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一、人事檔案管理存在的問題
人事檔案管理的信息化程度不高,管理方式落后隨著科學技術手段的不斷更新,人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用,計算機信息的水平也不斷提高,但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮,計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用,甚至有些單位人事檔案工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上,管理的重心還是實體管理,一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄,無法進行人事信息的查詢和檢索,更無法實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類,信息化水平比較低,這些問題存在不利于人事管理效率的提高,并且造成一定的資源浪費。
二、人事檔案管理的建議
(一)完善檔案管理制度
進一步規(guī)范檔案資料管理,實踐證明,建立完善的檔案管理工作制度,是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此各單位要建立相應的檔案管理制度,對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,以及檔案的日常保管、借閱、利用,都制定一套嚴格的制度。
(二)加強領導,提高檔案工作重要性的認識
建立檔案領導小組,定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促,發(fā)現(xiàn)問題及時解決,同時,按照人事檔案達標的要求,制定和完善人事檔案管理的整體規(guī)劃,是檔案工作順利進行。
(三)注重人事檔案的收集,提高人事檔案質量
隨著政治經濟體制改革的不斷深化,干部制度的改革,考察、考核、學歷、各種培訓、專業(yè)技術晉升等需要入檔的材料不斷增多,給人事檔案材料的收集,帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料。認真整理、細致鑒別,做到取之有據(jù),對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理,手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦,確保材料齊全完整,手續(xù)完備,保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。
(四)提高人事檔案管理人員的素質
檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作,需要從業(yè)人員具有較高的政治素質和業(yè)務能力。因此,要不斷提高人事檔案管理人員的素質,加強業(yè)務培訓,系統(tǒng)地學習黨和政府制定的有關人事工作的政策、法規(guī)、用新的人事工作知識武裝頭腦、開闊眼界、指導工作,以適應新時期對人事檔案管理的新要求,同事,教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、吃苦耐勞、甘于奉獻。
(五)加強人事檔案管理信息化
把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理,達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。是實現(xiàn)整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分,也是適應社會對檔案信息需要日漸增強的客觀需求。要充分利用計算機網(wǎng)絡技術來進行人事檔案管理創(chuàng)新,通過網(wǎng)絡,可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優(yōu)質高效的人才檔案信息服務,以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者,又提高了人事檔案工作的效率和質量,并大大提高了檔案的利用率。
(六)加大對硬件設施的投入,進一步夯實人事檔案工作基礎
按照人事檔案管理規(guī)定、標準,配置足夠面積的檔案室、閱覽室、微機室、檔案柜、電腦、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設施,搞好通風、采光、防火器、防潮等配套保護措施。通過人事檔案管理工作的不斷完善,使人事檔案煥發(fā)新的生機與活力,必將為社會經濟的發(fā)展提供強有力的保障。
作者:崔英姬 單位:延邊紅十字中心血站