檔案在人力資源管理的作用

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摘要：本文通過(guò)聯(lián)系人力資源信息采集和統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，明確介紹了人事檔案與人力資源管理的關(guān)系以及對(duì)人力資源管理的影響。還研究了人力資源管理中人事檔案信息化過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，希望使人們更加關(guān)注這些問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：人事檔案；人力資源管理；信息化

一、引言

人事檔案是存儲(chǔ)員工個(gè)人信息的單元。再通過(guò)收集、整理后儲(chǔ)存起來(lái)，為以后的考察做備用資料。人事部門必須準(zhǔn)確選拔人才，合理安排員工的職位。人力資源管理的一個(gè)關(guān)鍵組成部分是人事檔案的管理和運(yùn)作。不可分割的是，人事檔案提供的信息對(duì)人力資源管理非常重要。并保持高質(zhì)量的人事檔案工作。

二、人事檔案與人力資源管理的關(guān)系

人事檔案可以提供有關(guān)人力資源管理的最基本信息。人力資源管理是通過(guò)使用現(xiàn)代科學(xué)方法組織、協(xié)調(diào)、培訓(xùn)和部署與物質(zhì)資源有關(guān)的人力資源。在最合理的狀態(tài)下保持人力和物力資源，同時(shí)適當(dāng)?shù)丶?lì)和監(jiān)督人們的思想、心理和行為。使員工充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，充分發(fā)揮自身能力，從而使人力資源管理更加合理。最后，使公司的發(fā)展和個(gè)人能力的發(fā)展相適應(yīng)。人力資源管理活動(dòng)，即人力資源規(guī)劃、招聘和部署、培訓(xùn)和發(fā)展、績(jī)效管理、薪酬和福利管理以及勞動(dòng)關(guān)系管理一體化。所以，人事檔案與人力資源管理的關(guān)系是分不開(kāi)的，是緊密聯(lián)系的。人力資源管理中信息的載體就是人事檔案，人力資源在各個(gè)領(lǐng)域應(yīng)用能使人事檔案的發(fā)展越來(lái)越往前走，同時(shí)人事檔案的管理，又會(huì)使人力資源的使用更加準(zhǔn)確。所以說(shuō)這兩者之間是相輔相成的。

三、人事檔案在人力資源管理中的作用

（一）積極作用：

1.人力資源管理中的人事檔案提供真實(shí)可靠的信息人事部門經(jīng)過(guò)查看人事檔案，能夠全方位地了解職員的具體狀況，了解職員目前情況，從而對(duì)其未來(lái)的發(fā)展以及潛在能力進(jìn)行預(yù)測(cè)，安排各個(gè)員工在合適的位置工作，充分發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部平衡，最大限度地發(fā)揮人才效益。2.人事檔案促進(jìn)人才的合理配置在查看員工的人事檔案后，我們可以根據(jù)不同員工的才能和特點(diǎn)了解員工的更多信息。合理安排崗位，促進(jìn)部門人員有序流動(dòng)，避免人才濫用。提高員工工作的效率和價(jià)值，并最有效地利用人力資源。3.人事檔案可以避免人力資源需求的盲目性有效利用員工人事檔案在研究公司的人力資源是否能夠適應(yīng)組織變革和發(fā)展要求方面發(fā)揮著重要作用。如果忽略人事檔案所需的人力資源，則很難避免這些缺點(diǎn)。4.有利于員工更好的職業(yè)規(guī)劃通過(guò)員工的檔案資料，以反映員工的教育水平、專業(yè)性、薪酬及日常表現(xiàn)等方面。選擇您所在組織所需的人才，充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，為員工制定正確的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展道路。5.人事檔案可以給予有效的激勵(lì)措施人這一生有很多需求，包括身體、安全、社交、尊重和自我滿足的需求。不同的人在不同的時(shí)間有不同的需求，因此員工的需求水平也不同。因此，我們可以研究員工的檔案和材料，了解員工的實(shí)際需求，然后對(duì)個(gè)人使用個(gè)性化的激勵(lì)。

（二）負(fù)面作用：

由于社會(huì)的發(fā)展人力資源管理產(chǎn)生了新的走勢(shì)，比如流通性、信息化，但是現(xiàn)在的人事檔案管理存在發(fā)展遲緩的問(wèn)題，因此，它已經(jīng)無(wú)法滿足人力資源開(kāi)發(fā)的需要并產(chǎn)生了負(fù)面影響。1.檔案材料的不準(zhǔn)確性阻礙了人力資源的分配人事檔案的基本特征是真實(shí)性。在工作中，一些檔案中謊報(bào)年齡，不把自己真實(shí)的年齡寫入資料中，學(xué)歷方面也存在不實(shí)的填寫，甚至謊報(bào)真實(shí)工作年齡，甚至一些檔案材料存在明顯的修改痕跡。這些情況的出現(xiàn)使檔案失去了真實(shí)性、權(quán)威性和嚴(yán)謹(jǐn)性，人力資源計(jì)劃中的計(jì)劃也無(wú)法準(zhǔn)確制定。這肯定會(huì)對(duì)人力資源的未來(lái)地位和發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響。2.文件內(nèi)容類似，減少了人事檔案的價(jià)值人事檔案是一個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐中發(fā)展的真實(shí)反映，因此它應(yīng)該是一個(gè)人的真實(shí)情況的全面和客觀的表達(dá)。讓考察者在翻閱時(shí)可以清楚的了解到信息。但是，目前人事檔案資料單一，內(nèi)容缺乏真實(shí)性，資料空白、沒(méi)有個(gè)人特色表現(xiàn)，失去了真正的價(jià)值。它損害了員工的積極性，使整個(gè)組織承擔(dān)了不必要的損失。

四、提高人事檔案在人力資源管理中的作用

由于社會(huì)的發(fā)展，目前的人事檔案管理模式已不能滿足人力資源開(kāi)發(fā)的要求，人力資源管理對(duì)人事檔案管理提出了新的要求。只有順應(yīng)社會(huì)發(fā)展，不斷完善人事檔案，才能為人力資源的發(fā)展提供有力的保護(hù)。

（一）切實(shí)提高人事管理人員素質(zhì)

由于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展和不斷完善，舊的管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代人力資源管理的需要。要將高素質(zhì)的員工引入人事檔案管理部門，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓(xùn)，不能只依靠舊的檔案管理措施。要使用新的管理措施，逐步實(shí)現(xiàn)文檔管理的信息管理和自動(dòng)化，更好地為整個(gè)組織服務(wù)人力資源管理和解決問(wèn)題。

（二）完善人事檔案內(nèi)容

從人事檔案的集合中，我們可以看到每個(gè)文件中提到的材料幾乎相同。如果可以增加個(gè)人數(shù)據(jù)的有效補(bǔ)充，并能夠反映權(quán)威部門的個(gè)人綜合能力、質(zhì)量或評(píng)估數(shù)據(jù)，個(gè)人特征，能力，興趣等信息，我們就可以通過(guò)具體的信息明確的了解職員的綜合素質(zhì)，因此完善人事檔案內(nèi)容對(duì)人事檔案的有效使用具有重要影響。

（三）提升人事檔案的針對(duì)性

社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的職員真正情況就反映在人事檔案中。但是，當(dāng)我們查看當(dāng)前的人事檔案時(shí)，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)材料是單一的，內(nèi)容是抽象的，并且材料表達(dá)的內(nèi)容都是大空話，人格特征沒(méi)有反映出來(lái)，因此人事檔案在真正意義上失去了參考價(jià)值。為了使人事檔案對(duì)人力資源管理產(chǎn)生積極影響，應(yīng)在檔案資料形成時(shí)改變以前檔案的情況，有效提高人事檔案的針對(duì)性。

（四）增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性

真實(shí)性是人事檔案的重要特征。檔案材料缺乏真實(shí)性已經(jīng)失去了人事檔案存在的意義。所以就意味著我們必須要求真實(shí)有效的檔案，為人力資源管理提供可靠的基礎(chǔ)。

（五）加強(qiáng)人事檔案的及時(shí)收集和識(shí)別

首先，人事檔案的歸檔過(guò)程是一個(gè)整體，它們是相互關(guān)聯(lián)的。在長(zhǎng)期文檔管理工作中，通常存在不可避免的情況，例如文件的缺失部分。因此，文件管理員應(yīng)及時(shí)組織員工文件信息的上交，以確保完整的收集和準(zhǔn)確的信息。為整個(gè)業(yè)務(wù)部門的工作順利開(kāi)展創(chuàng)建條件，并以此來(lái)準(zhǔn)確的掌握每個(gè)員工的狀態(tài)。其次嚴(yán)格對(duì)待上交的個(gè)人資料，對(duì)于不符合要求的及時(shí)給予返回，改正后再收入檔案，做到人事檔案管理的有序性。

（六）建立完整的人事檔案管理制度

為人力資源管理提供真正基礎(chǔ)的重要保證是合理的人事檔案管理系統(tǒng)。在審查文件的過(guò)程中，我們應(yīng)遵守規(guī)則和法規(guī)，依靠法律來(lái)確保檔案材料的安全。

（七）完善文件管理方法，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)管理，提高文件管理的信息管理水平

由于社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案材料只增不減．以前的管理方法是存在很大問(wèn)題的，比如時(shí)間成本大，正確率不高。通過(guò)計(jì)算機(jī)建立系統(tǒng)，檢索系統(tǒng)以及使用系統(tǒng)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行文件管理。

五、人事檔案在機(jī)關(guān)和事業(yè)單位人力資源管理中的應(yīng)用

在機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，擁有一支高素質(zhì)，高水平的團(tuán)隊(duì)是機(jī)關(guān)和事業(yè)單位發(fā)展的必然選擇。這要求機(jī)關(guān)和事業(yè)單位人事部門完全把握員工的具體信息。所以我們首先應(yīng)該建立人事檔案，在選擇這些員工的過(guò)程中，人事部門通過(guò)人事檔案提供有效的數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供真實(shí)的數(shù)據(jù)，因此在機(jī)關(guān)和事業(yè)單位管理中發(fā)揮著重要作用。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位選擇人才時(shí)給予其真實(shí)數(shù)據(jù)依據(jù)，并為機(jī)關(guān)和事業(yè)單位提供了各種用人信息，是機(jī)關(guān)和事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮重要作用的部門。其次人事檔案還給予專業(yè)人才的職稱等準(zhǔn)確的、有效地參考數(shù)據(jù)，不僅為整個(gè)機(jī)關(guān)和事業(yè)單位組織提供信息，還同時(shí)能夠使各職員的未來(lái)發(fā)展更好，所以我們可以得出機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的人事部門在機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的重要性，從機(jī)關(guān)和事業(yè)單位反映出不論在哪個(gè)行業(yè)領(lǐng)域里，人事部門與人力資源管理是重要的，相輔相成的，值得我們?nèi)ブ匾暤摹?/p>

六、結(jié)束語(yǔ)

本文簡(jiǎn)要闡述了人事檔案與人力資源管理的關(guān)系，重點(diǎn)介紹了人力資源管理中人事檔案的正反兩面。我們可以發(fā)現(xiàn)，人事檔案為人力資源管理提供了真實(shí)可靠的信息，促進(jìn)了人才的合理配置，有助于避免人力資源需求的預(yù)測(cè)。更好地為員工提供更好的職業(yè)規(guī)劃并促進(jìn)有效的激勵(lì)。并且內(nèi)容簡(jiǎn)單且類似，這降低了人事檔案的參考價(jià)值。在此問(wèn)題的基礎(chǔ)上，再提出我們可以通過(guò)提高人事檔案的質(zhì)量，提高人事檔案的內(nèi)容。提高人事檔案的針對(duì)性和真實(shí)性，提高人事檔案的及時(shí)性，建立健全科學(xué)的人事檔案管理制度等途徑來(lái)加強(qiáng)人事檔案的作用。最后，簡(jiǎn)要介紹了機(jī)關(guān)和事業(yè)單位人事檔案在人力資源管理中的實(shí)際應(yīng)用。通過(guò)研究分析，我們可以知道機(jī)關(guān)和事業(yè)單位人事檔案管理是機(jī)關(guān)和事業(yè)單位管理過(guò)程的重要組成部分，人事檔案管理的重要性，是不可以忽視的，它會(huì)隨機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的發(fā)展而變得更加重要。因此，隨著新時(shí)代的發(fā)展，我們必須不斷創(chuàng)新人事檔案管理的方法，以跟上時(shí)代的步伐。

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[3]李文龍.人事檔案管理在人力資源管理中的作用[J].價(jià)值工程,2013(17):142-143.

作者：李旺 單位：深圳市藥品檢驗(yàn)研究院