農(nóng)業(yè)推廣教育檔案管理分析

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1農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生的培養(yǎng)特征

在人才培養(yǎng)體系中，農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生屬于研究生教育系列中較為特殊的教育種類，農(nóng)業(yè)推廣碩士專業(yè)學位具有特定的職業(yè)背景，與農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣和農(nóng)村發(fā)展領(lǐng)域任職資格相聯(lián)系，與相應(yīng)學科的農(nóng)學碩士學位處于同一層次。農(nóng)業(yè)推廣碩士專業(yè)學位的招收對象主要為獲得學士學位后，具有3年以上農(nóng)業(yè)推廣實踐經(jīng)驗的優(yōu)秀在職人員。獲得學士學位的應(yīng)屆大學本科畢業(yè)生考取攻讀農(nóng)業(yè)推廣碩士專業(yè)學位，在修完研究生課程并從事農(nóng)業(yè)推廣實踐2～3年，結(jié)合工作實際完成學位論文，方可申請學位論文答辯。其招收對象和專業(yè)定位的特殊性決定了農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生具有以下培養(yǎng)特征。

1.1明確性

多數(shù)研究生為提高自身職場競爭力，解決在農(nóng)業(yè)一線工作中遇到的實際困難，提高自身科學素養(yǎng)和解決問題能力而進入高校攻讀農(nóng)業(yè)推廣碩士學位，他們一般是“干什么，學什么”，有一定的期望和學習目標，有的甚至希望能在學習中解決自身工作方面存在的難題。因此，院系培養(yǎng)單位對他們的培養(yǎng)目標一般也比較明確，新生一入學就在導師的指導下制定具體的個人培養(yǎng)計劃。

1.2靈活性

農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生“進校不離崗”，在選課方面具有較大的自主權(quán)，學習方式也是根據(jù)其工作特點和性質(zhì)進行相對應(yīng)的安排，學習時間更為靈活，具體可以采取業(yè)余時間上課、周末或每月集中授課等方式。同時，由于他們還有繁重的工作任務(wù)，集“學、研、產(chǎn)”于一體，部分學員還身兼數(shù)職，學習時間難以保證，學校對學生的控制程度較低，工學矛盾突出，這給高校對此類研究生的培養(yǎng)與管理模式提出了新的挑戰(zhàn)。

1.3應(yīng)用性

與學術(shù)型全日制研究生培養(yǎng)不同，農(nóng)業(yè)推廣碩士學位有其特定的職業(yè)背景，與農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣和農(nóng)村發(fā)展領(lǐng)域技術(shù)資格相聯(lián)系，主要為農(nóng)業(yè)技術(shù)研究、應(yīng)用、開發(fā)及推廣、農(nóng)業(yè)發(fā)展、農(nóng)業(yè)教育等企事業(yè)單位和行政管理部門培養(yǎng)應(yīng)用型、復合型高層次人才，應(yīng)用性特征明顯。他們大多緊密圍繞著生產(chǎn)和本職工作而進行學習，在研究中學習，在工作中研究，在學習中工作，注重理論運用于實踐，希望能通過學習、研究用于指導解決實踐中遇到的問題。因此，學校除了培養(yǎng)學生具有所從事農(nóng)業(yè)推廣領(lǐng)域的基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識外，更注重其解決農(nóng)業(yè)推廣中實際問題能力的培養(yǎng)，導師應(yīng)該指導學生撰寫具有應(yīng)用價值的農(nóng)業(yè)方面科研論文，把研究成果應(yīng)用到實踐工作中或參與導師的課題研究。

1.4差異性

由于農(nóng)業(yè)推廣研究生招生對象是在職人員，大多數(shù)已經(jīng)離開學校工作了一段時間，他們之間個體差異明顯：一是畢業(yè)時間不同，教育背景不同，專業(yè)基礎(chǔ)和知識結(jié)構(gòu)不同；二是工作經(jīng)歷和職業(yè)背景不同，學員們有的來自高等院校，有的來自科研單位，有的來自政府機關(guān)，而有的來自農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、管理一線；三是年齡跨度大，學員們有的20多歲，有的30多歲，有的甚至已經(jīng)40歲以上。因此，在他們培養(yǎng)教育實踐中，要以學生為中心，充分考慮個體特點和存在的差異，準確定位，因材施教，因需施教，實施個性化培養(yǎng)。

2農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生檔案的重要性、范圍及特點

上述培養(yǎng)特征貫穿于農(nóng)業(yè)推廣碩士生檔案管理全過程，形成了其檔案管理的特殊性。研究生學位檔案是在培養(yǎng)研究生的過程中和在教學、科研中活動中形成的具有保存價值的材料的總體[1]，是學校、單位考察、了解和選拔人才的重要依據(jù)。它記載與反映了研究生與導師兩者教與學互動活動中的學術(shù)思想、學術(shù)水平和學術(shù)成果，是研究生管理部門和教學培養(yǎng)單位管理情況和管理水平的客觀反映。它不僅為廣大研究生進行科學實驗、撰寫論文、開展課題研究提供借鑒，而且為學校制訂在職研究生管理規(guī)章制度、人才培養(yǎng)方案提供可靠依據(jù)，是高校教學管理與科研的一個重要內(nèi)容。由于農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生人事檔案不轉(zhuǎn)入學校，仍然留在工作單位，與全日制普通碩士研究生比較而言，立卷相對較少。具體來說，其檔案主要包括：（1）學籍管理類。報考農(nóng)業(yè)推廣碩士學位研究生登記表、專家推薦書、研究生入學名冊、入學通知書、委托培養(yǎng)合同書、報到注冊學籍表、休學復學、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)導師手續(xù)、辦理結(jié)業(yè)、肄業(yè)、畢業(yè)等手續(xù)以及學習各階段獎勵或懲處材料等。(2)理論學習類。個性化專業(yè)培養(yǎng)方案、理論課程學習計劃、開課計劃與授課計劃書、專業(yè)基礎(chǔ)課、專業(yè)必修課和選修課等各種課程成績冊、理論課程學結(jié)材料、培養(yǎng)中期考核材料。（3）實踐科研類。實踐教學培養(yǎng)方案和計劃、實踐教學報告書、參與導師課題科研活動總結(jié)和成果、實踐科研總結(jié)與成果、公開發(fā)表科研論文、學位論文開題報告和畢業(yè)論文。（4）學位管理類。學位申請書、導師及校外兼職導師申請報告及審批表、學位論文開題報告、學位論文研究工作階段匯報審查簡表、學位論文、學位評定專家組成名單及畢業(yè)論文評議書、論文答辯表決票、論文答辯會議記錄、學位授予結(jié)果材料。

農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生檔案具有以下特點：（1）形成時間長。從入學到畢業(yè)，有2到5年，從學位申請登記表、學籍檔案入學登記表到授予學位審批表就有幾年，時間跨度長。（2）經(jīng)手人數(shù)多。根據(jù)培養(yǎng)管理特點，教學培養(yǎng)單位負責學位檔案類管理，研究生職能管理部門負責學籍檔案類管理。修完規(guī)定學分后，把檔案移交給研究生職能管理部門審核，作為申請學位的憑證，其過程涉及培養(yǎng)單位、管理部門及學位委員會等部門。（3）具有開發(fā)價值。其檔案尤其是科研檔案不僅為指導研究生進行科學實驗、撰寫論文提供借鑒，為深入開展課題研究和培養(yǎng)人才提供可靠依據(jù)，而且可能創(chuàng)造一定的經(jīng)濟產(chǎn)值。這是由于農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生絕大多數(shù)來自農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣戰(zhàn)線的一線工作人員，具有一定的科研成果轉(zhuǎn)化為高科技產(chǎn)品及科技產(chǎn)業(yè)的能力和環(huán)境條件。而集中了農(nóng)業(yè)推廣碩士智慧的專業(yè)學位論文選題更是大多直接來源于實踐，真實地反映了在農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣實踐中亟待解決的現(xiàn)實問題，甚至包括了有重要應(yīng)用價值或應(yīng)用背景的科技攻關(guān)項目，有很強的現(xiàn)實意義，并具有一定的技術(shù)含量。因此他們的檔案不僅只是真實的歷史憑證，而可能成為高科技產(chǎn)業(yè)開發(fā)的專利技術(shù)資料，并對其所在工作單位具有一定的技術(shù)價值，對后人繼續(xù)研究也具有參考價值。因此，做好農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生檔案的建設(shè)與管理意義重大，影響深遠。

3農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生檔案管理存在的問題

農(nóng)業(yè)推廣專業(yè)學位自2000年招生以來，經(jīng)過10年的實踐，為國家培養(yǎng)了大批的高層次人才，但檔案管理方面仍存在諸多問題。

3.1認識不足責任不清，規(guī)章制度缺位

由于以前無章可循，許多新增農(nóng)業(yè)推廣碩士點培養(yǎng)學校尚未建立適合該類在職專業(yè)碩士研究生的檔案管理制度。研究生管理部門和學校檔案主管部門，對農(nóng)業(yè)推廣專業(yè)學位培養(yǎng)類型的認識上存在不足，認為他們是在職專業(yè)型研究生，對其管理不用像全日制學術(shù)型普通研究生那么嚴格規(guī)范，在檔案管理上更是放寬要求，降低標準，對其重視程度不夠和認識不足，導致檔案管理工作始終處于被動狀態(tài)。同時，研究生職能管理部門與院系培養(yǎng)單位對于檔案管理范圍與責任尚未理順，出現(xiàn)檔案收集不全、建檔重復或遺漏情況。再之，學校對于該類研究生約束力不如全日制研究生，理應(yīng)上交的檔案材料上交不及時，導致收集困難，很難做到及時歸檔，適時整理立卷。

3.2檔案構(gòu)成界定模糊，歸檔范圍不明確，立卷管理不規(guī)范

與學術(shù)型全日制研究生不同，在職研究生人事關(guān)系檔案無需轉(zhuǎn)入就讀學校。因此，許多農(nóng)業(yè)高等學校尤其是新增碩士授予點對此類檔案構(gòu)成的界定十分模糊，歸檔收集范圍不明確。哪些是需要重新建檔，哪些屬于收集范圍，尚無明確規(guī)定，檔案不全、建檔內(nèi)容隨意性大的現(xiàn)象普遍存在。由于規(guī)章制度不健全，歸檔立卷管理工作比較混亂，不僅各校之間的檔案內(nèi)容不同，就是不同院系，不同時期也由于工作人員變化，檔案也不相同，存在立卷內(nèi)容缺乏規(guī)范性和制度性。

3.3缺乏檔案管理專業(yè)技術(shù)人員，管理水平有待提高

農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生學位管理主要依托研究生培養(yǎng)管理隊伍，大多數(shù)培養(yǎng)單位將其管理設(shè)置在全日制普通碩士研究生管理部門或院系，增加了管理工作量，卻沒有在管理隊伍上得到足額配置。由于編制限制，研究生管理部門一般都沒有設(shè)置專職檔案工作人員，院系培養(yǎng)單位多為辦公室工作人員兼職。因為精力有限，多數(shù)兼職檔案工作人員將其作為捎帶工作來做，難免出現(xiàn)疏忽或者有心無力的情形。再者，兼職檔案員無一經(jīng)過專門檔案基本業(yè)務(wù)培訓或者具有相應(yīng)檔案管理技術(shù)專業(yè)資格，對檔案工作的理論原則和基本方法不太了解，也缺乏必要的檔案管理工作能力和文字表達能力，遠不能適應(yīng)當今檔案管理工作的需要。

3.4檔案管理硬軟件投入不足，現(xiàn)代信息技術(shù)運用落后

近年來，農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生數(shù)量增加勢頭迅猛，但是檔案管理還是沿用幾十年來的傳統(tǒng)管理模式，即手工管理方式，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需要對其進行再加工，如調(diào)整與編目。這種手工作業(yè)的方式實際是一種機械的重復性勞動，工作量大、時間長、速度慢，不僅立卷效率低，極易出錯，還大大地限制了檔案的處理速度。而且這樣的管理模式，使得檔案工作人員無暇及利用現(xiàn)代化技術(shù)對存檔進行科學研究、開發(fā)和利用，無法適應(yīng)研究生教育的快速發(fā)展和管理需要，不能更好地服務(wù)于師生和社會需要。同時，因為管理方式落后，查閱檔案的速度也很慢，查找準確率低，查全率低。案卷查閱、調(diào)動頻繁，也極易造成檔案的損壞或丟失。檔案電子信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)仍處在規(guī)劃階段。

4積極探索農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生檔案管理體制的建設(shè)

農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生檔案存在的問題實際上是管理質(zhì)量問題。要解決以上難題，提高檔案管理水平和檔案利用率，必須要建立與時代要求和培養(yǎng)特點相適應(yīng)的管理體制，并積極向檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向大力推進。

4.1提高認識，強化責任意識

研究生檔案是在校期間記載個人學習情況、政治思想品德、科研能力、獎罰情況的具有重要保存價值的文字材料，是其工作單位再次全面考察、了解和選拔的重要依據(jù)。因此，我們要提高認識，高度重視他們的檔案工作。首先，學校要明確責任，根據(jù)高校檔案工作要求，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃[2]，積極推進構(gòu)建與在職研究生辦學特點相適應(yīng)的檔案機構(gòu)，落實人員編制、檔案庫房、設(shè)備以及經(jīng)費。其次，有關(guān)部門要細化責任，根據(jù)檔案管理范圍認真及時做好檔案的收集、整理、移交等工作，尤其是要做好各環(huán)節(jié)的銜接工作，避免扯皮、推諉現(xiàn)象的出現(xiàn)。再次，有關(guān)人員要落實責任，在其位謀其政，履其職盡其責，不斷強化責任意識，能根據(jù)歸檔范圍及保管期限的規(guī)定對有關(guān)材料進行立卷、歸檔、銷毀等，能根據(jù)高校檔案管理要求對檔案做好保管、借閱等工作。

4.2建章立制，完善相關(guān)制度

為了加強高等學校檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)，做到門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，管理科學，有效服務(wù)，必須實行目標管理，使檔案工作各個環(huán)節(jié)規(guī)范化，提高管理水平，更有效地保護及利用檔案，為學校和社會服務(wù)[3]。各學校要積極建立適合農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生檔案管理規(guī)章制度。一是制定詳細的工作流程及工作準則。對研究生檔案的收集、立卷、整理、查詢、借閱、利用等各個工作環(huán)節(jié)均要做到有章可循，有錯必糾。二是建立檔案工作人員的績效考核機制。要由學校檔案館組織實施，定期考核研究生管理部門及院系培養(yǎng)單位的檔案部門專、兼檔案員業(yè)務(wù)工作，并與該部門綜合業(yè)績掛鉤，加強檔案行業(yè)職能管理，實行責任追究。三是建立健全收集、歸檔制度。要統(tǒng)一建檔標準，明確歸檔內(nèi)容與范圍，使農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生檔案按照統(tǒng)一立卷內(nèi)容和建檔標準進行規(guī)范管理。四是厘清研究生管理部門及院系培養(yǎng)單位的檔案分屬關(guān)系。建議由研究生管理部門負責學籍檔案管理，院系培養(yǎng)單位負責本單位研究生理論、科研實踐學習與學位檔案管理，扎扎實實按照《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》要求，做好檔案的建檔、歸檔、保管、使用、利用和轉(zhuǎn)遞等各項工作。

4.3加強培訓，提高人員素質(zhì)

提高檔案工作人員管理專業(yè)技術(shù)水平和綜合素質(zhì)是檔案事業(yè)成功的關(guān)鍵。檔案工作人員應(yīng)當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識[4]。因此，我們要加強對檔案工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)。（1）要加強職業(yè)道德教育。檔案管理工作較為枯燥和機械，崗位平凡，甘于默默奉獻，所以檔案工作人員應(yīng)該具備良好的職業(yè)操守，耐得住清貧，耐得住“冷板凳”，同時又需要較強的政治敏感性，有強烈的責任感、使命感和職業(yè)榮譽感。我們要通過講座、談心活動等多種形式教育檔案工作人員熱愛自己的行業(yè)，忠于職守，淡薄名利，樂于奉獻，讓他們學會用職業(yè)操守來規(guī)范工作行為，保障檔案安全，做好檔案保密工作。（2）要加強專業(yè)技術(shù)學習，提高崗位技能。現(xiàn)代社會瞬息萬變，競爭加劇，學習成為個人或者組織發(fā)展的有效工具和手段。社會發(fā)展迫切需要按照新形勢新要求加快檔案建設(shè)，給檔案工作提出巨大的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員要順應(yīng)檔案管理發(fā)展趨勢，及時學習最新的檔案理論知識、學習與檔案工作相關(guān)的文化知識，如歷史學、統(tǒng)計學、傳播學、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計算機基礎(chǔ)知識等，增強綜合素質(zhì)，不斷提高崗位技能和崗位適應(yīng)能力，從而富有成效地開展檔案服務(wù)工作。（3）要提高信息處理能力?，F(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用日益廣泛，計算機已經(jīng)成為檔案管理工作的重要工具?，F(xiàn)在，許多檔案部門提供給利用者的不再只是紙質(zhì)檔案，還包括大量的電子文檔。因此，檔案管理人員要提高信息處理能力，要能將研究生進修期間產(chǎn)生的原始檔案材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，要能對其檔案信息的性質(zhì)、特征有準確認知，能利用現(xiàn)代信息技術(shù)對各種檔案信息資源進行認知、評估、選擇和重組，提煉出有價值的信息，為研究生本人提供更好地服務(wù)，為其工作單位或社會提供有益的科研攻關(guān)技術(shù)，也為研究生管理部門制定管理制度和教學單位調(diào)整培養(yǎng)方案的提供依據(jù)。

4.4拓展領(lǐng)域，提高檔案利用水平

要在檔案利用的深度和廣度上做文章，提高檔案利用率。規(guī)范化、科學化和有序化管理是有效利用檔案的基礎(chǔ)和保證。第一步利用條碼技術(shù)管理和借閱檔案。第二步，由計算機檢索目錄和部分檔案過渡到檢索全部檔案。第三步，進行檔案信息化建設(shè)。在檔案保密工作基礎(chǔ)上，對檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案目錄、全文數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建局域網(wǎng)，建設(shè)檔案信息查詢系統(tǒng)，將科研、教學、學位等檔案信息，在互聯(lián)網(wǎng)上，研究生工作單位可通過互聯(lián)網(wǎng)了解其進修期間的培養(yǎng)情況，也可讓更多人不受時間地點的限制，通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽利用檔案，把服務(wù)方式由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化可使同一份檔案材料可供多人同時閱讀，提高檔案查閱利用率。

總之，農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生檔案管理工作是農(nóng)推碩士授予點學校檔案管理的新工作、新課題，我們要善于運用新觀念、新思路、新方法研究檔案工作，積極構(gòu)建適合農(nóng)業(yè)推廣碩士研究生特色的現(xiàn)代檔案管理體制，使研究生教育檔案管理工作再上新臺階。