檔案管理論文：林業(yè)技術檔案的管控思索
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本文作者：張力華 單位：河北省塞罕壩機械林場
林業(yè)生產建設是塞罕壩機械林場作為“全國科技興林示范林場”、“全國森林經營示范國有林場”的支撐，在全國、全省起到帶頭示范作用，林場先后在全省了《云杉育苗技術規(guī)程》、《云杉造林技術規(guī)程》、《容器育苗技術規(guī)程》等地方育苗、造林技術標準。同時林場還制定了《樟子松經營技術規(guī)程》、《落葉松經營技術規(guī)程》以指導全場的營林生產。塞罕壩機械林場40多年林業(yè)生產技術管理經驗實用性較強。對于同類地區(qū)的育苗、造林和生產管理，具有重要的借鑒意義。鑒于此，國家重點工程項目“再建三個塞罕壩林場”項目得以立項并實施。場與場、場與鄉(xiāng)銜接，常常引發(fā)林權糾紛問題，檔案中的原始材料就是作為林場生產經營活動的最有利證據(jù)，能充分證明林場是林地的林權所有者，確保了林場的合法權益。
林業(yè)技術檔案的分類及歸檔范圍
為了更好的對技術檔案進行管理及便于查閱，根據(jù)塞罕壩林業(yè)生產的作業(yè)項目特點主要分為4大類：育苗技術檔案、工程造林技術檔案、營林技術檔案、森林病蟲害防治檔案。
育苗技術檔案。對育苗材料整理歸檔可以提高育苗管理水平，積累育苗技術經驗，掌握各樹種苗木生長規(guī)律、合理制定育苗管理辦法、實施細則，為重點工程造林項目提供優(yōu)質壯苗。其檔案歸檔范圍：各林場苗圃年度施工設計方案，全場年度計劃、完成面積及產成苗量、存苗量統(tǒng)計表、施工卡片。
工程造林技術檔案。工程造林特別是重點工程項目造林（生態(tài)防護林工程、“再造三個塞罕壩林場”項目）是國家重點投資項目，工程建設要求高標準、高質量。為確保工程造林出精品，充分發(fā)揮塞罕壩在工程建設中的示范帶頭作用，必須加強工程造林技術檔案的管理。其歸檔范圍包括以下幾方面。對工程有指導性的文件。主要包括：領導講話、會議材料、項目規(guī)劃、實施計劃、上級下達的文件等。主要包括工作總結、典型材料、簡報、進度報表等。主要包括可行性研究報告、立項申請書、項目批復文件、施工設計方案、擴初設計、施工卡片、承包合同、成活率調查報告、竣工報告、管護措施、工程規(guī)劃圖、竣工圖、聲像、照片等資料。項目申請書、科技成果、成果鑒定等。世行貸造林、跡地更新、首都綠化工程造林檔案整理分年度進行裝訂，包括年度施工設計方案、竣工報告、施工驗收卡片等。
營林技術檔案。營林檔案的建立健全目的是掌握森林資源的消長、土地變更的動態(tài)數(shù)據(jù)依據(jù)，監(jiān)測、控制消耗蓄積，掌握間伐次數(shù)、畝次、產材量、產材率等，以便更好地為森林經營服務，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。其歸檔范圍：按年度、作業(yè)類別（間伐、次改（撫）、經采、修枝）進行整理。主要包括上級批復的年度施工設計方案、竣工報告、林權證等。
病蟲害防治檔案。森林病蟲害是一種嚴重危害森林的無煙火災，嚴重地危害著林木生長。近些年由于自然氣候因素的影響，蟲種逐年增加，不僅危害成林，而且也危害幼林地。因此近幾年來林場對各蟲種的發(fā)生發(fā)展規(guī)律及防治方法、防治效果進行了搜集整理，形成了一整套完整、系統(tǒng)的防治體系。這些經驗和材料的積累在指導病蟲害防治方面起到了巨大作用。歸檔范圍包括年度防治施工設計方案、竣工報告、防治效果、“四率”評比材料、上級來文以及年度預測預報資料。同時將防治規(guī)劃圖、蟲種種類、形態(tài)特征、發(fā)生、發(fā)展規(guī)律圖及主要蟲種發(fā)生面積分布圖制成圖板上墻，做到清晰、完整，一目了然。
林業(yè)技術檔案的歸檔與管理
按照林業(yè)生產建設項目，按年度、類別逐卷進行，編制檔案歸檔號、檔案卷內目錄，然后加備考表、裝盒。同時在微機的檔案軟件中錄入案卷檔號、題名、責任者、文件開始和結束時間、總頁數(shù)、保管期限、歸檔日期，形成電子檔案。檔案整理完畢后，分項目建立一個清晰、明了的索引，索引中包括類別（項目類、指導類、綜合類、科技類）、歸檔號、題名、材料的起止年度及各類別的卷內目錄各一份。歸檔存放時按其性質分長期、短期、永久3種形式保管。將編制好的檔案放在專室、專櫥、專柜或兼室專柜中，并設專人進行保管，同時定期對檔案進行防潮、防塵、防日曬、蟲蝕等的檢查和技術處理；對檔案中需進行更改、殘缺不全或字跡不清的及時進行整理、修補、復制，保證檔案的清楚、完整、準確和有價值性；建立健全檔案的移交、借閱、使用制度；履行制度規(guī)定、手續(xù)，借閱人員按期歸還借閱檔案，如有丟失，追查借閱人的責任；各類技術檔案在管理中實行雙重管理，建立文書檔案和微機檔案。
存在的問題及建議
由于工程項目建設的時間比較長，有的需要跨年度進行，有些材料不能及時收集，整理存檔。采用的檔案管理軟件是請人安裝的，微機如有故障就無法正常使用。一是檔案容易丟失；二是重裝軟件需要時間，延誤檔案的錄入。林業(yè)技術檔案管理人員必須熟悉林業(yè)生產項目的實施進度，及時搜集、整理涉及項目的第一手全部資料，保證項目建設檔案的完整性，有效性、有價值性。對電子檔的林業(yè)技術檔案用移動硬盤建立一份備份文件，防止微機發(fā)生故障時，檔案丟失。
