鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)淺析
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摘要：在社會(huì)不斷進(jìn)步的過(guò)程中，信息化技術(shù)的發(fā)展也越來(lái)越快，在這樣的情況下，各個(gè)行業(yè)都逐漸向著信息化的方向發(fā)展。作為我國(guó)最重要的一類(lèi)企業(yè)，鋼鐵企業(yè)管理中，檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著非常深遠(yuǎn)的影響。在這樣的情況下，如何對(duì)鋼鐵企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行有效的信息化建設(shè)，成為了管理人員重點(diǎn)思考的問(wèn)題。通過(guò)對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，可以有效的提升鋼鐵企業(yè)管理整體的效率和質(zhì)量，最終為企業(yè)的發(fā)展提供有力的幫助。文章對(duì)鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義進(jìn)行了分析，并結(jié)合鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的具體內(nèi)容，對(duì)鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提出了一些建議。
關(guān)鍵詞：鋼鐵企業(yè)；檔案管理；信息化建設(shè)
在我國(guó)社會(huì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，各種科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步速度都越來(lái)越快，在這樣的情況下，我國(guó)各行各業(yè)的企業(yè)發(fā)展情況都出現(xiàn)了一定的改變，在這一過(guò)程中，企業(yè)中的檔案管理工作得到了越來(lái)越高的重視度，為了更好的提升鋼鐵企業(yè)之中檔案管理工作的質(zhì)量以及效率，為鋼鐵企業(yè)的發(fā)展提供更大的幫助，鋼鐵企業(yè)需要在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，對(duì)管理的思路進(jìn)行不斷的調(diào)整以及優(yōu)化，通過(guò)這樣的方式來(lái)更好的提升檔案管理信息化建設(shè)的速度，保證企業(yè)可以更加平穩(wěn)的發(fā)展。此過(guò)程中，管理人員需要充分的對(duì)各種信息化技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，通過(guò)不斷完善檔案管理信息化建設(shè)的方式，不斷對(duì)鋼鐵企業(yè)檔案管理工作的整體質(zhì)量進(jìn)行強(qiáng)化。
1鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義
1.1鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)可以節(jié)約人力物力
在目前的鋼鐵企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，檔案管理涉及到的內(nèi)容越來(lái)越多，在開(kāi)展檔案管理時(shí)，相關(guān)資料的利用、保存、歸檔、整理以及收集等一系列工作都屬于檔案管理的基礎(chǔ)工作，這些工作都需要人工進(jìn)行完成。而在人工作業(yè)的過(guò)程中，作業(yè)的效率相對(duì)較低，同時(shí)也需要消耗大量的人力物力，這對(duì)于鋼鐵企業(yè)的發(fā)展是非常不利的。而在信息化的背景下，鋼鐵企業(yè)可以通過(guò)對(duì)檔案管理進(jìn)行寫(xiě)細(xì)化建設(shè)的方式，有效的對(duì)檔案管理工作過(guò)程中需要的人力物力進(jìn)行節(jié)約，工作人員在運(yùn)用信息化檔案管理系統(tǒng)來(lái)對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行完成的過(guò)程中，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化處理，在保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，更好的保證檔案管理工作的效率。
1.2鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)可以強(qiáng)化檔案安全
在鋼鐵企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以紙質(zhì)檔案為主，但紙質(zhì)檔案資料很容易受到各種外界因素的影響，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資料缺失或破損，這對(duì)檔案的整體價(jià)值和使用帶來(lái)了較大的不便。通過(guò)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行合理的運(yùn)用，可以更好的對(duì)檔案資料進(jìn)行保護(hù)，通過(guò)建立電子檔案的方式，可以幫助工作人員將檔案資料進(jìn)行信息化處理，以此來(lái)達(dá)到保證檔案資料安全性和準(zhǔn)確性等一系列目標(biāo)。與此同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)用還可以有效的避免檔案資料出現(xiàn)不準(zhǔn)確的問(wèn)題，并可以在使用檔案資料的過(guò)程中通過(guò)電子磁盤(pán)來(lái)對(duì)其進(jìn)行快速的存取，這對(duì)于檔案的應(yīng)用具有很大的幫助，同時(shí)也可以為鋼鐵企業(yè)的發(fā)展提供更有力的保障。
1.3鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)可以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展
在鋼鐵企業(yè)開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，提檔案管理的方式及檔案使用的途徑都發(fā)生了一定改變，此過(guò)程中企業(yè)檔案管理人員的管理職能發(fā)生了改變。在鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理人員可更加便捷有效的開(kāi)展各項(xiàng)工作，同時(shí)保證檔案管理的各項(xiàng)措施落實(shí)到工作中，這對(duì)于保護(hù)鋼鐵企業(yè)之中的各種信息和資料都有著很大的幫助，同時(shí)也有效提升了鋼鐵企業(yè)檔案管理工作的整體效率，對(duì)鋼鐵企業(yè)未來(lái)的發(fā)展及壯大都有著重要的意義。
2鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的具體內(nèi)容
2.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在鋼鐵企業(yè)開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的質(zhì)量，直接關(guān)系著檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程和效果。為此在開(kāi)展鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，管理人員首先應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理部門(mén)計(jì)算機(jī)全面覆蓋，通過(guò)這樣的方式來(lái)保證檔案管理開(kāi)展過(guò)程中可以使用計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理過(guò)程中的各項(xiàng)工作，同時(shí)保證管理人員可使用文檔一體化管理等一系列管理方式，只有為檔案管理部門(mén)提供型號(hào)統(tǒng)一、規(guī)格統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)才可以為鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提供必要的硬件支持。與此同時(shí)，鋼鐵企業(yè)的內(nèi)部應(yīng)保證局域網(wǎng)，可實(shí)現(xiàn)檔案的快速傳遞交流及分享，來(lái)對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行充分的運(yùn)用，同時(shí)更大化的發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的作用。為了更好的實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，管理人員應(yīng)選擇規(guī)范化，通用化和穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)以此來(lái)為檔案信息的傳輸和交換提供有力的網(wǎng)絡(luò)更好的為檔案管理工作的開(kāi)展打下良好的基礎(chǔ)。
2.2相關(guān)系統(tǒng)建設(shè)
在鋼鐵企業(yè)開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，管理人員需要運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件來(lái)開(kāi)展各項(xiàng)工作，此過(guò)程中管理人員應(yīng)保證使用的檔案管理軟件是符合國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的，通過(guò)這樣的方式來(lái)保證檔案管理工作，可以順利的進(jìn)行，目前標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，信息化軟件應(yīng)具備以下幾種主要功能：（1）靈活的數(shù)據(jù)庫(kù)建立系統(tǒng)。為了更好的發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的作用，首先需要建立起對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理的過(guò)程中，保證工作人員可以對(duì)相關(guān)的各種信息進(jìn)行匯集和整理。在這樣的情況下，管理人員需要依靠靈活的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)資料的全面管理，通過(guò)這樣的方式來(lái)更好的對(duì)檔案信息資源之中的潛力進(jìn)行挖掘，同時(shí)充分滿(mǎn)足不同檔案類(lèi)型在管理過(guò)程中的各種需求保證檔案管理工作可以高效、有序的開(kāi)展。（2）文件檔案一體化管理。管理人員可以通過(guò)OA接口的使用來(lái)講日常工作過(guò)程中的各種工作文件和檔案文件，進(jìn)行統(tǒng)一的管理，通過(guò)將其嵌入管理文件系統(tǒng)之中可以在前端控制的形勢(shì)下開(kāi)展鋼鐵企業(yè)檔案管理工作。此過(guò)程中工作人員可以將電子文件形成和電子檔案規(guī)定等一系列工作進(jìn)行全面的合并，并通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)其進(jìn)行高效的處理，這對(duì)于提升鋼鐵企業(yè)檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量有著很大的幫助。（3）信息檢索以及儲(chǔ)存。在鋼鐵企業(yè)開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，很多信息資料需要進(jìn)行應(yīng)用和調(diào)取，為了更好的方便相關(guān)工作的開(kāi)展，檔案管理的工作人員應(yīng)將檔案原件進(jìn)行掃描后，將其上傳到企業(yè)的服務(wù)器之中，在這樣的情況下，用戶(hù)可以通過(guò)身份驗(yàn)證的方式來(lái)在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)各種終端進(jìn)行相關(guān)資料的檢索和瀏覽，避免所有員工都需要到企業(yè)檔案部門(mén)來(lái)進(jìn)行相關(guān)檔案信息的查閱。通過(guò)這樣的工作方式，可以有效的降低企業(yè)檔案管理工作人員的工作量，保證鋼鐵企業(yè)之中檔案管理人員可以更加高效的開(kāi)展各項(xiàng)工作。（4）安全性。對(duì)鋼鐵企業(yè)而言，保證檔案信息的安全性有著非常重要的意義，在開(kāi)展鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，需重點(diǎn)注意檔案信息的系統(tǒng)安全。保證電子文件及電子檔案等數(shù)據(jù)的安全，避免人為因素或儲(chǔ)存介質(zhì)因素對(duì)其安全性產(chǎn)生影響。為了達(dá)到這一目標(biāo)，管理人員首先應(yīng)科學(xué)的選擇硬件，并使用數(shù)據(jù)加密等措施來(lái)更好的保證檔案的安全性。此外，檔案管理人員還應(yīng)對(duì)企業(yè)之中的用戶(hù)進(jìn)行充分的分類(lèi)并針對(duì)性的開(kāi)展數(shù)據(jù)庫(kù)加密工作。最后管理人員應(yīng)養(yǎng)成定期對(duì)企業(yè)之中檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份的工作習(xí)慣，通過(guò)這樣的方式來(lái)更好的保證鋼鐵企業(yè)檔案信息的安全性。
2.3管理制度建設(shè)
要更好的發(fā)揮鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的作用，首先應(yīng)保證鋼鐵企業(yè)檔案信息化管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，因此在開(kāi)展鋼鐵企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，管理人員應(yīng)對(duì)相關(guān)的責(zé)任進(jìn)行充分的明確，同時(shí)切實(shí)保障網(wǎng)絡(luò)情況以及數(shù)據(jù)安全等一系列問(wèn)題。在此基礎(chǔ)上，管理人員應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，制定規(guī)范的管理機(jī)制，通過(guò)這樣的方式來(lái)為鋼鐵企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展提供更好的保障。
3鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)展策略
3.1對(duì)思想觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變
為了更好地提升鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量，首先需要管理人員轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，在不斷拓寬思路的同時(shí)，積極創(chuàng)造各種有利的條件，更好地推動(dòng)鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。在此過(guò)程中管理人員應(yīng)充分的改變傳統(tǒng)檔案管理工作中將工作中心集中在檔案保管這一工作環(huán)節(jié)的問(wèn)題，更多的提升鋼鐵企業(yè)檔案的利用率，通過(guò)這樣的方式來(lái)更好的樹(shù)立起檔案信息開(kāi)發(fā)的觀念提升自身工作的主動(dòng)性和敏感性，以此來(lái)更好的保證檔案工作開(kāi)展的效率和品質(zhì)，為企業(yè)檔案管理工作提供更有力的支持。
3.2對(duì)建設(shè)速度進(jìn)行提升
在鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，管理人員應(yīng)充分的對(duì)鋼鐵企業(yè)信息化建設(shè)平臺(tái)進(jìn)行運(yùn)用，通過(guò)這樣的方式來(lái)更快的提升檔案管理信息化進(jìn)程。此過(guò)程中管理人員應(yīng)重點(diǎn)開(kāi)展鋼鐵企業(yè)自身數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，并對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行不斷的完善，以此為基礎(chǔ)為企業(yè)中的工作人員開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)。通過(guò)這樣的方式來(lái)更好的實(shí)現(xiàn)鋼鐵企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，有效的發(fā)揮出鋼鐵企業(yè)之中各項(xiàng)檔案的作用，為企業(yè)的不斷發(fā)展提供更有力的幫助。
3.3對(duì)管理技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化
在進(jìn)行鋼鐵企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)時(shí)，管理人員需要不斷的對(duì)檔案的利用方法以及利用技術(shù)進(jìn)行完善，以此為基礎(chǔ)建立起檔案檢索工具，并對(duì)相關(guān)的體系進(jìn)行不斷的完善。只有通過(guò)這樣的方式，才可以更好的發(fā)揮出檔案的作用。此過(guò)程中，管理人員還需要充分的對(duì)各種新技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，建立起檔案的目錄中心，并結(jié)合檔案的內(nèi)容特點(diǎn)和形式特點(diǎn)，針對(duì)性的開(kāi)放檔案的檢索工具，通過(guò)這樣的方式來(lái)更好的發(fā)揮檔案資源的共享性，讓檔案資源可以在鋼鐵企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮出充足的作用，為企業(yè)管理人員的發(fā)展方案規(guī)劃提供更加全面的參考，保證企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃更加科學(xué)合理，以此來(lái)達(dá)到不斷促進(jìn)鋼鐵企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)。
3.4對(duì)數(shù)據(jù)安全進(jìn)行重視
對(duì)鋼鐵企業(yè)而言，保障企業(yè)檔案的安全性對(duì)企業(yè)的發(fā)展有非常重要的意義。鋼鐵企業(yè)要提升對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全性和安全管理的重視度。一方面，管理人員要不斷對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)安全儲(chǔ)存管理的措施進(jìn)行完善，通過(guò)完善硬件設(shè)施、增加數(shù)據(jù)儲(chǔ)存?zhèn)浞莸确绞剑苊鈾n案數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題。此外，管理人員要提升對(duì)設(shè)備運(yùn)行及維護(hù)的重視度，來(lái)有效地保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)及系統(tǒng)的安全性。此外，管理人員還要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)及各種檔案信息進(jìn)行針對(duì)性的加密處理，避免檔案中的信息出現(xiàn)篡改、泄漏等問(wèn)題，保證鋼鐵企業(yè)可以安全、穩(wěn)定的發(fā)展。
4結(jié)語(yǔ)
在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)變得越來(lái)越激烈的當(dāng)下，為了更好的在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)之中占據(jù)有利的地位，鋼鐵企業(yè)需要對(duì)自身的發(fā)展方案以及內(nèi)部環(huán)境進(jìn)行不斷的優(yōu)化和調(diào)整，此過(guò)程中信息化建設(shè)的力度對(duì)于鋼鐵企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力有著非常巨大的影響，同時(shí)也對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展有幫助。在這樣的情況下，為了更好地發(fā)揮鋼鐵企業(yè)中檔案信息資源的作用，需要管理人員積極落實(shí)鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，在對(duì)自身思路和觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變的同時(shí)，充分了解檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要意義，以此為基礎(chǔ)，充分的利用鋼鐵企業(yè)信息化建設(shè)的各項(xiàng)平臺(tái)，對(duì)檔案管理的方法和技術(shù)進(jìn)行不斷的完善。此過(guò)程中管理人員應(yīng)針對(duì)性的對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義進(jìn)行明確，并積極落實(shí)各項(xiàng)檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容，通過(guò)這樣的方式來(lái)更好地發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的作用，幫助鋼鐵企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中更好的節(jié)約人力物力。此外，鋼鐵企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)展還可以更有效的幫助企業(yè)管理人員發(fā)揮檔案資源的作用，以此來(lái)推動(dòng)鋼鐵企業(yè)的發(fā)展。
作者:徐文 單位:山東鋼鐵集團(tuán)日照有限公司