高校人事檔案管理信息化建設(shè)思考

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1信息化建設(shè)是高校人事檔案管理的必經(jīng)之路

高校人事檔案管理的信息化建設(shè)重要性主要分為三個(gè)層面。一能滿足人事工作發(fā)展的基本需要；二能滿足人事檔案發(fā)展的必然需求；三能滿足人事制度改革與發(fā)展的基本需求。本文將從三點(diǎn)來(lái)闡述信息化建設(shè)是高校人事檔案管理必經(jīng)之路的原因。第一點(diǎn)，人事檔案管理建設(shè)之初目的即在于“以人為本”的理念，那么高校作為社會(huì)主要人才與高素質(zhì)人才的培養(yǎng)場(chǎng)所，優(yōu)質(zhì)人才資源的發(fā)掘與合理使用就脫離不開(kāi)人事檔案所提供的信息。人事檔案信息是應(yīng)屆畢業(yè)生或有一定工作經(jīng)歷的相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)入新工作環(huán)境后的基本資料的匯總。高校在擁有這樣一個(gè)信息資料庫(kù)后，人事檔案信息化管理顯得尤為重要。將匯總信息進(jìn)行整合從而建立起一個(gè)完整的信息資料庫(kù)，便于高校發(fā)掘所需人才并且能對(duì)人才資源進(jìn)行合理配置。結(jié)合網(wǎng)絡(luò)與信息化技術(shù)，檔案管理的信息化可對(duì)高校人才培養(yǎng)與人力資源合理配置提供更為合理有效的參考，實(shí)現(xiàn)效益更佳的人才培養(yǎng)與輸送，同時(shí)在側(cè)面也能促進(jìn)檔案管理信息化更快發(fā)展。第二點(diǎn)，高校人事檔案管理信息化是檔案管理工作和人事工作發(fā)展的必然需求。人事檔案管理是高校檔案工作的基礎(chǔ)，它伴隨著人事管理的展開(kāi)而展開(kāi)。回顧人類的歷史，最早的檔案信息載體可以追溯到甲骨文、竹簡(jiǎn)書(shū)等，這些都是最為原始的檔案載體。那么在新時(shí)代下，檔案信息載體變得多種多樣，例如紙媒、電子文檔和照片、音頻視頻等文件，這些都是新時(shí)代下直接與互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)掛鉤的檔案載體。歷史的發(fā)展與人類文明的進(jìn)步讓檔案信息逐漸由實(shí)體化向虛擬化方向轉(zhuǎn)變，信息檔案也逐漸變得更加容易保存、容易攜帶、容易復(fù)制，所以現(xiàn)代化的信息檔案載體也更加受人們歡迎和喜愛(ài)。從客觀層面上來(lái)講，工作需要及時(shí)開(kāi)發(fā)與利用，才能實(shí)現(xiàn)更加高效的信息積累，實(shí)現(xiàn)更加完善的信息資源整合。從古代的傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦男畔⒒旖輽n案管理模式，其實(shí)是一種發(fā)展的必然需求和客觀要求。在高校的人事檔案管理中，不斷注入新的技術(shù)信息，已經(jīng)成為高校信息化檔案管理變革的內(nèi)在力所在，所以，高校人事檔案管理信息化是人事檔案發(fā)展的必然需求。第三點(diǎn)，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，高校人事檔案管理實(shí)際上在客觀上也進(jìn)行了變革，這種變革是必須的，否則將解決不了教職工人數(shù)激增、人員流動(dòng)頻繁、人員類別復(fù)雜多樣所帶來(lái)的問(wèn)題。在當(dāng)下時(shí)代大背景下，傳統(tǒng)的人員檔案管理模式已經(jīng)很難應(yīng)付新時(shí)代下的人員檔案數(shù)量激增與人力資源靈活配置的迫切需求，所以，檔案管理工作必須要尋求創(chuàng)新，走信息化管理發(fā)展之路，更好地適應(yīng)當(dāng)下環(huán)境。

2當(dāng)前我國(guó)高校人事管理現(xiàn)狀

2.1缺乏信息化管理意識(shí)，管理模式單調(diào)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理信息化趨勢(shì)已經(jīng)越來(lái)越明顯。然而，現(xiàn)階段我國(guó)大部分高校的人事檔案管理雖然技術(shù)和硬件到位，但是卻缺乏一定的信息化處理意識(shí)，使得新引進(jìn)的硬件與技術(shù)難有用武之地，收效甚微，管理的模式也依然是固有思維下的一種單一化的存在。跟不上歷史的車輪，必然會(huì)被淘汰。針對(duì)當(dāng)前我國(guó)高校的人事檔案管理模式所存在問(wèn)題，目前主要問(wèn)題是檔案管理工作從業(yè)者的傳統(tǒng)的思維定式很難轉(zhuǎn)變。他們?cè)谝庾R(shí)形態(tài)里依然沿襲著傳統(tǒng)的檔案保管、整理式管理方法，信息化系統(tǒng)化管理意識(shí)相對(duì)薄弱。主要體現(xiàn)在這樣幾個(gè)方面：第一，高校的檔案管理的工作量呈多峰性，在工作并不繁重時(shí)，部分從事檔案管理工作的工作人員憂患意識(shí)不強(qiáng)，單純認(rèn)為檔案管理是高校工作中輔助性工作，主觀上對(duì)于檔案管理工作的時(shí)效性關(guān)注不高，思想重視度不夠。第二，部分工作人員會(huì)認(rèn)為人事檔案只是簡(jiǎn)單的信息資料保管與整理，對(duì)于大數(shù)據(jù)背景下辦公信息化發(fā)展帶來(lái)的工作方式變革未能有足夠關(guān)注。第三，部分高校未能足夠重視人事檔案管理工作在高校建設(shè)發(fā)展過(guò)程中的作用與地位，在人事檔案的工作中將其流于形式，簡(jiǎn)單將檔案進(jìn)行登記分類，辦公信息的系統(tǒng)性、整體性以及自動(dòng)化程度不高。受傳統(tǒng)檔案管理模式根深蒂固的影響，檔案管理的模式依舊繼承著傳統(tǒng)的手工搜索模式，整體信息化的含量偏低，在查找翻閱時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下。雖然當(dāng)前已經(jīng)有很多高校開(kāi)始嘗試檔案管理變革，進(jìn)行資料的信息化系統(tǒng)化整合管理，盡管有相應(yīng)配套的基礎(chǔ)硬件設(shè)施與軟件管理，但相關(guān)工作人員固有思維很難在短時(shí)期內(nèi)完全轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)?？v然他們有了信息化的人事檔案管理意識(shí)，但是在實(shí)際的執(zhí)行過(guò)程中，卻依然采用了傳統(tǒng)的檔案保存管理模式，信息的資源依舊無(wú)法做到實(shí)時(shí)共享與隨取隨用，在人事檔案檢索與調(diào)查取閱的過(guò)程中依舊存在效率低下的問(wèn)題。這些問(wèn)題都嚴(yán)重阻礙了高校人事檔案工作的有效發(fā)展，需要一定時(shí)間來(lái)適應(yīng)。總的來(lái)講，當(dāng)代高校大部分的檔案依然是實(shí)體文件居多，檔案的信息化管理利用范圍雖廣，但在檔案材料信息咨詢查詢過(guò)程中，其潛在的價(jià)值尚未被完全發(fā)掘出來(lái)，在現(xiàn)階段的高校內(nèi)檔案管理工作的靈活性、適應(yīng)性與時(shí)效性仍然缺乏，要走的路依舊很長(zhǎng)。2.2信息化檔案管理硬件設(shè)備落后，技術(shù)人員缺乏。高校人事檔案的信息化建設(shè)不是一個(gè)簡(jiǎn)單的工作，不是一蹴而就就可以成功的，需要一定數(shù)量的資金分配與技術(shù)支持，這兩項(xiàng)困難也正是現(xiàn)在高校所需要克服的問(wèn)題。多數(shù)高校的檔案管理部門存在自己配給比例不足的情況，高校人事檔案管理更是面臨著資金分配不足與技術(shù)落后的雙重挑戰(zhàn)。資金配給不足導(dǎo)致硬件設(shè)施無(wú)法跟上，信息化管理的辦公條件與環(huán)境建設(shè)遲緩。而管理隊(duì)伍上，專業(yè)型、復(fù)合型檔案管理的人才缺乏，在有限的硬件設(shè)施下，難以發(fā)揮其完整的檔案管理效率。這兩項(xiàng)困難，導(dǎo)致文檔管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)展緩慢效率低下。除此之外，在檔案管理設(shè)備方面，現(xiàn)階段各大高校的檔案室面積一般不大，相關(guān)專業(yè)的更新也十分的緩慢，檔案管理員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力普遍不高，這些也都影響著人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)大數(shù)據(jù)化的建設(shè)。

3有效推進(jìn)高校人事檔案管理信息化大數(shù)據(jù)化的建設(shè)

高校人事檔案管理信息化大數(shù)據(jù)化的建設(shè)要想進(jìn)一步推進(jìn)，宣傳工作一定要做到位。強(qiáng)化宣傳是提升工作人員檔案管理信息化意識(shí)的重要途徑。人事檔案管理在一定程度上涉及高校從業(yè)人員的隱私性與私密性，大多數(shù)的人認(rèn)為人事檔案管理工作所要做的事就是將文檔材料進(jìn)行整合，方便人們進(jìn)行信息的查閱，卻恰恰忽略了其在人才培養(yǎng)，人才選拔及人才開(kāi)發(fā)中的重要作用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景上，首先要做好一系列的宣傳教育來(lái)使檔案管理人員對(duì)于檔案管理有信息化、數(shù)據(jù)化的意識(shí)，在思想中注入檔案管理信息化方法，讓他們更加清晰認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)并不是單純的信息積累與技術(shù)上的操作，而更應(yīng)該是一種技術(shù)上相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理上的優(yōu)勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共同分享，是一種推動(dòng)高校發(fā)展甚至地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要科學(xué)力量。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)化和信息化的檔案工作管理，必須要在高校大環(huán)境中建立起一個(gè)信息化檔案管理的意識(shí)，并為此制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，加大對(duì)大數(shù)據(jù)化信息化的文檔管理的宣傳，使得高校中的人事資源得到最大限度的、合理有效地開(kāi)發(fā)和利用，讓信息化的檔案管理工作建設(shè)更快健全。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)于信息化數(shù)據(jù)檔案管理人的專業(yè)培養(yǎng)，一定要充分運(yùn)用科學(xué)的管理手段，從軟層面上來(lái)推進(jìn)大數(shù)據(jù)信息化的轉(zhuǎn)彎管理進(jìn)程。從而在整個(gè)高校的檔案管理工作中，發(fā)揮出更大的作用，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理向辦公自動(dòng)化、信息化和數(shù)據(jù)化高速邁進(jìn)。

4結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)的時(shí)代下，各個(gè)高校的人事檔案管理工作都面臨著不同程度的挑戰(zhàn)，承受著來(lái)自高校上下級(jí)和社會(huì)的各種壓力，這些壓力與每一位高校教職工的利益息息相關(guān)。所以做好高校人事檔案管理信息化大數(shù)據(jù)化的建設(shè)是高校能夠優(yōu)質(zhì)長(zhǎng)足發(fā)展的重要工作，也是當(dāng)前各高校檔案管理改革工作的當(dāng)務(wù)之急。唯有在多方共同努力下，共同進(jìn)步下，才能有效地提升高校人事檔案管理信息化大數(shù)據(jù)化的水平，才能讓高校人事檔案管理的人才培養(yǎng)與人才開(kāi)發(fā)的優(yōu)勢(shì)真正的發(fā)揮出來(lái)。最后，本文所涉及的大數(shù)據(jù)檔案管理的問(wèn)題，也正是需要同時(shí)著手解決的問(wèn)題，是檔案信息管理化的解決問(wèn)題之道。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案信息化管理，任重而道遠(yuǎn)。

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作者:胡程 單位:無(wú)錫太湖學(xué)院