信息化在企業(yè)管理中的作用

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摘要：信息化建設(shè)在當(dāng)今企業(yè)管理中具有不可替代的作用，通過信息化輔助辦公提高效率和集團(tuán)化管控，將信息化平臺(tái)的終端數(shù)據(jù)有序鏈接整合，實(shí)現(xiàn)多端信息聯(lián)動(dòng)，結(jié)果集中呈現(xiàn)的效果，打通企業(yè)“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)行，提升管理效益。

關(guān)鍵詞：信息化企業(yè)管理效率

企業(yè)信息化建設(shè)是指通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的部署來提高企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營效率，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)和成本，從而提高企業(yè)整體管理水平和持續(xù)經(jīng)營的能力。

一、信息化管理的優(yōu)勢

一是實(shí)現(xiàn)信息有效的流通。信息化消除了企業(yè)內(nèi)部信息流通不暢不及時(shí)的問題，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部人員的有效便捷溝通，提高了員工的合作意識(shí)，增強(qiáng)了企業(yè)的凝聚力。二是實(shí)現(xiàn)資源和信息集中管理和共享。將員工的經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)轉(zhuǎn)化成企業(yè)內(nèi)部資源，支持企業(yè)內(nèi)部用戶信息共享，既提高了員工的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力，也避免了因人員的流動(dòng)而導(dǎo)致的工作延誤。三是提高工作效率。通過公文流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化，避免了傳統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)時(shí)由于手工遞送而帶來的工作延誤以及人員、時(shí)間的浪費(fèi)，保證了工作能夠快捷、準(zhǔn)確地被處理。四是實(shí)現(xiàn)有效管理。有效監(jiān)管工作人員的工作情況，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)工作任務(wù)的監(jiān)督與催辦。五是職責(zé)分明。明確工作崗位與工作職責(zé)，增強(qiáng)人員的責(zé)任感，減少工作中的推諉、扯皮等現(xiàn)象。六是降低管理成本。大大減少辦公開支，降低管理成本。節(jié)約時(shí)間、節(jié)約紙張、節(jié)約電話費(fèi)、傳真費(fèi)用等，減少了差錯(cuò)率，提高整體的工作效率。七是方便便捷。瀏覽器使用方式，無須安裝專用程序，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公和移動(dòng)辦公，使辦公不再受地域的影響，可以通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)隨地辦公。八是支持流程表單自定義、工作流程自定義，迎合不同企業(yè)的內(nèi)部流程。九是采取對敏感數(shù)據(jù)的加密手段，保障數(shù)據(jù)傳送過程的安全。

二、信息化的具體應(yīng)用

在辦公自動(dòng)化方面，可以實(shí)現(xiàn)文稿起草、會(huì)務(wù)管理、會(huì)議紀(jì)要、通訊錄管理、督查信息、財(cái)務(wù)報(bào)銷、設(shè)備臺(tái)賬管理、文件防偽識(shí)別、文件檔案查詢、授權(quán)委托書、請銷假、信訪信息及時(shí)報(bào)送等業(yè)務(wù)進(jìn)一步信息化優(yōu)化，流程化的工作可以借助信息化來提升效率，把標(biāo)準(zhǔn)化操作的事項(xiàng)全部流程化，最終以提高效率為目的。以匯報(bào)材料起草為例，通過軟件功能統(tǒng)一模板格式，根據(jù)不同的匯報(bào)對象挑選不同的模塊內(nèi)容，自動(dòng)生成文稿，實(shí)現(xiàn)定制化生成材料。比如，第一部分企業(yè)簡介，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)發(fā)生變動(dòng)后由相關(guān)部門填報(bào)并自動(dòng)生成匯總到企業(yè)文化宣傳部，由該部門審核把關(guān)確定通稿上傳至模板；第二部分經(jīng)營指標(biāo)數(shù)據(jù)，每月由相關(guān)部門填列后自動(dòng)匯總到企業(yè)經(jīng)營管理部，由該部門審核后上傳至模板；第三部分企業(yè)年度工作完成情況，分板塊由相關(guān)部門填列后自動(dòng)匯總到綜合材料起草部門，由該部門定期修改匯總后上傳至模板；第四部分由相關(guān)部門跟據(jù)需要幫助解決的困難列個(gè)問題庫，匯總至模板，直至解決后再銷號，不能解決的問題可以根據(jù)匯報(bào)對象不同，摘列出不同的問題向?qū)?yīng)分管的上級進(jìn)行匯報(bào)。通過辦公自動(dòng)化可以實(shí)現(xiàn)提高效率，提高準(zhǔn)確率，最終達(dá)到匯報(bào)精準(zhǔn)訴求的目的。類似的文稿材料、會(huì)議紀(jì)要等常規(guī)性、程序化的材料全部可以實(shí)現(xiàn)通過模塊化，實(shí)現(xiàn)信息化流水線操作。以會(huì)務(wù)管理為例，會(huì)議通知的模板流程化到信息系統(tǒng)中，把時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、參會(huì)要求等要素設(shè)置為可根據(jù)需求更改的變量，自動(dòng)生成會(huì)議通知，同時(shí)自動(dòng)通過文件和微信通知的形式發(fā)至參會(huì)人員手中，參會(huì)人員可以一鍵選擇參會(huì)與否，做出的選擇又自動(dòng)統(tǒng)計(jì)到會(huì)務(wù)管理人員的操作系統(tǒng)中，然后流程的下一步自動(dòng)進(jìn)行會(huì)簽處置和會(huì)場座次圖布置。可以實(shí)現(xiàn)全過程任何環(huán)節(jié)一目了然、異常變動(dòng)一人掌控、受眾人員避免重復(fù)騷擾、組織人員避免重復(fù)工作，最終達(dá)到高效會(huì)務(wù)管理的目的。以機(jī)要文件管理為例，通過文件“掃碼機(jī)”的運(yùn)用，通過掃描二維碼，實(shí)現(xiàn)文件真?zhèn)蔚淖R(shí)別，以及文件信息的快速上線流轉(zhuǎn)及歸檔。以通訊錄管理和檔案管理為例，通過分級分層設(shè)置權(quán)限，實(shí)現(xiàn)對本權(quán)限范圍的電話和文件實(shí)現(xiàn)一鍵查找，方便急事辦理。以數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)為例，通過大數(shù)據(jù)的運(yùn)用，用于分析經(jīng)營指標(biāo)完成情況，包括產(chǎn)銷量、人力資源、庫存供應(yīng)、經(jīng)營數(shù)據(jù)等，通過橫向縱向（同行業(yè)、不同時(shí)間節(jié)點(diǎn)）的對比分析，來判斷各要素的結(jié)構(gòu)對經(jīng)營質(zhì)量的影響，實(shí)現(xiàn)信息對不同需求部門的分級分層共享。以督查督辦為例，通過將督查督辦信息化系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行無縫銜接，方便集團(tuán)各層級領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員的高效辦理各項(xiàng)督查督辦任務(wù)，實(shí)現(xiàn)方式如下：一是運(yùn)用現(xiàn)有“工作流程”模式，單獨(dú)開辟“督察督辦”模塊，增加一套周期辦理、超時(shí)提醒、完成存檔和統(tǒng)計(jì)查詢機(jī)制。二是模塊內(nèi)借鑒現(xiàn)有督察督辦信息化系統(tǒng)形式，分“13710”（點(diǎn)對點(diǎn)督辦）、“年度行動(dòng)計(jì)劃督辦”、“月度重點(diǎn)工作任務(wù)督辦”三套流程。有一個(gè)恰當(dāng)?shù)淖鲬?zhàn)工具的比喻是：“13710”是狙擊槍，特點(diǎn)是指哪打哪，針對性強(qiáng)；年度行動(dòng)計(jì)劃是機(jī)關(guān)槍，特點(diǎn)是全面性、系統(tǒng)性；月度工作任務(wù)是步槍，特點(diǎn)是臨時(shí)性、指引性。三是流程發(fā)起形式使用“督辦卡”填報(bào)形式，發(fā)送給事項(xiàng)責(zé)任人，“點(diǎn)對點(diǎn)”地督促各項(xiàng)任務(wù)的落實(shí)。總之，企業(yè)信息化建設(shè)可以幫助解決企業(yè)發(fā)展過程的統(tǒng)一性、便捷性、實(shí)時(shí)性、協(xié)同性、安全性等問題，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的智能化，提高管理的效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊寶安.基于自主開發(fā)模式的C公司企業(yè)信息化項(xiàng)目管理研究.蘇州大學(xué)碩士論文,2013

[2]唐州歡.公司的綜合管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn).北京交通大學(xué)碩士論文,2015

作者：賈京京 單位：山西焦煤集團(tuán)有限責(zé)任公司