黨齡按照轉為正式黨員開始計算。二是檔案用紙規(guī)格不一。目前檔案材料都統(tǒng)一為A4型號的辦公用紙，但在退休職工的檔案中常見16開辦公用紙，比現(xiàn)在的B5辦公用紙還要大一些，還存在紙質不同，大小不一，顏色不同問題，甚至有些材料由于年代久遠，紙質已經(jīng)開始腐化變黃，容易破碎，都給立卷歸檔工作以及后續(xù)的檔案保存帶來一定的困難。必須進行統(tǒng)一規(guī)范化管理歸檔工作，利用現(xiàn)行通用的辦公用紙A4紙，進行二次修整統(tǒng)一，類似于出土文物的修復工作，在整理過程中掉落缺字的部分，采用電腦打字再剪下單獨用膠水粘貼，補齊原有檔案的內(nèi)容。不建議使用膠帶，由于膠帶容易變色脫膠導致檔案二次受損。在修復過程中盡量保證原材料的本來面貌，完整的一張均統(tǒng)一粘貼在A4紙上形成統(tǒng)一規(guī)格，產(chǎn)生新的裝訂線，再按固定標準進行打孔固定到檔案夾子中。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。此類問題按照最新的檔案管理辦法進行整理，多余出來的材料放入檔案袋封存保管。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足市場經(jīng)濟發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內(nèi)容少，這些都會直接影響到案卷質量。1.2.2檔案使用技術手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，由于沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

2加強人事檔案管理工作的建議

保持人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發(fā)展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化。2.1實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。我單位接收和轉移檔案材料時的具體操作辦法，接收新的檔案材料務必做到逐件檢查登記，分類編號保存;檔案移交時，務必做好交接時當面清點、密封、蓋章、接收人簽字接收的必要措施，以免在檔案移交后發(fā)生問題時無責可追。2.2實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化資源共享。人事檔案管理也要與時俱進，不斷采用現(xiàn)代檔案管理理論與新技術，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。實施人事檔案現(xiàn)代化管理，首先是在人事管理機構中設置信息中心，履行人事管理信息化的指導和技術支持職能。建立規(guī)章，規(guī)范人事信息流動渠道，使信息中心成為人事信息的唯一收集和者。人事管理工作的基礎是對人事信息資料的依賴，人事信息資料信息量大，動態(tài)變化頻繁、信息交流面廣，建立科學合理的人事信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設和檔案管理結合起來，把基礎信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動態(tài)信息統(tǒng)一起來。要想獲取上述的目標，就要確保擁有充足的技術工作者，而那些既了解人事資料，又對信息知識很熟悉的工作者是組建團隊的首要選擇。要想真正實現(xiàn)信息化管理，首先也是必須要做的就是合理的使用網(wǎng)絡技術，解決好信息共享問題。要想體現(xiàn)出網(wǎng)絡的優(yōu)勢，就必須將信息中心當成樞紐，將權限授予信息使用人，確保信息服務能夠持續(xù)循環(huán)。計算機技術和網(wǎng)絡應用，對實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理起著重要作用。通過計算技術可將大量人工收集的信息轉為自動;由傳統(tǒng)的整理方式轉為自動分類、編目、統(tǒng)計;通過掃描儀等技術可將文件、圖表轉為電子數(shù)據(jù)文件;還可建立信息共享技術聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)技術信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源共享。計算機技術和網(wǎng)絡應用，對實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理起著重要作用。通過計算技術可將大量人工收集的信息轉為自動;由傳統(tǒng)的整理方式轉為自動分類、編目、統(tǒng)計;通過掃描儀等技術可將文件、圖表轉為電子數(shù)據(jù)文件;還可建立信息共享技術聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)技術信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源共享。目前，在檔案管理的軟件開發(fā)中，尚沒有一種能夠在檔案編研方面發(fā)揮作用的，這項工作仍然需要人工操作完成，而此項工作周期長，所查資料年度跨度大。在使用好資料信息和軟件系統(tǒng)的功能開發(fā)上，還沒有提高到一定程度，主要是檔案管理人員信息技術能力提高滯后與硬件配置的進程。2.3加強人事檔案信息化管理人才的培養(yǎng)。引進人事檔案信息化管理的技術人才。人事檔案信息化建設過程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護等都需要高素質的信息專業(yè)人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術人才，以解決檔案信息化建設過程中的各種技術難題。建議加強人事檔案管理人員的定期培訓?，F(xiàn)有的檔案部門工作人員是檔案信息化建設的中堅力量。因此，在檔案信息化建設的過程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強對現(xiàn)有檔案工作人員信息知識的教育，訓練他們的實際操作技能，同時保證檔案人員退休時的工作可以順利交接，做好后續(xù)工作的銜接。

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作者:劉乃慈 單位:吉林省第二地質調查所