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農(nóng)業(yè)事業(yè)單位農(nóng)用材料管理問題對策

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農(nóng)業(yè)事業(yè)單位農(nóng)用材料管理問題對策

摘要:新政府會計制度的實(shí)施,旨在引導(dǎo)事業(yè)單位注重投入產(chǎn)出的效益比,在其會計核算中逐步引入企業(yè)會計管理理念,重視經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。農(nóng)業(yè)事業(yè)單位農(nóng)用材料在整個成本支出中占比較大,做好農(nóng)用材料的管理,對降低單位總成本會產(chǎn)生重要影響,以此促進(jìn)總成本的管控,提高投入產(chǎn)出比率,符合國家對事業(yè)單位改革的趨勢,也符合整個社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;農(nóng)用材料管理;問題;對策

農(nóng)業(yè)事業(yè)單位長期依賴財政撥款的投入,重視科研項目的爭取與科技成果的研究,把工作重心放在新品種的選育、研發(fā)及推廣上,而對于財政支持經(jīng)費(fèi)下農(nóng)用材料的購置及后續(xù)管理,沒有引起重視。首先,長期對財政撥款的依賴,使得科研人員不用考慮如何節(jié)約農(nóng)用材料,如何高效利用農(nóng)用材料;其次,在農(nóng)業(yè)事業(yè)單位會計核算中,對于科研項目采購的農(nóng)用材料缺乏專門的核算;再次,農(nóng)用材料是否有必要購買,購買數(shù)量是否符合要求,是否存在浪費(fèi)行為等等情況,沒有相應(yīng)的監(jiān)督體系。這些對于農(nóng)用材料疏于管理的種種現(xiàn)狀,需要引起高度的重視,本文旨在分析材料管理中的漏洞并提出相應(yīng)的對策。

一、農(nóng)業(yè)事業(yè)單位農(nóng)用材料管理中存在的問題

1.管理機(jī)構(gòu)缺失,管理意識淡薄

(1)管理機(jī)構(gòu)缺失。事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理部門,更側(cè)重于固定資產(chǎn)的管理,認(rèn)為固定資產(chǎn)的價值更值得投入大量精力嚴(yán)格管控,但是,對于農(nóng)業(yè)事業(yè)單位來說,每年農(nóng)用物資的采購,也是一項不小的支出,甚至支出總額會遠(yuǎn)超過固定資產(chǎn)的購置費(fèi)用。資產(chǎn)管理部門對于單價較小、批次較多的材料采購,沒有專門的人員對此進(jìn)行管理,形成了管理上的真空區(qū)。這給物資浪費(fèi)和采購人員的舞弊行為提供了便利條件。(2)管理意識淡薄。農(nóng)用物資的采購,通常是每個項目組的單個行為,采購的品種數(shù)量、供貨方的選擇等等,全部由項目組人員自行決定??蒲腥藛T通常把工作重心放在科研產(chǎn)出及成果轉(zhuǎn)化上,同時項目在結(jié)題驗(yàn)收時,考查的重點(diǎn)也是科技研究成果,這兩方面導(dǎo)致科研人員并不在意農(nóng)用材料的采購環(huán)節(jié),沒有節(jié)約材料,節(jié)約國家資金,高效利用項目撥款的意識。

2.材料管理制度的缺失

(1)缺少材料從采購到消耗整個流程的管理制度。農(nóng)用材料作為消耗性物資,具有種類繁多、數(shù)量較大、質(zhì)量不等的特點(diǎn)。針對每年龐大的材料耗用,缺少統(tǒng)一的材料管理流程,沒有專門的材料管理機(jī)構(gòu),會導(dǎo)致材料的重復(fù)購置、隨意使用、結(jié)余不清晰等現(xiàn)象。(2)缺少材料的內(nèi)部控制及獎懲機(jī)制。沒有內(nèi)部控制的約束,就不能將材料預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行聯(lián)系起來,沒有領(lǐng)用過程的監(jiān)督,就會導(dǎo)致隨意使用,浪費(fèi)資源,甚至徇私舞弊行為的發(fā)生,沒有獎懲機(jī)制,就不能引起項目組成員對于材料管理的重視。僅靠員工的個人素質(zhì),而缺少相關(guān)的管控機(jī)制的剛性約束,會導(dǎo)致材料管理效能低下,甚至失控。

3.會計核算空白

事業(yè)單位現(xiàn)行的會計核算,仍然是以收付實(shí)現(xiàn)制為主。在涉及農(nóng)用材料的會計核算中,財務(wù)人員依據(jù)材料購置清單的總價直接將購置費(fèi)用全額一次性計入支出,并不同時登記原材料等科目。材料的支出費(fèi)用混雜在項目的支出總數(shù)中,缺少針對材料核算的數(shù)量金額明細(xì)賬,只能從賬務(wù)中找出采購金額,而單價及數(shù)量等重要信息缺失,給人一種在購入的同時就已經(jīng)全額領(lǐng)用,并結(jié)余為零的假象。這樣的財務(wù)數(shù)據(jù),不可能給材料管理提供有價值的信息。

4.輕視材料采購環(huán)節(jié)

(1)采購之前不做規(guī)劃。農(nóng)用材料的采購?fù)ǔS身椖拷M成員操作且不是專人負(fù)責(zé),通常是材料短缺時才臨時購置。沒有對整個項目的材料需要量做明細(xì)規(guī)劃,也不做材料質(zhì)量優(yōu)劣、采購成本高低、售后服務(wù)是否完善等的比較,完全由采購人員自行決定,整個過程極易導(dǎo)致采購人員的造假行為。(2)對采購供應(yīng)商的選擇不嚴(yán)謹(jǐn),缺乏訂立采購合同的法律意識。采購金額較大的材料,也由項目組自行決定,科研人員把主要精力放在科研項目的運(yùn)行上,會減少在材料采購環(huán)節(jié)分配的精力。在選擇供應(yīng)商時,科研人員通常不會對其經(jīng)營資質(zhì)、財務(wù)能力等進(jìn)行調(diào)查,對于一次大額或者多次批量的材料采購,科研人員缺乏財務(wù)人員對于合同簽訂的敏感性,往往是出于節(jié)約時間或是疏忽大意等原因,采用口頭商定事項,沒有把采購12意向落實(shí)在合同文書上,因此大大增加了采購的風(fēng)險,很可能會造成采購產(chǎn)品不合格、拖欠貨品等經(jīng)濟(jì)糾紛。

5.材料使用環(huán)節(jié)缺少監(jiān)控

(1)由于項目組的材料自行負(fù)責(zé),在材料使用環(huán)節(jié)缺乏其他非項目組成員的監(jiān)督,容易導(dǎo)致內(nèi)部行為。材料的采購、入庫、領(lǐng)用和結(jié)余等全過程,完全由項目組成員自行把控,隨意使用材料,導(dǎo)致材料大量損耗,造成使用效率低下。更嚴(yán)重的情況是各部門擅自處置專用材料的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生,甚至有把農(nóng)用材料變賣私充小金庫等集體舞弊的違法行為。這就不僅是浪費(fèi)資源,更是涉嫌侵吞國有資產(chǎn)。(2)材料沒有出入庫等記錄信息。即便項目組成員有較高素質(zhì),沒有徇私舞弊的行為與想法。但是對于數(shù)量多、種類繁雜、質(zhì)量參差不齊的農(nóng)用材料,僅依靠采購人員的大腦記憶,也不可能做到物盡其用。采購人員沒有設(shè)置專門的材料采購、入庫、領(lǐng)用及結(jié)余實(shí)時跟蹤系統(tǒng),容易導(dǎo)致材料的重復(fù)購置,超額超量購置或者材料短缺現(xiàn)象。這也是對財政資金極大的浪費(fèi),降低了科研工作的效率。

二、農(nóng)業(yè)事業(yè)單位農(nóng)用材料管理的對策

1.強(qiáng)化農(nóng)用材料管理意識

對農(nóng)用材料管理認(rèn)識不足的根本原因,是事業(yè)單位長期依賴財政資金的支持,沒有市場經(jīng)濟(jì)、競爭經(jīng)濟(jì)的觀念。在國家不斷推進(jìn)事業(yè)單位改革的大背景下,應(yīng)該給所有科研人員以警醒,在經(jīng)濟(jì)發(fā)展為第一要務(wù)的今天,重視實(shí)際效用,將科研成果落實(shí)在農(nóng)民的土地中,是科研的根本要求;重視投入產(chǎn)出效率,將企業(yè)成本管理理念植入科研人員腦海中,是大勢所趨。農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)該組織員工培訓(xùn),增強(qiáng)危機(jī)意識、市場經(jīng)濟(jì)意識與成本意識,從思想上認(rèn)識到,重視科研成果的同時,也應(yīng)該關(guān)注科研材料的耗用,在兩者之間尋找最佳投入產(chǎn)出比,這樣才能將科研成果轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力,才能真正為廣大農(nóng)民朋友們提供切實(shí)服務(wù)。

2.完善材料管理制度

(1)制定材料從采購至退出使用的全過程管理制度。單位應(yīng)將所有項目組的材料實(shí)行統(tǒng)一管理,設(shè)置專門的材料管理部門,整合各項目組材料的采購預(yù)算,做出性價比最高的采購計劃。安排倉庫統(tǒng)一保管材料,建立相應(yīng)的材料保管制度。在材料領(lǐng)用環(huán)節(jié),依據(jù)實(shí)驗(yàn)田的差異及科研項目的不同需求,有針對性地制定材料使用明細(xì)并據(jù)此限定領(lǐng)用數(shù)量。對于結(jié)余材料,也應(yīng)制定管理制度,首先找出材料結(jié)余的原因,并據(jù)此積累經(jīng)驗(yàn),為以后的材料管理工作提供思路;其次,完善采購制度,可以加入退貨條款,將結(jié)余的材料退還供應(yīng)商,以節(jié)約項目資金,提高資金的利用率。(2)建立監(jiān)督制度。規(guī)范的管理,必須有一定的剛性約束。在材料的整個管理過程中,加入監(jiān)督機(jī)制,用制度條文時刻給材料的管理者敲響警鐘。嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制,是材料管理嚴(yán)謹(jǐn)運(yùn)行的基本保障。單位可以通過定期與不定期的盤點(diǎn)庫存,庫管崗位的定期輪換等制度,加強(qiáng)對材料的監(jiān)督管控。(3)制定材料績效評價制度。有了剛性的監(jiān)督機(jī)制,同時還應(yīng)具備柔性的績效評價制度,該制度應(yīng)該與績效工資相關(guān)聯(lián)。在限制科研人員隨意采買領(lǐng)用材料的同時,適當(dāng)加入材料節(jié)約的激勵機(jī)制,讓整個材料管理環(huán)節(jié),更加具有主動性與積極性,讓科研人員養(yǎng)成自覺遵守材料管理制度,節(jié)約國家資源的習(xí)慣。

3.重視材料預(yù)算

材料預(yù)算通常包含在項目申報環(huán)節(jié),在計算材料的需要量時,應(yīng)該會同財務(wù)人員及材料管理部門,三方一起制定。依據(jù)項目的科研要求,試驗(yàn)用田的特殊情況,基于科研人員的具體要求,加上財務(wù)人員對于計算與合同訂立的優(yōu)勢,結(jié)合材料管理人員對于供應(yīng)商、價格等的了解,共同制定符合項目科研要求的材料預(yù)算明細(xì),集合三方優(yōu)勢的材料預(yù)算,最大程度節(jié)約了項目資金,提高了資金的使用效率。

4.重點(diǎn)關(guān)注材料采購環(huán)節(jié)

(1)合理選擇供應(yīng)商。依據(jù)材料采購預(yù)算,由采購部門集中統(tǒng)一采購,通過自行聯(lián)系、以往經(jīng)驗(yàn)及政府采購網(wǎng)絡(luò)查詢等多種渠道,獲取供應(yīng)商的資質(zhì)資料,再進(jìn)一步溝通,通過郵寄樣品、提供產(chǎn)品質(zhì)檢報告及價目表等方式,了解供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量與性能。篩選出規(guī)模大、品質(zhì)好、信用度高的三家供應(yīng)商,以投標(biāo)競標(biāo)方式最終選定性價比最高的供應(yīng)商。(2)簽訂采購合同。依據(jù)中標(biāo)通知書,與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同,合同中應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù),重點(diǎn)關(guān)注貨款支付、采購貨物驗(yàn)收、調(diào)貨換貨及退貨、免責(zé)等涉及我方利益的條款。合同書還應(yīng)通過第三方律師事務(wù)所的認(rèn)可,確保合同的公平、合法。(3)采購物資驗(yàn)收入庫。由采購部門、科研人員、財務(wù)人員及監(jiān)督部門共同對采購物資進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)證。通過對物資品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等的驗(yàn)證,保證物資符合合同規(guī)定、物品完好無損,并簽訂書面驗(yàn)收入庫證明。

5.依據(jù)信息化系統(tǒng),建立材料管理臺賬及數(shù)據(jù)庫

(1)建立專用材料臺賬。現(xiàn)行的會計制度,原材料在購入時全額一次性計入支出,并不計入原材料科目。缺少材料數(shù)量金額明細(xì)賬,不利于材料的會計核算管理,因此,單位應(yīng)設(shè)立專用材料核算臺賬,依據(jù)材料購入發(fā)票登記購置金額、單價及數(shù)量,依據(jù)出入庫憑單,登記領(lǐng)用數(shù)量及金額,隨時可以查詢專用材料的購置、使用及結(jié)余情況。(2)建立材料管理信息化平臺。將項目材料預(yù)算、購置、領(lǐng)用及結(jié)余等數(shù)據(jù),納入信息化管理平臺,通過開放的平臺,各項目組成員可以隨時查詢材料各環(huán)節(jié)的實(shí)時數(shù)據(jù),方便科研工作的同時,對材料的管理形成了開放式的監(jiān)督,讓單位全體員工感受到單位的規(guī)范化管理,逐漸增強(qiáng)全員注重資源節(jié)約的意識。綜上所述,農(nóng)用材料在農(nóng)業(yè)科研單位中是必備的科研材料,它具備單價少、種類多、流動性強(qiáng)、易被消耗的特點(diǎn),每年用于購置農(nóng)用材料的支出是不小的費(fèi)用,在使用過程中極易造成材料的浪費(fèi)及舞弊行為。農(nóng)用材料也不同于固定資產(chǎn),沒有專門的核算科目及資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。因此,專用材料的管理亟待加強(qiáng),單位應(yīng)該首先意識到材料的管理就是成本的管理,成本的管理就是經(jīng)濟(jì)效益的管理;其次,要建立材料專門管理部門,將零散分布于各項目組的材料統(tǒng)一管理,避免資金的浪費(fèi)與項目組集體舞弊行為;再次,建立相關(guān)監(jiān)督、評價機(jī)制,對材料形成全過程管理;最后,利用信息化平臺,使材料管理數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、透明,接受廣大員工的共同監(jiān)督。只有完備的材料管理機(jī)制,才能在堵住漏洞的同時,高效利用財政資金,更好地為我國的科研事業(yè)發(fā)展添磚加瓦。

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作者:宋艷芳 單位:山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院谷子研究所